norma nº 4621/2024

Drfeitura do Município de Bertioga
Estado de São Paulo
Estância Balneária
DECRETO N. 4.621, DE 27 DE NOVEMBRO DE 2024
Institui o Sistema Eletrônico de
Informações do Estado de São
Paulo - SEI/CIDADES, como
meio eletrônico para a
formalização de processo
administrativo no âmbito da
Administração Direta e Indireta
do Município de Bertioga nos
termos que especifica.
Eng.º Caio Matheus, Prefeito do Município de Bertioga, no
uso das atribuições que lhe são conferidas por Lei,
CONSIDERANDO o Acordo de Cooperação Técnica firmado
pelo Governo do Estado de São Paulo com o Tribunal Regional Federal da 4º
Região, bem como seu termo aditivo, para adesão e disseminação do Sistema
Eletrônico de Informações (SEI), para os municípios do Estado de São Paulo;
CONSIDERANDO o Acordo de Cooperação Técnica firmado
pela Prefeitura do Município de Bertioga com a Secretaria de Gestão e
Governo Digital, com a interveniência da Companhia de Processamento de
Dados do Estado de São Paulo - PRODESP, com vistas à implementação de
uma ferramenta de gestão digital de documentos e processos;
CONSIDERANDO que o Município reconhece a importância
da modernização e otimização dos processos administrativos, bem como os
benefícios que a adoção do SEl-Cidades trará para a gestão pública local, tais
como agilidade, economia, transparência e segurança;
DECRETA:
CAPÍTULO | |
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Art. 1º Este Decreto dispõe sobre o uso do PROCESSO
ELETRÔNICO no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de
Bertioga, implementado por meio do Sistema Eletrônico de Informações do
Estado de São Paulo — SEI/CIDADES.
Art. 2º Para fins deste decreto, consideram-se:
| - assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que
utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a
integridade do documento;
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Il - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por
usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por
meio de:
a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido
por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileiras-ICP-Brasil;
b) usuário e senha: forma de identificação do usuário,
mediante prévio cadastramento de acesso;
HI - autenticidade: credibilidade de documento livre de
adulteração;
IV - captura de documento ou de processo administrativo:
incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro,
classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V - certificação digital: atividade de reconhecimento de
documento com base no estabelecimento de relação única, exclusiva e
intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica,
máquina ou aplicação, por meio da inserção de um certificado digital por
autoridade certificadora;
VI - digitalização: processo de conversão de um documento
físico para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado;
VII - disponibilidade: razão entre período de tempo em que o
sistema está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como
referência;
VIII - documento arquivístico: todos os registros de informação,
em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou
acumulados por órgãos e entidades da Administração Pública, no exercício de
suas funções e atividades;
IX - documento digital: documento codificado em dígitos
binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
X - documento digitalizado: documento obtido a partir da
conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em
código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
XI | - documento nato-digital: documento produzido
originariamente em meio eletrônico, podendo ser:
a) nativo, quando produzido pelo sistema de origem;
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b) capturado, se incorporado de outros sistemas, por meio de
metadados de registro, classificação e arquivamento;
XII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e
operações técnicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação,
uso, arquivamento e reprodução racional e eficiente de arquivos;
XIII - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural
identificada ou identificável;
XIV - informação sigilosa: informação submetida
temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua
imprescindibilidade para a segurança da sociedade ou do Estado;
XV - integridade: propriedade do documento completo e
inalterado;
XVI - metadados: dados estruturados que descrevem e
permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar documentos digitais
no tempo;
XVII - nível de acesso: forma de controle do trâmite de
documentos e de processos eletrônicos em sistema de processo administrativo
eletrônico, categorizados em público, restrito ou sigiloso;
XVIII - parametrização: processo de configuração do sistema
de processo administrativo eletrônico ou de módulo do sistema;
XIX - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e
técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e
fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas,
lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
XX - processo administrativo eletrônico: sucessão de atos
registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos
nato-digitais ou digitalizados;
XXI - protocolo digital: serviço de protocolização eletrônica que
possibilita ao particular, como portador, entregar documentos endereçados à
Administração Pública estadual, sem a necessidade de se deslocar fisicamente
até uma unidade de protocolo ou enviar correspondência postal;
XXII - repositório digital confiável: ambiente de preservação
constituído pelo conjunto de procedimentos normativos e técnicos, matriz de
responsabilidades e infraestrutura tecnológica com capacidade para manter
autênticos, preservar e prover acesso contínuo a documentos digitais;
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XXIII - sistemas de processo administrativo legados: softwares
destinados à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação,
segurança e acesso ou controle de documentos, processos e informações
arquivísticas anteriores à implantação do Sistema Eletrônico de Informações do
Estado de São Paulo - SEI/CIDADES;
XXIV - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de
processo administrativo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal
da 4º Região - TRF-4, cedido para uso da Administração Municipal, e mantido
pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo -
PRODESP.
