norma nº 1/2012

Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA N.º 001/2012, 19 DE OUTUBRO DE 2012.
Versão: 01
Aprovação em: 19 de outubro de 2012
Ato de aprovação: Resolução n.º 73/2012
Unidade Responsável: Secretaria Geral Administrativa
CAPÍTULO I
FINALIDADE
Art. 1º - Esta Instrução Normativa tem por finalidade disciplinar e normatizar os procedimentos de
controle dos bens patrimoniais; Regulamentar o fluxo operacional de movimentação dos bens móveis;
Regulamentar o fluxo operacional da Administração de Bens Imóveis; Atender legalmente os dispositivos
contidos nos Artigos 94, 95, 96 e 106 da Lei Federal nº 4.320/1964.
CAPÍTULO II
ABRANGÊNCIA
Art. 2º - Abrange todas as Unidades Executoras do Poder Legislativo do Município de Domingos Martins
– ES.
§ 1º O Setor de Patrimônio, subordinado a Secretaria Geral Administrativa, tem por competência
controlar, supervisionar e executar as atividades pertinentes à administração dos bens patrimoniais
móveis e imóveis da Câmara Municipal de Domingos Martins.
§ 2º O controle dos bens patrimoniais será exercido em cada Unidade Executora e terá um
responsável pelos bens destinados ao seu Departamento, Divisão ou Setor.
CAPÍTULO III
DOS CONCEITOS
Art. 3º - Para fins do disposto nesta Instrução consideram-se:
I – Bens Patrimoniais → os bens móveis, imóveis e semoventes classificados na forma da Lei Federal nº.
4.320/64 e do Código Civil Brasileiro.
a) São bens patrimoniais móveis de propriedade do Legislativo Municipal:
I - os equipamentos e os materiais permanentes incorporados às Contas do Ativo Permanente;
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b) São bens patrimoniais imóveis de propriedade do Legislativo Municipal:
I – Os de uso comum do povo, locais abertos à utilização pública;
II - Os de uso especial, ou do patrimônio administrativo, aplicado a serviço ou estabelecimento;
CAPÍTULO IV
BASE LEGAL
Art. 4º - A presente Instrução Normativa tem como base legal a seguinte legislação: Constituição
Federal, Lei n° 8.666/1993, Lei Complementar n° 101/00 e Lei n° 4.320/64
CAPÍTULO V
RESPONSABILIDADES
Art. 5º - Todos os responsáveis por Secretarias e Setores, ficam obrigados a atualizar o servidor
responsável pelos bens patrimoniais quando da ocorrência de alguma das movimentações abaixo
relacionadas:
I – Remanejamento de servidores;
II – Alteração de cargos;
III – Alteração da Estrutura Regimental da Câmara;
IV – Exoneração;
V – Desligamento;
VI – Afastamento;
VII – Cessão de servidores;
VIII – Alteração de responsáveis de qualquer nível da Estrutura Regimental da Câmara.
§ 1º Fica sob a responsabilidade da Chefia de Recursos Humanos, antes da realização das movimentações
abaixo relacionadas, efetuar a verificação junto ao Setor de Patrimônio se o servidor não possui nenhum
bem sob sua guarda:
I – Quando se tratar de exoneração, desligamento, afastamento, sessão de servidores ou qualquer outro
motivo em que o referido servidor não venha mais fazer parte do quadro de servidores da Câmara
Municipal;
II – Quando criado ou extinto algum órgão da Administração Pública, tais como: Secretaria, Gerência,
Setor ou Divisão, comunicar ao Setor de Patrimônio para que seja procedido o levantamento do
inventario do mesmo.
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§ 2º Cada servidor ficará responsável pelos bens móveis que estejam sob sua guarda, com o dever de
zelar pelos mesmos e de comunicar imediatamente a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida
com o bem sob seus cuidados.
