materia nº 316/2013

PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº 316 /2013
DISPÕE SOBRE A ELIMINAÇÃO 
DE PASTAS DE COMPROVANTES 
DE DESPESAS ENVIADAS PELA 
PREFEITURA.
Faço saber que a Câmara Municipal de Rio Pomba, Estado de Minas Gerais, 
aprovou e eu, Presidente da Câmara, nos termos do art. 41, inciso IV, do Regimento 
Interno, promulgo a seguinte Resolução:
Art. 1º Os documentos da Prefeitura enviados à Câmara Municipal por força do 
art. 59, inciso VIII, da Lei Orgânica Municipal, poderão ser eliminados observando-se 
o disposto nesta Resolução.
Art. 2º Sempre que houver a necessidade de reduzir a massa documental nos 
arquivos da Câmara Municipal, a Mesa Diretora poderá eliminar, por processo de 
destruição mecânica, os documentos a que se refere o art. 1º, observando-se 
obrigatoriamente os seguintes critérios:
I – os documentos devem se referir a exercícios cujas contas já foram julgadas 
pela Câmara Municipal de Rio Pomba, após emissão do parecer prévio pelo Tribunal 
de Contas do Estado de Minas Gerais;
II – será observado o decurso do prazo de 05 (cinco) anos para revisão do 
julgado.
Art. 3º Nenhuma documentação será eliminada sem a prévia publicação de 
edital de ciência de eliminação de documentos, por afixação no quadro próprio da 
Câmara Municipal e divulgação em seu sítio oficial, por prazo não inferior a 30 (trinta) 
dias, para que os interessados possam requerer cópias ou certidões.
Art. 4º Será lavrada certidão de eliminação dos documentos, assinada pela Mesa 
Diretora, constando a relação dos documentos eliminados, o nome do servidor 
responsável pela destruição dos mesmos, a data e o local em que ocorreu.
Art. 5º O resultado da destruição mecânica dos documentos poderá ser doado a 
instituições filantrópicas e sem fins lucrativos, a fim de que sejam vendidos para 
reciclagem e retornem como receita para as instituições.
Art. 6º Antes de proceder à destruição mecânica dos documentos, a Mesa 
Diretora, através de ofício, consultará o Chefe do Poder Executivo Municipal se existe 
interesse em receber as pastas de documentos, sendo que, somente mediante a resposta 
negativa do Chefe do Executivo, a Câmara iniciará o procedimento de destruição.
Art. 7º Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.
Rio Pomba, Estado de Minas Gerais, Plenário Presidente Tancredo de Almeida
Neves, 30 de julho de 2013;
246º da Fundação e 181º da Emancipação.
VEREADORA MARIA DO CARMO VIEIRA DA SILVA GOMES
Presidente da Câmara
VEREADOR TÚLIO MOTA SALGADO
Vice-Presidente
VEREADOR PAULO HENRIQUE DA SILVA
Secretário
Projeto de Resolução nº 316/2013
J u s t i f i c a t i v a:
Apresentamos ao Plenário esta proposta que visa autorizar e dispor sobre a 
eliminação de documentos constantes dos arquivos da Câmara, para liberação de 
espaço físico e melhor organização do mesmo.
É bom frisar que os documentos tratados neste projeto são balancetes contábeis,
terceiras vias de notas de empenho e folhas de pagamento enviadas pela Prefeitura à 
Câmara por força do art. 59 da Lei Orgânica, que diz: 
“Art. 59 Compete privativamente ao Prefeito:
VIII - enviar à Câmara Municipal até o 15º dia útil de cada 
mês, os balancetes contábeis e orçamentários juntamente 
com as cópias dos respectivos documentos que deram 
origem às operações escrituradas no mês imediatamente 
anterior;”
Tais documentos ocupam volume consideravelmente grande e, na realidade, são 
produzidos pela Prefeitura e de sua responsabilidade. A Prefeitura é quem deverá
arquivá-los por mais tempo, assim como a Câmara Municipal com relação aos 
documentos que produz.
Para elaborar esta proposição, buscamos informações na obra “Do protocolo ao 
arquivo: passo a passo: a tramitação de documentos do protocolo à eliminação”, de 
Ricardo Gomes Amorim e Cleide Clares; Ribeirão Preto. Ibrap: 2004/2005. 2ª edição; 
e ainda nas consultas do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais de nºs
87/1985 
e 100.962-1/93.
Inclusive, a redação do art. 5º do projeto originou-se de sugestão do 
Conselheiro-Relator Maurício Brandi Aleixo, do Tribunal de Contas do Estado, em 
resposta a item na Consulta nº 87/1985, que transcrevo:
“Contudo, entendemos, "data venia", que a Administração Pública, 
após a INUTILIZAÇÃO do documento, como tal, deveria dar-lhe uma 
DESTINAÇÃO SOCIAL, posto que o PAPEL resultante da inutilização 
TEM EXPRESSÃO ECONÔMICA, (pela sua reciclagem) e pode ser 
vendido como "papel velho", obtendo-se, daí, uma vantagem de 
natureza econômica. Nesse sentido, a DOAÇÃO desse papel a 
instituições e caridade locais parece-nos, salvo melhor juízo, a 
melhor destinação a ser dada a documentos que tais. "FORTIORI", 
pelo simples fato de que promover a incineração dos documentos 
demanda o dispêndio de numerários para formos, local apropriado, 
transporte, pessoal habilitado, etc. e, dependendo do volume, passa 
a se constituir em mais uma atividade-fonte de poluição ambiental, 
ao passo que a doação do material, após sua inutilização como 
documento (obtida pelo ato de picotá-lo ou pela oposição de 
carimbo contendo a expressão: "ARQUIVADO", "LIQUIDADO", 
"INUTILIZADO", "ARQUIVADO MORTO" ou equivalente), transfere 
para a Entidade donatária os ônus decorrentes da coleta, transporte 
a destinação dos documentos.”
Rio Pomba, Estado de Minas Gerais, Plenário Presidente Tancredo de Almeida
Neves, 30 de julho de 2013;
246º da Fundação e 181º da Emancipação.
VEREADORA MARIA DO CARMO VIEIRA DA SILVA GOMES
Presidente da Câmara
VEREADOR TÚLIO MOTA SALGADO
Vice-Presidente
VEREADOR PAULO HENRIQUE DA SILVA
Secretário