norma nº 21/2016

Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
Rua Roberto Carlos Kautsky, n° 401 – Domingos Martins – ES – CEP: 29260-000
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ATO Nº 21, DE 17 DE OUTUBRO DE 2016.
Institui o Manual de redação e padronização de
Correspondência e Atos Oficiais da Câmara
Municipal de Domingos Martins.
O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS,
ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 256, do
Regimento Interno e, considerando a necessidade de padronizar os papeis, atos administrativos,
normativos, não normativos, comunicações oficiais e demais expedientes produzidos pela
Câmara, resolve:
Art. 1º Fica instituído o Manual de redação e padronização de Correspondência e
Atos Oficiais da Câmara Municipal de Domingos Martins.
Art. 2º O Manual é composto do texto de apresentação e dos Anexos I, II, III, IV,
V, VI, VII, VIII e IX.
Art. 3º Os papéis da Câmara para a construção da redação oficial, deverão ser
confeccionados obedecendo ao padrão constante no Anexo I.
Art. 4º O texto da comunicação oficial deve ser formal, caracterizado pela
impessoalidade, clareza e concisão, formalidade, padronização e polidez, conforme modalidade e
padrão descritos nos Anexos II a VI deste Ato. 
Art.5º Ficam uniformizados os livros necessários aos registros de documentos
obedecendo o padrão constante do Anexo VII.
Art. 6º Ficam instituídos os modelos de atos conforme descritos no Anexo IX.
Art. 7º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8º Fica revogado Ato nº 46, de 20 de dezembro de 2013.
ROGÉRIO LUIZ KROHLING
Presidente
Câmara Municipal de Domingos Martins
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MANUAL DE REDAÇÃO E
PADRONIZAÇÃO DE
CORRESPONDÊNCIA E
ATOS OFICIAIS DA
CÂMARA MUNICIPAL DE
DOMINGOS MARTINS
 
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AGRADECIMENTOS
Ao residente da Câmara Rogério Luiz Krohling pelo discernimento sobre a importância de
construir bons modelos de gestão administrativa.
Aos servidores do quadro efetivo que prontamente apoiaram a ideia para a construção do
trabalho que visa tão somente a melhoria de qualidade dos serviços administrativos buscando a
eficiência e instalação da nova ordem organizacional.
Por isso nossos sinceros agradecimentos à Elaine Furtado, Diana Effgen Waiandt, Emerson
Endlich Araripe Melo, Fabiane Dittrich Volkers Waiandt, Fabiana Maria Uhl, Jorge Moysés
Monteiro, Johmny Levy Dittrich Geik, Thamires Suéli Nacimento Rasseli.
As servidoras Ana Clara Merscher e Luciene Regina Trarbach Krohling pelo trabalho de
formatação, digitação e revisão deste manual, tarefas importantes para concretizar o trabalho. 
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APRESENTAÇÃO
Este trabalho está formatado como um simples manual contendo informações
elementares e necessárias sobre as rotinas de elaboração e padronização de atos e
correspondências oficiais da Câmara Municipal de Domingos Martins com o objetivo de
contribuir para a eficiência da gestão administrativa de documentos orientando quanto às
características que marcam a redação oficial, servindo como uma ferramenta de suporte aos
servidores no desempenho de suas atividades.
O Manual é flexível a mudanças decorrentes de novas introduções às normas da
redação oficial, bem como revisões e outras correções que visem aperfeiçoamento e melhoria das
técnicas redacionais, bem como adequações a novas realidades.
Não há pretensão de esgotar os assuntos acerca da redação oficial, mesmo porque
o trabalho foi desenvolvido com simplicidade, porém, com comprometimento, dedicação e
responsabilidade.
ELMA DA PENHA HORTOLANI
Secretária Geral Administrativa
Matrícula 016.
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ANEXO I
PADRONIZAÇÃO DOS PAPEIS OFICIAIS
 Devem ser confeccionados em papel A4, timbrado com o brasão do Município na
parte superior centralizado, e abaixo do brasão contendo os dizeres também centralizados: Câmara
Municipal de Domingos Martins, Estado do Espírito Santo, Rua Roberto Carlos Kautsky, n° 401–
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(27)3268-1158/3268-2396, www.camaradomingosmartins.es.leg.br,
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ANEXO II
CARACTERÍSTICAS DA COMUNICAÇÃO OFICIAL
Impessoalidade – Não se aceita que uma correspondência oficial seja redigida de
forma obscura, dificultando ou impossibilitando a compreensão do leitor. O emprego da primeira
pessoa do singular deve ser evitada na redação oficial, pois quem se comunica é o serviço público,
representado pelo Presidente da Câmara, Prefeito, Juiz, Governador etc. 
