norma nº 110/2018

Câmara Municipal de Domingos Martins
Estado do Espírito Santo
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PORTARIA Nº 110, DE 15 DE JUNHO DE 2018
Institui Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos – CPAD, Estabelece Mecanismos e
Normas Necessárias à Implantação do Processo de
Classificação, Avaliação Destinação para os
Documentos da Câmara Municipal de Domingos
Martins e designa membros para compor a
Comissão.
O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS,
Estado do Espírito Santo, no uso das atribuições que lhe confere o art. 39, inciso XII e XXIX
do Regimento Interno;
considerando o disposto no artigo 216, § 2°, da Constituição Federal;
considerando o disposto nos artigos 1°, 3° e 21 da Lei Federal n° 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá
outras providências;
considerando o disposto no artigo 18, do Decreto n°4.073, de 3 de janeiro de
2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da autorização pela
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, da eliminação de
documentos produzidos por órgãos e entidades da Administração Pública, por instituições de
caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
considerando o Decreto Normativo nº 2.104, de 23 de abril de 2012 da
Prefeitura Municipal;
considerando a Resolução n° 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho
Nacional de Arquivos – CONARQ;
considerando a Instrução Normativa SGA – Sistema Geral de Administração
n° 001/2014, de 30 de julho de 2014;
considerando o art. 193 inciso III da Lei Orgânica Municipal;
considerando a necessidade de se definir o ciclo de vida dos documentos
produzidos, seus prazos de vigência e identificar os documentos que têm valor permanente,
como registro de direitos ou informações imprescindíveis à pesquisa pública e à preservação
do patrimônio documental da Câmara Municipal;
considerando a necessidade de garantir a preservação de documentos oficiais
da Câmara Municipal de Domingos Martins.;
considerando a solicitação da Secretaria Geral de Administrativa contida no
memorando nº 125/2018;
considerando a autorização do presidente contida na folha de informação para
a abertura de processo administrativo a fim de oficializar todos os procedimentos relativos a
organização documental, resolve:
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Art. 1° Instituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e
estabelecer mecanismos e normas necessárias a implantação do processo de classificação,
avaliação, destinação dos documentos da Câmara Municipal de Domingos Martins e designar
membros para compor a comissão.
Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, instituída na
forma do art. 1°, será responsável pela organização, implantação do processo de classificação,
avaliação e destinação dos documentos da administração Câmara Municipal.
Art. 3° A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, será composta
por servidores e estagiários da Câmara.
Art. 4° Ficam designados os seguintes membros da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos.
I - Luciene Regina Trarbach Krohling, lotada no cargo de provimento em
comissão de Gerente de Arquivo, matrícula nº 624;
II - Elaine Furtado, lotada no cargo de provimento em comissão de Assessor
de Serviços Administrativo CCAL – 5, matrícula 370; 
III - Emerson Endlich Araripe Melo, lotado no cargo efetivo de Advogado
Legislativo, matrícula nº 445;
IV - Natana Erlacher, lotada no cargo de provimento em Comissão de Assessor
de Serviços Administrativos, matrícula nº 699;
V - Joyce Simon Ferreira, lotada no cargo de provimento em Comissão de
Assessor de Gabinetes, matrícula nº 719.
§1º – A presidência da Comissão de Avaliação de Documentos será exercida
pela servidora Luciene Regina Trabach Krohling.
§2º A Comissão poderá contar com o auxílio dos estagiários na organização
dos trabalhos.
Art. 5° Compete a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos,
estabelecer as diretrizes para a implementação de ações relativas as atividades de arquivo e
acompanhar o processo de classificação e avaliação de documentos da Câmara com vistas à:
§ 1° – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, identificará as
séries de documentadas produzidas e acumuladas pela Câmara Municipal de Domingos
Martins, tendo como base a estrutura organizacional, organograma e levantamento da
produção documental a fim de propor o prazo de guarda dos documentos em valores que se
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apresentam para fins administrativo, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, identificando
sua destinação final.
§ 2° - Considera-se órgão de origem, a Unidade Administrativa onde os
documentos são produzidos, recebidos ou acumulados.
§ 3° – A Comissão elaborará cronograma para organização dos trabalhos.
§ 4° – Os trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, serão
instalados no prazo de 5 (cinco) dias a contar da data de publicação desta portaria.
Art. 6° A Comissão poderá convidar especialistas identificados com as áreas
cujos documentos estiverem sendo avaliados.
Art. 7° A Comissão deverá consubstanciar os resultados do trabalho na
elaboração de plano de classificação de documentos e de tabelas de temporalidade.
Art. 8° As tabelas de temporalidade e o plano de classificação de documentos
serão divulgados e considerados aprovados após 30 (trinta) dias a contar da data de sua
publicação.
Art. 9° Fica proibida a eliminação aleatória de documentos.
Art. 10. Consideram-se documentos públicos, todos os registros de informações
gerados, em qualquer tempo, pelo exercício das funções e atribuições das unidades que
compõem a Câmara Municipal de Domingos Martins.
