Câmara Municipal de Jaguaré
Estado do Espírito Santo .
Palácio Legislativo “Eugênio Salvador”
PROJETO DE LEI LEGISLATIVO Nº 012/2021
Dispõe sobre Arquivos Públicos, os documentos de
arquivo e sua gestão, o Plano de Classificação e a
Tabela de Temporalidade de Documentos da
Câmara Municipal de Jaguaré do Estado do Espírito
Santo, definem normas para avaliação, guarda e
eliminação de documentos de arquivos e dá outras
providências.
Jean Fábio Costalonga, Presidente da Câmara Municipal de Jaguaré, no uso de suas
atribuições, e considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos
documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso ás informações nelas contidas
com o & 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº
8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Considerando que a Câmara Municipal de Jaguaré cabe a definição dos critérios de
organização e vinculação dos arquivos municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 de Lei Federal nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991;
Considerando as disposições da Lei Municipal nº 1.165, de 19 de agosto de 2014, que
instituiu o Sistema Municipal de Arquivos do Município de Jaguaré — SISMARQ e da
Portaria nº 011, de 9 de fevereiro de 2021, que instituiu de Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo;
Considerando a necessidade urgente de se definirem critérios para reduzir ao
essencial os documentos acumulados nos arquivos da Administração Municipal, sem
prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos,
das informações indispensáveis ao processo decisório e à prevenção da memória
institucional; e
Considerando, finalmente, a proposta apresentada pelo Arquivo do Município, na
condição de órgão central do Sistema Municipal de Arquivo — SISMARQ elaborada em
parceria com a Comissão de Avaliações de Documentos de Arquivo.
Rua Constante Casagrande, 299, Centro, Jaguaré-ES, CEP 29.950-000, caixa postal 01, telef.
(27) 3769-1414, CNPJ: 31.787.922/0001-14, e-mail: cmjaguare(Ogmail.com
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Decreta:
SEÇÃO |
Dos Arquivos Públicos
Artigo 1º - Entende-se por arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos,
recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações instituídas ou
mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos e organização sociais, no exercício de suas funções e
atividades.
Artigo 2º - A Câmara Municipal de Jaguaré garantirá acesso aos documentos de
arquivos, nos termos da legislação vigente.
SEÇÃO II
Dos Documentos de Arquivo
Artigo 3º - São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer
suporte inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos
órgãos e entidades referidos no artigo 1º deste decreto.
Artigo 4º - Os documentos de arquivo são identificados como correntes intermediários
e permanentes, na seguinte conformidade:
| — consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto
ás unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por
elas consultados;
Il — consideram-se documentos intermediários aqueles em uso pouco frequente que
aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de
arquivo, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo da Câmara;
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Ill — consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Artigo 5º - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda
temporária ou guarda permanente, observadas os seguintes critérios:
| — são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de
guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo, ou
na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo da Câmara, podem ser
eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública
Municipal;
Il — são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de
guarda previstos no inciso | deste artigo, devem ser preservados, por força das
informações nelas contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova,
garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
SEÇÃO III
Da Gestão de Documentos de Arquivo
Artigo 6º - Cabe a Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos a consecução
de suas finalidades, propor, orientar e implementar alterações na politica de gestão de
documentos.
Parágrafo Único - Compete a Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos
analisar a vantagem para aderir ao acordo de cooperação a custodiar o acervo de
valor permanente ou histórico produzido e acumulado pela Câmara de Vereadores.
Artigo 7º - Consideram-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação,
uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos
arquivos.
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Parágrafo Único — É dever do órgão da Câmara Municipal a gestão de documentos
como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento cientifico.
Artigo 8º - São instrumentos básicos da gestão de documentos os Planos de
Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Paragrafo único — Os critérios para a elaboração, padronização e atualização da
referencia numérica indicativa dos órgãos produtores dos códigos de classificação de
documentos da Administração Direta, serão definidos pela Comissão de Avaliação de
Documentos e Arquivos podendo ser por meio de Instrução Normativa ou outro ato
que entenda pertinente.