Nesse sentido, a redação não contém impressões individuais, mesmo quando estiver
assinada por uma pessoa, enfim, a redação deve estar isenta de individualidade.
Polidez/uso do padrão culto da linguagem – Característica importante da redação
oficial, a polidez expressa educação e cortesia. O uso do padrão culto da linguagem indica que a
comunicação deve estar acima de linguagens regionais e modismos, deve ser obedecida a
gramática formal.
Concisão – A qualidade do texto deve transmitir um máximo de informação com
mínimo de palavras. Eliminar, redundâncias e palavras inúteis.
Clareza – O texto deve estar revestido de clareza para pronto atendimento do leitor.
Evitar o emprego de gírias, jargões e termos regionais. É permitido o uso de siglas, porém na
primeira citação deve ser escrita na sequência, ou entre parênteses ou com duplo travessão. Na
segunda citação, somente a sigla.
Formalidade – Obedecer as regras de forma, está relacionada à civilidade e à
polidez, portanto é mais que empregar corretamente o pronome de tratamento.
Padronização – O uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são
indispensáveis à padronização.
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ANEXO III
TIPOS DE COMUNICAÇÕES OFICIAIS UTILIZADAS NA CÂMARA
anteprojeto;
apostila;
apostilamento;
ata;
atestado
ato administrativo e normativo e de promulgação de lei;
autógrafo de lei;
aviso de férias;
carta de advertência disciplinar;
certidão;
certificado de curso;
consulta;
contratos;
convênios administrativos;
convite;
correio eletrônico;
controle de cópias;
controle de ligações;
controle de encadernações;
declaração;
diploma de menção honrosa;
edital de licitações e concurso público;
emendas;
escala de férias;
folha de informação;
folha de presença de vereadores e de servidores em curso;
folha de uso da palavra dos vereadores;
guia de remessa;
indicação;
instrução normativa;
instrução de serviço;
memorandos;
moção;
ofício e ofício circular;
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ordem de serviço;
parecer;
portaria;
projeto de Decreto Legislativo/Decreto;
projeto de Lei Complementar/Lei complementar;
projeto de Lei;
projeto de Resolução/Resolução;
proposta de emenda à Lei Orgânica/emenda a lei orgânica;
recurso;
relatório;
representação;
requerimentos de vereador, de servidor para folga e para aquisição de licença;
requisição de diária de vereador e de servidor;
subemendas;
substitutivo;
termo de empréstimo e responsabilidade;
termo de posse;
termo de exercício;
termo de juntada;
termo de autuação.
Todas as proposições devem ser dirigidas à Presidência para o devido encaminha￾mento (leitura, despacho e/ou votação). Devem ser redigidos em termos claros, sintéticos, objeti￾vos e técnicos. 
Na elaboração de Projetos, devem ser seguidas as orientações previstas na Lei Com￾plementar Federal nº 095, de 26 de fevereiro de 1998, alterada pela Lei Complementar nº 107, de
26 de abril de 2001 (normas para elaboração, redação e alteração de leis). 
Toda proposição deve ter justificativa. 
É necessário que estejam de acordo com o Regimento Interno, observadas a legali￾dade e a constitucionalidade delas, e se atendem ao interesse público.
Segue abaixo a descrição dos documentos utilizados pela Câmara:
Anteprojeto
É o esboço do projeto a partir de estudo preliminar de um conteúdo que se pretende
transformar em projeto.
Apostila
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Apostila é a averbação, feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias
pessoais (nomeação, promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento,
reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade e aposentado￾ria), para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original (erro na grafia de nomes
próprios, lapso na especificação de datas etc.), desde que essa correção não venha a alterar a subs￾tância do ato já publicado
Apostilamento
O apostilamento é a anotação ou registro administrativo, que pode ser realizado
no verso do próprio termo de contrato, ou por termo juntado aos autos do processo administrati￾vo respectivo.
