materia nº 16/2023

CÂMARA MUNICIPAL DE ARMAÇÃO DOS BÚZIOS
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PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº 16/2023
Institui o Manual de Rotinas e Procedimentos 
sobre o Fluxo da Despesa e dá outras 
providências.
A CÂMARA MUNICIPAL DE ARMAÇÃO DOS BÚZIOS, no uso de suas atribuições 
legais,
RESOLVE:
Art. 1º Fica criado o Manual de Rotinas e Procedimentos sobre o Fluxo da despesa no 
âmbito da Câmara Municipal de Armação dos Búzios, com os seguintes objetivos:
I - direcionar e uniformizar os procedimentos e rotinas;
II - estabelecer uma sequência lógica ao fluxo da despesa;
III - garantir clareza e compreensão para todos os seguidores;
IV - aumentar a eficiência e eficácia no serviço público;
V - reduzir os custos dos Procedimentos Administrativos, Financeiros, Patrimoniais, 
Orçamentários, Legais e de Pessoal.
Art. 2º Esta Resolução abrange a Controladoria, Procuradoria e todos os Departamentos
da Administração Direta Câmara Municipal de Armação dos Búzios.
Art. 3º Para os efeitos desta Resolução, considera-se:
I - DEPARTAMENTO REQUISITANTE: Departamento que manifesta o interesse em firmar a 
intenção da despesa;
II - PEDIDO DE COMPRA: é o documento interno das unidades da Estrutura Administrativa 
do Câmara que formaliza a necessidade de aquisição de um determinado material ou 
contratação de um determinado serviço para um determinado momento. 
III - CONTRATO ADMINISTRATIVO: todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da 
Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para formação 
de vínculos e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação 
utilizada;
IV - UNIDADE EXECUTORA: todas as unidades integrantes da estrutura organizacional do 
ente controlado, responsáveis pela execução dos processos de trabalho da entidade, pela 
identificação e avaliação dos riscos inerentes a esses processos e pela normatização e 
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execução das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle destinados à 
mitigação dos riscos;
V - ORGÃO DE CONTROLE INTERNO: unidade organizacional responsável pela 
coordenação, orientação e acompanhamento do Sistema de Controle Interno;
VI - AUDITORIA INTERNA: técnica de controle interno, a ser utilizada pelo Órgão Central 
do SCI (Sistema de Controle Interno) cujo objetivo é medir e avaliar a eficiência e eficácia 
dos controles realizados pela entidade, não lhe cabendo estabelecer estratégias de 
gerenciamento de riscos ou controles internos, mas avaliar a qualidade desses processos;
VII - ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR – ETP: documento constitutivo da primeira etapa do 
planejamento de contratação, a ser desenvolvido pela Equipe Técnica de Apoio, servindo 
para caracterizar o interesse público envolvido e a sua melhor solução. 
VIII - GESTÃO DO CONTRATO: Exercido pelo Diretor da pasta, atividade de gerenciamento 
em geral;
IX - FISCAL DO CONTRATO: Exercido por servidor designado com atividades pontuais de 
acompanhamento e fiscalização;
X – TERMO DE REFERÊNCIA: É o documento que deverá conter elementos capazes de 
propiciar avaliação de custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição 
de métodos, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, 
cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do 
contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, 
prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva;
XI - OBRAS: Construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação de bem, na qual 
seja necessária a utilização de conhecimentos técnicos específicos envolvendo a 
participação de profissionais habilitados conforme o disposto na Lei Federal nº 5.194/66;
XII - SERVIÇO: Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a 
administração, tais como: 
a) conserto;
b) reparação
c) adaptação;
d) manutenção
e) transporte;
f) locação de bens;
g) publicidade;
h) seguro;
i) trabalhos técnico-profissionais;
j) projetos;
k) planejamentos;
l) estudos técnicos;
m) assessorias;
n) consultorias;
o) auditorias
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p) supervisão;
q) gerenciamento;
XIII - SERVIÇOS DE ENGENHARIA: É toda a atividade que necessite da participação e 
acompanhamento de profissional habilitado do ramo de engenharia, agronomia, 
urbanismo e arquitetura, conforme o disposto na Lei Federal nº. 5.194/66;
XIV - COMPRA: Toda aquisição remunerada de bens ou serviços para fornecimento de 
uma só vez ou parceladamente;
XV - IMPRENSA OFICIAL: Veículo oficial de divulgação da administração pública, definido 
por lei;
XVI - CONTRATANTE: É o órgão ou entidade signatária do instrumento contratual;
XVII - CONTRATADO: A pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a 
administração pública;
XVIII - COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO E DE PREGÃO: Comissões criadas pela 
administração com a função de receber, examinar e julgar todos os documentos e 
procedimentos relativos às licitações e ao cadastramento de licitantes;
XIX - SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS: Conjunto de procedimentos para registro formal 
de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações 
futuras;
XX - ATA DE REGISTRO DE PREÇOS: Documento vinculativo, obrigacional, com
característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, 
fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as 
disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;
XXI - SETOR DE COMPRAS: órgão vinculado ao Departamento de Administração e 
Contabilidade responsável pela análise de solicitações iniciais de compras e contratações, 
encaminhamentos, verificações de necessidade, quantidades e pesquisa de preços; 
XXII - SETOR DE CONTABILIDADE: órgão vinculado à Departamento de Administração e 
Contabilidade, responsável pela coordenação e orientação das atividades referentes a 
registros contábeis, orçamentários, patrimoniais e financeiros, sintética e analiticamente, 
de acordo com a legislação e normas vigentes.
