Estado do Rio de Janeiro
Camara Municipal de Miguel Pereira
Mesa Diretora
4 1
PROJETO DE RESOLUGCAO N° 264/2023
*Em Regime de Urgéncia. /
Autoriza o Poder Legislativo Mu a
CAMARA MUNICIPAL DE MIGUEL PEREIRA utilizar o Plano de Classific: de
ABT"“SS“" s"‘;aeReda?é% Documentos e a Tabela de Temporalidade
Em 4 das Atividades-Meio do Poder Executivo do
~Presidentc Estado do Rio de Janeiro e da outras
providéncias.
A CAMARA MUNICIPAL DE MIGUEL PEREIRA APROVOU E A MESA DIRETORA
PROMULGA A SEGUINTE RESOLUGAO:
CONSIDERANDO o que dispoe a Lei Federal n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispoe
sobre a politica nacional de arquivos publicos e privados e da outras providéncias;
CONSIDERANDO os preceitos da Lei Geral de Protegdo de Dados Pessoais (LGPD) — Lei
Federal n° 13.709, de 14 de agosto de 2018;
CONSIDERANDO a atualizagao do Plano de Classificagao e da Tabela de Temporalidade
das Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, autorizada pelo
Decreto Estadual n° 47.764, de 16 de setembro de 2021;
CONSIDERANDO ainda a regulamentagcao do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARAQ, através das Resolugdes n° 40, de 09/12/2014, e n° 44, de 14/02/2020,
A Mesa Diretora da Camara Municipal de Miguel Pereira, no uso de suas atribuigoes
legais e regimentais,
RESOLVE:
CAPITULO | \/
DAS DISPOSICOES GERAIS )
Art. 1° Fica autorizado o Poder Legislativo Municipal utilizar o Plano de Classificacao de
Documentos e a Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado
do Rio de Janeiro, atualizados pelo Decreto Estadual n® 47.764, de 16 de setembro de 2021.
Art. 2° O Plano de Classificagdo de Documentos e a Tabela de Temporalidade de que ~
trata o artigo anterior seréo de observancia obrigatéria no que tange aos prazos de guarda e a
destinacdo (guarda permanente ou eliminagéo) dos documentos que compdem o acervo da
Camara Municipal. N\
Paragrafo Unico. Avaliacdo documental é o processo de analise que permite a
identificacdo dos valores dos documentos, para fins da definicdo de seus prazos de \
guarda e de sua destinacéo.
Art. 3° A Céamara Municipal devera observar todas revisdes dos instrumentos de que °
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Camara Municipal de Miguel Pereira
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MIGUEL PEREIRR
trata o art. 1°, ocorridas a partir da publicacdo desta Resolucdo, com a finalidade de manter
sempre atualizadas as classificagdes e os prazos de que tratam tais documentos.
Art. 4° A Tabela de Temporalidade Documental indica o tipo de documento, os prazos de
guarda, a destinagdo dos documentos, bem como apresenta fundamentagdo juridica ou
administrativa, quando houver, para sua aplicagao.
Art. 5° Consideram-se arquivos 0s conjuntos de documentos produzidos, recebidos e
acumulados pela Camara Municipal de Miguel Pereira no exercicio de suas fungbes e
atividades.
Art. 6° Séao documentos de arquivo todos os registros de informagédo a que se refere o
Anexo |, em qualquer suporte.
Art. 7° Os documentos de arquivo sado identificados como correntes, intermediarios e
permanentes, na seguinte conformidade:
l- consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam
junto as unidades produtoras em razdo de sua vigéncia e da frequéncia com que s&o
por elas consultados;
Il - consideram-se documentos intermediarios aqueles que, esgotados os prazos de
guarda nas unidades administrativas, possam ser eliminados sem prejuizo para a
coletividade ou para a meméria da instituicao;
lll - consideram-se documentos permanentes aqueles que, esgotados os prazos de
guarda previstos nos incisos | e Il deste artigo, devem ser preservados, por forca das
informacdes neles contidas, para a eficacia da agdo administrativa e legislativa, como
prova, garantia de direitos ou como fonte de pesquisa, com valor historico, probatorio e
informativo que devem ser definitivamente preservados no Arquivo desta Casa de Leis.
Paragrafo Unico. Os documentos conservados no Arquivo terdo sua
temporalidade controlada pelas unidades ou setores que os tenham sob sua guarda.
CAPITULO II
DA COMISSAO DE AVALIACAO DE DOCUMENTOS
Art. 8° Fica criada a Comissédo de Avaliagdo de Documentos — CAD, responsavel por
gerir os documentos deste Poder Legislativo, cuja composicdo sera determinada através de
Portaria do Presidente da Camara.