Art. 3º São objetivos do SEI/CIDADES:
| - produzir documentos e processos eletrônicos com
segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e,
sempre que possível, de forma padronizada;
IH - assegurar a eficiência e a celeridade das ações
governamentais;
HI - assegurar a gestão, a preservação e o acesso aos
documentos e processos eletrônicos no tempo.
Art. 4º O processo eletrônico será implementado por meio do
Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo - SEI/CIDADES,
do Governo do Estado de São Paulo, instituído pelo Decreto Estadual n.
67.641, de 10 de abril de 2023, e respeitará as regras de utilização do
Programa, seu respectivo acordo de cooperação, e as normas estabelecidas
neste decreto.
Art. 5º A classificação da informação sigilosa e a proteção de
dados pessoais no SEI/ CIDADES observarão as disposições das Leis
Federais n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, e n. 13.709, de 14 de agosto
de 2018, e demais normas aplicáveis.
CAPÍTULO Il .
DA IMPLEMENTAÇÃO E UTILIZAÇÃO
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Art. 6º A utilização do processo eletrônico é obrigatória para
todos os órgãos da Administração Direta, tais como as Secretarias Municipais,
e as entidades da Administração Indireta.
Parágrafo único. A implantação do SEI/ CIDADES junto aos
órgãos e entidades da Administração Pública dar-se-á gradualmente,
observado o cronograma de datas a ser aprovado por portaria do Prefeito ou
titular da Secretaria Municipal de Administração.
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Art. 7º Os documentos produzidos e juntados no âmbito do
processo eletrônico são considerados originais para todos os efeitos legais.
8 1º Os documentos digitalizados e juntados aos processos
eletrônicos preservam a mesma força probante do documento que os originou,
para todos os efeitos legais.
8 2º Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou
inseridos no sistema dispensam a sua formação e tramitação física.
$ 3º Os processos eletrônicos devem ser protegidos por meio
do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato
digital, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade dos dados.
Seção |
Da Digitalização de Documentos
Art. 8º A digitalização de documentos para a inserção no
SEI/CIDADES observará as disposições:
| - da Lei Federal n. 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe
sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos;
Il - da Lei Federal n. 13.460, de 26 de junho de 2017, que
dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos
serviços públicos da administração pública; e
Ill - da Lei Federal n. 14.129, de 29 de março de 2021, que
dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o
aumento da eficiência pública e dá outras providências.
Art. 9º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos
no âmbito da Administração Pública Municipal será acompanhada da
conferência da integridade do documento.
$ 1º A conferência da integridade a que se refere o caput deste
artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia
autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada
administrativamente ou de cópia simples.
8 2º Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:
| - os documentos resultantes da digitalização de originais e de
cópia autenticada em cartório serão considerados cópia autenticada
administrativamente;
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Il - os documentos resultantes da digitalização de cópia
autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia
simples.
8 3º Os agentes públicos deverão, nos termos da Lei Federal n.
13.460, de 26 de junho de 2017, realizar a autenticação administrativa dos
documentos, à vista dos originais apresentados pelo usuário, vedada a
exigência de reconhecimento de firma, salvo em caso de dúvida de
autenticidade.
