Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº 8 DE 12 DE JULHO DE 2012
Institui a Instrução Normativa do Sistema de
Controle Interno SCI nº. 002/2012, que dispõe
sobre Procedimentos de Auditoria, e dá outras
providências.
Faço saber que a CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS, Estado
do Espírito Santo, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Orgânica Municipal e tendo
em vista o disposto nos Arts. 31 e 74, da Constituição da República Federativa do Brasil,
parágrafo único do Art. 54 e 59 da Lei de Responsabilidade Fiscal e Artigos 29, 70, 76 e 77
da Constituição Estadual, e Resolução nº. 63/2012 que institui no âmbito desta Casa de Leis o
Sistema de Controle Interno, como órgão regulador, avaliador e fiscalizador da execução
orçamentária, financeira, operacional e gerencial, e eu, EDUARDO JOSÉ RAMOS,
Presidente da Câmara, nos termos do inciso V do art. 23 da Lei Orgânica Municipal,
promulgo a seguinte.
RESOLUÇÃO:
Art. 1°. Fica instituída a Instrução Normativa de Controle Interno SCI nº.
002/2012, que segue anexa como parte integrante da presente Resolução.
Parágrafo único. A Instrução Normativa a que se refere o caput dispõe sobre
rotinas quanto ao Procedimento de Auditoria a serem observadas pelas diversas unidades da
estrutura organizacional do Poder Legislativo Municipal.
Art. 2°. Todas as Instruções Normativas após sua aprovação e publicação deverão
ser executadas e aplicadas pelas Unidades Responsáveis e por seus respectivos Sistemas
Administrativos.
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Art. 3°. Caberá a Secretaria de Controle Interno, presta os devidos
esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos desta Resolução.
Art. 4º. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Sala das Sessões, 12 de julho de 2012.
JÚLIO MARIA DOS SANTOS
Vice-presidente
EDUARDO JOSÉ RAMOS
Presidente
WELLINGTON BLEIDORN
1º Secretário
IVAN LUIZ PAGANINI
2º Vice-Presidente
MANOEL DE OLIVEIRA BARCELOS JÚNIOR
2º Secretário
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ANEXO ÚNICO
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 01/2012, DE 01 DE JUNHO DE 2012.
Versão: 01
Aprovação em: 15 de Junho de 2012.
Ato de aprovação: Projeto de Resolução nº 7/2012.
Unidade Responsável: Controladoria Interna.
I – FINALIDADE.
Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem
observadas pelas diversas unidades da estrutura do Município de Domingos Martins,
objetivando a implementação de procedimentos de controle (“Norma das Normas”).
II – ABRANGÊNCIA.
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta,
quer como executora de tarefas quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e
informações em meio documental ou informatizado.
III – CONCEITOS.
1. Instrução Normativa.
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na
execução de atividades e rotinas de trabalho.
2. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle.
Coletânea de Instruções Normativas.
3. Fluxograma.
Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com
a identificação das unidades executoras.
4. Sistema.
Conjuntos de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
5. Sistema Administrativo.
Conjunto de atividades afins, relacionadas às funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em
diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica da Secretaria Geral de
Controle Interno, com o objetivo de atingir algum resultado.
6. Ponto de Controle.
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na
forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos
posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
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7. Procedimentos de Controle.
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade
das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de
irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público.
8. Sistema de Controle Interno.
Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos,
executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e
supervisão da secretaria responsável pela coordenação do controle interno.
IV – BASE LEGAL.
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do
Legislativo, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara
Municipal de Domingos Martins, sobre o qual dispõem os artigos nº. 31, 70 e 74 da
Constituição Federal, nº. 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual, nº. 59 da Lei
Complementar nº. 101/2000 e nº. 86 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do
Espírito Santo, além da Resolução nº. 63/2012, que dispõe sobre o Sistema de Controle
Interno da Câmara Municipal de Domingos Martins.
V - ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS.
As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos
e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou
regulamentares, as orientações da administração e as constatações da unidade responsável
pela coordenação do controle interno no Poder Legislativo, decorrentes de suas atividades de
auditoria interna.
Cabe à unidade que atua como órgão central de cada sistema administrativo, que passa a ser
identificada como “Unidade Responsável” pela Instrução Normativa, a definição e
formatação das Instruções Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de
trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser
denominadas “Unidades Executoras”.
VI – RESPONSABILIDADES.
