norma nº 4999/2025

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DECRETO N. 4.999, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2025
Dispõe sobre a Aprovação do Plano de 
Classificação e da Tabela de Temporalidade 
de Documentos da Prefeitura do Município de 
Bertioga.
Marcelo Heleno Vilares, Prefeito do Município de Bertioga, no uso das 
atribuições legais que lhe são conferidas por Lei;
CONSIDERANDO o artigo 216, § 2º, da Constituição da República Federativa 
do Brasil de 1988, que determina ao Poder Público o dever de promover a gestão de seus 
documentos, além de assegurar a proteção ao patrimônio documental;
CONSIDERANDO a Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida 
como “Lei Nacional de Arquivos”, que regulamentou esse dispositivo constitucional e 
estabeleceu os deveres e responsabilidades do Poder Público, além de definir o conceito 
de gestão de documentos;
CONSIDERANDO que as tabelas de temporalidade se aplicam igualmente a 
todos os documentos, independentemente do suporte em que se encontram;
CONSIDERANDO o Decreto n. 4.530/2024, que regulamentou o Arquivo 
Público Municipal da Prefeitura de Bertioga, definiu as diretrizes da política municipal de 
gestão documental, e atribuiu à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso –
CADA, a elaboração, atualização e aplicação de Planos de Classificação e da Tabela de 
Temporalidade de Documentos.
DECRETA:
Art. 1º Fica instituído o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E 
A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS da Prefeitura do Município de 
Bertioga, conforme o Anexo I, parte integrante deste Decreto, com o objetivo de 
regulamentar a gestão e a destinação de documentos produzidos, recebidos e 
acumulados no exercício de suas atividades.
Art. 2º Caberá a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, 
colaborar com os órgãos e entidades da Administração Municipal no trabalho de avaliação 
da massa documental acumulada, coordenar os trabalhos de eliminação, transferência e 
de recolhimento de documentos.
Art. 3º A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA competirá 
comunicar ao Arquivo Público do Estado de São Paulo – APESP a eventual existência de 
outros documentos de arquivo produzidos não indicados no Plano de Classificação e na 
Tabela de Temporalidade, para sua análise e incorporação. 
Art. 4º Poderão ser editados atos normativos complementares ao 
cumprimento deste Decreto.
2
Art. 5º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as 
disposições em contrário.
Bertioga, 26 de novembro de 2025. (PA n. 10003/2021)
Marcelo Heleno Vilares
Prefeito do Município
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE BERTIOGA
ANEXO 1
INTRODUÇÃO
O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos 
serão elaborados e aplicados pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso 
(CADA), em conformidade com a legislação vigente e as diretrizes do Conselho Nacional 
de Arquivos (CONARQ), apoiados pela mentoria do Arquivo Público do Estado de São 
Paulo. 
 
O Plano de Classificação de Documentos está estruturado de modo a representar as 
grandes funções exercidas em comum pelos órgãos e secretarias e deverá ser utilizado 
no ato da produção documental, garantindo o correto fluxo desses documentos, 
independentemente do suporte. 
A Tabela de Temporalidade de Documentos resulta da avaliação de todos os documentos 
de arquivo e indica prazos de guarda a serem cumpridos na Unidade Produtora e na 
Unidade com Atribuições de Arquivo, assim como a destinação de cada um desses 
documentos que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. 
Como no exemplo abaixo extraído da publicação Planos de Classificação e Tabelas de 
Temporalidade de Documentos para as Administrações Públicas Municipais: atividades 
Meio e Fim – São Paulo: Arquivo Público do Estado - 2023, pag.11, os documentos 
criados utilizarão um código de classificação numérico-sequencial estabelecido para cada 
série documental, sendo que os três últimos dígitos representam um determinado 
documento ordenado sequencialmente dentro de uma ordem estabelecida para as 
atividades (os dois penúltimos dígitos) que, por suas vezes, encontram-se ordenadas 
dentro de uma ordem estabelecida para as subfunções (os dois antepenúltimos dígitos) e 
estas últimas ordenadas em uma determinada função (os primeiros três dígitos). 
001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)
001.02 PLANEJAMENTO DAS AÇÕES DE GOVERNO E CONTROLE DOS SERVIÇOS (SUBFUNÇÃO)
4
SUMÁRIO
SUMÁRIO.......................................................................................................................................................................................4
DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E SUBFUNÇÕES .........................................................................................................................11
001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)............................................................................................................11
001.01 Apoio à administração pública (SUBFUNÇÃO)...........................................................................................................11
001.02 Ordenamento jurídico (SUBFUNÇÃO)........................................................................................................................11
001.03 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços (SUBFUNÇÃO)................................................................11
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO) ..............................................................................................................11
002.01 Assessoria de imprensa (SUBFUNÇÃO) .....................................................................................................................11
002.02 Cerimonial e relações públicas (SUBFUNÇÃO) ..........................................................................................................11
002.03 Produção editorial (SUBFUNÇÃO) .............................................................................................................................12
002.04 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais (SUBFUNÇÃO) ......................................................................................12
002.05 Propaganda e marketing (SUBFUNÇÃO) ....................................................................................................................12
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)............................................................................................................12
003.01 Controle de frequência (SUBFUNÇÃO) ......................................................................................................................12
003.02 Expediente de pessoal (SUBFUNÇÃO) .......................................................................................................................12
003.03 Pagamento de pessoal (SUBFUNÇÃO)........................................................................................................................12
003.04 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO).............................................................12
003.05 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores (SUBFUNÇÃO).....................................................12
003.06 Segurança e medicina do trabalho (SUBFUNÇÃO)......................................................................................................12
003.07 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................13
004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO).....................................................................................13
004.01 Controle de compras, serviços e obras (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................................13
004.02 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNÇÃO)............................................................................................................13
004.03 Controle do patrimônio imobiliário (SUBFUNÇÃO)....................................................................................................13
005 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)................................................................................................13
005.01 Planejamento orçamentário (SUBFUNÇÃO)................................................................................................................13
005.02 Execução orçamentária e financeira (SUBFUNÇÃO)...................................................................................................13
006 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO)..........................................................................................14
006.01 Comunicação administrativa (SUBFUNÇÃO)..............................................................................................................14
006.02 Gestão de tecnologia da informação (SUBFUNÇÃO)...................................................................................................14
006.03 Promoção do acesso à informação (SUBFUNÇÃO) .....................................................................................................14
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-MEIO DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL ........15
ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA .....................................................................................................................................15
Apoio à administração pública ................................................................................................................................................15
Ordenamento jurídico .............................................................................................................................................................15
Planejamento das ações de governo e controle dos serviços .....................................................................................................16
COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL ........................................................................................................................................18
Assessoria de imprensa ...........................................................................................................................................................18
5
Cerimonial e relações públicas ................................................................................................................................................18
Produção editorial...................................................................................................................................................................19
Promoção de eventos ou cerimônias oficiais............................................................................................................................19
Propaganda e marketing..........................................................................................................................................................19
GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS .....................................................................................................................................20
Controle de frequência ............................................................................................................................................................20
Expediente de pessoal .............................................................................................................................................................20
Pagamento de pessoal .............................................................................................................................................................23
Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos ..................................................................................................24
Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores...........................................................................................25
Segurança e medicina do trabalho............................................................................................................................................25
Seleção e desenvolvimento de recursos humanos.....................................................................................................................26
GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS ..............................................................................................................27
Controle de compras, serviços e obras.....................................................................................................................................27
Controle de bens patrimoniais.................................................................................................................................................27
Controle do patrimônio imobiliário .........................................................................................................................................29
GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA .........................................................................................................................30
Planejamento orçamentário .....................................................................................................................................................30
Execução orçamentária e financeira.........................................................................................................................................30
GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES ...................................................................................................................35
Comunicação administrativa ...................................................................................................................................................35
Gestão de tecnologia da informação ........................................................................................................................................37
Promoção do acesso à informação ...........................................................................................................................................37
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 
MUNICIPAL .................................................................................................................................................................................39
001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)............................................................................................................39
001.01 Apoio à administração pública (SUBFUNÇÃO)...........................................................................................................39
001.02 Ordenamento jurídico (SUBFUNÇÃO)........................................................................................................................41
001.03 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços (SUBFUNÇÃO)................................................................45
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO) ..............................................................................................................50
002.01 Assessoria de Imprensa (SUBFUNÇÃO) .....................................................................................................................50
002.02 Cerimonial e relações públicas (SUBFUNÇÃO) ..........................................................................................................52
002.03 Produção editorial (SUBFUNÇÃO) .............................................................................................................................54
002.04 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais (SUBFUNÇÃO) ......................................................................................55
002.05 Propaganda e marketing (SUBFUNÇÃO) ....................................................................................................................57
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)............................................................................................................59
003.01 Controle de frequência (SUBFUNÇÃO) ......................................................................................................................59
003.02 Expediente de pessoal (SUBFUNÇÃO) .......................................................................................................................62
003.03 Pagamento de pessoal (SUBFUNÇÃO)........................................................................................................................73
003.04 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO).............................................................79
003.05 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores (SUBFUNÇÃO).....................................................81
6
003.06 Segurança e medicina do trabalho (SUBFUNÇÃO)......................................................................................................82
003.07 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................86
004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO).....................................................................................89
004.01 Controle de compras, serviços e obras (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................................89
004.02 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNÇÃO)............................................................................................................92
004.03 Controle do patrimônio imobiliário (SUBFUNÇÃO)....................................................................................................97
005 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)..............................................................................................100
005.01 Planejamento orçamentário (SUBFUNÇÃO)..............................................................................................................100
005.02 Execução orçamentária e financeira (SUBFUNÇÃO).................................................................................................101
006 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO)........................................................................................116
006.01 Comunicação administrativa (SUBFUNÇÃO)............................................................................................................116
006.02 Gestão de tecnologia da informação (SUBFUNÇÃO).................................................................................................121
006.03 Promoção do acesso à informação (SUBFUNÇÃO) ...................................................................................................124
DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E SUBFUNÇÕES .......................................................................................................................127
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO) ...........................................................................127
011.01 Administração de cemitérios (SUBFUNÇÃO)............................................................................................................127
011.02 Desenvolvimento urbano (SUBFUNÇÃO).................................................................................................................127
011.03 Preservação e conservação ambiental (SUBFUNÇÃO)...............................................................................................127
011.04 Zoneamento, uso e ocupação do solo (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................................127
011.05 Controle e fiscalização do descarte de resíduos sólidos (SUBFUNÇÃO) ....................................................................127
012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL (FUNÇÃO) ..........................................................................................................127
012.01 Gestão de equipamentos culturais (SUBFUNÇÃO)....................................................................................................127
012.02 Gestão de recursos e projetos de incentivo fiscal à cultura e ao turismo (SUBFUNÇÃO) ............................................127
012.03 Preservação e controle do patrimônio histórico e cultural (SUBFUNÇÃO) .................................................................127
012.04 Promoção e fomento da cultura (SUBFUNÇÃO)........................................................................................................127
013 GESTÃO DA POLÍTICA DE ABASTECIMENTO ALIMENTAR (FUNÇÃO) .................................................................128
013.01 Cadastramento, gerenciamento e fiscalização de sacolões e feiras livres (SUBFUNÇÃO) ...........................................128
013.02 Inspeção de higiene sanitária de alimentos, produtores e produtos (SUBFUNÇÃO) ....................................................128
014 GESTÃO DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL E PROMOÇÃO DA CIDADANIA (FUNÇÃO) ...........................128
014.01 Coordenação de políticas e programas sociais (SUBFUNÇÃO)..................................................................................128
014.02 Coordenação de programas de proteção social (SUBFUNÇÃO) .................................................................................128
015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA (FUNÇÃO) ..................................................................................128
015.01 Administração de estabelecimentos escolares (SUBFUNÇÃO)...................................................................................128
015.02 Gerenciamento da alimentação escolar (SUBFUNÇÃO) ............................................................................................128
015.03 Gerenciamento da vida escolar (SUBFUNÇÃO) ........................................................................................................128
015.04 Planejamento educacional (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................................................128
016 GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER (FUNÇÃO)........................................................................................128
016.01 Planejamento das ações de esporte e lazer (SUBFUNÇÃO)........................................................................................129
017 GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA (FUNÇÃO)................................................................................129
017.01 Educação para o trânsito (SUBFUNÇÃO)..................................................................................................................129
017.02 Regulação de serviços de transportes públicos (SUBFUNÇÃO) .................................................................................129
7
017.03 Controle do trânsito (SUBFUNÇÃO).........................................................................................................................129
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)............................................................................................................129
018.01 Apoio diagnóstico e laboratorial (SUBFUNÇÃO) ......................................................................................................129
018.02 Assistência ambulatorial e hospitalar (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................................129
018.03 Assistência farmacêutica (SUBFUNÇÃO) .................................................................................................................129
018.04 Controle de materiais, instalações e procedimentos relacionados à saúde (SUBFUNÇÃO)..........................................129
018.05 Coordenação de programas, projetos e ações na área da saúde (SUBFUNÇÃO)..........................................................129
018.06 Gerenciamento de serviços de saúde (SUBFUNÇÃO)................................................................................................130
018.07 Vigilância sanitária e prevenção de riscos à saúde (SUBFUNÇÃO)............................................................................130
019 GESTÃO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA PÚBLICA MUNICIPAL E DEFESA CIVIL (FUNÇÃO).............................130
019.01 Defesa Civil (SUBFUNÇÃO)....................................................................................................................................130
019.02 Promoção da segurança pública municipal (SUBFUNÇÃO).......................................................................................130
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL .........131
GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL.....................................................................................................131
Administração de Cemitérios ................................................................................................................................................131
Desenvolvimento urbano.......................................................................................................................................................131
Preservação e conservação ambiental ....................................................................................................................................134
Zoneamento, uso e ocupação do solo.....................................................................................................................................135
Controle e fiscalização do descarte de resíduos sólidos..........................................................................................................135
GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL....................................................................................................................................136
Gestão de equipamentos culturais..........................................................................................................................................136
Gestão de recursos e projetos de incentivo fiscal à cultura e ao turismo..................................................................................136
Preservação e controle do patrimônio histórico e cultural.......................................................................................................136
Promoção e fomento da cultura .............................................................................................................................................136
GESTÃO DA POLÍTICA DE ABASTECIMENTO ALIMENTAR...........................................................................................137
Cadastramento, gerenciamento e fiscalização de sacolões e feiras livres.................................................................................137
Inspeção de higiene sanitária de alimentos, produtores e produtos..........................................................................................138
GESTÃO DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL E PROMOÇÃO DA CIDADANIA.....................................................138
Coordenação de políticas e programas sociais........................................................................................................................138
Coordenação de programas de proteção social .......................................................................................................................139
GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA ............................................................................................................140
Administração de estabelecimentos escolares ........................................................................................................................140
Gerenciamento da alimentação escolar ..................................................................................................................................141
Gerenciamento da vida escolar..............................................................................................................................................141
Planejamento educacional .....................................................................................................................................................142
GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER .................................................................................................................143
Planejamento das ações de esporte e lazer..............................................................................................................................143
Apoio e financiamento do esporte .........................................................................................................................................143
GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA .........................................................................................................143
Educação para o trânsito .......................................................................................................................................................143
Regulação de serviços de transportes públicos.......................................................................................................................143
8
Controle do trânsito...............................................................................................................................................................144
GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE......................................................................................................................................144
Apoio diagnóstico e laboratorial............................................................................................................................................144
Assistência ambulatorial e hospitalar.....................................................................................................................................145
Assistência farmacêutica .......................................................................................................................................................149
Controle de materiais, instalações e procedimentos relacionados à saúde................................................................................150
Coordenação de programas, projetos e ações na área da saúde ...............................................................................................150
Gerenciamento de serviços de saúde......................................................................................................................................152
Vigilância sanitária e prevenção de riscos à saúde..................................................................................................................152
GESTÃO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA PÚBLICA MUNICIPAL E DEFESA CIVIL ......................................................154
Defesa civil...........................................................................................................................................................................154
Promoção da segurança pública municipal.............................................................................................................................154
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 
MUNICIPAL ...............................................................................................................................................................................156
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO) ...........................................................................156
011.01 Administração de cemitérios (SUBFUNÇÃO)............................................................................................................156
011.01 02 Desenvolvimento urbano (SUBFUNÇÃO) ............................................................................................................158
011.03 Preservação e conservação ambiental (SUBFUNÇÃO)...............................................................................................166
011.04 Zoneamento, uso e ocupação do solo (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................................169
011.05 Controle e fiscalização do descarte de resíduos sólidos (SUBFUNÇÃO) ....................................................................171
012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL (FUNÇÃO) ..........................................................................................................173
012.01 Gestão de equipamentos culturais (SUBFUNÇÃO)....................................................................................................173
012.02 Gestão de recursos e projetos de incentivo fiscal à cultura e ao turismo (SUBFUNÇÃO) ............................................174
012.03 Preservação e controle do patrimônio histórico e cultural (SUBFUNÇÃO) .................................................................175
012.04 Promoção e fomento da cultura (SUBFUNÇÃO)........................................................................................................177
013 GESTÃO DA POLÍTICA DE ABASTECIMENTO ALIMENTAR (FUNÇÃO) .................................................................181
013.01 Cadastramento, gerenciamento e fiscalização de sacolões e feiras livres (SUBFUNÇÃO) ...........................................181
013.02 Inspeção de higiene sanitária de alimentos, produtores e produtos (SUBFUNÇÃO) ....................................................183
014 GESTÃO DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL E PROMOÇÃO DA CIDADANIA (FUNÇÃO) ...........................184
014.01 Coordenação de políticas e programas sociais (SUBFUNÇÃO)..................................................................................184
014.02 Coordenação de programas de proteção social (SUBFUNÇÃO) .................................................................................187
015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA (FUNÇÃO) ..................................................................................191
015.01 Administração de estabelecimentos escolares (SUBFUNÇÃO)...................................................................................191
015.02 Gerenciamento da alimentação escolar (SUBFUNÇÃO) ............................................................................................194
015.03 Gerenciamento da vida escolar (SUBFUNÇÃO) ........................................................................................................196
015.04 Planejamento Educacional (SUBFUNÇÃO)...............................................................................................................199
016 GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER (FUNÇÃO)........................................................................................201
016.01 Planejamento das ações de esporte e lazer (SUBFUNÇÃO)........................................................................................201
016.02 Apoio e financiamento do esporte (SUBFUNÇÃO)....................................................................................................202
017 GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA (FUNÇÃO)................................................................................203
017.01 Educação para o trânsito (SUBFUNÇÃO)..................................................................................................................203
9
017.02 Regulação de serviços de transportes públicos (SUBFUNÇÃO) .................................................................................204
017.03 Controle do trânsito (SUBFUNÇÃO).........................................................................................................................206
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)............................................................................................................208
018.01 Apoio diagnóstico e laboratorial (SUBFUNÇÃO) ......................................................................................................208
018.02 Assistência ambulatorial e hospitalar (SUBFUNÇÃO) ...............................................................................................210
018.03 Assistência farmacêutica (SUBFUNÇÃO) .................................................................................................................223
018.04 Controle de materiais, instalações e procedimentos relacionados à saúde (SUBFUNÇÃO)..........................................225
018.05 Coordenação de programas, projetos e ações na área da saúde (SUBFUNÇÃO)..........................................................227
018.06 Gerenciamento de serviços de saúde (SUBFUNÇÃO)................................................................................................231
018.07 Vigilância sanitária e prevenção de riscos à saúde (SUBFUNÇÃO)............................................................................233
019 GESTÃO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA PÚBLICA MUNICIPAL E DEFESA CIVIL (FUNÇÃO).............................239
019.01 Defesa civil (SUBFUNÇÃO).....................................................................................................................................239
019.02 Promoção da segurança pública municipal (SUBFUNÇÃO).......................................................................................240
10
PLANO DECLASSIFICAÇÃO E 
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
PREFEITURA MUNICIPAL DE BERTIOGA
ATIVIDADES-MEIO
11
DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E SUBFUNÇÕES
PREFEITURA MUNICIPAL DE BERTIOGA
ATIVIDADES-MEIO
001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)
Esta função compreende as diretrizes e regulamentações internas, o funcionamento e as 
ações de planejamento e controle que possibilitam o andamento das rotinas 
administrativas dos diferentes órgãos da administração municipal, definindo as regras 
jurídico-administrativas da organização governamental e as estratégias para assegurar a 
defesa dos direitos de usuários do serviço público.
001.01 Apoio à administração pública (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao agendamento e acompanhamento de compromissos 
oficiais, bem como o controle da redação, do envio e da publicação de atos oficiais.
001.02 Ordenamento jurídico (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao cumprimento das determinações de caráter de direito 
administrativo organizatório que estabelecem as relações entre os órgãos, as funções 
e os agentes que irão desempenhá-las. Abrange as atividades de elaboração de atos 
administrativos, formalização de acordos bilaterais, habilitação jurídica e 
regulamentação fiscal dos órgãos, entidades e empresas, acompanhamento de ações 
judiciais, elaboração de pareceres, uniformização da jurisprudência administrativa e 
assessoramento técnico-legislativo.
001.03 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à elaboração, com bases técnicas, de planos e diretrizes, 
permitindo o desenvolvimento de programas de governo com fins específicos, 
abrangendo também o acompanhamento sistemático e o controle da execução 
daqueles planos e diretrizes, bem como ações que assegurem a qualidade e a 
produtividade na prestação dos serviços públicos e a defesa dos direitos de seus 
usuários.
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)
Esta função compreende o conjunto de procedimentos destinados a difundir informações 
sobre as políticas e sobre o funcionamento dos órgãos, de modo a torná-las claras e 
compreensíveis para diferentes públicos, internos e externos, além de definir estratégias 
de governo para estabelecer relações interinstitucionais.
002.01 Assessoria de imprensa (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao acompanhamento das relações entre os órgãos 
governamentais e a imprensa escrita, falada e televisiva, por meio da redação, 
seleção e distribuição de press releases e de notícias, organização de entrevistas, 
elaboração de normas de redação e de declarações a serem divulgadas, bem como 
da cobertura dos eventos ou solenidades oficiais.
002.02 Cerimonial e relações públicas (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao conjunto de formalidades que devem ser obedecidas nas 
cerimônias oficiais, incluindo-se pessoal a ser convocado, normas para a execução de 
atos e serviços e todo o atendimento consular, além dos parâmetros de governo para 
o estabelecimento de relações institucionais.
12
002.03 Produção editorial (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à edição de publicações oficiais ou de publicações editadas 
por órgãos públicos em parceria com outras entidades.
002.04 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à organização de eventos como congressos, cursos, 
seminários, simpósios, encontros, feiras e exposições, bem como solenidades e 
recepções oficiais.
002.05 Propaganda e marketing (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao planejamento, criação e execução de atividades de 
propaganda e campanhas de publicidade, bem como à promoção de ações 
governamentais relativas à divulgação de determinados serviços públicos.
