norma nº 5123/2009

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA 
LEI N25.123 
DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO ARQUIVO 
PÚBLICO MUNICIPAL, NA ESTRUTURA 
ADMINISTRATIVA DO MUNICÍPIO DE 
VARGINHA E DÁ OUTRAS PROVIDENCIAS. 
Estado de 
Municipal, 
Lei, 
O Povo do Município de Varginha, 
Minas Gerais, por seus representantes na Câmara 
aprovou e eu, em seu nome, sanciono a seguinte 
Art. 1° Fica criado o 
Municipal, na Estrutura Administrativa 
Municipal de Administração - SEMAD, como 
apoio à Administração, à Cultura, ao 
Arquivo Público 
da Secretaria 
instrumento de 
desenvolvimento 
científico e como elemento de prova e informação. 
Art. 2° O Arquivo Público tem por 
finalidade, recolher e promover a preservação e divulgação 
do patrimônio documental de órgãos e unidades funcionais 
públicas, bem como, de documentos privados de interesse 
público, competindo-lhe: 
I - localizar, recolher, reunir, 
recuperar, organizar e manter sob sua guarda, os documentos 
públicos e privados, a fim de que possam ser utilizados com 
fins administrativos, legais e culturais; 
II - franquear o uso do acervo ao 
público em geral, atendendo aos pedidos para fins de prova e 
de informação. 
Art. 32 A Administração Pública 
Municipal, recolherá ao Arquivo Público os conjuntos 
documentais, produzidos e recebidos no exercício de suas 
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atividades, por órgãos e entidades públicas de âmbito 
municipal, em decorrência de suas funções administrativas e 
legislativas. 
Parágrafo único. São também públicos, 
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por 
agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou 
função, por pessoas físicas e jurídicas que, embora se 
submetam a regime jurídico de direito privado, desenvolvam 
atividades públicas, por força de Lei; pelas empresas 
públicas, sociedades de economia mista, fundações privadas, 
instituídas por entes políticos e territoriais e pelas 
concessionárias e permissionárias de serviços públicos, 
referentes a atos praticados no exercício das funções 
delegadas pelo Poder Público Municipal. 
Art. 42 Considera-se gestão de 
documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua tramitação, avaliação e arquivamento, em 
fase corrente, intermediária e permanente, visando a sua 
destruição ou recolhimento para guarda permanente. 
12 Fase corrente: é o período em que 
os documentos em curso, ou que, mesmo sem movimentação, 
constituam objeto de consultas frequentes. 
§ 22 Fase intermediária: é o período 
em que os documentos que não sendo de uso corrente nos 
órgãos produtores, por razão de interesse administrativo, 
aguardam sua destruição ou recolhimento para guarda 
permanente. 
§ 32 Fase permanente: é o período em 
que os documentos de valor histórico, probatório e 
informativo, devem ser definitivamente preservados. 
recolhidos ao 
classificados, 
acondicionados, 
descritivo, que 
Art. 5° Os documentos ao serem 
Arquivo Público Municipal, deverão estar 
avaliados, organizados, higienizados e 
bem como, acompanhados de instrumento 
permita sua identificação e controle. 
Parágrafo único. Os órgãos e entidades 
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detentores dos arquivos, poderão solicitar orientação 
técnica do Arquivo Público Municipal, para a realização das 
atividades que precedem ao recolhimento de acervos. 
Art. 62 O Arquivo Público Municipal 
baixará, se necessário, instruções normativas, detalhando os 
procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da 
Administração Pública Municipal, para a plena consecução das 
medidas constantes nesta Lei. 
Art. 72 Fica o Poder Executivo, 
autorizado a proceder a destruição por meios mecânicos e/ou 
incineração de documentos inservíveis existentes no Arquivo 
Público Municipal deste Município, nos termos desta Lei. 
Parágrafo único. A presente 
destruição, por meios mecânicos e/ou incineração, deverá ser 
realizada por Comissão Especial de Análise de Destruição ou 
Preservação de Documento Público, nomeada pelo Chefe do 
Poder Executivo Municipal, mediante Portaria, da qual, 
deverão integrar, um bibliotecário e, no mínimo, um servidor 
dos seguintes órgãos: Departamento de Suprimentos, 
Departamento de Recursos Humanos - DRHU, CODEPAC, Secretaria 
Municipal de Saúde - SEMUS, Secretaria Municipal da 
Fazenda - SEMFA, Secretaria Municipal de Planejamento 
Urbano - SEPLA e Secretaria Municipal de Habitação e 
Promoção Social - SEHAP. 