1. Do Órgão Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsável pela Instrução
Normativa):
• Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a secretaria responsável
pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os
pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução Normativa a
ser elaborada;
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• Obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da Secretaria geral
de controle interno e promover sua divulgação e implementação;
• Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução
Normativa.
2. Das Unidades Executoras:
• Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua
formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de
elaboração;
• Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem
necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista,
principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência
operacional;
• Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando
pelo fiel cumprimento da mesma;
• Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos
procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de
documentos, dados e informações.
3. Da Secretaria Geral de Controle Interno:
• Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas
atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e
respectivos procedimentos de controle;
• Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle
inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para
aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;
• Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em
base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VII – FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS.
O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas,
que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
1. Na Identificação:
Número da Instrução Normativa.
A numeração deverá ser única e seqüencial para cada sistema administrativo, com a
identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição.
Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S...... N°..../20XX.
Indicação da Versão.
Indica o número da versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova
versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela Secretaria Geral
de Controle Interno, será encaminhado à aprovação.
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Aprovação.
A aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será sempre do Chefe do Poder
Legislativo, salvo delegação expressa deste.
Formato da data: ..../..../20XX.
Ato de Aprovação.
Indica o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas alterações. Sempre
que a Instrução Normativa motivar efeitos externos à administração, ou nas situações em que
seja conveniente maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de Resolução.
Unidade Responsável.
Informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa (Departamento, Diretoria
ou denominação equivalente), que atua como órgão central do sistema administrativo a que se
referem às rotinas de trabalho objeto do documento.
Assunto
Informa o assunto a ser abordado pela Instrução Normativa, facilitando a identificação do
tema pretendido.
2. No Conteúdo:
Finalidade.
Especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada
mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de
sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a
ser normatizada.
Exemplo: Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de
aquisição de materiais, desde o pedido até a publicação do extrato do contrato.
Abrangência.
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na
Instrução Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades
da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.
Conceitos
Tem por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao
assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos
da Instrução Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
Base legal e regulamentar.
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as
rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa.
Responsabilidades.
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Esta seção destina-se à especificação das responsabilidades específicas da unidade
responsável pela Instrução Normativa (órgão central do respectivo sistema administrativo) e
das unidades executoras, inerentes à matéria objeto da normatização. Não se confundem com
aquelas especificadas no item VI deste documento.
Procedimentos.
Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
Considerações finais:
Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais, não
especificadas anteriormente, tais como:
• Medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao que
está estabelecido na Instrução Normativa;
• Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que estão
estabelecidas;
• Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da
Instrução Normativa.
VIII – PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INTRUÇÕES NORMATIVAS.
Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em
relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades
da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais
as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das
operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados
(aplicativos).
A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos
documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para
baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste
tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
• Início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início,
dependendo do tipo de operação);
• Emissão de documentos;
• Ponto de decisão;
• Junção de documentos;
• Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa,
registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os
procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com
a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo.
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No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades
da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área
requisitante”.
Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas
quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados
conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade
do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa.
Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de
algumas rotinas específicas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e
dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como
anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser
descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma
a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática
e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a
operacionalização das atividades, identificando-os respectivos responsáveis e prazos.
Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que
deverá ser observado no dia a dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja
especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
• Especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
• Destinação das vias dos documentos;
• Detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
• Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
• Aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
• O procedimento de segurança em tecnologia da informação aplicava ao processo (controle
de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de
entrada, geração de cópias back-up, etc.).
Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de
check list, que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo.
Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em
que fase do processo deverá ser adotada.
No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na
primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada
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apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos –
DRH; Tribunal de Contas do Estado – TCE.
Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a minuta
deve ser encaminhada à Secretaria Geral de Controle Interno, que aferirá a observância desta
norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.
Devolvida a minuta pela Secretaria Geral de Controle Interno à unidade responsável pela
Instrução Normativa, esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua
divulgação e implementação.
IX – CONSIDERAÇÕES FINAIS.
1. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à
Secretaria Geral de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de
auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas
unidades da estrutura organizacional.
Sala de Sessões, 15 de junho de 2012.
JÚLIO MARIA DOS SANTOS
Vice-presidente
EDUARDO JOSÉ RAMOS
Presidente
WELLINGTON BLEIDORN
1º Secretário
IVAN LUIZ PAGANINI
2º Vice-Presidente
MANOEL DE OLIVEIRA BARCELOS JÚNIOR
2º Secretário