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
Esta função corresponde a coordenação das ações de recrutamento, seleção, 
desenvolvimento e capacitação, avaliação e acompanhamento da vida funcional dos 
funcionários ou servidores encarregados da execução de serviços públicos ou de 
natureza pública, dentro das hierarquias funcionais e dos regimes jurídicos aos quais se 
submetem.
003.01 Controle de frequência (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao registro da frequência, à concessão de horário de 
estudante e horário especial, à apuração do tempo de serviço para aposentadoria e 
expedição de certidões para comprovação de direitos.
003.02 Expediente de pessoal (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à elaboração de atos administrativos relativos à vida 
funcional, às atividades de avaliação de desempenho, de elaboração de expedientes 
para concessão de vantagens e benefícios e aos procedimentos para apuração e 
aplicação de punição disciplinar.
003.03 Pagamento de pessoal (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à elaboração dos expedientes necessários ao 
processamento da folha de pagamento e ao controle efetivo do pagamento.
003.04 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à elaboração de manuais de procedimentos, realização de 
estudos e pesquisas relativas aos padrões de lotação, de adequação dos quadros de 
pessoal, de planos de salários e programas de regimes de trabalho e da classificação 
e cadastro de cargos e funções.
003.05 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores 
(SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades de promoção da qualidade de vida dos 
funcionários ou servidores, atendimento de suas necessidades básicas e de seus 
familiares.
003.06 Segurança e medicina do trabalho (SUBFUNÇÃO)
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Esta subfunção refere-se às atividades relativas à avaliação da saúde do funcionário 
ou servidor, registro de ocorrências médicas, medicina do trabalho e prevenção de 
acidentes do trabalho.
003.07 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à coordenação dos processos seletivos, concursos públicos, 
capacitação e qualificação dos funcionários e servidores públicos ou dos candidatos a 
cargos e funções nos diferentes órgãos.
004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)
Esta função corresponde à administração de bens móveis e imóveis do Município, 
compreendendo sua aquisição, controle, uso, alienação e inutilização, assim como a 
contratação e administração de serviços, nas mais diversas modalidades, previstas em 
legislação específica.
004.01 Controle de compras, serviços e obras (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à administração das diferentes modalidades de aquisição de 
material de consumo ou permanente, seja por compra direta, adiantamento, licitação 
(concorrência, convite, tomada de preço, pregão), seja por doação, empréstimo, 
leasing ou permuta. Compreende também a administração das contratações de 
serviços e obras públicas por concorrência, por convite, por tomada de preços e as 
relações com os prestadores de serviços e fornecedores.
004.02 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às ações de registro, defesa, acompanhamento da 
utilização e arrolamento das baixas para inutilização ou alienação de bens 
patrimoniais do Município em suas diferentes modalidades (doação, cessão, 
transferência, permuta).
004.03 Controle do patrimônio imobiliário (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às ações de aquisição de bens imóveis, nas mais diversas 
modalidades (compra, permuta, doação, dação em pagamento, desapropriação, 
adjudicação em execução de sentença, reintegração de posse, transferência, 
usucapião), bem como do cadastramento, conservação, alienação, locação e 
administração dos próprios do Município.
005 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)
Esta função compreende o cumprimento das diretrizes da política orçamentária e 
financeira por meio do planejamento orçamentário e da execução orçamentária e 
financeira no que se refere ao controle da execução, distribuição de recursos e alterações 
orçamentárias, até o pagamento de despesas e a prestação de contas.
005.01 Planejamento orçamentário (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à fixação das diretrizes e formulação de propostas 
orçamentárias por meio da elaboração, consolidação e formalização de projetos de 
lei.
005.02 Execução orçamentária e financeira (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades de distribuição, acompanhamento, reserva de 
recursos, adiantamento de despesas, prestação de contas, pagamento de despesas, 
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operações de crédito e pagamento da dívida pública, abrangendo todo o controle da 
contabilidade dos órgãos públicos da Administração Municipal.
006 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO)
Esta função refere-se às políticas arquivísticas do órgão e aos procedimentos relativos à 
comunicação externa e interna, aos serviços de protocolo, arquivo e acesso aos 
documentos, bem como ao controle de acervos. Abrange, ainda, as ações de 
incorporação e utilização de tecnologias da informação.
006.01 Comunicação administrativa (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades relativas ao recebimento, registro, 
classificação, arquivamento, avaliação e descrição de documentos, assim como ao 
controle dos acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico.
006.02 Gestão de tecnologia da informação (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao controle da implantação, funcionamento e manutenção 
dos sistemas informatizados e dos equipamentos eletrônicos, bem como às atividades 
de desenvolvimento de programas de computador e de vistoria e proteção à 
integridade dos documentos eletrônicos.
006.03 Promoção do acesso à informação (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades relativas à busca, fornecimento e controle de 
documentos e informações pelos órgãos e entidades da Administração Pública 
Municipal.
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-MEIO DO PODER 
EXECUTIVO MUNICIPAL
Função: 001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 
Subfunção: 001.01 Apoio à administração pública
Atividade: 001.01.01 Assessoramento técnico-legislativo
Documentos: 001.01.01.001 Livro de mensagens ao Poder Legislativo
001.01.01.002 Livro de vetos
001.01.01.003 Processo de estudo de projeto de lei
001.01.01.004 Processo de indicação de propostas
001.01.01.005 Processo de projeto de lei
001.01.01.006 Processo de proposta de emenda à Lei Orgânica Municipal
001.01.01.007 Processo de requerimento de esclarecimentos sobre atos administrativos ou 
normativos
Atividade: 001.01.02 Controle de compromissos oficiais
Documentos: 001.01.02.001 Agenda de compromissos oficiais
001.01.02.002 Ata de audiência municipal
001.01.02.003 Ata de reunião
001.01.02.004 Ata de sessão
001.01.02.005 Carta de representação
001.01.02.006 Cédula de votação de conselheiro
001.01.02.007 Convite recebido
001.01.02.008 Mala-direta 
001.01.02.009 Minuta de ata de reunião de conselho administrativo, deliberativo, fiscal e de 
diretoria
001.01.02.010 Pauta de compromissos
001.01.02.011 Pauta de reunião
001.01.02.012 Registro de controle de atos do Gabinete do Prefeito
001.01.02.013 Registro de convites recebidos
001.01.02.014 Dossiê relativo ao controle de compromissos oficiais
Atividade: 001.01.03 Publicidade de atos oficiais
Documentos: 001.01.03.001 Formulário de encaminhamento de matéria para publicação no Diário Oficial
Documentos: 001.01.03.002 Lista de códigos de identificação e autorização
001.01.03.003 Matéria para publicação no Diário Oficial
Documentos: 001.01.03.004 Expediente relativo à publicidade de atos oficiais
Subfunção: 001.02 Ordenamento jurídico
Atividade: 001.02.01 Acompanhamento de ações judiciais 
Documentos: 001.02.01.001 Expediente de acompanhamento de ação judicial 
001.02.01.002 Expediente de acompanhamento de acordo judicial ou extrajudicial
001.02.01.003 Expediente de atendimento de requisições, ordens judiciais ou administrativas
001.02.01.004 Expediente de consulta da dívida ativa
001.02.01.005 Ficha de acompanhamento de ação judicial
001.02.01.006 Livro de controle de ações judiciais
001.02.01.007 Livro de repositório para defesa judicial do Município
001.02.01.008 Livro de teses de defesa
001.02.01.009 Processo administrativo de alegação de pagamento da dívida ativa
001.02.01.010 Processo administrativo de alegação de parcelamento da dívida ativa
001.02.01.011 Processo administrativo de cancelamento de inscrição de débito na dívida ativa
001.02.01.012 Processo administrativo de pedido de parcelamento da dívida ativa
001.02.01.013 Processo administrativo de reinscrição de débito na dívida ativa
001.02.01.014 Processo administrativo de retificação de guia de arrecadação de receita para 
16
débitos inscritos na dívida ativa
001.02.01.015 Processo administrativo de substituição de Certidão da Dívida Ativa - CDA
001.02.01.016 Processo administrativo de verificação de pagamento da dívida ativa
001.02.01.017 Processo relativo à cobrança judicial 
Atividade: 001.02.02 Elaboração de atos normativos 
Documentos: 001.02.02.001 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, 
resolução, deliberação, portaria
001.02.02.002 Processo de elaboração de ato normativo
Atividade: 001.02.03 Elaboração de pareceres e uniformização da jurisprudência administrativa
Documentos: 001.02.03.001 Despacho normativo
001.02.03.002 Parecer jurídico
001.02.03.003 Parecer técnico
001.02.03.004 Súmula
Atividade: 001.02.04 Formalização de acordos bilaterais 
Documentos: 001.02.04.001 Convênio, termo de cooperação, acordo, protocolo de intenções, termo de 
parceria
001.02.04.002 Processo de dissídio coletivo de trabalho
001.02.04.003 Processo de formalização e execução de acordo bilateral
001.02.04.004 Relatório físico-financeiro de convênio
001.02.04.005 Processo de chamamento público
Atividade: 001.02.05 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos, entidades e 
empresas
Documentos: 001.02.05.001 Alvará de funcionamento
001.02.05.002 Alvará de instalação de equipamentos
001.02.05.003 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS – CEI
001.02.05.004 Comprovante de atualização de dados no Cadastro Nacional do Trabalhador -
CNT
001.02.05.005 Comprovante de inscrição e de situação cadastral no Cadastro Nacional de 
Pessoa Jurídica - CNPJ
001.02.05.006 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuinte Mobiliário - CCM
001.02.05.007 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuintes do ICMS
001.02.05.008 Comprovante de inscrição no Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT
001.02.05.009 Comprovante de matrícula na Junta Comercial
001.02.05.010 Dossiê de constituição, encerramento de empresas públicas, integralização de 
capitais e estatutos sociais
001.02.05.011 Processo de cadastramento no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço -
FGTS
Subfunção: 001.03 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços
Atividade: 001.03.01 Acompanhamento de reclamações do consumidor
Documentos: 001.03.01.001 Carta de Informações Preliminares - CIP
001.03.01.002 Processo de fiscalização e proteção dos direitos do consumidor
Atividade: 001.03.02 Alistamento de serviço militar
Documentos: 001.03.02.001 Relação de alistamento militar
001.03.02.002 Relação de indivíduos aptos/inaptos para o serviço militar
001.03.02.003 Expediente relativo ao alistamento de serviço militar
Atividade: 001.03.03 Defesa dos direitos de usuários do serviço público
Documentos: 001.03.03.001 Carta - resposta
001.03.03.002 Carta de Serviços ao Usuário
001.03.03.003 Expediente de acompanhamento de reclamação ou sugestão
001.03.03.004 Ficha de acompanhamento de reclamações ou sugestões em ordem 
cronológica
001.03.03.005 Formulário de reclamação, denúncia, sugestão e elogio
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001.03.03.006 Lista de reclamações contra órgãos públicos
001.03.03.007 Ofício de encaminhamento de reclamações ou sugestões à autoridade 
competente
001.03.03.008 Parecer da Ouvidoria 
001.03.03.009 Processo de apuração de denúncia ou reclamação
001.03.03.010 Quadro geral de serviços públicos prestados
001.03.03.011 Registro de atendimento do disque-denúncia
001.03.03.012 Registro de ocorrência improcedente
001.03.03.013 Relatório analítico de ocorrências
001.03.03.014 Relatório de avaliação de serviços públicos
001.03.03.015 Relatório de estatísticas de categorias por área
001.03.03.016 Relatório de estatísticas gerais de preenchimento
001.03.03.017 Relatório de gestão das manifestações dos usuários de serviços públicos
001.03.03.018 Relatório estatístico de áreas
001.03.03.019 Relatório estatístico de categorias de ocorrências
001.03.03.020 Relatório estatístico de reclamações
001.03.03.021 Sistema de ouvidoria municipal 
Atividade: 001.03.04 Execução, acompanhamento e avaliação de atividades
Documentos: 001.03.04.001 Convocação para reunião
001.03.04.002 Cronograma de atividades
001.03.04.003 Dossiê de orientação técnica
001.03.04.004 Expediente de solicitação de orientação técnica
001.03.04.005 Lista de presença de reunião
001.03.04.006 Manual técnico, de procedimentos ou do usuário
001.03.04.007 Planilha de controle interno
001.03.04.008 Planilha de distribuição de processos rotativos
001.03.04.009 Processo de constituição e acompanhamento de comissão, conselho ou grupo 
de trabalho
001.03.04.010 Processo de correição
001.03.04.011 Processo de elaboração e execução de plano, programa ou projeto
001.03.04.012 Processo de prestação de contas anual ao Tribunal de Contas do Estado de 
São Paulo
001.03.04.013 Proposta técnica
001.03.04.014 Relatório anual de atividades, programas, projetos ou ações do órgão, entidade 
ou empresa
001.03.04.015 Relatório de acompanhamento de contrato
001.03.04.016 Relatório de acompanhamento de convênio, termo de cooperação, acordo, 
protocolo de intenções, termo de parceria
001.03.04.017 Relatório de acompanhamento de projeto
001.03.04.018 Relatório de atividades
001.03.04.019 Relatório de final de mandato - prestação de contas
001.03.04.020 Relatório de reunião
001.03.04.021 Relatório estatístico anual de atividades
001.03.04.022 Processo de eleição de membros para comitê ou conselho municipal
001.03.04.023 Dossiê de acompanhamento das atividades de comitê ou conselho municipal
001.03.04.024 Processo de monitoramento, medição, análise e avaliação de atividades
Atividade: 001.03.05 Fiscalização e regularização de atividades
Documentos: 001.03.05.001 Auto de apreensão de mercadorias
001.03.05.002 Auto de Infração e Multa - AIM
001.03.05.003 Comprovante de notificação preliminar
001.03.05.004 Formulário de vistoria ou informação fiscal
001.03.05.005 Processo de autorização de funcionamento
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001.03.05.006 Processo de cassação de licença
001.03.05.007 Processo de devolução, doação ou eliminação de mercadoria apreendida
001.03.05.008 Processo de interdição de atividades 
001.03.05.009 Processo de lançamento de Auto de Infração e Multa - AIM
001.03.05.010 Processo de liberação de interdição
001.03.05.011 Processo para publicação de edital de notificação 
Atividade: 001.03.06 Formulação de diretrizes e metas de ação
Documentos: 001.03.06.001 Dossiê de elaboração de estudos e pesquisas
001.03.06.002 Dossiê de elaboração e execução de plano, programa ou projeto
001.03.06.003 Estudo de implementação de política urbana
001.03.06.004 Plano anual do órgão ou entidade
001.03.06.005 Plano de metas
001.03.06.006 Plano de programa setorial
001.03.06.007 Plano plurianual 
Atividade: 001.03.07 Planejamento do desenvolvimento econômico
Documentos: 001.03.07.001 Diretriz de inter-relacionamento entre setores público e privado
001.03.07.002 Plano anual de metas para o desenvolvimento econômico
001.03.07.003 Plano de desenvolvimento da indústria, expansão do comércio e de atividades 
de prestação de serviços
001.03.07.004 Plano plurianual para o desenvolvimento econômico
001.03.07.005 Processo relativo à isenção fiscal - lei geral de incentivo fiscal
001.03.07.006 Programa Multissetorial Integrado - PMI 
001.03.07.007 Projeto de incentivo fiscal para o desenvolvimento econômico
001.03.07.008 Relatório anual de desempenho econômico
001.03.07.009 Processo relativo ao planejamento do desenvolvimento econômico
Função: 002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Subfunção: 002.01 Assessoria de imprensa
Atividade: 002.01.01 Compilação de notícias sobre a Administração
Documento: 002.01.01.001 Clipping
002.01.01.002 Dossiê relativo à divulgação das ações de governo
Atividade: 002.01.02 Divulgação das ações de governo
Documentos: 002.01.02.001 Artigo, nota e notícia
002.01.02.002 Clipping de publicações técnicas especializadas
002.01.02.003 Credencial de jornalista
002.01.02.004 Modelo de diagramação para matérias de sítio eletrônico institucional
002.01.02.005 Pauta para imprensa
002.01.02.006 Relação de entrega do boletim oficial do município
002.01.02.007 Release e sinopse
002.01.02.008 Sítio eletrônico institucional
002.01.02.009 Transcrição de registro sonoro
002.01.02.010 Expediente relativo à divulgação das ações de governo
Atividade: 002.01.03 Produção de registros de imagem e som
Documentos: 002.01.03.001 Banco de imagem
002.01.03.002 Registro fotográfico, sonoro ou audiovisual
002.01.03.003 Termo de autorização de uso de imagem
002.01.03.004 Vídeo institucional
Subfunção: 002.02 Cerimonial e relações públicas
Atividade: 002.02.01 Apoio logístico
Documentos: 002.02.01.001 Comunicado de instrução de serviço
002.02.01.002 Requisição de veículo
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Atividade: 002.02.02 Atendimento consular
Documentos: 002.02.02.001 Cadastro de corpo consular
002.02.02.002 Cadastro de datas nacionais
002.02.02.003 Expediente referente à emissão de identidade consular
002.02.02.004 Ficha de atualização de dados consulares
002.02.02.005 Livro de atas de expedição de identificação consular
002.02.02.006 Processo de designação de autoridade consular
Atividade: 002.02.03 Elaboração de normas para recepções oficiais
Documento: 002.02.03.001 Normas do Cerimonial Público
Atividade: 002.02.04 Redação ou tradução de correspondências e comunicados
Documentos: 002.02.04.001 Comunicado de luto oficial
002.02.04.002 Comunicado sobre a realização de cerimônia oficial
Atividade: 002.02.05 Relações institucionais
Documentos: 002.02.05.001 Expediente de indicações políticas
002.02.05.002 Expediente de solicitação de apoio político-financeiro
Subfunção: 002.03 Produção editorial
Atividade: 002.03.01 Publicação oficial ou coedição
Documentos: 002.03.01.001 Formulário de controle de publicações oficiais 
002.03.01.002 Livro, periódico e folheto
002.03.01.003 Projeto gráfico
002.03.01.004 Prova do projeto gráfico
002.03.01.005 Processo para elaboração de publicação oficial ou coedição
Subfunção: 002.04 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais
Atividade: 002.04.01 Organização de eventos ou cerimônias
Documentos: 002.04.01.001 Agenda de eventos
002.04.01.002 Cadastro de autoridades estrangeiras recebidas
002.04.01.003 Cadastro de comendas outorgadas
002.04.01.004 Certificado
002.04.01.005 Convite de evento
002.04.01.006 Credencial de evento ou cerimônia oficial
002.04.01.007 Discurso, palestra ou conferência
002.04.01.008 Dossiê de evento
002.04.01.009 Expediente de solenidade rotineira
002.04.01.010 Expediente de solicitação de concessão de condecorações, medalhas e outras 
honorificências
002.04.01.011 Lista de presentes oferecidos e recebidos
002.04.01.012 Livro de assinaturas de autoridades
002.04.01.013 Programa de solenidade, recepção oficial ou evento
002.04.01.014 Relação de convidados ou solenidades oficiais
Subfunção: 002.05 Propaganda e marketing
Atividade: 002.05.01 Análise de propostas de campanhas publicitárias ou de eventos
Documentos: 002.05.01.001 Peça de campanha publicitária
002.05.01.002 Plano de mídia
002.05.01.003 Vídeo de campanha publicitária
Atividade: 002.05.02 Contratação de agências de publicidade
Documentos: 002.05.02.001 Briefing de licitação
002.05.02.002 Edital para contratação de agência de publicidade
002.05.02.003 Processo de contratação de serviços de publicidade e propaganda
Atividade: 002.05.03 Controle das ações de propaganda e marketing
Documentos: 002.05.03.001 Arte final
002.05.03.002 Projeto de comunicação visual
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002.05.03.003 Projeto executivo de identidade visual
Atividade: 002.05.04 Planejamento e controle de atividades de publicidade
Documentos: 002.05.04.001 Briefing de campanha
002.05.04.002 Cadastro de despesas com comunicação
002.05.04.003 Cadastro dos meios de comunicação
002.05.04.004 Pedido de campanha de publicidade
002.05.04.005 Termo de especificação técnica de campanha de publicidade
Função: 003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 
Subfunção: 003.01 Controle de frequência
Atividade: 003.01.01 Registro de frequência
Documentos: 003.01.01.001 Atestado de Frequência 
003.01.01.002 Banco de Horas
003.01.01.003 Comunicado de ocorrência
003.01.01.004 Escala de serviço 
003.01.01.005 Ficha de frequência
003.01.01.006 Formulário de justificativa relativo à frequência do servidor
003.01.01.007 Pedido de abono de falta
003.01.01.008 Planilha de frequência de servidor
003.01.01.009 Planilha de horas extras realizadas
003.01.01.010 Planilha de previsão de horas extras
003.01.01.011 Processo de concessão de horário de estudante
003.01.01.012 Processo de concessão de horário especial 
003.01.01.013 Processo de convocação de prestação de serviço extraordinário e horas extras