Os apostilamentos são utilizados para registrar variações no valor do contrato que
não caracterizem alteração do mesmo. Estas variações podem ser decorrentes da aplicação dos
reajustes previstos no próprio contrato, de atualizações, compensações ou penalizações financei￾ras decorrentes das condições de pagamento nele previstas, bem como do empenho de dotações
orçamentárias suplementares.
Podem ser decorrentes, ainda, de questões atinentes ao âmbito interno do órgão ou
entidade que não afetem a relação entre contratado e contratante, como por exemplo a mudança
da fonte de recursos designada no contrato.
No caso de alterações formais do instrumento contratual também é possível a ado￾ção do apostilamento, como por exemplo, na retificação do CNPJ ou do endereço da empresa
contratada.
Todas estas alterações podem ser feitas por apostilamento pelo fato de não altera￾rem as bases contratuais.
Ata
É o documento em que são registrados, resumidamente, porém com clareza, os fatos
e ocorrências, do que foi feito, ou decidido em sessão ou reunião.
Para evitar qualquer modificação posterior a ata, deve ser redigida de tal maneira que isso não seja
possível:
sem parágrafos ou alíneas;
ocupando todo o espaço da página;
sem abreviaturas;
números escritos por extenso, exceto valores monetários;
sem rasuras e nem emendas;
sem uso de corretivo;
com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
com o verbo e elocução para registrar as diferentes opiniões; 
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Deve constar em uma ata:
1. titulo da reunião:
2. cidade, dia, mês, ano, horas e minutos.
3. local:
4.introdução: descrição do titulo de evento, local, data, hora, participantes:
5. participantes: nome completo/ instituição:
6. agenda: agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis.
7. desenvolvimento: descrição dos principais temas discutidos na reunião. 
8.conclusões: descrição das conclusões e decisões e provenientes da reunião
9. recomendações: descrição das recomendações provenientes da reunião
10. distribuição: pessoas a quem a ata deve ser enviada. 
11. Assinatura.
Atestado
Trata-se de documento de relativo valor probatório, que não possui as características
da certidão. É utilizado para afirmar, de forma escrita e categórica, o que a autoridade expedidora
possui de informações acerca do requerente.
Ato administrativo
Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade da Administração Pú￾blica que, agindo nessa qualidade, tenha, por fim, imediato adquirir, resguardar, transferir, modifi￾car, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigações aos administrados ou a si própria.
Ato de promulgação de Lei
O ato de promulgação tem por finalidade sancionar uma lei ou uma lei complemen￾tar que o prefeito sancionou tacitamente.
Autógrafo de lei
É o documento oficial com a transcrição do texto da norma aprovada em
definitivo pelo Plenário, e que é enviado à sanção.
Aviso de férias
É o documento em que notifica o servidor qual o período de férias que ele tem
direito e qual o mês que o mesmo usufruirá das mesmas. O modelo de aviso de férias é emitido
pelo sistema que organiza as atividades do setor de departamento pessoal e recursos humanos.
Carta de advertência disciplinar
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Tem por objetivo advertir o servidor nos casos de violação de proibição constante,
de inobservância de dever funcional previsto em Lei, regulamento ou norma interna, que não justi￾fique imposição de penalidade mais grave.
Certidão
É o documento em que se transcrevem informações, pareceres ou outras peças exis￾tentes nos arquivos do Município. Seja da Prefeitura ou da Câmara, a fim de servir de prova à par￾te interessada, administrativa ou judicialmente.
Certificado de Curso
À Câmara Municipal possui a Unidade de Capacitação Interna, reconhecida pelo
INOVES, e por meio desta capacita os servidores efetivos e comissionados para o desempenho de
suas atribuições. O certificado de curso tem a finalidade de comprovar que determinado servidor
teve participação no curso oferecido.
Consulta
É a comunicação escrita dirigida ao profissional, no caso da Câmara, o Consultor
Jurídico, com o objetivo de obter informação ou dirimir dúvida sobre assunto de interesse
administrativo ou funcional.
Contrato
É a combinação de interesses de pessoas sobre determinada coisa.
Convênios administrativos
É acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e orga￾nizações particulares, para a realização de objetivos de interesse comum dos particulares.
Convite
É instrumento pelo qual pede-se o comparecimento de alguém em algum lugar ou
ato.
