norma nº 168/2004

PREFEITURA MUNICIPAL one
,
DE IGARAPAVA WON
LEI Nº 168/04 - DE: 06.05.2004 -
PREFEITO MUNICIPAL
DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO E HIST ÓRICO DE
IGARAPAVA, INTEGRANTE DA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA DO
DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE CULTURA, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
ENGº AGRº ANTÔNIO AUGUSTO GOBBI, Prefeito Municipal de
Igarapava, Estado de São Paulo, no uso das suas atribuições legais,
FAZ SABER QUE a Câmara Municipal aprovou e ele promulga e sanciona
a seguinte Lei:
ARTIGO. 19 - É criado, como órgão integrante da estrutura administrativa
do Departamento Municipal da Cultura, o ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE
IGARAPAVA.
ARTIGO 2º - O ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA,
exercerá a sua ação em todo o território do Município de. Igarapava, e
compreenderá:
|- O Arquivo do Poder Executivo;
Il - O Arquivo do Poder Legislativo.
PARÁGRAFO ÚNICO - Compete-lhe, com exclusividade:
| - Localizar, recolher, reunir, recuperar, organizar e preservar a documentação
pública e particular em geral, centralizando-a, a fim de que possa ser utilizada e
divulgada, por qualquer forma, com o objetivo de resguardar a memória do
Município e sua gente;
H - proteger o acervo, constituído por qualquer documento escrito - manuscrito ou
impresso, iconográfico, fonofotografico - pertencente a entidades públicas
(Executivo e Legislativo Municipais), a órgãos do poder público estadual e federal,
e particulares, bem como entidades civis culturais, religiosas, assistenciais,
filantrópicas, comerciais, industriais, rurais, tanto quanto de pessoas físicas,
HI - tombar, classificar e catalogar a documentação em seu poder, seguindo as
modernas técnicas arquivistas;
IV - inventariar a documentação de terceiros, conforme os mesmos critérios;
V - franquear o uso do acervo às entidades e ao público em geral, atendendo aos
pedidos de informação, consoante as disposições legais e regulamentares;
VI - manter intercâmbio e prestar assistência técnica, dentro e fora do Município.
ARTIGO 3º) - Competirá ao ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DEI
IGARAPAVA, como órgão integrante da estrutura do Departamento Municipal de
Cultura, receber, guardar, e conservar documentos e objetos em geral
obedecidas as normas legais e regulamentares. Quando a alienação, cessão 0
permuta dependerá de autorização legislativa.
ARTIGO 4º) - O ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA será
administrado e assessorado pelo Departamento Municipal da Cultura.
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PARÁGRAFO ÚNICO - O Conselho Municipal de Cultura poderá
apresentar pareceres, para apreciação do Diretor Municipal da Cultura, sobre
programas e atividades desenvolvidas pelo ARQUIVO PUBLICO E HISTÓRICO
DE IGARAPAVA a título de sugestões.
ARTIGO 5º) - A estrutura administrativa do ARQUIVO PÚBLICO E
HISTÓRICO DE IGARAPAVA compor-se-á dos seguintes órgãos e unidades a ele
subordinados:
| - Diretoria;
Il - Divisões: administrativo, técnica dos arquivos correntes de arquivo
intermediário, de arquivo permanente (histórico) e de apoio.
ARTIGO 6º) - As divisões do ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE
IGARAPAVA serão compostas dos seguintes setores:
| - DIVISÃO ADMINISTRATIVAS: Setor de recursos humanos e administrativo; do
protocolo e expediente e de portaria e zeladoria;
| - DIVISÃO TÉCNICA DE ARQUIVOS CORRENTES: setor de transferência dos
arquivos correntes para o arquivo intermediário;
HI - DIVISÃO DO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: setor de arquivo; setor de registro
de documentos e setor de transferência do arquivo intermediário para o arquivo
permanente ou histórico;
IV - DIVISÃO DO ARQUIVO PERMANENTE: setor de documentos escritos
(manuscritos ou impressos); setor de documentos especiais e setor de arquivo
privado;
V - DIVISÃO DE APOIO: setor de biblioteca e hemeroteca especializadas, setor
de conservação, restauração, reprodução, fotográfica e microfilmagem.
