norma nº 1644/2015

PREFEITURA
Prefeitura Municipal de Rio Pardo de Minas
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LEI MUNICIPAL N.º 1.644, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2015.
Dispõe sobre a criação do Arquivo Público
Municipal, define as diretrizes da Política
Municipal de arquivos públicos e privados de
interesse público e social e cria o Sistema
Municipal de Arquivos — SISMARGQ.
O Povo do Município de Rio Pardo de Minas, Estado de Minas Gerais, por
seus representantes na Câmara Municipal aprova e eu, Prefeito Municipal, em seu
nome, sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO |
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público Municipal a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e tecnológico e como
elementos de prova e informação.
Art. 2º É assegurado ao cidadão o direito de acesso pleno aos
documentos públicos municipais, cuja consulta será franqueada pelo Poder Público
Municipal, na forma desta Lei, ressalvados aqueles cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 3º Considera-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por órgãos da administração direta, indireta,
autárquica e fundacional, por instituições municipais de caráter público, por
entidades privadas, em decorrência do exercício de suas atividades específicas,
bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Art. 4º Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando
à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 5º Considera-se política municipal de arquivos o conjunto de
princípios, diretrizes e programas elaborados e executados pela Administração
Pública Municipal de forma a garantir a gestão, a preservação e o acesso aos
documentos dos arquivos públicos municipais, bem como a proteção especial a
arquivos privados, considerados de interesse público e-social para o município de
Rio Pardo de Minas.
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CAPÍTULO Il
DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL
Art. 6º Fica criado o Arquivo Público Municipal, subordinado
diretamente ao Gabinete do Prefeito, com dotação orçamentária própria, tendo as
seguintes competências:
| — formular a política municipal de arquivos e exercer orientação
normativa, visando a gestão documental e a proteção especial aos documentos de
arquivo, qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;
Il — implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de
documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração
pública municipal;
Ill — promover a organização, a preservação e o acesso aos
documentos de valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da
Administração Municipal;
IV — elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases
da administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante o
Modelo de Requisitos para sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticas de
Documentos, e ARQ Brasil, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos —
CONARQ, para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos
integrantes do sistema;
V — coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do
Município, orientar, rever e aprovar as propostas de Planos ou Códigos de
Classificação e Tabelas de Temporalidade e destinação de Documentos dos órgãos
e entidades da Administração Pública Municipal;
VI — autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais
desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivística pública
municipal de acordo com a determinação prevista no artigo 9º da Lei Federal n.º
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
VII — acompanhar a transferência e o recolhimento de documentos
de valor permanente ou histórico para o Arquivo Público Municipal, procedendo ao
registro de sua entrada e o encaminhamento às unidades competentes, bem como
assegurar sua preservação e acesso;
VIII — promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais
responsáveis pelas atividades arquivísticas das unidades integrantes do SISMARQ;
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IX — promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades
da Administração Pública Municipal, com vistas à integração das atividades
arquivísticas;
X — promover a difusão de informações sobre o Arquivo, bem como
garantir o acesso aos documentos públicos municipais, observadas eventuais
restrições; e
XI - realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de
divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do Município.
Art. 7º O Arquivo Público Municipal poderá, ainda, custodiar o
acervo de valor permanente ou histórico produzido e acumulado pela Câmara de
Vereadores, mediante acordo de cooperação firmado entre os chefes dos Poderes
Executivo e Legislativo Municipais, constituindo, cada um, fundo documental próprio.
CAPÍTULO Ill
DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
Art. 8º Ficam organizadas sob forma de sistema, com a
denominação de Sistema Municipal de Arquivos — SISMARQ, as atividades de
gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública
Municipal.
Art. 9º O SISMARQ tem por finalidade:
| — garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração
Pública Municipal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às
informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais;
Il — integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de
arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o compõem;
Ill — disseminar normas relativas à gestão de documentos de
arquivo;
IV — racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V — racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem
da documentação arquivística pública;
VI — preservar o patrimônio documental arquivístico da
Administração Pública Municipal; e
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VII — articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gestão da informação pública municipal.
Art. 10. Integram o SISMARQ:
| - como órgão central, o Arquivo Público Municipal;
Ill — como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela
coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nas Secretarias
Municipais e órgãos equivalentes;
ll — como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pelas
atividades de gestão de documentos de arquivo nos órgãos ou entidades
subordinados ou vinculados às Secretarias Municipais e órgãos equivalentes.
Parágrafo único. O Arquivo da Câmara Municipal poderá integrar o
SISMARQ, mediante termo de adesão firmado com o órgão central, devendo seguir
as diretrizes e normas emanadas do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação e
vinculação administrativa.
