PROJETO DE LEI Nº 4.587, DE 23 DE ABRIL DE 2024
Dispõe sobre a Política Municipal de
Arquivos Públicos e Privados, cria o
Arquivo Público Municipal de Timóteo, e
dá outras providencias.
A CÂMARA MUNICIPAL DE TIMÓTEO aprova:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º O Poder Público Municipal promoverá a gestão documental e a
proteção especial conferida aos documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e tecnológico, e como elementos
de prova e informação.
Art. 2º É assegurado ao cidadão o direito de acesso pleno aos
documentos públicos municipais, cuja consulta será franqueada de forma ágil e
transparente pelos órgãos e setores responsáveis, na forma desta Lei, ressalvada as
hipótese de sigilo imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 3º Serão adotados os seguintes conceitos, para efeitos desta Lei:
I – Arquivos Públicos: são os conjuntos de documentos produzidos,
recebidos e acumulados pelos órgãos públicos, autarquias, fundações instituídas ou
mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista e
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, em decorrência do
exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos;
II – Gestão de Documentos: são os procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para
guarda permanente, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos;
III – Politica Municipal de Arquivos: é o conjunto de princípios, diretrizes e
programas elaborados e executados pela Administração Pública Municipal, de forma a
garantir a gestão, a preservação, a classificação, o uso, a destinação e o acesso aos
documentos públicos municipais, bem como a proteção especial aos arquivos privados,
classificados como de interesse público e social para o Município de Timóteo.
CAPÍTULO II
DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL
Art. 4º Fica instituído o Arquivo Público Municipal, no âmbito da
Secretaria Municipal de Administração e Gestão, ao qual incumbe, precipuamente:
I – formular a política municipal de arquivos e exercer a orientação
normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de
arquivo, qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;
II - implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de
documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela Administração
Municipal de Timóteo;
III – promover a organização, preservação e o acesso aos
documentos de valor permanente ou histórico, recolhidos dos diversos órgãos da
Administração Municipal;
IV – elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases
de administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos (e-ARQ Brasil), aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), para a organização e funcionamento do protocolo dos arquivos;
V- coordenar os trabalhos de classificação e avaliação dos
documentos públicos do Município;
VI - orientar, rever e aprovar as propostas de Códigos de
Classificação das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos
órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;
VII – autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais
desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivística pública
municipal, de acordo com a determinação prevista no art. 9º da Lei Federal 8.159, de
08 de janeiro de1991;
VIII – acompanhar o recolhimento de documentos de valor
permanente ou histórico para o Arquivo Público Municipal, procedendo ao registro
de sua entrada no referido órgão, além de assegurar sua preservação e acesso;
IX – promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais
responsáveis pelas atividades arquivísticas das unidades diretas e indiretas da
Administração Pública Municipal;
X – promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades
da Administração Pública Municipal, com vistas à integração e articulação das
atividades arquivísticas;
XI – promover a difusão de informações sobre o Arquivo Público
Municipal de Timóteo, bem como garantir o acesso aos documentos públicos
municipais, observadas as restrições previstas em Lei;
XII – realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de
divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do município.
Art. 5º O Arquivo Público Municipal de Timóteo poderá contar com
um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que atenda aos
dispositivos contidos no e-ARQ Brasil, destinado à operacionalização, integração e
modernização dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração
Pública Municipal, em especial no que tange às atividades de protocolo e
disseminação de informações.
Art. 6º O Arquivo Público Municipal poderá, ainda, custodiar o
acervo de valor permanente ou histórico produzido e acumulado pela Câmara de
Vereadores, mediante acordo de cooperação firmado entre os chefes dos poderes
Executivo e Legislativo municipais, constituindo, cada um, fundo documental próprio.
CAPÍTULO III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
Art. 7º São arquivos públicos municipais os conjuntos de
documentos digitais e não digitais, produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em
decorrência de suas funções.
§ 1º Consideram-se também públicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos:
I – por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou
função;
II – por pessoas físicas e jurídicas que, ainda se submetam a regime
jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força da Lei;
III – pelas entidades privadas, sem fins lucrativos, e pelas
concessionárias e permissionárias de serviços públicos referentes aos atos
praticados no exercício das funções delegadas pelo Poder Público Municipal;
§ 2º Compete às pessoas físicas e jurídicas mencionada no inciso II
do §1º a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos
e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 8º Os documentos públicos, julgados de valor permanente que
integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial
ou total, ou o acervo e unidades em processo de concessão, serão recolhidos ao
Arquivo Público Municipal, por serem inalienáveis e imprescritíveis, conforme dispõe
o art. 10 da Lei Federal nº 8.159/91.
