norma nº 2/2025

GABINETE DA PRESIDÊNCIA
CÂMARA MUNICIPAL DE CONCEIÇÃO DA BARRA — ES
Palácio Humberto de Oliveira Serra — Plenário Arthur Mendes de Souza
INSTRUÇÃO NORMATIVA SF Nº 002, DE 26 DE AGOSTO DE 2025
Versão: 01
et Dispõe sobre a abertura, tramitação, instrução e
qua trio da Câmata | arquivamento de processos de pagamento de despesas,
a picado no 2 da Baira - definindo documentos obrigatórios, prazos e
responsabilidades no âmbito da Câmara Municipal de
Conceição da Barra/ES.
Unidade Responsável: Secretaria de Finanças-Contabilidade
O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE CONCEIÇÃO DA BARRA, no uso de suas
atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO a necessidade de organizar e padronizar os procedimentos administrativos
relativos aos processos de pagamento;
CONSIDERANDO os princípios constitucionais da legalidade, moralidade, publicidade, eficiência
e economicidade:
CONSIDERANDO a obrigatoriedade de observância da Lei Federal nº 14.133/2021 e normas
internas desta Casa Legislativa;
RESOLVE:
CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece normas, prazos e procedimentos para a abertura, a
tramitação, a instrução e o arquivamento de processos de pagamento no âmbito da Câmara Municipal
de Conceição da Barra, definindo responsabilidades por setor.
CAPÍTULO II - PROTOCOLO, AUTUAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO
Art. 2º Todo processo de pagamento deverá ser protocolizado, recebendo numeração única,
sequencial e crescente, em ordem cronológica, própria da Câmara Municipal.
Art. 3º São requisitos mínimos para autuação:
| — Capa com número do processo, data do protocolo e assunto:
Il — Requerimento inicial do interessado;
III — Documentação exigida por esta Instrução e pela legislação aplicável;
IV — Paginação contínua, considerando a capa como folha nº 1.
$ 1º A Unidade de Protocolo, vinculada à Secretaria de Administração, autuará o processo ao receber
o requerimento do prestador de serviço ou unidade interna.
x
| Página 1 de 5
aa
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
E CÂMARA MUNICIPAL DE CONCEIÇÃO DA BARRA -— ES
EX Palácio Humberto de Oliveira Serra — Plenário Arthur Mendes de Souza
=
$ 2º Autuado o processo, o Protocolo registrará os dados no sistema e emitirá o cadastro com número,
assunto e despacho de encaminhamento.
Art. 4º Concluída a autuação, o processo será remetido à unidade destinatária para a análise inicial.
CAPÍTULO III - INSTRUÇÃO OBRIGATÓRIA DO PROCESSO DE PAGAMENTO
Art. 5º O Requerimento de Pagamento deverá ser instruído, obrigatoriamente, com:
| — Nota Fiscal (NF) correspondente;
II — Declaração de optante pelo Simples Nacional, quando for o caso;
II — Cópia do Contrato administrativo devidamente assinado pelas partes:
IV — Certidões válidas:
a) Certidão Negativa de Regularidade Fiscal (FGTS);
b) Certidão Negativa de Débito Municipal;
c) Certidão Negativa de Débito Estadual;
d) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
e) Certidão Negativa de Débito relativo aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.
$ 1º A ausência ou irregularidade de quaisquer documentos implica suspensão do trâmite até
regularização.
$ 2º Os documentos deverão estar válidos no ato da apresentação.
Art. 6º Os prestadores de serviço deverão protocolar até o dia 25 (vinte e cinco) de cada mês toda a
documentação necessária ao Requerimento de Pagamento.
Parágrafo único. A entrega fora do prazo ensejará inclusão do processo apenas no próximo ciclo de
pagamentos, conforme o cronograma estabelecido. (anexo 1).
CAPÍTULO IV - JUNTADA, PAGINAÇÃO E REGISTROS
Art. 7º A juntada observará a seguinte ordem:
[- A unidade que encaminhar o processo deverá numerar as páginas dos documentos e da folha de
tramitação, dando sequência à numeração existente.
II A folha de tramitação deverá estar assinada para trânsito físico.
CAPÍTULO V - FLUXO ESPECÍFICO DO PROCESSO DE PAGAMENTO
Art. 8º O processo de pagamento de despesas observará, obrigatoriamente, o seguinte fluxo e prazos
máximos:
|- Secretaria de Administração
a) Receber a Nota Fiscal (NF) e documentação correspondente;
b) Conferir formalmente os dados e elaborar o Requerimento de Pagamento;
c) Protocolizar o processo e encaminhar ao Fiscal de Contrato.
Prazo: máximo 1 (um) dia útil.
Página 2 de 5
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
E CÂMARA MUNICIPAL DE CONCEIÇÃO DA BARRA — ES
Gs EX Palácio Humberto de Oliveira Serra — Plenário Arthur Mendes de Souza
Il — Fiscal de Contrato
a) Conferir a conformidade da entrega dos bens e/ou realização dos serviços;
b) Elaborar Relatório de Fiscalização e atestar a Nota Fiscal com carimbo e assinatura:
c) Encaminhar o processo ao Setor de Materiais.