XXIII - SETOR DE PATRIMÔNIO: órgão vinculado ao Departamento Administração de 
Contabilidade responsável pela atualização dos registros cadastrais dos bens 
patrimoniais, tanto da existência física como da responsabilidade de guarda e as 
alterações que ocorram em sua estrutura, com inclusão ou substituição de componentes, 
bem como reavaliações;
XXIV - SETOR DE ALMOXARIFADO: órgão vinculado à ao Departamento de Administração 
e Contabilidade, responsável pelo recebimento, conferência, guarda e controle da 
entrada e saída de materiais.
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XXV - SETOR DE TESOURARIA: órgão responsável por efetuar os pagamentos autorizados 
pelos ordenadores de despesas, ou por quem seja delegada tal atribuição.
§1º O Pedido de Compra, previsto no inciso II deste artigo deverá ser criado pelo usuário 
de gestão de materiais, possuindo um ou mais itens e cada um deles deve conter a 
quantidade, a especificação do material a ser fornecido ou, no caso de serviços, conter o 
tipo de serviço a ser executado, o prazo do serviço, e as datas de início e término de 
execução do serviço a ser contratado;
§2º O Estudo Técnico Preliminar – ETP – previsto no inciso VII deste artigo, tem como 
função definir os elementos de uma contratação de modo a identificar as formas de sua 
execução, devendo evidenciar o problema a ser resolvido e sua melhor solução além de 
ser usado:
I - como base ao anteprojeto da licitação, seja do termo de referência ou do projeto 
básico, os quais apenas serão elaborados em caso de viabilidade da contratação;
II - para identificar e analisar os cenários para o atendimento da demanda derivada do 
ente público;
III - para demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, 
fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de 
contratação.
Art. 4º Fica criada a Equipe Técnica de Apoio, destinada à confecção dos Estudos Técnicos
Preliminares (ETPs), que contará com três membros sendo eles:
I – Chefe de Divisão de Compras;
II – Chefe de Divisão de Patrimônio e Almoxarifado;
III – um servidor a ser nomeado através de Ato da Presidência.
Art. 5º São de responsabilidades da Controladoria Geral do Município:
I - Promover a divulgação e implementação desta Resolução, mantendo-a atualizada;
II - Orientar as áreas executoras e supervisionar a sua aplicação;
III - Exercer o acompanhamento sobre a efetiva observação desta Resolução em que o 
Sistema de Compras, Licitações e Contratos estejam sujeitos;
IV - Promover discussões técnicas com as unidades executoras para definir as rotinas de 
trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objetos de alteração, 
atualização ou expansão.
Art. 6º São de responsabilidade comum a todos os Departamentos;
I - Promover ampla divulgação e implementação desta Resolução aos seus servidores;
II - Promover discussões técnicas com as Unidades Executoras e com a Controladoria 
Geral;
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III - Atender às solicitações dos Setores de Licitação, Compras, Contrato, Patrimônio, bem 
como da Controladoria da CMAB, quanto ao fornecimento de informações;
IV - Alertar a Controladoria sobre as alterações que se fizerem necessárias nos 
procedimentos de trabalho;
V - Realizar as atividades colocadas sob sua responsabilidade nesta Resolução;
Art. 7º A inobservância das tramitações e procedimentos de rotinas estabelecidas nesta 
Resolução, sem prejuízo das orientações e exigências supervenientes do Órgão Central de 
Controle Interno, relativas ao assunto, sujeitará os responsáveis às sanções legais 
cabíveis. 
Art. 8º São partes integrantes da presente Resolução, os anexos.
Art. 9º As fases das despesas deverão ser realizadas por pessoas distintas, atendendo o 
princípio da segregação de funções.
Art. 10 Em qualquer fase do processo, a Controladoria poderá realizar auditorias nos 
processos de pagamento através de amostras, com quantidades e intervalos a serem 
definidos no momento do início das atividades.
Art. 11. Os casos omissos ou que suscitarem dúvidas serão disciplinados e dirimidos pela 
Controladoria.
Art. 12. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Armação dos Búzios, xxxxxxxxxxxxxxx
RAFAEL AGUIAR PEREIRA DE SOUZA
Presidente
VICTOR DE ALMEIDA DOS SANTOS
1º Secretário
ADIEL DA SILVA VIEIRA
2º Secretário
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MANUAL DE ROTINAS, CHECK LIST E 
FLUXOGRAMA DA DESPESA
Apresentação
A Controladoria tem a missão de estar presente junto aos administradores 
públicos auxiliando-os no desempenho de suas funções e para isso exerce o controle 
financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial da Câmara Municipal de Armação dos 
Búzios (CMAB), conforme preconiza a Constituição Federal de 1988, Lei Federal de 4.320 
de 17 de março 1964, a Lei Federal 8.666 de 21 de junho de 1993, a Lei Federal 14.133, de 
1º de abril de 2021, a Lei Complementar 101 de 2000 e as Instruções Normativas dos 
Tribunais de Contas.
