norma nº 13/2021

Estado do Rio de Janeiro
Câmara Municipal de Carapebus
Z. Gabinete da Presidência - GABPRES
PORTARIA Nº 013/21
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar os procedimentos e rotinas de
atendimento da Câmara Municipal de Carapebus/RJ de ofício/processo encaminhado pelo
Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro - TCE/RJ
RESOLVE:
Art. 1º - Cria procedimentos internos e rotinas para atendimento pelas Unidades
Administrativas da Câmara Municipal de Carapebus em relação a Ofício/Processo recebido
ou encaminhado pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro — TCE/RJ.
Art. 2º - O Ofício/Processo do TCE/RJ terá prioridade na sua tramitação e
atendimento entre os setores envolvidos.
Parágrafo Único - O Ofício/Processo do TCE/RJ serão identificados da seguinte
forma:
|- Exclusivamente Ofício: Ofício (complementar a identificação);
Il - Ofício encaminhando processo ou citando processo do TCE/RJ: Processo TCE/RJ
nº (complementar a Identificação).
Art. 3º - O Ofício/Processo do TCE/RJ encaminhado pelo Sistema SICODI ou “EM
MÃOS” deverão ser registrados no protocolo com a respectiva data da emissão do Sistema
SICODI ou a data da entrega “EM MÃOS”.
$1º - No alcance do presente artigo estão:
|- Presidente da atual gestão;
Il - Presidentes de gestões de exercícios financeiros anteriores;
Ill - Servidores em exercício na atual gestão e em gestões de exercícios financeiros
anteriores, desde que o voto seja para atendimento exclusivo por parte da administração.
$2º - O Ofício recebido “EM MÃOS PRÓPRIAS”, pelo citado deverá constar a
assinatura do responsável pelo recebimento, a data e o horário do recebimento para fins
de controle de prazo de atendimento e registro no protocolo.
$3º - Não caberá responsabilidade da administração ou seus servidores em exercício
de suas atividades, quando o ofício recebido “EM MÃOS PRÓPRIAS” pelo citado não for
registrado e protocolado na mesma data do seu recebimento.
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CEP.:27.998-000 / Tel. 22.2768.3131 - E-mail: camaracarapebusr) gmail.com 2021 RJ
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84º - O Ofício/Processo recebido pelo Sistema SICODI deverá constar com a seguinte
informação, com a assinatura do responsável e data:
“Emitido pelo Sistema SICODI.
Emo jo jo o *
Art. 4º - Com o devido registro no Protocolo o processo deverá ser tramitado ao
Gabinete da Presidência - GABPRES para a devida ciência expressa pelo Ordenador de
Despesa - Chefe do Poder Legislativo que posteriormente tramitará para a Coordenadoria
de Controle Interno - COINT.
Parágrafo Único - O GABPRES verificará a necessidade de vinculação a qutro
processo pelo princípio da continuidade ou por ser tratar do mesmo assunto.
Art. 5º- A Coordenadoria de Controle Interno - COINT em conjunto com o Controle
Interno - COIN realizará uma análise inicial do ofício/processo para a verificação da
necessidade de anexar relatório técnico do TCE/RJ, o voto do conselheiro relator do TCE/RJ
e solicitação de vista ao TCE/RJ como procedimento complementar e definir setores
envolvidos e demais atos que integram o atendimento por parte da administração.
Art. 6º - Procedida a análise e suas conclusões o COINT tramitará o Ofício/Processo
do TCE/RJ ao COIN para gerenciar: a ciência, o atendimento pelos setores envolvidos, o
controle de prazo de atendimento, a verificação das informações, a verificação de
esclarecimentos, a verificação das declarações e a verificação de documentos de
atendimento, que terá a seguinte rotina e procedimento:
|- Do Controle Interno:
a) digitalizará o Ofício/Processo do TCE/RJ de inteiro teor até o despacho de ciência
do Chefe do Poder Legislativo;
b) disponibilizará a digitalização na raiz compartilhada para todos os setores
envolvidos tce.procedimentos, que terá a pasta com as seguintes informações:
Proc.CMC.000-00.00.00 (Proc.TCE.000.000-0-22) (assunto);
c) definirá os setores envolvidos conforme o assunto no ofício ou voto constante
no processo para o devido atendimento;
d) dará ciência expressa aos responsáveis pelos setores envolvidos para o
atendimento, com a respectiva data da ciência;
e) determinará o prazo máximo de atendimento pelos setores para a entrega de
esclarecimentos, informações, declarações e documentos.