§ 3º Os bens patrimoniais em uso ficarão sob a guarda e responsabilidade de servidores ocupantes de
cargo de chefia, com a co-responsabilidade dos demais servidores lotados nas Unidades Administrativas,
que estejam sob domínio de seu órgão, reservando-se aos mesmos a competência para dar o Aceite Via
Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais e/ou assinatura dos Termos de
Responsabilidades emitidos pela Chefia de Patrimônio.
I - Entende-se por Termo de Responsabilidade Patrimonial/Aceite Via Sistema Informatizado de
Controle de Bens Patrimoniais o documento que retrata a responsabilidade funcional assumida
pelo titular de uma Unidade, Órgão, Setor, Gerência ou Secretaria da Câmara Municipal, sobre
os bens ou conjunto de bens patrimoniais, sob domínio deste órgão;
II - Entende-se também o documento que retrata a responsabilidade assumida pelo titular que, ao
deixar a função de responsável pelo órgão ou departamento, deverá continuar respondendo por
aqueles bens patrimoniais que se encontrarem em situação irregular, tal responsabilidade
cessará quando da regularização do bem.
III - O afastamento ou substituição de responsáveis por bens patrimoniais implica, necessariamente,
a transferência da responsabilidade do responsável desse órgão ou gerência no sistema
informatizado de controle de bens patrimoniais.
IV - O novo titular recebendo a relação, dando o Aceite Via Sistema Informatizado de Controle de
Bens Patrimoniais, efetua ou solicita ao órgão de controle patrimonial de sua área, a verificação
da existência física dos bens listados, e seu estado de conservação, dentro do prazo de 30 (trinta)
dias a contar da data de entrega da lista solicitada pelo Secretário da pasta em questão.
V - Encontradas divergências entre os bens patrimoniais localizados e as informações apresentadas
em lista, fará a Recusa Via Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais
informando logo em seguida ao Secretário da pasta sobre os procedimentos adotados.
VI - Efetuadas as diligências e confirmada à existência de pendências nos bens listados, o servidor
responsável fará ressalva no Termo de Responsabilidade e dará a Recusa no Sistema
Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais, respondendo somente pelos bens efetivamente
localizados.
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VII - A cópia do Termo de Responsabilidade com a respectiva ressalva será encaminhada à
Secretaria Geral Administrativa em processo próprio, com a devida ciência do Secretário da
pasta, visando-se apurar a responsabilidade funcional do servidor.
VIII - Encontrados todos os bens relacionados, deverá ser assinado o Termo de
Responsabilidade/dar o Aceite Via Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais,
dando como recebidos os bens, encaminhando o processo à Setor de Patrimônio.
IX - Na hipótese de não recebimento da relação dos bens patrimoniais do seu órgão ou gerência,
poderá ser solicitado diretamente Via Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais.
X - O ex-titular na qualidade de cedente, assinará juntamente com o novo titular o Termo de
Responsabilidade assumindo a responsabilidade funcional pelos bens não encontrados ou
danificados, e:
a. Diligenciará para busca definitiva dos bens não encontrados; e
b. Responderá funcionalmente pelos bens não encontrados ou danificados.
XI - Qualquer servidor do Legislativo Municipal, independentemente de vínculo empregatício, é
responsável pelos danos que causar aos bens patrimoniais ou concorrer para tanto.
XII - A responsabilidade se dará através do Termo de Responsabilidade e/ou pelo Aceite Via
Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais.
CAPÍTULO VI
PROCEDIMENTOS
Art. 6º - Todas as Unidades Administrativas do Poder Legislativo do Município de Domingos Martins
deverão adotar os seguintes procedimentos.
I - Da Aquisição dos Bens:
a) Toda a aquisição de bens móveis deverá estar prevista na LDO e no Orçamento Anual na
categoria econômica Despesas de Capital;
b) O processo de compra deverá obedecer às exigências dispostas na Lei Federal nº 8.666/1993.