\ \
§1° O(a) Coordenador(a) do Arquivo Geral da Camara devera compor a Comisséo\f&e\
que trata o caput, sendo sua funcao determinada pelo Presidente da Camara no respectivo at'o‘\
de nomeacéo.
§ 2° A Comissao de Avaliagdo de Documentos sera composta de um presidente, um
vice-presidente, um membro e dois suplentes.
§ 3° Sao atribuicdes da CAD:
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|- orientar a identificagcdo e avaliagdo de documentos, conforme Plano de
Classificacdo de Documentos e Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio do Poder
Executivo do Estado do Rio de Janeiro;
Il - colaborar com os setores/unidades/orgédos da Camara Municipal no trabalho de
avaliagdo da massa documental acumulada;
lll - coordenar os trabalhos de eliminacdo e transferéncia e de recolhimento de
documentos.
IV - reunir-se no inicio de cada ano para avaliacdo dos documentos;
V - registrar a reunido em ata, que sera assinada por todos os integrantes.
CAPITULO 1ll
DA ELIMINACAO DE DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORARIA
Art. 9° A eliminagdo de documentos da Camara Municipal € decorrente do trabalho de
avaliagdo documental conduzido pela Comissdo de Avaliacdo de Documentos - CAD e devera
ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resolucéo.
Art. 10. A eliminagdo de documentos dependera de prévia abertura de Processo
Administrativo, através de solicitacdo do Arquivo Geral da Camara ou setor responsavel pelos
documentos a serem eliminados, devendo ser autorizada pelo Presidente da Camara e
formalizada por meio de Termo de Eliminacdo de Documentos, assinado pelos integrantes da
CAD, a qual consignara a quantidade de documentos, data limite de guarda, espécie de
documentos eliminados e os meios utilizados para destruicéo.
Paragrafo Unico. A criterio da CAD, a destruigao fisica dos documentos podera
ser feita por meio de fragmentacdo manual ou mecanica, pulverizacéo,
desmagnetizacdo ou reformatacdo, com garantia de que a descaracterizacdo dos
documentos nao possa ser revertida.
Art. 11. Toda e qualquer eliminagdo de documentos publicos que ndo constem da Tabela
de Temporalidade de Documentos da Camara Municipal sera realizada mediante autorizacéo
da Comisséo de Avaliagdo de Documentos.
Art. 12. O registro dos documentos a serem eliminados devera ser efetuado por meio de
Relacdo de Eliminacdo de Documentos, conforme modelo constante do Anexo |.
Art. 13. A Comissdo de Avaliacdo de Documentos, em decorréncia da aplicacdo da
Tabela de Temporalidade de Documentos, fara publicar no Diario Oficial do Municipio de
Miguel Pereira o Edital de Ciéncia de Eliminacdo de Documentos, conforme modelo constante
do Anexo Il.
§1° O Edital de Ciéncia de Eliminagdo de Documentos tem por objetivo dar /"\
publicidade ao ato de eliminagdo de documentos, devendo conter informacdes sobre os
documentos a serem eliminados.
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§ 2° O Edital de Ciéncia de Eliminacdo de Documentos devera consignar um
prazo de 15 (quinze) dias uUteis para possiveis manifestacées ou, quando for o caso,
possibilitar as partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou
copias de pecas de processos ou expedientes.
Art. 14, O registro das informagdes relativas a execugdo da eliminagcdo devera ser
efetuado por meio do Termo de Eliminacdo de Documentos, preenchido conforme modelo
constante do Anexo Ill, devendo ser publicado no Diario Oficial do Municipio de Miguel Pereira.
Paragrafo Unico. O Termo de Eliminagdo de Documentos sera arquivado na
Secretaria da Camara Municipal para a consolidacdo de dados e a realizacdo de
estudos técnicos na area de gestdo de documentos.
Art. 15. Esta Resolugao entra em vigor na data de sua publicacao.
'Qala Hamilton Ferreira Gomes, em 11 de dezembro de 2023.
[/ 1o !
A VITOR BATISTA RALHA DE AFONSECA
Vice-presidente
p /@ /x
JOSE ROBERTO MONGIN IVANILSON VENANCIO DA SILVA
1° Secretario 2° Secretario
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Mesa Diretora &
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PROJETO DE RESOLUCAO N° 264/2023
ANEXO I
EDITAL DE CIENCIA DE ELIMINACAO DE DOCUMENTOS (MODELO)
COMISSAO DE AVALIACAO DE DOCUMENTOS — CAD
EDITAL DE CIENCIA DE ELIMINAGAO DE DOCUMENTOS N° (NUMERO)/(ANO)
A Comissdo de Avaliagdo de Documentos - CAD, instituida pela Portaria n°
(numero)/(ano), publicado no Diario Oficial do Municipio de Miguel Pereira, em __ de
de 20___, em conformidade com os prazos definidos na Tabela de
Temporalidade das Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro,
atualizada pelo Decreto Estadual n® 47.764, de 16 de setembro de 2021, conforme disposto na
Resolugdo n° (numero), de (dia) de (més) de (ano), faz saber a quem possa interessar que, a
partir do 15° (décimo quinto) dia util subsequente a data de publicacdo deste Edital, a Camara
Municipal de Miguel Pereira/RJ eliminara os documentos abaixo relacionados.
