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M. I CAMARA MUNICIPAL DE TOLEDO vW
Estado do Parana
PROJETO DE RESOLUQAO N° 11, DE 2021
Dispoe sobre os arquivos da Camara Municipal
de Toledo.
A Camara Municipal de Toledo, expressao legitima da Democracia
representativa, aprovou e o seu presidente promulga a seguinte Resolugao:
CAPITULO I
DISPOSigOES GERAIS
Art. 1° - Esta Resolugao dispoe sobre os arquivos da Camara Municipal de
Toledo.
Art. 2° - Pica assegurada protegao especial aos arquivos fisicos e digitais
da Camara Municipal de Toledo, desde a fase de produgao ate a destinagao final dos
documentos.
Art. 3° - Constituem arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos, fisicos ou digitais, em carater oficial, pela Camara Municipal de Toledo, por
seus membros, comissdes e demais unidades organicas no desempenho de suas
fungoes.
Art. 4° - Para os fins desta Resolugao considera-se:
documento digitalizado: representante digital do processo de
digitalizagao do documento fisico e seus metadados;
II - metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever e
I
gerenciar documentos;
III - documento publico: documentos produzidos ou recebidos por pessoas
juridicas de direito publico interne ou por entidades privadas encarregadas da gestao de
servigos publicos; e
IV - integridade: estado dos documentos que nao foram corrompidos ou
alterados de forma nao autorizada.
Art. 5° - Aos arquivos da Camara Municipal de Toledo serao conferidas
medidas de seguranga e tratamento adequado, de forma a garantir-lhes a integridade
ffsica e digital para a realizagao plena de suas finalidades.
§ 1° - Os Departamentos desenvolverao e implantarao, em colaboragao
com os demais orgaos da Camara Municipal de Toledo, sistematica de organizagao dos
nucleos de arquivos correntes, com vista a racionalizar e controlar a produgao de
documentos e sua acumulagao organica, a identificar os conjuntos de documentos de
importancia historica e os de interesse efemero, bem como a facilitar a recuperagao de
documentos e informagoes.
§ 2° - A sistematica de organizagao que os Departamentos deverao
implementar implica a participagao desses orgaos na criagao e reformulagao de
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documentos e na responsabilidade pela administrapao de documentos oficiais, no
treinamento do corpo de encarregados e demais servidores com atividades arquivisticas
e na definipao de equipamento e material especificos de arquivo.
CAPITULO II
DAAVALIAQAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Art. 6° - A avaliapao consistira na analise para determinapao do ciclo de
vida util e destinapao final dos documentos produzidos ou recebidos pela Camara
Municipal de Toledo, no desempenho de suas funpoes.
Paragrafo unico - A avaliapao objetivara a racionalizapao dos arquivos, a
redupao da massa documental acumulada e a protepao dos documentos de guarda
permanente desde a fase de sua produpao.
Art. 7° - Consideradas as perspectivas de uso, os documentos serao
digitalizados e identificados como de valor permanente ou como descartaveis a curto,
medio ou longo prazos, sujeitos ou nao a publicapao, e terao fixados os periodos de
permanencia nas unidades organicas em que se acumulam.
Art. 8° - 0 processo de avaliapao tera como base o levantamento da
produpao documental da Camara Municipal de Toledo.
Paragrafo unico - O levantamento de que trata este artigo sera estruturado
por funpoes, atividades e rotinas desenvolvidas, de forma a evidenciar o contexto em que
se inserem os documentos e a inter-relapao entre os produzidos e os recebidos pelas
diversas unidades organicas.
Art. 9° - Os Departamentos ficam incumbidos de providenciar, com o
concurso das demais unidades organicas da Camara Municipal de Toledo, o levantamento
da produpao documental para efeito de analise e avaliapao.
§ 1° - Cabera aos orgaos de origem proper o prazo de guarda dos
respectivos documentos, em funpao dos valores que apresentem para fins
administrativos, legais, fiscais, operacionais ou tecnicos.
§ 2° - Considera-se orgao de origem a unidade administrativa onde os
documentos sao produzidos ou recebidos e acumulados.
