PREFEITURA MUNICIPAL DE EMBU GUAÇU
ESTADO DE SÃO PAULO
Paço Municipal Prefeito Ademar João Estevam
Secretaria Municipal de Administração
Rua Cel. Luiz Tenório de Brito, 458 – Embu-Guaçu – SP – CEP 06900-000 email: administracao@eg.sp.gov.br
PROJETO DE LEI Nº008/2024
DISPÕE SOBRE A COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA NO ÂMBITO DO
MUNICÍPIO DE EMBU GUAÇU, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
O PREFEITO MUNICIPAL DE EMBU GUAÇU, JOSÉ ANTÔNIO
PEREIRA, usando de suas atribuições legais apresenta a Câmara Municipal
de Embu Guaçu o seguinte Projeto de Lei.
Art. 1º Fica INSTITUÍDA A COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA
ELETRÔNICA, via Memorando Eletrônico, Circular Eletrônica, Oficio
Eletrônico, âmbito do Município de Embu Guaçu, na forma desta Lei.
Parágrafo Único. Fica fixado aos usuários que a autenticação no sistema
de comunicação interna é comprovação de autoria e integridade do
documento eletrônico emitido, poderão ser utilizados outros meios de
autenticação, assinatura digitais, assinaturas eletrônicas e assinaturas
eletrônicas ICP-Brasil, conforme previsto no art. 3º da Lei nº14.063, de 23
de Setembro de 2020.
Art. 2º A comunicação administrativa do Município de Embu Guaçu deve ser
realizada exclusivamente por meio do Memorando Eletrônico, Circular
Eletrônica, Oficio Eletrônico, Protocolo Eletrônico e Chamado Eletrônico.
§1° - A finalidade do Memorando Eletrônico é formalizar a comunicação
interna quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:
I - Solicitar execução de atividades;
II - Agendar reuniões;
III - Solicitar informações;
IV - Encaminhar documentos;
V - Solicitar providências rotineiras;
VI - Solicitação de pareceres;
VII - Assinatura eletrônica de atos administrativas e legislativos;
VIII - Outros assuntos considerados de mero expediente.
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§2° - A finalidade da Circular Eletrônica é formalizar e comunicação interna
quando se tratar de assuntos complexos, que envolvam diversos setores da
Administração Municipal.
§3° - O oficio eletrônico, sobre qualquer assunto, expedindo dentro do
sistema de comunicação eletrônica, será encaminhado para destinatários fora
da Administração Municipal por correio eletrônico, ficando sob
responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do
documento.
§4° - Os protocolos iniciados no âmbito do Município, serão gerados pelo
requerente de forma eletrônica, ou presencial no Centro de Atendimento ao
Público – CEAP a ser implantado em cada repartição ou no Paço Municipal,
mediante exposição de motivos e acompanhados dos documentos que o
fundamentem.
§5° - Os chamados Eletrônicos possuem como finalidade, agilizar a
comunicação entre Encarregado de Tecnologia da Informação e as demais
unidades administrativas do Município.
Art. 3º - Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem
obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular
dentro dos setores competentes.
Parágrafo único: A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte
indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é do servidor.
Art. 4º - Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, ressalvando:
I - Fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma
presencial;
II - Impressão do documento, na forma da legislação que a exigir.
Parágrafo único. fica ainda admitida a impressão para juntar a processo
administrativo, quando o assunto exigir e sob a responsabilidade do agente
público que o anexar.
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Art. 5º - O envio e recebimento dos documentos eletrônicos é feito
exclusivamente pelo sistema adotado pelo município, excepcionalmente será
aceita outra forma de envio de documentos, nos casos estritamente
necessários ou justificados.
Art. 6º - Os servidores terão acesso a caixa de mensagens da unidade
administrativa que estejam vinculados, por meio de login no sistema, sendo
de sua responsabilidade:
I - Manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
II - Delegar acesso a outros servidores públicos a caixa de mensagens da
unidade;
III - Efetuar log-off sempre que se ausentar da unidade a fim de evitar acesso
indevido;
IV - Comunicar a utilização indevida da caixa da unidade;
V - Zelar:
a) Pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) Pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) Pela leitura dos documentos recebidos;
d) Pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) Pela reposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor
competente via documento eletrônico.