Correio Eletrônico
É uma comunicação que se transformou na principal forma de transmissão de docu￾mentos e outras informações, devido ao baixo custo e rapidez.
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De acordo com a legislação vigente, para que o e-mail tenha valor documental e que
posa ser aceito como documento original, é preciso existir certificação digital atestando a identida￾de do remetente.
Controle de cópia
É o documento em que se registra todas as cópias requeridas pela Câmara Munici￾pal, com o objetivo de manter o controle das despesas.
Controle de encadernação
É o documento em que se registra todas as encadernações requeridas pela Câmara
Municipal, com o objetivo de manter o controle das despesas.
Controle de ligação
É o documento em que se registra todas as ligações feitas pela Câmara Municipal,
com o objetivo de manter o controle das ligações.
Declaração
Ato afirmativo da existência ou não de um direito ou de um fato.
Diploma de menção honrosa
Este documento tem por objetivo conferir honraria a pessoas físicas ou jurídicas
que, reconhecidamente, tenham prestado relevantes serviços à comunidade e venham contribuir
para a divulgação do nome do município a nível estadual, nacional e internacional.
Edital de licitações e concurso público
Instrumento pelo qual as pessoas jurídicas de direito público convocam pessoas físi￾cas ou jurídicas para a execução de determinada obra, produto, serviço ou ainda para o forneci￾mento de bens à Administração. É utilizado especialmente nas licitações e em concurso público
para preenchimento de vagas na Administração.
Emendas
Proposta que visa alterar o texto parcial de um projeto, pode ser projeto de lei, pro￾jeto de lei complementar, projeto de resolução e projeto de decreto. Não existe emenda a lei.
Supressivas = Proposição que manda erradicar qualquer parte de outra.
Substitutivas = visa trocar determinado trecho da proposição.
Aditivas = Tem o objetivo de acrescentar termos a uma proposição.
Modificativas = Visa alterar redação de outra.
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Aglutinativas = propõe a fundir textos de outras emendas ou a fundir texto de 
emenda com texto de proposição principal.
Emenda de Redação = Visa melhorar e adequar o texto, sem modificar o 
conteúdo, especialmente correções gramaticais.
Escala de férias
Tem o objetivo de organizar e controlar as férias dos servidores que possuem 
direito.
Folha de informação
A folha de informação é a movimentação administrativa para que o documento ou
processo seja encaminhado corretamente e atinja seu fim. É feito em folha específica,
devidamente padronizada. Os documentos que não requerem conteúdo extenso serão dados no
próprio documento por medida de economia.
Folha de presença de vereadores
Tem como função comprovar que o vereador esteve presente nas sessões ordinárias
extraordinárias e especiais da Câmara Municipal. 
Folha de presença dos servidores em treinamento.
Tem como função comprovar a presença do servidor nos treinamentos oferecidos
pela Câmara.
Folha de uso de palavra dos vereadores
É o documento que regula a ordem e o momento que os vereadores terão direito a
usar a palavra nas sessões ordinárias e extraordinárias.
Guia de remessa
É o formulário utilizado para a tramitação interna de documentos.
Indicação 
Indicação é a proposição em que o vereador indica ao Poder Executivo a necessida￾de de providências de interesse público. 
Após serem lidas no Pequeno Expediente as indicações serão despachadas de pron￾to pelo Presidente, independente de deliberação pelo Plenário. 
Instrução normativa
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Ato administrativo a respeito do modo e forma de execução de determinado servi￾ço público, expedidas pelo superior hierárquico com o escopo de orientar os subalternos no de￾sempenho das atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação.
Instrução de serviço 
É o documento que estabelece a forma correta de se executar determinada atividade.
Memorando 
É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo
órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se,
portanto, de uma forma de comunicação interna. 
Pode ter caráter administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos,
ideias, diretrizes, etc. a ser adotado por determinado setor do serviço público. 
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer
órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar
desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser da￾dos no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedi￾mento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência a
tomada de decisões e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.
Moção 
Moção é a proposição em que é sugerida a manifestação da Câmara sobre determi￾nado assunto, aplaudindo, protestando ou repudiando.
Ofício e Ofício Circular 
O ofício é uma correspondência oficial externa usada pelas autoridades públicas
para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da administração pública entre si e, também, com
particulares. O ofício circular possui a mesma finalidade e deverá ser utilizado quando a informa￾ção for dirigida, simultaneamente, a diversos destinatários. 