SEÇÃO IV
Dos Planos de Classificação de Documentos
Artigo 9º - O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para
classificar todo e qualquer documento de arquivo.
Paragrafo único — entende-se por classificação de documentos a sequencia das
operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao
órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou
acumulação.
Artigo 10º - Os Planos de Classificação de Documentos das atividades-meio e das
atividades-fim dos órgãos da Administração Pública deverão apresentar os códigos de
classificação das séries documentais com a indicação dos órgãos produtores, das
funções, subfunções e atividades responsáveis por sua produção ou acumulação.
Artigo 11º - Série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental
produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função,
subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e
obedecem à mesma temporalidade e destinação.
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Artigo 12º - O código de classificação da série documental é a referencia que a
associa ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de
informação:
| - órgão produtor;
Il — função;
Ill — subfunção;
IV — atividade;
V- série documental.
Artigo 13º - O órgão produtor é a instituição ou entidade juridicamente constituída e
organizada responsável pela execução de funções do estado.
Artigo 14º - Considera-se função o conjunto de atividades que a Câmara exerce para
a consecução de seus objetivos, que pode ser identificada como:
| - direta ou essencial, quando corresponde às razões pelas quais foram criados os
diferentes órgãos, entidades ou empresas, caracterizando as áreas específicas nas
quais atuam;
Il - indireta ou auxiliar, quando é a que possibilita a infraestrutura administrativa
necessária ao desempenho concreto e eficaz de função essencial.
Parágrafo único - A funções indiretas ou auxiliares na Câmara Municipal são:
1. Organização administrativa;
2. Comunicação institucional,
3. Gestão de recursos humanos,
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4. Gestão de bens materiais e patrimoniais;
5. Gestão orçamentária e financeira;
6. Gestão de documentos e informações; e
7. Gestão de atividades complementares.
Artigo 15º - Considera-se subfunção o agrupamento de atividades afins,
correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função.
Artigo 16º - Considera-se como atividade a ação, o encargo ou O serviço decorrente
do exercício de uma função, que pode ser identificada como:
| - atividade-meio, quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a
efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que
resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório;
II - atividade-fim, quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a
efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na
produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu
funcionamento.
Artigo 17º - Caberá a Administração Geral da Câmara Municipal elaborar e atualizar o
Plano de Classificação de Documentos relativos às suas atividades-fim, os quais
deverá ser aprovado pelo Presidente da Câmara Municipal e ou pelo Diretor Geral.
SEÇÃO V
Das Tabelas de Temporalidade de Documentos
Artigo 18º - A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da
avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de
guarda e a destinação de cada série documental.
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Parágrafo único - Entende-se por avaliação documental o processo de análise que
permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus
prazos de guarda e de sua destinação.
Artigo 19º - As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e das
atividades-fim dos órgãos da Câmara Municipal deverão indicar os órgãos produtores,
as séries documentais, os prazos de guarda e a destinação dos documentos, bem
como sua fundamentação jurídica ou administrativa, quando houver.
8 1º - Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que
determina o seu encaminhamento.
$ 2º - Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de
guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente.
8 3º - Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de
valor histórico, probatório e informativo.
8 4º - Para cada série documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de
Documentos deverão ser registrados, a título de observações, os atos legais e as
razões de natureza administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos
propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do
documento.
Artigo 20º - Para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo
de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos
lugares indicados, a saber:
| - unidade produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento
deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi
produzido;
Il - unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria: deve ser indicado o
número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuições
de arquivo de cada Secretaria cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.
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Parágrafo único - Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua
eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e na
unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria
Artigo 21º - Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na unidade
produtora ou na unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria são os
seguintes:
| - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos
administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua
produção.
Il - prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do
Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda
dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da
prescrição, em conformidade com a legislação vigente.
