norma nº 2/2012

Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 002/2012, DE 16 DE AGOSTO DE 2012.
Versão: 01
Aprovação em: 16 de agosto de 2012.
Ato de aprovação: Resolução nº. 68/2012.
Unidade Responsável: Secretaria Geral de Controle Interno
I – FINALIDADE.
Dispor sobre a produção de Instrução Normativa referente à padronização de procedimentos para a
realização de Auditoria Interna nos setores da Câmara Municipal de Domingos Martins, objetivando
discipliná-los conforme o planejamento e metodologia de trabalho e, se for o caso, aprimorá-los.
II – ABRANGÊNCIA.
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como
executoras de tarefas, como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou
informatizado.
III – CONCEITOS.
1. Auditoria.
Estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e demonstrações
financeiras de uma entidade.
2. Auditoria Interna.
Constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia
dos controles internos, das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade.
3. Papéis de Trabalho.
Formam o conjunto de formulário e documentos que contêm as informações e apontamentos obtidos pelo
auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações; constituem a evidência
do trabalho executante e o fundamento de sua opinião.
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4. Relatórios
Relatórios técnicos são documentos que apresentam os resultados de uma investigação de pesquisa ou
estudo, realizados por um indivíduo ou grupo de indivíduos do Órgão/Instituição.
IV – BASE LEGAL
A Instrução Normativa busca atender legalmente os dispositivos contidos na Constituição Federal de
1988, Constituição do Estado do Espírito Santo, Lei Complementar nº. 101/2000, Lei Orgânica,
Resolução nº. 227/2011/TCE-ES, e Resolução nº. 63/2012 - CMDM, no que compete às
responsabilidades do Controle Interno.
V – RESPONSABILIDADES
1. Do Controlador:
• Promover a divulgação e implementação dessa Instrução Normativa, mantendo-a atualizada;
• Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações desta Instrução Normativa;
• Orientar e supervisionar os Auditores na realização de auditorias internas;
• Revisar os papéis de trabalhos e relatórios referentes às auditorias realizadas internamente;
• Informar por escrito, ao Presidente da Câmara Municipal, a prática de atos irregulares ou ilícitos;
• Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e
pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de
relatórios ou para expedição de recomendações.
• Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com os auditores, para definir as roti￾nas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração,
atualização ou expansão;
• Assinar os Relatórios de Auditoria Interna e Parecer Conclusivo e encaminhar ao Presidente da
Câmara Municipal de Domingos Martins;
• Promover o atendimento da equipe do Controle Externo junto aos Sistemas administrativos de
Controle Interno da Câmara Municipal de Domingos Martins.
2. Dos Auditores Internos:
• Atender às solicitações do Controlador, quanto ao fornecimento de informações e à participação
no processo de Auditoria e atualizações de Normas;
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• Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os servidores da Administração, velando
pelo fiel cumprimento da mesma;
• Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedi￾mentos na geração de documentos, dados e informações;
• Manter no desempenho das tarefas a que estiverem encarregados, atitude de independência, sere￾nidade e imparcialidade;
• Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle ineren￾tes ao SCI (Sistema de Controle Interno), propondo alterações nas Instruções Normativas para
aprimoramento dos controles;
• Informar por escrito, ao Controlador Interno, a prática de atos irregulares ou ilícitos levando em
consideração os ditames legais;
• Fazer Auditoria Interna emitindo opiniões em forma de relatório;
• Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e
pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de
relatórios ou para expedição de recomendações.
• Alertar as unidades responsáveis pelas Instruções Normativas sobre alterações que se fizerem ne￾cessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o
aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
• Promover estudos de simplificação de rotinas de trabalho;
• Auxiliar o Controlador Interno, nos processos de tomada de decisões através de análises dos pro￾blemas submetidos à sua consideração, com o oferecimento de soluções alternativas, objetivas e
suas prováveis conseqüências;
• Verificar a exatidão e legalidade da documentação licitatória da despesa antes da emissão do em￾penho;
• Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedi￾mentos na geração de documentos, dados e informações;
• Orientar e apoiar o Controlador Interno, bem como responder às consultas por este formulada.
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VI – PROCEDIMENTOS
1. Do planejamento:
• A Secretaria Geral de Controle Interno, com base nas prioridades da Câmara Municipal, elaborará
o Programa Anual de Auditoria Interna – PAAI, identificando órgão e data para cada verificação.
