materia nº 498/2021

ESTADO DO RIO DE JANEIRO o
CÂMARA MUNICIPAL DE VASSOURAS AMARA MUNICIPAL Di
VASSOL RAS/RI
CÂMARA DE
VASSOURAS
08 JUL 2021 |
PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº PROTOCOL ?
NÁOE l302N
Dispõe sobre a criação do Arquivo da Câmara
Municipal de Vassouras e dá outras correlatas
providências.
RESOLUÇÃO:
Art.lº - Fica criado o Arquivo da Câmara Municipal de Vassouras, cujo funcionamento será
regulamentado através de Portaria.
Art.2º - O Arquivo da Câmara Municipal terá as seguintes atribuições:
I — Formular política de gestão de documentos e coordenar sua implantação no âmbito do Poder
Legislativo Municipal;
Il - Estabelecer e divulgar diretrizes e normas de gestão e preservação de documentos:
HI — Garantir o acesso a informação e arquivos no âmbito da Câmara municipal, observadas as
restrições legais e eventualmente aplicadas:
IV — Coordenar a elaboração e atualização de planos de classificação e tabelas de temporalidades de
documentos da Câmara Municipal;
V — Assegurar a gestão, preservação e controle dos documentos sobre sua custódia;
VI — Dar cumprimento aos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidades de documentos,
coordenar a eliminação daqueles desprovidos de valor e garantir a preservação dos documentos de
valor histórico, probatório e informativo.
Art.3º - Caberá a Administração da Câmara Municipal providenciar a infraestrutura física, ou seja,
local adequado para instalação, assim como material e tecnologia necessários para a guarda, controle e
preservação de documentos:
Art.4º - Compete ao Presidente da Câmara Municipal nomear os membros para compor a Comissão
Permanente de Avaliação Documental - COPAD, que deverá ser composta por no mínimo três
servidores, que atuará pelo prazo de 5 (cinco) anos;
Art. 5º - São atribuições da Comissão de Avaliação Documental — COPAD:
| — Avaliar a documentação e definir os prazos de guarda e destinação dos documentos;
IH — Zelar pelo cumprimento dos preceitos que norteiam a preservação e disponibilização do
patrimônio documental da Câmara Municipal;
ESTADO DO RIO DE JANEIRO
CÂMARA MUNICIPAL DE VASSOURAS
Ea
CÂMARA DE
VASSOURAS
[II — Revisar a tabela de temporalidade de documentos a cada 04 (quatro) anos, ou sempre que se fizer
necessário, mediante aprovação do Presidente da Câmara Municipal;
IV - Elaborar termo próprio para o caso de eliminação de documentos, em que consiste a relação
daqueles a serem eliminados, forma e justificativa:
V — Submeter ao Presidente da Câmara Municipal programas, projetos, relatórios e outros
expedientes:
— Convocar, quando necessário, servidores responsáveis pelos Setores da Câmara Municipal para
auxiliar na avaliação de documentos específicos;
VII — Encaminhar aos setores responsáveis, relatórios para ratificação e ciência dos procedimentos
adotados.
Art. 6º - Ficará sujeito a responsabilidade administrativa, civil e penal quem contrariar o disposto nesta
Resolução, na forma da legislação vigente.
Art.7º - As despesas decorrentes desta Resolução correrão por conta de dotações orçamentárias
próprias.
Art. 8º - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
JUSTIFICATIVA
A Administração vem promovendo uma melhor estruturação dos setores que compõe está
Casa de Leis, se adequando de forma funcional, e desta forma detectou a extrema necessidade de
regulamentação para funcionamento do espaço físico e material do arquivo do Legislativo.
Colaborando com nosso entendimento, consta anexado junto ao Proc. Administrativo nº 904/2019,
manifestação em forma de orientação, emitido pelo Tribunal de Contas - RJ, a qual sugere a
implantação da Gestão de Documentos junto ao arquivo do Legislativo.
Sendo assim, estamos através deste projeto, iniciando o planejamento de reestruturação física,
material e tecnológica para um controle, guarda e conservação documental, preservando os mesmos
conforme sua classificação, natureza, e relevância histórica.
Sala das Sessões, em
W: JoséMária Vaz Capute
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Vice-Presidente
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