Ill - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por
precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente
Artigo 22º - Caberá ao órgão da Administração Geral da Câmara Municipal elaborar e
atualizar as Tabelas de Temporalidade de Documentos relativas às suas atividades-
fim, as quais deverão ser aprovadas pelo Presidente da Câmara Municipal e ou pelo
Diretor Geral, antes de sua oficialização.
SEÇÃO VI
Da Eliminação de Documentos e Guarda Temporária
Artigo 23º - A eliminação de documentos nos órgãos da Câmara Municipal de
Jaguaré é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela respectiva
Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo e deverá ser executada de acordo
com os procedimentos estabelecidos neste decreto.
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Artigo 24º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos será determinado
pela Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio, ou das Tabelas
de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos órgãos da Administração
Geral da Câmara Municipal, será realizada mediante autorização do Presidente da
Câmara Municipal, através de ato normativo ou instrutivo.
Artigo 25º - O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por
meio de "Relação de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do
Anexo |, que faz parte integrante deste decreto.
Parágrafo único - O órgão da Administração Geral da Câmara Municipal, que ainda
não oficializar sua Tabela de Temporalidade de Documento - atividades-fim e
pretendam proceder à eliminação destes documentos, deverão encaminhar a
respectiva Relação de Eliminação de Documentos a Comissão de Arquivo da Câmara,
para aprovação.
Artigo 26º - A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, em decorrência da
aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos, publicara no Diário Oficial
dos Municípios e/ou Diário Oficial do Estado os "Editais de Ciência de Eliminação de
Documentos", conforme modelo constante do ANEXO Il, que faz parte integrante
desta Lei.
8 1º - O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo dar
publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre
os documentos a serem eliminados e sobre o órgão por eles responsável.
$ 2º - O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo
de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às
partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de
peças de processos ou expedientes.
Artigo 27º - O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser
efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", preenchido conforme
modelo constante do ANEXO III, que faz parte integrante desta Lei.
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Parágrafo único - Uma cópia de cada "Termo de Eliminação de Documentos" será
encaminhada a Comissão de Arquivo da Câmara para a consolidação de dados e a
realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.
Artigos 28º - Dos documentos destinados à eliminação serão selecionadas
amostragens para guarda permanente.
Parágrafo único - Considera-se amostragem documental o fragmento representativo
de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de
critérios qualitativos e quantitativos. ] '
Artigo 29º - A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente
será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro
das informações.
Parágrafo único - Os documentos em suporte-papel serão doados nos termos da
legislação vigente.
SEÇÃO VII
Da Guarda Permanente de Documentos
Artigo 30º - São considerados documentos de guarda permanente:
| - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que serão
definitivamente preservados;
Il - os de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse
público e social, nos termos da lei municipal;
Artigo 31º - Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após
a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser
preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos ao Arquivo do Município.
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Parágrafo único - Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou
recolhidos, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem
como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso
e controle.
Artigo 32º - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que destruir inutilizar ou deteriorar documentos de guarda
permanente.
SEÇÃO VIII
Da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo
Artigo 33º - A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é de ordem
permanente e multidisciplinares nomeado a cada dois anos pelo Presidente da
Câmara Municipal de Jaguaré, ES.
$ 1º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, será composta
preferencialmente por servidores efetivos.
8 2º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é responsável pela
elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de
Documentos.
Artigo 34º - A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo fará aplicar, em
suas respectivas áreas de atuação, os Planos de Classificação e as Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública da Câmara Municipal de
Jaguaré Estado do Espírito Santo.
Parágrafo único - A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo deverá
propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à
eliminação, conforme o disposto no artigo 28, parágrafo único deste decreto.
Artigo 35º - A Comissão Avaliação de Documentos de Arquivo caberá consultar, em
caso de dúvida, a Procuradoria da Câmara Municipal de Jaguaré a cerca das ações
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judiciais encerradas ou em curso nas quais a Câmara figure como autora ou ré, para
que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda
previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 36º - A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo cabe a elaboração
e atualização de Planos de Classificação de Documentos e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de seus
respectivos órgãos.