Com a elaboração deste Manual, espera-se conseguir institucionalizar os 
procedimentos inerentes ao fluxograma da despesa, buscando atender aos princípios da 
eficiência, eficácia, economicidade e efetividade. Através da disseminação do 
conhecimento, fazendo com que exista uma convergência e racionalização das rotinas 
administrativas executadas pela entidade e órgãos públicos municipais.
1. INTRODUÇÃO
O presente Manual foi desenvolvido para orientar os servidores da CMAB quanto às 
rotinas e procedimentos inerentes ao fluxo da despesa dentro da Câmara Municipal de 
Armação dos Búzios. Sua apresentação é flexível a qualquer modificação posterior que se 
julgar necessária.
Os objetivos maiores deste documento são direcionar e uniformizar os procedimentos 
e rotinas, estabelecer uma sequência lógica ao fluxo da despesa dentro da Câmara 
Municipal de Armação dos Búzios, de forma a garantir clareza e compreensão para todos 
que deste utilizem, além de aumentar a eficiência e eficácia, com a consequente redução 
de custos dos procedimentos administrativos.
O fluxo da despesa compreende: planejamento da despesa, verificação da 
necessidade, motivação da despesa, aprovação do ordenador, cotação de preços pelo 
setor de compras, análise inicial do ordenador com a verificação de saldo financeiro e 
orçamentário/quantitativos e valores, aprovação da cotação, caso necessite de licitação, 
encaminhar primeiramente à Comissão de Licitação, caso não, empenho no
Departamento de Contabilidade, aquisição do objeto pelo Setor de Compras, 
recebimento pelo Almoxarifado e, caso bem permanente, seja tombado pelo Setor de 
Patrimônio, o fiscal de contrato (compras) efetua o atesto da Nota Fiscal, caso o produto 
esteja nos termos do solicitado, liquidação da nota fiscal, precedida de análise final 
(Check List) e autorização do pagamento e, por fim, à Tesouraria para enquadramento no
Cronograma de Pagamentos, conforme disponibilidade de caixa da Entidade, separação 
documental e na Contabilidade;
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Os procedimentos apresentados serão demonstrados em fluxograma e cada fase do 
fluxo da despesa será devidamente detalhada no corpo deste manual.
2. PROCEDIMENTOS E ROTINAS
Neste tópico serão apresentados os procedimentos e rotinas inerentes a cada fase do 
processo de geração da despesa pública.
2.1. PLANEJAMENTO
Esta fase consiste na elaboração de planos e cronogramas a serem seguidos durante o 
exercício financeiro. São elementos básicos de planejamento: Plano Plurianual (PPA), Lei 
de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e a Lei Orçamentária Anual (LOA).
Contudo, cabe ao ordenador das despesas, juntamente com os setores estratégicos 
de cada Departamento, elaborar uma relação de despesas necessárias à manutenção de 
suas atividades, compreendendo o levantamento de itens a serem licitados no início do 
exercício, verificando o equilíbrio financeiro e orçamentário, a fim de atender as 
necessidades do Departamento.
Em seguida, deve-se fazer um levantamento no que se pretende incrementar nas 
atividades já desenvolvidas, considerando a demanda por novos serviços e a liberação de 
novas fontes de recursos. Esse procedimento visa contemplar na LOA todas as despesas a 
serem realizadas no exercício, atendendo ao princípio da universalidade.
O planejamento é de sua importância para o perfeito funcionamento da
Administração da CMAB. Pois, se o planejamento for bem elaborado não existirão 
surpresas indesejadas durante o ano, fazendo com que a máquina pública funcione a 
contento. Prevenindo o desperdício, uso inadequado, e a ociosidade.
2.2. VERIFICAÇÃO DA NECESSIDADE
Essa fase consiste na verificação da necessidade de utilização daquele objeto que 
se deseja solicitar. Deve-se levar em consideração a demanda pelo objeto, em 
comparativo com os exercícios anteriores, número de usuários, prazo de utilização, 
finalidade, quantidade a ser solicitada, etc. Essas são orientações genéricas que devem 
ser observadas para qualquer solicitação de despesa nesta entidade.
 2.3. MOTIVAÇÃO DA DESPESA
A motivação da despesa é documento que compõe o processo de despesa, nela é 
que constarão os argumentos que embasam a solicitação do objeto, conforme 
parâmetros evidenciados no item anterior. Deve-se desprender bastante atenção à 
elaboração deste documento, pois ele norteará todo o processo da despesa. Serve de 
fonte de informação para outros setores que participam do processo, porém que não 
fizeram parte da solicitação, logo, não conhecem o objeto, não sabem a sua finalidade, 
possivelmente.