Art. 7º - Cabe aos servidores das unidades a administração da quantidade de
mensagens existentes na caixa e do uso dos serviços constantes no sistema
de documentos eletrônicos.
Art. 8º - O memorando Eletrônico, Circular Eletrônica, Ofício Eletrônico,
somente podem ser emitidos e enviados por unidades administrativas do
Município de Embu Guaçu.
Art. 9º - Todas as unidades administrativas devem ter suas caixas de mensagens
devidamente criadas e disponíveis no sistema eletrônico de documentos do
Munícipio.
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Parágrafo único: Compete a cada unidade administrativa o gerenciamento
dos setores, incluindo a criação, alteração ou exclusão dos mesmos, bem
como, a definição dos usuários que farão uso do sistema no âmbito das
Coordenadorias.
Art. 10. A utilização indevida das caixas de mensagens das unidades
administrativas é passível de responsabilidade penal, sem prejuízo do
ressarcimento dos danos provocados e do devido processo administrativo
disciplinar.
Parágrafo único: O uso inadequado do processo administrativo eletrônico
que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Direta e Indireta do
Poder Executivo Municipal de Embu Guaçu/SP está sujeito à apuração de
responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções
administrativas.
Art. 11. O Memorando Eletrônico, Circular Eletrônica e o Chamado Eletrônico
passam a ser instrumento oficial de comunicação interna entre as unidades
administrativas do Município de Embu Guaçu.
Art. 12. O memorando eletrônico deve ser emitido com a seguinte apresentação:
I - Identificação da unidade emissora: automática, pela identificação da
unidade titular da caixa de mensagens;
II - Identificação do remetente: automático através da autenticação do
usuário por login e senha de uso exclusivo;
III - Identificação do destinatário: escolha na lista de unidades destinatária;
IV - Descrição sucinta do assunto tratado;
V - Conteúdo do memorando:
a) Texto do memorando;
b) Fecho (Atenciosamente)
c) Identificação do servidor da unidade emissora: nome e cargo.
§1° - A data e horário de envio do memorando eletrônico são inseridos
automaticamente pelo aplicativo.
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§2° - A assinatura é atestada pela identificação automática do setor da caixa
de mensagens em conjunto com a autenticação do remetente do documento
por login e senha exclusivo.
§3° - Os documentos gerados no sistema, possuirão rastreabilidade e
transparência quanto a visualização dos mesmos, informado pessoa, data e
hora de acesso, salvo se documentos sensíveis ou de conteúdo classificado,
à critério do Coordenador da Unidade.
Art. 13. No protocolo eletrônico o requerente deverá esclarecer o pedido,
fundamentando-o e juntando os documentos necessários, devidamente
digitalizados, de forma legível, sob pena de indeferimento.
§1° - O requerente garante a autenticidade dos documentos anexados e
guarda dos mesmos pelo período legal, de no mínimo 2 (dois) anos, a contar
do encerramento do processo, salvo se a legislação federal dispor sobre prazo
maior em relação a determinado documento.
§2° - O Município poderá solicitar a apresentação dos documentos originais
a qualquer tempo para dirimir eventuais dúvidas.
Art. 14. O controle da entrega dos Memorando Eletrônico, Circular Eletrônica,
Ofício Eletrônico e Protocolo Eletrônico emitidos e enviados deve ser
realizado por meio das ferramentas disponíveis no sistema de comunicação
eletrônica adotado pelo Município.
Art. 15. Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos
por esta Lei.
Art. 16. À Assessoria de Planejamento, Setor de Protocolo e o Encarregado de
Tecnologia da Informação, competem orientar os usuários e servidores
públicos, quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município.