Parágrafo único. Incluem-se na categoria de documentos todos os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos pelas unidades da Câmara, independente da natureza de
seu suporte, sejam papel, filme, fita magnética, disco magnético, disco ótico, ou outros.
Incluem-se também os arquivos digitais e os documentos eletrônicos.
Art. 11. Para os efeitos de sua destinação final, os documentos classificam-se em
documentos de valor primário e documentos de valor secundário, 
§ 1° - São documentos de valor primário e guarda temporária aqueles que,
esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade,
podem ser eliminados, sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração, 
§ 2° - São documentos de valor secundário e guarda permanente aqueles que,
esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade,
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apresentem, no seu conteúdo ou forma, informações que devam ser preservadas para a
memória da Administração ou possam servir de pesquisa ou prova para a coletividade.
Art. 12. Consideram-se, obrigatoriamente, de valor secundário evidente e guarda
permanente, os documentos de unidades, substanciados em todo procedimento do qual
resultem:
I – atos de criação, constituição ou extinção, atribuição ou competências, tais
como leis, decretos, estatutos, portarias e resoluções e demais atos normativos;
II – atos relativos ao patrimônio imobiliário;
III – atos que reflitam a organização da administração, como organogramas,
fluxogramas e regulamentos;
IV – atos que reflitam o desenvolvimento da atividade-fim, como:
a) planos, projetos, estudos e programas;
b) convênios, ajustes e acordos;
c) atas e relatórios de departamento ou unidade e equivalente de nível superior;
d) séries documentais completas produzidas no exercício da atividade-fim;
e) correspondência relativa à atividade-fim da Administração.
V – atos relativos à administração de pessoal, como:
a) planos de salários e benefícios;
b) criação, classificação, reestruturação ou transformação de carreiras ou cargos;
c) politica contratual.
VI- documentos legislativos, inclusive os que fixem jurisprudência administrativa,
como orientações, instruções, ordem de serviço, consultas, despachos normativos e pareceres
jurídicos;
VII – documentos de divulgação, como cartazes, folhetos, boletins, cadernos,
revistas, convites e postais, dos quais deverá ser guardado um exemplar e garantida sua
transparência para o Arquivo;
VIII - documentos que contenham valor artístico e cultural, como vinhetas,
iluminurias, caligrafias especiais e ortografia antiga;
IX – documentos de registros da memória da Câmara e testemunho de seu
cotidiano, sejam visuais ou sonoras, independente da natureza de seu suporte, como
fotografias, filmes, fitas, relativas a obra, eventos, atividades, manifestações culturais e
populares;
Art. 13. São de valor secundário não evidente e guarda temporária os documentos
que, contendo informações repetitivas, refletem apenas o cotidiano da Administração.
Art. 14. Os prazos de vigência precaucional dos documentos públicos municipais
constarão, obrigatoriamente, de tabelas de temporalidade elaborada pela Comissão
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Permanente de Avaliação de Documentos, que serão publicadas para a divulgação, sendo
posteriormente aprovadas por Resolução.
§ 1° - Os prazos de vigência e precaucional dos documentos de valor probatório,
com proposta de eliminação, poderão ser submetidos à apreciação final do Advogado
Legislativo.
§ 2° - Em nenhuma hipótese será permitida a eliminação de documentos que não
constem das tabelas de temporalidade, ou não tenham completado os prazos de vigência e
precaucional nelas previstos.
§ 3° - Esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos nas tabelas de
temporalidade, os documentos de valor secundário não evidente, referidos no
art. 13, poderão ser eliminados em conformidade com o art. 15 nas unidades acumuladoras,
após análise e autorização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
§ 4° - As cópias serão eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que
identificados os originais e garantido o seu ciclo de vida, ressalvadas as excepcionalmente
indicadas em tabelas de temporalidade.
Art. 15. A eliminação de documentos será formalizada por meio de registro em ata
da unidade ou órgão, acompanhada de relação que identifique os respectivos documentos e
que consignará as datas limite e a quantificação/mensuração dos documentos eliminados,
obedecendo obrigatoriamente, o disposto na Resolução n° 40 de 9 de dezembro de 2014, do
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
Paragrafo único – Os documentos eliminados serão fragmentados manualmente
ou mecanicamente e poderão ser enviados para uma instituição reciclável de papel, jamais
permitindo-se o seu envio na íntegra. 
Art. 16. Dos documentos eliminados serão conservadas amostragens para o acervo
de Arquivo Permanente Municipal, que serão a ele encaminhadas conforme calendário a ser
estabelecido.
§ 1° As amostragens deverão, necessariamente, registrar alteração de rotinas
administrativas ou atividades técnicas da unidade a que se refere.
§ 2° O calendário a que se refere o “caput” deste artigo será elaborada pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e após a aprovação da Secretaria Geral de
Administrativa será implantada por meio de Portaria.