São elementos essenciais que compõem a Motivação da Despesa:
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* Setor requisitante;
* Especificação fidedigna do objeto a ser adquirido;
* Quantidade a ser adquirida;
* Prazo de duração do objeto (período que a demanda pelo objeto será 
suportada);
* Dotação orçamentaria: Elemento de Despesa e Sub-elemento;
* Fonte de recursos que cobrirá a despesa;
* Finalidade do objeto a ser adquirido;
* Assinatura do solicitante;
* Ciência e aprovação do gestor do Órgão.
2.4. COTAÇÃO DE PREÇO
Esta fase consiste em uma pesquisa de mercado para saber qual fornecedor 
oferece a condição mais vantajosa para o órgão, seja menor preço, melhor técnica ou 
melhor preço e técnica.
É importante salientar, que para alcançar o sucesso desta etapa do processo 
depende de perfeita especificação do objeto a ser adquirido. De tal forma que uma 
pessoa que não conheça o produto a ser solicitado possa adquiri-lo no mercado sem 
dificuldade de comunicação com o fornecedor, evitando assim pedidos de materiais que 
não atendem à necessidade da Entidade, por falha na especificação do objeto. Contudo, 
não se deve direcionar marca de produto, e sim, as características do objeto que melhor 
atendam à demanda do ente. Deve-se preocupar também em não caracterizar um objeto 
de forma que beneficie um fornecedor em detrimento de outros, configurando a burla e a 
capacidade de concorrência, infringindo a lei de Licitações.
A cotação de preços realizada deve conter:
* Pelo menos três orçamentos;
* As empresas cotadas devem ser aptas a contratar com a administração pública e 
ter em sua atividade objeto social compatível com o objeto do pedido;
* Deve-se elaborar um mapa comparativo de preços, dando ênfase à oferta 
ganhadora;
* Deve existir as informações básicas do fornecedor, para que se possa entrar em 
contato com ele, caso se concretize a intenção de compra, proceder o empenho da 
despesa, caso não seja necessária a realização de procedimento licitatório para aquisição;
* Elaborar ordem de compras/serviço para que seja autorizada pelo Ordenador de 
Despesa, verificando-se a viabilidade financeira e orçamentaria para realização da 
despesa;
* Deve-se anexar à motivação da despesa uma cópia do processo de cotação de 
preços.
Sugere-se a centralização das compras de toda a Câmara, por meio da Central 
Única de Compras. Com esta ferramenta o Presidente da CMAB uniformizará os 
procedimentos de compras, facilitando o gerenciamento e controle destas.
2.5. PROCEDIMENTO LICITATÓRIO
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Caso a despesa a ser realizada atinja limite para licitação, deve-se encaminhar o 
processo de compra, composto pela motivação da despesa e cotação de preços 
autorizada pelo Presidente da CMAB, à Comissão Permanente de Licitação (CPL) para que 
proceda a concorrência pública de acordo com a modalidade e o tipo que melhor 
atendam a necessidade da administração. Caso contrário deve-se passar para o item 
deste manual.
Sempre atentar para os prazos e limites de acordo com a modalidade de licitação 
a ser realizada, considerando os critérios para avaliação quanto ao fracionamento de 
despesa, que são: objeto semelhante, concomitantemente (verificar a tempestividade da 
solicitação de compra) e a finalidade, verificando se a aquisição está sendo motivada por 
fato novo.
Os demais procedimentos são privativos da comissão permanente de licitação 
(CPL). Porém, os agentes públicos devem ter conhecimento básico sobre o assunto, para 
evitar fracionamentos, compras irregulares, contratação de pessoas/empresas 
inabilitadas e consequentemente, devolução de recursos e outras penas administrativas, 
cíveis e/ou criminais, dependendo da natureza da infração cometida.
2.6. EMPENHO DA DESPESA
Esta etapa consiste na primeira fase da execução da despesa, segundo a Lei 
Federal 4.320 de 1964, conforme transcrição abaixo:
Art. 58. O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para 
o estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. [...] Art. 61. Para 
cada empenho será extraído um documento denominado "nota de empenho" que indicará o nome 
do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da 
dotação própria.
Porém, na Câmara Municipal de Armação dos Búzios através deste manual, 
regulamentado por instrução normativa da Controladoria, institui-se a motivação da 
despesa como primeira fase da execução da despesa pública. Logo, será o referido 
documento que embasará a solicitação de despesa, no qual resultará no empenho, 
conforme texto extraído da lei em tela. Assim, será um ato de competência do ordenador 
de despesa, que cria para a entidade a obrigação de pagamento, dependente ou não de 
implemento de condição, configuram como empenho licitações, contratos, etc., e em 
muitos casos a nota de empenho representa o ato que cria esta obrigação para A CMAB.
Para que a solicitação de realização de despesa siga o processo, faz-se necessário 
o envio do processo para o setor de contabilidade. Este processo deve conter a 
motivação, cotação de preços e informações contratuais do processo licitatório quando 
for o caso, para que o setor da contabilidade possa registrar o evento e dar seguimento à 
solicitação.