II - Do Recebimento do Bem:
a) O servidor responsável pelo recebimento do bem deverá atestar no verso da Nota Fiscal e
identificar o local em que se encontra o bem e, encaminhar para liquidação;
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b) No final do mês a Chefia de Contabilidade ou o responsável, encaminhará relatório dos bens
adquiridos para a Chefia de Patrimônio; 
c) A Chefia de Patrimônio de posse dos documentos citados acima procederá ao tombamento e
registro do bem.
III - Do Registro no Sistema:
a) A Chefia de Patrimônio de posse da cópia da Nota Fiscal lançará a entrada no Sistema de
Patrimônio, inserindo um número de tombamento sobre a Nota Fiscal;
b) Depois de lançado no Sistema de Patrimônio, a cópia da Nota Fiscal será arquivada na pasta do
movimento do mês que ocorreu o registro.
IV - Do Controle dos Bens Móveis:
a) Depois de lançado no Sistema de Patrimônio e gerado a etiqueta de numeração, a Chefia de
Patrimônio deverá colar a etiqueta no bem;
b) A Chefia de Patrimônio deverá certificar-se de que a identificação (etiqueta de numeração
patrimonial) ficou bem colada e de fácil visualização.
c) No caso de carteiras e mesas escolares além da etiqueta deverá ser escrito com pincel atômico a
numeração patrimonial na parte inferior do acento e na parte inferior da mesa, respectivamente.
d) Após a identificação dos bens deverá ser emitido um novo Termo de Responsabilidade e colher
a assinatura do responsável pela guarda dos bens.
e) Apenas não serão etiquetados os instrumentos médicos que, pelo diminuto tamanho e/ou
característica de manuseio para higienização, impossibilite a etiquetagem.
f) A Chefia de Patrimônio exercerá o controle total dos bens móveis no âmbito da Administração
Direta, enquanto que as Unidades Descentralizadas/Autarquias o farão em seu próprio nível de
Administração Indireta.
g) A Chefia de Patrimônio é detentora de autonomia para fazer fiscalização e controle quando
julgar necessário.
h) Os bens móveis adquiridos com recursos provenientes de convênios ou acordos e que, por
disposição deste, tenham que ser restituídos após o seu término deverá ser objeto de controle
específico por parte do Setor de Patrimônio.
i) Todo bem patrimonial será registrado e incorporado imediatamente após seu ingresso nesta Casa
de Leis, mediante a comprovação de sua origem, através de documentação própria.
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j) Ficam dispensados do controle patrimonial aqueles bens cujos materiais apresentem durabilidade
inferior a 02 (dois) anos, e os bens confeccionados em material plástico, espuma, tecido ou
qualquer outro material que por sua constituição não tenham a característica de durabilidade.
k) Caberá aos Secretários e Chefes, adotarem as medidas de controle gerencial destes bens.
l) Os órgãos de manutenção somente efetuarão reparos em bens que estiverem com a situação
patrimonial regularizada.
V - Da Transferência ou Cessão de Bens:
a) Nenhum bem patrimonial poderá ser transferido de uma Secretaria, Setor ou Gerência para outra
sem a emissão do Termo de Transferência Patrimonial em 03(três) vias, as quais deverão ser
arquivadas, uma via na Unidade de origem, uma via na Unidade de Destino e uma via na Chefia de
Patrimônio (Anexo 1);
b) O modelo do Termo de Transferência Patrimonial deverá ser solicitado na Chefia de Patrimônio,
caso a Secretaria ou Chefe não disponha deste;
c) As cessões de bens móveis pertencentes a Câmara Municipal, para terceiros somente ocorrerão
quando autorizados pelo Presidente da Casa, depois de cumpridas as exigências legais e celebrado
Termo de Cessão (Anexo 2);
d) A Chefia de Patrimônio remeterá o processo que autoriza a cessão a Chefia de Contabilidade,
para a escrituração contábil no Sistema Compensado da responsabilidade da guarda dos bens pela
entidade beneficiada;
e) A entidade beneficiada com a cessão terá tratamento de Unidade Administrativa recebedora,
ficando na pasta do movimento do mês que ocorreu a transferência ou cessão;
f) Através do Termo de Transferência Patrimonial, a Chefia de Patrimônio deverá alterar no
Sistema de Patrimônio a responsabilidade pela guarda do bem:
I - Quando ocorrer substituições de Secretários, Chefes ou Gerentes responsáveis pela guarda
dos bens móveis, deverá ser comunicado por memorando e relação dos bens com códigos e
descrição ao(a) Secretário(a) da pasta e a Chefia de Patrimônio sobre a conferência dos bens
móveis devidamente assinadas pelo sucessor, secretario(a) da pasta ou a quem for designado
para a emissão do novo Termo de Responsabilidade.