2. Do comunicado:
• A Secretaria Geral de Controle Interno emitirá e encaminhará um ofício ao órgão a ser auditado,
com cinco (05) dias úteis de antecedência ao procedimento;
• A Secretaria Geral de Controle Interno poderá, neste mesmo ofício, solicitar que sejam providen￾ciados alguns documentos, para adiantar o processo no dia da auditoria;
• A Unidade de Sistema Administrativo/Órgão a ser auditado, deverá providenciar a documentação
requisitada, e entregar aos Auditores no início dos procedimentos;
• O responsável pela Unidade de Sistema Administrativo/Órgão a ser auditado deverá estar presen￾te no dia da verificação;
• Caso o responsável pela Unidade de Sistema Administrativo/Órgão a ser auditado não poder fa￾zer presença deverá indicar um responsável para acompanhar os Auditores nos momentos da rea￾lização da auditoria ou inspeção In loco.
3. Da auditoria:
• A Auditoria Interna, baseada em seu planejamento e no ofício encaminhado ao órgão que será fis￾calizado/auditado, iniciará os trabalhos de auditoria;
• Os questionamentos, análises e verificações, serão baseados no Programa de Trabalho específicos
para cada área;
• Havendo necessidade de aprofundar as verificações em uma determinada área, os Auditores po￾derão questionar solicitar ou analisar outros itens não constantes do Programa de Trabalho;
• Durante os procedimentos de auditoria, os Auditores deverão registrar todas as informações rele￾vantes no Papel de Trabalho, documento cuja finalidade é colher elementos comprobatórios sufi￾cientes para apoiar, no futuro, o Relatório de Auditoria;
• Nenhum documento poderá ser sonegado aos Auditores e Controlador.
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4. Do Relatório de Auditoria:
• Após a conclusão dos procedimentos de auditoria, deverá ser emitido um Relatório de Auditoria,
em três vias, registrando as inconformidades encontradas, bem como as possíveis recomendações
para solucionar os itens irregulares;
• O Relatório de Auditoria deverá ser encaminhado ao Secretário da pasta auditado e ao Presidente
da Câmara Municipal assinado pelo Controlador Interno, na falta deste, pelos Auditores com assi￾natura em conjunto;
• O Secretário da pasta auditado, de posse do Relatório de Auditoria, se encarregará de cientificar e
cobrar soluções dos responsáveis pela regularização dos itens apontados;
• O Secretário do órgão auditado deverá encaminhar um Ofício à Secretaria Geral de Controle In￾terno, informando sobre a regularização dos itens apontados, em até 30 (trinta) dias após o recebi￾mento do Relatório de Auditoria;
• Se caso a Secretaria Geral de Controle Interno não receber este Ofício dentro do prazo estabeleci￾do, deverá ser encaminhado imediatamente um Ofício ao Presidente da Câmara comunicando o
fato.
5. Do arquivamento e segurança dos documentos:
• Os papéis de trabalho e os Relatórios de Auditoria deverão ser arquivados em pasta própria e em
local seguro, com acesso restrito aos membros do Controle Interno, ou ao servidor responsável
pelo órgão auditado;
• À medida que a Controladoria Interna for recebendo os ofícios de resposta das Secretarias notifi￾cadas, estes deverão ser anexados ao respectivo Relatório de Auditoria.
VII – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os Auditores juntamente com o Controlador Interno, poderão fazer visitas de rotina, sem antecipação de
data, para verificar o funcionamento dos setores, andamento dos serviços, cumprimento de carga horária e
outros.
Nas visitas de rotina poderão ser solicitados documentos, cartões pontos, relatório de freqüência, agenda
de marcações e outros que se fizerem necessários.
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Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Secretaria Geral de
Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria
interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura
organizacional.
A presente Instrução Normativa deverá no que couber ser adaptada a realidade da Câmara Municipal,
bem como, observar a legislação Municipal ou Instruções do Tribunal de Contas do Estado do Espírito
Santo.
Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação.
Domingos Martins – ES 16 de agosto de 2012.
EDUARDO JOSÉ RAMOS
Presidente
CELIANO WANDEKOQUEM
Secretário Geral da Controladoria
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