norma nº 1/2012

Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 01/2012, DE 18 DE JULHO DE 2012.
Versão: 01
Aprovação em: 18 de Julho de 2012.
Ato de aprovação: Resolução nº. 67/2012.
Unidade Responsável: Secretaria Geral de Controle Interno
I – FINALIDADE.
Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observa￾das pelas diversas unidades da estrutura organizacional da Câmara Municipal de Domingos Martins,
objetivando a implementação de procedimentos de controle (“Norma das Normas”).
II – ABRANGÊNCIA.
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer
como executora de tarefas quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio
documental ou informatizado.
III – CONCEITOS.
1. Instrução Normativa:
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execu￾ção de atividades e rotinas de trabalho.
2. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle:
Coletânea de Instruções Normativas.
3. Fluxograma:
Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identi￾ficação das unidades executoras.
4. Sistema:
Conjuntos de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
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5. Sistema Administrativo:
Conjunto de atividades afins, relacionadas às funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas
unidades da organização e executadas sob a orientação técnica da Secretaria Geral de Controle Inter￾no, com o objetivo de atingir algum resultado.
6. Ponto de Controle:
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de
indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva
haver algum procedimento de controle.
7. Procedimentos de Controle:
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das ope￾rações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ile￾galidades e/ou preservar o patrimônio público.
8. Sistema de Controle Interno:
Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao
longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da secretaria res￾ponsável pela coordenação do controle interno.
IV – BASE LEGAL.
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Legisla￾tivo, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal de Domingos
Martins, sobre o qual dispõem os artigos nº. 31, 70 e 74 da Constituição Federal, nº. 29, 70, 76 e 77 da
Constituição Estadual, nº. 59 da Lei Complementar nº. 101/2000 e nº. 86 da Lei Orgânica do Tribunal
de Contas do Estado do Espírito Santo, além da Resolução nº. 63/2012, que dispõe sobre o Sistema de
Controle Interno da Câmara Municipal de Domingos Martins.
V - ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS.
As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos e do es￾tabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as
orientações da administração e as constatações da unidade responsável pela coordenação do controle
interno no Poder Legislativo, decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
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Cabe à unidade que atua como órgão central de cada sistema administrativo, que passa a ser identifica￾da como “Unidade Responsável” pela Instrução Normativa, a definição e formatação das Instruções
Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho
e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser denominadas
“Unidades Executoras”.
VI – RESPONSABILIDADES.
1. Do Órgão Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsável pela Instrução Normati￾va):
• Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a secretaria res￾ponsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e
identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos
da Instrução Normativa a ser elaborada;
• Obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da Secre￾taria geral de controle interno e promover sua divulgação e implementação;
• Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Ins￾trução Normativa.
2. Das Unidades Executoras:
• Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de
sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no proces￾so de elaboração;
• Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fi￾zerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em
vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento
da eficiência operacional;
• Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade,
zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
• Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto
aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na gera￾ção de documentos, dados e informações.
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3. Da Secretaria Geral de Controle Interno:
• Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas
atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de
controle e respectivos procedimentos de controle;
• Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de
controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instru￾ções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de no￾vas Instruções Normativas;
• Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental
e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada
Instrução Normativa.
VII – FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS.
O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que de￾verão conter os seguintes campos obrigatórios:
1. Na Identificação:
1.1. Número da Instrução Normativa.
A numeração deverá ser única e seqüencial para cada sistema administrativo, com a identificação da
sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição.
Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S...... N°..../20XX.
1.2. Indicação da Versão.
Indica o número da versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão so￾mente o documento pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela Secretaria Geral de Controle In￾terno, será encaminhado à aprovação.
1.3. Aprovação.
A aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será sempre do Chefe do Poder Legislativo,
salvo delegação expressa deste.
Formato da data: ..../..../20XX.
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1.4. Ato de Aprovação.
Indica o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas alterações. Sempre que a Ins￾trução Normativa motivar efeitos externos à administração, ou nas situações em que seja conveniente
maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de Resolução.
1.5. Unidade Responsável.
Informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa (Departamento, Diretoria ou deno￾minação equivalente), que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem às roti￾nas de trabalho objeto do documento.
1.6. Assunto.
Informa o assunto a ser abordado pela Instrução Normativa, facilitando a identificação do tema
pretendido.
2. No Conteúdo:
Finalidade.
Especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante
uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração.
Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada.
Exemplo: Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de
materiais, desde o pedido até a publicação do extrato do contrato.
Abrangência.
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Nor￾mativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizaci￾onal, esta condição deve ser explicitada.
Conceitos
Tem por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto
objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da Instrução Nor￾mativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
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Base legal e regulamentar.
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de
trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa.
Responsabilidades.
Esta seção destina-se à especificação das responsabilidades específicas da unidade responsável pela
Instrução Normativa (órgão central do respectivo sistema administrativo) e das unidades executoras,
inerentes à matéria objeto da normatização. Não se confundem com aquelas especificadas no item VI
deste documento. 
Procedimentos.
Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle. 
Considerações finais:
Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais, não especificadas ante￾riormente, tais como: 
• Medidas que poderão ser adotadas e/ou conseqüências para os casos de inobservân￾cia ao que está estabelecido na Instrução Normativa; 
• Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao
que estão estabelecidas;
• Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação
da Instrução Normativa.
VIII – PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INTRUÇÕES NORMATIVAS.
Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao
assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organi￾zacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvi￾das, para fins da elaboração do fluxograma. 
Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e
as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).
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A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos docu￾mentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquer￾da para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que
identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
• Início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de iní￾cio, dependendo do tipo de operação);
• Emissão de documentos;
• Ponto de decisão;
• Junção de documentos;
• Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, bai￾xa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser
indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a for￾mação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo.
No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estru￾tura organizacional, a identificação pode ser genérico, como por exemplo: “área requisitante”.
Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas ne￾cessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também nu￾merados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha sub￾seqüente, e vice-versa.
Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas
específicas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos pro￾cedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de
maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvi￾das ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou
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expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades, identifi￾cando-os respectivos responsáveis e prazos.
Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser
observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não
consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
• Especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
• Destinação das vias dos documentos;
• Detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a se￾rem executados em cada etapa do processo;
• Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
• Aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
• O procedimento de segurança em tecnologia da informação aplicava ao processo
(controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crí￾tica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc.).
Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de check list,
que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo.
Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do
processo deverá ser adotada.
No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira
vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura
ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos – DRH; Tribunal de Contas do Es￾tado – TCE.
Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser en￾caminhada à Secretaria Geral de Controle Interno, que aferirá a observância desta norma e avaliará os
procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.
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Devolvida a minuta pela Secretaria Geral de Controle Interno à unidade responsável pela Instrução
Normativa, esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua divulgação e im￾plementação.
IX – CONSIDERAÇÕES FINAIS.
1. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Secretaria
Geral de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel
observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
2. Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Domingos Martins, 18 de julho de 2012.
EDUARDO JOSÉ RAMOS
Presidente da CMDM
CELIANO WANDEKOQUEM
Secretário Geral da Controladoria
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