norma nº 554/2010

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DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO ARQUIV~ do oeste'
PÚBLICO MUNICIPAL, DEFINE AS DIRETRIZES
DA POLÍTICA MUNICIP AL DE ARQUIVOS
PÚBLICOS E PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO
E SOCIAL E CRIA O SISTEMA MUNICIPAL DE
ARQUIVOS - SISMARQ.
CNP.J 26'()42.556/0001-34
Rua PernamlHll'o, 7110- Centro - Fone: (34) 3453-1711I) - Fa:\;: 3453-1713 - ('1-:1) 38295-000
LEI N° 554, DE 27 DE MAIO DE 20 IO.
O Prefeito do Município de Limeira do Oeste, no uso das atribuições que
lhe são conferidas por lei e tendo em vista o disposto no a11.2 I da Lei Federal nO8.159, de 8 de
janeiro de 199I. faz saber que a Câmara Municipal aprovou e ele sanciona e promulga a seguinte
lei:
CAPÍTULO I -DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1° É dever do Poder Público Municipal a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à
cultura. ao desenvolvimento científico e tecnológico e como elementos de prova e informação.
Art. r É assegurado ao cidadão o direito de acesso pleno aos documentos
públicos municipais, cuja consulta será franqueada pelo Poder Público Municipal, na forma desta
Lei. ressalvados aqueles cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado,
bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 3° Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos da administração direta, indireta, autárquica e
fundacional. por instituições municipais de caráter público, por entidades privadas, em
decorrência do exercício de suas atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 4° Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
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Art. 5" Considera-se política municipal de arquivos o conjunto
princípios, diretrizes e programas elaborados e executados pela Administração Pública
Municipal de forma a garantir a gestão, a preservação e o acesso aos documentos dos arquivos
públicos municipais, bem como a proteção especial a arquivos privados, considerados de
interesse público e social para o município de Limeira Do Oeste
CAPÍTULO II - DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL
Art. 6° Fica criado o Arquivo Público Municipal, subordinado diretamente
ao Gabinete do Prefeito, com dotação orçamentária própria, tendo as seguintes competências:
I - formular a política municipal de arquivos e exercer orientação
normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo,
qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;
11- implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos
arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública municipal;
111- promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de
valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração municipal;
IV - elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de
administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante o Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticas de documentos - e-ARQ
Brasil, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, para a organização e
funcionamento do protocolo e dos arquivos integrantes do sistema;
V - coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do
Município, orientar. rever e aprovar as propostas de Planos ou Códigos de Classificação e
Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal;
VI - autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais
desprovidos de valor permanente. na condição de instituição arquivística pública municipal, de
acordo com a determinação prevista no artigo 9° da Lei Federal n° 8.159, de 1991;
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valor permanente ou histórico para o Arquivo Público Municipal, procedendo ao registro de sua ~/
entrada e o encaminhamentoàs unidadescompetentes,bem como assegurarsua preservaçãoe
acesso;
VIII - promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais
responsáveis pelas atividades arquivísticas das unidades integrantes do SISMARQ;
IX - promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal, com vistas à integração das atividades arquivísticas;
X - promover a difusão de informações sobre o Arquivo, bem como
garantir o acesso aos documentos públicos municipais, observadas as restrições previstas em lei;
XI - realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de
divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do Município.
Arf. 7° O Arquivo Público Municipal poderá, ainda, custodiar o acervo de
valor permanente ou histórico produzido e acumulado pela Câmara de Vereadores, mediante
acordo de cooperação firmado entre os Chefes dos Poderes Executivo e Legislativo municipais,
constituindo, cada um, fundo documental próprio.
CAPÍTULO lU - DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
Art. 8° Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de
Sistema Municipal de Arquivos - SISMARQ, as atividades de gestão de documentos no âmbito
dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal.
Art. 9° O SISMARQ tem por finalidade:
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública
municipal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
11- integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o compõem;
111- disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
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v -_racionalizar e reduzir os custos operacionaise de armazenagemd
documentaçãoarquivísticapÚblica;
VI - preservar o patrimôniodocumental arquivístico da Administração
PÚblicaMunicipal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gestão da informação pÚblicamunicipal.
Arf. 10. Integram o SISMARQ:
I - como órgão central, o Arquivo PÚblico Municipal;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das
atividades de gestão de documentos de arquivo nas Secretarias Municipais e órgãos equivalentes;
111- como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pelas atividades de
gestão de documentos de arquivo nos órgãos ou entidades subordinados ou vinculadas às
Secretarias Municipais e órgãos equivalentes.
Parágrafo único. O Arquivo da Câmara Municipal poderá integrar o
SISMARQ, mediante termo de adesão firmado com o órgão central, devendo seguir as diretrizes
e normas emanadas do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
Art. 1I. Os órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ vinculam-se ao
órgão central para os estritos efeitos do disposto nesta Lei, sem prejuízo da subordinação ou
vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e
entidades da Administração PÚblicaMunicipal.
