| a
|| CAMARA
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
PROJETO DE LEI Nº 18/2025
“DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DA
COMISSÃO PERMANENTE DE
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
(CPAD) PARA
PROCEDIMENTALIZAR o
DESCARTE DE DOCUMENTOS
MUNICIPAIS ANTIGOS,
ARMAZENADOS NO ARQUIVO
PÚBLICO DE DOCUMENTOS
MUNICIPAIS, E DÁ OUTRAS
PROVIDÊNCIAS.”
FAÇO SABER que a Câmara Municipal de Tapira/MG, aprova e eu, Prefeita
Municipal, nos termos do art. 44 da Lei Orgânica do Município, sanciono e
promulgo a seguinte Lei:
Art. 1º. Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -
CPAD do Município de Tapira com o objetivo de:
I- Atualizar, quando necessário, o Código de Classificação de Documentos ea
Tabela de Temporalidade de Documentos;
Il- Proceder a avaliação dos documentos para estabelecer o ciclo de vida
documental e destinação final:
Ill- Analisar e autorizar o descarte de documentos.
Art. 2º. Caberá a chefe do poder executivo, no uso das atribuições que lhe
compete, designar os servidores que comporão a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, a fim de estabelecer critérios de avaliação e seleção
dos documentos e a forma como se dará o descarte.
Parágrafo único. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Publicos será instituída por meio de portaria do executivo e deverá ter no mínimo
03 (três) membros.
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38.185-000
Fone/Fax: 34. 3633.1161 - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br | camaratapira2Z013Qgmail.com
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
Art. 3º. Fica determinado à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
- CPAD que faça o acompanhamento da Política de Gestão de Documentos e
desenvolva as ações abaixo para o aprimoramento da gestão documental no
âmbito do Município:
|- Levantar em sua Unidade Administrativa, os documentos/processos que estão
ativos no Sistema de Protocolo e está arquivado fisicamente, realizar o
arquivamento também no Sistema;
Il - Criar o Arquivo Setorial adequado e equipado com materiais, móveis e
equipamentos de informática e com equipe de servidores, para receber os
documentos dos arquivos correntes e fazer a organização, guarda e controle dos
documentos nas fases Intermediária e Permanente;
HI — Adotar, rigorosamente, os procedimentos da Resolução nº 40, de 09 de
dezembro de 2014 do CONARQ, para eliminação de documentos públicos que
cumpriram os prazos de guarda, cuja destinação final seja “eliminação”.
Art. 4º. Fica autorizado à Comissão criada por esta lei que realize os
procedimentos para avaliação e descarte de documentos públicos antigos
armazenados no arquivo municipal.
$1º. São considerados documentos públicos todos os documentos produzidos na
consecução das atividades fim e atividades meios, bem como, todos os
processos, expedientes e demais documentos acumulados pela Administração
Pública Municipal.
82º. A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente
será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica.
Art. 5º. Os documentos públicos de arquivo, em razão do valor das informações
nele contidas, serão classificados para guarda temporária ou permanente de
acordo com suas peculiaridades pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos — CPAD.
Art. 6º. A autorização para a eliminação de documentos digitais e não digitais
dar-se-á mediante aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos — CPAD, de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de
documentos e aprovação do titular do órgão ou entidade produtor ou acumulador
do arquivo.
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38.185-000
Fone/Fax: 34. 3633.16] - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br | camaratapiraZ013Qgmail.com
MARA
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
Parágrafo único: A eliminação de documentos, anteriores a essa lei, que não
constam na tabela de temporalidade e destinação de documentos, será realizada
mediante autorização excepcional da instituição arquivística pública, em sua
esfera de competência.
Art. 7º. A Tabela de Temporalidade de Guarda de Documentos que trata o
Parágrafo único, do art. 6º, deverá ser criada por portaria e será adotada nos
órgãos da Administração Pública do Município de Tapira. Para tanto, deverá
seguir os critérios de guarda a seguir delineados:
| - Prazo de vigência é o intervalo de tempo durante o qual o documento produz
efeitos administrativos, legais e plenos, cumprindo as finalidades que
determinaram a sua produção.
Il - Prazo de prescrição é o intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade ou
qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer
direito seu que entenda violado. Este campo deverá ser preenchido por
profissional da área jurídica que estiver envolvido no trabalho de avaliação.