Prazo: máximo 2 (dois) dias úteis.
HI — Setor de Materiais
a) Emitir o Boletim de Recebimento de Materiais (BRM) ou documento equivalente;
b) Encaminhar o processo ao Setor de Contabilidade.
Prazo: máximo 1 (um) dia útil.
IV — Setor de Contabilidade
a) Emitir a Nota de Liquidação da Despesa;
b) Registrar os lançamentos contábeis;
c) Encaminhar o processo à Procuradoria Legislativa.
Prazo: máximo 1 (um) dia útil.
V — Procuradoria Legislativa
a) Realizar a análise jurídica formal do processo;
b) Emitir Parecer Jurídico quanto à regularidade da despesa.
c) Encaminhar à Presidência para autorização do pagamento.
Prazo: máximo 2 (dois) dias úteis.
VI — Presidência
a) Autorizar o pagamento;
Prazo: máximo 2(dois) dias úteis.
VII - Secretaria de Finanças
a) Verificar a disponibilidade orçamentária e financeira;
b) Autorizar e efetuar o pagamento;
c) Registrar nos sistemas contábeis e bancários.
Prazo: De acordo com o cronograma de pagamentos elaborado pela Secretaria de Finanças (anexo 1).
$ 1º Em caso de complexidade excepcional ou diligências externas, o prazo de cada etapa poderá ser
prorrogado, uma única vez, por igual período, mediante justificativa formal expressa, registrada nos
autos.
$ 2º Cada setor. deverá registrar no processo, a data de recebimento e a data de encaminhamento,
responsabilizando-se formalmente pelo seu trâmite no prazo estipulado.
$ 3º Nenhum pagamento poderá ser realizado sem a liquidação da despesa, entendida esta como a
efetiva entrega do material, a prestação do serviço, a execução da obra ou a concretização da locação.
CAPÍTULO IX — DISPOSIÇÕES FINAIS
Página 3 de 5
Nminma | Nonato»
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
ss CÂMARA MUNICIPAL DE CONCEIÇÃO DA BARRA — ES
Ze ss Palácio Humberto de Oliveira Serra — Plenário Arthur Mendes de Souza
Art. 9º A Controladoria Interna poderá auditar, a qualquer tempo, os processos de pagamento, para
verificar a regularidade dos trâmites e o cumprimento dos prazos fixados nesta Instrução Normativa.
Art. 10 A inobservância desta Instrução Normativa constitui omissão no dever funcional e será
punida na forma prevista em lei.
Art. 11 Em caso de descumprimento reiterado ou injustificado dos prazos e etapas previstos, a
Presidência poderá instaurar procedimento para apuração de responsabilidade.
Art.12 Os termos contidos nesta Instrução Normativa, não eximem a observância das demais normas
competentes, que deverão ser respeitadas.
Art. 13 Os esclarecimentos adicionais a respeito desta Instrução poderão ser obtidos junto à Secretaria
de Finanças.
Art. 14 Os casos omissos serão resolvidos pela autoridade máxima da Câmara Municipal, a qual
contará com o apoio da Assessoria Jurídica para orientar e assessorar nas questões jurídicas
relacionadas à observância de normas e procedimentos pertinentes aos processos de pagamento de
despesas.
Art. 15 Compete à Secretaria de Finanças da Câmara Municipal de Conceição da Barra e à
Controladoria Legislativa dar ampla publicidade a esta Instrução Normativa no âmbito desta Casa de
Leis.
Art. 16 Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou
técnicos assim o exigirem, com o objetivo de promover a melhoria continua.
Art. 17 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições
em contrário.
Conceição da Barra, 26 de agosto 2025.
LEANDRO SANTOS DAS (ENDRO SANTOS DAS” CLEMILDITON Da SALES DE GUVEIRA
DORES:09481668789 Das 6o] ça ALVES DE OLIVEIRA Dados: 2025.08.26 17:14:51 -0300'
LEANDRO SANTOS DAS DORES CLEMILDITON ALVES DE OLIVEIRA
Presidente da Câmara Municipal Controlador Interno É
Portaria nº 085/2019
Documento assinado digitalmente
yr MARIANA ABREU SILVA SANTOS.
veritique em ntps://validar itiggov.br
MARIANA ABREU SILVA SANTOS
Secretária de Finanças
Portaria nº 07/2025
Página 4 de 5
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
CÂMARA MUNICIPAL DE CONCEIÇÃO DA BARRA — ES
Palácio Humberto de Oliveira Serra — Plenário Arthur Mendes de Souza
ANEXO I
CRONOGRAMA DE PROCESSOS DE PAGAMENTOS
Informamos que, a partir desta data, os processos de pagamentos serão realizados semanalmente,
sempre às segundas-feiras.
Em caso de feriados na data prevista para pagamento, este será postergado para o próximo dia útil.
Ressaltamos que processos de pagamentos recebidos pelo setor de Finanças após a data
estipulada serão processados apenas no próximo ciclo de pagamentos, conforme o cronograma
estabelecido.
Observações:
e É responsabilidade do solicitante garantir que todos os documentos e informações necessárias
sejam encaminhados dentro do prazo para que os pagamentos sejam efetuados na data
prevista.
Vigência: Este cronograma entra em vigor na data de sua publicação.
Página 5 de 5
Fluxograma - Processo de Pagamento de Despesas
Baseado no Capítulo V — Fluxo específico do processo de pagamento.
Secretaria de Administração >
- Receber NF e documentos
- Conferir dados e elaborar RP.
- Protocolizar e enviar ao Fiscal
Prazo: 1 dia útil
Fiscal de Contrato
- Conferir entrega/serviços
- Elaborar Relatório e atestar NF
- Encaminhar ao Setor de Materiais
Prazo: 2 dias úteis
Setor de Materiais
- Emitir BRM
- Encaminhar à ip
é Prazo: 1 dia útil
Setor de Contabilidade
"Emitir Nota de Liquidação
- Registrar lançamentos contábeis
“- Encaminhar à Procuradoria
Prazo: 1 dia útil
Procuradoria Legislativa
- Encaminhar à Presidência
Prazo: 2 dias úteis
É Presidência
- Autorizar pagamento
Prazo: 2 úteis
Secretaria de Finanças
- Verificar disponibilidade orçamentária
- Autorizar e efetuar pagamento
- Registrar nos sistemas
“Prazo: Conforme cronograma |
“susmo iluda
Checklist — Processos de Pagamento (IN SF nº 002/2025)
Protocolo e Autuação
Processo protocolizado com numeração única e sequencial (Art. 2º)
Conforme Não Conforme Observações
Capa com número, data e assunto (Art. 3º, |)
Requerimento inicial do interessado (Art. 3º, II)
Documentos exigidos anexados (Art. 3º, III)
Paginação contínua correta (Art. 3º, IV)
Registro no sistema com número, assunto e despacho (Art. 3º, 82º)
Nota Fiscal apresentada (Art. 5º, |)
Declaração Simples Nacional (se aplicável) (Art. 5º, II)
Contrato administrativo assinado (Art. 5º, II)
Certidões válidas: FGTS, Municipal, Estadual, Trabalhista, Tributos Federais (Art. 5º, IV)
Todos os documentos válidos na data de apresentação (Art. 5º, 82º)
Protocolo realizado até dia 25 de cada mês (Art. 6º)
| Juntada e Registros
Numeração sequencial dos documentos (Art. 7º, 1)
Folha de tramitação assinada (Art. 7º, II)
Secretaria de Administração (1 dia útil)
Recebimento da NF e documentos (Art. 8º, |, “a”)
Conferência formal e elaboração do requerimento (Art. 8º, |, “b")
Protocolização e encaminhamento ao Fiscal do Contrato (Art. 8º, |, “o")
Fiscal de Contrato (2 dias úteis)
Conferência da entrega/serviço (Art. 8º, II, “a”)
Relatório de Fiscalização + Atesto da NF (Art. 8º, II, “b")
Encaminhamento ao Setor de Materiais (Art. 8º, II, “c")
Setor de Materiais (1 dia útil)
Item de Verificação
Conforme
Conforme Observações
Emissão do BRM (Art. 8º, III, “a”) =
Encaminhamento à Contabilidade (Art. 8º, III, “b”) = =
Setor de Contabilidade (1 dia útil) Emissão da Nota de Liquidação da Despesa (Art. 8º, IV, “a”) = =
Registro dos lançamentos contábeis (Art. 8º, IV, “b”) = =
Encaminhamento à Procuradoria Legislativa (Art. 8º, IV, “c”) m O]
| Procuradoria Legislativa (2 dias úteis) | Análise jurídica formal (Art. 8º, V, “a”) o) =
Parecer Jurídico emitido (Art. 8º, V, “b”) = =
õ Encaminhamento à Presidência (Art. 8º, V, “c') = n
| Presidência (2 dias úteis) Autorização do pagamento (Art. 8º, VI) = =
Secretaria de Finanças Verificação de disponibilidade orçamentária/financeira (Art. 8º, VII, “a”) m =
Autorização e efetivação do pagamento (Art. 8º, VII, “b”) = =
Registro nos sistemas contábeis e bancários (Art. 8º, VII, “c”) = n
Respeito ao cronograma semanal de pagamentos (Anexo |) = =
Prazos e Formalidades Registro de data de recebimento e encaminhamento em cada setor (Art. 8º, $2º) = Tm
Prorrogação excepcional justificada e registrada (Art. 8º, 81º) = o)
Liquidação da despesa comprovada antes do pagamento (Art. 8º, 83º) = =
trono yo