Art. 10 - Os resultados do processo de levantamento e analise e as
propostas de prazos de guarda dos documentos serao consubstanciados em instrumento
proprio, denominado Plano de Destinapao dos Documentos de Arquivo (PDDA).
Art. 11-0 Plano de Destinapao de Documentos de Arquivo devera center:
I - o titulo e a descripao das especies documentais produzidas ou recebidas
no desempenho das varias atividades da Casa;
II - a analise e perspective de uso dos originais e copias como instrumentos
de trabalho e fontes de informapao e pesquisa;
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III - a temporalidade dos documentos, devidamente justificada, expressa
em prazos de guarda nos respectivos orgaos de origem.
Art. 12 - Para o desempenho das atividades decorrentes do artigo anterior,
flea criada a Comissao de Avaliagao de Documentos de Arquivo (CADAr), responsavel
pela destinagao final dos documentos, vinculada a Mesa da Camara Municipal de Toledo.
Paragrafo unico - A Comissao de Avaliagao de Documentos de Arquivo sera
composta de 7 (sete) servidores, sendo 6 (seis) servidores efetivos, indicados pelo
presidente, e pelo diretor-geral, que presidira a Comissao.
Art. 13-0 presidente da Comissao podera solicitar, quando necessario,
consultoria especializada para definigao do valor historico e perspectivas de uso dos
documentos.
Art. 14 - Concluidos os estudos relatives aos documentos pertinentes a
cada atividade e aprovado o Plano de Destinagao de Documentos de Arquivo pela
Comissao, a Comissao elaborara Tabela de Temporalidade, encaminhando-a a Mesa para
aprovagao.
§ 1° - A Tabela de Temporalidade (TT), elaborada a partir do Plano de
Destinagao, contera os titulos dos documentos e respectivos prazos de guarda nos orgaos
de origem.
§ 2° - O Plano de Destinagao de Documentos de Arquivo (PDDA) e a
respectiva Tabela de Temporalidade (TT) serao consubstanciados por meio de Ato.
Art. 15 - As eliminagoes previstas na Tabela de Temporalidade serao
precedidas de Termo de Descarte.
§ 1° - As eliminagoes a medio e longo prazo serao processadas pelos
Departamentos, notificada a Comissao.
§ 2° - As eliminagoes a curto prazo serao processadas no recinto das
proprias unidades administrativas onde se acumularam.
Art. 16 - E vedada a eliminagao de documentos de arquivo sem a avaliagao
da Comissao, sob pena de responsabilidade.
CAPITULO III
DOS ARQUIVOS FfSICOS
Art. 17 - De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos fisicos
caracterizam-se como correntes e permanentes.
Art. 18 - Os arquivos correntes sao integrados por documentos da primeira
idade ou fase ativa.
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Paragrafo unico - Os documentos a que se refere este artigo se vinculam
aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos, e sao conservados nas
respectivas unidades organicas, para servirem ao desempenho de suas atividades, sendo
objeto de frequentes consultas.
Art. 19 - Os arquivos permanentes sao integrados por documentos da
terceira idade ou fase de custodia permanente.
§ 1° - Os documentos a que se refere este artigo sao aqueles que, por suas
caracteristicas intrinsecas ou conteudo informative, apresentam valor permanente de
prova e evidencia do passado, como testemunho do desempenho da organizagao da
Camara Municipal de Toledo, e constituem fonte de informagao, planejamento e pesquisa.
§ 2° - Os arquivos permanentes constituem o Arquivo Historico da Camara
Municipal de Toledo.
Art. 20 - Vencido a fase ativa, os documentos que possuem valor como
fonte de informagoes e pesquisa serao incorporados ao fundo de arquivos permanentes.
§ 1° - Os arquivos permanentes assumem carater de dominio publico e sao
reconhecidos como parcela dos arquivos municipais, cessando o vinculo de propriedade
com o orgao de origem.
§2 - Incumbe a Diregao-Geral responder pela posse e integridade fisica dos
arquivos permanentes, sua organizagao, divulgagao e uso por pesquisadores e demais
interessados, observadas as normas regimentais em vigor.
CAPITULO IV
DOS ARQUIVOS DIGITAIS
Art. 21 - Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente sao
considerados originals para todos os efeitos legais.