Art. 11. Os órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ vinculam-se
ao órgão central para os estritos efeitos do disposto nesta Lei, sem prejuízo da
subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura
organizacional dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal.
Art. 12. Compete ao Arquivo Público Municipal como órgão central
do SISMARQ:
| — gerir o sistema;
Ill — elaborar, implantar, implementar e acompanhar a Política
Municipal de Arquivos Públicos e Privados no âmbito do Poder Executivo Municipal;
Ill — coordenar e orientar os trabalhos de avaliação de documentos
públicos do Município, rever as propostas de Planos ou Códigos de Classificação e
Tabelas de Temporalidade e Destinação de documentos dos órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal e aprovar as atualizações periódicas que ocorrerem
nos respectivos instrumentos;
IV — acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SISMARQ
a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos
aprovadas pelo Prefeito;
V — orientar a implementação, coordenação e controle das
atividades e rotinas de trabalho relacionadas á gestão de documentos nos órgãos
setoriais e seccionais;
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VI - promover a disseminação de normas técnicas e informações de
interesse para o aperfeiçoamento dos órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ;
VII — promover a interação das ações necessárias à implementação
do Sistema, mediante a adoção de novas tecnologias de comunicação e informação,
com vistas à racionalização de procedimentos e modernização de processos,
VIII — estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o
treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo;
IX — elaborar, em conjunto com os órgãos setoriais e seccionais
planos, programas e projetos que visem ao desenvolvimento, agilização e
aperfeiçoamento do SISMARQ, bem como acompanhar a sua execução;
X — manter mecanismos de articulação com o Sistema de Arquivos —
SINAR, que tem por órgão central o CONARQ.
Art. 13. Compete aos órgãos setoriais:
| — implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
documentos de arquivo em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em
conformidade com as normas aprovadas pelo Prefeito;
Il — implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas,
em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, relativamente à padronização dos
procedimentos técnicos referentes às atividades de produção, classificação, registro,
tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação,
eliminação, transferência, recolhimento de documentos ao Arquivo Público
Municipal, visando o acesso aos documentos e informações neles contidas;
Ill — elaborar Planos ou Códigos de Classificação de Documentos de
Arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou
entidade, bem como acompanhar a sua aplicação em seu âmbito de atuação e suas
seccionais;
IV — elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos, prevista no Capítulo IV, Seção |, desta Lei, a Tabela de
Temporalidade e Destinação de arquivo relativa às suas atividades-meio, tendo por
base as normas emanadas pelo CONARQ, e bem como a relativa às atividades
finalísticas a serem produzidas em seu âmbito, e aplicá-las após aprovação do
Arquivo Público Municipal.
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V — proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a
reciclagem indispensáveis ao bom desempenho de suas funções; e
VI — participar, com o órgão gestor, da formulação das diretrizes e
metas do SISMARQ.
Art. 14. O SISMARQ poderá contar com um sistema informatizado
de gestão arquivística de documentos que atenda aos dispositivos contidos no e-Arq
Brasil, destinado à operacionalização, integração e modernização dos serviços
arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em
especial no que tange às atividades de protocolo e disseminação de informações.
Art. 15. São arquivos públicos municipais os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos e
entidades públicas de âmbito municipal em decorrência de suas funções
administrativas e legislativas.
Parágrafo único. São também púbicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/
ou função; por pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam a regime
jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei; pelas
empresas públicas, sociedades de economia mista, fundações privadas instituídas
por entes políticos e territoriais e pelas concessionárias e permissionárias de
serviços públicos referentes a atos praticados no exercício das funções delegadas
pelo Poder Público Municipal.
Art. 16. Competem às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no
parágrafo único do art. 15 a responsabilidade pela preservação adequada dos
documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 17. Os documentos públicos julgados de valor permanente que
integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial
ou total, serão recolhidos ao Arquivo Público Municipal, por serem inalienáveis e
imprescritíveis, conforme dispõe o art. 10 da Lei Federal n.º 8.159, de 1991.
$ 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula
específica de edital nos processos de desestatização.
8 2º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a
guarda das instituições mencionadas no art. 18, enquanto necessários ao
desempenho de suas atividades.
Art. 18. A cessação de atividades de instituições públicas e de
caráter público implica o recolhimento de seus arquivos ao Arquivo Público Municipal
ou sua transferência à instituição sucessora.
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Art. 19. Os documentos públicos municipais são identificados como
correntes, intermediários e permanentes.
$ 1º Consideram- se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
8 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente.
8 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.