Ordem de serviço
Comunicação para transmissão de ordens de chefe dirigida a servidores sobre
procedimentos, ordens, proibições etc.
Parecer 
Parecer é o pronunciamento escrito da comissão ou do advogado legislativo sobre
qualquer matéria sujeita ao seu estudo ou sobre alguma decisão que a administração deve tomar e
requer orientação quanto como deve-se realizar.
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Portaria
Instrumento pelo qual a autoridade, secretários ou chefes de repartições expedem
instruções sobre organização e funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competên￾cia, tais como designação de servidor para funções e cargos. As portarias são numeradas em ordem
crescente anual.
Projeto de decreto/Decreto
Os projetos de decretos, após serem aprovados em plenário serão encaminhados a
Secretária Geral Administrativa/ Unidade de Comunicação administrativa, para formatação do de￾creto que será promulgado pelo presidente. Os decretos legislativos destinam-se a regular as maté￾rias de exclusiva competência da Câmara, sem sanção do Prefeito e que tenha efeito externo. Os
decretos Legislativos são numerados sequencialmente.
Projeto de lei Complementar/Lei complementar
Nasce da necessidade de regular preceitos constitucionais que não são
autoaplicáveis.
Conforme entendimento do Supremo Tribunal Federal: “só se exige lei
complementar para as matérias para cuja disciplina a Constituição expressamente faz tal exigência
e, se por ventura a matéria, disciplinada por lei cujo processo legislativo observado tenha sido a lei
complementar, não seja daquelas para a Carta Magna exige essa modalidade legislativa, os
dispositivos que tratam dela se têm como dispositivos de lei ordinária”.
Matéria disciplinada por lei complementar deve ser alterada apenas por outra lei
complementar, assim sendo feito também em lei ordinária. As leis complementares são numeradas
sequencialmente. 
Projeto de Lei 
Projeto de Lei é a proposição que tem, por fim, regular toda matéria legislativa de
competência do Município e sujeita à sanção do Prefeito. 
As leis possuem numeração sequencial.
Projeto de Resolução/Resolução
Projeto de Resolução é a proposição destinada a regular a matéria político￾administrativa da Câmara, e destinando-se a disciplinar os seguintes casos: 
I - perda do mandato de vereador; 
II - concessão de licença a vereador para desempenhar missão temporária de caráter
cultural ou de interesse do Município; 
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III - conclusões de Comissão Parlamentar de Inquérito; 
IV - qualquer matéria de natureza regimental; 
V - todo e qualquer assunto de sua economia interna, de caráter geral ou normativo,
não compreendidos nos limites dos simples atos administrativos; e 
VI - concessão de Título Honorífico.
Os projetos de resolução, após serem aprovados em plenário serão encaminhados a
Secretaria Geral Administrativa/ Unidade de Comunicação Administrativa, para formatação da re￾solução que será promulgada pelo presidente. As resoluções destinam-se a regular as matérias de
caráter político ou administrativo relativas a assuntos de economia interna da Câmara. As resolu￾ções terão numeração sequencial.
Proposta de Emenda à Lei Orgânica/Emenda a Lei Orgânica
Proposta de emenda à Lei Orgânica é a proposição destinada a incluir, suprimir ou
alterar dispositivos da Lei Orgânica do Município. 
As emendas aprovadas serão promulgadas pela Mesa da Câmara no prazo máximo
de dez dias. Sendo numeradas sequencialmente.
Recurso
Recurso é um instrumento legislativo contra decisão contrária do Presidente, da
Mesa Diretora ou de Comissões. Depende de deliberação do Plenário, em última instância. 
Relatório
Histórico ou relato de assunto específico, ocorrências ou serviços executados. Na
Câmara os relatórios são exigidos para comprovarem a participação dos servidores no cuso.
Representação
Representação é a exposição escrita e circunstanciada de Vereador ao Presidente da
Câmara ou ao Plenário, visando a destituição do membro de Comissão Permanente ou a destitui￾ção do membro da Mesa, respectivamente, nos casos previstos neste Regimento Interno.
Requerimento de vereador 
Requerimento é o instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pú￾blica para solicitar o reconhecimento de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei. 