Art. 22 - A digitalizagao, o armazenamento em meio eletronico, optico ou
equivalente, e a reprodugao de documentos, publicos e privados, serao regulados pelo
disposto nesta Resolugao.
Paragrafo unico - Entende-se por digitalizagao a conversao da fiel imagem
de urn documento para codigo digital.
Art. 23 - Pica autorizado o armazenamento, em meio eletronico, optico ou
equivalente, de documentos publicos ou privados, compostos por dados ou por imagens.
§ 1° - Apos a digitalizagao, constatada a integridade do documento digital,
nos termos estabelecidos na Tabela de Temporalidade (TT), o original podera ser
destruido, ressalvados os documentos de valor historico.
§ 2° - O documento digital e a sua reprodugao, em qualquer meio, realizada
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de acordo com o disposto nesta Resolupao, terao o mesmo valor probatorio do documento
original.
§ 3° - Para a garantia de preservapao da integridade, da autenticidade e da
confidencialidade de documentos publicos sera usada certificapao digital no padrao da
Infraestrutura de Chaves Publicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 24 - O armazenamento de documentos digitalizados assegurara:
I - a protepao do documento digitalizado contra alterapao, destruipao e,
quando cabivel, contra o acesso e a reprodupao nao autorizados; e
II - a indexapao de metadados que possibilitem:
a) a localizapao e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferencia do processo de digitalizapao adotado.
Art. 25 - Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalizapao de
documentos fisicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padroes tecnicos de digitalizapao para garantir a
qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicavel; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Art. 26-0 documento digitalizado destinado a se equiparar a documento
fisico para todos os efeitos legais e para a comprovapao de qualquer ato perante pessoa
juridica de direito publico interne devera:
I - ser assinado digitalmente com certificapao digital no padrao da
Infraestrutura de Chaves Publicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da
digitalizapao e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padroes tecnicos minimos previstos no Anexo I; e
III - center, no minimo, os metadados especificados no Anexo II.
Art. 27 - A digitalizapao de documentos confeccionados antes da publicapao
desta Resoupao sera precedida da avaliapao dos conjuntos documentais pela Comissao
de Avaliapao de Documentos de Arquivo, conforme estabelecido no Plano de Destinapao
de Documentos de Arquivo (PDDA) e a respectiva na Tabela de Temporalidade (TT), de
modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.
Art. 28 - O processo de digitalizapao podera ser realizado pelo possuidor
do documento fisico ou por terceiros.
§ 1° - Cabe ao possuidor do documento fisico a responsabilidade perante
terceiros pela conformidade do processo de digitalizapao ao disposto nesta Resolupao.
§ 2° - Na hipotese de contratapao de terceiros pela administrapao publica,
o instrumento contratual prevera:
I - a responsabilidade integral do contratado perante a administrapao publica
municipal e a responsabilidade solidaria e ilimitada em relapao ao terceiro prejudicado por
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culpa ou dolo; e
II - os requisites de seguranqa da informagao e de protegao de dados, nos
termos da legislagao vigente.
Art. 29 - Os documentos digitalizados de valor historico serao preservados
permanentemente na Camara Municipal de Toledo ou encaminhados ao Museu Historico
de Toledo, mediante autorizagao da Comissao de Avaliagao de Documentos de Arquivo.
Paragrafo unico - Os documentos digitalizados sem valor historico serao
preservados, no minimo, ate o transcurso dos prazos de prescrigao ou decadencia dos
direitos a que se referem, de acordo com o disposto na Tabela de Temporalidade (TT),
CAPITULO V
DAS DISPOSigOES FINAIS
Art. 30 - Os casos omissos serao submetidos a apreciagao da Comissao
de Avaliagao de Documentos de Arquivo.
Art. 31 - Esta Resolugao entra em vigor na data de sua publicagao.
SALA DAS SESSOES DA CAMARA MUNICIPAL DE TOLEDO, Estado do
Parana, 4 de agosto de 2021.