003.01.01.014 Registro de atas de ocorrências com funcionários
003.01.01.015 Registro de ocorrência de servidores
003.01.01.016 Registro de ponto
003.01.01.017 Termo de fixação de horários
003.01.01.018 Processo relativo ao registro de frequência
Atividade: 003.01.02 Registro de atos de aposentadoria, reforma, pensão e disponibilidade
Documentos: 003.01.02.001 Processo de contagem de tempo serviço
003.01.02.002 Relação de apostilas retificatórias de vantagens decorrentes de decisão judicial
003.01.02.003 Relação de atos concessórios de aposentadoria 
003.01.02.004 Relação de atos concessórios de complementação de proventos de 
aposentadoria
003.01.02.005 Relação de atos concessórios de complementação do valor da pensão
003.01.02.006 Relação de atos concessórios de pensão dos servidores
003.01.02.007 Processo relativo aos atos de aposentadoria, reforma, pensão e disponibilidade
Subfunção: 003.02 Expediente de pessoal
Atividade: 003.02.01 Avaliação de desempenho e incentivo funcional
Documentos: 003.02.01.001 Ata de reunião de comissão de avaliação especial de desempenho
003.02.01.002 Comunicado de resultado da perícia médica ao órgão previdenciário do 
servidor afastado por auxilio doença ou acidentário
003.02.01.003 Edital de conhecimento da comissão de avaliação especial de desempenho
003.02.01.004 Ficha de controle de baixa de aposentadoria e pensão
003.02.01.005 Processo administrativo de avaliação de desempenho e estágio probatório
003.02.01.006 Processo de avaliação de concessão de abono por merecimento
003.02.01.007 Processo de avaliação de cursos de formação e aperfeiçoamento funcional
003.02.01.008 Processo de readaptação funcional
Atividade: 003.02.02 Concessão de direitos, vantagens e benefícios
Documentos: 003.02.02.001 Aviso de férias 
003.02.02.002 Comprovante de convocação eleitoral e judicial para fins de abono de falta
21
003.02.02.003 Comprovante de doação de sangue
003.02.02.004 Comunicado de descontinuidade de benefício por maioridade
003.02.02.005 Comunicado de Extensão e Continuidade de Convênio Médico-Hospitalar
003.02.02.006 Comunicado de suspensão de férias por absoluta necessidade do serviço
003.02.02.007 Comunicado de alteração em data do gozo de férias
003.02.02.008 Cópias de Certidão de Óbito
003.02.02.009 Dossiê de pagamento de pensão alimentícia do servidor e do beneficiário
003.02.02.010 Escala de Férias
003.02.02.011 Escala de Licença Prêmio 
003.02.02.012 Formulário de solicitação de pagamento de horas extras
003.02.02.013 Planilha de controle de pagamento de adicional noturno
003.02.02.014 Planilha de controle de pagamento de insalubridade e periculosidade
003.02.02.015 Processo de afastamentos ou licenças
003.02.02.016 Processo de aposentadoria
003.02.02.017 Processo de auxílio acidente de trabalho
003.02.02.018 Processo de auxílio doença 
003.02.02.019 Processo de complementação de proventos de aposentadoria
003.02.02.020 Processo de complementação do valor da pensão
003.02.02.021 Processo de comunicado de acidente do trabalho
003.02.02.022 Processo de concessão e incorporação de vantagens pecuniárias
003.02.02.023 Processo de concessão de cesta básica do servidor aposentado ou pensionista
003.02.02.024 Processo de concessão de direitos e benefícios
003.02.02.025 Processo de indeferimento de férias por absoluta necessidade do serviço
003.02.02.026 Processo de pensão mensal ao beneficiário do servidor público 
003.02.02.027 Processo de salário maternidade
003.02.02.028 Processo relativo a aposentado
003.02.02.029 Processo relativo à incorporação de gratificação
003.02.02.030 Processo relativo à insalubridade ou periculosidade
003.02.02.031 Processo relativo à licença sem vencimentos
003.02.02.032 Processo relativo a pensionista
003.02.02.033 Processo relativo à petição funcional
003.02.02.034 Processo relativo à reversão de aposentadoria
003.02.02.035 Programação Anual de Férias
003.02.02.036 Prontuário de aposentado ou pensionista
003.02.02.037 Prontuário de servidor com suspensão de contrato em decorrência de 
aposentadoria por invalidez
003.02.02.038 Quadro demonstrativo de pagamento de férias
003.02.02.039 Recibo de 1/3 de férias 
003.02.02.040 Recibo de 13º salário 
003.02.02.041 Recibo de adiantamento de 13º salário
003.02.02.042 Recibo de entrega de auxílio-alimentação
003.02.02.043 Recibo de entrega de cartão de benefício
003.02.02.044 Recibo de entrega de vale-transporte
003.02.02.045 Recibo de gozo de férias 
003.02.02.046 Recibo de pagamento de férias 
003.02.02.047 Relação de Funcionários afastados
003.02.02.048 Relatório de autorização de cesta básica
003.02.02.049 Relatório de auxílio-alimentação
003.02.02.050 Requerimento de Adiantamento 13º Salário
003.02.02.051 Requerimento de continuidade de benefício
003.02.02.052 Requerimento para gozo de férias indeferidas
22
003.02.02.053 Solicitação da 1ª parcela do 13º salário 
003.02.02.054 Solicitação de 1/3 de férias
003.02.02.055 Termo de opção pela continuidade de convênio médico
Atividade: 003.02.03 Concessão de financiamento aos servidores
Documentos: 003.02.03.001 Ficha de Informação de Financiamento
003.02.03.002 Processo de concessão de bolsa de estudos reembolsável
003.02.03.003 Processo de financiamento habitacional
Atividade: 003.02.04 Contencioso disciplinar
Documentos: 003.02.04.001 Pedido de reconsideração de decisão em processo administrativo
003.02.04.002 Processo administrativo disciplinar
003.02.04.003 Processo de apuração preliminar de falta disciplinar
003.02.04.004 Processo de revisão de processo administrativo ou de processo de sindicância
003.02.04.005 Processo de sindicância disciplinar
003.02.04.006 Processo para apuração de abandono de cargo/função ou inassiduidade 
003.02.04.007 Processo de inquérito administrativo
003.02.04.008 Processo de procedimento sumário
Atividade: 003.02.05 Elaboração de contrato de trabalho e atos relativos à sua alteração, 
suspensão e rescisão
Documentos: 003.02.05.001 Contrato individual do trabalho
003.02.05.002 Livro de registro de empregados
003.02.05.003 Pedido de demissão
003.02.05.004 Processo de admissão para a prestação voluntária de serviços
003.02.05.005 Processo de contratação de estagiário
003.02.05.006 Processo de rescisão de contrato individual de trabalho
003.02.05.007 Recibo de entrega de requerimento de seguro-desemprego
003.02.05.008 Termo aditivo ao contrato individual de trabalho
003.02.05.009 Termo de Rescisão Individual de Contrato de Trabalho
003.02.05.010 Processo relativo à elaboração de contrato de trabalho
Atividade: 003.02.06 Elaboração de expediente para a posse, preenchimento de função￾atividade, provimento de cargo, vacância e substituição
Documentos: 003.02.06.001 Declaração de bens
003.02.06.002 Declaração negativa de admissão de pessoal
003.02.06.003 Livro de posse de servidores 
003.02.06.004 Pedido de prorrogação de prazo para o exercício do cargo
003.02.06.005 Pedido de prorrogação de prazo para posse
003.02.06.006 Processo de exoneração do cargo
003.02.06.007 Processo para preenchimento de função-atividade
003.02.06.008 Processo para provimento de cargo 
Atividade: 003.02.07 Elaboração e registro de atos relativos à vida funcional
Documentos: 003.02.07.001 Atestado de óbito
003.02.07.002 Contrato de estágio
003.02.07.003 Currículo de aluno candidato a vaga de estágio
003.02.07.004 Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF
003.02.07.005 Extrato bancário de saldo do FGTS de trabalhador para fins rescisórios
003.02.07.006 Ficha cadastral de estagiário
003.02.07.007 Ficha cadastral do servidor
003.02.07.008 Formulário de Cadastro Geral de Empregados e Demitidos - CAGED
003.02.07.009 Formulário de descrição de cargos e salários do plano de cargos e salários
003.02.07.010 Planilha de progressão funcional
003.02.07.011 Plano de estágios
003.02.07.012 Processo de acumulação de cargo ou função-atividade
23
003.02.07.013 Processo de relotação funcional 
003.02.07.014 Prontuário de médico residente
003.02.07.015 Prontuário de profissional terceirizado
003.02.07.016 Prontuário do estagiário
003.02.07.017 Prontuário funcional
003.02.07.018 Registro de controle de admissões e demissões
003.02.07.019 Relação de servidores/funcionários municipais e respectivos cargos
003.02.07.020 Requerimentos de segunda de via de crachá
003.02.07.021 Termo de compromisso de recebimento de crachá
Atividade: 003.02.08 Recolhimento de encargos sociais e contribuições
Documentos: 003.02.08.001 Base de dados de controle do recolhimento de FGTS ou INSS
003.02.08.002 Formulário de mapa financeiro
003.02.08.003 Planilha de controle de desconto de pagamento de sindicatos, associações de 
classe, cooperativas e planos de saúde e empréstimos
003.02.08.004 Planilha de controle de estornos de pagamentos de servidores
003.02.08.005 Processo de recolhimento de contribuição para o plano de seguridade social
003.02.08.006 Processo de recolhimento de contribuição sindical 
003.02.08.007 Processo de recolhimento de fundo de garantia por tempo de serviço - FGTS
003.02.08.008 Processo de recolhimento do PIS / PASEP
003.02.08.009 Recibo de envio da Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
003.02.08.010 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
003.02.08.011 Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa
Subfunção: 003.03 Pagamento de pessoal
Atividade: 003.03.01 Elaboração de folha de pagamento
Documentos: 003.03.01.001 Comprovante de reembolso de valores previdenciários dos servidores cedidos 
a outros órgãos ou entidades
003.03.01.002 Declaração de encargos de dependentes para fim de Imposto de Renda 
003.03.01.003 Extrato do INSS para fins de complementação de aposentadoria
003.03.01.004 Ficha financeira de pagamento de servidores, inativos ou pensionistas
003.03.01.005 Ficha financeira individual
003.03.01.006 Folha de pagamento (via arquivada na Secretaria da Fazenda)
003.03.01.007 Folha de pagamento (via arquivada nas Unidades de Recursos Humanos)
003.03.01.008 Ordem de crédito complementar individual
003.03.01.009 Ordem de crédito das folhas de pagamento
003.03.01.010 Planilha de controle de contracheque e holerite
003.03.01.011 Planilha de controle de pagamento de servidores 
003.03.01.012 Planilha de reembolso dos servidores cedidos a outros órgãos ou entidades
003.03.01.013 Planilha para pagamento de complementação salarial dos funcionários do 
Estado da Secretaria da Educação Municipalizados
003.03.01.014 Quadro demonstrativo da Folha de Pagamento de Autarquias e Fundações
003.03.01.015 Relação de crédito bancário 
003.03.01.016 Relação de pagamento de “jeton” e de pró-labore 
003.03.01.017 Relatório anual da folha de pagamento
003.03.01.018 Relatório com o total de consignação por entidade
003.03.01.019 Relatório com quantidade de Holerites
003.03.01.020 Relatório de auditoria da folha de pagamento
003.03.01.021 Relatório de histórico funcional 
003.03.01.022 Relatório de liberação financeira de autarquias e tribunais 
003.03.01.023 Relatório de ordens de crédito complementar emitidas mensalmente
003.03.01.024 Relatório de pagamento de estagiários 
003.03.01.025 Relatório de pagamento em cheque 
24
003.03.01.026 Relatório de pagamentos não efetuados
003.03.01.027 Relatório de recolhimento de encargos sociais
003.03.01.028 Relatório de vencimentos e descontos
003.03.01.029 Relatório do valor líquido da folha de pagamento mensal
003.03.01.030 Relatório mensal de 13º salário
003.03.01.031 Requerimento de isenção de contribuição previdenciária para abono de 
permanência
003.03.01.032 Resumo da folha de pagamento por Agência Bancária
Atividade: 003.03.02 Elaboração de expedientes para a folha de pagamento
Documentos: 003.03.02.001 Autorização para descontos não previstos em lei
003.03.02.002 Boletim informativo para elaboração da Folha de pagamento
003.03.02.003 Comunicado para retificação de frequência ou evento de pagamento
003.03.02.004 Expediente de recadastramento de inativos e pensionistas
003.03.02.005 Formulário de atualização de dados pessoais e funcionais para elaboração de 
folha de pagamento (via arquivada na Secretaria da fazenda)
003.03.02.006 Formulário de atualização de dados pessoais e funcionais para elaboração de 
folha de pagamento (via arquivada na unidade de Recursos Humanos)
003.03.02.007 Formulário de autorização de desconto em folha de pagamento
003.03.02.008 Informação Judicial
003.03.02.009 Planilha de desconto referente à Pensão Alimentícia 
003.03.02.010 Processo de auditoria de contratos de consignatárias
003.03.02.011 Processo de cálculo de incorporação de vantagens pecuniárias
003.03.02.012 Processo de cálculo para pagamento de precatório
003.03.02.013 Processo de compensação previdenciária 
003.03.02.014 Processo de desconto de honorário advocatício em Folha de pagamento
003.03.02.015 Processo de diferença de vencimentos
003.03.02.016 Processo de pagamento a quem de direito
003.03.02.017 Processo de pagamento de férias e licença-prêmio em pecúnia
003.03.02.018 Processo de pagamento de salário-maternidade
003.03.02.019 Processo de pedido de ressarcimento de PIS/PASEP
003.03.02.020 Processo de renúncia de proventos
003.03.02.021 Processo de unificação de critérios de pagamento
003.03.02.022 Processo para pagamento de benefício da Lei de Guerra
003.03.02.023 Processo para pagamento de pensão auxílio-acidente
003.03.02.024 Processo para pagamento de pensão especial
003.03.02.025 Processo para pagamento de pensão parlamentar
003.03.02.026 Recibo de envio da Declaração do Imposto Sobre a Renda Retido na Fonte -
DIRF
003.03.02.027 Relatório de carga suplementar de trabalho para pagamento
003.03.02.028 Relatório de hora/aula de Professor Eventual para pagamento
003.03.02.029 Relatório de retenção de taxa dos empréstimos consignados
003.03.02.030 Requerimento de exclusão de Vale Transporte
003.03.02.031 Requerimento de inclusão de Vale Transporte
003.03.02.032 Requerimento de revisão de pagamento
003.03.02.033 Requerimento para pagamento de auxílio-funeral 
003.03.02.034 Processo relativo à elaboração de expedientes para a folha de pagamento
Subfunção: 003.04 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos 
Atividade: 003.04.01 Elaboração de estudos e pesquisas
Documentos: 003.04.01.001 Processo de estudo de política salarial
003.04.01.002 Processo de estudo sobre a necessidade de curso
003.04.01.003 Processo de planejamento anual de concursos públicos e seleção
25
003.04.01.004 Processo de proposta de contratação e qualificação de recursos humanos
003.04.01.005 Relatório de pesquisa sobre o mercado de trabalho
003.04.01.006 Relatório técnico de dimensionamento do quadro de pessoal
Atividade: 003.04.02 Classificação e cadastramento de cargos e funções
Documentos: 003.04.02.001 Minuta de ato normativo
003.04.02.002 Organograma funcional 
003.04.02.003 Processo de alteração de grade 
003.04.02.004 Processo de criação de cargo
003.04.02.005 Processo de extinção de cargo
003.04.02.006 Processo de identificação e classificação de função
003.04.02.007 Processo de reestruturação de cargos
003.04.02.008 Quadro anual de pessoal de cargos criados, providos e vagos
003.04.02.009 Quadro de cargos e funções
003.04.02.010 Quadro de classificação de cargos e funções
003.04.02.011 Relatório mensal de cargos e funções
Subfunção: 003.05 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores
Atividade: 003.05.01 Planejamento e controle de ações sociais
Documentos: 003.05.01.001 Dossiê por programa social de qualidade de vida
003.05.01.002 Processo relativo ao programa de social de qualidade de vida
003.05.01.003 Proposta anual de trabalho
003.05.01.004 Relatório anual de avaliação das atividades de serviço social
Atividade: 003.05.02 Execução e registro de ações sociais
Documentos: 003.05.02.001 Cadastro de funcionários e familiares atendidos 
003.05.02.002 Ficha de avaliação socioeconômica
003.05.02.003 Prontuário Social
003.05.02.004 Relatório de visita domiciliar 
Subfunção: 003.06 Segurança e medicina do trabalho
Atividade: 003.06.01 Controle ambiental e preservação da saúde
Documentos: 003.06.01.001 Ata de eleição da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA
003.06.01.002 Ata de instalação e posse da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes -
CIPA
003.06.01.003 Ata de reunião da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA
003.06.01.004 Certificado de Aprovação de Equipamento de Proteção Individual - CAEPI
003.06.01.005 Certificado de Aprovação de Instalações - CAI
003.06.01.006 Comunicado de Acidente de Trabalho – CAT
003.06.01.007 Dossiê de campanha e semana de prevenção contra acidentes de trabalho -
SIPAT
003.06.01.008 Ficha de atendimento do setor de Medicina do Trabalho
003.06.01.009 Formulário de comprovante de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário 
(PPP) na rescisão contratual
003.06.01.010 Laudo de Perícia Médica
003.06.01.011 Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT
003.06.01.012 Laudo Técnico de Insalubridade e/ou Periculosidade
003.06.01.013 Laudo técnico pericial de riscos ambientais 
003.06.01.014 Livro de registros de perícias
003.06.01.015 Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP
003.06.01.016 Permissão para Trabalho em Alto Risco - PTR
003.06.01.017 Processo de sindicância de acidente de trabalho
003.06.01.018 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO
003.06.01.019 Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR
003.06.01.020 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA
26
003.06.01.021 Prontuário médico de servidor
003.06.01.022 Registro de acidente de trabalho
003.06.01.023 Registro de inspeção do trabalho
003.06.01.024 Relatório de análise de Posto de Trabalho 
003.06.01.025 Relatório de Avaliação de Segurança do Trabalho
003.06.01.026 Relatório estatístico de acidente de trabalho
003.06.01.027 Relatório estatístico de atendimento do setor de Medicina do Trabalho
Atividade: 003.06.02 Prevenção de acidentes de trabalho
Documentos: 003.06.02.001 Certificado de registro no serviço especializado em engenharia de segurança e 
em medicina do trabalho
003.06.02.002 Dossiê da CIPA por mandato da comissão
003.06.02.003 Ficha de controle de inspeção de extintores
003.06.02.004 Ficha de informação para o Ministério do Trabalho - SSMT
003.06.02.005 Lista de Presença em reuniões da CIPA
003.06.02.006 Livro de Inspeção do Trabalho 
003.06.02.007 Mapa de riscos 
003.06.02.008 Ordem de Serviço de Segurança e Medicina do Trabalho - OSSMT
003.06.02.009 Processo de Sindicância de Acidente de Trabalho
003.06.02.010 Programa bienal de segurança e medicina do trabalho
003.06.02.011 Relatório anual de acidentes de trabalho
003.06.02.012 Relatório de inspeção de obras terceirizadas
Subfunção: 003.07 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos 
Atividade: 003.07.01 Capacitação e aperfeiçoamento funcional
Documentos: 003.07.01.001 Atestado de frequência em curso
003.07.01.002 Cadastro de instrutores e instituições especializadas em ensino e treinamento
003.07.01.003 Cronograma de cursos 
003.07.01.004 Dossiê de curso
003.07.01.005 Processo de autorização de curso 
003.07.01.006 Processo de concessão de bolsa de estudo
003.07.01.007 Registro de Controle de Treinamentos
003.07.01.008 Relatório mensal de custos com cursos 
003.07.01.009 Requisições de treinamentos ou capacitações de recursos humanos
Atividade: 003.07.02 Recrutamento e seleção
Documentos: 003.07.02.001 Currículo de candidato a emprego público
003.07.02.002 Edital de convocação de aprovado em concurso público ou processo seletivo
003.07.02.003 Ficha de inscrição de candidato 
003.07.02.004 Formulário de Contratação de Servidor
003.07.02.005 Livro de Registro de Concurso Público
003.07.02.006 Processo de abertura de concurso público para provimento de cargo mediante 
nomeação
003.07.02.007 Processo de abertura de processo seletivo especial ou concurso interno
003.07.02.008 Processo de abertura de processo seletivo para preenchimento de função￾atividade mediante admissão
003.07.02.009 Processo de abertura de processo seletivo para prestação voluntária de 
serviços
003.07.02.010 Processo de aproveitamento de remanescentes de concurso público
003.07.02.011 Processo de concurso público
003.07.02.012 Processo de convocação de concursados
003.07.02.013 Processo de recurso de revisão de provas e notas em concurso público
003.07.02.014 Processo referente aos programas de recrutamento e seleção
003.07.02.015 Provas e gabaritos de concurso público ou processo seletivo
003.07.02.016 Relação das admissões por concurso público ou processo seletivo
27
003.07.02.017 Relação das contratações por tempo determinado
003.07.02.018 Relação de servidores e funcionários cedidos à organização social
Função: 004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Subfunção: 004.01 Controle de compras, serviços e obras
Atividade: 004.01.01 Aquisição de bens materiais e patrimoniais
Documentos: 004.01.01.001 Processo de aquisição de material permanente
004.01.01.002 Processo de aquisição de material de consumo
004.01.01.003 Processo de aquisição de bens de informática e automação
004.01.01.004 Processo de aquisição de semovente
004.01.01.005 Processo de aquisição emergencial de bens
Atividade: 004.01.02 Contratação de serviços e obras
Documentos: 004.01.02.001 Dossiê de obra pública
004.01.02.002 Planilha de controle de serviços contratados de empresas de transportes
004.01.02.003 Processo de contratação de obra pública
004.01.02.004 Processo de contratação emergencial de serviços 
004.01.02.005 Processo de contratação de serviços 
004.01.02.006 Processo de contratação de serviços terceirizados
004.01.02.007 Processo de credenciamento de pessoal
004.01.02.008 Processo de execução de obra pública
004.01.02.009 Projeto de obra pública
Atividade: 004.01.03 Licitação e administração de contratos
Documentos: 004.01.03.001 Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços
004.01.03.002 Certificado de registro cadastral de fornecedores
004.01.03.003 Livro de registro de atas de leilão, pregão presencial e pregão eletrônico
004.01.03.004 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos
004.01.03.005 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos
004.01.03.006 Processo de apuração para aplicação de sanções administrativas a licitantes e 
contratados 
004.01.03.007 Processo de atestado de capacidade técnica
004.01.03.008 Processo de penalidade a empresa
004.01.03.009 Processo de registro cadastral de fornecedores
Atividade: 004.01.04 Registro de preços
Documentos: 004.01.04.001 Cadastro de registro de preços
004.01.04.002 Processo de registro de preços
Subfunção: 004.02 Controle de bens patrimoniais
Atividade: 004.02.01 Controle do uso e administração de veículos
Documentos: 004.02.01.001 Autorização para uso de veículo oficial
004.02.01.002 Boletim de ocorrência com veículo oficial
004.02.01.003 Cadastro de veículos oficiais, em convênio e locados
004.02.01.004 Certificado de registro e licenciamento de veículo oficial
004.02.01.005 Ficha de controle de substituição de peças e acessórios
004.02.01.006 Formulário de agendamento para uso de veículo oficial
004.02.01.007 Formulário de autorização de fornecimento de combustível
004.02.01.008 Formulário de controle de abastecimento e consumo de combustível por 
veículo da frota
004.02.01.009 Formulário de controle de quilometragem da frota e de veículos alugados
004.02.01.010 Formulário de controle de tráfego de veículos da frota e alugados
004.02.01.011 Formulário de controle de veículos dos servidores no estacionamento
004.02.01.012 Formulário de controle de viaturas oficiais e veículos contratados
004.02.01.013 Formulário de controle diário de saída de veículos da frota
004.02.01.014 Formulário de licenciamento de veículos oficiais
28
004.02.01.015 Mapa demonstrativo da frota
004.02.01.016 Normas de serviços de transportes internos
004.02.01.017 Notificação de multa de trânsito
004.02.01.018 Ordem de liberação de veículo
004.02.01.019 Planilha de controle de avarias e danos nas viaturas
004.02.01.020 Planilha de controle de consumo de combustível pelos veículos oficiais
004.02.01.021 Planilha de uso de veículo oficial
004.02.01.022 Processo de aquisição de veículo
004.02.01.023 Processo de arrolamento de veículos excedentes, inservíveis ou em desuso
004.02.01.024 Processo de autorização para funcionário ou servidor dirigir veículo oficial
004.02.01.025 Processo de contratação de seguro para veículo oficial
004.02.01.026 Processo de fixação da frota
004.02.01.027 Processo de fixação de cota de combustível
004.02.01.028 Processo de inscrição de funcionário ou servidor no regime de quilometragem
004.02.01.029 Processo de locação de veículo
004.02.01.030 Processo de permuta de veículo
004.02.01.031 Processo de remanejamento, ou ampliação, ou redução de vagas na frota
004.02.01.032 Processo de sindicância de acidente com veículo
004.02.01.033 Processo de sindicância de multa de trânsito
004.02.01.034 Processo de transferência de veículo
004.02.01.035 Proposta de remanejamento, ampliação ou redução de vagas na frota
004.02.01.036 Registro de controle de manutenção de veículos
004.02.01.037 Relatório de vistoria em viaturas
004.02.01.038 Requisição de conserto de veículos à oficina terceirizada
Atividade: 004.02.02 Registro, controle e movimentação de bens patrimoniais
Documentos: 004.02.02.001 Atestado devolução de caução
004.02.02.002 Certificado de garantia de bem patrimonial
004.02.02.003 Convenção de condomínio
004.02.02.004 Ficha cadastral de bem patrimonial
004.02.02.005 Ficha cadastral de funcionário responsável por bens patrimoniais
004.02.02.006 Formulário de autorização de fornecimento - AF
004.02.02.007 Formulário de Boletim de Recebimento de Material - BRM
004.02.02.008 Formulário de solicitação de transferência de patrimônio físico
004.02.02.009 Inventário físico de bens patrimoniais 
004.02.02.010 Planilha controle de entrada e saída de material permanente
004.02.02.011 Planilha de devolução de materiais
004.02.02.012 Planilha de recebimento irregular
004.02.02.013 Processo de alienação de bens patrimoniais
004.02.02.014 Processo de arrolamento e baixa de bens patrimoniais
004.02.02.015 Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais
004.02.02.016 Processo de empréstimo, cessão de equipamentos e materiais do patrimônio 
físico 
004.02.02.017 Processo de locação de máquinas e equipamentos
004.02.02.018 Processo de manutenção de máquinas e equipamentos
004.02.02.019 Processo de permuta de bens patrimoniais
004.02.02.020 Processo de sindicância relativa à defesa de bens patrimoniais.
004.02.02.021 Processo de solicitação de instalação de dispositivo eletrônico em veículo 
oficial
004.02.02.022 Processo de transferência de bens patrimoniais
004.02.02.023 Recibo de entrega de materiais
004.02.02.024 Registro de baixa de bens patrimoniais
29
004.02.02.025 Registro de controle de cautelas
004.02.02.026 Registro de controle de chapa patrimonial
004.02.02.027 Registro de controle do patrimônio físico
004.02.02.028 Relatório anual de bens patrimoniais
004.02.02.029 Relatório de notas fiscais liberadas para pagamento
004.02.02.030 Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais
004.02.02.031 Termo de transferência de bens patrimoniais
Atividade: 004.02.03 Verificação e controle de estoque
Documentos: 004.02.03.001 Boletim de recebimento de material 
004.02.03.002 Formulário de controle de estoque do almoxarifado
004.02.03.003 Formulário de requisição de material de estoque
004.02.03.004 Planilha de consumo mensal de material geral
004.02.03.005 Quadro estatístico de gasto de materiais
004.02.03.006 Requisição de compra de material
004.02.03.007 Processo relativo à verificação e controle de estoque
Subfunção: 004.03 Controle do patrimônio imobiliário
Atividade: 004.03.01 Administração de bens imóveis
Documentos: 004.03.01.001 Carta de adjudicação
004.03.01.002 Contrato de concessão de uso de imóvel 
004.03.01.003 Contrato de permissão de uso de imóvel 
004.03.01.004 Processo de alienação de imóvel 
004.03.01.005 Processo de aquisição de imóvel 
004.03.01.006 Processo de autorização de uso de imóvel
004.03.01.007 Processo de empréstimo de imóvel
004.03.01.008 Processo de locação de imóvel para o Poder Público
004.03.01.009 Processo de locação de imóvel próprio do Poder Público
004.03.01.010 Processo de permissão de uso de imóvel
004.03.01.011 Processo de permuta de imóvel
004.03.01.012 Processo relativo a termo de ocupação e posse de imóvel 
Atividade: 004.03.02 Cadastro e controle de bens imóveis
Documentos: 004.03.02.001 Cadastro do patrimônio imobiliário
004.03.02.002 Dossiê de imóvel próprio do Município
004.03.02.003 Escritura de imóvel
004.03.02.004 Guia de declaração de propriedade rural
004.03.02.005 Laudo de avaliação de propriedade imobiliária
004.03.02.006 Laudo de avaliação do CRECI
004.03.02.007 Livro de registro de títulos de domínio
004.03.02.008 Mapa de georreferenciamento imobiliário e ambiental
004.03.02.009 Planta de imóveis
004.03.02.010 Processo de aprovação de edificação
004.03.02.011 Processo de cessão de uso de imóvel
004.03.02.012 Processo de concessão de uso de imóvel
004.03.02.013 Processo de contratação de seguro para imóveis
004.03.02.014 Processo de justificação de posse
004.03.02.015 Processo de legitimação de posse
004.03.02.016 Processo de reintegração de posse de imóvel
004.03.02.017 Processo de transferência de imóvel
Atividade: 004.03.03 Manutenção e conservação de edifício, instalações e equipamentos
Documentos: 004.03.03.001 Dossiê de assistência técnica de equipamento
004.03.03.002 Ordem de serviço
004.03.03.003 Relatório anual de manutenção das unidades
30
004.03.03.004 Relatório de manutenção de equipamentos
004.03.03.005 Relatório mensal de manutenção das unidades
Função: 005 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA 
Subfunção: 005.01 Planejamento orçamentário
Atividade: 005.01.01 Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira
Documentos: 005.01.01.001 Formulário de instruções da Secretaria da Fazenda para a elaboração do 
orçamento programa
005.01.01.002 Formulário de levantamento de prioridades para o orçamento participativo
005.01.01.003 Lei de diretrizes orçamentárias
005.01.01.004 Lei do plano plurianual
005.01.01.005 Lei orçamentária anual
005.01.01.006 Planilha de propostas setoriais para o orçamento programa
005.01.01.007 Processo relativo à lei de diretrizes orçamentárias – LDO
005.01.01.008 Processo relativo ao orçamento de programa anual
005.01.01.009 Processo relativo ao orçamento de programa plurianual
Atividade: 005.01.02 Consolidação e formalização de projetos de lei
005.01.02.001 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias
005.01.02.002 Projeto de lei do plano plurianual 
005.01.02.003 Projeto de lei orçamentária anual 
Subfunção: 005.02 Execução orçamentária e financeira
Atividade: 005.02.01 Acompanhamento da execução orçamentária e financeira
Documentos: 005.02.01.001 Programação de despesa orçamentária
005.02.01.002 Programação financeira de desembolso
005.02.01.003 Tabela de reprogramação financeira
005.02.01.004 Processo relativo ao acompanhamento da execução orçamentária e financeira
Atividade: 005.02.02 Adiantamento de despesas
Documentos: 005.02.02.001 Balancete de despesas com adiantamento
005.02.02.002 Ficha de controle de adiantamento
005.02.02.003 Processo de adiantamento 
005.02.02.004 Recibo de adiantamento
005.02.02.005 Relação de adiantamentos concedidos
Atividade: 005.02.03 Controle da cobrança administrativa de débitos fiscais e da inscrição na 
dívida ativa
005.02.03.001 Cadastro Tributário Municipal
005.02.03.002 Certidão de pagamento de IPTU
005.02.03.003 Ficha de isenção de Imposto Sobre Serviços - ISS
005.02.03.004 Formulário de contribuinte devedor no cadastro
005.02.03.005 Formulário de Declaração Mensal de Serviços - DMS
005.02.03.006 Formulário de fiscalização
005.02.03.007 Formulário de movimento econômico - DAME
005.02.03.008 Formulário demonstrativo de pagamento da dívida ativa
005.02.03.009 Guia auto de infração e multa de imposto sobre serviço - ISS
005.02.03.010 Guia de Imposto de Transmissão de Bens Imóveis - ITBI
005.02.03.011 Guia de recolhimento de Imposto Sobre Serviços - ISS
005.02.03.012 Mapa de produtividade fiscal 
005.02.03.013 Planilha controle de registro de livro fiscal
005.02.03.014 Planilha de atualização e baixa de dívida ativa
005.02.03.015 Planilha de cadastro de contribuintes
005.02.03.016 Planilha de controle de alteração no arquivo DA – Dívida Ativa
005.02.03.017 Planilha de controle de carnês emitidos
005.02.03.018 Planilha de controle de parcelamento liquidado
31
005.02.03.019 Processo de autorização para emissão de notas fiscais ou faturas de serviços
005.02.03.020 Processo de baixa ex officio
005.02.03.021 Processo de cancelamento de dívida ativa imobiliária
005.02.03.022 Processo de cancelamento de tributos
005.02.03.023 Processo de cobrança de reposições salariais, tributos, taxas e multas
005.02.03.024 Processo de devolução de pagamento de IPTU
005.02.03.025 Processo de devolução de pagamento de multas e taxas diversas
005.02.03.026 Processo de devolução de pagamento de taxa de licença - ISS
005.02.03.027 Processo de diferença de estimativa
005.02.03.028 Processo de esclarecimento tributos mobiliários
005.02.03.029 Processo de extravio de notas fiscais
005.02.03.030 Processo de Inscrição Municipal 
005.02.03.031 Processo de isenção de tributos - ISS
005.02.03.032 Processo de isenção de tributos municipais
005.02.03.033 Processo de isenção ou diferença de PROBISS
005.02.03.034 Processo de levantamento fiscal interno
005.02.03.035 Processo de parcelamento de débito - dívida ativa - quitado
005.02.03.036 Processo de parcelamento de débito - dívida ativa executado judicialmente
005.02.03.037 Processo de parcelamento de débito de inadimplentes
005.02.03.038 Processo de parcelamento de débitos no exercício
005.02.03.039 Processo de recurso contra o pagamento de ISS
005.02.03.040 Processo de relatório fiscal
005.02.03.041 Processo de remissão de tributos municipais
005.02.03.042 Processo de revisão de lançamento de tributos municipais
005.02.03.043 Processo para cancelar débitos ajuizados
005.02.03.044 Processo para emissão de certidão de isenção de tributos
005.02.03.045 Processo para emissão de certidão negativa de débitos municipais
005.02.03.046 Processo para emissão de certidão negativa de tributos imobiliários
005.02.03.047 Processo para emissão de certidão negativa de tributos municipais 
005.02.03.048 Processo para emissão de certidão positiva de débitos
005.02.03.049 Processo relativo ao ITBI
005.02.03.050 Processo tributário para inscrição em dívida ativa
005.02.03.051 Registro de inscrição e baixa da dívida ativa
005.02.03.052 Relação crítica dos dados de pagamento
005.02.03.053 Relação de pagamentos dos contribuintes
005.02.03.054 Tabela de preços de materiais e serviços
005.02.03.055 Termo de início e conclusão de fiscalização
Atividade: 005.02.04 Controle da contabilidade
Documentos: 005.02.04.001 Autorização de pagamento através de transferência bancária 
005.02.04.002 Aviso bancário de débitos ou créditos
005.02.04.003 Balancete analítico
005.02.04.004 Balancete financeiro
005.02.04.005 Balanço financeiro
005.02.04.006 Balanço orçamentário
005.02.04.007 Balanço patrimonial
005.02.04.008 Boletim de caixa e de bancos 
005.02.04.009 Diário contábil
005.02.04.010 Dossiê de despesas relativas aos processos geradores de pagamentos
005.02.04.011 Dossiê de pagamento de fornecedores, contratos, serviços e das diversas 
modalidades de licitação
005.02.04.012 Extrato de conciliação bancária
32
005.02.04.013 Extrato de conta corrente e aplicações
005.02.04.014 Ficha auxílio à subvenções ou prestação de contas
005.02.04.015 Formulário de registro para controle de pagamento de diárias
005.02.04.016 Guia de recolhimento da Contribuição para Financiamento da Seguridade 
Social - COFINS
005.02.04.017 Guia de recolhimento de contribuição sindical
005.02.04.018 Guia de recolhimento de FGTS
005.02.04.019 Guia de recolhimento de Imposto de Renda
005.02.04.020 Guia de recolhimento de INSS, PIS e PASEP
005.02.04.021 Guia de recolhimento do Fundo de Investimento Social - FINSOCIAL
005.02.04.022 Guia do Documento de arrecadação de receitas diversas - DARD
005.02.04.023 Livro diário
005.02.04.024 Livro razão
005.02.04.025 Nota Fiscal ou Recibo
005.02.04.026 Planilha de despesas e receitas extras
005.02.04.027 Planilha de cálculo de reajuste
005.02.04.028 Planilha de conta conveniada
005.02.04.029 Planilha de conta recursos próprios - movimento
005.02.04.030 Planilha de controle de estorno financeiro
005.02.04.031 Planilha de fluxo de caixa 
005.02.04.032 Planilha de movimentação diária de caixa
005.02.04.033 Planilha de movimentação diária de receitas e anulações
005.02.04.034 Planilha de movimento bancário 
005.02.04.035 Planilha mensal de produção e faturamento
005.02.04.036 Processo de inscrição em restos a pagar
005.02.04.037 Processo de inscrição na dívida ativa
005.02.04.038 Processo de reajuste de preço
005.02.04.039 Processo relativo a estoque de almoxarifado
005.02.04.040 Processo relativo a reajuste de valores
005.02.04.041 Recibo contábil
005.02.04.042 Recibo de pagamento
005.02.04.043 Recibo de taxas de água, luz ou telefone
005.02.04.044 Recibo e cópia de cheques de pagamentos de fornecedores, serviços e 
contratos
005.02.04.045 Registro de transferência de ações
005.02.04.046 Relação das carteiras de ações
005.02.04.047 Relação de ações negociadas
005.02.04.048 Relação de fornecedores pagos no ano
005.02.04.049 Relatório analítico da receita
005.02.04.050 Relatório contábil
005.02.04.051 Relatório das atividades desenvolvidas com exposição sobre as 
demonstrações contábeis e seus resultados
005.02.04.052 Relatório de conciliação bancária
005.02.04.053 Relatório de conciliação contábil
005.02.04.054 Relatório de prestação de contas
005.02.04.055 Relatório de saldos de contas correntes por unidade
005.02.04.056 Relatório do ativo imobilizado
005.02.04.057 Relatório do sistema de cobrança bancário – SICOB
005.02.04.058 Relatório em ordem cronológica de pagamento
Atividade: 005.02.05 Controle da participação na arrecadação de tributos estaduais
Documentos: 005.02.05.001 Formulário de Imposto de Circulação de Mercadorias sobre Serviços - ICMS
33
005.02.05.002 Processo de denúncias ao Posto Fiscal
005.02.05.003 Processo de recurso para o valor adicionado
005.02.05.004 Processo relativo à apuração do valor adicionado
005.02.05.005 Relatório anual do valor adicionado preliminar e definitivo
005.02.05.006 Relatório cadastro de contribuintes recebidos da Secretaria de Estado da 
Fazenda
005.02.05.007 Relatório comparativo do valor adicionado anual
005.02.05.008 Relatório de levantamento de dados para pesquisa
005.02.05.009 Relatório informativo sobre o valor adicionado recebido de outros municípios
Atividade: 005.02.06 Controle da receita
Documentos: 005.02.06.001 Demonstrativo mensal de arrecadação
005.02.06.002 Processo de aplicação financeira
005.02.06.003 Processo de cobrança da dívida ativa
005.02.06.004 Processo de recebimento de sucumbência judicial
005.02.06.005 Processo de ressarcimento de valores à Prefeitura
005.02.06.006 Processo de vendas de produtos
Atividade: 005.02.07 Distribuição de recursos orçamentários
Documentos: 005.02.07.001 Nota de crédito 
005.02.07.002 Nota de dotação 
005.02.07.003 Nota de lançamento de quota mensal
Atividade: 005.02.08 Elaboração de alterações orçamentárias
Documentos: 005.02.08.001 Decreto de alteração orçamentária
005.02.08.002 Processo de alteração orçamentária
Atividade: 005.02.09 Manutenção e atualização do cadastro municipal mobiliário
Documentos: 005.02.09.001 Comprovante de notificação de débitos tributários 
005.02.09.002 Ficha de inscrição municipal - pessoa física ou jurídica
005.02.09.003 Formulário de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF
005.02.09.004 Guia de licença de fiscalização de funcionamento de empresa
005.02.09.005 Guia de recolhimento de taxa de licença para o comércio de ambulante
005.02.09.006 Guia do carnê de arrecadação municipal de Imposto Sobre Serviços - ISS
005.02.09.007 Processo de alvará de licença temporária
005.02.09.008 Processo de cadastro municipal mobiliário - pessoa física ou jurídica
005.02.09.009 Processo de isenção de taxas mobiliárias
005.02.09.010 Processo de comprovação de enquadramento de atividade - zoneamento
005.02.09.011 Processo para emissão de Certidão de Inscrição Municipal - IM
005.02.09.012 Processo para emissão de certidão de baixa de inscrição de pessoa física ou 
jurídica
005.02.09.013 Processo para emissão de certidão de isenção de taxa de licença
005.02.09.014 Processo para emissão de certidão de tempo estabelecido
005.02.09.015 Registro de alvará de funcionamento
005.02.09.016 Relação de baixa de inscrição municipal
005.02.09.017 Relação de baixa de multas
005.02.09.018 Relatório de atividade de inscrição municipal de pessoa física e jurídica
Atividade: 005.02.10 Normalização orçamentária
Documentos: 005.02.10.001 Decreto Institucional
005.02.10.002 Portaria de classificação da despesa
005.02.10.003 Tabela de classificação funcional
Atividade: 005.02.11 Normalização da execução orçamentária e financeira
Documentos: 005.02.11.001 Decreto de execução orçamentária 
005.02.11.002 Portaria conjunta de execução orçamentária
Atividade: 005.02.12 Operações de crédito e pagamento da dívida pública
34
Documentos: 005.02.12.001 Balancete do fundo da dívida pública
005.02.12.002 Planilha de indicadores econômicos
005.02.12.003 Planilha de projeção financeira da receita
005.02.12.004 Processo de contratação de financiamentos
005.02.12.005 Processo de liberação de recurso federal, estadual ou municipal
005.02.12.006 Processo de liberação de verba ou auxílio subvenção
005.02.12.007 Processo de pagamento de encargos da dívida
005.02.12.008 Processo de pagamento de juros da dívida
005.02.12.009 Processo de pagamento do principal da dívida
005.02.12.010 Processo relativo a confissões de dívidas
005.02.12.011 Processo relativo a empréstimos bancários
005.02.12.012 Registro orçamentário da despesa por elemento e por cota
005.02.12.013 Relação de empréstimos, financiamentos e operações de crédito
005.02.12.014 Relatório de projeção financeira da folha de pagamento
Atividade: 005.02.13 Pagamento de despesas específicas
Documentos: 005.02.13.001 Ordem de pagamento
005.02.13.002 Parecer da Comissão de Prestação de Contas
005.02.13.003 Processo de empenho para pagamento de pessoal e reflexos
005.02.13.004 Processo de pagamento ao PIS/PASEP
005.02.13.005 Processo de pagamento de anuidade de órgão ou entidades de classe
005.02.13.006 Processo de pagamento de condomínio
005.02.13.007 Processo de pagamento de contas de utilidade pública
005.02.13.008 Processo de pagamento de despesas inscritas em restos a pagar
005.02.13.009 Processo de pagamento de diárias e ajuda de custo
005.02.13.010 Processo de pagamento de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS
005.02.13.011 Processo de pagamento de gratificação de representação
005.02.13.012 Processo de pagamento de honorários advocatícios
005.02.13.013 Processo de pagamento de impostos e taxas
005.02.13.014 Processo de pagamento de indenização
005.02.13.015 Processo de pagamento de precatório
005.02.13.016 Processo de pagamento de restituição
005.02.13.017 Processo de pagamento do instituto de previdência municipal
005.02.13.018 Processo de pagamento do Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS
005.02.13.019 Recibo de diária
Atividade: 005.02.14 Prestação de contas e controle interno
Documentos: 005.02.14.001 Expediente de auditoria e prestação de contas
005.02.14.002 Formulário de prestação de contas ao Estado
005.02.14.003 Planilha de repasse ao terceiro setor
005.02.14.004 Planilha demonstrativa de aplicação de adiantamento
005.02.14.005 Processo anual de prestação de contas
005.02.14.006 Processo de auditoria do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo
005.02.14.007 Processo de prestação de contas de adiantamento 
005.02.14.008 Processo de prestação de contas de pagamentos
005.02.14.009 Relatório anual de atividades - prestação de contas
005.02.14.010 Relatório anual de avaliação e monitoramento com parecer conclusivo
005.02.14.011 Relatório de auditoria
005.02.14.012 Relatório de auditoria e controle interno para o Tribunal de Contas do Estado -
TCE
005.02.14.013 Relatório de execução fiscal
005.02.14.014 Relatório de gestão fiscal
005.02.14.015 Relatório de prestação de contas de repasse de recursos
35
005.02.14.016 Relatório plurianual de prestação de contas
005.02.14.017 Relatório resumido da execução orçamentária
005.02.14.018 Processo de prestação de contas de convênio, acordo, parceria ou cooperação 
técnica
Atividade: 005.02.15 Reserva de recurso, empenho e liquidação da despesa
Documentos: 005.02.15.001 Nota de empenho
005.02.15.002 Nota de lançamento de liquidação de despesa
005.02.15.003 Nota de liquidação orçamentária
005.02.15.004 Nota de reserva
005.02.15.005 Ordem bancária
005.02.15.006 Programação de desembolso
Função: 006 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES 
Subfunção: 006.01 Comunicação administrativa
Atividade: 006.01.01 Autuação, protocolo, distribuição e acompanhamento de trâmite
Documentos: 006.01.01.001 Despacho de devolução à origem
006.01.01.002 Ficha de andamento processual
006.01.01.003 Ficha de controle da tramitação
006.01.01.004 Formulário de controle de entrada e saída de documento
006.01.01.005 Formulário de controle diário de serviço especial de entrega de documentos
006.01.01.006 Formulário de empréstimo de livros ou documentos
006.01.01.007 Livro de registro de processos 
006.01.01.008 Processo de solicitação de 2ª via de documento
006.01.01.009 Registro de carga de andamento de processo
006.01.01.010 Registro de controle interno de documentos
006.01.01.011 Registro de numeração de correspondências
006.01.01.012 Registro de protocolo de correspondência
006.01.01.013 Registro de protocolo de entrada de documentos
006.01.01.014 Relação de documentos para microfilmagem
006.01.01.015 Relação de remessa de documentos
006.01.01.016 Requisição de cópias
006.01.01.017 Requisição de Processo
006.01.01.018 Requisição para atualização de endereços
006.01.01.019 Requisição para expedição de correspondência pelo correio
Atividade: 006.01.02 Avaliação e destinação de documentos
Documentos: 006.01.02.001 Dossiê relativo aos trabalhos das Comissões Permanentes de Avaliação de 
Documentos - CPAD
006.01.02.002 Edital de ciência de eliminação de documentos
006.01.02.003 Plano de classificação de documentos
006.01.02.004 Processo de elaboração ou atualização de Plano de classificação e de Tabela 
de temporalidade de documentos 
006.01.02.005 Processo de eliminação de documentos
006.01.02.006 Processo de recolhimento de documentos
006.01.02.007 Processo de transferência de documentos
006.01.02.008 Relação de eliminação de documentos 
006.01.02.009 Relação de recolhimento de documentos
006.01.02.010 Relação de transferência de documentos
006.01.02.011 Tabela de temporalidade de documentos
006.01.02.012 Termo de eliminação de documentos
006.01.02.013 Termo de recolhimento de documentos
006.01.02.014 Termo de transferência de documentos
Atividade: 006.01.03 Controle de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
36
Documentos: 006.01.03.001 Cadastro de ingresso de documento
006.01.03.002 Cadastro de usuário
006.01.03.003 Dossiê de conservação ou restauração de acervo
006.01.03.004 Dossiê de diagnóstico de acervo
006.01.03.005 Ficha cadastral do arquivo municipal, bibliotecas e museus
006.01.03.006 Ficha de baixa de material de acervo bibliográfico ou museológico
006.01.03.007 Ficha de registro de empréstimo de livros de bibliotecas
006.01.03.008 Ficha de tombo
006.01.03.009 Formulário de Empréstimo entre Bibliotecas- EEB
006.01.03.010 Formulário de solicitação de consulta de livros ou documentos
006.01.03.011 Formulário de solicitação de reprodução de documentos e material de acervo 
de arquivo, biblioteca e museu
006.01.03.012 Mapa topográfico de arquivo
006.01.03.013 Processo de aquisição de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou 
artístico
006.01.03.014 Processo de declaração de interesse público e social de acervo privado de 
pessoa física ou jurídica
006.01.03.015 Processo de empréstimo de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou 
artistíco.