Art. 10. Os órgãos e entidades da Administração Municipal
procederão à digitalização imediata da cópia autenticada em cartório ou do
documento original apresentado, devolvendo-o imediatamente ao interessado.
$ 1º O servidor que realizar o atendimento poderá solicitar que
a protocolização de documento original ou cópia autenticada em cartório seja
acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a
conferência da cópia com o original, devolvendo o documento original
imediatamente ao interessado e descartando a cópia simples após a sua
digitalização.
8 2º Os documentos em papel que sejam cópias autenticadas
administrativamente ou cópias simples poderão ser descartados após a sua
digitalização.
$ 3º Os documentos em papel que sejam originais ou cópias
autenticadas em cartório, após a digitalização e a constatação da integridade
do documento digital, poderão ser:
| - destruídos, ressalvados os documentos de valor histórico,
cuja preservação observará o disposto na legislação específica, nos termos da
Lei Federal n. 12.682, de 09 de julho de 2012;
Il - mantidos sob guarda do órgão ou da entidade da
Administração Pública, hipótese em que serão eliminados após o cumprimento
de prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos
da Administração Pública Municipal do Estado de São Paulo, das atividades-
meio e das atividades-fim, publicadas pelo Centro de Assistência aos
Municípios do Arquivo Público do Estado de São Paulo, disponível em seu sítio
eletrônico.
Art. 11. O recebimento de documentos para inserção no
sistema será efetuado nos setores de protocolo dos respectivos órgãos e
entidades.
8 1º O documento apresentado em formato eletrônico será
copiado no ato do protocolo, devolvendo-se ao interessado o dispositivo físico
utilizado.
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8 2º Os documentos apresentados em papel deverão ser
digitalizados no ato do protocolo, devolvendo-se os originais ao interessado,
exceto se necessária sua retenção por força de legislação específica.
8 3º O interessado deverá preservar os documentos originais
até o término do processo ou, se superior, pelo prazo previsto em legislação
específica.
$ 4º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de
documentos, a digitalização poderá ser efetuada em até 05 (cinco) dias úteis
contados da data de protocolo inicial.
8 5º Os documentos não retirados pelos interessados no prazo
de 30 (trinta) dias corridos, contados da data do protocolo, poderão, a critério
da Administração, ser eliminados ou enviados ao Arquivo do Município.
$ 6º Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente
inviável devem ser, mediante justificativa, identificados no sistema de processo
eletrônico, podendo ser mantidos nas unidades competentes durante o curso
do processo, sendo depois encaminhados ao Arquivo do Município.
Art. 12. É vedada a recusa imotivada de recebimento de
documentos, devendo o servidor orientar o interessado quanto ao saneamento
de eventuais falhas.
Seção Il
Da autoria, da autenticidade e da integridade
Art. 13. A autoria, a autenticidade e a integridade de
documentos e processos eletrônicos serão obtidas por meio de usuário e
senha ou certificação digital.
8 1º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na
forma do caput deste artigo serão considerados originais para todos os efeitos
legais.
8 2º A assinatura utilizada na plataforma do processo eletrônico
é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo
de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para
utilização do sistema.
Art. 14. Os processos eletrônicos terão numeração única
gerada pelo sistema.
$ 1º A autuação e as juntadas serão efetuadas em meio
eletrônico no âmbito do próprio sistema.
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8 2º Os documentos que ainda não tenham sido considerados
juntados aos processos não os integram, podendo ser excluídos ou alterados
pela unidade responsável.
Seção III
Dos prazos e dos atos processuais
Art. 15. Os atos processuais praticados no SEI/CIDADES
observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e
para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na
data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo
sistema.
$ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato
a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se
realizado até as 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do
último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
8 2º Na hipótese prevista no 8 1º deste artigo, caso o sistema
se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente
prorrogado até as 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do
primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
8 3º Os usuários não cadastrados no SEI/ CIDADES terão
acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de
arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão ou entidade da
Administração Pública detentor do documento.