Art. 17. Durante o seu ciclo de vida, os documentos, inclusive os processos não
encerrados, serão organizados, inicialmente nas unidades produtoras e receptoras
denominadas no art. 5° parágrafo segundo desta portaria de forma acessível à administração.
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Art. 18. Os documentos com prazo de vigência ou precaucional longo e baixa
frequência de uso serão guardados até sua destinação final, no arquivo intermediário.
Art. 19. Aplicam-se as disciplinas desta Portaria todo o acervo da Unidade de
Memória Histórica – UMH
Art. 20. Os documentos de valor probatório ou cultural, sem vigência definida e
com evidente interesse publico, serão recolhidos para o arquivo Permanente do Legislativo
Municipal, nos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade, conforme o calendário
previsto no art. 15, inciso 2° desta Portaria.
Art. 21. Os processos encerrados poderão ser enviados para o arquivo
intermediário, devidamente acompanhado de guia de transferência de documentos, com índice
de processos encaminhados, obedecendo os prazos estabelecidos nas tabelas de
temporalidade.
Paragrafo único – Caso o processo encerrado fique arquivado na Secretaria
Geral Administrativa a que é pertinente, devera ser confeccionado índice anual, em ordem
numérico - cronológico para ser entregue a unidade de protocolo para fins de controle de
trâmite.
Art. 22. A Câmara Municipal fica obrigada a prestar informações,
esclarecimentos e apresentar os documentos solicitados pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos.
Art. 23. As atas das reuniões, relatórios, listagens de frequência e
correspondências produzidas por força destas ações deverão estar no processo administrativo
citado no caput, como anexo, atendendo às normas do Decreto nº 2.477, de 25 de janeiro de
1980.
Art. 24. As atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
deverão ser concluídos no prazo de até 180 dias a contar da data de instalação dos trabalhos,
podendo ser prorrogadas.
Art. 25. As despesas decorrentes com execução desta portaria correrão por conta
do Programa de Trabalho: dotação orçamentária 010001.0103100012.001 – Manutenção dos
Serviços Administrativos da Câmara Municipal – 3.3.90.30.00000.10000000 – material de
consumo – Ficha 9
Art. 26. São partes integrantes desta Portaria os anexos I, II e III.
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Art. 27. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Câmara Municipal de Domingos Martins, 15 de junho de 2018.
JULIO MARIA CHRIST
Presidente
 
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ANEXO 1
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado
das siglas respectivas)
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os
documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respectivas)
No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar
o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos.
ÓRGÃO/SETOR: (indicar as 
siglas)
Listagem nº: (indicar nº / ano da 
listagem)
Folha nº: (indicar nº da folha / nº
total de folhas)
CÓDIGO
REFERENTE
À
CLASSIFICA
ÇÃO 
DESCRITOR
 DO
CÓDIGO
DATAS￾LIMITE
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
OBSERVAÇÕES E/OU
JUSTIFICATIVAS
QUANTIFI
CAÇÃO
ESPECIFI
CAÇÃO
MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total dos 
documentos que serão eliminados)
DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que 
serão eliminados)
(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os
documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de aprovação das contas pelos
Tribunais de Contas.)
Conta(s) do(s) exercício(s) de: Conta(s) aprovada(s) pelo
Tribunal de Contas em:
Publicação no Diário
Oficial (data, seção,
página)
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LOCAL/DATA
 RESPONSÁVEL PELA 
SELEÇÃO
LOCAL/DATA
PRESIDENTE DA COMISSÃO 
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE 
DOCUMENTOS
LOCAL/DATA
AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A 
QUEM COMPETE APROVAR
LOCAL/DATA
___
AUTORIZO:
________________________________________________________________________________________
TITULAR DA INSTITUIÇÃO ARQUIVÍSTICA PÚBLICA, NA ESPECÍFICA ESFERA DE COMPETÊNCIA
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ANEXO 2
NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nº (indicar o nº / ano do Edital)
O(A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado(a)
pela Portaria nº (indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação), publicada no (indicar
o nome do periódico oficial ou do boletim interno do órgão/entidade), de (indicar dia, mês e
ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o
nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome da instituição
arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que autorizou a eliminação), faz
saber a quem possa interessar que a partir do (indicar o prazo para a efetivação da eliminação,
escrevendo por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente – 30º a 45º) dia
subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o nome do periódico oficial ou, na
ausência dele, o do veículo de divulgação local), se não houver oposição, o(a) (indicar o
responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos relativos
a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a
serem eliminados), do período de (indicar as datas limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a)
órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante
petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a) (indicar o nome
do(a) órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o
desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Local e data.
Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
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ANEXO 3
NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ..... dias do mês de ................... do ano de .........., o(a) (indicar o nome do órgão/entidade
responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de
Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome
da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que autorizou a
eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº /
ano do edital), publicado no (indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do
veículo de divulgação local), de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à
eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências
gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do
período de (indicar as datas limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade
produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados).
Local e data.
Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a
eliminação.
Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.