g) A movimentação de bens patrimoniais entre as Unidades, Órgãos, Setores ou Gerências deverá
ser realizada Via Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais e esta somente se
concretizará após o Aceite da unidade recebedora.
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VI - Da Baixa dos Bens Móveis:
a) A baixa de bens móveis do patrimônio do Legislativo Municipal decorrerá de alienação,
extravio, roubo e furto devidamente qualificados nos autos;
b) Em hipótese alguma será permitida a destruição ou a eliminação de um bem pelo órgão
responsável pelo mesmo, sendo que, aqueles bens considerados inservíveis deverão ser devolvidos
ao Setor de Patrimônio para a devida baixa, através de memorando, depois de realizados os
procedimentos aprovados por esta Instrução;
c) Quando determinado Bem se tornar inservível, tal fato deverá ser comunicado à Chefia de
Patrimônio e o bem enviado à mesma;
d) O Setor de Patrimônio, através da Comissão Permanente de Avaliação de Bens Patrimoniais,
fará a avaliação de bens inservíveis, os quais serão desincorporados através de Decreto, quando não
se justificar outra forma de alienação;
e) A avaliação de bens inservíveis se dará conforme a necessidade da administração;
f) A alienação de bens móveis se processará sob forma de venda, doação, permuta, ou
inservibilidade nos termos do que dispõe a Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993;
g) A alienação de qualquer bem móvel dependerá de autorização do Chefe do Poder Legislativo,
em processo devidamente instruído com laudo de avaliação e parecer da Comissão Permanente de
Avaliação de Bens Patrimoniais;
h) O processo de alienação sob a forma de permuta deverá conter também laudo de avaliação dos
bens oferecidos ao Município nos termos do que determina o § 1º deste artigo;
i) O processo de alienação, sob a forma de permuta, além de atender ao que determina o parágrafo
anterior, deverá conter também laudo de avaliação dos bens oferecidos ao Município;
j) Sempre que houver Bens Móveis em mau estado de conservação e sua recuperação seja
antieconômica aos cofres públicos, após confirmação deste fato e efetuadas as devidas avaliações, a
Chefia de Patrimônio deverá relacioná-los e solicitar autorização superior para providenciar a baixa
dos registros destes no Sistema de Controle de Patrimônio, através de Ato da Presidência;
k) Os bens móveis considerados extraviados serão objeto de baixa, tão logo se caracterize o fato,
independentemente das providências administrativas tomadas para apurar as responsabilidades;
l) A Unidade Administrativa responsável pelo bem extraviado comunicará de imediato a ocorrência
do fato ao dirigente do órgão em questão, depois de realizadas as devidas diligências para
localização do bem;
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m) O bem baixado do patrimônio municipal por extravio, se localizado após a baixa, será
reincorporado, desde que mantidas as características originais do mesmo.