Deve-se observar para a realização de obras e serviços de engenharia a existência 
de projeto básico, projeto executivo e execução de obras e serviços, conforme art. 70 e 
incisos da Lei Federal 8.666/93, ou 32 da Lei Federal 14.133/2021.
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Conclui-se que para a despesa correr o curso sugerido neste manual, não poderá 
existir empenho a posteriori, despesas empenhadas indevidamente, ou inexistência de 
saldo de dotação orçamentaria para arcar com a obrigação vindoura.
2.7. SOLICITAÇÃO DO MATERIAL OU SERVIÇO
Depois de percorridos os passos anteriores, onde fora motivada a despesa, 
comprovada a sua necessidade, viabilidade financeira e orçamentaria, realizada a licitação 
ou contrato, quando for o caso, feito o empenho da despesa e extraída a nota de 
empenho, o material já poderá ser solicitado, bem como o serviço poderá ser solicitado a 
sua execução, através de modelo de documento anexo a esta Resolução.
Nesta fase o processo de despesa retorna ao Setor de Contabilidade para Unidade 
Gestora Responsável, para que se programe a entrega.
O Setor de Compras emitirá a respectiva ordem de compras/serviços em 03 (três) 
vias, 01 (uma) via destinada a seu controle, 01 (uma) ao fornecedor e outra para o Setor 
de almoxarifado objetivando a conferência no recebimento do bem/serviço, as NFs 
deveram ser emitidas conforme Nota de Empenho e deverá ser solicitado ao fornecedor 
que para cada NE a NF correspondente.
A solicitação do material ou serviço deve ser feita de acordo com a necessidade da 
administração, verificando a disponibilidade de caixa para o cumprimento da obrigação 
de pagamento, que após a entrega do objeto é líquido e certo.
Em caso de prestação de serviço, este deve ocorrer conforme seja conveniente a 
administração e apresentação em conjunto com o relatório de atividades. Porém se for 
material deve ser entregue no almoxarifado, respeitando os procedimentos a seguir.
2.8. ALMOXARIFADO
2.8.1. BENS DE CONSUMO
O recebimento que embasa a entrada do material é a nota de empenho e nota 
fiscal. A nota de empenho e a ordem de compras configuram que o material a ser 
entregue corresponde com o material solicitado e autorizado pelo ordenador de despesa 
e a nota fiscal é o documento que caracteriza a entrega do material.
Deve-se ter muita atenção por parte do agente responsável pelo recebimento do 
material para verificar a veracidade e legalidade da nota fiscal que está sendo entregue. 
Obedecendo aos seguintes critérios:
* Verificar a legalidade do documento;
* Todas as notas fiscais devem ser atestadas pelo fiscal de contrato e o visto do 
responsável pelo almoxarifado, com carimbo contendo o nome e matrícula do servidor, 
garantindo o atesto do recebimento do material/serviços;
A saída de material adquirido deve ser feita com base na nota de fornecimento 
emitida pelo almoxarifado.
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Bem como os materiais guardados no almoxarifado deverão ser solicitados por 
escrito, mediante solicitações onde fiquem comprovados o tipo do material, o nome e 
assinatura e a sua destinação.
Vale salientar que não é permitida a destinação genérica, ou seja, o material deve 
ser dispensado para o setor que será utilizado, por exemplo, não pode ser requisitado 
pela Departamento "tal" e sim para o setor especifico que será utilizado o material.
2.8.2. BENS PERMANENTES
Os materiais permanentes seguem a mesma rotina dos bens de consumo, 
contudo, quando recebidos pelos almoxarifados, o servidor responsável pelo controle dos 
bens permanentes deve ser requisitado ao almoxarifado da unidade gestora e aquele 
realizará o tombamento do bem (através do controle patrimonial) e, após, registrará, 
afixando a plaqueta no objeto adquirido e o número do tombamento deve constar na 
nota fiscal. Com este procedimento, deve-se tirar cópia do documento, ficando a cópia no 
setor e original segue para a contabilidade/análise final devidamente atestado para dar 
prosseguimento ao processo.
Vale salientar que as notas fiscais referentes a convênios e aquisição de veículos 
devem ser tiradas cópias autenticadas, para que os originais fiquem na Câmara (arquivo 
separado no patrimônio) e a cópia fique à disposição dos órgãos de Controle Externo, 
juntamente com o processo de despesa.
E quando o bem for dispensado para o setor que será utilizado, o responsável pela 
guarda do bem deve assinar um termo de responsabilidade, devendo ficar sob seu 
encargo informar ao setor de patrimônio da CMAB caso este bem seja movimentado para 
outra unidade.
2.9. LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
Esta fase consiste no reconhecimento, por parte do órgão, da obrigação de 
pagamento junto à terceiro, conforme artigos transcritos da Lei Federal n. 4.320, de 1964, 
a seguir:
“Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua 
regular liquidação.
Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo 
credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo 
crédito.
§1º Essa verificação tem por fim apurar:
I - A origem e o objeto do que se deve pagar;
II - A importância exata a pagar;
III - A quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.
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§2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá 
por base:
I - O contrato, ajuste ou acordo respectivo;
II - A nota de empenho;
III -os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.”
