norma nº 796/2023

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SÃO
CÃMARA MUNICIPAL DE 'f fREICO DA MATA-PE 
São Lourenço da Mata, 09 de maio de 2023. 
RESOLUÇÃO Nº 796/2023 
EMENTA: Instituir normas disciplinares 
internas para arquivamento de 
documentos, aprovar a Tabela de 
Temporalidade de Documentos e 
autorizar a realização do procedimento 
de eliminação e incineração de 
documentos da Câmara Municipal de 
São Lourenço da Mata. 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 1° É dever do Poder Público, nos termos da Lei Federal 8.159 de 08 de 
janeiro de 1991, a gestão documental e a de proteção especial a documentos 
de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. 
Art. 2° Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de 
. documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Municipal, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte 
da informação ou a natureza dos documentos. 
Art. 3° Considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento 
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. 
Art. 4° Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu 
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos 
de arquivos, que serão prestadas no prazo da Lei, sob pena de 
responsabilidade nos moldeis da Lei de Transparência (Lei Complementar 131, Á 
de 27 de maio de 2009) e a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527, de 18 DE ~ 
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CÃMARA MUNICIPAL OE 
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novembro de 2011 ), ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à 
segurança da sociedade e do Estado, tendo suas características expressas em 
Lei específica, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da 
honra e da imagem das pessoas. 
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DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
Art. 5° Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito 
Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrência de suas 
funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
Parágrafo Único - São também públicos, os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades 
privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas 
atividades. 
Art. 6° Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes. 
§1° Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo 
sem movimentação, constituam de consultas frequentes. 
§2° Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso 
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
§3° Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor 
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 7° A eliminação de documentos do Poder Legislativo Municipal será 
realizada mediante autorização do Chefe do Poder Legislativo, via Decreto, 
fundamentado na Ata elaborada e assinada pelos membros da Comissão 
Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos - CPAED da Câmara 
Municipal de São Lourenço da Mata. 
Parágrafo Único: Todos os documentos objetos da presente resolução, antes 
de serem eliminados fisicamente, deverão ser copiados e gravados em mídia 
e/ou meio digital. 
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SÃO
CÃMARA MUNI.CIPAL DE 
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Art. 8° Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
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DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
Art. 8° Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de 
suas atividades. 
Art. 10º Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como 
de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos 
de fontes relevantes_para a história e desenvolvimento científico nacional. 
Art. 11º O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de 
interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu 
proprietário ou possuidor. 
Art. 12º Os arquivos privados identificados como de interesse público e social 
poderão ser depositados a título revogável, ou doados ao arquivo municipal. 
IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DO ARQUIVO DO LEGISLATIVO 
MUNICIPAL 
Art. 13º A administração da documentação pública de natureza legislativa 
municipal ou de caráter público compete ao Poder Legislativo Municipal dentro 
da sua esfera de competência. 
Art. 14° A organização e administração do arquivo do Legislativo Municipal 
obedecerá a Legislação Federal, qual seja, Lei Federal nº 8.159 de 08 de 
janeiro de 1991, a Resolução CONARQ nº 40 de 11 de dezembro de 2014, 
bem como outras que por ventura vierem a alterá-las, cabendo assim, 
atualização da presente Resolução para que sejam produzidos os efeitos 
legais . 
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Art. 15° É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. 
§1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade 
e do Poder Legislativo, bem como aqueles necessários ao resguardo da 
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das 
pessoas são originariamente sigilosos. 
§2° O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e 
do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da 
data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, 
por igual período. 
§3° O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das 
pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua 
data de produção. 
Art. 16° Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a 
exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável 
à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. 
Parágrafo único: Nenhuma norma de organização administrativa será 
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. 
V 
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE 
DOCUMENTOS 
Art. 17º Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma 
da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e social. 
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Art. 18° Ficará criada, por meio de Portaria, a Comissão Permanente de 
Avaliação e Eliminação de Documentos - CPAED da Câmara Municipal de São 
Lourenço da Mata, vinculada ao Presidente do Poder Legislativo. 
Parágrafo Único: A Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de 
Documentos será composta pelo Diretor de Patrimônio e Arquivo e por dois 
servidores, sendo o Diretor, o Presidente e os Servidores membros. 
Art. 19° O objetivo geral da CPAED é instituir uma política de gestão de 
documentos no âmbito da Administração Pública Municipal, para avaliação e 
seleção de seu patrimônio documental, cabendo sua manutenção e busca em 
acervo quando solicitado, à servidores de natureza administrativa ou outro que 
venha a ser solicitado. A CPAED tem a finalidade de garantir a preservação do 
patrimônio arquivístico da Câmara Municipal. 
