Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº 10, DE 15 DE JULHO DE 2019
Institui a Instrução Normativa do Sistema de
Arquivo Público SAP nº 002/2019, que dispõe
sobre procedimentos para a eliminação de
documentos no âmbito do Poder Legislativo
Municipal.
A CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS, ESTADO DO
ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições legais, resolve:
Art. 1º Fica instituída a Instrução Normativa do Sistema de Arquivo Público SAP
nº 002/2019, que segue anexa como parte integrante da presente Resolução.
Parágrafo único. A Instrução Normativa a que se refere o caput dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito do Poder Legislativo Municipal.
Art. 2º Esta Instrução Normativa, após sua aprovação e publicação deverá ser
executada e aplicada, no que corresponde, por todas as unidades administrativas da Câmara
Municipal de Domingos Martins.
Art. 3º Caberá a Diretoria Administrativa, Legislativa e de Cerimonial e a
Diretoria de Controladoria, prestar os devidos esclarecimentos e orientações a respeito da
aplicação dos dispositivos desta Resolução.
Art. 4º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Sala das Sessões, 15 de julho de 2019.
GERSON CANAL
1º Vice-presidente
DIOGO ENDLICH
Presidente
EDUARDO JOSÉ RAMOS
2º Vice-Presidente
Câmara Municipal de Domingos Martins
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Justificativa
A instrução normativa contém instruções sobre os procedimentos necessários para a eliminação
de documentos que, após análise da comissão permanente de avaliação de documentos, e de
acordo com a tabela de temporalidade instituída, não necessitam ficar guardados no arquivo
público.
A eliminação desses documentos é necessária para que a administração e a unidade de arquivo
da Câmara tenham espaço suficiente para a guarda de documentos que devem ficar arquivados e
para receber novos documentos produzidos pelas demais unidades.
Os procedimentos instituídos pela instrução foram baseados nas orientações do CONARQ –
Conselho Nacional de Arquivos e do Arquivo Público Municipal.
Sala das Sessões, 15 de julho de 2019.
GERSON CANAL
1º Vice-presidente
DIOGO ENDLICH
Presidente
EDUARDO JOSÉ RAMOS
2º Vice-Presidente
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SAP – SISTEMA DE ARQUIVO PÚBLICO Nº 002/2019,
DE xx DE xxxx DE 2019.
Versão: 01
Aprovação em: XXXX
Ato de aprovação: Resolução nº xxx
Unidade Responsável: Diretoria Administrativa, Legislativa e de Cerimonial – Supervisão
Administrativa, de Arquivo e de Cerimonial – Unidade de Arquivo.
Assunto: Procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito do Poder Legislativo
Municipal.
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º Estabelecer os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito do
Poder Legislativo do Município de Domingos Martins.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 2º Abrange todas as Unidades do Poder Legislativo Municipal do Município de
Domingos Martins.
CAPÍTULO III
DOS CONCEITOS
Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:
I – Eliminação: Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados
sem valor permanente.
II – Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte.
a) documento público do ponto de vista da acumulação: documento de arquivo
público.
b) documento público do ponto de vista da propriedade: documento de propriedade
do poder público.
c) documento público do ponto de vista da produção: documento emanado do poder
público.
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III – Instituição arquivística pública do município: Arquivo Público Municipal de
Domingos Martins
CAPÍTULO IV
DA BASE LEGAL
Art. 4º A presente Instrução Normativa tem como base legal as seguintes legislações:
a) Artigo 9º da Lei Federal N° 8.159, de 08 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;
b) Resolução Nº 5, de 30 de setembro de 1996 do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ, que dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários
Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios;
c) Resolução Nº 40, de 9 de dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos;
d) Lei Municipal nº 2.893, de 12 de fevereiro de 2019;
e) Resolução n° 10, de 15 de dezembro de 2006;
f) Portaria n° 110, de 15 de junho de 2018;
g) Ato n° 35, de 26 de dezembro de 2018.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 5º São responsabilidades da Diretoria Administrativa, Legislativa e de
Cerimonial como unidade responsável pela Instrução Normativa:
I - Promover a divulgação e implementação dessa Instrução Normativa, mantendo-a
atualizada, orientando as unidades executoras e supervisionar sua aplicação;
II - Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade
responsável pela Diretoria de Controladoria, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos
procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão.
Art. 6º São responsabilidades da Unidade de Arquivo e da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos como Unidades Executoras da Instrução Normativa:
I - Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quanto
ao fornecimento de informações e a participação no processo de atualização;
II - Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os servidores da Unidade,
velando pelo fiel cumprimento da mesma;
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III - Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto
aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de
documentos, dados e informações.
Art. 7º Das responsabilidades da Diretoria de Controladoria:
I - Prestar apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas
atualizações, em especial no que tange a identificação e avaliação dos pontos de controle e
respectivos procedimentos de controle;
II - Por meio de atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos
de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alteração na Instrução Normativa
para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;
III - Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental
e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão de cada Instrução Normativa.
CAPÍTULO VI
DOS PROCEDIMENTOS PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 8º A eliminação de documentos no Poder Legislativo Municipal ocorrerá após
concluído o processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD, responsável pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada
quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.
Parágrafo único. A eliminação de documentos será realizada pela Unidade de
Arquivo e só poderá ser feita se houver Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
constituída e com autorização da instituição arquivística pública municipal.
Art. 9º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio
da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos que, após a aprovação pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD deverá ser submetida à instituição arquivística
pública do município para autorização da eliminação.
Parágrafo único. Deverá ser encaminhado, obrigatoriamente, por meio de
correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e
rubricadas a fim de obter a autorização.
