norma nº 1/2014

Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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RESOLUÇÃO Nº 106, DE 30 DE JULHO 2014
Institui a Instrução Normativa SGA –
Sistema Geral de Administração nº 001/2014
que dispõe sobre a organização de
procedimentos de protocolo central do Poder
Legislativo do Município Domingos Martins e
outras providências.
A CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS, ESTADO DO ESPÍRI￾TO SANTO, no uso das atribuições legais, resolve:
Art.1°. Fica instituída a Instrução Normativa SGA - Sistema Geral de
Administração nº. 001/2014, que segue anexa como parte integrante da presente Resolução.
Parágrafo único. A Instrução Normativa a que se refere o caput dispõe sobre a
organização de procedimentos de protocolo central do Poder Legislativo do Município
Domingos Martins e outras providências.
Art. 2°. Esta Instrução Normativa após sua aprovação e publicação deverá ser
executada e aplicada, no que corresponder, por todas Unidades Administrativas da Câmara
Municipal de Domingos Martins.
Art. 3°. Caberá a Secretaria de Geral Administrativa, prestar os devidos
esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos desta Resolução.
Art. 4º. Esta Resolução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Câmara Municipal de Domingos Martins, 30 de julho de 2014.
JÚLIO MARIA DOS SANTOS
Presidente
Câmara Municipal de Domingos Martins
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SGA – SISTEMA GERAL DE ADMNISTRAÇÃO Nº 001/2014,
DE 30 DE JULHO DE 2014
Versão: 01
Data de aprovação: 29 de julho 2014
Ato de aprovação: Resolução n.º 106/2014
Unidade responsável: Coordenadoria de Protocolo. 
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º. A presente Instrução Normativa dispõe sobre a necessidade de padronização dos
procedimentos a serem adotados na organização do protocolo central, tramitação, movimentação
interna e expedição de documentos no Poder Legislativo do Município de Domingos Martins/ES,
a serem executados pela Unidade do Protocolo Central desta Câmara Municipal. 
CAPÍTULO II
CONCEITOS
Art. 2º. Para fins de melhor entendimento, consideram-se:
I - PROTOCOLO – conjunto de tarefas correspondentes ao recebimento, registro e controle de
documentos de qualquer origem, bem como sua expedição;
II - COMUNICAÇÃO EXTERNA – Meio de comunicação utilizado pelas unidades da
administração deste Poder para encaminhar documentos, informações, bens, valores,
correspondentes a atividade legislativa e operacional da Câmara a outras entidades públicas e
privadas;
III – COMUNICAÇÃO INTERNA – Meio de comunicação utilizado pelas Unidades da
administração deste Poder para encaminhar documentos, informações, bens, valores,
correspondentes a atividade legislativa e operacional da Câmara, observado o seu caráter
restrito no âmbito do Poder Legislativo, conforme modelos a serem elaborados pelo setor de
protocolo;
IV - REQUERIMENTOS – Meio de comunicação utilizado pelos servidores do Poder
Legislativo, Agentes Políticos para solicitarem benefícios, direitos, documentos, providências
de incumbência legal e administrativa por parte do Poder Legislativo, conforme modelos a
serem elaborados pelo setor de protocolo;
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V - DIVERSOS – correspondências bancárias, comerciais, periódicos, impressos em geral,
encomendas, entre outros;
CAPÍTULO III 
BASE LEGAL
Art. 3º A presente Instrução Normativa tem como base legal a seguinte legislação: Constituição
Federal, Lei n° 8.666/1993, Lei Complementar n° 101/00 e Lei n° 4.320/64
CAPÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS NA TRAMITAÇÃO INTERNA DE DOCUMENTOS
Art. 4º. Haverá na portaria da Câmara Municipal, serviços de protocolo central para atender
aos órgãos pertencentes à estrutura administrativa deste Poder e ao público em geral, com
funcionamento durante o expediente normal do Poder Legislativo.