§ 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula
específica de edital nos processos de desestatização ou concessão
§ 2º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a
guarda das instituições mencionadas no art. 10 desta Lei, enquanto necessários ao
desempenho de suas atividades.
Art. 9º A cessação de atividades de órgãos e entidades da
Administração implica no recolhimento dos documentos respectivos ao Arquivo
Público Municipal, ou sua transferência aos órgãos ou entidades sucessoras.
Art. 10 Os documentos públicos municipais são identificados como
correntes, intermediários e permanentes
§1º Consideram-se documentos correntes aqueles em cursou ou
que, mesmo sem movimentação, constitua objeto de consultas frequentes;
§2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente;
§3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.
Art. 11 A eliminação de documentos digitais ou não digitais ocorrerá
somente depois de concluído o processo de avaliação e seleção, devidamente
conduzidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, e
será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução nº
40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ ou
outra que vier a substitui-la.
Art. 12 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis, na forma da Lei Federal 8.159, 08 de janeiro de 1991.
Parágrafo único. Os indivíduos que desfigurar ou destruir os
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e
social, na forma na forma da legislação de referência, estará sujeito à
responsabilização penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
Seção I
Da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD
Art. 13 Fica instituída no Município de Timóteo, a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, responsável por promover o
processo de análise dos documentos produzidos e acumulados pelo Município, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda, nas fases corrente e intermediária, a
destinação final, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§1º A CPAD deverá ser formada por um grupo permanente e
multidisciplinar, preferencialmente em número ímpar, designados pelo Chefe do
Executivo Municipal, devendo contar, dentre outros, com os seguintes membros:
I – servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços
arquivísticos, que presidirá a CPAD;
II – pelo menos um representante de cada Secretaria do Município
de Timóteo, servidor efetivo, que detenha conhecimento das competências e
atividades desempenhadas pelo órgão que representa;
III – representantes do Arquivo Público Municipal de Timóteo.
§2º O servidor eventualmente empenhado nos trabalhos da CPAD
não sofrerá qualquer prejuízo a sua remuneração durante o período em que estiver
executando os trabalhos da comissão;
§3º A participação na CPAD não será remunerada e/ou gratificada a
qualquer título, bem como será considerado prestação de relevante serviço público.
Art. 14 Compete a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos – CPAD, sem prejuízo de eventuais outras atribuições correlatas:
I - definir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e
seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo
em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação
dos destituídos de valor;
II – elaborar e divulgar o Código de Classificação de Documentos e a
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, relativos às
atividades-meio e às atividades-fim da Administração Municipal de Timóteo,
promovendo as atualizações devidas, a revisão dos descritores, dos prazo de
guarda e destinação final, sempre que necessário;
III – elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de
Documentos – PDD, quando os conjuntos documentais não constarem no Código de
Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos, relativo às atividades-meio e/ou quando inexistirem Código de
Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos relativo às atividades-fim;
IV – observar e aplicar os procedimentos preconizados na legislação
de referência acerca da eliminação de documentos digitais e não digitais;
V - analisar, aprovar e encaminhar aos titulares dos órgãos e
entidades que compõem a Administração Municipal de Timóteo, as Listagens de
Eliminação de Documentos;
VI - elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e os
Termos de Eliminação de Documentos, submetendo a aprovação do Arquivo Público
Municipal de Timóteo;
VII – orientar a formação de Grupos de Trabalho nas unidades
organizacionais do órgão responsável pela análise, avaliação e seleção dos
conjuntos de documentos produzidos e acumulados pela Administração Municipal,
em conformidade com os instrumentos técnicos de gestão da documentação e da
informação;
VIII – articular-se, em conjunto com as demais unidades
organizacionais, órgãos e entidades do Município de Timóteo, para consecução das
suas atividades;
IX - fomentar, em âmbito institucional, a integração, a padronização
de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo;
X - expedir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua
responsabilidade.