VII - Do Controle dos Bens Imóveis:
a) Para fins de cadastramento e controle, será atribuído a cada bem imóvel um número de
tombamento;
b) O número de tombamento atribuído a um bem imóvel é certo e definitivo, não podendo ser
aproveitado em outro bem;
c) A Chefia de Patrimônio manterá cadastro, de todos os bens imóveis de propriedade do
Legislativo Municipal, bem como dos imóveis de propriedade de terceiros ocupados por órgãos da
administração;
d) As Secretarias terão responsabilidades quanto ao uso dos bens imóveis, no âmbito dos
respectivos órgãos;
e) Os bens imóveis adquiridos com recursos provenientes de convênios ou acordos e que, por
disposição destes, tenham que ser restituídos após o seu término quando da prestação de contas,
deverão ser objeto de controle específico pela Secretaria em questão;
f) A Secretaria Geral Administrativa providenciará a documentação de cada imóvel de propriedade
da Câmara Municipal com seu respectivo Registro de Imóveis;
g) Quando um imóvel pertencente a Câmara Municipal for cedido através de concessão de uso, por
lei específica, a Chefia de Patrimônio deverá controlar essa concessão para que não ultrapasse o
período concedido.
VIII - Da Baixa dos Bens Imóveis:
a) A baixa de bens imóveis decorrerá de alienação ou demolição;
b) A alienação de bens imóveis se processará sob forma de venda, doação, dação em pagamento,
permuta ou investidura;
c) A alienação de qualquer bem imóvel dependerá, além de prévia autorização do Poder
Legislativo, de autorização do Chefe do Poder Executivo, em processo devidamente instruída com
laudo de avaliação observada à legislação licitatória, disciplinada pela Lei n° 8666/93;
d) O processo de alienação, sob a forma de permuta, além de atender ao que determina o item
anterior, deverá conter também laudo de avaliação dos bens oferecidos ao Município;
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e) O processo de alienação, sob a forma de dação em pagamento, além de conter o laudo de
avaliação, deverá ser observada a legislação específica do Município;
f) A avaliação da venda de bens imóveis de que trata esta Instrução será realizada pela Comissão de
Avaliação de Imóveis instituída pelo Presidente da Câmara Municipal;
g) Os bens imóveis serão desincorporados através de Resolução do Chefe do Poder Legislativo.
IX - Dos Inventários:
a) Com finalidade de manter atualizados os registros dos Bens Patrimoniais e a relação dos
servidores responsáveis por estes nas respectivas unidades de localização, a Chefia de Patrimônio
poderá proceder periodicamente elaboração de inventários através de verificações físicas;
b) Os servidores responsáveis por bens móveis realizarão inventários em seus respectivos setores
durante os meses de maio e novembro, devendo encaminhá-los à Chefia de Patrimônio até o dia 10
de junho e dezembro, respectivamente, de cada exercício;
c) Havendo discordância entre os registros e a existência real dos bens móveis encontrados, a
Chefia de Patrimônio elaborará e enviará relatório à autoridade competente, explicando os
problemas encontrados;
d) De posse dos inventários enviados pelos diversos setores da Câmara, a Chefia de Patrimônio
providenciará a elaboração do Inventário Geral Anual dos bens móveis e imóveis do Legislativo
Municipal com informações suficientes para atualização das peças contábeis;
e) Com a devida ciência da Secretaria Geral Administrativa e autorização expressa da Chefia de
Patrimônio, que encaminhará ao Setor de Contabilidade até o dia 15(quinze) do mês de dezembro,
as informações de que trata o item acima, inclusive com valores, para efeito de atualização dos
Balanços;
f) Anualmente a Chefia de Patrimônio nos termos do § 3º do art. 106 da Lei Federal nº 4.320, de 17
de março de 1964, reavaliará os bens móveis e imóveis, podendo utilizar-se para tanto das
ferramentas contábeis aprovadas pelo Conselho Federal de Contabilidade em seus princípios
fundamentais.
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CAPÍTULO VII
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 7° - Em nenhuma hipótese os bens móveis podem ser transferidos, cedidos ou recolhidos sem a
emissão do Termo de Transferência Patrimonial.
Art. 8° - Todo e qualquer recebimento de bem móvel deverá ser identificado e registrado pelo Setor de
Patrimônio, definidos por esta Norma Interna.
Art. 9° - A guarda e o zelo pelos bens móveis será sempre de responsabilidade da Secretaria/Setor/Local
que o bem estiver alocado.
