norma nº 111/2013

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Câmara Municipal de Baixo Guandu
« Palácio Monsenhor Alonso Leite * A e
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“CNPJ: .832/0001-90 | Telefax: (27) 3732.1644 / 3732.1222 Baixo Guandu
CNPJ: 31.796.832/0001-90 | Telefax: (27) dm
RESOLUÇÃO Nº. 0111, DE 23 DE SETEMBRO DE 2013.
“Institui a Instrução Normativa do Sistema de Controle Interno SCI nº. 001/2013, que
dispões sobre a Padronização na Produção de Instruções Normativas e dá outras
providências”.
PEDRO JOSÉ MATIAS DE ARAÚJO, Presidente da Câmara Municipal de Baixo
Guandu, usando de suas atribuições legais, de acordo com o art. 34, IV, da Lei nº 1.380/90 e art.
29, IV, da Resolução nº 016/90, (Regimento Interno), e, tendo em vista o disposto nos Arts. 31,
70 e 74, da Constituição da República Federativa do Brasil, no Art. 77, da Lei Federal nº.
4.320/64, no art. 54, parágrafo único, da Lei Complementar nº. 101/2000, e Resolução nº. 109/
2012 que institui no âmbito desta Casa de Leis o Sistema de Controle Interno, como órgão
regulador, avaliador e fiscalizador da execução orçamentária, financeira, operacional e gerencial,
PROMULGA a seguinte.
RESOLUÇÃO:
Art. 1º Fica instituído o Sistema de Normatização e Procedimentos Internos, com
objetivo de sistematizar, modernizar, racionalizar e controlar procedimentos internos da Câmara
Municipal de Baixo GuandwES.
Art. 2º Fica Instituída a Instrução Normativa, como instrumento de normatização e
regulamentação de procedimentos internos a serem observados por todos os servidores da
Câmara Municipal de Baixo Guandw'ES.
$ 1º As Instruções Normativas serão elaboradas e assinadas pelo Controlador
Geral responsável pelo Sistema de Controle Interno do Legislativo, em conjunto com o
Presidente da Casa;
$ 2º O Sistema de Controle Interno deverá manter controle da numeração e
atualização das Instruções Normativas publicadas, devendo manter as atualizações com a mesma
numeração original, alterando-se apenas a data e a sequência cronológica das edições de
atualização;
$ 3º As alterações, atualizações e/ou revogações de quaisquer orientações
contidas nas Instruções Normativas deverão ser solicitadas a Controlador Geral de Controle
Interno, mediante exposição dos fatos que sustentem as alterações, ou nova legislação sobre o
assunto.
$ 4º As Instruções não podem contrariar as leis ou decretos, às quais se
subordinam.
www.camarabaixoguandu.es.gov.br
Câmara Municipal de Baixo Guandu
* Palácio Monsenhor Alonso Leite *
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Aciministação com Seriadacdo
Art. 3º Todas as Instruções Normativas, bem como as atualizações ou revogações,
deverão ser enviadas, impressas ou em meio magnético ou eletrônico, a todos os Órgãos,
Divisões, Diretorias, Setores e Departamentos, que deverão mantê-las em pasta própria, para
consultas periódicas pelos servidores da área.
$ 1º Ao receberem as Instruções Normativas, as Chefias deverão proceder a sua
imediata leitura e análise, esclarecendo possíveis dúvidas com o Controlador Geral de Controle
Interno, informando e orientando todos os servidores sob sua responsabilidade, quanto a sua
repercussão ou implicação nas rotinas do Órgão.
$ 2º As Chefias deverão atestar o recebimento e ciência do conteúdo das
Instruções Normativas mediante recibo próprio a ser devolvido ao Controlador Secretaria Geral
de Controle Interno.
Art. 4º Todos os Órgãos e o Sistema de controle Interno são solidariamente
responsáveis pelo acompanhamento das respectivas legislações pertinentes às suas atribuições e
deverão propor formalmente a imediata alteração da Instrução Normativa que regulamenta o
assunto, sempre que se fizer necessário.
Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Registre-se, publique-se e cumpra-se.
CÂMARA MUNICIPAL DE BAIXO GUANDU/ES, “PALÁCIO MONSENHOR
ALONSO LEITE”, AOS VINTE E TRÊS DIAS DO MÊS DE SETEMBRO DE 2013.
PEDRO E MATIAS DE ARAÚJO
Presidente
Registrada e publica nesta data,
Secretária oder Legislativo Muhicipal
coguandu.es.gov.br
Câmara Municipal de Baixo Guandu
* Palácio Monsenhor Alonso Leite *
ude
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Astafiisreção com
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº. 001/2013
“Dispõe sobre a produção de normas relativas às rotinas de trabalho a serem observadas
pelas diversas unidades da estrutura da Câmara Municipal de Baixo Guandu/ES, objetivando
a implementação de procedimentos de controle (“Norma das Normas”).
Versão nº: 01
Aprovação em: 23/09/2013.