Hll - Prazo de precaução entende-se pelo intervalo de tempo durante o qual a
Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou
encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Municipal.
IV - O prazo de arquivamento corrente indica o tempo que o documento
permanece na Unidade produtora do documento.
V- O prazo de arquivamento intermediário indica o tempo que o documento
permanece no arquivo geral da Prefeitura, aguardando o tempo dos prazos
prescricionais ou de precaução, antes da destinação final.
VI - A Guarda Permanente é indicada para os documentos que, mesmo depois
de esgotados os prazos de vigência, prescrição ou precaução, continuam
apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural.
VII - A Eliminação é o procedimento de destruição física daqueles documentos
que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam
interesse histórico-cultural para a administração ou para a sociedade.
Art. 8º. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento arquivístico
ques estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda
permanente, determina os prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em
função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais,
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38.185-000
Fone/Fax: 34. 3633.1161 - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br | camaratapiraZ0l3Qgmail.com
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
históricos ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e
recolhimento de documentos públicos do Município.
Parágrafo único. As inovações à Tabela de Temporalidade, necessárias à
organização arquivística das Secretarias que compõe a Administração
Municipal, poderão se dar por meio de alterações ou acréscimos via Decreto
Municipal.
Art. 9º. À eliminação de documentos no âmbito da Prefeitura Municipal de Tapira
ocorrerá depois de concluído o processo de seleção a ser conduzido pelo
Arquivo Geral do Município, bem como autorizada pela Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos da Municipalidade, que aplicará a Tabela de
Temporalidade dos Documentos da Administração Pública Municipal.
81º. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por
meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo |) pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos — CPAD a ser submetida
para aprovação do titular do órgão ou entidade produtor ou acumulador do
arquivo.
82º. Os documentos a serem eliminados deverão constar de relação nominal
especificando-se o órgão, setor, número do documento ou processo, número de
folhas, classificação, justificativas, mensuração total, datas e partes, para fins de
análise da referida Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. (Anexo
| — Listagem de Eliminação de Documentos)
83º. Após obter a autorização para eliminação, o presidente da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos do Município deverá elaborar e
publicar o EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (Anexo
Il), no site do Município, para dar publicidade ao ato de que serão eliminados os
documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo |),
que deverá ocorrer em prazo não inferior a 10 (dez) dias corridos.
84º. Depois de eliminados os documentos indicados na planilha, lavrar-se-á o
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (Anexo III), que tem por objetivo
registrar as informações relativas ao ato de eliminação, para fins de ciência de
que a eliminação fora efetivada.
$Sº. O Termo de Eliminação de Documentos sera armazenado por tempo
indeterminado, não sendo admitida sua eliminação, salvo após digitalizado e
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38185-000
Fone/Fax: 34. 3633.1161 - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br | camaratapiraZO13Qgmail.com
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
constatada a integridade deste, observados os critérios dispostos no Art. 10
desta Lei.
Art. 10. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou
equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por
imagens, observado o disposto nesta Lei e nas legislações específicas, quando
houver.
81º. Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, este
poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja
preservação deverá ser mantida por tempo indeterminado.
82º. O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de
acordo com o disposto nesta Leie na legislação específica, quando houver, terão
O mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito,
inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
83º. Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os
documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, poderão
ser eliminados.
84º. Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o
mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da
Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior.
85º. É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro
meio físico, desde que contenha mecanismo de verificação de integridade e
autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao
particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.
Art. 11. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, sendo revogadas as
disposições em contrário.
Tapira, 14 de Abril de 2025.
manga du
APROVADO EM | ga — Lira Júni
) VADO EM. LN — Discusskuiz Carlos Lira Júnior
qi RS vás, SOLOS rias p Presidente
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38.185-000
Fone/Fax: 34. 3633.1161 - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br ] camaratapiraZOl3gmail.com
ARA
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO I
ORGÃO/SETOR:
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (indicar as siglas)
ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas) . ,
. == . Listagem nº: (indicar
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados | nº / ano da listagem)
na listagem, acompanhado das siglas respectivas)
No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar o nome do | Folha nº: (indicar nº
produtor(a)/acumulador(a) dos documentos. da folha / nº total de
folhas)
CÓDIGO DESCRITOR DATAS- UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
REFERENTE LIMITE
. DO OBSERVAÇÕES
À CLASSIFICAÇÃO E/OU
cóDIGOo JUSTIFICATIVAS
QUANTIFICAÇÃO (*) ESPECIFI
CAÇÃO
L L
1
1a
MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados) |
DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)
(*) PARA DOCUMENTOS DIGITAIS: (volume/quantificação) — indicar o volume total, medido em múltiplo de bytes, dos
documentos a serem eliminados.