006.01.03.016 Quadro de substituição e cancelamento de títulos
006.01.03.017 Registro de presença do arquivo municipal, biblioteca e museu
006.01.03.018 Relação de itens do acervo encaminhados à conservação
006.01.03.019 Relação de obras bibliográficas submetidas à doação
006.01.03.020 Relatório de monitoramento das condições ambientais na área do acervo
006.01.03.021 Relatório mensal de controle de empréstimo de livros e material de acervo de 
bibliotecas
006.01.03.022 Relatório técnico do estado dos bens do acervo
006.01.03.023 Termo de compromisso de preservação de sigilo de documentos
006.01.03.024 Termo de doação de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
006.01.03.025 Termo de Responsabilidade por acesso a documentos, dados e informações 
pessoais de terceiros - TR
Atividade: 006.01.04 Controle de correspondência
Documentos: 006.01.04.001 Circular, aviso, comunicado, memorando, comunicação interna
006.01.04.002 Convite
006.01.04.003 Expediente de atendimento 
006.01.04.004 Ofício, carta, comunicação externa
006.01.04.005 Requerimento
Atividade: 006.01.05 Descrição de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
Documentos: 006.01.05.001 Ficha matriz
006.01.05.002 Ficha ou registro catalográfico
006.01.05.003 Guia, inventário, catálogo, índice
006.01.05.004 Inventário de instrumentos de pesquisa em arquivos, bibliotecas e museus
006.01.05.005 Relação de documentos e códigos de assuntos
006.01.05.006 Processo relativo à descrição de acervos
Atividade: 006.01.06 Difusão de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
Documentos: 006.01.06.001 Dossiê de exposição
006.01.06.002 Livro de exposição
006.01.06.003 Termo de responsabilidade para uso e reprodução de documento
Atividade: 006.01.07 Expedição de certidão e transcrição de documentos 
Documentos: 006.01.07.001 Cadastro de certidões expedidas
006.01.07.002 Certidão ou declaração
006.01.07.003 Cópia certificada
37
Subfunção: 006.02 Gestão de tecnologia da informação
Atividade: 006.02.01 Desenvolvimento, implementação e controle de sistemas de informática
Documentos: 006.02.01.001 Base de dados relativa a funções e atividades governamentais
006.02.01.002 Formulário para criação de usuário da rede
006.02.01.003 Formulário para criação de usuário do sistema de controle de processos
006.02.01.004 Minuta de edital para execução de projeto de informática
006.02.01.005 Plano diretor de Informática
006.02.01.006 Projeto de atualização tecnológica
006.02.01.007 Projeto de desenvolvimento de programa de computador
006.02.01.008 Projeto de implantação de rede
006.02.01.009 Projeto de informatização
006.02.01.010 Relatório de acompanhamento de projeto de informática
006.02.01.011 Relatório de desenvolvimento de programa de computador
006.02.01.012 Relatório de estatística de acesso
006.02.01.013 Relatório de resumo de dados
Atividade: 006.02.02 Manutenção de equipamentos e instalação de programas
Documentos: 006.02.02.001 Cadastro de requisição de serviços
006.02.02.002 Certificado de autenticidade de programa de computador 
006.02.02.003 Contrato de licença de uso de programa de computador
006.02.02.004 Expediente de manutenção de sistemas
006.02.02.005 Formulário eletrônico para serviços 
006.02.02.006 Inventário de equipamentos, redes e serviços de telecomunicações
006.02.02.007 Inventário de programa de computador
006.02.02.008 Laudo técnico de hardware ou software
006.02.02.009 Prospectos e catálogos de equipamentos e de programas de computador
006.02.02.010 Registro de programa de computador
006.02.02.011 Relatório de revisão técnica
006.02.02.012 Relatório geral de equipamento
006.02.02.013 Relatório técnico de serviços
006.02.02.014 Requisição de serviços técnicos
006.02.02.015 Termo de garantia de equipamento e de programa de computador
Atividade: 006.02.03 Vistoria e controle da integridade de sistemas de informática
Documentos: 006.02.03.001 Dicionário de dados
006.02.03.002 Registro de acesso e alterações na infraestrutura de TI
006.02.03.003 Registro de conexão à Internet
006.02.03.004 Relatório técnico de vistoria
006.02.03.005 Termo de concessão de controle de senha de acesso
006.02.03.006 Termo de responsabilidade de senha de acesso
006.02.03.007 Processo relativo à vistoria e controle da integridade de sistemas de informática
Subfunção: 006.03 Promoção do acesso à informação
Atividade: 006.03.01 Busca e fornecimento de informações
Documentos: 006.03.01.001 Base de dados dos pedidos de acesso a informação
006.03.01.002 Expediente de atendimento de pedido de informações
006.03.01.003 Relatório estatístico anual de pedido de informações, recursos ou perfil de 
usuários
006.03.01.004 Requerimento de pedido de vista de documento
Atividade: 006.03.02 Controle de restrição de acesso
Documentos: 006.03.02.001 Processo de recurso relativo ao indeferimento de pedido de informações
006.03.02.002 Relatório estatístico anual de documentos, dados e informações classificadas e 
desclassificadas
006.03.02.003 Rol anual de documentos, dados e informações classificadas
38
006.03.02.004 Rol anual de documentos, dados e informações desclassificadas
006.03.02.005 Termo de Classificação da Informação - TCI
006.03.02.006 Termo de Reavaliação de Informação - TRI
006.03.02.007 Dossiê relativo ao controle de restrição de acesso
39
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)
001.01 Apoio à administração pública (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA 
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
arquivo
Eliminação
Guarda 
permanente
001.01.01 
Assessorame
nto técnico￾legislativo
001.01.01.001 Livro de mensagens ao Poder Legislativo 4 4 ✓
001.01.01.002 Livro de vetos 4 4 ✓
001.01.01.003 Processo de estudo de projeto de lei 4 4 ✓
001.01.01.004 Processo de indicação de propostas 4 0 ✓
001.01.01.005 Processo de projeto de lei Vigência 4 ✓ Vigência até a finalização dos trâmites.
001.01.01.006 Processo de proposta de emenda à Lei 
Orgânica Municipal Vigência 4 ✓ Vigência até a finalização dos trâmites.
001.01.01.007
Processo de requerimento de 
esclarecimentos sobre atos 
administrativos ou normativos
4 0 ✓
001.01.02 
Controle de 
compromisso
s oficiais
001.01.02.001 Agenda de compromissos oficiais 5 0 ✓
001.01.02.002 Ata de audiência municipal 1 0 ✓
001.01.02.003 Ata de reunião 2 0 ✓
001.01.02.004 Ata de sessão 2 0 ✓
001.01.02.005 Carta de representação 2 0 ✓
001.01.02.006 Cédula de votação de conselheiro 2 0 ✓
O resultado da votação está registrado na Ata de 
sessão.
001.01.02.007 Convite recebido Vigência 0 ✓ Vigência até a realização do evento.
001.01.02.008 Mala-direta Vigência 1 ✓ Vigência até a atualização.
001.01.02.009 Minuta de ata de reunião de conselho 
administrativo, deliberativo, fiscal e de Vigência 0 ✓ Vigência até a assinatura da ata.
40
diretoria
001.01.02.010 Pauta de compromissos Vigência 0 ✓ Vigência até o cumprimento dos compromissos.
001.01.02.011 Pauta de reunião Vigência 0 ✓
Vigência até a inserção das informações na ata de 
reunião.
001.01.02.012 Registro de controle de atos do Gabinete 
do Prefeito Vigência 0 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
001.01.02.013 Registro de convites recebidos 2 0 ✓
001.01.02.014 Dossiê relativo ao controle de 
compromissos oficiais Vigência 1 ✓ Vigência até o final de cada ano.
001.01.03 
Publicidade 
de atos 
oficiais
001.01.03.001 Formulário de encaminhamento de 
matéria para publicação no Diário Oficial Vigência 0 ✓ Vigência até a publicação da matéria.
001.01.03.002 Lista de códigos de identificação e 
autorização Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização do documento.
001.01.03.003 Matéria para publicação no Diário Oficial Vigência 0 ✓ Vigência até a publicação da matéria.
001.01.03.004 Expediente relativo à publicidade de atos 
oficiais Vigência 1 ✓ Vigência até a publicação do ato.
41
001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)
001.02 Ordenamento jurídico (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
arquivo
Eliminação
Guarda
permanente
001.02.01 
Acompanham
ento de ações 
judiciais
001.02.01.001 Expediente de acompanhamento de ação 
judicial Vigência 3 ✓ Vigência até o término das fases recursal e executória.
001.02.01.002 Expediente de acompanhamento de 
acordo judicial ou extrajudicial Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173 e 174. Vigência até o pagamento 
ou com o rompimento do acordo. 
001.02.01.003
Expediente de atendimento de 
requisições, ordens judiciais ou 
administrativas
Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o atendimento de requisições, ordens 
judiciais ou administrativas.
001.02.01.004 Expediente de consulta da dívida ativa 1 10 ✓ Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
001.02.01.005 Ficha de acompanhamento de ação 
judicial Vigência 0 ✓
Vigência até o término das fases recursal e executória 
das ações judiciais em andamento.
001.02.01.006 Livro de controle de ações judiciais Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
001.02.01.007 Livro de repositório para defesa judicial do 
Município Vigência 20 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
001.02.01.008 Livro de teses de defesa Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
001.02.01.009 Processo administrativo de alegação de 
pagamento da dívida ativa Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário
Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto Federal n. 
20.910/1932, art. 1º. Vigência até o trânsito em julgado 
da decisão administrativa.
001.02.01.010 Processo administrativo de alegação de 
parcelamento da dívida ativa Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o trânsito em julgado da decisão 
administrativa.
42
001.02.01.011 Processo administrativo de cancelamento 
de inscrição de débito na dívida ativa Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o trânsito em julgado da decisão 
administrativa.
001.02.01.012 Processo administrativo de pedido de 
parcelamento da dívida ativa Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o trânsito em julgado da decisão 
administrativa.
001.02.01.013 Processo administrativo de reinscrição de 
débito na dívida ativa Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o trânsito em julgado da decisão 
administrativa.
001.02.01.014
Processo administrativo de retificação de 
guia de arrecadação de receita para 
débitos inscritos na dívida ativa
Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto Federal n. 
20.910/1932, art. 1º. Vigência até o trânsito em julgado 
da decisão administrativa.
001.02.01.015 Processo administrativo de substituição 
de Certidão da Dívida Ativa - CDA Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário
Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto Federal
n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até o trânsito em 
julgado da decisão administrativa.
001.02.01.016 Processo administrativo de verificação de 
pagamento da dívida ativa Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário
Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto Federal
n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até o trânsito em
julgado da decisão administrativa.
001.02.01.017 Processo relativo à cobrança judicial Vigência 5 ✓ Vigência até o trânsito em julgado.
001.02.02 
Elaboração 
de atos 
normativos
001.02.02.001
Decreto, estatuto, código, regulamento, 
regimento, instrução normativa, 
resolução, deliberação, portaria
Vigência 0 ✓
Trata-se do documento original assinado por 
autoridade competente. Em regra, o documento deve 
integrar o processo de elaboração de ato normativo. 
Vigência até a publicação do ato no Diário Oficial.
001.02.02.002 Processo de elaboração de ato normativo Vigência 0 ✓
Trata-se de processo para elaboração de decreto, 
estatuto, código, regulamento, regimento, instrução 
normativa, resolução, deliberação, portaria. Vigência 
até aprovação da autoridade competente ou com a 
sua negativa.
001.02.03 
Elaboração 
de pareceres 
e 
uniformização 
001.02.03.001 Despacho normativo Vigência 0 ✓ Vigência até a publicação do ato.
001.02.03.002 Parecer jurídico 1 2 ✓
Documento produzido em duas vias. Uma via instrui o 
processo e a outra via deve ser arquivada com os 
demais pareceres. A guarda permanente deve-se ao 
valor do documento para a jurisprudência 
43
da 
jurisprudência 
administrativa
administrativa e a pesquisa.
001.02.03.003 Parecer técnico 1 2 ✓
Documento produzido em duas vias. Uma via instrui o 
processo e a outra via deve ser arquivada com os 
demais pareceres. A guarda permanente deve-se ao 
valor do documento para a jurisprudência 
administrativa e a pesquisa.
001.02.03.004 Súmula Vigência 2 ✓ Vigência até a publicação do ato.
001.02.04 
Formalização 
de acordos 
bilaterais
001.02.04.001 Convênio, termo de cooperação, acordo, 
protocolo de intenções, termo de parceria Vigência 5 ✓ Vigência até o término do acordo bilateral.
001.02.04.002 Processo de dissídio coletivo de trabalho 5 5 ✓ Lei Federal n. 4.725/1965.
001.02.04.003 Processo de formalização e execução de 
acordo bilateral Vigência 5 ✓
Trata-se da formalização e da execução de convênio, 
termo de cooperação, acordo, protocolo de intenções, 
termo de parceria. Vigência até o término do acordo 
bilateral.
001.02.04.004 Relatório físico-financeiro de convênio Vigência 1 ✓ Vigência até o término do acordo bilateral.
001.02.04.005 Processo de chamamento público Vigência 5 ✓
Lei federal n.13.019/2014, Lei federal n. 14.133/2021, 
art.79 e Decreto federal n. 8.726/2016. A vigência 
esgota-se com a publicação da homologação do 
chamamento.
001.02.05 
Habilitação 
jurídica e 
regularização 
fiscal dos 
órgãos, 
entidades e 
empresas
001.02.05.001 Alvará de funcionamento Vigência 0 ✓ Vigência enquanto durar a autorização
001.02.05.002 Alvará de instalação de equipamentos Vigência 5 ✓ Vigência até a instalação dos equipamentos
001.02.05.003 Certificado de matrícula no Cadastro 
Específico do INSS – CEI Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 8.212/1991, art. 49, 49, § 2º, Lei Federal 
n. 11.941/2009, art. 26. Vigência até a expiração da 
validade do Certificado.
001.02.05.004 Comprovante de atualização de dados no 
Cadastro Nacional do Trabalhador-CNT Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 8.212/1991, art. 67; Decreto Federal n. 
97.936/1989. Vigência até a atualização.
001.02.05.005
Comprovante de inscrição e de situação 
cadastral no Cadastro Nacional de 
Pessoa Jurídica - CNPJ
Vigência 0 ✓
Instrução Normativa RFB n. 1.863/2018. Vigência até 
o cancelamento da inscrição.
001.02.05.006 Comprovante de inscrição no cadastro de 
contribuinte mobiliário Vigência 0 ✓ Vigência até o cancelamento da inscrição.
001.02.05.007 Comprovante de inscrição no Cadastro de 
Contribuintes do ICMS Vigência 0 ✓
Lei Estadual n. 6.374/1989, arts. 7º, 16 e 19; 
Regulamento do ICMS-RICMS/2000, arts. 19 e 26. 
Vigência até o cancelamento da inscrição.
001.02.05.008 Comprovante de inscrição no Programa Vigência 0 ✓ Portaria MTE n. 03/2002, art. 2º. Vigência até o 
44
de Alimentação do Trabalhador - PAT cancelamento da inscrição.
001.02.05.009 Comprovante de matrícula na Junta 
Comercial Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 8.934/1994, art. 32; Decreto Federal n. 
1.800/1996, art. 32. Vigência até o cancelamento da 
matrícula.
001.02.05.010
Dossiê de constituição, encerramento de 
empresas públicas, integralização de 
capitais e estatutos sociais
Vigência 0 ✓ Vigência até atualização
001.02.05.011 Processo de cadastramento no Fundo de 
Garantia por Tempo de Serviço - FGTS Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 8.036/1990. Vigência até o final dos 
trâmites.
45
001 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)
001.03 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de arquivo
Eliminação
Guarda 
permanente
001.03.01 
Acompanham
ento de 
reclamações 
do 
consumidor
001.03.01.001 Carta de Informações Preliminares - CIP Vigência 2 ✓
Vigência até a conclusão das informações 
preliminares.
001.03.01.002 Processo de fiscalização e proteção dos 
direitos do consumidor 2 3 ✓ Lei Federal n. 8.078/1990
001.03.02 
Alistamento 
de serviço 
militar
001.03.02.001 Relação de alistamento militar Vigência 1 ✓ Vigência até atualização
001.03.02.002 Relação de indivíduos aptos/inaptos para 
o serviço militar Vigência 1 ✓ Vigência até atualização
001.03.02.003 Expediente relativo ao alistamento de 
serviço militar Vigência 1 ✓ Vigência até o final de cada ano.
001.03.03 
Defesa dos 
direitos de 
usuários do 
serviço 
público
001.03.03.001 Carta - resposta 2 - ✓
Trata-se de segunda via, pois a primeira via foi 
encaminhada ao interessado.
001.03.03.002 Carta de Serviços ao Usuário Vigência 0 ✓
Lei federal n. 13.460/2017, art. 7º. Vigência até nova 
atualização do documento. O documento deve ser 
disponibilizado na Internet.
001.03.03.003 Expediente de acompanhamento de 
reclamação ou sugestão Vigência 2 ✓
Vigência até o término da apuração ou com a 
prescrição criminal
001.03.03.004
Ficha de acompanhamento de 
reclamações ou sugestões em ordem 
cronológica
1 0 ✓
As informações constam do Relatório anual de
atividades da Ouvidoria.
001.03.03.005 Formulário de reclamação, denúncia, 
sugestão e elogio 2 0 ✓
001.03.03.006 Lista de reclamações contra órgãos 
públicos 1 5 ✓ Lei federal n. 13.460/2017, arts 14 e 15.
46
001.03.03.007
Ofício de encaminhamento de 
reclamações ou sugestões à autoridade 
competente
4
-
✓ Lei federal n. 13.460/2017, arts 14 e 15.
001.03.03.008 Parecer da Ouvidoria 
Vigência
2
✓
Vigência até 
o término da apuração. O parecer 
integra o Processo de apuração de denúncia ou 
reclamação.
001.03.03.009 Processo de apuração de denúncia ou 
reclamação
Vigência
5
✓
Vigência até o término da apuração ou com a
prescrição criminal.
001.03.03.010 Quadro geral de serviços públicos 
prestados
1
0
✓
Lei federal n. 13.460/2017, art. 3º. O documento deve 
ser disponibilizado na Internet.
001.03.03.011 Registro de atendimento do disque
-
denúncia
1
0
✓
001.03.03.012 Registro de ocorrência improcedente
1
1
✓
001.03.03.013 Relatório analítico de ocorrências
1
1
✓
001.03.03.014 Relatório de avaliação de serviços 
públicos
1
5
✓
Lei federal n. 13.460/2017, art. 23. O documento deve 
ser disponibilizado na Internet.
001.03.03.015 Relatório de estatísticas de categorias por 
área
1
1
✓
001.03.03.016 Relatório de estatísticas gerais de 
preenchimento
1
1
✓
001.03.03.017 Relatório de gestão das manifestações 
dos usuários de serviços públicos
1
1
✓
Lei federal n. 13.460/2017, art. 14, II. O documento 
deve ser disponibilizado na Internet.
001.03.03.018 Relatório estatístico de áreas
1
1
✓
001.03.03.019 Relatório estatístico de categorias de 
ocorrências
1
1
✓
001.03.03.020 Relatório estatístico de reclamações
1
5
✓ Lei federal n. 13.460/2017, arts 14 e 15.
001.03.03.021 Sistema de ouvidoria municipal 
Vigência
0
✓
Por tratar
-se de documento eletrônico de guarda 
permanente, rotineiramente deverão ser extraídas 
cópias de segurança a serem armazenadas em 
ambiente seguro e em local diferente e fisicamente 
distante do armazenamento do documento original. 
Vigência até a descontinuidade do Sistema ou sua 
substituição.
001.03.04 
Execução, 
001.03.04.001
Convocação para reunião
1
0
✓
001.03.04.002 Cronograma de atividades
Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de novo cronograma.
47
acompanham
ento e 
avaliação de 
atividades
001.03.04.003 Dossiê de orientação técnica 1 5 ✓
Trata-se de documento composto que acumula
diversas orientações técnicas, as solicitações e
as respectivas respostas
001.03.04.004 Expediente de solicitação de orientação 
técnica Vigência 10 ✓
Trata-se de documento composto que tramita para 
solicitar orientações técnicas ao órgão competente. 
Vigência até a conclusão da orientação técnica.
001.03.04.005 Lista de presença de reunião 1 2 ✓
001.03.04.006 Manual técnico, de procedimentos ou do 
usuário Vigência 2 ✓ Vigência até a elaboração de novo Manual.
