norma nº 984/2009

Lei Nº 984/2009
Dispõe sobre o Arquivo Público Municipal, define as diretrizes da
política municipal de arquivos públicos e privados de interesse
 público e social, e cria o Sistema Municipal de Arquivos – SISMARQ
A Câmara Municipal aprovou e eu, Prefeito Municipal, sanciono a seguinte Lei.
O Prefeito do Município de Ijaci, no uso de suas atribuições que lhe confere a Lei Orgânica Municipal, e o disposto no
 art. 21, da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, faço saber que a Câmara Municipal decreta e eu sanciono a
 seguinte Lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º - É dever do Poder Público Municipal a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
 instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e tecnológico como elemento de prova e
 informação.
Art. 2º - É assegurado ao cidadão o direito de acesso pleno aos documentos públicos municipais, cuja consulta será
 franqueada pelo Poder Público Municipal, na forma desta Lei, ressalvados aqueles cujo sigilo seja imprescindível à
 segurança da sociedade e do Estado, bem como a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
 das pessoas.
Art. 3º - Consideram-se arquivos, para fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
 da administração direta, indireta, autárquica e fundacional, por instituições municipais de caráter público, por entidades
 privadas, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja
 o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 4º - Considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente a sua
 produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
 eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente.
Art. 5º - Considera-se política municipal de arquivos o conjunto de princípios, diretrizes e programas elaborados e
 executados pela Administração Pública Municipal de forma a garantir à gestão, à preservação e o acesso aos
 documentos públicos municipais, bem como a proteção especial a arquivos privados, considerados de interesse
 público e social para o município de Ijaci.
CAPÍTULO II
DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL
Art. 6º - Fica criado o Arquivo Público Municipal, subordinado diretamente ao Gabinete do Prefeito, com dotação
 orçamentária própria, tendo as seguintes competências:
Formular a política municipal de arquivos e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e a proteção
 especial aos documentos de arquivos qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;
1. Implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos,
 recebidos e acumulados pela Administração Pública Municipal;
2. Promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor permanente ou
 histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração pública municipal;
3. Elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de administração dos
 documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante o Modelo de Requisitos para
 Sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticas de documentos – e-ARQ Brasil, aprovado
 pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, para a organização e funcionamento do
 protocolo e dos arquivos integrantes do sistema;
4. Coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do Município, orientar, rever e
 aprovar as propostas de Plano ou Códigos de classificação e Tabelas de Temporalidade e
 Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;
5. Autorizar a eliminação de documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente,
 na condição de instituição arquivística pública municipal, de acordo com a determinação
prevista no art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 1991;
6. Acompanhar a transferência e o recolhimento de documentos de valor permanente ou
 histórico para o Arquivo Público Municipal, procedendo ao registro de sua entrada e o
 encaminhamento às unidades competentes, bem como assegurar sua preservação e acesso;
7. Promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis pelas atividades
 arquivísticas das unidades integrantes do SISMARQ;
8. Promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da Administração Pública
 Municipal, com vistas à integração das atividades arquivísticas;
9. Promover a difusão de informações sobre o Arquivo, bem como garantir o acesso aos
 documentos públicos municipais, observadas as restrições previstas em lei;
10. Realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e preservar o
 patrimônio documental sobre a história do Município.
Art. 7º - O Arquivo Público Municipal poderá, ainda, custodiar o acervo de valor permanente ou histórico produzido e
 acumulado pela Câmara de Vereadores, mediante acordo de cooperação firmado entre os Chefes dos Poderes
 Executivo e Legislativo Municipais, constituindo, cada um, fundo documental próprio.
CAPÍTULO III
DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
Art. 8º - Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema Municipal de Arquivos – SISMARQ,
 as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal.
Art. 9º - O SISMARQ tem por finalidade:
Garantir aos cidadãos e aos órgãos e entidades da administração pública municipal, de forma ágil e segura, o acesso
 aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
 administrativas ou legais;
1-Integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivos desenvolvidas pelos órgãos setoriais e
 seccionais que o compõem;
2-Disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
3-Racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
4-Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;
5-Preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Municipal;
6-Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública municipal;
Art. 10 – Integram o SISMARQ:
1-Como órgão central, o Arquivo Público Municipal;
2-Como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de
 arquivo nas Secretarias Municipais e órgãos equivalentes;
3-Como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pelas atividades de gestão de documentos de arquivo nos órgãos
 ou entidades subordinadas ou vinculadas às Secretarias Municipais e órgãos equivalentes;
4-Parágrafo único – O Arquivo da Câmara Municipal poderá integrar o SISMARQ, mediante termo de adesão firmado com
 o órgão central, devendo seguir as diretrizes e as normas emanadas do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação e
 vinculação administrativa.