BISOGNIN
Presidente da Camara Municipal
, J... -
PEDRO VARELA
Primeiro-vice-presidente
GENIVALDO PAES
Segundo-vice-presidente
IAR' VALDOMI-RO BOZO
Primeiro-secretacfo Segundo-secretario
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ANEXO I
PADROESTECNICOS MINIMOS PARA DIGITALIZAQAO DE DOCUMENTOS
RESOLUQAO
MINIMA
TIRO
ORIGINAL
FORMATO DE
ARQUIVO* DOCUMENTO COR
Textos impresses, sem
ilustrapao, em preto e
branco
Monocromatico
(preto e branco) 300 dpi Texto PDF/A
Textos impresses, com
ilustrapao, em preto e
branco
Texto
Imagem 300 dpi Escala de cinza PDF/A
Textos impresses, com
ilustrapao e cores
Texto
Imagem 300 dpi RGB (colorido) PDF/A
Textos manuscritos,
com ou sem ilustrapao,
em preto e branco
Texto
Imagem 300 dpi Escala de cinza PDF/A
Textos manuscritos,
com ou sem ilustrapao,
em cores
Texto
Imagem 300 dpi RGB (colorido) PDF/A
Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Monocromatico
(preto e branco)
Texto
Imagem Plantas e mapas 600 dpi PNG
*Na hipotese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressao sem perda,
de forma que a informapao obtida apos a descompressao seja identica a informapao
antes de ser comprimida.
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ANEXO II
METADADOS MINIMOS EXIGIDOS
a) Para todos os documentos:
Metadados Defini$ao
Palavras-chave que representam o conteudo do documento.
Rode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulario controlado ou
tesauro.
Assunto
Autor (nome) Pessoa natural ou juridica que emitiu o documento.
Data e local da
digitalizagao
Registro cronologico (data e hora) e topico (local) da digitalizagao do
documento.
Identificador unico atribuldo ao documento no ato de sua captura para o
sistema informatizado (sistema de negocios).
Identificador do
documento digital
Responsavel pela
digitalizagao Pessoa juridica ou fisica responsavel pela digitalizagao
Elemento de descrigao que nomeia o documento, podendo ser formal ou
atribuldo.
Titulo FORMAL: designagao registrada no documento
ATRIBUIDO: designagao providenciada para identificagao de urn documento
formalmente desprovido de titulo.
Indica o tipo de documento, ou seja, a configuragao da especie documental
de acordo com a atividade que a gerou.
Algoritmo que mapeia uma sequencia de bits (de urn arquivo em formato
digital), com a finalidade de realizar a sua verificagao de integridade.
Tipo documental
Hash (chekcsum)
da imagem
b) Para documentos digitalizados por pessoas jundicas de direito publico interne:
Metadados Definigao
Identificagao da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com
base em um piano de classificagao de documentos. Classe
Data de produgao
(do documento
original)
Registro cronologico (data e hora) e topico (local) da produgao do documento.
Destinagao
prevista
(eliminagao ou
guarda
permanente)
Indicagao da proxima agao de destinagao (transferencia, eliminagao ou
recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento a tabela de
temporalidade e destinagao de documentos das atividades-meio e das
atividades-fim.
Indica o genero documental, ou seja, a configuragao da informagao no
documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicagao do
documento.
Indicagao do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o
cumprimento da destinagao.
Genero
Prazo de guarda
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C Estado do Parana
JUSTIFICATIVA
SENHOR PRESIDENTE,
SENHORA VEREADORA
SENHORES VEREADORES.
A Constituigao Federal, em seu artigo 180 e paragrafo unico, preve o amparo a
cultura e protegao especial aos documentos de valor historico. Da mesma forma, o inciso IV
do artigo 9° da Lei Organica do Municipio de Toledo atribui ao Municipio a competencia para
promover a protegao do patrimonio historico-cultural local.
Os arquivos da Camara Municipal de Toledo pertencem ao patrimonio cultural
do Municipio, importante parcela dos arquivos municipais, sendo urn instrumento de apoio
indispensavel a continuidade legislativa, politica e administrative do Poder Legislative
Toledano.
Em vista da inexistencia de norma municipal sobre o tema, faz-se urgente e
necessario o levantamento e a racionalizagao da produgao documental, a fim de aumentar a
eficiencia dos arquivos correntes e a qualidade e funcionalidade dos arquivos permanentes,
em beneficio da recuperagao de informagoes e da pesquisa.