Os tipos de documentos comprobatórios referidos no artigo supracitado são 
exatamente as notas fiscais, recibos e relatório de atividades, devidamente atestado 
pelos responsáveis. Somente com base nesses documentos é que o departamento de 
contabilidade, precedido de análise prévia, registrará a liquidação da despesa, para então 
enviar o processo para a tesouraria e ser inserido na programação de pagamento.
Por fim, outro ponto importante é no que tange as retenções das consignações, 
previdência social, IR que devem ser feitas conforme a legislação vigente, sendo 
observado cada caso. E após a retenção deve-se efetuar o recolhimento até o prazo legal, 
para não configurar apropriação indébita e consequentemente penalidade do gestor. 
Vale ressaltar que antes de efetuar algum pagamento, verificar as regularidades fiscais 
junto aos órgãos competentes.
2.10. PAGAMENTO
Após o recebimento do material ou serviço e o processo encontrar-se 
devidamente liquidado pelo departamento de Administração e Contabilidade, com a 
análise prévia, conforme conferência com o Check List (em anexo) a tesouraria pode 
receber o processo de despesa e programar o pagamento.
Nesta etapa deve-se ter bastante atenção para que não sejam realizados 
pagamentos com atraso, pois os juros e multas posteriormente poderão devolvidos pelos 
ordenadores de despesa.
Referente a previdência social faz-se necessária preocupação redobrada referente 
à cessão da mão-de-obra, prestação de serviço autônoma, obras de engenharia e 
transporte de cargas e/ou passageiros. Essas atividades recebem tratamento especial. 
Não devendo deixar de informar à previdência social, através da GPS (Guia de Previdência 
Social), as remunerações pagas a terceiros e recolhidas, pois a ausência desta informação 
está sujeita às penalidades legais, incluindo multas, arbitramentos, e devolução de 
recursos por parte dos gestores. Pois é através desta informação que o contribuinte terá 
direito aos benefícios da seguridade social.
3. Considerações Finais
Através deste trabalho buscou-se difundir conhecimentos no tocante à execução 
da despesa pública, adequando à realidade do Câmara Municipal de Armação dos Búzios. 
Visando trazer maior harmonia nas relações intersetoriais, considerando que uma Câmara 
Municipal é um sistema integrado formado por departamentos que realizam atividades 
que possuem uma interdependência, onde um setor depende do outro para funcionar 
com eficiência e eficácia. Para isso, faz-se necessário o conhecimento institucionalizado 
de todo o processo por parte dos agentes envolvidos, a partir do ordenador de despesas, 
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que é o maior responsável pelo sucesso ou fracasso de uma administração, podendo ser 
penalizados posteriormente por procedimentos inadequados efetuados em sua gestão, 
em consequência da falta de informação e capacitação dos profissionais envolvidos no 
processo produtivo.
Ratificamos enfim que a unidade gestora de Controle Interno desta Câmara 
deverá criar, normatizar e publicar os respectivos manuais do procedimento em 
atendimento ao que determina a legislação pertinente os quais serão objetos de 
auditorias rotineiras por parte deste Órgão Controle Interno.
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ANEXO I
Obs: o número do memorando é formado pela sequência: ANO, MÊS, DIA E NÚMERO.
CONTROLE SEQUENCIAL FEITO POR CADA SECRETARIA
Memorando nº Câmara Municipal de Armação dos Búzios data .
SOLICITAÇÃO 
A Sua Excelência o Senhor
Rafael Aguiar Pereira de Souza
Presidente da Câmara Municipal de Armação dos Búzios
Nesta.
Senhor Presidente,
Objetivando atender à necessidade deste Departamento, informamos a Vossa 
Excelência a aquisição de.../ o pagamento de..., conforme relação anexo 1 do termo de 
referência.
Diante do exposto, solicito a Vossa Excelência que autorize a continuidade para a 
execução do processo.
Ao ensejo, reitera a Vossa Excelência expressões de elevada estima a distinta 
consideração.
,
______________________________________________
(Nome do Diretor)
Diretor do Departamento XXXXXXXXXXXX
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ANEXO II
Termo de Referência
1. SETOR SOLICITANTE
Diretor de Departamento _ _ _ _ _ _.
2. OBJETO
3. JUSTIFICATIVA
4. ESPECIFICAÇÕES DO OBJETO
Deverão ser rigorosamente atendidas as especificações constantes da tabela abaixo e 
observados os esclarecimentos constantes deste Anexo.
ITEM DESCRIÇÃO UND QNT
5. OUTRAS PRESCRIÇÕES
Além das especificações acima, deverão ser observadas as prescrições a seguir, 
todas condicionantes da aceitação da proposta e do recebimento do produto requisitado:
5.1. Não serão aceitos produtos em desacordo com as especificações constantes do 
presente Termo de Referência;
Armação dos Búzios, data
________________________________________
(Nome do Diretor)
Diretor de Departamento
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ANEXO III
GABINETE DO PRESIDENTE
Nº PROCESSO: 
Interessado: 
Assunto: 
AUTORIZAÇÃO
Em atendimento a solicitação do Departamento de _ _ _ _ _ e mediante a informação 
prestada pelo Setor Contábil/Financeiro, determino os procedimentos legais e AUTORIZO 
o EMPENHO e a LIQUIDAÇÃO, ficando o PAGAMENTO condicionado a análise do 
Controle Interno.