Art. 20. A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela
Administração Pública Municipal e por instituições municipais de caráter público será
realizada mediante autorização do Arquivo Público Municipal.
. CAPÍTULO IV o
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
Seção |
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
Art. 21. Em cada órgão setorial do SISMARQ da Administração
Pública Municipal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos — CPAD, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo
de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu
âmbito de autuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
8 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados,
avaliados e selecionados pela CPAD referida no caput, obedecendo aos prazos
estabelecidos em Tabela de Temporalidade e Destinação, contidos na Resolução n.º
14, de 2001, aprovada pelo CONARQ.
8 2º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e
selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade
com as Tabelas de Temporalidade e Destinação, elaboradas pelas Comissões
mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Público Municipal.
8 3º Concluído o processo de análise, avaliação e seleção da
documentação, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de
guarda e destinação deverão ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade
de Documentos a ser submetida ao Arquivo Público Munigí ara aprovação.
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8 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
procederá, periodicamente, à revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos
para as atualizações e ajustes que se fizerem necessários.
Seção Il
Da Entrada de Documentos de Valor Permanente no Arquivo Público Municipal
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Art. 22. Os documentos de valor permanente, ao serem recolhidos
ao Arquivo Público Municipal de Rio Pardo de Minas, deverão estar classificados,
avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados
de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.
8 1º As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à
transferência ou ao recolhimento de documentos, assim como o transporte para o
Arquivo Público Municipal, serão custeadas pelos órgãos e entidades produtores
e/ou detentores dos arquivos.
8 2º Os órgãos e entidades detentores dos arquivos poderão solicitar
orientação técnica do Arquivo Público Municipal para a realização das atividades
que precedem ao recolhimento de acervos.
Art. 23. O arquivo Público Municipal baixará instruções normativas
detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da
Administração pública Municipal para plena consecução das medidas constantes
desta Seção.
CAPÍTULO V ,
DOS ARQUIVOS PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL
Art. 24. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em
decorrência de suas atividades.
Art. 25. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas
poderão ser classificados como de interesse público e social, por decreto do
Prefeito, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
história, cultura e o desenvolvimento científico e tecnológico do Município de Rio
Pardo de Minas.
8 1º A declaração de interesse público e social de arquivos privados
será precedida de parecer instruído com avaliação técnica realizada por Comissão
Especial integrada por especialistas, constituída pelo Arquivo Público Municipal.
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8 2º Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas
classificados como de interesse público e social poderão ser franqueados mediante
autorização de seu proprietário ou possuidor.
8 3º Os arquivos de entidades privadas encarregadas de serviços
públicos municipais ficam classificados como de interesse público social.
8 4º A declaração de interesse público e social de que trata este
artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda do Arquivo
Público Municipal nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela
guarda e preservação do acervo.
8 5º Os arquivos privados classificados como de interesse público e
social poderão ser depositados, a título revogável, no Arquivo Público Municipal ou
doados a este.
Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados
declarados de interesse público e social poderão receber assistência técnica do
Arquivo Público Municipal, ou de outras instituições arquivísticas, mediante
convênio, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à
organização, preservação e divulgação do acervo.
Art. 27. A alienação de arquivos privados declarados de interesse
público e social deve ser precedida de notificação ao Município, titular do direito de
preferência, para que manifeste, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, interesse
na sua aquisição.
CAPÍTULO vi |
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 28. O Poder Executivo Municipal fica autorizado a regulamentar
a estrutura e o quadro funcional do Arquivo Público Municipal.
Art. 29. O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de
servidores admitidos de acordo com os dispositivos legais em vigor.
Art. 30. É proibida toda e qualquer eliminação de documentos
produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Pública Municipal, no
exercício de suas funções e atividades, sem a autorização do Arquivo Público
Municipal.
Art. 31. Ficará sujeito à responsabilidade penal e administrativa, na
forma de artigo 25 da Lei Federal n.º 8.159, de 1991, e da seção IV, do Capitulo V,
da Lei Federal n.º 9.605, de 1998, aquele que desfigurar ou destruir, no todo ou em
parte, documento de valor permanente ou considerado pelo Poder Público como de
interesse público e social.
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Art. 32. As disposições desta Lei aplicam-se, também, aos
documentos arquivísticos digitais.
Art. 33. As disposições desta Lei aplicam-se às Autarquias,
Fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas,
sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos.
Art. 34. O Poder Executivo Municipal pode editar normas
complementares à presente lei através de Decreto.
Art. 35. Revogam-se as disposições em contrário.
Art. 36. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.
Rio Pardo de Minas (MG), 21 de dezembro de 2015.
JOVELINO/PINHEIRO COSTA
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