norma nº 577/2011

PREFEITURA MUNICIPAL DE CHAPADA GAUCHA
ESTADO DE MINAS GERAIS
CNPJ: 01.612.489/0001-15
Lei nº. 577/2011
QU
Ç
(o
to
to
= DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO
No ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL, NA
Ç ESTRUTURA ADMINISTRATIVA DO
Ç MUNICÍPIO DE | CHAPADA
GAÚCHA/MG E DÁ OUTRAS
PROVIDÊNCIAS.
NT
Ke,
N
o
ho
to
ft
to
ig
Nes
Ne
No
No
O Povo do Município de Chapada Gaúcha, Estado de Minas Gerais, aprovou e
eu, José Raimundo Ribeiro Gomes, sanciono a seguinte Lei,
Art. 1º Fica criado o Arquivo Público Municipal de Chapada Gaúcha/MG, na Estrutura
Administrativa da Secretaria Municipal de Cultura - SMC, como instrumento de apoio à
Administração, à Cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e
informação.
Art. 2º O Arquivo Público Municipal de Chapada Gaúcha/MG tem por finalidade,
recolher e promover a preservação e divulgação do patrimônio cultural documental de
órgãos e unidades funcionais públicas, bem como, de documentos privados de interesse
público, competindo-lhe:
(
1 - Localizar, recolher, reunir, recuperar, organizar e manter sob sua guarda, os
documentos públicos e privados, a fim de que possam ser utilizados com fins
administrativos, legais e culturais para pesquisas;
(
CC
II - Franquear o uso do acervo ao público em geral, atendendo aos pedidos para fins de
e prova e de informação cultural.
r
Art. 3º A Administração Pública Municipal, recolherá ao Arquivo Público os conjuntos
documentais, produzidos e recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos e
entidades públicas de âmbito municipal, em decorrência de suas funções administrativas
- e legislativas.
Vá
Parágrafo único. São também públicos, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função, por
pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam o regime jurídico de direito
- privado, desenvolvam atividades públicas, por força de Lei; pelas empresas públicas,
e sociedades de economia mista, fundações privadas, instituídas por entes políticos e
territoriais e pelas concessionárias e permissionárias de serviços públicos, referentes a
atos praticados no exercício das funções delegadas pelo Poder Público Municipal.
Art. 4º Considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações
- técnicas referentes à sua tramitação, avaliação e arquivamento, em fase corrente,
* RUA IDEARTEALVES DES) - CENTRO - TEL: (38) 3634-1110 - FAX: (38) 3634-1112 - CEP 39.314-000 - CHAPADA GAÚCHA - MINAS GERAIS
- email: gabinete(Dchapadagaucha.mg.gov.br
= ADM 2009/2012 - “TODOS POR CHAPADA”
PREFEITURA MUNICIPAL DE CHAPADA GAÚCHA
ESTADO DE MINAS GERAIS
CNPJ: 01.612.489/0001-15
intermediária e permanente, visando a sua destruição ou recolhimento para guarda
permanente.
$ 1º Fase corrente: é o período em que os documentos em curso, ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
'$ 2º Fase intermediária: é o período em que os documentos que não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razão de interesse administrativo, aguardam sua
destruição ou recolhimento para guarda permanente.
$ 3º Fase permanente: é o período em que os documentos de valor histórico, probatório
e informativo, devem ser definitivamente preservados.
Art. 5º Os documentos ao serem recolhidos ao Arquivo Público Municipal de Chapada
Gaúcha/MG, deverão estar classificados, avaliados, organizados, higienizados e
acondicionados, bem como, acompanhados de instrumento descritivo, que permita sua
identificação e controle.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades detentores dos arquivos, poderão solicitar
orientação técnica do Arquivo Público Municipal de Chapada Gaúcha/MG, para a
realização das atividades que precedem ao recolhimento de acervos.
Art. 6º O Arquivo Público Municipal de Chapada Gaúcha/MG baixará, se necessário,
instruções normativas, detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e
entidades da Administração Pública Municipal, para a plena consecução das medidas
constantes nesta Lei.
/
Art. 7º Fica o Poder Executivo, autorizado a proceder a destruição por meios mecânicos
e/ou incineração de documentos inservíveis existentes no Arquivo Público Municipal
deste Município, nos termos desta Lei.
Parágrafo único. A presente destruição, por meios mecânicos e/ou incineração, deverá
ser realizada por Comissão Especial de Análise de Destruição ou Preservação de
Documento Público, nomeada pelo Chefe do Poder Executivo Municipal, mediante
= Portaria, da qual, deverão integrar um bibliotecário e, no mínimo, um servidor dos
QU seguintes órgãos: Departamento do Patrimônio Cultural de Chapada Gaúcha/MG,
Departamento de Recursos Humanos, Secretaria Municipal de Saúde, Secretaria
Municipal de Educação, Secretaria Municipal de Cultura, Presidente do Conselho
. Municipal do Patrimônio Cultural e o Presidente do Conselho Municipal de Cultura
se deste município.
q Art. 8º Para o desempenho de suas atribuições, a Comissão Especial de Análise de
Destruição ou Preservação de Documento Público, adotará os seguintes procedimentos:
I - LEVANTAMENTO: é a fase do trabalho em que são relacionados os tipos de
documentos existentes no Arquivo Público Municipal de Chapada Gaúcha/MG, em que
elaborar-se-á à “Tabela de Temporalidade”, com objetivo de fixar o prazo de
* RUA IDEARTE ALVES + 180 - CENTRO - TEL: (38) 3634-1110 - FAX: (38) 3634-1112 - CEP 39.314-000 - CHAPADA GAÚCHA - MINAS GERAIS
email: gabinete(Ochapadagaucha.mg.gov.br
ADM 2009/2012 - “TODOS POR CHAPADA”
PREFEITURA MUNICIPAL DE CHAPADA GAÚCHA
ESTADO DE MINAS GERAIS
CNPJ: 01.612.489/0001-15
C EEE servação de cada documento, produzido pelos organismos que compõem a
Administração Municipal direta e indireta;
II- AVALIAÇÃO: é a fase em que a Comissão fará a análise dos tipos de documentos.