Art. 82 Para o desempenho de suas 
atribuições, a Comissão Especial de Análise de Destruição ou 
Preservação de Documento Público, adotará os seguintes 
procedimentos: 
I - LEVANTAMENTO: é a fase do trabalho 
em que são relacionados os tipos de documentos existentes no 
Arquivo Público Municipal, em que elaborar-se-á a "Tabela de 
Temporalidade", constante do Anexo I com objetivo de fixar o 
prazo de conservação de cada documento, produzido pelos 
organismos que compõem a Administração Municipal direta e 
indireta; 
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II - AVALIAÇÃO: é a fase em que a 
Comissão fará a análise dos tipos de documentos. Essa 
análise consiste na determinação do documento, como fonte de 
informação e deve tomar por base, o uso administrativo dos 
documentos, seu valor legal, histórico e de pesquisa; 
III - SELEÇÃO: a Comissão efetuará 
a escolha dos papéis e livros que não apresentem valor, seja 
histórico, de pesquisa, administrativo, legal, contábil ou 
fiscal e àqueles concernentes a direitos que não sejam 
suscetíveis de ato que interrompa a prescrição quinquenal ou 
a decadência, contra ou a favor de terceiros ou da Fazenda 
Pública Municipal; 
IV - FORMAÇÃO PROCESSUAL: a Comissão 
instruirá o processo administrativo com relatório 
circunstanciado sobre o trabalho até então desenvolvido, 
indicando os critérios adotados para a seleção dos 
documentos, bem como, descrevendo cada documento a ser 
destruído; 
V - ELIMINAÇÃO: o ato de incineração 
ou de destruição mecânica de documentos, ocorrerá após a 
publicação de Edital de Destruição e ainda será precedido de 
lavratura de uma ATA, em livro próprio para esse fim, na 
qual serão mencionadas as espécies de documentos a serem 
destruídos/incinerados, conforme Relatório constante do 
Anexo III desta Lei; 
VI - RELATÓRIO FINAL: A Comissão 
Especial fará uma exposição escrita, descrevendo todas as 
ações por elas implementadas. O Relatório faz parte 
integrante do respectivo Processo Administrativo. 
a) a Comissão Especial de Análise 
de Destruição ou Preservação de Documento Público, observará 
atentamente toda a legislação local, estadual e federal, no 
que diz respeito à matéria, a fim de não ir de encontro a 
nenhum dispositivo legal, que regulamenta a duração ou o 
período de validade dos documentos; 
b) aqueles documentos que forem 
considerados históricos, sua avaliação será efetuada, quando 
necessário, em coordenação '2mi 4•ma Secretaria Municipal de 
-4110 
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Educação e Cultura - SEMEC, Fundação Cultural do Município 
de Varginha e/ou servidores da Estrutura Administrativa 
Municipal, que detenham conhecimento sobre a matéria; 
c) cabe à Secretaria Municipal de 
Administração - SEMAD, providenciar a publicação do Edital 
de Destruição, em modelo descrito no Anexo II desta Lei, 
denominado autorização, para a destruição dos documentos 
relacionados pela Comissão; 
d) a eliminação dos documentos, 
ocorrerá após a lavratura do "Auto de Destruição" constante 
do Anexo IV desta Lei, em local previamente escolhido pela 
Comissão e com a presença de, no mínimo 03 (três) 
testemunhas, designadas pela mesma, sendo um de seus 
membros, indicado pelo poder Legislativo Municipal. 
e) os documentos que não forem 
considerados objeto de incineração ou destruição, deverão 
permanecer no Arquivo Público Municipal ou remetidos ao 
Museu Municipal; 
f) deverá ser extraída cópia 
autenticada da Ata lavrada de destruição de documentos, 
para fim de arquivamento na Secretaria Municipal de 
Administração - SEMAD. 
Art. 92 A Comissão Especial de Análise 
de Destruição ou Preservação de Documento Público, terá o 
prazo de 90(noventa) dias, a contar da data de sua nomeação, 
para proceder aos procedimentos de que trata os incisos "I", 
"II", "III" e "IV" do artigo 8° desta Lei, sendo certo que 
os trabalhos desenvolvidos, serão considerados "serviço 
público relevante". 
Art. 10. Excluem-se desta Lei, os 
documentos existentes no Arquivo Público Municipal, que se 
referem à Câmara Municipal de Varginha. 
Art. 11. A cessação de atividades de 
instituições públicas municipais e de entidades de caráter 
público, implica o recolhimento de sua documentação ao 
Arquivo Público Municipal ou a sua transferência à 
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instituição sucessora. 
Art. 12. Aquele que desfigurar ou 
destruir documentos de valor permanente ou identificados 
como de interesse público e social, será responsabilizado 
penal, civil e administrativamente, na forma da legislação 
em vigor. 
Art. 13. As despesas decorrentes da 
execução desta Lei, correrão à conta do orçamento próprio do 
Município. 
Art. 14. Esta Lei entra em vigor na 
data de sua publicação, revogadas as disposições em 
contrário, especialmente a Lei Municipal n2 3.787/2002. 
Mando, portanto, a todas as 
autoridades a quem o conhecimento e execução desta Lei 
pertencer, que a cumpram e a façam cumprir, tão inteiramente 
como nela se contém. 
Prefeitura do Município de Varginha, 
16 de dezembro de 2009; 1272da Emancipação Político￾Administrativa do Município. 
EDUARDO ANTONIO CA VALHO 
PREFEITO MUNICIPAL 
A'r 4rirp?\ 
JORDÁLIO FLORENCIO D OLIVEIRA 
SECRETÁRIO MUNICI L DE 
ADMINISTRAÇÃO . 
JOS OSWALDO FUR TTO 
SECRETÁRIO MUNICIPAL DE 
GOVERNO 
Lei n" 5.123 
.1Y 
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE 
ITENS CÓDIGO DO DOCUMENTO/ 
ASSUNTO ASSUNTO CORRENTE 
DESTINAÇÃO 
FINAL 
PRAZO DE GUARDA OBS. 
ANEXO I 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE 
SECRETARIA MUNICIPAL DE 
CÓD • 
SETOR: 
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-n 
rn 
C 
CD 
R 
c 
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rn 
D 
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA 
ANEXO II 
EDITAL DE DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 
O Presidente da Comissão Especial de Análise de Destruição ou 
Preservação de Documento 
legais e considerando o 
Público, 
disposto 
no uso de suas 
na Lei Municipal 
atribuições 
n2 
de .../.../... e Portaria n2 de .../.../..., TORNA 
PÚBLICO que serão eliminados os documentos relacionados do Anexo 
I do presente Edital. (Refere-se ao Anexo III da presente Lei). 
A eliminação dos referidos documentos justifica-se pela 
necessidade de racionalização do espaço físico do Arquivo Público 
Municipal. 
As partes interessadas, demonstrando legitimidade no pedido, 
poderão solicitar a guarda de seus próprios documentos. Para 
isso, deverão se dirigir, mediante petição, ao senhor Prefeito 
Municipal, no prazo de 30 (trinta) dias, contados da publicação 
do presente Edital. 
Após deferimento do pedido, os interessados devidamente 
comunicados, deverão comparecer ao Arquivo Público Municipal, 
para a retirada do (s) documento (s). 
Assinaturas 
1 - Membros da Comissão Especial de Análise de Destruição ou 
Preservação de Documento Público. 
2 - Três testemunhas designadas pela Comissão Especial. 
Lei n° 5.123 
-0 
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C 
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C)
, 
O 
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ITENS CÓDIGO DO 
ASSUNTO 
OBSERVAÇÃO 
ANEXO III 
RELATÓRIO DE DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS 
SECRETARIA MUNICIPAL DE 
CÓD • 
SETOR: 
DOCUMENTO/ASSUNTO DATAS-LIMITE QUANTIDADE DE 
CAIXAS 
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3'4 
ANEXO IV 
AUTO DE DESTRUIÇÃO 
Aos dias do mês de de , 
no , em , na 
presença dos abaixo assinados, procedeu-se à inutilização por 
meio mecânico, de acordo com a Lei Municipal n2 e da 
Portaria n2 de .../.../... de Designação de Comissão 
Especial de Análise de Destruição ou Preservação de Documentos 
Públicos da documentação relacionada no Anexo I do Edital de 
Destruição dos documentos inservíveis existentes no Arquivo 
Público Municipal. 
Varginha, de de 
Assinaturas: 
1 - Membros da Comissão Especial de Análise de destruição ou 
Preservação de Documentos Públicos. 
2 - Três testemunhas designadas pela Comissão Especial. 
Lei n°5.123