Armação dos Búzios, data
____________________________________________
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Presidente
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ANEXO IV
SETOR DE LICITAÇÃO
Nº PROCESSO: 
Interessado: 
Assunto: 
D E S P A C H O
Verificada a existência de Processo de licitação xxxxxxxx para o objeto solicitado, em
conformidade com a Lei (8.666/93 ou 14.133/2021). Encaminhe-se ao Setor de compras 
para realização dos procedimentos necessários. Posteriormente, encaminhe-se ao Setor 
Financeiro/Contábil, para disponibilidade financeira e indicação de dotação orçamentária.
Armação dos Búzios, data
____________________________________________________
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Presidente da CPL
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ANEXO V
SETOR DE COMPRAS
ORDEM DE FORNECIMENTO
A CÂMARA MUNICIPAL DE ARMAÇÃO DOS BÚZIOS, representada por seu 
Presidente, através da Central de Compras, autoriza a empresa ________________, 
CNPJ:_____________, situada à __________________, a fornecer os materiais 
especificados abaixo, em conformidade com as especificações constantes na Proposta 
Comercial da citada empresa, através do(a)...... (pregão eletrônico/ pregão presencial/ 
dispensa/ inexigibilidade) nº ____, para atender as necessidades da Câmara Municipal de 
Armação dos Búzios.
TOTAL
1)
2)
3)
4)
DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL:
CÂMARA MUNICIPAL DE ARMAÇÃO DOS BÚZIOS, CNPJ n.º 01.636.129/0001-53. 
Endereço: Av. José Bento Ribeiro Dantas, 5400, Loja 08 - Manguinhos, Armação dos 
Búzios – RJ.
PRAZO PARA PAGAMENTO:
O PAGAMENTO SERÁ REALIZADO EM ATÉ 30 (TRINTA) DIAS CONTADOS DA
DATA DO ATESTO NA NOTA FISCAL OU BOLETO, POR FUNCIONÁRIO 
COMPETENTE DA PREFEITURA. CONSTAR NO CORPO DA NOTA FISCAL, 
NOME DO BANCO E NÚMERO, Nº CONTA C/C E Nº DA AGÊNCIA. FAVOR 
ANEXAR UMA CÓPIA DESTA ORDEM A NOTA FICAL.
Armação dos Búzios, data
________________________
Xxxxxxxxxxxxxxxx
Setor de Compras
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ANEXO VI
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE
Nº PROCESSO: 
Interessado: Departamento xxxxxxxxxxxxxxxxx
Assunto: 
DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
Informamos que, de acordo com o orçamento vigente, há disponibilidade financeira 
e orçamentária para atender a despesa com xxxxxxxxxxxxx em favor da Empresa: 
xxxxxxxxxxxxxx, CNPJ: xxxxxxxxxxxxxxx, através das seguintes funções programáticas:
- Proj./Ativ: xxxxxxxxxxxxxxx
- Elemento de Despesa: xxxxxxxxxxxxxxxx
Pagamento através da c/c: xxxxxxxxxxxx
Diante do exposto, encaminha-se ao Gabinete do Presidente para autorização 
necessária para continuidade do processo.
Armação dos Búzios, data
________________________________________
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Diretor do Departamento de Administração e Contabilidade
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ANEXO VII
CONTROLE INTERNO
Ao Exmo. Sr.
xxxxxxxxxxxxxxxx
Presidente
PARECER TÉCNICO
Versam os autos sobre o procedimento administrativo visando xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, 
conforme solicitação em anexo.
Frente ao despacho do Setor de compras do município foi realizada a aquisição de
xxxxxxxxxxxx, no valor de R$ xxxxxxxxxxxxxxxx, apresentada pela empresa
xxxxxxxxxxx; CNPJ: xxxxxxxxxxxxxx, com sua regularidade fiscal devidamente 
comprovada.
Dotação orçamentária devidamente informada pelo setor responsável.
A nota fiscal n˚ xxxxxxxx, emitida em xx/xx/xxxx, encontra-se devidamente atestada, nos 
termos do art. 62 c/c art. 63, § 2°, III, da Lei n.˚ 4.320/64.
Diante do exposto, dou parecer favorável ao pagamento pela aquisição xxxxxxxxxxxx, 
com fundamento no xxxxxxxxxxxxxxx, em conformidade com a Lei (8.666/93 ou 
14.133/2021) a empresa xxxxxxxxxxxxxxxx; CNPJ: xxxxxxxxxxxxxxxxx.