$1º- A ciência ao setor será através de Termo de Ciência - Anexo 001.
$2º - No Termo de Ciência deverá constar as seguintes informações:
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| - Número do processo da CMC;
Il - Interessado;
HI — Assunto;
IV — Número do Processo do TCE/RJ;
V— Número do ofício e data;
VI - Processo(s) CMC e Vinculado(s) ao Originário nº com a respectiva(s) data(s);
VII — Prazo de atendimento definido pelo TCE/RJ considerando a data de emissão
pelo SICODI ou “EM MÃOS PRÓPRIAS”;
VIII — Data de início da contagem do atendimento pelos setores;
IX — Data limite para a entrega de informações, esclarecimento, declarações e
documentos entre outras pelos setores envolvidos;
X— Data limite para solicitar a Prorrogação de Prazo ao TCE/RJ, caso aplicável;
XI — Data limite para solicitar Vista ao TCE/RJ, caso aplicável;
XII - Anexo ao Termo de Ciência - Orientação para Localização de Arquivo no
Ambiente Rede Interna.
$3º- Na ciência o responsável pelo atendimento/setor deverá assinar o termo com a
respectiva data, matrícula e cargo.
$4º - Na ausência poderá designar servidor para dar a devida ciência, com a sua
indicação ao COIN - Anexo 002.
85º - Não desobriga o responsável do setor no atendimento ao TCE/RJ dentri
Db do
prazo estabelecido pelo COIN, bem como, não isenta da responsabilidade quando o
servidor indicado receber o Termo de Ciência.
$6º - No afastamento legal deverá o responsável indicar servidor, nos termos di
do presente artigo.
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$7º - Na falta do 83º e 84º do presente artigo, num prazo máximo de 24 horas da
segunda tentativa da assinatura do Termo de Ciência, será encaminhado e-mail
institucional para o devido atendimento, sendo registrado a data e horário da primeira e
segunda tentativas no próprio termo, bem como juntado ao ofício/processo do TCE/RJ
cópia do e-mail de encaminhamento.
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Art. 7º - O Ofício/Processo do TCE/RJ não será tramitado para o setor envolvido,
ficando suspenso no Controle Interno - COIN no aguardo do atendimento.
81º - Nessa fase o COIN controlará o prazo de atendimento pelo setor de
informações, esclarecimentos, declarações e documentos enviados para a devida
instrução.
$2º - O responsável pelo setor de atendimento, dentro do prazo estabelecido pelo
COIN, poderá dirimir quaisquer dúvidas em relação a matéria.
Art. 8º - O COIN ficará responsável pelo controle de prazo, controle de
encaminhamento do atendimento ao TCE/RJ, no que tange ao cumprimento pelos setores,
devendo orientar a instrução ao processo CMC.
Art. 9º - O Controle Interno - COIN concorrerá com as mesmas responsabilidades
quando em atendimento ao TCE/RJ dentro de suas respectivas atribuições.
Art. 10 - O setor competente encaminhará as informações, esclarecimentos,
declarações e documentos ao COIN, com o seguinte tratamento:
81º —- Em 02 (duas) vias:
|- Primeira via: que será encaminhado ao TCE/RJ sem paginação.
Il- Segunda via: que será instruído ao processo originário sem a paginação, para fins
de comprovação.
$2º - Os documentos impressos pelo sistema deverão estar devidamente assinados,
datados, com a matrícula e carimbados pelo responsável e/ou servidor.