001.03.04.007 Planilha de controle interno 1 1 ✓
001.03.04.008 Planilha de distribuição de processos 
rotativos 1 4 ✓
001.03.04.009
Processo de constituição e 
acompanhamento de comissão, conselho 
ou grupo de trabalho
Vigência 5 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional. Vigência até a oficialização da 
constituição.
001.03.04.010 Processo de correição Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o término da apuração.
001.03.04.011 Processo de elaboração e execução de 
plano, programa ou projeto Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do plano, programa ou 
projeto.
001.03.04.012
Processo de prestação de contas anual 
ao Tribunal de Contas do Estado de São 
Paulo
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional.
001.03.04.013 Proposta técnica Vigência 1 ✓ Vigência até atualização.
001.03.04.014
Relatório anual de atividades, programas, 
projetos ou ações do órgão, entidade ou 
empresa
5 5 ✓
001.03.04.015
Relatório de acompanhamento de 
contrato Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 67. Trata-se de cópia. 
Vigência até o término do contrato. O documento 
original integra o Processo de contratação.
001.03.04.016
Relatório de acompanhamento de 
convênio, termo de cooperação, acordo, 
protocolo de intenções, termo de parceria
Vigência 5 ✓
Vigência até o término do acordo
bilateral.
001.03.04.017 Relatório de acompanhamento de projeto 1 1 ✓
001.03.04.018 Relatório de atividades 5 0 ✓
48
001.03.04.019 Relatório de final de mandato
- prestação de contas
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, §1º. 
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional.
001.03.04.020 Relatório de reunião 1 4 ✓
Os relatórios de reunião relativos às atividades
específicas deverão integrar o documento
principal.
001.03.04.021 Relatório estatístico anual de atividades Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório
001.03.04.022 Processo de eleição de membros para 
comitê ou conselho municipal Vigência 4 ✓ Vigência até a nova posse dos eleitos.
001.03.04.023
Dossiê de acompanhamento das 
atividades de comitê ou conselho 
municipal
Vigência 1 ✓ Vigência até a eleição de novo comitê ou Conselho.
001.03.04.024 Processo de monitoramento, medição, 
análise e avaliação de atividades Vigência 5 ✓ A vigência esgota-se com o relatório final.
001.03.05 
Fiscalização e 
regularização 
de atividades
001.03.05.001 Auto de apreensão de mercadorias 1 5 ✓
001.03.05.002 Auto de Infração e Multa - AIM 1 5 ✓
001.03.05.003 Comprovante de notificação preliminar Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da apuração.
001.03.05.004 Formulário de vistoria ou informação 
fiscal Vigência 1 ✓ Vigência até a emissão da notificação.
001.03.05.005 Processo de autorização de 
funcionamento Vigência 1 ✓ Vigência até emissão da autorização.
001.03.05.006 Processo de cassação de licença Vigência 1 ✓ Vigência até publicação do decreto de cassação.
001.03.05.007 Processo de devolução, doação ou 
eliminação de mercadoria apreendida Vigência 1 ✓ Vigência até publicação do edital.
001.03.05.008 Processo de interdição de atividades Vigência 5 ✓ Vigência até decisão.
001.03.05.009 Processo de lançamento de Auto de 
Infração e Multa - AIM 1 5 ✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
001.03.05.010 Processo de liberação de interdição Vigência 5 ✓ Vigência até decisão final.
001.03.05.011 Processo para publicação de edital de 
notificação Vigência 10 ✓ Vigência até a publicação do edital.
001.03.06 
Formulação 
de diretrizes e 
metas de 
001.03.06.001 Dossiê de elaboração de estudos e 
pesquisas Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão do estudo ou pesquisa.
001.03.06.002 Dossiê de elaboração e execução de 
plano, programa ou projeto Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do plano, programa ou 
projeto.
49
ação 001.03.06.003 Estudo de implementação de política 
urbana Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização do estudo.
001.03.06.004 Plano anual do órgão ou entidade Vigência 1 ✓ Vigência até a elaboração de novo plano.
001.03.06.005 Plano de metas Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração de novo plano.
001.03.06.006 Plano de programa setorial Vigência 0 ✓ Vigência até a elaboração de novo plano.
001.03.06.007 Plano plurianual Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração de um novo plano.
001.03.07 
Planejamento 
do 
desenvolvime
nto 
econômico
001.03.07.001 Diretriz de inter-relacionamento entre 
setores público e privado Vigência 5 ✓ Vigência até alteração da legislação.
001.03.07.002 Plano anual de metas para o 
desenvolvimento econômico 1 5 ✓
001.03.07.003
Plano de desenvolvimento da indústria, 
expansão do comércio e de atividades de 
prestação de serviços
Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo plano.
001.03.07.004 Plano plurianual para o desenvolvimento 
econômico 4 5 ✓
001.03.07.005 Processo relativo à isenção fiscal - lei 
geral de incentivo fiscal Vigência 5 ✓ Vigência até o encerramento do processo.
001.03.07.006 Programa Multissetorial Integrado - PMI Vigência 0 ✓
Vigência definida no contrato. Projetos incluem o 
Programa - Recursos do BNDES.
001.03.07.007 Projeto de incentivo fiscal para o 
desenvolvimento econômico Vigência 1 ✓ Vigência até aprovação da lei
001.03.07.008 Relatório anual de desempenho 
econômico 1 5 ✓
001.03.07.009 Processo relativo ao planejamento do 
desenvolvimento econômico Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
50
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)
002.01 Assessoria de Imprensa (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
arquivo
Eliminação
Guarda 
permanente
002.01.01 
Compilação 
de notícias 
sobre a 
Administração
002.01.01.001 Clipping 1 0 ✓
O clipping, em papel ou eletrônico, tem um valor 
imediato e eventual podendo ser eliminado na própria 
Unidade Produtora, de acordo com as conveniências 
administrativas.
002.01.01.002 Dossiê relativo à divulgação das ações de 
governo
1 0 ✓
002.01.02 
Divulgação 
das ações de 
governo
002.01.02.001 Artigo, nota e notícia 1 0 ✓
002.01.02.002 Clipping de publicações técnicas 
especializadas Vigência 5 ✓ Vigência até nova publicação.
002.01.02.003 Credencial de jornalista Vigência 0 ✓
Vigência até o encerramento do evento ou da licença 
concedida.
002.01.02.004 Modelo de diagramação para matérias de 
sítio eletrônico institucional Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização do modelo.
002.01.02.005 Pauta para a imprensa 1 0 ✓
002.01.02.006 Relação de entrega do boletim oficial do 
município Vigência 5 ✓ Vigência até nova edição.
002.01.02.007 Release e sinopse 2 0 ✓
002.01.02.008 Sítio eletrônico institucional Vigência 0 ✓
Quando houver alterações substantivas no layout ou 
no conteúdo do site, deve-se providenciar cópia da 
versão anterior para guarda permanente. Se o serviço 
for terceirizado, a contratada deverá providenciar 
cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão 
contratante. Vigência até sua atualização.
51
002.01.02.009 Transcrição de registro sonoro 4 4 ✓
002.01.02.010 Expediente relativo à divulgação das 
ações de governo Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
002.01.03 
Produção de 
registros de 
imagem e 
som
002.01.03.001 Banco de imagem 5 0 ✓
Deve-se providenciar, anualmente, cópia da última 
versão para guarda permanente. Se o serviço for 
terceirizado, a contratada deverá providenciar a 
referida cópia e encaminhá-la ao órgão contratante.
002.01.03.002 Registro fotográfico, sonoro ou 
audiovisual 4 4 ✓
Quando o serviço for terceirizado, a contratada 
deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá￾la ao órgão contratante.
002.01.03.003 Termo de autorização de uso de imagem 1 5 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 20. 
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Caso o 
documento faça parte de um documento composto, 
deve seguir a temporalidade deste.
002.01.03.004 Vídeo institucional 4 4 ✓
Quando o serviço for terceirizado, a contratada 
deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá￾la ao órgão contratante.
52
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)
002.02 Cerimonial e relações públicas (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
arquivo
Eliminação
Guarda 
permanente
002.02.01 
Apoio 
logístico
002.02.01.001 Comunicado de instrução de serviço 2 0 ✓
002.02.01.002 Requisição de veículo 2 0 ✓
002.02.02 
Atendimento 
consular
002.02.02.001 Cadastro de corpo consular Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização do cadastro.
002.02.02.002 Cadastro de datas nacionais Vigência 0 ✓
Deve-se providenciar, anualmente, cópia da última 
versão para guarda permanente. Vigência até a 
atualização do cadastro.
002.02.02.003 Expediente referente à emissão de 
identidade consular Vigência 0 ✓
Vigência até o afastamento do funcionário consular 
do cargo.
002.02.02.004 Ficha de atualização de dados consulares Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização de dados.
002.02.02.005 Livro de atas de expedição de 
identificação consular Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
002.02.02.006 Processo de designação de autoridade 
consular Vigência 2 ✓
Vigência até o afastamento da autoridade consular do 
cargo.
002.02.03 
Elaboração 
de normas 
para 
recepções 
oficiais
002.02.03.001 Normas do Cerimonial Público Vigência 2 ✓
Decreto Federal n. 70.274/1972. Vigência até a 
atualização das Normas.
53
002.02.04 
Redação ou 
tradução de 
correspondên
cias e 
comunicados
002.02.04.001 Comunicado de luto oficial 2 0 ✓
002.02.04.002 Comunicado sobre a realização de 
cerimônia oficial 2 0 ✓
002.02.05 
Relações 
institucionais
002.02.05.001 Expediente de indicações políticas Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da ação.
002.02.05.002 Expediente de solicitação de apoio 
político-financeiro Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da ação.
54
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)
002.03 Produção editorial (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
arquivo
Eliminação
Guarda 
permanente
002.03.01 
Publicação 
oficial ou 
coedição
002.03.01.001 Formulário de controle de publicações 
oficiais Vigência 1 ✓ Vigência até publicação do ato oficial.
002.03.01.002 Livro, periódico e folheto 2 0 ✓
Trata-se de publicações em geral, como livro, 
periódico, cartilha, roteiro, manual, folheto, folder, 
flyer, cartaz institucional, vídeo, e-book. Um exemplar 
das publicações oficiais ou coedições (livros ou 
periódicos) dos órgãos e entidades da administração 
pública municipal deve ser encaminhado ao Arquivo 
Público do Município para guarda permanente e 
acesso público em sua Biblioteca.
002.03.01.003 Projeto gráfico Vigência 0 ✓ Vigência até a publicação.
002.03.01.004 Prova do projeto gráfico Vigência 0 ✓ Vigência até a publicação.
002.03.01.005 Processo para elaboração de publicação 
oficial ou coedição Vigência 1 ✓ Vigência até a publicação.
55
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)
002.04 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
arquivo
Eliminação
Guarda 
permanente
002.04.01 
Organização 
de eventos ou 
cerimônias
002.04.01.001 Agenda de eventos 1 0 ✓
002.04.01.002 Cadastro de autoridades estrangeiras 
recebidas Vigência 0 ✓
Providenciar cópias anuais para guarda permanente 
da versão mais completa e atualizada. Vigência até a 
atualização do cadastro.
002.04.01.003 Cadastro de comendas outorgadas 4 0 ✓
Providenciar cópias anuais para guarda permanente 
da versão mais completa e atualizada.
002.04.01.004 Certificado 1 1 ✓
002.04.01.005 Convite de evento 1 0 ✓
Um exemplar do Convite de evento organizado o 
Dossiê de evento.
002.04.01.006 Credencial de evento ou cerimônia oficial 1 0 ✓
Um exemplar da Credencial de evento ou cerimônia 
oficial integra o Dossiê de evento.
56
002.04.01.007 Discurso, palestra ou conferência 4 0 ✓
Os discursos, palestras e conferências proferidos por 
autoridades da administração superior e por técnicos 
refletem, respectivamente, a orientação política do 
órgão e o seu funcionamento. Podem estar em 
qualquer suporte: textual, digital, áudio e vídeo, 
apresentação de slides, entre outros. Quando o 
discurso, palestra ou conferência integrar o dossiê de 
evento obedecerá a sua temporalidade e a sua 
destinação.
002.04.01.008 Dossiê de evento Vigência 1 ✓ Vigência até a realização do evento.
002.04.01.009 Expediente de solenidade rotineira 1 0 ✓
002.04.01.010
Expediente de solicitação de concessão 
de condecorações, medalhas e outras 
honorificências.
Vigência 20 ✓
A vigência esgota-se com a concessão das 
condecorações, medalhas e outras honorificências. O 
expediente deverá ser aberto a cada solicitação de 
condecorações, medalhas e outras honorificências.
002.04.01.011 Lista de presentes oferecidos e recebidos 4 0 ✓
002.04.01.012 Livro de assinaturas de autoridades 4 0 ✓
002.04.01.013 Programa de solenidade, recepção oficial 
ou evento 1 0 ✓
Decreto Federal n. 70.274/1972. O programa integra 
o Dossiê de evento ou o Expediente de solenidade 
rotineira.
002.04.01.014 Relação de convidados ou solenidades 
oficiais 4 0 ✓
Decreto Federal n. 70.274/1972. O programa integra 
o Dossiê de evento ou o Expediente de solenidade 
rotineira.
57
002 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)
002.05 Propaganda e marketing (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADE
S
DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
arquivo
Eliminação
Guarda 
permanente
002.05.01 
Análise de 
propostas de 
campanhas 
publicitárias 
ou de 
eventos
002.05.01.001 Peça de campanha publicitária Vigência 0 ✓
As peças podem integrar o Processo de contratação 
de agência de publicidade e também podem ser 
recuperadas na arte final preservada em meio 
magnético ou óptico. Vigência até a conclusão da 
campanha.
002.05.01.002 Plano de mídia Vigência 5 ✓
O documento integra o Processo de contratação de 
agência de publicidade e suas informações podem 
ser recuperadas no Cadastro de despesas de 
comunicação. Vigência até a conclusão da 
campanha.
002.05.01.003 Vídeo de campanha publicitária Vigência 0 ✓
Quando o serviço for terceirizado, a contratada 
deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá￾la ao órgão contratante. Vigência até a conclusão da 
campanha.
002.05.02 
Contratação 
de agências 
de 
publicidade
002.05.02.001 Briefing de licitação Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 12.232/2010. O documento integra o 
Processo de contratação de agência de publicidade. 
As cópias podem ser eliminadas na própria Unidade 
Produtora. Vigência até a contratação.
002.05.02.002 Edital para contratação de agência de 
publicidade Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 12.232/2010. O documento integra o 
Processo de contratação de agência de publicidade. 
Vigência até a publicação do Edital.
002.05.02.003 Processo de contratação de serviços de 
publicidade e propaganda
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 
359-H; Lei Federal n.8.666/1993, arts. 6º, II e 89 ao 
58
98; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 
1º. As guias de recolhimento de encargos sociais 
devem ser arquivadas em separado e obedecerão 
aos prazos previstos nesta tabela, na atividade 
“Controle da contabilidade”. O processo deve ser 
preservado pois contém peças de campanha 
publicitária, bem como o Briefing e o Plano de mídia.
002.05.03 
Controle das 
ações de 
propaganda 
e marketing
002.05.03.001 Arte final 1 0 ✓
Quando o serviço for terceirizado, a contratada 
deverá entregar os registros ao contratante. 
002.05.03.002 Projeto de comunicação visual Vigência 0 ✓ Vigência até o término da campanha.
002.05.03.003 Projeto executivo de identidade visual Vigência 0 ✓
Vigência até a elaboração de novo projeto.
002.05.04 
Planejament
o e controle 
de atividades 
de 
publicidade
002.05.04.001 Briefing de campanha Vigência 0 ✓
O documento integra o Processo de contratação de 
agência de publicidade. As cópias podem ser 
eliminadas na própria Unidade Produtora. Vigência 
até a conclusão da campanha.
002.05.04.002 Cadastro de despesas com comunicação
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
002.05.04.003 Cadastro dos meios de comunicação Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização do cadastro.
002.05.04.004 Pedido de campanha de publicidade 4 0 ✓
Lei Federal n. 12.232/2010. Se o pedido for aprovado, 
o documento integrará o Processo de contratação de 
agência de publicidade. O pedido é, geralmente, 
formalizado por ofício.
002.05.04.005 Termo de especificação técnica de 
campanha de publicidade Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 12.232/2010. O documento integra o 
Processo de contratação de serviços de publicidade. 
Vigência até a conclusão da campanha.
59
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
003.01 Controle de frequência (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
003.01.01 
Registro de 
frequência
003.01.01.001 Atestado de Frequência 1 5 ✓
003.01.01.002 Banco de Horas 1 1 ✓
Lei Federal n. 9.601/1998; Decreto Lei Federal n. 
5.452/1943 (CLT), art. 59, § 2º.
003.01.01.003 Comunicado de ocorrência 1 0 ✓
003.01.01.004 Escala de serviço Vigência 10 ✓
Decreto Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art. 67,
Parágrafo Único. Vigência até a elaboração de nova 
escala.
003.01.01.005 Ficha de frequência 1 1 ✓
003.01.01.006 Formulário de justificativa relativo à 
frequência do servidor 1 5 ✓
Constituição Federal, art. 7º, XXIX.
003.01.01.007 Pedido de abono de falta 1 5 ✓
003.01.01.008 Planilha de frequência de servidor Vigência 60 ✓
Constituição Federal, art.7º. O documento integra 
prontuário funcional. Vigência até o rompimento do 
vínculo jurídico com a Prefeitura. 
003.01.01.009 Planilha de horas extras realizadas 1 5 ✓
Constituição Federal, art. 7º, XXIX; Decreto Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT) arts. 7º e 11.
003.01.01.010 Planilha de previsão de horas extras 1 0 ✓
Constituição Federal, art. 7º, XXIX, Decreto Lei
Federal n. 5.452/1943 (CLT) arts.7º e 11.
003.01.01.011 Processo de concessão de horário de 
estudante Vigência 2 ✓
Vigência até mudança de horário.
003.01.01.012 Processo de concessão de horário 
especial Vigência 2 ✓
Vigência até mudança de horário.
60
003.01.01.013 Processo de convocação de prestação de 
serviço extraordinário e horas extras Vigência 2 ✓
Lei Federal n. 9.601/1998; Decreto Lei Federal n. 
5.452/1943 (CLT), art. 59. Vigência até o término da 
realização do serviço alvo da convocação.
003.01.01.014 Registro de atas de ocorrências com 
funcionários Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
003.01.01.015 Registro de ocorrência de servidores 1 0 ✓
003.01.01.016 Registro de ponto 1 5 ✓
Constituição Federal, arts. 7º, XXIX e 74; Decreto-Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT), arts. 11 e 74. Portaria 
MTPS n. 3626/1991; Portaria MTE n. 41/2007. As 
informações constam da Ficha de registro de 
frequência (modelo 100).
003.01.01.017 Termo de fixação de horários 1 10 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943, art. 67, parágrafo 
único.
003.01.01.018 Processo relativo ao registro de 
frequência 1 60 ✓
003.01.02 
Registro de 
atos de 
aposentadoria
, reforma, 
pensão e 
disponibilidad
e
003.01.02.001 Processo de contagem de tempo serviço Vigência 60 ✓
Vigência até o rompimento do vínculo jurídico com a 
Prefeitura.
003.01.02.002 Relação de apostilas retificatórias de 
vantagens decorrentes de decisão judicial 1 5 ✓
Instr. TCESP n. 02/2016, art. 56.
003.01.02.003 Relação de atos concessórios de 
aposentadoria 1 5 ✓
Instr. TCESP n. 02/2016, art. 56.
003.01.02.004
Relação de atos concessórios de 
complementação de proventos de 
aposentadoria
1 5 ✓
Instr. TCESP n. 02/2016, art. 56.
003.01.02.005 Relação de atos concessórios de 
complementação do valor da pensão 1 5 ✓
Instr. TCESP n. 02/2016, art. 56.
003.01.02.006 Relação de atos concessórios de pensão 
dos servidores 1 5 ✓
Instr. TCESP n. 02/2016, art. 56.
61
003.01.02.007
Processo relativo aos atos de 
aposentadoria, reforma, pensão e 
disponibilidade
1 60 ✓
62
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
003.02 Expediente de pessoal (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
003.02.01 
Avaliação de 
desempenho 
e incentivo 
funcional
003.02.01.001 Ata de reunião de comissão de avaliação 
especial de desempenho 2 0 ✓
003.02.01.002
Comunicado de resultado da perícia 
médica ao órgão previdenciário do 
servidor afastado por auxilio doença ou 
acidentário
Vigência 5 ✓
Vigência até o fim do afastamento.
003.02.01.003 Edital de conhecimento da comissão de 
avaliação especial de desempenho 3 10 ✓
Constituição Federal, art.41, §4º. 
003.02.01.004 Ficha de controle de baixa de 
aposentadoria e pensão Vigência 2 ✓
Vigência até a homologação da pensão.
003.02.01.005 Processo administrativo de avaliação de 
desempenho e estágio probatório 3 10 ✓
Constituição Federal, art. 81, § 4º. A cópia do ato 
integra o Prontuário funcional.
003.02.01.006 Processo de avaliação de concessão de 
abono por merecimento Vigência 6 ✓
Vigência até o relatório final conclusivo do processo.
003.02.01.007 Processo de avaliação de cursos de 
formação e aperfeiçoamento funcional 5 0 ✓
63
003.02.01.008 Processo de readaptação funcional Vigência 60 ✓
Vigência até com o término das providências.
003.02.02 
Concessão de 
direitos, 
vantagens e 
benefícios
003.02.02.001 Aviso de férias 1 0 ✓ Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.135.
003.02.02.002 Comprovante de convocação eleitoral e 
judicial para fins de abono de falta Vigência 5 ✓
As informações constam no registro de frequência. 
Vigência até o rompimento de vínculo com a 
Prefeitura.
003.02.02.003 Comprovante de doação de sangue 1 5 ✓
As informações constam no registro de frequência. 
003.02.02.004 Comunicado de descontinuidade de 
benefício por maioridade Vigência 5 ✓
Para convênio médico-hospitalar, o titular pode 
protocolar o Requerimento de continuidade de 
benefício para filho universitário sem renda até os 24 
anos. Neste caso, o comunicado deve ser arquivado 
junto ao requerimento de continuidade e seguir sua 
temporalidade. Vigência até o recebimento do 
comunicado pelo titular.
003.02.02.005 Comunicado de Extensão e Continuidade 
de Convênio Médico-Hospitalar Vigência 60 ✓
O comunicado deve integrar o Prontuário Funcional. 
Vigência até o rompimento de vínculo com a 
Prefeitura.
003.02.02.006 Comunicado de suspensão de férias por 
absoluta necessidade do serviço Vigência 5 ✓
Vigência até o rompimento de vínculo jurídico com a 
Prefeitura.
003.02.02.007 Comunicado de alteração em data do gozo 
de férias Vigência 5 ✓
Vigência até o fim do ano de exercício.
