norma nº 30/2022

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CÂMARA MUNICIPAL DE BAIXO GUANDU|ES
PORTARIA Nº 029/2022, 15 DE FEVEREIRO DE 2022.
Dispõe sobre a orientação para elaboração das
Instruções Normativas (Norma das Normas)
O Presidente da Câmara Municipal de Baixo Guandu, Estado do Espírito Santo, no uso
de suas atribuições legais, conferidas pelo art. 29, Inciso XIII, da Resolução nº 016/90,
Regimento Interno, c/c o art. 34, inciso Il e XIII, da Lei Orgânica Municipal, RESOLVE:
Art.1º. Fica instituída a Instrução Normativa que Dispõe sobre a orientação
para elaboração das Instruções Normativas (Norma das Normas) do Poder Legislativo
Municipal de Baixo Guandu/ES, que segue anexa como parte integrante da presente
Portaria.
Art. 2º. Esta Instrução Normativa após sua publicação deverá ser
executada e aplicada, no que corresponder, por todas as Unidades Administrativas e
Legislativas da Câmara Municipal de Baixo Guandu.
Art. 3º. Esta Portaria entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Art. 4º. Revogam-se as disposições em contrário.
REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.
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Leandro Gomes da Cruz
Presidente
Registrada e Publicada nesta data,
15/02/2022.
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Valdirene Lopes dos Santos Neves
Secretária Legislativa
Av. Carlos de Medeiros, 231, Centro, Baixo Guandu-ES, 29 730-000, Fone (27) 3732-1644
CNPJ 31.796.832/0001-90 |www.baixoguandu.es.leg.br| is 0800-283-1644
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI - Nº 001/2022
“Dispõe sobre a orientação para elaboração das Instruções
Normativas (Norma das Normas)”.
Versão: 01
Aprovação em: 15 de fevereiro de 2022.
Ato de Aprovação: Portaria nº. 29/2022
Unidade Responsável: Sistema de Controle Interno
Art. 1º. Dispor sobre a produção de INSTRUÇÕES NORMATIVAS a respeito das rotinas de
trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura organizacional da Câmara
Municipal de Baixo Guandu, objetivando a implementação de procedimentos de controle
(NORMA DAS NORMAS").
TÍTULO I
DA ABRANGÊNCIA
Art. 2º. Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta e
Indireta, quer como executora de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e
informações em meio documental ou informatizado.
TÍTULO
DOS CONCEITOS
Art. 3º. Para todos os fins desta Instrução Normativa considera-se:
I - Instrução Normativa: Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados
objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.
II - Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle: Coletânea de Instruções
Normativas.
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HI - Fluxograma: Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema
administrativo, com a identificação das unidades executoras.
IV - Sistema: Conjunto de ações coordenadas que concorrem para um determinado fim.
V - Sistema Administrativo: Conjunto de atividades afins, relacionadas às funções finalísticas
ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação
técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado.
VI - Ponto de Controle: Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das
rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância,
grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
VII - Procedimentos de Controle: Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o
objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando
restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio
público.
VIII - Sistema de Controle interno: Conjunto de procedimento de controle inseridos nos
diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional, sob a
coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela coordenação de
controle interno.
TÍTULO HI
DA BASE LEGAL
Art. 4º. A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do
Chefe do Poder Legislativo, no sentido de implementação do Sistema de Controle Interno da
Câmara Municipal de Baixo Guandu, sobre o qual dispõe os artigos 31, 70 e 74 da Constituição
Federal; artigos 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual; artigo 59 da Lei Complementar nº
101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal); artigo 86 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do
Estado do Espírito Santo, além da Lei nº 2682/2012 que “Dispõe Sobre o Sistema de Controle
Interno do Município de Baixo Guandu e Dá Outras Providências”.
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TÍTULO IV
DA ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Art. 5º. As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade de padronização de
procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as
orientações da administração e as constatações da unidade responsável pela coordenação de
controle interno no Poder Legislativo, decorrentes de suas atividades de auditoria interna. Cabe
à unidade que atua como órgão central de cada sistema administrativo, que passa a ser
identificada como “Unidade Responsável” pela Instrução Normativa, a definição e formatação
das Instruções Normativas inerentes ao sistema. As diversas unidades da estrutura
organizacional que se sujeitam a observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de
controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser denominadas “Unidades
Executoras”.
TÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 6º. São responsabilidades do Diretor Geral:
1- Promover discussões técnicas com a Controladoria Geral, com a Direção Financeira, com a
Secretaria Legislativa e com as unidades executores para definir as rotinas de trabalho e
identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução
Normativa a ser elaborada;
II - Obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de
controle interno e promover sua divulgação e implementação;
III - Manter atualizada, orientar as áreas executores e supervisionar a aplicação da Instrução
Normativa.
Art. 7º. São responsabilidades das Unidades Executoras:
1 - Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua
formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
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II- Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem
necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente,
o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
HI - Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando
pelo fiel cumprimento da mesma;
IV- Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos
procedimentos de controle e quanto a padronização dos procedimentos na geração de
documentos, dados e informações.