§1º Caberá a comissão indicar a equipe que procederá a
identificação dos conjuntos documentais analisados;
§2º Para cumprimento das suas atribuições, a CPAD poderá solicitar
especialistas e/ou colaboradores de outras áreas que possam assessorar e
contribuir subsidiando o desenvolvimento dos trabalhos, estudos e pesquisas
técnicas, ou ainda, constituir subcomissões e Grupos de Trabalho eventual.
Art. 15 As propostas de Código de Classificação e de Tabela de
Temporalidade de Documentos serão validadas pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, e submetidas a aprovação do Arquivo Público Municipal.
Art. 16 Incumbe ao Arquivo Público Municipal o reexame, a qualquer
tempo, da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documento, decidindo sobre a
conveniência e oportunidade de transferência e recolhimento dos documentos;
Art. 17 A eliminação documental relacionada às atividades
finalísticas que não constar na Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos somente será realizada com a autorização do Arquivo Público
Municipal.
Seção II
Da Entrada de Documentos de Valor Permanente no Arquivo Público Municipal
Art. 18 Os documentos de valor permanente, ao serem recolhidos
ao Arquivo Público Municipal, deverão estar classificados, avaliados, organizados,
higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que
permita sua identificação e controle.
§1º Os órgãos e entidades detentores dos documentos a serem
recolhidos poderão solicitar orientação técnica ao Arquivo Público Municipal para a
realização dessas atividades.
§2º O preparo, acondicionamento e transporte dos documentos a
serem recolhidos ao Arquivo Público Municipal é responsabilidade dos órgãos e
entidades detentoras dos arquivos.
Art. 19 O Arquivo Público Municipal publicará Instruções Normativas
sobre os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal, para a plena consecução do disposto nesta seção.
CAPÍTULO V
DOS ARQUIVOS PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL
Art. 20 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em
decorrência de suas atividades.
Art. 21 Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas poderão
ser declarados de interesse público e social, por Decreto do Executivo Municipal,
desde que contenham conjuntos de documentos relevantes para a história, a cultura
e o desenvolvimento científico e tecnológico do Município de Timóteo.
§1º A declaração de interesse público e social de arquivos privados
será precedida de parecer, instruído com avaliação técnica realizada por Comissão
Especial integrada por especialistas, constituída pelo Arquivo Público Municipal.
§2º O acesso aos documentos de arquivos privados de pessoas
físicas ou jurídicas identificados como de interesse público e social deverá ser
franqueado ao público, mediante autorização do proprietário ou possuidor.
§3º Os arquivos de entidades privadas encarregadas de serviços
públicos municipais ficam classificados como de interesse público e social.
§4º A declaração de interesse público e social de que trata este
artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda do Arquivo
Público Municipal, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores, pela
guarda e preservação do acervo.
§5º Os arquivos privados declarados como de interesse público e
social poderão ser doados ao Arquivo Público Municipal ou nele depositados, a título
revogável.
Art. 22 Os proprietários ou detentores de arquivos privados,
declarados de interesse público e social, poderão receber assistência técnica do
Arquivo Público Municipal, ou de outras instituições arquivísticas, mediante
convênio, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à
organização, preservação e divulgação do acervo.
Art. 23 A alienação de arquivos privados, declarados de interesse
público e social, deve ser precedida de notificação ao Município de Timóteo, titular
do direito de preferência, através do Arquivo Público Municipal, para que, no prazo
máximo de sessenta dias, manifeste interesse na sua aquisição.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 24 O Poder Executivo Municipal regulamentará a estrutura e a
organização do Arquivo Público Municipal.
Art. 25 É vedada toda e qualquer eliminação de documentos
produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Pública Municipal, no
exercício de suas funções e atividades, sem a aprovação do Chefe do Executivo e
autorização prévia do Arquivo Público Municipal.
Art. 26 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma do art. 25 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, e da Seção IV, do capítulo V,
da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, aquele que desfigurar ou destruir, no
todo ou em parte, documento de valor permanente ou declarado como de interesse
público e social.
Art. 27 As disposições desta Lei aplicam-se aos órgãos e entidades
da administração direta e indireta do Município de Timóteo, assim como às
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Art. 28 O Poder Executivo Municipal poderá baixar Decreto para
regulamentar a presente Lei, naquilo que couber
Art. 29 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação,
revogando as disposições em contrário, especialmente as contidas no Capitulo VI,
da Lei 3.980/24.