Art. 5º. Compete ao setor de Protocolo:
I - recepcionar e destinar correspondências e documentos;
II - verificar, examinar e classificar os documentos recebidos, separando os que devem ser
registrados, tomando as cautelas e providências necessárias ao registro de entrada, para o
correto e imediato encaminhamento;
III - distribuir internamente os documentos ou correspondências, registrando sempre sua
movimentação;
IV - informar aos usuários do serviço quanto ao encaminhamento de correspondências e
documentos;
V - integrar, coordenar e padronizar os procedimentos de gestão de documentos;
VI - propor as alterações e adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos procedimentos
da Unidade de protocolo central;
VII - propor sistema informatizado para controle do protocolo central.
Parágrafo único. A verificação deve ser cuidadosa para que não se receba documentos
incompletos, sem assinatura, ou identificação, ou até mesmo com endereçamento errado.
Art. 6º. Todas as comunicações externas e documentos diversos serão recebidos e distribuídos
através do serviço de protocolo central.
I - As comunicações internas serão expedidas e recebidas através de registro próprio dos órgãos
e/ou unidades administrativas que componham o Poder Legislativo.
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II - Os requerimentos trabalhistas também deverão ser recebidos exclusivamente o protocolo
setorial da Gerencia de Departamento Pessoal e Recursos Humanos.
Art. 7º. Para o recebimento de documentos, deverão ser atendidos os seguintes requisitos:
I - tratar exclusivamente de um único assunto;
II - conter assinatura com a identificação legível do interessado;
III - estar instruído com os documentos indispensáveis à análise do pedido.
Parágrafo único. Se o pedido inicial apresentar mais de um assunto, a unidade de Protocolo,
desde que autorizada, poderá reproduzir, orientar que o requerente o faça, tantas cópias quantas
forem necessárias, autenticará as cópias, tornando-as equivalentes ao documento original,
registrando-as, individualmente cada uma, encaminhando-as aos seus respectivos
destinatários.
Art. 8º. No ato do recebimento de documentos, a Unidade de Protocolo, deverá:
I - conferir cópia de documento pessoais com a original, se houver necessidade, a fim de
verificar se a mesma cópia é fiel da que está sendo entregue;
II - verificar, tratando-se de processo, se todas as folhas estão numeradas e rubricadas, em ordem
cronológica, sem emendas ou rasuras e se a parte em branco do verso das folhas foi devidamente
anulada com um traço transversal ou por um carimbo de “EM BRANCO”.
Art. 9º. Caso haja alguma divergência, a Unidade de Protocolo se recusará a receber o
documento, para que tais divergências sejam sanadas ou ressalvadas.
I – O conteúdo deverá apontar e esclarecer todas as irregularidades encontradas;
II - os esclarecimentos e irregularidades poderão ser apontadas por escritos quando formalmente
solicitados.
Art. 10. A Unidade de Protocolo não pode recusar o recebimento de qualquer documento que
esteja endereçado corretamente, exceto, por observância das divergências descritas
anteriormente.
I – Poderá ser recusado o recebimento de qualquer documento que não esteja endereçado
corretamente ou, ainda, se o documento não tiver assinatura e identificação legível do remetente
ou solicitante.
II - Da mesma forma, devem ser tratados os documentos anônimos, aqueles que não têm
identificação de sua origem, e os apócrifos, aqueles que apresentam identificação, porém não
ostentam assinatura, ou, apresentam assinatura, porém não identificam quem assinou, visto que
não possuem fé pública.
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Art. 11. No ato de recebimento de um documento, a Unidade de Protocolo deverá registrar o
documento em livro próprio.
Art. 12. Os documentos recebidos receberão numeração única, através de carimbo manual
ou eletrônico, no formato “99999 - dd/mm/aaaa - hh:mm”, onde:
I - 99999, correspondem a numeração de 1 a 99999;
II - dd/mm/aaaa, corresponde ao dia, mês e ano corrente com 4 algarismos;
III - hh:mm, corresponde a hora e minuto.
Art. 13. Os documentos que derem entrada no protocolo, já numerados, serão controlados pelo
numero que lhes foi atribuído no órgão de origem.
Art. 14. Para o registro de recebimento e destinação de documentos e correspondências, além da
numeração acima especificada, serão necessárias as seguintes informações básicas:
I - Número de Origem;
II - remetente;
III - destinatário;
IV - assunto;
V - tipo de documento (Ofício, Memorando, Relatório, Requerimento, Carta Oficial, Outros);
VI - notas e observações;
VII - data de recebimento;
VIII - data de entrega;
IX - servidor que recepcionou documento.