Art. 11 – Os órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto
 nesta lei, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura
 organizacional dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal.
Art. 12 – Compete ao Arquivo Público Municipal como órgão central do SISMARQ:
1-Gerir o sistema;
2-Elaborar, implantar, implementar e acompanhar a Política Pública Municipal de Arquivos Públicos e Privados no
 âmbito do Poder Executivo Municipal;
3-Coordenar e orientar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do Município, rever as propostas de Planos
 ou Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da
 Administração Pública Municipal e aprovar as atualizações periódicas que ocorrem nos respectivos instrumentos;
4-Acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SISMARQ, a aplicação das normas relacionadas à gestão de
 documentos de arquivos aprovados pelo Prefeito;
5-Orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de
 documentos nos órgãos setoriais e seccionais;
6-Promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento dos órgãos setoriais
 e seccionais do SISMARQ;
7-Promover a integração de ações necessárias a implementação do Sistema, mediante a adoção de novas tecnologias
 de comunicação e informação, com vistas à racionalização de procedimentos e modernização de processos;
8-Estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na
 área de gestão de documentos de arquivos;
9-Elaborar em conjunto com os órgãos setoriais e seccionais, planos, programas e projetos que visem o
 aperfeiçoamento do SISMARQ, bem como acompanhar a sua execução;
10-Manter mecanismos de articulação com o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, que tem por órgão central o
 CONARQ.
Art. 13 – Compete aos órgãos setoriais:
1-Implantar, coordenar e controlar as atividades de gestãso de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de
 seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Prefeito;
2-Implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais,
 relativamente a padronização dos procedimentos técnicos referentes às atividades de produção, classificação, registro,
 tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, eliminação, transferência,
 recolhimento de documentos ao Arquivo Público Municipal, visando o acesso aos documentos e informações neles
contidas;
3-Elaborar Planos ou Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo, com base nas funções e atividades
 desempenhadas pelo órgão ou entidade, bem como acompanhar a sua aplicação em seu âmbito de atuação e de suas
seccionais;
4-Elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, prevista no Capítulo V, Seção I, desta
 Lei, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo relativa às suas atividades-meio, tendo por
 base as normas emanadas pelo CONARQ, e bem como a relativa às atividades finalísticas a ser produzida em seu
 âmbito, e aplicá-la, após aprovação do Arquivo Público Municipal;
5-proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o
 aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem
indispensáveis ao bom desempenho de suas funções;
6-participar, com o órgão gestor, da formulação das diretrizes e metas do SISMARQ.
Art. 14 – O SISMARQ poderá contar com um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que atenda
 aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil, destinado à operacionalização, integração e modernização dos serviços
 arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em especial no que tange às atividades de
 protocolo e disseminação de informações.
CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
Art. 15 - São arquivos públicos municipais os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
 atividades, por órgãos e entidades públicos de âmbito municipal em decorrência de suas funções administrativas e
 legislativas.
Parágrafo único. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por agentes do Poder
 Público, no exercício de seu cargo e/ou função; por pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam a regime
 jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei; pelas empresas públicas, sociedades de
 economia mista, fundações privadas instituídas por entes políticos e territoriais e pelas concessionárias e
 permissionárias de serviços públicos referentes a atos praticados no exercício das funções delegadas pelo Poder
 Público Municipal.
Art. 16 - Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no parágrafo único do art. 15 compete a responsabilidade pela
 preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 17 - Os documentos públicos julgados de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas em
 processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos ao Arquivo Público Municipal, por serem inalienáveis e
 imprescritíveis, conforme dispõe o art. 10 da Lei Federal nº 8.159, de 1991.
§ 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização.
§ 2º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das instituições mencionadas no art. 18, enquanto
 necessários ao desempenho de
suas atividades.
Art. 18 - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de seus arquivos
 ao Arquivo Público Municipal, ou sua transferência à instituição sucessora.
Art. 19 - Os documentos públicos municipais são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de
 consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por
 razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo, que devem
 ser definitivamente preservados.