Art. 16. Nos casos de indisponibilidade do SEI/ CIDADES, os
atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna
digitalização, juntamente com o registro da data e hora da impossibilidade
técnica.
$ 1º Os documentos não digitais produzidos na forma prevista
no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os
prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da
Administração Pública Municipal do Estado de São Paulo, das atividades-meio
e das atividades-fim, publicadas pelo Centro de Assistência aos Municípios do
Arquivo Público do Estado de São Paulo, disponível em seu sítio eletrônico.
$ 2º O Órgão Gestor divulgará em sua página na internet as
informações sobre a indisponibilidade do sistema.
Art. 17. O interessado poderá enviar eletronicamente
documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.
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81º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são
de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos
termos da lei.
8 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado
terão valor de cópia simples.
83º A apresentação do original do documento digitalizado será
necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas
nos artigos 9º, 10 e 19 deste decreto.
Art. 18. A integridade do documento digitalizado poderá ser
impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que
será instaurado, no âmbito do respectivo órgão ou entidade da Administração
Pública, procedimento para verificação.
Art. 19. Os órgãos e entidades da Administração Pública
poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento
digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Seção IV
Da classificação e da temporalidade
dos documentos
Art. 20. No SEI/CIDADES, os documentos serão avaliados e
classificados de acordo com os Planos de Classificação e as Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública Municipal do Estado
de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim, publicadas pelo Centro
de Assistência aos Municípios do Arquivo Público do Estado de São Paulo,
disponível em seu sítio eletrônico.
$ 1º Os documentos digitais serão associados a metadados
descritivos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de
autenticidade, preservação e interoperabilidade.
8 2º O armazenamento, a segurança e a preservação de
documentos digitais considerados de valor permanente deverão observar as
normas e os padrões definidos pelo Arquivo Público do Estado.
8 3º Os documentos digitais, produzidos e tramitados pelo
SEI/CIDADES serão eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública Municipal do Estado
de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim, publicadas pelo Centro
de Assistência aos Municípios do Arquivo Público do Estado de São Paulo,
disponível em seu sítio eletrônico.
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CAPÍTULO ll
DA GESTÃO DO SISTEMA DE
PROCESSOS ELETRÔNICOS
Art. 21. A gestão e a manutenção do sistema de processos
eletrônicos, no âmbito do Município, ficarão a cargo da Secretaria Municipal de
Administração, competindo-lhe, na qualidade de Orgão Gestor Municipal:
| - assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização
contínua do ambiente digital de gestão documental no âmbito do Município;
Il - propor ao Órgão Gestor Estadual políticas, estratégias,
ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
III - controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte,
da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
IV - fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos
procedimentos de implantação e manutenção do sistema de processo
eletrônico no âmbito do Município de Bertioga;
V - promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas
relativas processo eletrônico, inclusive com órgãos e entidades do Governo do
Estado de São Paulo, em conformidade com a política de arquivos e gestão
documental;
VI - analisar propostas apresentadas por órgãos e entidades da
Administração Pública, relativas ao SEI/CIDADES, emitindo parecer técnico
conclusivo;
VII - disciplinar a produção de documentos ou processos
híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento
de digitalização;
VIII - manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não
disciplinadas neste decreto, relativas ao SEI/ CIDADES.
Parágrafo único. Para fins deste decreto, considera-se Órgão
Gestor Estadual o Comitê Gestor de Governança de Dados e Informações do
Estado de São Paulo, instituído pelo artigo 1º, III, do Decreto Estadual n.
64.790, de 13 de fevereiro de 2020.
Art. 22. Compete ao Arquivo Público Municipal:
| - assessorar o Órgão Gestor na fixação de diretrizes e
parâmetros de implementação e manutenção do SEI/CIDADES, em
conformidade com a política estadual de arquivos e gestão documental;
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Il - promover a padronização da produção de documentos
digitais, de forma coordenada com os órgãos e as entidades da Administração;
ll - auxiliar e orientar os órgãos e as entidades da
Administração na implantação, execução e manutenção do sistema de
processo eletrônico, observadas as deliberações do Orgão Gestor;
IV - promover estudos e propor critérios para a migração de
dados, a interoperabilidade ou a integração com sistemas legados;
V - orientar a identificação, análise tipológica, padronização do
fluxo e modelagem de documentos digitais.