Timóteo, 22 de abril de 2024; 59º Ano de
Emancipação Político-Administrativa.
Douglas Willkys
Prefeito de Timóteo
MENSAGEM N.º 032, DE 22 DE ABRIL DE 2024.
Senhor Presidente da Câmara Municipal de Timóteo,
Ilustres Vereadores
Com nossos cordiais cumprimentos, encaminhamos para apreciação e
votação desta colenda Casa Legislativa o apenso Projeto de Lei que “Dispõe sobre a
Política Municipal de Arquivos Públicos e Privados, cria o Arquivo Público Municipal de
Timóteo e dá outras providencias.”
Consabido que Política Municipal de Arquivos Públicos é essencial para a
transparência, eficiência administrativa e preservação da memória em nível local,
devendo se estabelecer, notadamente com arrimo na Lei, competências claras,
incluindo a orientação, coordenação e supervisão das atividades de gestão, tratamento,
recolhimento, guarda e preservação dos documentos produzidos em abito
administrativo.
Com efeito, a criação de um arquivo público municipal permite o acesso
democrático aos documentos produzidos e acumulados pela administração pública,
revelando fundamental processo para a prestação de contas e para que os cidadãos
possam exercer seus direitos de acesso à informação.
Além do mais, um arquivo bem organizado facilita a gestão documental e a
tomada de decisões. Os gestores públicos podem acessar informações relevantes de
forma rápida e eficaz, otimizando processos e serviços públicos.
Inobstante, o arquivo público municipal é um repositório de história local. Ele
guarda documentos que registram a evolução da cidade, suas tradições, eventos e
conquistas. Preservar essa memória é fundamental para a identidade e coesão da
comunidade.
Em suma, a criação de uma Política Municipal de Arquivos Públicos é uma
medida fundamental para a boa governança, a transparência e a preservação da
memória local, conquanto contribui para uma administração mais eficiente e para o
exercício pleno da cidadania
Por todo o exposto e cumprido as disposições legais atinentes a matéria,
apresentamos o presente Projeto de Lei, em regime de urgência (art. 36 da LOM),
justificando que a partir da adesão do Município de Timóteo ao Sistema Eletrônico de
Informações – SEI, para tramitação eletrônica de documentos de arquivo, até a data
prevista de 16 de maio de 2024 a presente proposta deverá estar vigente no
ordenamento jurídico municipal, conforme exigência do Estado de Minas Gerais
Douglas Willkys
Prefeito de Timóteo
MENSAGEM ADITIVA 035, DE 03 DE MAIO DE 2024
PROJETO DE LEI ORDINÁRIA N.º 4.587, DE 23 DE ABRIL DE 2024.
Senhor Presidente da Câmara Municipal de Timóteo
Ilustres Vereadores.
Com respeito e deferência a esta colenda Casa de Leis, encaminhamos a presente
mensagem aditiva ao Projeto de Lei nº 4.587, de 23 de abril de 2024, que por sua
vez “dispõe sobre a Política Municipal de Arquivos Públicos e Privados, cria o
Arquivo Público Municipal de Timóteo, e dá outras providencias”.
Cumpre elucidar que o escopo da presente mensagem aditiva é alterar a redação
originalmente proposta ao art. 4º do Projeto de Lei em questão, para estabelecer a
denominação do Arquivo Público Municipal, notadamente em homenagem a
servidora aposentada do Município de Timóteo, Sra. Simone Rossinele Rocha
Torres, que muito contribuiu para a história deste Município e foi agente ativa e
precursora da gestão documental, de singular importância para eficiência
administrativa e economicidade com a redução de custos de armazenagem de
documentos físicos.
Inobstante, oportuno gizar que a servidora que se propõe dar nome ao arquivo
municipal, dedicadamente serviu este Município por cerca de 35 (trinta e cinco)
anos, entre 1987 e 2022, contribuindo ativamente para a adequada gestão
documental do acervo municipal, tendo inclusive presidido a Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos da Prefeitura de Timóteo.
Neste particular, propõe-se que na redação do PL encaminhado:
Onde se lê:
(...)
Passa-se a ler:
Contando com a compreensão dos membros que compõem essa Augusta
Casa Legislativa, confiamos na tramitação e aprovação da proposta, agregadas as
alterações acima, e externamos nossos protestos de elevada estima e consideração.
Atenciosamente;
Douglas Willkys
Prefeito de Timóteo