É utilizado, entre outros casos, para composição de Comissões Temporárias,
arquivamento e proposições, pedido de informações, providências de órgãos não municipais, etc.
Requerimento de folga e para aquisição de licença
Requerimento é o instrumento pelo qual o servidor requer ao Presidente autorização
para se ausentar do trabalho ou solicita aquisição de licença da qual tem direito.
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Requisição de diária de vereador e servidor
O Presidente da Câmara tem por objetivo liberar a diária e autorizar o pagamento
encaminhando a contabilidade.
Subemenda 
Emenda apresentada a outra.
Substitutivo
É a proposta apresentada ao projeto de Lei, de Decreto Legislativo ou de Resolução
para substituir outro já em tramitação sobre o mesmo assunto.
Termo de empréstimo e responsabilidade
É o documento que atribui responsabilidade ao cidadão que utilizar a título de em￾préstimo algum bem móvel da Câmara Municipal.
Termo e posse
Termo de Posse é o ato de aceitação expressa das atribuições, deveres e responsabi￾lidades inerentes ao cargo público, com o compromisso de bem servir, formalizado com a assinatu￾ra do termo próprio pelo empossado ou por seu representante especialmente constituído para este
fim.
Termo de Exercício
Termo de exercício é o ato que comprova o início das atividades, do servidor no seu
respectivo cargo.
Termo de juntada
Constitui-se no ato de incluir formalmente em um processo originais/cópias de do￾cumentos, ou folhas contendo instruções, registro de decisões e informações; relevantes para o as￾sunto de que trata o processo.
Termo de autuação
É o ato por meio do qual se dá início a um processo.
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ANEXO IV
FORMAS DE TRATAMENTO
Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:
Do Poder Executivo: Presidente da República, Vice-Presidente da República, Ministro de Estado,
Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado￾Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República, Chefe do
Gabinete Pessoal do Presidente da República, Secretários da Presidência da República,
Procurador – Geral da República, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito
Federal, Chefes de Estado – Maior das Três Armas, Oficiais, Generais das Forças Armadas,
Embaixadores, Secretário-Executivo e Secretário Nacional de Ministérios, Secretários de Estado
dos Governos Estaduais, Prefeitos Municipais.
Do Poder Legislativo: Presidente, Vice-Presidente e Membros da Câmara dos Deputados e do
Senado Federal, Presidente e Membros do Tribunal de Contas da União, Presidente e Membros
dos Tribunais de Contas Estaduais, Presidente e Membros das Assembleias Legislativas
Estaduais, Presidente das Câmaras Municipais.
Do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores, Membros de Tribunais, Juízes,
Auditores da Justiça Militar.
Vossa Senhoria para:
Demais autoridades e particulares.
Vossa ou Sua Magnificência para: 
Reitores de universidades.
Vossa ou Sua Santidade, para:
Papa. 
Vossa ou Sua Eminência, para:
Cardeais. 
Vossa ou Sua Excelência Reverendíssima, para:
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Arcebispos e Bispos.
Vossa ou Sua Reverência, para:
Sacerdotes, Clérigos e demais religiosos.
Vossa ou Sua Reverendíssima, para: 
Monsenhores, Cônegos e demais superiores religiosos.
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ANEXO V
APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS
De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República os documentos devem obedecer
à seguinte forma de apresentação: 
margem esquerda — a 3 cm da borda esquerda do papel; 
margem direita – a 1,5 cm da borda direita do papel; 
margem superior e inferior – 2 cm; 
horizontalmente – o término da data deve coincidir com a margem direita; 
avanço de parágrafos – a 2,5 cm do início do texto e a 1,5 cm do vocativo; 
identificação do signatário – a 2,5 cm do fecho; 
Espaçamento simples entre as linhas é de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto uti￾lizado não comportar tal recurso, o espaço de uma linha em branco. 
Especificações 
Formato: 297 x 210mm (tamanho A4) 
Impressão do Texto: cor preta 
Fonte: Times New Roman, de corpo 12.
Emblema: Brasão 
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ANEXO VI
FECHOS PARA COMUNICAÇÕES
São apenas dois os tipos de fechos atualmente utilizados nas comunicações oficiais.
Para autoridades superiores, como Presidente da República, Governador e Prefeito:
Respeitosamente. Para autoridades da mesma hierarquia: Atenciosamente.