$ 1º- A proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de
Documentos relativos às atividades-fim dos órgãos da Administração Geral da Câmara
Municipal deverá ser encaminhada a Comissão de Avaliação de Documentos de
Arquivo.
8 2º. Ao Arquivo da Câmara Municipal de Jaguaré, na condição de órgão central do
Sistema de Arquivos da Câmara Municipal de Jaguaré, caberá o reexame, a qualquer
tempo, das Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 37 - Para garantir a efetiva aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de
Temporalidade de Documentos, a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo
deverá solicitar as providências necessárias para sua inclusão nos sistemas
informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos órgãos.
SEÇÃO IX
Disposições Finais
Artigo 38º - A Comissão de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo
compete, sempre que solicitado, dar orientação técnica na área arquivística às
Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo para elaboração e aplicação de
Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 39º - Ao Arquivo da Câmara Municipal de Jaguaré caberá decidir sobre a
conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos de documentos ao
seu acervo.
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ê Câmara Municipal de Jaguaré
Parágrafo único - As transferências e os recolhimentos deverão obedecer aos
cronogramas definidos pelo próprio Arquivo da Câmara Municipal.
Artigo 40º - As disposições desta Lei aplicam-se também aos documentos
arquivísticos eletrônicos, nos termos da lei.
Artigo 41º - Este decreto será regulamento por meio de Instrução Normativa.
Artigo 42º - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio Legislativo “Eugênio Salvador”, aos vinte e nove dias do mês
de junho do ano de 2021.
JEAN FÁBIO COSTALONGA
VEREADOR PRESIDENTE
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ANEXO |
Relação de Eliminação de Documentos
(Nome do órgão produtor)
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS n.º. /
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Total de caixas =
Total de metros lineares =
Local e Data
(Nome e assinatura do (a) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos e
Acesso)
Rua Constante Casagrande, 299, Centro, Jaguaré-ES, CEP 29.950-000, caixa postal 01, telef.
(27) 3769-1414, CNPJ: 31.787.922/0001-14, e-mail: cmjaguareDgmail.com
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ANEXO Il
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
[Nome do órgão produtor]
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº. /
O(A) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, instituída pela(o)
(Resolução/Portaria/Ato nº. ), publicada(o) no Diário Oficial do Estado dos Municípios de
14, De acordo com a Relação de Eliminação de Documentos nº. / . eem
conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos
aprovadas e oficializadas, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º dia
subsequente à data de publicação deste Edital, a(o) [Nome do Órgão/Entidade/Empresa]
eliminará os documentos abaixo relacionados. Os interessados poderão requerer às suas
expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do
processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de
legitimidade do pedido, dirigida à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Total de caixas =
Total de metros lineares =
Rua Constante Casagrande, 299, Centro, Jaguaré-ES, CEP 29.950-000, caixa postal 01, telef.
(27) 3769-1414, CNPJ: 31.787.922/0001-14, e-mail: cmjaguareQgmail.com
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ANEXO III
Termo de Eliminação de Documentos
(Nome do órgão produtor)
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS n.º. /
Aos — dias do mês de . — do ano de |, o [indicar o nome do
Órgão/Entidade/Empresa], em conformidade com os prazos definidos na Tabela de
Temporalidade de Documentos aprovada pelo [indicar o ato normativo que a oficializou]
[quando se tratar da eliminação de documentos que não constem na Tabela de Temporalidade
de Documentos oficializada e foi aprovada pelo Arquivo Público da Câmara Municipal, a
redação será: em conformidade com a Relação de Eliminação de Documentos aprovada pelo
Coordenador da Unidade do Arquivo Público da Câmara Municipal de Jaguaré/ES no Ofício
nº de / |! ], procedeu à eliminação dos documentos abaixo relacionados:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
(Nome e assinatura do representante da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso
que presenciou a eliminação dos documentos)
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(27) 3769-1414, CNPJ: 31.787.922/0001-14, e-mail: cmnjaguareOgmail.com