Ato de aprovação: Resolução nº 111/2013.
Unidade Responsável: Secretária de Controle Interno
O CHEFE DO PODER LEGISLATIVO DE BAIXO GUANDU-ES, no uso das atribuições que lhe são
conferidas pelo inciso IV do art. 34, da Lei Orgânica Municipal.
Considerando o disposto na Lei Municipal nº. 2.682, de 06 de março de 2012, que Dispõe sobre
o Sistema de Controle Interno do Município de Baixo Guandu e dá outras providências, nos
termos dos artigos. 31, 70, 74 da Constituição Federal, artigos 29, 70, 76 e 77 da Constituição
Estadual, art. 59 da Lei Complementar nº. 101/2000, art. 86 da Lei Orgânica do Tribunal de
Contas do Estado do Espírito Santo e art. 119 da Lei Orgânica do Município de Baixo Guandu;
Considerando o disposto na Lei Municipal nº 2.699, de 28 de maio 2012, que estabelece a
Unidade de Controle Interno da Câmara Municipal de Baixo Guandu.
Considerando o disposto na Resolução nº 109, de 13 de agosto 2012, que regulamenta a
aplicação da Lei Municipal nº. 2.682, de 06 de março de 2012, que Dispõe sobre o Sistema de
Controle Interno do Município Baixo Guandu e dá outras providências.
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar a produção de Normas Internas relativas às rotinas, de trabalho,
abrangendo todas as unidades da estrutura organizacional da Câmara Municipal de Baixo
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Agtaiiiisração com Geniadado
Mu
Guandu/ES, quer sejam executoras de tarefas, fornecedoras ou receptoras de dados e
informações em meio físico ou informatizado.
Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:
| - Instrução Normativa: o documento que estabelece normas internas relacionadas aos
procedimentos de padronização das atividades e rotinas de trabalho;
1 - Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle: a coletânea das normas de todos
os sistemas administrativos;
Ill - Fluxograma: a demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionadas a cada sistema
administrativo, com a identificação das unidades executoras;
IV - Sistema: o conjunto de ações interligadas que, coordenadas, concorrem para um
determinado fim;
V - Sistema Administrativo: o conjunto de atividades relacionadas às funções finalísticas ou de
apoio, objetivando um determinado resultado, distribuídas em diversas unidades da Câmara
Municipal de Baixo Guandu/ES e executadas sob a orientação técnica da respectiva unidade
responsável;
VI - Ponto de Controle: o aspecto relevante da rotina de trabalho de um sistema administrativo
ou um indicador, cuja importância, grau de risco ou efeitos ensejem procedimentos de
controle;
vIIl - Procedimentos de Controle: os procedimentos das rotinas de trabalho que visam
assegurar a conformidade das operações de cada ponto de controle, restringir o cometimento
de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público;
VIII - Sistema de Controle Interno: o conjunto de procedimentos de controle dos diversos
sistemas administrativos, executados por toda a estrutura organizacional sob a coordenação,
orientação técnica e supervisão da Controladoria Geral do Poder Legislativo Municipal;
Art. 3º As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de
procedimentos e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as
exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da
unidade responsável pela coordenação do controle interno na Câmara Municipal de Baixo
Guandu/ES, decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Art. 4º Cabe à unidade que atua como órgão central de cada sistema administrativo, que passa
a ser identificada como “Unidade Responsável” pela Instrução Normativa, a definição e
formatação das Instruções Normativas inerentes ao sistema.
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Administração com Seriedade
Art. 5º As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das
rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa
passam a ser denominadas “Unidades Executoras”.
SEÇÃO |
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 6º São responsabilidades da Unidade Responsável:
|- promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela
coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de
controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução Normativa a ser
elaborada;
| - obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de
controle interno e promover sua divulgação e implementação;
III - manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução
Normativa.
Art. 7º São responsabilidades das Unidades Executoras:
| - atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua
formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de
elaboração;
11 - alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem
necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista,
principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência
operacional;
WIl - manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando
pelo fiel cumprimento da mesma;
IV - cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos
procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de
documentos, dados e informações.
Art. 8º São responsabilidades da Unidade de Controle Interno:
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Asiniiistreção cem Soniedadio
| - prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas
atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e
respectivos procedimentos de controle;
11 - através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle
inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para
aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas,
III - encaminhar as Minutas de Instruções Normativas para apreciação e aprovação do Chefe do
Poder Legislativo Municipal;
IV - organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em
base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
SEÇÃO II
FORMATO E REDAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Art. 9º As Instruções Normativas deverão conter:
|- a identificação da norma, compreendendo:
a) Número da Instrução Normativa: a numeração deverá ser única e sequencial, seguido do
número e do ano de sua edição. Formato: Instrução Normativa /20
,
b) Indicação da Versão: Indica a última versão da Instrução Normativa aprovada pelo Chefe do
Poder Legislativo Municipal;
c) Aprovação: A aprovação da Instrução Normativa e de eventuais alterações pelo Chefe do
Poder Legislativo Municipal, salvo delegação expressa;
d) A data: usando o formato dd/mm/aaaa (dia, mês e ano);
e) Unidade Responsável: O nome da unidade responsável pela elaboração da Minuta da
Instrução Normativa respectiva.