Essa análise consiste na determinação do documento, como fonte de informação e deve
tomar por base, o uso administrativo dos documentos, seu valor legal, histórico e de
pesquisa;
HI - SELEÇÃO: a Comissão efetuará a escolha dos papéis e livros que não apresentem
valor, seja histórico, de pesquisa, administrativo, legal, contábil ou fiscal e àqueles
concernentes a direitos que não sejam suscetíveis de ato que interrompa a prescrição
guingienal ou a decadência, contra ou a favor de terceiros ou do Setor Público
Municipal;
IV - FORMAÇÃO PROCESSUAL: a Comissão instruirá o processo administrativo
com relatório circunstanciado sobre o trabalho até então desenvolvido, indicando os
critérios adotados para a seleção dos documentos, bem como, descrevendo cada
documento a ser destruído;
V - ELIMINAÇÃO: o ato de incineração ou de destruição mecânica de documentos
ocorrerá após a publicação de Edital de Destruição e ainda será precedido de lavratura
de uma ATA, em livro próprio para esse fim, na qual serão mencionadas as espécies de
documentos a serem destruídos/incinerados;
VI - RELATÓRIO FINAL: A Comissão Especial fará uma exposição escrita,
descrevendo todas as ações por elas implementadas. O Relatório faz parte integrante do
respectivo Processo Administrativo.
COCCCCCCCCCCCCCCeCccCcC
(
(
a) A Comissão Especial de Análise de Destruição ou Preservação de Documento
Público observará atentamente toda a legislação local, estadual e federal, no que diz
respeito à matéria, a fim de não ir de encontro a nenhum dispositivo legal, que
q regulamenta a duração ou o período de validade dos documentos;
CC
b) Aqueles documentos que forem considerados históricos, sua avaliação será efetuada,
quando necessário, em coordenação com a Secretaria Municipal de Educação e de
Cultura, Conselho Municipal de Cultura do Município de Chapada Gaúcha/MG,
q Conselho Municipal do Patrimônio Cultural do Município e/ou servidores da Estrutura
Administrativa Municipal, que detenham conhecimento sobre a matéria;
c) Cabe à Secretaria Municipal de Cultura, providenciar a publicação do Edital de
— Destruição, denominado autorização, para a destruição dos documentos relacionados
Ú pela Comissão;
d) A eliminação dos documentos ocorrerá após a lavratura do “Auto de Destruição”, em
- Jocal previamente escolhido pela Comissão e com a presença de, no mínimo 03 (três)
's testemunhas, designadas pela mesma, gendo um de seus membros, indicado pelo poder
q Legislativo Municipal.
- RUA IDEARTE ALVES DE SOUZA, 180 - CENTRO - TEL: (38) 3634-1110 - FAX: (38) 3634-1112 - CEP 39.314-000 - CHAPADA GAÚCHA - MINAS GERAIS
email: gabinete(Dchapadagaucha.mg.gov.br
= ADM 2009/2012 - “TODOS POR CHAPADA”
COCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCeCÊCCceCcle
CC
(
Nr
ds
RUA IDEARTE ALVES DE SOUZA, 180 - CENTRO - TEL: (38) 3634-1110 - FAX: (38) 3634-1112 - CEP 39.314-000 - CHAPADA GAÚCHA - MINAS GERAIS
Nes
Ns
Ns
SSE
ES
ee:
ESTADO DE MINAS GERAIS
CNPJ: 01.612.489/0001-15
EO documentos que não forem considerados objeto de incineração ou destruição,
deverão permanecer no Arquivo Público Municipal ou remetidos à Secretaria Municipal
de Cultura deste município;
f) Deverá ser extraída cópia autenticada da Ata lavrada de destruição de documentos,
para fim de arquivamento na Secretaria Municipal de Cultura.
Art. 9º A Comissão Especial de Análise de Destruição ou Preservação de Documento
Público, terá o prazo de 90(noventa) dias, a contar da data de sua nomeação, para
proceder aos procedimentos de que trata os incisos “I”, “IM”, “III” e “IV” do artigo 8º
desta Lei, sendo certo que os trabalhos desenvolvidos, serão considerados “serviço
público relevante”.
Art. 10. Excluem-se desta Lei, os documentos existentes no Arquivo Público Municipal,
que se referem à Câmara Municipal de Chapada Gaúcha/MG.
Art. 11. A cessação de atividades de instituições públicas municipais e de entidades de
caráter público implica o recolhimento de sua documentação ao Arquivo Público
Municipal ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 12. Aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanentes ou
identificados como de interesse público e social, será responsabilizado penal, civil e
administrativamente, na forma da legislação em vigor.
Art. 13. As despesas decorrentes da execução desta Lei correrão à conta do orçamento
próprio do Município.
Art. 14. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
hapada Gaúcha/MG, 18 de novembro de 2011.
JOSÉ DO RIBEIRO GOMES
PREFEITO MUNICIPAL
Prefeitura Mun. de Chai ada Gaúcha-MG
ertífico que esta Lei foi publicada no Quadro
email: gabinete(Dchapadagaucha.mg.gov.br
ADM 2009/2012 - “TODOS POR CHAPADA”
PREFEITURA MUNICIPAL DE CHAPADA GAÚCHA |
c
Oficial de publicações 5% ef
id 4
“Tesponsável
>