Art. 12. Compete ao Arquivo Público Municipal como órgão central do
SISMARQ:
I - gerir o Sistema;
11- elaborar, implantar, implementar e acompanhar a Política Municipal
de Arquivos Públicos e Privados no âmbito do Poder Executivo Municipal;
111- coordenar e orientar os trabalhos de avaliação de documentos
públicos do Município, rever as propostas de Planos ou Códigos de Classificação e Tabelas de
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Temporalidade e Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da Administração Públic :_?l~/qf{.~.,~ Municipal e aprovar as atualizações periódicas que ocorrerem nos respectivos instrumentos; ~_ R ~.~
"'~.J"P~~/ IV - acompanhar e orientar. junto aos órgãos setoriais do SISMARQ, a .,riooeste "
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aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Prefeito;
V - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e
rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais e seccionais;
VI - promover a disseminação de normas técnicas e informações de
interesse para o aperfeiçoamento dos órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ;
VII - promover a integração das ações necessárias à implementação do
Sistema. mediante a adoção de novas tecnologias de comunicação e informação, com vistas à
racionalização de procedimentos e modernização de processos;
VIII - estimular e promover a capacitação. o aperfeiçoamento, o
treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquIvo;
IX - elaborar. em conjunto com os órgãos setoriais e seccionais planos.
programas e projetos que visem ao desenvolvimento. agilização e aperfeiçoamento do
SISMARQ. bem como acompanhar a sua execução;
X - manter mecanismos de al1iculação com o Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR. que tem por órgão central o CONARQ.
Art. 13. Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar. coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos
de arquivo. em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas
aprovadas pelo Prefeito;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas. em seu
âmbito de atuação e de seus seccionais. relativamente à padronização dos procedimentos
técnicos referentes às atividades de produção. classificação, registro, tramitação, arquivamento,
preservação. empréstimo. consulta. expedição. avaliação, eliminação. transferência.
recolhimento de documentos ao Arquivo Público Municipal. visando o acesso aos documentos e
informações neles contidas;
111 - elaborar Planos ou Códigos de Classificação de Documentos de
Arquivo. com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade. bem como
acompanhar a sua aplicação em seu âmbito de atuação e de suas seccionais;
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IV - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação
Documentos, prevista no Capítulo V, Seção I, desta Lei, a Tabela de Temporalidade
normas emanadas pelo CONARQ, e bem como a relativa às atividades finalísticas a ser
produzida em seu âmbito. e aplicá-Ia, após aprovação do Arquivo PÚblicoMunicipal;
V - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem
indispensáveis ao bom desempenho de suas funções;
VI - participar, com o órgão gestor, da formulação das diretrizes e metas
do SISMARQ.
Art. 14. O SISMARQ poderá contar com um sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos que atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil,
destinado à operacionalização, integração e modernização dos serviços arquivísticos dos órgãos
e entidades da Administração PÚblica Municipal, em especial no que tange às atividades de
protocolo e disseminação de informações.
CAPÍTULO IV - DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
Art. 15. São arquivos pÚblicos municipais os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos e entidades pÚblicos de
âmbito municipal em decorrência de suas funções administrativas e legislativas.
Parágrafo único. São também pÚblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por agentes do Poder PÚblico, no exercício de seu cargo e/ou função; por
pessoas físicas e jurídicas que. embora se submetam a regime jurídico de direito privado,
desenvolvam atividades pÚblicas, por força de lei; pelas empresas pÚblicas, sociedades de
economia mista, fundações privadas instituídas por entes políticos e territoriais e pelas
concessionárias e permissionárias de serviços pÚblicos referentes a atos praticados no exercício
das funções delegadas pelo Poder PÚblicoMunicipal.
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no parágrafo Único do
art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e
recebidos no exercício de atividades pÚblicas.
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Art. 17. Os documentos pÚblicos julgados de valor permanente q
integram
serão recolhidos ao Arquivo PÚblico Municipal. por serem inalienáveis e imprescritíveis,
conforme dispõe o art. 10 da Lei Federal n° 8.159, de 1991.
§ 10O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica
de edital nos processos de desestatização.
§ ZOOs documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das
instituições mencionadas no art. 18,enquanto necessários ao desempenho de suas atividades.
Art. 18. A cessação de atividades de instituições pÚblicas e de caráter
pÚblico implica o recolhimento de seus arquivos ao Arquivo PÚblico Municipal, ou sua
transferência à instituição sucessora.
Art. 19. Os documentos pÚblicos municipais são identificados como
correntes, intermediários e permanentes.
§ 10 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
§ ZOConsideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de
uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
§ 30 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.