l-a Instrução Normativa deverá estabelecer:
a) A sua finalidade: especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode
ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da
necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina
de trabalho a ser normatizada;
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b) A sua abrangência: especificar as unidades executoras submetidas à respectiva norma e
explicitar quando tais normas devem ser observadas, mesmo que parcialmente, por todas as
unidades da Câmara Municipal de Baixo Guandu;
c) Os conceitos: as expressões técnicas deverão ser previamente definidas na Minuta da
Instrução Normativa, principalmente quando a abrangência se estender a todas as unidades da
Câmara Municipal de Baixo Guandu;
d) A base legal e regulamentar: indicar as normas legais e/ou regulamentares que
fundamentam e orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se
destina a Instrução Normativa;
e) As responsabilidades: especificar as responsabilidades da Unidade Responsável e das
respectivas Unidades Seccionais Executoras;
f) Os procedimentos: descrever as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle;
g) As considerações finais: se necessárias, com orientações ou esclarecimentos adicionais e
eventuais exceções às regras da Instrução Normativa.
& 1º As abreviaturas e/ou siglas deverão ser identificadas por extenso somente na primeira vez
em que forem mencionadas.
& 2º Deverá ser na forma de Ato Próprio, a normatização cujos efeitos extrapolem o âmbito
interno da Câmara Municipal de Baixo Guandu ou nas hipóteses em que seja conveniente
ampla divulgação, a critério do Chefe do Legislativo Municipal. |
SEÇÃO III
PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Art. 10. Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotadas
em relação ao assunto a ser normatizado, identificar as diversas unidades, da estrutura
organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades
desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Parágrafo Único. Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o
registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas
informatizados (aplicativos).
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Art. 11. A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de
controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de
cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente
adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes
ocorrências:
| - início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início,
dependendo do tipo de operação);
Il - emissão de documentos;
HI - ponto de decisão;
IV - junção de documentos;
V - ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa,
registro, etc.), devendo ser indicados, também, os procedimentos de controle aplicáveis.
& 1º As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais,
com a formação de colunas com a identificação de cada unidade no topo.
8 2º A identificação da unidade poderá ser genérica quando todas as unidades da Câmara
Municipal de Baixo Guandu tiverem que se submeter a determinado segmento de rotina de
trabalho.
& 3º Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o fluxograma, serão abertas
tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso, devem ser
utilizados conectores, também numerados, para que seja possível a identificação da
continuidade do fluxograma na folha subsequente e vice-versa.
& 4º Procedimento idêntico ao descrito no parágrafo anterior deverá ser adotado quando for
necessário o detalhamento de rotinas específicas em folhas auxiliares.
& 5º Uma vez consolidado e testado, o fluxograma servirá de orientação para a descrição das
rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte
integrante, como anexo.
Art. 12. As Rotinas de Trabalho e os Procedimentos de Controle estabelecidos na Instrução
Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com linguagem didática e
destituída de termos ou expressões técnicas, de forma a evitar dúvidas ou interpretações
diversas, especificando a forma de operacionalização das atividades, a fixação dos respectivos
prazos e a identificação dos responsáveis pelas etapas do processo.
& 1º Sem prejuízo do disposto no caput, deverão ser especificados os procedimentos a serem
observados no dia-a-dia, em especial:
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a) os elementos obrigatórios em cada documento;
b) o número de vias e suas destinações;
c) o detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
d) a relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
e) os aspectos legais e/ou regulamentares a serem observados;
f) os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo
(controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos
dados de entrada, geração de cópias (back-up), etc.).
& 2º Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma
de check list, que passarão a integrar a Instrução Normativa como anexo, especificando qual a
Unidade Responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.
Art. 13. A minuta da Instrução Normativa concluída pela Unidade Responsável, ou a sua
atualização, deverá ser encaminhada à Controladoria Geral do Poder Legislativo Municipal para
verificação do cumprimento das normas desta Instrução e avaliação dos procedimentos de
controle.
$ 1º Se a Controladoria Geral do Poder Legislativo Municipal sugerir alterações na respectiva
Instrução Normativa, devolverá a minuta à Unidade Responsável para se manifestar.
8 2º Depois da análise e com as observações que entender necessárias, a Unidade Responsável,
deverá devolver a minuta à Controladoria Geral da Câmara Municipal de Baixo; Guandu, que
encaminhará, por sua vez, para apreciação e aprovação do Chefe do Poder Legislativo
Municipal.
Art. 14. Esta Instrução Normativa entrará em vigência a partir da sua publicação.
CÂMARA MUNICIPAL DE BAIXO GUANDU/ES, “Palácio Monsenhor Alonso Leite”, 23 de setembro
de 2013. i
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