Art. 10° - As relações de guarda e responsabilidade de bens serão emitidas pelo Sistema de Patrimônio
deverão estar sempre atualizadas.
Art. 11° - O Termo de Responsabilidade deverá ser guardado em lugar acessível da
Secretaria/Setor/Local em que os bens estiverem alocados.
Art. 12° - A cada final de mandato deverá ser feita uma relação completa dos bens (inventário) e,
elaborada uma ata de transmissão de bens que será assinada pelos Presidentes (o que deixa a gestão e o
que inicia nova gestão).
Art. 13° - Toda e qualquer dúvida ou omissão gerada por esta Norma Interna deverá ser solucionada
junto a Chefia de Patrimônio e a Secretaria Geral de Controle Interno.
Art. 14° - Fica a Secretaria Geral Administrativa autorizada a baixar normas complementares e aprovar
os procedimentos operacionais necessários ao bom funcionamento do Sistema de Patrimônio da Câmara
Municipal.
Art. 15° - É dever de todos os servidores levar ao conhecimento da autoridade superior as irregularidades
contra o Patrimônio de que tiverem ciência.
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Art. 16° - O descumprimento do disposto nesta Instrução Normativa importará na aplicação de
penalidades ao responsável, nos termos do Estatuto dos Servidores Públicos Municipais vigente, sem
prejuízo de medidas legais.
Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Domingos Martins, 19 de outubro de 2012.
EDUARDO JOSÉ RAMOS
Presidente da CMDM
CELIANO WANDEKOQUEM
Secretário Geral da Controladoria
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ANEXO I
MODELO DE TERMO DE TRANSFERENCIA PATRIMONIAL
Tipo: Documento: N° da Guia: Data:
Secretaria/Local/Setor:
Origem Destino
Tombamento Especificação Local Responsável Local Responsável
Observações:
Remeti Em:
_____/______/______
__________________
Remetente
Recebi Em:
_____/______/______
__________________
Recebedor
Recebi Em:
_____/______/______
__________________
Chefia de Patrimônio
12
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ANEXO II
MODELO DE TERMO DE CESSÃO
Tipo: Documento: N° da Guia: Data:
Secretaria/Local/Setor:
Para:
Origem Destino
Tombamento Especificação Local Responsável Local Responsável
Observações:
Remeti Em:
_____/______/______
__________________
Remetente
Recebi Em:
_____/______/______
__________________
Recebedor
Recebi Em:
_____/______/______
__________________
Chefia de Patrimônio
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FLUXOGRAMA 01 – SPA 01
ROTINA: CADASTRAMENTO, INCORPORAÇÃO E TOMBAMENTO DE BENS
PATRIMÔNIO
 NÃO
 
 SIM
 
 NÃO
 SIM
 
Início
De posse da documentação de compra OU do Processo
de Doação com seu Termo recebido do Almoxarifado,
realiza o cadastro do bem, incluindo todos os dados
como: marca, modelo, cor, taxa depreciação, e outros
Revisa incluindo o
que faltou
Efetua o tombamento do bem no local, especifica
onde está instalado, o identifica com a plaqueta
contendo seu nº de registro.
FIM
Incorpora o bem já inserido no sistema a unidade
de destino para onde irá o bem
Disponibiliza plaquetas de identificação
numeradas de acordo com a numeração gerada
no sistema
Todos os dados 
incluídos no 
sistema?
Gera automaticamente 
numeração sequencial 
para tombamento
É possível a 
colagem das 
plaquetas?
Providencia gravação
do número de registro
1
Afixa a plaqueta no bem ou efetua a gravação
em sua parte fixa (nunca em partes removíveis)
Após o tombamento emite o “Termo de
Responsabilidade – Aquisição”
Libera o material para uso e entrega uma via do
Termo de Responsabilidade para controle do
responsável pela área de destino do bem
Termo de Responsabilidade – 
Aquisição (2 vias) assinadas 
pelo responsável pelo 
Patrimônio e pelo responsável 
pela área de destino do bem.
1