Art. 23. A Comissão de Acompanhamento da Implementação
do SEI/CIDADES, colegiado subordinado à Secretaria Municipal de
Administração, será composta por representantes dos seguintes órgãos:
| — 04 (quatro) representantes da Prefeitura do Município de
Bertioga, dentre eles, aquele que a presidirá;
Il — 02 (dois) representantes do Instituto de Previdência Social
dos Servidores Públicos do Município de Bertioga — BERTPREV.
$ 1º Cada representante contará com seu respectivo suplente,
todos indicados pelos titulares dos respectivos órgãos e entidades.
8 2º O Arquivo Público Municipal prestará suporte técnico e
operacional às atividades da Comissão.
8 3º A Comissão instituída pelo caput deste artigo contará,
sempre que necessário, com o auxílio da Comissão de Avaliação de
Documentos — CADA.
$ 4º A nomeação dos membros da Comissão de
Acompanhamento da Implementação do SEI/CIDADES se dará por portaria,
mediante indicação dos membros dos entes municipais.
Parágrafo único. Os servidores designados para a comissão,
não terão direito a qualquer gratificação ou outro incremento remuneratório.
Art. 24. Compete à Comissão de Acompanhamento da
Implementação do SEI/CIDADES:
| - o acompanhamento da implantação, da execução e da
manutenção do SEI/CIDADES;
Il - sugerir ao Arquivo Público Municipal a modelagem de
documentos digitais;
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HI - identificar fluxos de processos e documentos físicos
suscetíveis de inserção em ambiente digital, propondo à Secretaria Municipal
de Administração o avanço do cronograma de implementação;
IV - a gestão dos documentos digitais.
Art. 25. Compete às unidades de protocolo dos órgãos e
entidades da Administração Pública Municipal monitorar a produção de
documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de
classificação de documentos oficializados.
Art. 26. Compete ao Departamento de Tecnologia da
Informação (DTI), o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o
processo eletrônico, bem como a orientação às áreas de tecnologia da
informação junto aos órgãos e às entidades da Administração Municipal, para a
utilização e a manutenção do SEI/CIDADES.
Art. 27. A manutenção e o constante aprimoramento do
SEI/CIDADES observarão as diretrizes, as normas e os procedimentos
definidos na política de arquivos e de gestão documental.
Parágrafo único. Caberá aos órgãos e entidades da
Administração Municipal, no âmbito de suas atribuições, auxiliar o Órgão
Gestor, e sob as suas orientações, no estabelecimento de programas,
estratégias e ações para acompanhar as mudanças tecnológicas e prevenir a
fragilidade dos suportes.
CAPÍTULO IV .
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 28. O Secretário Municipal de Administração poderá editar,
mediante Portaria, normas complementares necessárias à execução deste
decreto.
Art. 29. A partir da data da implantação do SEI/CIDADES junto
aos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, documentos e
processos em curso deverão seguir seu trâmite no formato em que iniciados,
até o seu encerramento definitivo, ou ocorrerá a formação de processos
híbridos.
8 1º A produção de documentos ou processos híbridos será
disciplinada pela Comissão de Acompanhamento da Implementação do
SEI/CIDADES.
8 2º O SEl/Cidades não será utilizado para armazenamento de
documentos e processos físicos ou eletrônicos originados antes da
implantação, cujo trâmite esteja concluído ou encerrado.
Drfeitur do Município de Bento 444
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zo (PP
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8 3º Após a total implantação do SEI/CIDADES não será
permitida a produção processos de forma física.
Art. 30. O uso inadequado do sistema de processos eletrônicos
está sujeito, à instauração de sindicância, para apuração de responsabilidade,
nos termos da lei.
Art. 31. Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário.
Bertioga, 27 de novembro de 2024. (PA n. 4214/2024)
Eng.º Caio Matheus
Prefeito do Município