003.02.02.008 Cópias de Certidão de Óbito Vigência 5 ✓
Vigência até o rompimento de vínculo com a 
Prefeitura. Informações constam na ficha de 
frequência
003.02.02.009 Dossiê de pagamento de pensão 
alimentícia do servidor e do beneficiário Vigência 1 ✓
Vigência até a efetivação da pensão.
003.02.02.010 Escala de Férias 1 0 ✓
003.02.02.011 Escala de Licença Prêmio 1 0 ✓
64
003.02.02.012 Formulário de solicitação de pagamento 
de horas extras Vigência 2 ✓
Vigência até o pagamento das horas extras.
003.02.02.013 Planilha de controle de pagamento de 
adicional noturno Vigência 5 ✓
Vigência até o parecer final.
003.02.02.014 Planilha de controle de pagamento de 
insalubridade e periculosidade Vigência 5 ✓
Vigência até o rompimento do vínculo com a 
Prefeitura.
003.02.02.015 Processo de afastamentos ou licenças Vigência 5 ✓
Vigência até o rompimento de vínculo com a 
Prefeitura. 
003.02.02.016 Processo de aposentadoria Vigência 60 ✓
Intr.TCESP n. 02/2016. Vigência até o falecimento do 
aposentado, ou se houver beneficiário, quando o 
direito deste à pensão extinguir-se.
003.02.02.017 Processo de auxílio acidente de trabalho Vigência 5 ✓
Vigência até o parecer final.
003.02.02.018 Processo de auxílio doença Vigência 5 ✓ Vigência até o fim de afastamento do servidor.
003.02.02.019 Processo de complementação de 
proventos de aposentadoria Vigência 60 ✓
Intr.TCESP n. 02/2016. Vigência até o rompimento do 
vínculo com a Prefeitura.
003.02.02.020 Processo de complementação do valor da 
pensão Vigência 60 ✓
Intr.TCESP n. 02/2016. Vigência até o rompimento do 
vínculo com a Prefeitura. 
003.02.02.021 Processo de comunicado de acidente do 
trabalho Vigência 5 ✓
Vigência até o fim de afastamento do servidor.
003.02.02.022 Processo de concessão e incorporação de 
vantagens pecuniárias Vigência 5 ✓
Vigência até a aposentadoria ou com o rompimento 
do vínculo jurídico com a Prefeitura.
003.02.02.023 Processo de concessão de cesta básica 
ao servidor aposentado ou pensionista Vigência 5 ✓
Vigência até o fim da concessão.
65
003.02.02.024 Processo de concessão de direitos e 
benefícios Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173 e 174; Lei Federal n. 8.213/1991. 
O ato administrativo que concede o direito ou o 
benefício integra o prontuário funcional. Vigência até 
a concessão ou sua negativa.
003.02.02.025 Processo de indeferimento de férias por 
absoluta necessidade do serviço Vigência 5 ✓
Vigência até o término das providências.
003.02.02.026 Processo de pensão mensal ao 
beneficiário do servidor público Vigência 10 ✓
Instr. TCESP 02/2016. Vigência até a extinção da 
pensão mensal, que ocorre com a morte, casamento, 
cessação da incapacidade ou invalidez, ou com o 
implemento da idade do pensionista.
003.02.02.027 Processo de salário maternidade Vigência 5 ✓ Vigência até o parecer final.
003.02.02.028 Processo relativo a aposentado Vigência 15 ✓ Vigência até o óbito.
003.02.02.029 Processo relativo à incorporação de 
gratificação Vigência 5 ✓
Vigência até elaboração de novo relatório.
003.02.02.030 Processo relativo à insalubridade ou 
periculosidade Vigência 5 ✓
Vigência até parecer final.
003.02.02.031 Processo relativo à licença sem 
vencimentos Vigência 5 ✓
Vigência até parecer final.
003.02.02.032 Processo relativo a pensionista Vigência 5 ✓ Vigência até parecer final.
003.02.02.033 Processo relativo à petição funcional Vigência 1 ✓
Vigência até parecer final.
003.02.02.034 Processo relativo à reversão de 
aposentadoria Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração da folha de pagamento.
003.02.02.035 Programação Anual de Férias 1 0 ✓
003.02.02.036 Prontuário de aposentado ou pensionista Vigência 5 ✓
Vigência até o término da pensão.
66
003.02.02.037
Prontuário de servidor com suspensão de 
contrato em decorrência de aposentadoria 
por invalidez
Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração da folha de pagamento.
003.02.02.038 Quadro demonstrativo de pagamento de 
férias 1 0 ✓
003.02.02.039 Recibo de 1/3 de férias 1 5 ✓ Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.145.
003.02.02.040 Recibo de 13º salário 1 5 ✓
003.02.02.041 Recibo de adiantamento de 13º salário 1 5 ✓
Lei Federal n. 4.749/1965; Decreto Federal 
57.155/1965. 
003.02.02.042 Recibo de entrega de auxílio-alimentação 1 5 ✓
Constituição Federal, art.7º, XXIX; Decreto-Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.11. 
003.02.02.043 Recibo de entrega de cartão de benefício 1 5 ✓
Constituição Federal, art.7º, XXIX; Decreto-Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.11. 
003.02.02.044 Recibo de entrega de vale-transporte 1 5 ✓
Constituição Federal, art.7º, XXIX; Decreto-Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.11. 
003.02.02.045 Recibo de gozo de férias 5 0 ✓ Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.135.
003.02.02.046 Recibo de pagamento de férias 5 0 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.143 e 
145.
003.02.02.047 Relação de Funcionários afastados 1 5 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.143 e 
145.
003.02.02.048 Relatório de autorização de cesta básica Vigência 0 ✓
Vigência até incorporação integral da gratificação.
003.02.02.049 Relatório de auxílio-alimentação 2 0 ✓
003.02.02.050 Requerimento de Adiantamento 13º 
Salário 1 5 ✓
Lei Federal n. 4.749/1965, art.2º §2º
003.02.02.051 Requerimento de continuidade de 
benefício Vigência 5 ✓
Vigência até quando o dependente completar 24 
anos.
003.02.02.052 Requerimento para gozo de férias 
indeferidas 2 0 ✓
003.02.02.053 Solicitação da 1ª parcela do 13º salário 1 5 ✓
Lei Federal n. 4.749/1965, art.2º §2º
67
003.02.02.054 Solicitação de 1/3 de férias 1 5 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.143, §1º.
003.02.02.055 Termo de opção pela continuidade de 
convênio médico Vigência 5 ✓
Trata-se de termo assinado pelo servidor no momento 
da opção pela continuidade do Convênio Médico no 
caso de afastamento pelo INSS ou licença sem 
vencimentos. Vigência até o retorno do servidor às 
funções ou a exclusão de vínculo com a Prefeitura. 
003.02.03 
Concessão de 
financiamento 
aos servidores
003.02.03.001 Ficha de Informação de Financiamento Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002, art.205. Vigência até a 
quitação do financiamento.
003.02.03.002 Processo de concessão de bolsa de 
estudos reembolsável Vigência 2 ✓
Vigência até o fim da concessão ou sua negativa.
003.02.03.003 Processo de financiamento habitacional Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002, art.205. Vigência até a 
lavratura da escritura definitiva ou com a baixa da 
hipoteca.
003.02.04 
Contencioso 
disciplinar
003.02.04.001 Pedido de reconsideração de decisão em 
processo administrativo Vigência 5 ✓
Vigência até o fim da fase recursal.
003.02.04.002 Processo administrativo disciplinar Vigência 10 ✓
Será instaurado processo administrativo quando a 
falta disciplinar, por sua natureza, possa determinar 
as penas de demissão, de demissão a bem do 
serviço público e de cassação de aposentadoria ou 
disponibilidade. Vigência até a aplicação da pena 
disciplinar. A decisão deverá ser averbada no 
prontuário funcional.
003.02.04.003 Processo de apuração preliminar de falta 
disciplinar Vigência 5 ✓
Será realizada apuração preliminar, de natureza 
simplesmente investigativa, quando a infração não 
estiver suficientemente caracterizada ou definida a 
autoria. Vigência até o arquivamento ou com a 
instauração de processo de sindicância ou de 
processo administrativo. A decisão deverá ser 
averbada no Prontuário funcional.
68
003.02.04.004
Processo de revisão de processo 
administrativo ou de processo de 
sindicância
Vigência 10 ✓
O processo de revisão deverá ser apensado ao 
processo administrativo ou ao processo de 
sindicância até o término da apuração. Vigência até a 
conclusão da revisão. A decisão deverá ser averbada 
no prontuário funcional.
003.02.04.005 Processo de sindicância disciplinar Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Será instaurada sindicância quando a falta disciplinar, 
por sua natureza, possa determinar as penas de 
repreensão, suspensão ou multa. Vigência até a 
aplicação da pena disciplinar. A decisão deverá ser 
averbada no Prontuário funcional.
003.02.04.006 Processo para apuração de abandono de 
cargo/função ou inassiduidade Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil) art. 205. 
Vigência até o pedido de exoneração ou com a 
aplicação de pena disciplinar. A decisão deverá ser 
averbada no prontuário funcional.
003.02.04.007 Processo de inquérito administrativo Vigência 6 ✓
Vigência até o relatório final conclusivo do processo.
003.02.04.008 Processo de procedimento sumário Vigência 6 ✓
Vigência até o relatório final conclusivo do processo.
003.02.05 
Elaboração de 
contrato de 
trabalho e 
atos relativos 
à sua 
alteração, 
suspensão e 
rescisão
003.02.05.001 Contrato individual do trabalho Vigência 5 ✓
CF art.7º, XXIX; Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 
(CLT), art.11 e 442. Vigência até o rompimento de 
vínculo com a Prefeitura.
003.02.05.002 Livro de registro de empregados Vigência 5 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.41. 
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
003.02.05.003 Pedido de demissão Vigência 5 ✓
CF art.7º, XXIX; Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 
(CLT), art.11 e 500. Vigência até a homologação do 
pedido.
003.02.05.004 Processo de admissão para a prestação 
voluntária de serviços
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
Lei Complementar Estadual 709/1993, art.41 §1º.
69
003.02.05.005 Processo de contratação de estagiário Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 11.788/2008.Vigência até o término das 
providências.
003.02.05.006 Processo de rescisão de contrato 
individual de trabalho Vigência 60 ✓
O documento integra prontuário funcional. Vigência 
até o término das providências.
003.02.05.007 Recibo de entrega de requerimento de 
seguro-desemprego
5 0 ✓
Resolução n. 393/2004 do Conselho Deliberativo do 
Fundo de Amparo ao Trabalhador - CODEFAT. O 
documento integra o prontuário funcional.
003.02.05.008 Termo aditivo ao contrato individual de 
trabalho Vigência 5 ✓
CF art.7º, XXIX; Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 
(CLT), art.11. O documento integra prontuário 
funcional. Vigência até o término das providências.
003.02.05.009 Termo de Rescisão Individual de Contrato 
de Trabalho 1 2 ✓
CF art.7º, XXIX, Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 
art.11. O documento integra Prontuário funcional.
003.02.05.010 Processo relativo à elaboração de contrato 
de trabalho Vigência 60 ✓
Vigência até o rompimento do vínculo jurídico com a 
Prefeitura.
003.02.06 
Elaboração de 
expediente 
para a posse, 
preenchiment
o de função￾atividade, 
provimento de 
cargo, 
vacância e 
substituição
003.02.06.001 Declaração de bens 5 0 ✓
A declaração entregue para tomar posse e entrar em 
exercício deve ser mantida no prontuário funcional, 
anualmente deve-se apresentar a declaração 
atualizada.
003.02.06.002 Declaração negativa de admissão de 
pessoal
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
Lei Complementar Estadual 709/1993, art.41, §1º; 
Instr. TCESP 02/2016.
003.02.06.003 Livro de posse de servidores Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
003.02.06.004 Pedido de prorrogação de prazo para o 
exercício do cargo 1 0 ✓
003.02.06.005 Pedido de prorrogação de prazo para 
posse
1 0 ✓
003.02.06.006 Processo de exoneração do cargo Vigência 10 ✓
O ato de exoneração integra o prontuário funcional. 
Vigência até o encerramento dos procedimentos 
administrativos.
70
003.02.06.007 Processo para preenchimento de função￾atividade
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
Lei Federal n. 601/1998; Lei Complementar Estadual 
709/1993, art. 41 §1º; Instr. TCESP 02/2016.
003.02.06.008 Processo para provimento de cargo 
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
Lei Complementar Estadual 709/1993; TCESP 
02/2016.
003.02.07 
Elaboração e
registro de 
atos relativos 
à vida 
funcional
003.02.07.001 Atestado de óbito Vigência 60 ✓ Vigência até o encerramento das providências.
003.02.07.002 Contrato de estágio Vigência 1 ✓ Vigência definida no contrato.
003.02.07.003 Currículo de aluno candidato a vaga de 
estágio Vigência 5 ✓
Vigência até a atualização.
003.02.07.004 Declaração de Imposto de Renda Retido 
na Fonte - DIRF 1 5 ✓
003.02.07.005 Extrato bancário de saldo do FGTS de 
trabalhador para fins rescisórios Vigência 1 ✓
Vigência até atualização.
003.02.07.006 Ficha cadastral de estagiário Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização.
003.02.07.007 Ficha cadastral do servidor Vigência 40 ✓
Vigência até o término do vínculo com a Prefeitura.
003.02.07.008 Formulário de Cadastro Geral de 
Empregados e Demitidos - CAGED 1 5 ✓
Portaria MTE n. 561/2001, art. 1º, § 2º, do Ministério 
do Trabalho e Emprego.
003.02.07.009 Formulário de descrição de cargos e 
salários do plano de cargos e salários Vigência 7 ✓
Vigência até atualização.
003.02.07.010 Planilha de progressão funcional Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração de nova planilha. 
003.02.07.011 Plano de estágios Vigência 1 ✓ Vigência durante o ano letivo.
003.02.07.012 Processo de acumulação de cargo ou 
função-atividade Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento dos procedimentos 
administrativos e o arquivamento do processo. O ato 
que autoriza a acumulação integra o prontuário 
funcional.
71
003.02.07.013 Processo de relotação funcional Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento dos procedimentos 
administrativos e o arquivamento do processo. O ato 
que autoriza a acumulação integra o prontuário 
funcional.
003.02.07.014 Prontuário de médico residente Vigência 15 ✓
Vigência até o término da residência ou desligamento.
003.02.07.015 Prontuário de profissional terceirizado Vigência 5 ✓
Vigência até o fim do contrato.
003.02.07.016 Prontuário do estagiário Vigência 5 ✓
Constituição Federal, art. 7º, XXIX. Vigência até o 
encerramento do estágio.
003.02.07.017 Prontuário funcional Vigência 60 ✓
Vigência até o rompimento do vínculo jurídico com a 
prefeitura.
003.02.07.018 Registro de controle de admissões e 
demissões Vigência 5 ✓
Vigência até formalização do ato.
003.02.07.019 Relação de servidores/funcionários 
municipais e respectivos cargos Vigência 1 ✓
Vigência até atualização.
003.02.07.020 Requerimentos de segunda de via de 
crachá Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração de um novo crachá.
003.02.07.021 Termo de compromisso de recebimento de 
crachá Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração de um novo crachá.
003.02.08 
Recolhimento 
de encargos 
sociais e 
contribuições
003.02.08.001 Base de dados de controle do 
recolhimento de FGTS ou INSS 5 0 ✓
Os dados guardados na Base de dados poderão ser 
eliminados após o prazo de guarda, mantendo-se a 
integridade do Sistema até a eliminação de toda a 
base. Por tratar-se de informações digitais de guarda 
temporária, os dados deverão ser eliminados de 
forma irreversível e permanente, utilizando-se de 
ferramentas que sobrescrevam o espaço digital 
utilizado pelo arquivo.
003.02.08.002 Formulário de mapa financeiro 1 5 ✓
72
003.02.08.003
Planilha de controle de desconto de 
pagamento de sindicatos, associações de 
classe, cooperativas e planos de saúde e 
empréstimos
Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração da folha de pagamento.
003.02.08.004 Planilha de controle de estornos de 
pagamentos de servidores Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração da folha de pagamento.
003.02.08.005 Processo de recolhimento de contribuição 
para o plano de seguridade social 1 10 ✓
Lei federal n. 5.172/1966 (Código Tributário) art. 150 
§4º, 156, parágrafo único, 165, 168, 173, 174, 
parágrafo único. Lei Federal n. 8.213/1991.
003.02.08.006 Processo de recolhimento de contribuição 
sindical 1 5 ✓
Decreto Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.578 e 
610.
003.02.08.007 Processo de recolhimento de fundo de 
garantia por tempo de serviço - FGTS 1 5 ✓
CF art.7º, XXIX.
003.02.08.008 Processo de recolhimento do PIS / PASEP 1 10 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.052/1983, art. 3º e 10.
003.02.08.009 Recibo de envio da Relação Anual de 
Informações Sociais - RAIS 1 10 ✓
Decreto Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.360; 
Decreto Federal n. 76.900/1975
003.02.08.010 Relação Anual de Informações Sociais -
RAIS 1 10 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art. 360; 
Decreto Federal n. 76.900/1975.
003.02.08.011 Relação de contribuição sindical, 
assistencial e confederativa 1 5 ✓
73
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
003.03 Pagamento de pessoal (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições de 
Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
003.03.01 
Elaboração de 
folha de 
pagamento
003.03.01.001
Comprovante de reembolso de valores 
previdenciários dos servidores cedidos a 
outros órgãos ou entidades
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
003.03.01.002 Declaração de encargos de dependentes 
para fim de Imposto de Renda 2 5 ✓
Instrução Normativa RFB n. 1.500/2014
003.03.01.003 Extrato do INSS para fins de 
complementação de aposentadoria 2 0 ✓
Resolução SF n. 73/2011; Resolução SF n. 74/2012.
003.03.01.004 Ficha financeira de pagamento de 
servidores, inativos ou pensionistas 1 60 ✓
Trata-se de ficha contendo informações de todos os 
pagamentos efetuados aos servidores inativos e 
pensionistas.
003.03.01.005 Ficha financeira individual 1 40 ✓
003.03.01.006 Folha de pagamento (via arquivada na 
Secretaria da Fazenda) Vigência 0 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.01.007 Folha de pagamento (via arquivada nas 
Unidades de Recursos Humanos) 1 30 ✓
003.03.01.008 Ordem de crédito complementar individual Vigência 0 ✓
Trata-se de 2ª via do documento. Vigência até a 
realização do pagamento.
74
003.03.01.009 Ordem de crédito das folhas de 
pagamento 1 0 ✓
003.03.01.010 Planilha de controle de contracheque e 
holerite 1 0 ✓
003.03.01.011 Planilha de controle de pagamento de 
servidores Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração da folha de pagamento.
003.03.01.012 Planilha de reembolso dos servidores 
cedidos a outros órgãos ou entidades Vigência 5 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.01.013
Planilha para pagamento de 
complementação salarial dos funcionários 
do Estado da Secretaria da Educação 
Municipalizados
1 5 ✓
003.03.01.014 Quadro demonstrativo da Folha de 
Pagamento de Autarquias e Fundações 5 0 ✓
003.03.01.015 Relação de crédito bancário 1 0 ✓
003.03.01.016 Relação de pagamento de “jeton” e de 
pró-labore 1 5 ✓
003.03.01.017 Relatório anual da folha de pagamento 1 5 ✓
003.03.01.018 Relatório com o total de consignação por 
entidade 1 0 ✓
Trata-se de relatórios com os totais de consignações 
por entidade financeira e por espécie e valor.
003.03.01.019 Relatório com quantidade de Holleriths 2 0 ✓
003.03.01.020 Relatório de auditoria da folha de 
pagamento Vigência 10 ✓
Vigência até o término das providências.
003.03.01.021 Relatório de histórico funcional 1 0 ✓
003.03.01.022 Relatório de liberação financeira de 
autarquias e tribunais 1 0 ✓
Relatórios de liberações financeiras às Autarquias, 
Tribunais, Entidades consignadas e Secretarias.
75
003.03.01.023 Relatório de ordens de crédito 
complementar emitidas mensalmente 1 0 ✓
003.03.01.024 Relatório de pagamento de estagiários 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
003.03.01.025 Relatório de pagamento em cheque 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966, art.173,174 e 195; Lei 
Complementar Estadual n. 709/1993.
003.03.01.026 Relatório de pagamentos não efetuados 1 0 ✓
003.03.01.027 Relatório de recolhimento de encargos 
sociais 1 5 ✓
003.03.01.028 Relatório de vencimentos e descontos 1 5 ✓
Lei Federal n. 8.213/1991, art.115 
003.03.01.029 Relatório do valor líquido da folha de 
pagamento mensal Vigência 0 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.01.030 Relatório mensal de 13º salário 1 0 ✓
003.03.01.031
Requerimento de isenção de contribuição 
previdenciária para abono de 
permanência
1 5 ✓
003.03.01.032 Resumo da folha de pagamento por 
Agência Bancária 1 0 ✓
003.03.02 
Elaboração de 
expedientes 
para a folha de 
pagamento
003.03.02.001 Autorização para descontos não previstos 
em lei Vigência 5 ✓
Vigência até o cancelamento da autorização.
003.03.02.002 Boletim informativo para elaboração da 
Folha de pagamento Vigência 0 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.02.003 Comunicado para retificação de 
frequência ou evento de pagamento Vigência 5 ✓
Vigência até o lançamento em folha.
76
003.03.02.004 Expediente de recadastramento de 
inativos e pensionistas Vigência 12 ✓
Lei Federal n. 8.212/1991; Decreto-Lei Federal n. 
2.848/1940 (Código Penal) art.109. Vigência até o 
término das providências. 
003.03.02.005
Formulário de atualização de dados 
pessoais e funcionais para elaboração de 
folha de pagamento (via arquivada na 
Secretaria da fazenda)
Vigência 0 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.02.006
Formulário de atualização de dados 
pessoais e funcionais para elaboração de 
folha de pagamento (via arquivada na 
unidade de Recursos Humanos)
Vigência 5 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento. Documento 
encaminhado pela Unidade de Recursos Humanos à 
Secretaria da Fazenda para pagamento e atualização 
de dados.
003.03.02.007 Formulário de autorização de desconto 
em folha de pagamento Vigência 5 ✓
Lei Federal n.10.820/2003. Vigência até a efetivação 
do pagamento.
003.03.02.008 Informação Judicial 1 5 ✓
Trata-se de cópia das informações judiciais 
fornecidas ao Poder Judiciário ou outros órgãos.
003.03.02.009 Planilha de desconto referente à Pensão 
Alimentícia Vigência 2 ✓
Lei Federal n.10.406/2002 - Código Civil art. 206 §2º. 
Instrução Normativa INSS/DC n. 78/2002, art. 463, I, 
II, III e parágrafo único. Vigência até óbito do titular da 
pensão, do titular do benefício de origem ou por 
determinação judicial.
003.03.02.010 Processo de auditoria de contratos de 
consignatárias Vigência 10 ✓
Vigência até a conclusão da auditoria.