Art. 10 A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar
informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos
seguintes itens:
I - cabeçalho contendo a identificação da unidade/setor responsável pela eliminação,
o título e número da listagem e o número da folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
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a) código do assunto/série, constante das tabelas de temporalidade ou, caso não tenha
esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/série, ou seja, o nome correspondente aos conjuntos documentais a serem
eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;
d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em
cada conjunto documental;
e) observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas
nos demais campos ou justificativa; e,
III – rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da Unidade
responsável pela seleção, da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e da
Instituição Arquivística Pública (Arquivo Público Municipal).
Art. 11 Após obter a autorização para proceder à eliminação, deverá ser elaborado e
publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documento, em periódico oficial ou outro
veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos
relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.
Parágrafo único. Deverá ser encaminhado, obrigatoriamente, para a instituição
arquivística pública do município, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de
divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado.
Art. 12 O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar
publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua
guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informações:
I - cabeçalho:
a) nome da entidade que efetuará a eliminação;
b) título, número e ano do edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificação da autoridade signatária do edital (Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos), número e data dos atos legais e do periódico oficial;
b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação
(indicar a Listagem de Eliminação de Documentos);
c) indicar o nome da Instituição Arquivística que autoriza o procedimento de
eliminação, indicando o ato legal e publicação em periódico oficial;
d) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre 30 (trinta) e 45
(quarenta e cinco) dias subsequentes à publicação do edital, indicando o ato legal e publicação
em periódico oficial;
e) indicar o nome da Unidade que efetuará a eliminação;
f) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite
correspondentes;
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g) nome da Unidade produtora dos documentos a serem eliminados;
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos.
Art. 13 Após efetivar a eliminação, deverá ser elaborado o Termo de Eliminação de
Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação,
devendo ser dada publicidade no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do
Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública do município, para
ciência de que a eliminação foi efetivada.
Art. 14 O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:
I – data da eliminação;
II – nome da entidade responsável pela eliminação;
III – indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação (Tabelas de
Temporalidade e informação relativa à publicação em periódico oficial);
IV – número e ano da Listagem de Eliminação e do Edital de Ciência de Eliminação;
V – nome da Instituição Arquivística que compete autorizar a eliminação, citando os
atos legais e publicação em periódico oficial;
VI – quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
VII – referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;
VIII – nome da Unidade produtora/acumuladora dos documentos eliminados;
IX – datas-limite dos documentos eliminados;
X – nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;
XI - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação;
XII – nome assinatura do servidor designado para acompanhar a eliminação.
Art. 15 A unidade de arquivo da Câmara será responsável pela elaboração da
Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, e a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos pela elaboração do Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos.
Art. 16 A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de
fragmentação manual ou mecânica, e deverá ocorrer com a supervisão de servidor designado
oficialmente para acompanhar o procedimento.
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CAPÍTULO VII
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 17 Os procedimentos a serem observados quando da eliminação de documentos
serão estabelecidos na forma dos seguintes anexos:
ANEXO I – listagem de eliminação de documentos;
ANEXO II – termo de eliminação de documentos;
ANEXO III – edital de ciência de eliminação de documentos
Art. 18 Os titulares das unidades integrantes da estrutura organizacional da Câmara
Municipal de Domingos Martins se obrigam a cumprir e a zelar pelo fiel cumprimento dos
procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.
Art. 19 Aplica-se, no que couber, aos instrumentos regulamentados por esta Instrução
Normativa, a legislação pertinente.
Art. 20 Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação.
Domingos Martins – ES, xx de xxxx de 2019.
DIOGO ENDLICH
Presidente
DIANA EFFGEN WAIANDT
Diretor de Controladoria
ROSANA RUPF DA PENHA
Diretor Administrativo, Legislativo e de Cerimonial
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ANEXO I
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS
CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS
MARTINS
UNIDADE:
LISTAGEM Nº
FOLHA N°
CÓDIGO OU
N° DO ITEM
ASSUNTO/
SÉRIE
DATASLIMITE
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES/
QUANT. JUSTIFICATIVA ESPECIFICAÇÃO
Local / data
Responsável pela
seleção
Local / data
Comissão
Permanente de
Avaliação
Local / data
Autorizo.
Arquivo Público Municipal de Domingos
Martins
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ANEXO II
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do órgão ou entidade
responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos)
homologada por intermédio do Ato nº 35/2018 e publicada no DIO/ES de 28 de dezembro de
2018 e (indicar número e ano da Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos), aprovados pelo Arquivo Público Municipal de Domingos Martins – APMDM,
conforme determinação no Ato nº 35, de 26 de dezembro de 2018, Artigo 2°, publicado no DIO/
ES em 28 de dezembro de 2018, procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração) caixas de
arquivo padrão, de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do
acervo do(a) (indicar o nome da Unidade produtora/acumuladora), do período (indicar as datas-limite dos documentos
eliminados).
(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
(nome, cargo e assinatura de servidor designado por acompanhar a eliminação)
Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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ANEXO III
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N° _____/_____
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designada pela Portaria nº
110, de 15 de junho de 2018, publicada no DIO/ES, de 21 de junho de 2018, de acordo com
(indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo Arquivo Público Municipal de Domingos
Martins – APMDM, conforme determinação no Ato nº 35, de 26 de dezembro de 2018, Artigo
2°, publicado no DIO/ES em 28 de dezembro de 2018, faz saber a quem possa interessar que a
partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subsequente a data
de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade
orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a
serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome da Unidade produtora dos documentos a
serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o
desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que
tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão
Permanente de Avaliação da Câmara Municipal de Domingos Martins.
(Local e data)
(Nome e assinatura dos Membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos)