norma nº 51/2019

C Â M A R A M U N I C I P A L D E B A I X O G U A N D U | E S
PORTARIA Nº 051, DE 22 DE ABRIL DE 2019
Insitui a Instrução Normaiva SGAP –
Sistema Geral de Administração de Protocolo nº
001/2019, que dispõe sobre a organização de
procedimentos da Unidade de Protocolo e
Recepção do Poder Legislaivo do Município Baixo
Guandu e dá outras providências.
O Presidente da Câmara Municipal de Baixo Guandu, Estado do Espírito Santo, no uso
de suas atribuições legais, conferidas pelo art. 29, Inciso XIII, da Resolução nº 016/90,
Regimento Interno, c/c o art. 34, inciso II e XIII, da Lei Orgânica Municipal, RESOLVE:
Art.1°. Fica insituída a Instrução Normaiva SGAP - Sistema Geral de
Administração de protocolo nº. 001/2019, que segue anexa como parte integrante da
presente Portaria.
Parágrafo único. A Instrução Normaiva a que se refere o caput dispõe sobre a
organização de procedimentos da Unidade de Protocolo e Recepção do Poder
Legislaivo do Município Baixo Guandu e dá outras providências.
Art. 2°. Esta Instrução Normaiva após sua publicação deverá ser
executada e aplicada, no que corresponder, por todas as Unidades Administraivas da
Câmara Municipal de Baixo Guandu.
Art. 3°. Caberá a Direção Geral, prestar os devidos esclarecimentos e orientações a
respeito da aplicação dos disposiivos desta Portaria.
Art. 4º. Esta Portaria entra em vigor a parir da data de sua publicação.
Art. 5º. Revogam-se as disposições em contrário. 
REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.
Av. Carlos de Medeiros, 59, Centro, Baixo Guandu-ES, 29 730-000, Fone (27) 3732-1644
CNPJ 31.796.832/0001-90 |www.baixoguandu.es.leg.br| 0800-283-1644
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Câmara Municipal de Baixo Guandu, Estado do Espírito Santo, “Palácio Monsenhor
Alonso Leite”, aos vinte e dois dias do mês de abril de 2019.
 WILTON MINARINI DE SOUZA FILHO
 Presidente
Registrada e Publicada nesta data,
 22/04/2019.
Luzenilda Silva Santana
 P/ Secretaria Legislaiva Municipal
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SGAP – SISTEMA GERAL DE ADMNISTRAÇÃO
DE PROTOCOLO Nº 001/2019, DE 22 DE ABRIL DE 2019.
Versão: 01
Unidade responsável: Protocolo e Recepção.
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º. A presente Instrução Normativa dispõe sobre a necessidade de padronização
dos procedimentos a serem adotados na organização do protocolo central, tramitação,
movimentação interna e expedição de documentos no Poder Legislativo do Município
de Baixo Guandu/ES, a serem executados pela Unidade do Protocolo Central desta
Câmara Municipal.
CAPÍTULO II
CONCEITOS
Art. 2º. Para fins de melhor entendimento, consideram-se:
I - PROTOCOLO – conjunto de tarefas correspondentes ao recebimento, registro e
controle de documentos de qualquer origem, bem como sua expedição;
II - COMUNICAÇÃO EXTERNA – Meio de comunicação utilizado pelas unidades da
administração deste Poder para encaminhar documentos, informações, bens, valores,
correspondentes a atividade legislativa e operacional da Câmara a outras entidades
públicas e privadas;
III – COMUNICAÇÃO INTERNA – Meio de comunicação utilizado pelas Unidades da
administração deste Poder para encaminhar documentos, informações, bens, valores,
correspondentes a atividade legislativa e operacional da Câmara, observado o seu
caráter restrito no âmbito do Poder Legislativo, conforme descrito na etiquetagem
elaborado pela Unidade de Protocolo e Recepção;
IV - REQUERIMENTOS – Meio de comunicação utilizado pelos servidores do Poder
Legislativo, Agentes Políticos para solicitarem benefícios, direitos, documentos,
providências de incumbência legal e administrativa por parte do Poder Legislativo, ou
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requerimentos diversos, públicos ou privados, conforme descrito na etiquetagem pela
Unidade de Protocolo e Recepção;
V - DIVERSOS – correspondências bancárias, comerciais, periódicos, impressos em
geral, encomendas, entre outros;
CAPÍTULO III
BASE LEGAL
Art. 3º A presente Instrução Normativa tem como base legal a seguinte legislação:
Constituição Federal, Lei n° 8.666/1993, Lei Complementar n° 101/00 e Lei n°
4.320/64, e Lei nº 12.527/2011.
CAPÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS NA TRAMITAÇÃO INTERNA DE DOCUMENTOS
Art. 4º. Haverá na portaria da Câmara Municipal, serviços de protocolo e recepção para
atender aos órgãos pertencentes à estrutura administrativa deste Poder e ao público em
geral, com funcionamento durante o expediente normal do Poder Legislativo.
Art. 5º. Compete a Unidade de Protocolo e Recepção:
I - Recepcionar os visitantes e autoridades e destinar ao Chefe de Gabinete bem como as
correspondências e documentos;
II - Verificar, examinar e classificar os documentos recebidos, separando os que devem
ser registrados, tomando as cautelas e providências necessárias ao registro protocolo de
entrada, para o correto e imediato encaminhamento;
III - distribuir internamente os documentos ou correspondências, registrando sempre sua
movimentação em livro próprio;
IV - Informar aos usuários do serviço quanto ao encaminhamento de correspondências e
documentos;
V - Integrar, coordenar e padronizar os procedimentos de gestão de documentos sob sua
responsabilidade;
VI -Propor as alterações e adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos
procedimentos da Unidade de protocolo central a Controladoria;
Parágrafo único. A verificação deve ser cuidadosa para que não se receba documentos
incompletos, sem assinatura, ou identificação, ou até mesmo com endereçamento
errado.
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Art. 6º. Observar as comunicações externas e documentos diversos que tenham
necessidade de serem recebidos e distribuídos através do serviço de protocolo central
formalizando um número de processo.
I - As comunicações internas serão expedidas e recebidas através de registro via
sistematizado e livro próprio das unidades administrativas que componham o Poder
Legislativo, e os dos vereadores aos seus assessores parlamentares, desde que assinem o
livro próprio do recebimento dos mesmos.
II - Os requerimentos trabalhistas também deverão ser recebidos exclusivamente por
meio de protocolo
e encaminhado a Unidade de Pessoal e Recursos Humanos.
Art. 7º. Para o recebimento de documentos, deverão ser atendidos os seguintes
requisitos:
I - Tratar exclusivamente do assunto ao qual pleiteia;
II - Conter assinatura com a identificação legível do interessado;
III - estar instruído com os documentos indispensáveis à análise do pedido.
Art. 8º. No ato do recebimento de documentos, a Unidade de Protocolo, deverá:
I - Conferir cópia de documento pessoais com a original se houver necessidade, a fim de
verificar se a mesma cópia é fiel da que está sendo entregue;
II - Verificar, tratando-se de processo, se todas as folhas estão autuadas, numeradas e
rubricadas, em ordem cronológica, sem emendas ou rasuras e se a parte em branco do
verso das folhas foi devidamente anulada com um traço transversal ou por um carimbo
de “EM BRANCO”.
Art. 9º. Caso haja alguma divergência, a Unidade de Protocolo se recusará a receber o
documento, para que tais divergências sejam sanadas ou ressalvadas.
I – O conteúdo deverá apontar e esclarecer todas as irregularidades encontradas;
II - Os esclarecimentos e irregularidades poderão ser apontados por escritos quando
formalmente solicitados.
Art. 10. A Unidade de Protocolo não pode recusar o recebimento de qualquer
documento que esteja endereçado corretamente, exceto, por observância das
divergências descritas anteriormente.
I – Poderá ser recusado o recebimento de qualquer documento que não esteja
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endereçado corretamente ou, ainda, se o documento não tiver assinatura e identificação
legível do remetente ou solicitante.
II - Da mesma forma, devem ser tratados os documentos anônimos, aqueles que não têm
identificação de sua origem, e os apócrifos, aqueles que apresentam identificação,
porém não ostentam assinatura, ou, apresentam assinatura, porém não identificam quem
assinou, visto que não possuem fé pública.
Art. 11. No ato de recebimento de um documento, a Unidade de Protocolo deverá
registrar o documento em livro próprio e mantê-lo atualizado.
Art. 12. Os documentos recebidos receberão numeração única, através de etiqueta
 eletrônica com o dia, hora, mês e ano.
Art. 13. Os documentos que derem entrada no protocolo, já numerados, serão
controlados pelo número que lhes foi atribuído no órgão de origem.
Art. 14. Para o registro de recebimento e destinação de documentos e correspondências,
além da numeração acima especificada, serão necessárias as seguintes informações
básicas:
I - Número de Origem;
II - Remetente;
III - Destinatário;
IV – Assunto;
V - Tipo de documento (Ofício, Memorando, Relatório, Requerimento, Carta Oficial, e
outros);
VI - Notas e observações;
VII - Data de recebimento;
VIII - Data de entrega;
IX - Servidor que recepcionou documento.
§1º As notas e observações definidas no inciso VI, deste artigo, deverão especificar
características, volume e outras informações que o responsável pelo protocolo considere
relevante.
§2º Na ausência de software de controle de protocolo por motivos alheios a vontade do
servidor, este poderá elaborar o controle através de planilha eletrônica, ou de livros
próprios.
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Art. 15. Será dispensada a numeração quando se tratar dos seguintes papeis:
I - Convites;
II - Correspondências bancárias;
III – Correspondências comerciais;
IV - Periódicos (jornais e revistas);
V - Livros;
VI - Catálogos;
VII - documentos de natureza particular;
VIII - impressos em geral.
Art. 16. A numeração dos documentos expedidos será efetuada da seguinte forma:
I – Numeração a partir de 000001, renovada anualmente;
II - Disposta no seguinte formato “999999/aaaa – ABC”, onde:
a) 9999, correspondem a numeração de 1 a 9999;
b) aaaa, correspondem ao ano corrente com 4 algarismos;
c) ABC corresponde à sigla da Unidade Administrativa interna e/ou externa, conforme
definidas em modelos a serem elaborados pelo setor de protocolo.
d) Nome do requerente, natureza do requerimento, a quem endereçado/unidade,
detalhamento sucinto do assunto.
Art. 17. O registro da tramitação de documentos será feito através de unidades
expedidoras e receptoras, controlado através do sistema informatizado e de registro
lançado em livros próprios, efetuado e autenticado/assinados por servidores do Poder
Legislativo.
Parágrafo único. Em hipótese alguma será permitida a tramitação de documentos “em
mãos”, apenas através dos procedimentos descritos nesta instrução.
Art. 18. Nenhum documento pode ficar retido no setor de Protocolo por mais de vinte e
quatro horas, sob pena de responsabilidade.
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Art. 19. Os documentos com sinalização de “URGENTE” terão andamento
preferencial;
Art. 20. Os documentos ou volumes com sinalização de “CONFIDENCIAL”,
“RESERVADO”, “SIGILOSO”, ou com entrega estritamente pessoal, serão
devidamente registrados, porém sem violação de seu conteúdo, e só. Poderão ser
entregues, exclusivamente, aos destinatários dos mesmos.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 21. Nenhum servidor e/ou unidade administrativa poderá dar curso/tramitação a
procedimento com base em documento que não esteja devidamente protocolado,
devendo antes de tudo reportar as falhas ao Sistema de Controle Interno e propor
soluções.
Art. 22. É de responsabilidade dos servidores responsáveis pela Unidade Protocolo
Geral e Recepção:
I- Adotar as providências necessárias ao correto funcionamento das remessas de
documentos, estabelecendo e viabilizando os percursos a serem realizados e procedendo
às alterações necessárias;
II- Manter contato direto com o público em geral que buscarem informações ou
unidades, sempre com presteza e auxiliando na medida das suas funções, manter contato
direto com os responsáveis dos órgãos/unidades, para efeito de controle e orientações
gerais.
III- Fazer cumprir os horários definidos para recebimento pelo Protocolo Geral e
Recepção, providenciando a organização dos documentos com antecedência;
IV- Manter arquivados os comprovantes de entrega de documentos, inclusive com
cópias dos correios e guardar as AR's.
V- Quando receber ligação externa no PABX, identificar o órgão e também identificar￾se, questionar o nome da pessoa que está ligando, se representa algum órgão, com quem
deseja falar ou unidade, deixando registrado em livro próprio, antes de transferir
perguntar a unidade se será possível atender aquele momento, ou se retornará depois..
Art. 23. É da responsabilidade dos órgãos e unidades administrativas:
I- Oferecer infraestrutura necessária para funcionamento adequado do Protocolo Central
e Recepção;
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II- Promover o cumprimento das normas e procedimentos aplicados ao protocolo;
III- Comunicar ao Protocolo Geral quaisquer eventuais irregularidades ocorridas na
entrega de documentos.
Art. 24. O descumprimento das regras definidas na presente instrução normativa serão
consideradas lesivas a administração pública, podendo o servidor que der causa
responder processo administrativo disciplinar.
§1º Se o descumprimento das regras implicar em prejuízo ao erário público, o servidor
que der causa devidamente identificado, deverá ressarcir o mesmo.
§2º Fica garantido o amplo direito de defesa.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25. A presente instrução normativa entra em vigor no ato de sua publicação.
Art. 26. Revogam-se as disposições em contrário.
Baixo Guandu, 22 de Abril de 2019.
WILTON MINARINI DE SOUZA FILHO
Presidente
ADRIANA SILVA SANTANA DE PAULA
 Controladora Geral
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