(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido se os documentos a serem eliminados
necessitarem de comprovação de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas).
Conta(s) do(s) exercício(s) Conta(s) aprovada(s) pelo | Publicação no Diário Oficial (data, seção, página)
de: Tribunal de Contas em:
LOCAL/DATA LOCAL/DATA LOCAL/DATA
RESPONSÁVEL PELA PRESIDENTE DA COMISSÃO AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM
SELEÇÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO COMPETE APROVAR
DE DOCUMENTOS
LOCAL/DATA
AUTORIZO:
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38185-000
Fone/Fax: 34. 3633.1161 - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br | camaratapiraZOl3Qgmail.com
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
TITULAR DO ÓRGÃO/ENTIDADE PRODUTOR / ACUMULADOR DO ARQUIVO |]
ANEXO II
NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nº (indicar o nº/ ano do Edital)
O (A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos,
designado (a) pela Portaria nº (indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação),
publicada no (indicar o nome do periódico oficial ou do boletim interno do
órgão/entidade), de (indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de
Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular
do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade), faz saber a quem possa interessar que a partir
do (indicar o prazo para a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso) dia
subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o nome do periódico oficial ou,
na ausência dele, o do veículo de divulgação local), se não houver oposição, o(a) (indicar
O responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos
relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos
documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a)
(indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a
serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e
mediante petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a)
(indicar o nome do(a) órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou
processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Local e data.
Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos.
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38.185-000
Fone/Fax: 34. 3633.1161 - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br | camaratapiraZ0O13Ggmail.com
| o.
FI CA A
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO III
NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ..... dias do mês de... do ano de .......... » O(a) (indicar o nome do
órgão/entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de
Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular
do(a) (indicar o nome do órgão ou instituição) e respectivo Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no (indicar o nome
do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), de (indicar a
data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos
documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de
classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite
gerais), do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos
documentos que foram eliminados).
Local e data.
Nome, assinatura e cargo do(a) responsável designado(a) para supervisionar e
acompanhar a eliminação.
Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos.
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38.185-000
Fone/Fax: 34. 3633.1161 - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br | camaratapira2Z0O13GQgmail.com
MUNICIPAL DE TAPIRA
ESTADO DE MINAS GERAIS
Informações gerais para criação da Tabela de Temporalidade:
Prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz
efeitos administrativos, legais e plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua
produção.
Prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade ou
qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder J udiciário para fazer valer direito seu
que entenda violado. Ente campo deverá ser preenchido por profissional da área jurídica
que estiver envolvido ao trabalho de avaliação.
Prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade
guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda
definitiva do Arquivo Municipal.
Prazo de arquivamento corrente: indica o tempo que o documento
permanece na Unidade, junto ao produtor.
Prazo de arquivamento intermediário: indica o tempo que o documento
permanece no arquivo geral da Prefeitura, aguardando o tempo dos prazos prescricionais
ou de precaução/cautela, antes da destinação final.
Guarda Permanente: os documentos que, mesmo depois de esgotados os
prazos de vigência, prescrição ou precaução, continuam apresentando valor informativo,
probatório ou histórico-cultural. Esses documentos devem ser recolhidos/selecionados,
em sua totalidade, para guarda definitiva no Arquivo Geral, seguindo-se o assunto
discriminado no mesmo documento do processo.
Eliminação: É o procedimento de destruição física daqueles documentos que,
esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse
histórico-cultural para a administração ou para a sociedade.
Observação: campo destinado a registro da legislação que define prazos
prescricionais ou outras informações que se julgar de relevante importância para registro.
Rua Egídio Ribeiro de Resende, 83 - CEP 38.185-000
Fone/Fax: 34. 3633.116] - Tapira Minas Gerais
Www.camaratapira.mg.gov.br ] camaratapiraZol3Q
gmail.com