Art. 20º São competências da CPAED: 
1 - Propor critérios de racionalização e controle da produção de documentos; 
li - Definir critérios de valoração de documentos destinados à preservação do 
patrimônio documental do Município; 
Ili -Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade 
elaboradas; 
· IV - Avaliar o teor das Tabelas de Temporalidade publicadas, propondo, se 
necessário, correções ou adequações; 
V - Discutir, planejar e implantar atividades práticas em cada departamento 
com a finalidade de diagnosticar e destinar a documentação acumulada e 
produzida pelos órgãos municipais; 
VI - Submeter as Tabelas de Temporalidade à homologação da autoridade 
competente; 
VII - Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata. 
Parágrafo Único: Ficam conferidos à COMISSÃO PERMANENTE DE 
AVALIAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS, poderes gerais para 
deliberar sob todos os assuntos atinentes, inclusive os de decisão de quaisquer 
dúvidas durante o procedimento e eliminação e incineração de documentos do 
arquivo público do Legislativo Municipal. 
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Art. 21º Ficam estabelecidas as normas disciplinares internas para 
encaminhamento e recebimento de documentos para a arquivamento: 
1 - As caixas para arquivo deverão ser encaminhadas aos responsáveis da 
CPAED com a relação de documentos, a qual deverá ser impressa; 
li - Os documentos com os mesmos prazos de arquivamento deverão ser 
arquivados juntos; 
111 - As caixas de arquivo deverão ser conferidas no ato da entrega e assinadas 
pelos servidores de entrega e de recebimento; 
IV- Todos os documentos retirados da Divisão de arquivo deverão ser 
protocolados e assinados nas datas de entrega e saída; 
V - As caixas de arquivo entregues deverão ser correspondentes ao(s) ano(s) 
anterior(es). 
Art. 22º Fica estabelecido que a Tabela de Temporalidade Documental 
(ANEXO 1) é um documento institucional e normativo, que define o prazo de 
permanência de documentos. 
VI 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 23º Toda sequência de documentos a serem arquivados deverão ser 
separadas por ano, ainda que arquivadas em uma mesma caixa, tendo cada 
montante anual de documentos serem afixados em conjunto e possuírem uma 
capa que os identifique, bem como o ano e a respectiva numeração destes. 
Art. 24º Os documentos após serem juntados como determina o Art. 23, 
deverão ser juntados em caixas de arquivo, as quais obrigatoriamente deverão 
ser identificadas . 
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Art. 25° Para documentos que não estejam inclusos no ANEXO I desta 
resolução, caberá à Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de 
Documentos - CPAED deliberar quanto aos seus prazos de arquivamento e 
respectiva eliminação, bem como efetuar os referidos registros em ata. 
Art. 26° A qualquer momento o Anexo da presente Resolução poderão ser 
alterados por meio da proposição e aprovação de uma nova Resolução. 
Art. 27° Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, 
revogando-se disposições em contrário. 
Câmara Municipal de São Lourenço da Mata. 
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LEONARDO BARBO~~NTO 
PRESIDENTE 
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ANEXO 1 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
DOCUMENTO PRAZO DE ARQUIVAMENTO ELIMINAÇÃO S=SIM N=NÃO 
Folder, cartazes, convites Durante Vigência S 
Correspondências recebidas e expedidas (ofícios, memorandos, 
requerimentos, protocolos, avisos, notificações) 05 anos S 
Acordos, contratos, convênios, termos aditivos, rescisões contratuais 
Permanente N 
Ata de reuniões, pareceres e relatórios Permanente N 
Processos judiciais já concluídos 05 anos S 
Processos Administrativos de Projetos de Leis bem como seus respectivos 
autógrafos, sanções e publicações (Leis Ordinárias e Complementares) 
Permanente N 
Processos Administrativos de Projetos de Resolução bem como seus 
respectivos autógrafos, sanções e publicações Permanente N 
Decretos expedidos Permanente N 
Portarias expedidas Permanente N 
· Atos da Mesa expedidos Permanente N 
Indicações Permanente N 
Carta Convite 30- anos S 
Pregão 30 anos S 
Tornada de Preço 30 anos S 
Concorrência 30 anos S 
lnexigibilidade 30 anos S 
Dispensa 30 anos S 
Leilão 30 anos S 
Chamada Pública 30 anos S 
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Documentos de Concursos Públicos e PSS Permanente N 
Empenhos, Liquidações e Pagamentos 30 anos S 
Prestações de Contas 30 anos S 
Documentos relativos à ficha funcional de servidores efetivos, comissionados e 
vereadores 
Permanente N 
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