norma nº 347/2022

CÂMARA MUNICIPAL DE PORTO FELIZ
ESTADO DE SÃO PAULO
Praça Lauro Maurino, 78 — Centro — CEP 18540-000
Fones: (15) 3262-1119 / 3261-4722 / Fax: (15) 3262-3393
RESOLUÇÃO Nº 347, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2022
INSTITUI O PROGRAMA CÂMARA MUNICIPAL SEM PAPEL NO ÂMBITO DA CASA
LEGISLATIVA DO MUNICÍPIO DE PORTO FELIZ, CONFORME ESPECIFICA, E DA
OUTRAS PROVIDENCIAS.
MARCELO PACHECO DA CUNHA, Presidente da Câmara Municipal de Porto Feliz, faço
saber que a Câmara Municipal aprovou e eu promulgo a seguinte Resolução:
Projeto de Resolução nº7/2022 — Autoria: Mesa Diretora
CAPÍTULO 1 - DA INSTITUIÇÃO DO PROGRAMA
Art. 1º - Fica instituído, no âmbito da Câmara Municipal de Porto Feliz - SP, o Programa
Câmara Sem Papel, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação,
segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão
documental.
Parágrafo Único - A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos
órgãos da Câmara Municipal dar-se-á gradualmente.
Art. 2º - Para os fins do presente, considera-se:
I - Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de
criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;
II - Assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos
executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura
manual do mesmo indivíduo;
HI - Autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
IV - Captura de Documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado
por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V - Documento Digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de sistema computacional;
VI - Documento Digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento
não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por
sistemas de informação específicos;
VII - Integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
VIII - Legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
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IX - Preservação Digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos
decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das
características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
X - Processo Eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio
eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
XI - Processo Híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e
não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Art. 3º - São objetivos do Programa Câmara Sem Papel:
I - Produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência,
economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
II - Possibilitar maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
III - Assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade
e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527, de
18 de novembro de 2011;
IV - Assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos
eletrônicos no tempo.
CAPÍTULO II - DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 4º - A gestão de documentos da Câmara Municipal de Porto Feliz será realizada
exclusivamente por meio do memorando eletrônico, ofício eletrônico e protocolo eletrônico.
81º - A finalidade do memorando eletrônico é formalizar a gestão de documentos
internos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:
I- Solicitar execução de atividades;
Il - Solicitar compras;
HI - Agendar reuniões;
IV - Solicitar informações;
V - Encaminhar documentos;
VI - Solicitar providências rotineiras;
VII - Solicitar pareceres;
VIII -Outros assuntos considerados de mero expediente.
82º - O ofício eletrônico, sobre qualquer assunto, expedido pelas autoridades dentro do
sistema de gestão de documentos, serão encaminhados para destinatários fora da Câmara
Municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de
entrega e leitura do documento.
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83º - Os protocolos iniciados no âmbito da Câmara Municipal, serão gerados pelo
requerente de forma eletrônica, ou presencial, mediante exposição de motivos e juntada de
documentos que o fundamentem.
Art. 5º - Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem
obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular dentro dos setores
competentes.
Parágrafo Único - A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte indevido
dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é da unidade emissora.
Art. 6º - Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:
I- fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;
II - impressão do documento, na forma da legislação que a exigir;
HI - juntar a processo administrativo, quando o assunto exigir a juntada do documento.
Parágrafo Único - A exceção prevista no inciso III deste artigo ficará sob a
responsabilidade do agente público que juntou o documento no processo administrativo.
Art. 7º - A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no
ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei federal nº 12.527, de
18 de novembro de 2011 e das demais normas aplicáveis.
Art. 8º - À autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura
poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória nº
2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato.
81º - O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de
comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial
aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
$2º - Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão
considerados originais nos termos da lei aplicável.
Art. 9º- Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão
observar os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da
autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo
eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
$1º - Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo
determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e
nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
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82º - Na hipótese prevista no $1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por
motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e
nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
83º - Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na
forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital,
disponibilizado pelo órgão da Câmara Municipal detentor do documento.
CAPÍTULO III - DAS CAIXAS DE MENSAGENS
Art. 10 - O envio e recebimento dos documentos eletrônicos será feito exclusivamente
pelo sistema adotado pela Câmara Municipal.
Art. 11 - O titular do órgão terá acesso à caixa de mensagens da unidade que dirige, por
meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:
I- Manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
II - Delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;
III - Efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido;
IV - Comunicar ao Setor de Tecnologia da Informação a utilização indevida da caixa da
unidade;
V-Zelar:
a) pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) pela leitura dos documentos recebidos;
d) pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via
documento eletrônico.