§1º As notas e observações definidas no inciso VI, deste artigo, deverão especificar
características, volume e outras informações que o responsável pelo protocolo considere
relevante.
§2º Na ausência de software de controle de protocolo poderá ser elaborado controle através de
planilha eletrônica, ou de livros próprios.
Art. 15. Será dispensada a numeração quando se tratar dos seguintes papeis:
I - Convites;
II - correspondências bancárias;
III – correspondências comerciais;
IV - periódicos (jornais e revistas);
V - livros;
VI - catálogos;
VII - documentos de natureza particular; 
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VIII - impressos em geral.
Art. 16. A numeração dos documentos expedidos será efetuada da seguinte forma:
I – Numeração a partir de 0001, renovada anualmente;
II - disposta no seguinte formato “9999/aaaa – ABC”, onde:
a) 9999, correspondem a numeração de 1 a 9999;
b) aaaa, correspondem ao ano corrente com 4 algarismos;
c) ABC, correspondem a sigla da Unidade Administrativa, conforme definidas em modelos a
serem elaborados pelo setor de protocolo.
Art. 17. O registro da tramitação de documentos será feito através de unidades expedidoras
e receptoras, controlado através de registro lançado em livros próprios, efetuado e
autenticado por servidores do Poder Legislativo.
Parágrafo único. Em hipótese alguma será permitida a tramitação de documentos “em mãos”,
apenas através dos procedimentos descritos nesta instrução.
Art. 18. Nenhum documento pode ficar retido no setor de Protocolo por mais de vinte e quatro
horas.
Art. 19. Os documentos com sinalização de “URGENTE” terão andamento preferencial;
Art. 20. Os documentos ou volumes com sinalização de “CONFIDENCIAL”, “RESERVADO”,
“SIGILOSO”, ou com entrega estritamente pessoal, serão devidamente registrados, porém sem
violação de seu conteúdo, e só. Poderão ser entregues, exclusivamente, aos destinatários dos
mesmos.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 21. Nenhum servidor e/ou unidade administrativa poderá dar curso a procedimento
com base em documento que não esteja devidamente protocolado, devendo antes de tudo
reportar as falhas ao Sistema de Controle Interno e propor soluções.
Art. 22. É de responsabilidade dos servidores responsáveis pelo Protocolo Geral:
a) adotar as providências necessárias ao correto funcionamento das remessas de documentos,
estabelecendo e viabilizando os percursos a serem realizados e procedendo ás alterações
necessárias;
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b) manter contato direto com os responsáveis dos órgãos/unidades, para efeito de controle e
orientações gerais. 
c) fazer cumprir os horários definidos para recebimento pelo Protocolo Geral, providenciando a
organização dos documentos com antecedência;
d) manter arquivados os comprovantes de entrega de documentos.
Art. 23. É da responsabilidade dos órgãos e unidades administrativas:
a) Oferecer infraestrutura necessária para funcionamento adequado do Protocolo Central;
b) promover o cumprimento das normas e procedimentos aplicados ao protocolo;
c) comunicar ao Protocolo Geral quaisquer eventuais irregularidades ocorridas na entrega de
documentos.
Art. 24. O descumprimento das regras definidas na presente instrução normativa serão
consideradas lesivas a administração pública, podendo o servidor que der causa responder
processo administrativo disciplinar.
§1º Se o descumprimento das regras implicar em prejuízo ao erário público, o servidor que der
causa, devidamente identificado, deverá ressarcir o mesmo.
§2º Caso não seja possível identificar a responsabilidade pelo descumprimento das regras
estabelecidas nesta instrução, responderá pelo ônus causado ao erário a Mesa Diretora da
Câmara.
§3º Fica garantido o amplo direito de defesa.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25. A presente instrução normativa entre em vigor no ato de sua publicação.
Art. 26. Revogam-se as disposições em contrário.
Domingos Martins, 30 de julho de 2014.
JÚLIO MARIA DOS SANTOS
Presidente da Câmara municipal de Domingos Martins
PAULO SÉRGIO REETZ
Secretário Geral de Controle Interno