Art. 20 - A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela Administração Pública Municipal e por instituições
 municipais de caráter público será realizada mediante autorização do Arquivo Público Municipal.
CAPÍTULO V
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
Seção I
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
Art. 21 - Em cada órgão setorial do SISMARQ da Administração Pública Municipal será constituída Comissão
 Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de
 análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
 destituídos de valor.
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD referida no
caput, obedecendo aos prazos estabelecidos em Tabela de Temporalidade e Destinação contidos na Resolução nº 14,
 de 2001, aprovada pelo CONARQ.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores
 dos arquivos, em conformidade com as Tabelas de Temporalidade e Destinação, elaboradas pelas Comissões
 mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Público Municipal.
§ 3º Concluído o processo de análise, avaliação e seleção da documentação, os dados referentes aos assuntos e seus
 respectivos prazos de guarda e destinação deverão ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade de
Documentos a ser submetida ao Arquivo Público Municipal para aprovação.
§ 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD procederá, periodicamente, à revisão da Tabela de
 Temporalidade de Documentos para as atualizações e ajustes que se fizerem necessários.
Seção II
Da Entrada de Documentos de Valor Permanente no Arquivo Público Municipal de Ijaci
Art. 22 - Os documentos de valor permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo Público Municipal de Ijaci, deverão estar
 classificados, avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento
 descritivo que permita sua identificação e controle.
§ 1º As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, assim
 como o transporte para o Arquivo Público Municipal, serão custeadas pelos órgãos e entidades produtores e/ou
 detentores dos arquivos.
§ 2º Os órgãos e entidades detentores dos arquivos poderão solicitar orientação técnica do Arquivo Público Municipal
 para a realização das atividades que precedem ao recolhimento de acervos.
Art. 23 - O Arquivo Público Municipal baixará instruções normativas detalhando os procedimentos a serem observados
 pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, para a plena consecução das medidas constantes desta
 Seção.
CAPÍTULO VI
DOS ARQUIVOS PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL
Art. 24 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
 jurídicas em decorrência de suas atividades.
Art. 25 - Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas poderão ser classificados como de interesse público e
 social, por decreto do Prefeito, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história, a
 cultura e o desenvolvimento científico e tecnológico do município de Ijaci.
§ 1º A declaração de interesse público e social de arquivos privados será precedida de parecer instruído com avaliação
 técnica realizada por Comissão Especial integrada por especialistas, constituída pelo Arquivo Público Municipal.
§ 2º Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas classificados como de interesse público e social poderão ser
 franqueados mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
§ 3º Os arquivos de entidades privadas encarregadas de serviços públicos municipais ficam classificados como de
 interesse público e social.
§ 4º A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo
 para guarda do Arquivo Público Municipal, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores, pela guarda e
 preservação do acervo.
§ 5º Os arquivos privados classificados como de interesse público e social poderão ser depositados, a título revogável,
 no Arquivo Público Municipal ou doados a este.
Art. 26 - Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão receber
 assistência técnica do Arquivo Público Municipal, ou de outras instituições arquivísticas, mediante convênio,
 objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do
 acervo.
Art. 27 - A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação ao
 Município, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na sua
 aquisição.
CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 28 - O Poder Executivo Municipal fica autorizado a regulamentar a estrutura e o quadro funcional do Arquivo Público
 Municipal.
Art. 29 - O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servidores admitidos de acordo com os dispositivos legais
 em vigor.
Art. 30 - É proibida toda e qualquer eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela
 Administração Pública Municipal, no exercício de suas funções e atividades, sem a autorização do Arquivo Público
 Municipal.
Art. 31 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma do artigo 25 da Lei Federal nº 8.159, de
 1991, e da Seção IV, do Capítulo V, da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, aquele que desfigurar ou destruir, no todo
 ou em parte, documento de valor permanente ou considerado, pelo Poder Público, como de interesse público e social.
Art. 32 - As disposições desta Lei aplicam-se, também, aos documentos arquivísticos digitais.
Art. 33 - As disposições desta Lei aplicam-se às autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público,
 empresas públicas, sociedades de
economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Art. 34 - O Poder Executivo Municipal regulamentará a presente lei em um prazo máximo de 90 (noventa) dias.
Art. 35 - Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.
Prefeitura Municipal de Ijaci, 03 de Julho de 2009.
Prefeitura Municipal de Ijaci, em 12 de agosto de 2009.
José Maria Nunes
Prefeito Municipal