CAPÍTULO IV - DA DIGITALIZAÇÃO
Art. 12 - O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei Federal nº
12.682, de 9 de julho de 2012, bem como os critérios técnicos definidos pelo Setor de
Tecnologia da Informação devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se
for o caso, o sigilo do documento digitalizado.
81º - A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da
Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento.
$2º- A conferência da integridade a que alude o $1º deste artigo deverá registrar se houve
exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de
cópia autenticada administrativamente ou de cópias simples.
83º - Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:
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I - Os resultantes de originais serão considerados cópias autenticadas
administrativamente;
W - Os resultantes de cópias autenticadas por serviços notariais e registro serão
considerados cópias autenticadas administrativamente;
HI - Os resultantes de cópias simples serão assim considerados.
84º - O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata
digitalização, restituindo o original ao interessado.
85º - Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não
digital, este ficará sob guarda da Câmara Municipal, podendo ser eliminado após o
cumprimento de prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da
Administração Pública de Porto Feliz.
Art. 13 - O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para
juntada a processo eletrônico.
$1º - O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do
interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
$2º - Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
83º - A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei
expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 14 e 15 desta Resolução.
Art. 14 - A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante
alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do
respectivo órgão da Câmara Municipal, procedimento para verificação.
Art. 15 - Os órgãos da Câmara Municipal poderão, motivadamente, solicitar a exibição
do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 16 - Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os
atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos
do artigo 12 desta Resolução.
Parágrafo Único - Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput
deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas
Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública de Porto Feliz.
Art. 17 - À unidade de protocolo da Câmara Municipal caberá monitorar a produção de
documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de
documentos oficializados.
CAPÍTULO V - DAS ATRIBUIÇÕES DA SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO
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Art. 18 — Ao Setor de Informática caberá as seguintes atribuições:
I - Promover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de
produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivistas;
II - Propor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de
gestão documental;
II - Propor metodologia e orientar os órgãos da Câmara Municipal no processo de
modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo;
IV - Propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e
aprimoramento tecnológico de soluções;
V - Apoiar as atividades e organizar o expediente da Comissão do Programa Câmara Sem
Papel.
CAPÍTULO VI - DA COMISSÃO DO PROGRAMA CÂMARA SEM PAPEL
Art. 19 - Fica instituída a Comissão do Programa Câmara Sem Papel com as seguintes
atribuições:
I - Propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e
segurança digital;
IH - Assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente
digital de gestão documental;
HI - Controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência
tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
IV - Fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação
e manutenção do Programa;
V - Promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa, em
conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;
VI - Analisar propostas apresentadas por órgãos da Administração Pública, relativas ao
ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;
VII - Disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios
técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
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VIII - Manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas nesta
Resolução, relativas ao ambiente digital de gestão documental.
Art. 20 - A Comissão do Programa Câmara Sem Papel será integrada por representantes
e respectivos suplentes designados pelo Presidente da Câmara Municipal, devendo ser
funcionários efetivos;
81º - A Comissão do Programa Câmara Sem Papel poderá convidar especialistas de
órgãos e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem,
contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos específicos.
$2º - Cabe à Comissão do Programa Câmara Sem Papel definir a carta de serviço de suas
respectivas entidades, e definir os parâmetros a serem exigidos para cada um de seus processos;
83º - A parametrização e disponibilização na plataforma dos processos internos da
Administração Pública será feita pela empresa fornecedora do software em conjunto com o
departamento de informática e diretoria administrativa da Câmara Municipal de Porto Feliz;
84º - A parametrização e disponibilização dos serviços no site da Câmara será feita nos
moldes do parágrafo anterior;
85º - A participação na Comissão do Programa Câmara Sem Papel, de que trata este
artigo não será remunerada, mas considerada serviço público relevante.
CAPÍTULO VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 21 - Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por
esta Resolução.
Art. 22 - Compete a cada unidade administrativa orientar os usuários quanto à
implementação da comunicação eletrônica na Câmara Municipal.
Art. 23 - As despesas decorrentes desta Resolução correrão por conta das dotações
orçamentárias próprias, suplementadas se necessário
Art. 24 — Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação revogadas as
disposições em contrário.
Câmara Municipal de Porto Feliz, 12 de dezembro de 2022.
Marcelo Pacheco da Cunha
Presidente
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Publicada na Secretaria da Câmara em 13 de dezembro de 2022.
Élide Martorano
Diretora Administrativa