Parágrafo único: Os setores acima identificados deverão viabilizar em
conjunto com todas as unidades administrativas, os procedimentos
necessários para implementação gradual dos processos de acordo com a sua
complexidade de tramitação no Município.
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Art. 17. As disposições contidas nesta Lei serão aplicadas em todos os processos
administrativos e legislativos, devendo cada unidade parametrizar a
plataforma eletrônica segundo as fases procedimentais de cada processo, de
acordo com as normas vigentes.
Art. 18. A assinatura eletrônica substitui a assinatura manual anteriormente
utilizada, podendo ser mediante o processo de certificação disponibilizado
pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e integridade dos
documentos.
Art. 19. Ficam ressalvados desta Lei as formas de comunicação externa previstos
em legislação especifica que não admitirem o formato eletrônico.
Art. 20. Excepcionalmente, no primeiro ano de implantação e devido a ausência
de servidores nos órgãos, por motivo de afastamento, férias e licenças
programadas, déficit de servidores, os prazos para resposta serão estendidos
para 30 (trinta) dias, não podendo extrapolar este prazo, salvo se aguardando
providências do requerente e, devendo ser reiterado o pedido de
fornecimento ou informações em 30 (trinta) dias, sob pena de
responsabilização do servidor que deu causa à.
Parágrafo único: Nos pedidos sem urgência, ou quando o acúmulo de
serviço justificar, o prazo acima será dobrado.
Art. 21. Os processos administrativos iniciados de forma digital para fins de
implantação do sistema de comunicação eletrônica, serão arquivados a partir
de 30 (trintas dias), sem prejuízo dos seus efeitos produzidos.
Parágrafo único: A obrigatoriedade de utilização do sistema de
comunicação eletrônica, se dará a partir de 60 (sessenta dias), após
concluídos os processos de implantação e treinamento.
Art. 22. Esta Lei entrará em vigor na data de sua Publicação, revogando-se as
demais disposições contrárias.
PREFEITURA MUNICIPAL DE EMBU GUAÇU
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Embu-Guaçu, aos 27 (vinte e sete) dias do mês de Maio de 2024.
José Antônio Pereira
Prefeito Municipal
Publicada e Registrada na Secretaria Municipal de Governo, aos 27 (vinte e
sete) dias do mês de Maio de 2024.
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JUSTIFICATIVA PROJETO DE LEI N° 008/2024
Excelentíssimo Senhor Presidente da Câmara Municipal de Vereadores de
Embu Guaçu.
O projeto de lei que dispõe sobre a comunicação eletrônica no âmbito do
município de Embu Guaçu é uma medida fundamental para modernizar e
otimizar os processos de comunicação entre os órgãos públicos, os cidadãos
e as empresas locais. A adoção de meios eletrônicos de comunicação
representa uma evolução necessária diante do cenário atual, caracterizado
pelo avanço tecnológico e pela crescente digitalização de serviços em
diversos setores.
Além disso, a comunicação eletrônica oferece a oportunidade de promover
a sustentabilidade ambiental, ao diminuir o consumo de papel e recursos
naturais associados à comunicação em formato físico. Isso está alinhado com
os princípios de responsabilidade socioambiental e de uso eficiente dos
recursos públicos, contribuindo para a construção de uma cidade mais
sustentável e consciente.
Portanto, o presente projeto de lei se mostra essencial para acompanhar as
transformações tecnológicas da sociedade contemporânea, garantindo uma
comunicação mais ágil, acessível e sustentável no âmbito do município de
Embu Guaçu. Sua aprovação representará um passo significativo na
modernização da gestão pública local e na promoção da cidadania digital.
Diante do exposto, assim sendo, esperamos contar com o apoio dos Nobres
Vereadores para aprovação do Projeto de Lei ora encaminhado.
Embu-Guaçu, aos 27 (vinte e sete) dias do mês de Maio de 2024.
José Antônio Pereira
Prefeito Municipal
Publicada e Registrada na Secretaria Municipal de Governo, aos 27 (vinte e
sete) dias do mês de Maio de 2024.