Art. 8º. São responsabilidades do Controlador Geral:
I - Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas
atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e
respectivos procedimentos de controle;
W - Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle
inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para
aprimoramento dos controles ou mesmo a formação de novas Instruções Normativas;
HI - Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em
base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
TÍTULO VI
DO FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Art. 9º. O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções
Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
1- NA IDENTIFICAÇÃO
a) Número da Instrução Normativa - a numeração deverá ser única e sequencial para cada
sistema administrativo, com a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do
ano de sua expedição, no seguinte formato: INSTRUÇÃO NORMATIVAS S..... Nº ....../Z0XX.
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Av. Carlos Medeiros, 59, Centr
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b) Indicação da Versão - indica o número da versão do documento, atualizado após alterações.
Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela
unidade responsável pela coordenação do controle interno, será encaminhado à aprovação.
c) Aprovação - a aprovação de Instrução Normativa ou suas alterações será sempre do Chefe do
Poder Legislativo, salvo delegação expressa deste.
d) Ato de Aprovação - indica o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas
alterações. Sempre que a Instrução Normativa motivar efeitos externos à Administração, ou nas
situações em que seja conveniente maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de
Resolução.
e) Unidade Responsável - informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa
(Departamento, Diretoria ou denominação equivalente), que atua como órgão central do sistema
administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento.
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a) Finalidade - especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode ser
identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da
necessidade de sua elaboração. Dentro do possível indicar onde inicia a onde termina a rotina
de trabalho a ser normatizada. Exemplo: Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e
prazo) de contratos de aquisição de materiais, desde o pedido até a publicação do extrato do
contrato.
b) Abrangência - identificar o nome das unidades executores. Quando os procedimentos
estabelecidos na instrução Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por
todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.
c) Conceitos - têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes
inerentes ao assunto objeto da. normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção
nos casos da Instrução Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional,
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CAMARA MUNICIPAL 0800-283-1644
DE BAIXO GUAND - Av. Carlos Medeiros, 59
Centro Baixo Guandu, ES
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d) Base Legal e Regulamentar - indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que
interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina
a Instrução Normativa.
e) Responsabilidades - esta seção destina-se a delimitação das responsabilidades específicas da
unidade responsável pela Instrução Normativa (órgão central do respectivo sistema
administrativo) e das unidades executores, inerentes à matéria objeto da normatização. Tais
responsabilidades não se confundem com aquelas especificadas no Item VI deste documento.
f) Procedimentos - tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
g) Considerações Finais - seção dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos
adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:
$ 1º. medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao
que está estabelecido na Instrução Normativa;
$ 2º. situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está
estabelecido;
$ 3º. Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da
Instrução Normativa.
TÍTULO VII
DO PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Art. 10. Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados
em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades
da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as
atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Parágrafo Único: Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para
o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas
computadorizados (aplicativos, módulos, sistemas estruturados, entre outros).
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Art. 11. A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de
controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de
cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente
adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes
ocorrências:
1 - Início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início,
dependendo do tipo de operação);
IH - Emissão de documentos;
HI - Ponto de decisão;
IV - Junção de documentos;
V- Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro,
etc.). Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os
procedimentos de controle aplicáveis.
Art. 12. As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas
verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de
um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura
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organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área requisitante”.
Art. 13. Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas
tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados
conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do
fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá ser adotado no
caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas auxiliares.
Art. 14. O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de
trabalho e dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante
como anexo.
Art. 15. As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão
ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma
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CAMARA MUNICIPAL E 0800-283-164
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a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e
destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a
operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.
||
Parágrafo Único: Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara
compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos
procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma. Inclui-se neste caso, por repre
exemplo:
I- Especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
1 - Destinação das vias dos documentos;
HI - Detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
|
IV - Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
V - Aspectos legais ou regulamentares e serem observados;
VI - Os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo
(controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados
de entrada, geração de cópias backup, etc.).
Art. 16. Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos a parte, na
forma de check list, que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo. —
Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que —
fase do processo deverá ser adotado.
Art. 17. No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, —
na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada ———
apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos - DRH;
Tribunal de Contas do Estado - TCE.
Art. 18. Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a minuta
deve ser encaminhada à unidade responsável pelo Controle Interno, que aferirá a observância
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desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando T—
cabíveis.
Art. 19. Devolvida a minuta pela unidade responsável pelo Controle Interno a unidade E
responsável pela Instrução Normativa a encaminhará para aprovação e, posteriormente, EE
providenciará sua divulgação e implementação.
TÍTULO VII
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 20. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à ===
Controladoria Geral que, por sua vez, através procedimentos de auditoria interna aferirá a fiel =
observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional. —
Art. 21. Esta Instrução Normativa entrará em vigência na data de sua publicação, revogando as —
disposições a ela contrárias.
Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.
Baixo Guandu - ES, 15 de fevereiro de 2022.
Assinado digitalmente
Leandro Gomes da Cruz
Presidente da Câmara Municipal de Baixo Guandu/ES en
Biênio 2021/2022
dfssinado digitalmente
Gleiciane Firme do Carmo Gomes
Controladora Geral da Câmara Municipal de Baixo Guandu/ES
Portaria nº 080/2021
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