Armação dos Búzios, data
___________________________________________________
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Controlador Interno
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ANEXO VIII - CHECK LIST DA DESPESA
CHECK LIST DO PROCESSO DE DESPESA
BENS MOBILIZADOS
 Formulário encaminhando ao Setor Contábil constando a Dotação Orçamentária,
 Elemento de Despesa, Fonte e solicitando o Empenho;
 Empenho assinado pelo ordenador de despesa;
 Ordem de Compra emitida pelo sistema e assinada;
 Cópia do Contrato e aditivo (quando houver);
 Nota Fiscal com carimbo de atesto, assinaturas do Almoxarife/Fiscal do Contrato;
 Cópia da Portaria do "Liquidante/fiscal de contrato";
 Certidões atualizadas (Receita Federal, FGTS, Estadual, Municipal e Trabalhista) e
Declaração de Optante do Simples (se for o caso);
 Nota Fiscal, acompanhado do relatório de tombamento (carga patrimonial);
 Ofício solicitando a liquidação e posterior pagamento; Liquidação assinada pelo 
"liquidante";
SERVIÇOS
 Formulário encaminhado ao Setor Contábil constando a Dotação Orçamentária, 
Elemento de Despesa, Fonte e solicitando o Empenho;
 Empenho assinado pelo ordenador de despesa;
 Ordem de Serviço emitida pelo sistema e assinada (compras);
 Cópia do Contrato e aditivo (quando houver);
 Nota Fiscal com carimbo de atesto assinado pelo liquidante/Fiscal do Contrato;
 Cópia da Portaria do "Liquidante/fiscal de contrato";
 Certidões atualizadas (Receita Federal, FGTS, Estadual, Municipal e Trabalhista) e 
Declaração de Optante do Simples;
 Ofício solicitando a liquidação e posterior pagamento; Liquidação contábil
assinada pelo "liquidante".
ASSESSORIAS
 Formulário encaminhado ao Setor Contábil constando a Dotação Orçamentária,
Elemento de Despesa, Fonte e solicitando Empenho;
 Empenho assinado pelo ordenador de despesa;
 Ordem de Serviço emitida pelo sistema e assinada;
 Cópia do Contrato e Aditivo (quando houver);
 Nota Fiscal com carimbo de atesto com as assinaturas do Fiscal do Contrato;
 Cópia da Portaria do "Liquidante/fiscal do contrato";
 Certidões atualizadas (Receita Federal, FGTS, Estadual, Municipal e Trabalhista) e 
Declaração de Optante do Simples;
 Relatório de Atividades executadas pelas Assessorias com o atesto do Fiscal do
Contrato;
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 Ofício solicitando a liquidação e posterior pagamento; Liquidação contábil
assinada pelo "liquidante".
PROCESSO DE PAGAMENTO LOCAÇÄO DE VEÍCULOS
 Ofício encaminhado ao Setor Contábil constando a Dotação Orçamentária,
Elemento de Despesa, Fonte e solicitando o empenho;
 Empenho assinado;
 Ordem de Serviço emitido pelo sistema;
 Cópia do Contrato e Aditivos vigentes;
 Certidões atualizadas (Receita Federal, FGTS, Estadual, Trabalhista) e Declaração 
de Optante do Simples, se for o caso;
 Foto do veículo visualizando a numeração da placa;
Obs: Manter em arquivo separado no setor de transporte o CRLV do veículo e CNH
do respectivo motorista.
 Nota Fiscal com Atesto, Assinaturas sob carimbo do Fiscal do Contrato/Liquidante 
(na NF e na Medição/Rotas);
PROCESSO DE PAGAMENTO DE OBRAS
 Formulário encaminhado ao Setor Contábil constando a Dotação Orçamentária,
Elemento de Despesa, Fonte e solicitando o Empenho;
 Empenho assinado;
 Ordem de Serviço emitido pelo sistema;
 Cópia do Contrato e Aditivos;
 ART'S (Projeto, Execução e Fiscalização); CNO antigo CEI (Cadastro Nacional de 
Obras);
 Alvará de Construção;
 Diário da Obra;
 Certidões atualizadas (Receita Federal, FGTS, Estadual e Trabalhista) e Declaração 
de Optante do Simples (se for o caso);
 Licença Ambiental (se for o caso);
 Medição assinada sob carimbo pelo Engenheiro da Empresa e pelo Engenheiro 
Fiscal do Município bem como anexado o registro fotográfico da evolução da obra; 
Nota Fiscal com Atesto, Assinatura do Fiscal do (Contrato/obras)/Liquidante (Identificados 
sob carimbo);
 Ato de Nomeação do Fiscal do (Contrato/obras);
 Folha de Pagamento dos funcionários da empresa que prestam serviço na obra, 
apresentação da GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS paga e comprovante do 
recolhimento da Previdência Social (prevenindo à administração de futuros 
pagamentos e penalizações solidárias); Protocolo de entrega de EPI's. 
 Na última medição exigir o Termo de Recebimento Definitivo da Obra, assinado 
pelo Engenheiro do Município e Ordenador de Despesas, bem como de termo de 
Habite-se (no caso de edificação);
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Outrossim, contamos coma adoção imediata do uso destes roteiros que buscam 
uniformizar os procedimentos legais no bom uso das verbas públicas praticadas por 
gestores e ordenadores de despesas.
Armação dos Búzios, data
___________________________________________________
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Controlador Interno