Art. 20. A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela
Administração PÚblica Municipal e por instituições municipais de caráter pÚblico será realizada
mediante autorização do Arquivo PÚblicoMunicipal
CAPÍTULO V - DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
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Seção I -Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
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Municipal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, que
terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos
documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação
dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
§ 10 Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados,
avaliados e selecionados pela CPAD referida no caput, obedecendo aos prazos estabelecidos em
Tabela de Temporalidade e Destinação contidos na Resolução n° 14, de 200 I, aprovada pelo
CONARQ.
§ r Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e
selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as
Tabelas de Temporalidade e Destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no captil,
aprovadas pelo Arquivo Público Municipal.
§ Y Concluído o processo de análise, avaliação e seleção da
documentação, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de guarda e destinação
deverão ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade de Documentos a ser submetida
ao Arquivo Público Municipal para aprovação.
§ 40 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
procederá, periodicamente, à revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos para as
atualizações e ajustes que se fizerem necessários.
Seção 11- Da Entrada de Documentos de Valor Permanente no Arquivo Público Municipal
de Limeira do Oeste
Art. 22. Os documentos de valor permanente, ao serem recolhidos ao
Arquivo Público Municipal de Limeira do Oeste, deverão estar classificados, avaliados,
organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo
que permita sua identificação e controle.
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§ 10 As atividades técnicas referidas no capul, que
transferência ou ao
PÜblico Municipal, serão custeadas pelos órgãos e entidades produtores e/ou detentores dos
arquIvos.
§ 20 Os órgãos e entidades detentores dos arquivos poderão solicitar
orientação técnica do Arquivo PÚblico Municipal para a realização das atividades que precedem
ao recolhimento de acervos.
Art. 23. O Arquivo PÚblico Municipal baixará instruções normativas
detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração
PÚblicaMunicipal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.
CAPÍTULO VI - DOS ARQUIVOS PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL
Art. 24. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades.
Art. 25. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas poderão ser
classiticados como de interesse pÚblico e social, por decreto do Prefeito, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento
cientítico e tecnológico do município de Limeira do Oeste.
§ 1° A declaração de interesse pÚblico e social de arquivos privados será
precedida de parecer instruído com avaliação técnica realizada por Comissão Especial integrada
por especialistas, constituída pelo Arquivo PÚblicoMunicipal.
§ r Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas classificados
como de interesse pÚblicoe social poderão ser franqueados mediante autorização de seu
proprietárioou possuidor.
§ 3" Os arquivos de entidades privadas encarregadas de serviços pÚblicos
municipais ficam classiticados como de interesse pÚblicoe social.
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§ 4° A declaração de interesse pÚblico e social de que trata este artigo na ~~-'P.;~-:~~I;n"y; y
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implica a transferência do respectivo acervo para guarda do Arquivo PÚblico Municipal, nem~
exclui a responsabilidade por pal1ede seus detentores, pela guarda e preservação do acervo.
§ 5° Os arquivos privados classificados como de interesse pÚblicoe social
poderão ser depositados, a título revogável, no Arquivo PÚblicoMunicipal ou doados a este.
Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de
interesse pÚblico e social poderão receber assistência técnica do Arquivo PÚblico Municipal, ou
de outras instituições arquivísticas, mediante convênio, objetivando o apoio para o
desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.
Art. 27. A alienação de arquivos privados declarados de interesse pÚblico
e social deve ser precedida de notificação ao Município, titular do direito de preferência, para
que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na sua aquisição.
Capítulo VII - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 28. O Poder Executivo Municipal fica autorizado a regulamentar a
estrutura e o quadro funcional do Arquivo PÚblicoMunicipal.
Art. 29. O Arquivo PÚblico Municipal terá quadro próprio de servidores
admitidos de acordo com os dispositivos legais em vigor.
Art. 30. É proibida toda e qualquer eliminação de documentos produzidos,
recebidos ou acumulados pela Administração PÚblicaMunicipal, no exercício de suas funções e
atividades, sem a autorização do Arquivo PÚblicoMunicipal.
Art. 31. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma do artigo 25 da Lei Federal n° 8.159, de 1991, e da Seção IV, do Capítulo V, da Lei nO
9.605. de 12 de fevereiro de 1998, aquele que desfigurar ou destruir, no todo ou em parte,
documento de valor permanente ou considerado, pelo Poder PÚblico,como de interesse pÚblicoe
social.
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Art. 32. As disposições desta Lei aplicam-se, também, aos document
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Ar!. 33. As disposições desta Lei aplicam-se às autarquias, fundaçõe~
instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista,
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Art. 34. O Poder Executivo Municipal regulamentará a presente lei no
prazo máximo de 90 (noventa) dias.
Prefeitura Municipal de Limeiralao de maio de 2010.
Publicada por afixação no local de costume nesta Prefeitura e arquivada na data supra.
Daniele ~osta
Secretária