$3º- As informações, esclarecimentos e declarações deverão conter no despacho de
atendimento a assinatura do responsável e/ou servidor com a respectiva data, setor de
atendimento, e, ainda, o número do processo da CMC e data, o número do processo do
TCE/RJ e assunto, conforme o Anexo 003.
84º - As informações, esclarecimentos, declarações e documentos serão
digitalizados em extensão PDF e alocados nas devidas subpastas dos setores em
atendimento, conforme a pasta criada na letra b do Inciso | do Art. 6º do presente ato.
85º- O COIN verificará a instrução da resposta confrontando as duas vias.
$6º- O COIN analisará as informações, esclarecimentos, declarações e documentos
acostados ao processo para verificar o atendimento por parte do setor.
$7º - No caso de atendimento parcial, incompleto ou errôneo será devolvido ao
setor para o devido acerto, devendo cumprir o prazo de atendimento pelo COIN.
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7, Gabinete da Presidência - GABPRES
Art. 11 - Estando de acordo e confirmado que foi totalmente atendido o setor
procederá com supervisão do COIN:
| - Termo de Juntada de Documentos - Anexo 004 emitido pelo setor de
atendimento;
Il - Paginará e rubricará os documentos que irão ser juntados ao processo CMC.
Art. 12 - O setor de atendimento poderá solicitar ao COIN prorrogação de prazo
junto ao TCE/RJ para complementação da solicitação.
$1º- A prorrogação de prazo deverá ser solicitada ao COIN, conforme o Anexo 005,
dentro do prazo estipulado no Termo de Ciência, em 03 (três) vias, que verificará a
justificativa e terá o seguinte tratamento:
| — Primeira via — juntada ao processo CMC;
| - Segunda via - juntada ao ofício que será expedido ao TCE/RJ;
Ill — Terceira via — Será recebida pelo COIN e entregue ao setor de atendimento.
$2º - A Prorrogação de Prazo será solicitada pelo Gabinete da Presidência - GABPRES ao
TCE/R)J, por ofício, fundamentada com a devida justificativa do setor competente.
Art. 13- O setor que verificar alguma divergência no ofício/processo (voto) em curso
ou falta de alguma informação e/ou documentos que possa dirimir quaisquer dúyidas
solicitará ao Presidente da Câmara vista de inteiro teor ao TCE/RJ.
$1º — A vista deverá ser solicitada ao COIN, conforme o Anexo 006, dentro do prazo
estipulado no Termo de Ciência, em 03 (três) vias, que verificará a justificativa e terá o
seguinte tratamento:
| - Primeira via — juntada ao processo CMC;
Il - Segunda via — juntada ao ofício que será expedido ao TCE/RJ;
Ill — Terceira via - Será recebida pelo COIN e entregue ao setor de atendimento.
$2º- A vista será solicitada pelo Gabinete da Presidência - GABPRES ao TCE/R)
ofício, fundamentada com a devida justificativa do setor competente.
por
Art. 14 — O prazo de atendimento será de responsabilidade direta dos responsáveis
e/ou servidores dos setores de atendimentos, bem como a solicitação de prorrogação de
prazo e vista.
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Art. 15 - Na tramitação do processo entre os setores os responsáveis deverão emitir
em o2 (duas) vias a Guia de Remessa emitida pelo sistema com o devido recebimento (data,
assinatura e matrícula) do setor conseguinte.
Art. 16 - A Coordenadoria de Controle Interno - COINT poderá adequar os anexos
da presente portaria.
Art. 17 — Os casos omissos serão definidos pela Coordenadoria de Controle Interno
— COINT, que baixará normas complementares a presente portaria.
Art. 18 - A presente Portaria entra em vigor na data da publicação.
Estado do Rio de Janeiro, Carapebus, em 25 de março de 2021.
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cada Drumond Eco
Presidente
Câmara Municipal de CarapeliusiRi
Publicação de Ato Oficial
Publicado no Jornal: Serramar
Ano: / Edição nº 636
Data/Periódico: 31/03/2021
Caderno: Principal
Fis.03
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