Identificação do Signatário 
Exceto as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais
comunicações oficiais devem apresentar digitados, o nome em caixa alta e o cargo da autoridade
que as expede em caixa baixa, logo abaixo do local reservado para sua assinatura. A forma de
identificação deve ser a seguinte: 
Exemplo: 
(assinatura)
FULANO DE TAL
Diretor-Presidente
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ANEXO VII
PADRONIZAÇÃO DOS LIVROS
Os livros deverão ser encapados em tom azul-escuro, com identificação do registro,
número do livro e ano civil na parte externa, devendo ainda conter na parte interior os respectivos
termos de abertura e encerramento
TERMO DE ABERTURA
Servirá o presente livro, contendo.... (número por extenso) folhas, numeradas
tipograficamente de 1 a ......, todas devidamente rubricadas por mim, Presidente da Câmara
Municipal de Domingos Martins, para nele serem registradas as correspondências internas do
Arquivo e Atas da Câmara Municipal.
Câmara Municipal de Domingos Martins.
PRESIDENTE (Colocar o nome do presidente em letras maiúsculas e abaixo a identificação do
cargo com inicial maiúscula e as demais letras minúsculas)
TERMO DE ENCERRAMENTO
O Presente livro, contendo ....... (número por extenso) folhas, numeradas
tipograficamente de 1 a ......., todas devidamente rubricadas por mim, Presidente da Câmara
Municipal de Domingos Martins, para nele serem registradas as correspondências internas do
Arquivo e Atas da Câmara Municipal.
Câmara Municipal de Domingos Martins, ...., de ...... de.......
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PRESIDENTE (Colocar o nome do presidente em letras maiúsculas e abaixo a identificação do
cargo com inicial maiúscula e as demais letras minúsculas)
ANEXO VIII
SIGLAS
Escrever corretamente o nome de instituições, impostos, indicadores conjunturais, é
importante para se obter uma boa comunicação. O anexo Siglas pode ser uma ferramenta útil,
evidentemente não concluída, já que novas entidades de importância podem surgir e outras mudar
de nome. 
1 - escreva as siglas que são pronunciáveis, no mesmo corpo do texto e somente com a inicial
maiúscula. 
Exemplo: Aisan, Opas, Depin, Ascom, Desai. (Exceções: CNEN e EMFA);
2 - não use pontos intermediários ou pontos finais. 
Exemplo: SUS;
3 - nas siglas consagradas pelo uso, observe o princípio de que a primeira referência no texto seja
acompanhada de explicitação de seu significado. 
Exemplo: Assessoria de Comunicação e Educação em Saúde (Ascom);
4 - escreva em maiúsculas todas as siglas até três letras. 
Exemplo: UCA, OMS, SIM, AIS;
5 - escreva em maiúsculas as siglas com quatro letras ou mais quando se pronunciar
separadamente cada uma das letras ou parte delas. 
Exemplo: INSS, BNDES, IBGE;
6 - mantenha na forma original as siglas que em sua origem trazem letras maiúsculas e minúsculas
na estrutura. 
Exemplo: UnB, CNPq, CBAt;
7 - use apenas as siglas já existentes, evitando criá-las apenas porque o texto exige palavras curtas;
8 - evite a profusão de siglas;
9 - as siglas dos órgãos estrangeiros que tiverem nome traduzido em português deverão seguir essa
designação e não a original. 
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Exemplo: Organização das Nações Unidas (ONU), Fundo Monetário Internacional (FMI)
10 - nos outros casos, mantém-se a sigla estrangeira, mesmo que o seu nome em português não
corresponda perfeitamente à sigla. 
Exemplo: Organização das Nações Unidas para Alimentação e Agricultura (FAO);
11 - para o plural das siglas basta acrescentar o s, sem o apóstrofo. 
Exemplo: Assessorias de Comunicação (Ascoms) Departamentos Nacionais de Trânsito
(Denatrans); Coordenações Regionais (Cores); Agentes Indígenas de Saúde (Aisans); Distritos
Sanitários Indígenas (Dseis); e Organizações Não-Governamentais (ONGs).
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ANEXO IX
MODELOS DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
Nos modelos abaixo a tabela representa o tamanho de papel A4, portanto deve ser
desconsiderada a borda de fora da tabela.