ARTIGO 7º) - O patrimônio do ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE
IGARAPAVA, pertencente ao Departamento Municipal da Cultura, será
constituído de todos os bens móveis, instalações, titulos e outros valores próprios
a ele destinados para os fins a que se propõe, relacionados separadamente do
patrimônio geral daquele Departamento.
ARTIGO 8º) - Ficam organizadas, sob forma sistêmica, as atividades de
administração e proteção do patrimônio arquivístico de Igarapava, na esfera da
administração pública.
ARTIGO 8º) - A pr o do patrimônio arquivístico do Município cabe ao
ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA.
PARÁGRAFO ÚNICO - O patrimônio arquivístico a que alude o artigo
anterior, engloba documentos de qualquer natureza, produzidos ou recebidos no
desempenho das atividades orgânicas por pessoa natural ou jurídica, a nível
municipal, compreendendo-se:
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|- públicos, os documentos cuja acumulação é produto do exercício de
atividades de pessoas jurídicas de direito público;
Il - privados os documentos, cuja acumulação é produto do exercício de
atividades de pessoas naturais ou jurídicas de direito privado.
ARTIGO 10 - Integram o Sistema Municipal de Arquivos, administrado pelo
ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA, todas as unidades da
administração direta e indireta, onde se realizam atividades em arquivo,
consideradas em função das atividades em que se subdivide o ciclo vital dos
documentos:
| - fase corrente ou ativa;
H - fase intermediária;
IH - fase final ou permanente.
$ 1º - Os arquivos correntes ficam sob a custódia dos órgãos responsáveis pela
acumulação dos documentos produzidos e recebidos pelas diferentes
unidades administrativas como consequência natural de suas funções;
8 2º- A custódia a que se refere o parágrafo anterior implica:
|- na guarda e conservação temporárias dos documentos, vedada sua destruição
parcial ou total;
H - no direito de disciplinar o acesso aos documentos.
$ 3º - às unidades responsáveis pela custódia de arquivos correntes competem,
além das atribuições que lhe são próprias;
| - sistematizar a acumulação dos documentos de forma a espelhar as funções e
atividades dos órgãos de origem;
II - participar do levantamento da produção para fins de elaboração de plano de
destinação de documentos de arquivo e respectivas tabelas de temporalidade;
IH - encaminhar os documentos, de acordo com os prazos fixados pelas tabela
de temporalidade, à Divisão Técnica de Arquivos Correntes.
ARTIGO 11 - Os documentos de fase intermediária ficam sob a custódia da
Divisão do Arquivo Intermediário, nesta custódia compreendido o cumprimento
dos planos de destinação de documentos, continuando, como prerrogativa dos
órgãos de origem, o direito de disciplinar o acesso a eles.
ARTIGO 12 - À divisão Técnica de Arquivos Correntes e a Divisão do
Arquivo Intermediário, competem, além das atribuições que lhe são próprias:
| - prestar assistência aos órgãos encarregados da custódia dos arquivos
correntes, com vista não só para a racionalização da produção documental e
controle do seu crescimento, mas também à implantação de sistemas adequados
de recuperação de informações;
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emma mma
Tocas
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H — proceder o levantamento e análise da produção documental e elaborar, com a
assessoria das unidades administrativas, os planos de destinação de documentos
de arquivos e respectivas tabelas de temporalidade;
IH - submeter os planos de destinação ao juizo da Comissão de Análise de
Documentação a que alude o $ 1º, deste artigo, executando as operações de
descarte por ela determinado;
IV - encaminhar à Divisão de Arquivo Permanente (arquivo histórico), de acordo
com as tabelas de temporalidade, os documentos cuja guarda definitiva for
indicada pela Comissão de Análise de Documentos.