Tambem e necessario estabelecer as bases para a integragao efetiva das fases
ativa, semiativa e de guarda permanente dos documentos, como a forma de assegurar a
protegao dos arquivos a partir de sua produgao.
A avaliagao criteriosa dos documentos e pre-requisito para promover o controle
do crescimento da massa de papeis, que dar-se-a por meio do descarte sistematico de series
mais volumosas e rotineiras, o que refletira na liberagao de areas e na selegao do arquivo
permanente.
E primordial a Camara Municipal de Toledo que haja regulamentagao para a
correta selegao dos documentos para preservagao, tendo em vista seu uso pela propria
Camara, para fins administrativos, legais, fiscais e de pesquisa, e por terceiros, na
recuperagao da historia parlamentar, politica e social do Municipio.
Adicionalmente, a acelerada evolugao das tecnologias de informagao vem
gerando profundas mudangas em varies aspectos da vida moderna, onde o uso direto ou
indireto de sofisticados sistemas de processamento e de teleprocessamento de dados se faz
presente ate mesmo em atividades as mais simples e elementares. Como decorrencias
dessas mudangas, e inevitavel o crescente descompasso entre os novos habitos de vida e os
sistemas legislatives enquanto voltados para a discipline dos fatos que Ihe sao relevantes.
Exemplo deste descompassado e o conjunto de normas e atitudes que visam
a preservagao e a exigencia do “papel” como forma de assegurar e comprovar fatos nas mais
diferentes esferas da vida humana, empresarial, administrative, judicial etc.
O Projeto ora proposto tambem visa a dar inicio ao processo de atenuagao
deste descompasso entre direito e realidade, alcangando tambem significativos beneficios no
que respeita a simplificagao de procedimentos e a redugao de custos que ora sao impostos
as pessoas naturais e juridicas em consequencia da necessidade de manter, exibir e
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CAMARA MUNICIPAL DE TOLEDO j^]f 4"
Estado do Parana ! 0BYN
conservar documentos em papel.
As normas do Projeto nao extinguem a utilizapao do papel, mas abrem espapo
para o uso de recursos alternativos que permitem a substituipao eficaz do papel,
especialmente em situapoes nas quais ele se traduz em onus, tanto para o Estado como para
as empresas e cidadaos.
Hoje, ha toneladas de papel ocupando valiosos espapos em predios publicos e
particulares que, na maioria dos casos, por melhor que seja sua organizapao, requerem dias
de trabalho e busca e pesquisa para a localizapao deste ou daquele documento, exigido para
esta ou aquela finalidade.
A possibilidade de que a elaborapao e o arquivamento de documentos se fapa
atraves de sistemas eletronicos, dotados dos recursos necessarios a manutenpao de sua
integridade reduz custos de armazenamento, oferece metodos rapidos e eficientes de busca,
e proporciona a seguranpa adicional de protepao contra riscos de impressao, fornecendo ao
usuario interessado a reprodupao fiel do que neles se gravou.
De alta relevancia, ainda, o fato de que na forma como proposto, o Projeto
despreza a especificapao de tecnologias, mas ressalta delas os atributos imprescindiveis aos
objetivos buscados, o que Ihe atribui carater perenidade, na medida em que se mantera em
constante equilibrio com novas tecnologias, por mais celebres e avanpadas que estas venham
a ser.
Ademais disso, inserir em seu ordenamento jurldico disciplina desta natureza
coloca o Legislative Toledano no caminho irreversivel da modernidade por onde costumam
trafegar a napoes da visao.
Desta forma, submete-se o presente Projeto a elevada apreciapao dos ilustres
colegas, na certeza de seu irrestrito apoio na aprovacao.
Sala das Sessoes, 4 de agosto der2021.
LEOGLIDES BISOGNIN
Presidente da Camara Municipal ) >3 v- -
PEDRO VARELA
Primeiro-vice-presidente
GENIVALDO PAES
Segundo-vice-presidente
MARCELiq/MARQUES
Primeiro-secretario
VALDOMIRC/BOZO
Segundo-secretario
EXCELENTISSIMO SENHOR
VEREADOR LEOCLIDES BISOGNIN
PRESIDENTE DA CAMARA MUNICIPAL
NESTA CIDADE
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