Os interessados poderdo requerer as suas expensas, no prazo citado, o
desentranhamento de documentos ou cépias de pecas do processo, mediante peticdo, desde
que tenha respectiva qualificacdo e demonstracdo de legitimidade do pedido, dirigida a
Comissao de Avaliagdo de Documentos - CAD.
Cémara Municipal de Miguel Pereira,
Em de de 20___.
(NOME)
Presidente
(NOME) (NOME)
Vice-presidente Membro
Sala Hamilton Ferreira Gomes, em de de20__
(NOME)
Presidente da Camara Municipal /
de Miguel Pereira 0
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Mesa Diretora
MIGUEL PEREIRR
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ANEXO il
TERMO DE ELIMINACAO DE DOCUMENTOS (MODELO)
COMISSAO DE AVALIACAO DE DOCUMENTOS — CAD
TERMO DE ELIMINAGAO DE DOCUMENTOS N° (NUMERO)/(ANO)
Aos (dia por extenso) dias do més de (més) do ano de (ano), a Camara Municipal de
Miguel Pereira, em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade das
Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, atualizada pelo Decreto
Estadual n°® 47.764, de 16 de setembro de 2021, conforme disposto na Resolugéo n°® (numero),
de (dia) de (més) de (ano), procedeu a eliminacdo dos documentos abaixo relacionados:
0 Meio
C;\Irdgfn Tipologia Documental Ano Data-limite | Unidade | Quantidade | utilizado para
destruicao
Céamara Municipal de Miguel Pereira,
Em de de 20___ .
(NOME)
Presidente
(NOME) (NOME)
Vice-presidente Membro
Sala Hamilton Ferreira Gomes, em de de 20
(NOME)
Presidente da Camara Municipal
de Miguel Pereira
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Camara Municipal de Miguel Pereira
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MIGUEL PEREIRA
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JUSTIFICATIVA
O Poder Publico tem o dever de promover a gestdo dos documentos de arquivo, bem
como assegurar o acesso as informagdes neles contidas, de acordo com o § 2° do artigo 216
da Constituicdo Federal e com o artigo 1° da Lei Federal n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Este também tem o dever de definir critério de organizagao e vinculagcdo do Arquivo Publico,
bem como a gestdo e o acesso aos documentos de arquivo.
Considerando os deveres acima, a Camara Municipal de Miguel Pereira busca a
utilizagéo dos parametros dispostos no Plano de Classificagcdo de Documentos e na Tabela de
Temporalidade das Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.
A falta de uma politica de gestdo documental tem como consequéncia o acumulo
desordenado e inadequado de documentos, gerando graves problemas de administracdo, que
variam do armazenamento ao acesso. Assim, a Gestdo Documental & questdo da mais alta
relevancia para o bom funcionamento da Camara Municipal e para a preservacdo de sua
memoéria, merecendo ser amplamente discutida.
Nesse sentido, impende a urgéncia de tal autorizacdo da utilizagdo dos instrumentos
supracitados, uma vez que a Tabela de Temporalidade Documental € o instrumento da Gestéo
Documental que identifica os valores (administrativo, fiscal, juridico-legal, técnico, histérico) dos
documentos, define os prazos de guarda e a sua destinacdo final (eliminacdo ou guarda
permanente), conforme respectivo Plano de Classificacéo.
O objetivo da tabela € identificar as situagcdes que exigem maior ou menor tempo de
guarda nos arquivos, objetivando a economia e a eficacia no aproveitamento dos recursos,
uma vez que os documentos serdo conservados somente pelo tempo necessario.
Dessa forma, objetivou-se compatibilizar o problema da caréncia de espaco fisico com o
dever de preservar, e, consequentemente, evitar a ma utilizacéo dos recursos publicos, pois a
guarda indevida de documentos desprovidos de valor legal, administrativo, fiscal, histérico ou
informacional resulta na incessante busca por novos espacos que acomodem tamanha massa
documental e na demanda de manutengéo de toda a infraestrutura relacionada ao arquivo.
| \ Sala Hamilton Ferreira Gomes, em 11 de dezembro de,2023. \
EDUARDO P CORREA VITOR BATISTA RALHA DE AFONSECA
Vice-prt\asidente
e
J ERTO MONGIN IVANILSON V\ ANCIO DA SILVA
1° Secretario 2° Secretario
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