$ 1º - Fica criada, como órgão de deliberação coletiva, uma Comissão de Análises
de Documentos, que será integrada por servidores da Assessoria Jurídica,
da Chefia de Gabinete, um representante de cada órgão da administração
Indireta, sob a presidência do Diretor do ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO
DE IGARAPAVA.
$ 2º - Além dos membros permanentes, a que alude o parágrafo anterior, poderão
fazer parte representantes eventuais, oriundos da instituição cujos
documentos estiveram sendo avaliados.
$ 3º - O processo de análise, cujos critérios serão divulgados, levará em conta os
prazos prescricionais, legais e o valor probatório e informativo dos
documentos, fazendo recair o descarte, de preferência, sobre cópias,
duplicatas e textos com equivalentes recapitulativos.
ARTIGO 13 - Os documentos de valor permanente ficam sob a custódia do
ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA.
PARÁGRAFO ÚNICO - A custódia a que se refere este artigo implica:
! - na guarda e conservação permanentes dos documentos, vedada sua
destruição parcial ou total;
Il - no direito de disciplinar o acesso aos documentos.
ARTIGO 14 — Ao ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA -
compete além das atribuições que lhe são próprias, descrever e divulgar seu
acervo, através de instrumentos de pesquisa.
ARTIGO 15 — Fica criado o cargo de Diretor do ARQUIVO PÚBLICO E
HISTÓRICO DE IGARAPAVA, de provimento em comissão, de livre nomeação e
exoneração do Prefeito Municipal, referência 225, integrando-se à ao Anexo IV,
da Lei nº 008/99.
ARTIGO 16 - Serão lotados no ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE
IGARAPAVA, por ato do Prefeito Municipal, os servidores necessários a sua
estrutura técnica e administrativa e à medida que forem sendo desenvolvidos e
ampliados aos seus serviços.
ARTIGO 17 - O ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA,
reivindicará para si, através dos órgãos que o integram, a custódia dos
documentos públicos do Município, que se acharem fora da sua Jurisdição
administrativa.
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:
DE IGARAPAVA VN
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ARTIGO 18 - Para a constituição do Arquivo do Poder Legislativo fica
autorizada a celebração de convênio entre o Poder Executivo e a Câmara
Municipal de Igarapava, visando a proteção, custódia e gestão dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Municipal no exercício das suas
funções, bem como sua preservação e regulamentação do acesso aos referidos
documentos.
ARTIGO 19 - O ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA,
manterá no âmbito de sua atuação, um cadastro dos documentos acumulados por
pessoas naturais e/ou jurídicas de direito privado.
ARTIGO 20 - Através da Comissão de análise de Documentos, fica o
ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA autorizado a classificar
como de interesse público municipal, documentados de natureza particular,
previamente cadastrados.
PARÁGRAFO ÚNICO - O pronunciamento da Comissão de Análises de
documentos não implicará na transferência automática dos documentos ao
ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE IGARAPAVA, mas o propósito de
assegurar sua preferência no processo de aquisição.
ARTIGO 21 - Para os fins da presente Lei, os responsáveis pela proteção
do patrimônio arquivístico municipal poderão sugerir aos Poderes Públicos
Municipais:
| - celebração de convênios com entidades diversas, mediante prévia autorização
legislativa;
|| - a transferência a instituições competentes, mediante autorização legislativa, de
documentos públicos e privados, cuja custódia for justamente reclamada.
ARTIGO 22 - As despesas decorrentes da execução da presente lei
correrão a conta de dotações próprias a serem consignadas nos futuros
orçamentos municipais; no corrente exercício, à conta de crédito especial a ser
oportunamente aberto.
ARTIGO 23 - Esta Lei entrará em vi
revogadas as disposições em contrário.
RGE ONAKA
Diretor do Depto. Serviços Administrativos.