003.03.02.011 Processo de cálculo de incorporação de 
vantagens pecuniárias Vigência 10 ✓
Vigência até o rompimento do vínculo jurídico com a 
Prefeitura. 
003.03.02.012 Processo de cálculo para pagamento de 
precatório Vigência 5 ✓
Vigência até a quitação do precatório.
003.03.02.013 Processo de compensação previdenciária Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 9.796/1999. Vigência até o término das 
providências. 
77
003.03.02.014 Processo de desconto de honorário 
advocatício em Folha de pagamento Vigência 10 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art. 832, 
§2º. Vigência até a efetivação do desconto em Folha 
de pagamento.
003.03.02.015 Processo de diferença de vencimentos 1 5 ✓
O documento é encaminhado pelo Departamento de 
Gestão de Pessoas para a Secretaria da Fazenda 
para pagamento e atualização de dados. 
003.03.02.016 Processo de pagamento a quem de direito Vigência 5 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento. Trata-se de 
requerimento de pagamento de benefício não 
usufruído por servidor falecido.
003.03.02.017 Processo de pagamento de férias e 
licença-prêmio em pecúnia Vigência 10 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.02.018 Processo de pagamento de salário￾maternidade Vigência 10 ✓
Decreto Federal n. 3.048/1999, art.94, §2º e art. 225, 
§7º. Vigência até o pagamento do salário￾maternidade. 
003.03.02.019 Processo de pedido de ressarcimento de 
PIS/PASEP Vigência 5 ✓
Vigência até o término das providências. 
003.03.02.020 Processo de renúncia de proventos Vigência 60 ✓
Constituição Federal, Atos das Disposições 
Constitucionais Transitórios - ADCT, art. 17. Vigência 
até o rompimento do vínculo jurídico com a Prefeitura.
003.03.02.021 Processo de unificação de
critérios de pagamento Vigência 5 ✓
Trata-se de relatório final com o resumo e a 
conclusão do trabalho realizado. Vigência até a 
conclusão.
003.03.02.022 Processo para pagamento de benefício da 
Lei de Guerra Vigência 60 ✓
Constituição Federal, art.53. Lei Federal n. 
5.698/1971. Vigência até o óbito do titular do 
benefício. 
003.03.02.023 Processo para pagamento de pensão 
auxílio-acidente Vigência 60 ✓
Lei federal n. 8.213/1991, art. 86. Vigência até o a 
cessação do pagamento. 
003.03.02.024 Processo para pagamento de pensão 
especial Vigência 60 ✓
Resolução SF n. 73/2011; Resolução SF n. 74/2012. 
Vigência até o falecimento dos beneficiários. 
003.03.02.025 Processo para pagamento de pensão 
parlamentar Vigência 60 ✓
Resolução SF n. 73/2011. Vigência até o falecimento 
dos beneficiários. 
78
003.03.02.026
Recibo de envio da Declaração do 
Imposto Sobre a Renda Retida na Fonte -
DIRF
2 5 ✓
Instrução normativa RFB n. 493/2005, alterada pelas 
Instruções Normativas RFB n. 511/2005 e 537/2005. 
Instrução Normativa RFB n. 1500/2014, alterada 
pelas Instruções Normativas RFB n. 1558/2015; 
1756/2017 e 1869/2019.
003.03.02.027 Relatório de carga suplementar de 
trabalho para pagamento Vigência 5 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.02.028 Relatório de hora/aula de Professor 
Eventual para pagamento Vigência 5 ✓
Vigência até a efetivação do pagamento.
003.03.02.029 Relatório de retenção de taxa dos 
empréstimos consignados Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 10.820/2003. Vigência até a efetivação 
do pagamento. 
003.03.02.030 Requerimento de exclusão de Vale 
Transporte Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 7.418/1985. Vigência até a efetivação 
da exclusão do pagamento.
003.03.02.031 Requerimento de revisão de pagamento Vigência 5 ✓
Vigência até o término das providências.
003.03.02.032 Requerimento inclusão de Vale 
Transporte Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 7.418/1985. Vigência até a efetivação 
da exclusão do pagamento.
003.03.02.033 Requerimento para pagamento de auxílio￾funeral 1 5 ✓
003.03.02.034 Processo relativo à elaboração de 
expedientes para a folha de pagamento Vigência 60 ✓
Vigência até o final de cada ano.
79
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
003.04 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade Produtora
Unidade com atribuições de 
Arquivo
Eliminação
Guarda Permanente
003.04.01 
Elaboração de 
estudos e 
pesquisas
003.04.01.001 Processo de estudo de política salarial 4 0 ✓
003.04.01.002 Processo de estudo sobre a necessidade 
de curso 4 0 ✓
003.04.01.003 Processo de planejamento anual de 
concursos públicos e seleção 4 0 ✓
003.04.01.004 Processo de proposta de contratação e 
qualificação de recursos humanos 4 0 ✓
003.04.01.005 Relatório de pesquisa sobre o mercado de 
trabalho 1 5 ✓
003.04.01.006 Relatório técnico de dimensionamento do 
quadro de pessoal 5 0 ✓
003.04.02 
Classificação e 
cadastramento 
003.04.02.001 Minuta de ato normativo Vigência 5 ✓ Vigência até o término das providências.
003.04.02.002 Organograma funcional Vigência 2 ✓ Vigência até a alteração do organograma.
003.04.02.003 Processo de alteração de grade Vigência 2 ✓ Vigência até a elaboração de nova grade.
80
de cargos e 
funções
003.04.02.004 Processo de criação de cargo Vigência 5 ✓ Vigência até o fim das providências.
003.04.02.005 Processo de extinção de cargo Vigência 5 ✓ Vigência até o fim das providências.
003.04.02.006 Processo de identificação e classificação 
de função Vigência 5 ✓
Vigência até o fim das providências.
003.04.02.007 Processo de reestruturação de cargos Vigência 5 ✓
Vigência até o fim das providências.
003.04.02.008 Quadro anual de pessoal de cargos 
criados, providos e vagos 1 5 ✓
Instr.TCESP n. 02/2016
003.04.02.009 Quadro de cargos e funções 1 5 ✓
003.04.02.010 Quadro de classificação de cargos e 
funções 1 5 ✓
003.04.02.011 Relatório mensal de cargos e funções 1 5 ✓
81
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
003.05 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
003.05.01 
Planejamento e 
controle de 
ações sociais
003.05.01.001 Dossiê por programa social de qualidade 
de vida 1 5 ✓
003.05.01.002 Processo relativo ao programa de social 
de qualidade de vida 1 5 ✓
003.05.01.003 Proposta anual de trabalho 1 5 ✓
003.05.01.004 Relatório anual de avaliação das 
atividades de serviço social 5 0 ✓
003.05.02 
Execução e 
registro de 
ações sociais
003.05.02.001 Cadastro de funcionários e familiares 
atendidos Vigência 0 ✓
Vigência até a atualização do cadastro.
003.05.02.002 Ficha de avaliação socioeconômica 5 0 ✓
O documento integra prontuário social.
003.05.02.003 Prontuário Social Vigência 0 ✓
Vigência até o rompimento do vínculo jurídico com a 
Prefeitura.
003.05.02.004 Relatório de visita domiciliar 5 0 ✓ O documento integra prontuário social.
82
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
003.06 Segurança e medicina do trabalho (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
003.06.01 
Controle 
ambiental e 
preservação da 
saúde
003.06.01.001 Ata de eleição da Comissão Interna de 
Prevenção de Acidentes - CIPA Vigência 2 ✓
Vigência até a eleição de nova comissão.
003.06.01.002 Ata de instalação e posse da Comissão 
Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA Vigência 2 ✓
Vigência até a eleição de nova comissão.
003.06.01.003 Ata de reunião da Comissão Interna de 
Prevenção de Acidentes - CIPA Vigência 2 ✓
Vigência até a eleição de nova comissão.
003.06.01.004 Certificado de Aprovação de Equipamento 
de Proteção Individual - CAEPI Vigência 1 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943; Portaria MT n. 
3.214/1978; NR-6, Portaria da DSST n. 1/1992, 
arts.1º, 2º, §1º e 3º. Vigência até a realização de um 
novo CAEPI.
003.06.01.005 Certificado de Aprovação de Instalações -
CAI Vigência 1 ✓
Lei Federal n. 6.514/1977, art.160, §1º; Decreto Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT); Portaria MT n. 
3.214/1978; Portaria SSST n. 35/1983; NR-2, 2.4. 
Vigência até a realização de novo CAI, sempre que 
houver modificações substanciais nas instalações ou 
nos equipamentos dos locais de trabalho.
003.06.01.006 Comunicado de Acidente de Trabalho –
CAT Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 8.213/1991, art. 22; Decreto-Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT); Portaria MT n. 
3.214/1978, NR-7, 7.4.8, a; Instrução Normativa do 
INSS n. 78/2002, arts.189, VII, 227 e 228. Se o 
documento integrar o Prontuário funcional 
acompanhará a temporalidade do documento 
principal. Vigência até o atendimento do servidor e 
recebimento do documento pelo INSS. 
83
003.06.01.007
Dossiê de campanha e semana de 
prevenção contra acidentes de trabalho -
SIPAT
4 0 ✓
Portaria n. 3.214/1978; Portaria SIT n. 247/2011, NR -
5, 5.16.
003.06.01.008 Ficha de atendimento do setor de 
Medicina do Trabalho Vigência 0 ✓
Documento usado para elaboração de estatísticas de 
atendimento. Vigência até a elaboração de Relatório 
Estatístico de Atendimento.
003.06.01.009
Formulário de comprovante de entrega do 
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) 
na rescisão contratual
Vigência 20 ✓
Vigência até o rompimento de vínculo com a 
Prefeitura.
003.06.01.010 Laudo de Perícia Médica Vigência 30 ✓
Vigência até a elaboração de novo laudo. O 
documento possui relevante valor de prova e 
pesquisa.
003.06.01.011 Laudo Técnico das Condições Ambientais 
de Trabalho - LTCAT Vigência 20 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art. 68, §§ 
2º, 3º, 4º e 5º; Portaria MT n. 3.214/1978, NR 7, 7.4.5, 
7.4.5.1; Instrução Normativa INSS/PRES n. 45/2010. 
Vigência até a elaboração de novo laudo.
003.06.01.012 Laudo Técnico de Insalubridade ou 
Periculosidade Vigência 20 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), Título II, 
Capítulo V; Portaria MT n. 3.214/1978 NR. 7, 7.4.5, 
7.4.5.1 e NR - 15, 15.1.4. Vigência até a elaboração 
de novo laudo.
003.06.01.013 Laudo técnico pericial de riscos ambientais Vigência 20 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), Título II, 
Capítulo V; Portaria MT n. 3.214/1978 NR. 7, 7.4.5, 
7.4.5.1 e NR - 15, 15.1.4. Vigência até a elaboração 
de novo laudo.
003.06.01.014 Livro de registros de perícias Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
003.06.01.015 Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP Vigência 20 ✓
Lei Federal n. 9.528/1997, art.58, § 4º; Decreto-Lei 
Federal n. 5.452/1943 (CLT), Título II, Capítulo V; 
Portaria MT n. 3.214/1978, NR 7, 7.4.5, 7.4.5.1; 
Instrução Normativa INSS/PRES n. 45/2010. Vigência 
até o fim das providências.
003.06.01.016 Permissão para Trabalho em Alto Risco -
PTR Vigência 20 ✓
NR 7, 33 e 35 - Ministério do Trabalho e Emprego. 
Vigência atéo fim da permissão.
003.06.01.017 Processo de sindicância de acidente de 
trabalho Vigência 20 ✓
Vigência até o término da apuração.
003.06.01.018 Programa de Controle Médico de Saúde 
Ocupacional - PCMSO Vigência 20 ✓
Vigência até a atualização do programa.
84
003.06.01.019 Programa de Gerenciamento de Riscos –
PGR Vigência 20 ✓
Vigência até a atualização do programa.
003.06.01.020 Programa de Prevenção de Riscos 
Ambientais – PPRA Vigência 20 ✓
Vigência até a atualização do programa.
003.06.01.021 Prontuário médico de servidor Vigência 20 ✓
Vigência até o rompimento de vínculo com a 
Prefeitura.
003.06.01.022 Registro de acidente de trabalho Vigência 10 ✓
Vigência até a elaboração do Relatório Estatístico de 
Acidente de Trabalho.
003.06.01.023 Registro de inspeção do trabalho Vigência 2 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art. 628, §§ 
1º e 2º; Portaria MTPS n. 3.158/1971, art. 1º. Vigência 
até o encerramento do livro ou, caso o registro seja 
feito em planilha, ao final de cada ano.
003.06.01.024 Relatório de análise de Posto de Trabalho Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 6.514/1977, art.160, §1º. Vigência até a 
realização de novo Relatório de análise de posto de 
trabalho, sempre que houver modificações 
substanciais nas instalações ou nos equipamentos 
dos locais de trabalho.
003.06.01.025 Relatório de avaliação de segurança do 
trabalho Vigência 20 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), Título II, 
Cap.5; Portaria MT n. 3.214/1978; NR-7, 7.4.5, 
7.4.5.1 e NR 15, 15.1.4. Vigência até a realização de 
novo Relatório de avaliação, sempre que houver 
modificações substanciais nas instalações ou nos 
equipamentos dos locais de trabalho.
003.06.01.026 Relatório estatístico de acidente de 
trabalho Vigência 10 ✓
Vigência até atualização.
003.06.01.027 Relatório estatístico de atendimento do 
setor de Medicina do Trabalho Vigência 1 ✓
Vigência até o término do exercício.
003.06.02 
Prevenção de 
acidentes de 
trabalho
003.06.02.001
Certificado de registro no serviço 
especializado em engenharia de 
segurança e em medicina do trabalho
Vigência 0 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943, Título II, Cap.5 
(CLT); Portaria MT n. 3.214/1978; NR - 4, 4.17 e 
4.17.1. Vigência até a atualização do certificado. 
003.06.02.002 Dossiê da CIPA por mandato da comissão Vigência 3 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943, Título II, Cap.5 
(CLT); Portaria MT n. 3.214/1978; NR - 5, 5.7 e 5.8; 
Portaria SSST n. 8/1999. Vigência até o término do 
mandato da comissão.
003.06.02.003 Ficha de controle de inspeção de 
extintores Vigência 2 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT); Portaria MT 
n. 3.214/1978; NR - 23, 23.1.4.1, 23.14.2 e Anexo 
23.14. Vigência até completar a ficha.
85
003.06.02.004 Ficha de informação para o Ministério do 
Trabalho - SSMT 5 0 ✓
Portaria SSMT n. 33/1983
003.06.02.005 Lista de Presença em reuniões da CIPA 3 0 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art. 163 a 
165.
003.06.02.006 Livro de Inspeção do Trabalho Vigência 2 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art. 628, 
§§1º e 2º, Portaria MTPS n. 3.158/1971, §1º. Vigência 
até o encerramento do livro ou, caso o registro seja 
feito em planilha, ao final de cada ano.
003.06.02.007 Mapa de riscos 3 0 ✓
Portaria SSST n. 25/1994, art. 2º, 5.16, o; Portaria MT 
n. 3.214/1978, NR-5, 5.16, a.
003.06.02.008 Ordem de Serviço de Segurança e 
Medicina do Trabalho - OSSMT Vigência 20 ✓
NR 1, 1.7 Alterada pela Portaria n.º 84, de 04/03/09)
Ministério do Trabalho e Emprego. Vigência até a 
elaboração de nova Ordem de Serviço.
003.06.02.009 Processo de Sindicância de Acidente de 
Trabalho Vigência 20 ✓
Vigência até o término da apuração. 
003.06.02.010 Programa bienal de segurança e medicina 
do trabalho 2 2 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943, Título II, Cap.5 
(CLT); Portaria MT n. 3.214/1978; NR - 4, 4.3.1.
003.06.02.011 Relatório anual de acidentes de trabalho 1 5 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT); Portaria MT 
n. 3.214/1978; NR - 4, 4.12, i, j, na redação da 
Portaria n. 33/1983.
003.06.02.012 Relatório de inspeção de obras 
terceirizadas Vigência 20 ✓
Vigência até a realização de um novo relatório. 
86
003 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
003.07 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
003.07.01 
Capacitação e 
aperfeiçoament
o funcional
003.07.01.001 Atestado de frequência em curso 5 0 ✓
003.07.01.002 Cadastro de instrutores e instituições 
especializadas em ensino e treinamento Vigência 0 ✓
Vigência até a atualização do cadastro
003.07.01.003 Cronograma de cursos 1 2 ✓
003.07.01.004 Dossiê de curso Vigência 5 ✓
Integram o Dossiê: requisição de treinamento 
aprovada, material didático, lista de presença, 
pesquisa de opinião de funcionários e material de 
divulgação. Vigência até a conclusão do curso.
003.07.01.005 Processo de autorização de curso Vigência 5 ✓
Vigência até a autorização ou sua negativa.
003.07.01.006 Processo de concessão de bolsa de 
estudo Vigência 5 ✓
Vigência até o término das providências.
003.07.01.007 Registro de Controle de Treinamentos Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
003.07.01.008 Relatório mensal de custos com cursos 
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art.41, §1º. 
003.07.01.009 Requisições de treinamentos ou 
capacitações de recursos humanos 1 5 ✓
A requisição deve ser eliminada apenas se não 
aprovada. Se aprovada, integra Dossiê de curso.
003.07.02 003.07.02.001 Currículo de candidato a emprego público 2 0 ✓
87
Recrutamento 
e seleção 003.07.02.002 Edital de convocação de aprovado em 
concurso público ou processo seletivo Vigência 5 ✓
Constituição Federal, art. 37, III. Vigência até 
homologação do concurso.
003.07.02.003 Ficha de inscrição de candidato Vigência 5 ✓
Constituição Federal, art. 37, III. Vigência até 
homologação do concurso.
003.07.02.004 Formulário de Contratação de Servidor Vigência 5 ✓
Vigência até o término do processo de recrutamento 
ou com seu indeferimento.
003.07.02.005 Livro de Registro de Concurso Público Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
003.07.02.006
Processo de abertura de concurso público 
para provimento de cargo mediante 
nomeação
5 0 ✓
Constituição Federal, art. 37, III. 
003.07.02.007 Processo de abertura de processo seletivo 
especial ou concurso interno 5 0 ✓
003.07.02.008
Processo de abertura de processo seletivo 
para preenchimento de função-atividade 
mediante admissão
5 0 ✓
Constituição Federal, art. 37, III. 
003.07.02.009 Processo de abertura de processo seletivo 
para prestação voluntária de serviços 5 0 ✓
003.07.02.010 Processo de aproveitamento de 
remanescentes de concurso público 5 0 ✓
Constituição Federal, art. 37, III. 
003.07.02.011 Processo de concurso público Vigência 5 ✓ Vigência até a homologação do concurso.
003.07.02.012 Processo de convocação de concursados Vigência 5 ✓ Vigência até a homologação do concurso.
003.07.02.013 Processo de recurso de revisão de provas 
e notas em concurso público
Vigência 5 ✓
Vigência até parecer final do recurso.
003.07.02.014 Processo referente aos programas de 
recrutamento e seleção Vigência 5 ✓
Vigência até o término das providências
003.07.02.015 Provas e gabaritos de concurso público ou 
processo seletivo 4 10 ✓
Constituição Federal, art. 37, III. Lei Federal n. 
10.406/2002.
003.07.02.016 Relação das admissões por concurso 
público ou processo seletivo
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993; art. 41, §1º; 
Instr. TCESP n. 02/2016.
003.07.02.017 Relação das contratações por tempo 
determinado
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), art.443; Lei 
Federal n. 9.601/1998; Lei Complementar Estadual n. 
709/1993, art.41, §1º; Instr.TCESP n. 02/2016.
003.07.02.018 Relação de servidores e funcionários 
cedidos à organização social
Até a 
aprovação 5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art.41, §1º; 
Instr.TCESP n. 02/2016.
88
das contas 
89
004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)
004.01 Controle de compras, serviços e obras (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
004.01.01 
Aquisição de 
bens materiais 
e patrimoniais
004.01.01.001 Processo de aquisição de material 
permanente
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993,arts. 14 ao 16 e 89 
ao 98; Le i Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 
359-H; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 
41, § 1º.
004.01.01.002 Processo de aquisição de material de 
consumo
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993,arts. 14 ao 16 e 89 
ao 98; Le i Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 
359-H; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 
41, § 1º.
004.01.01.003 Processo de aquisição de bens de 
informática e automação
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993,arts. 14 ao 16 e 89 
ao 98; Le i Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 
359-H; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 
41, § 1º.
004.01.01.004 Processo de aquisição de semovente
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993,arts. 14 ao 16 e 89 
ao 98; Le i Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 
359-H; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 
41, § 1º.
004.01.01.005 Processo de aquisição emergencial de 
bens 
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓ Lei federal n. 13.979/2020, art. 4º, §§ 1° e 2º.
004.01.02 
Contratação de 
004.01.02.001 Dossiê de obra pública Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da obra.
004.01.02.002 Planilha de controle de serviços 1 5 ✓
90
serviços e 
obras
contratados de empresas de transportes
004.01.02.003 Processo de contratação de obra pública
Até a 
aprovação
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 13 e 89 ao 
98; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; 
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
004.01.02.004 Processo de contratação emergencial de 
serviços 
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓ Lei federal n. 13.979/2020, art. 4º, §§ 1° e 2º.
004.01.02.005 Processo de contratação de serviços 
Até a 
aprovação
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 13 e 89 ao 
98; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; 
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1°.
004.01.02.006 Processo de contratação de serviços 
terceirizados
Até a 
aprovação
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 13 e 89 ao 
98; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; 
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1°.
004.01.02.007 Processo de credenciamento de pessoal
Até a 
aprovação
das contas
60 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. Os 
processos podem ser eliminados após os 60 anos na 
Unidade com atribuições de arquivo, com a condição 
de se proceder ao desentranhamento dos projetos, 
quando houver, para guarda permanente.
004.01.02.008 Processo de execução de obra pública
Até a 
aprovação
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 13 e 89 ao 
98; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; 
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1°.
004.01.02.009 Projeto de obra pública Vigência 5 ✓
O Projeto de obra pública que envolva repasse de 
verba federal ou estadual deve ser apensado ao 
Processo de contratação de obra pública e 
desapensado após o seu encerramento, devendo 
essa informação constar do processo principal. 
Vigência até o término do projeto.
004.01.03 
Licitação e 
administração 
de contratos
004.01.03.001 Cadastro de fornecedores e prestadores 
de serviços Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização do cadastro.
004.01.03.002 Certificado de registro cadastral de 
fornecedores 1 5 ✓
004.01.03.003 Livro de registro de atas de leilão, pregão Vigência 1 ✓ Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
91
presencial e pregão eletrônico registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
004.01.03.004 Pedido de inclusão no cadastro de 
impedimentos
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; 
Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 36, 37, 78, 79, 119, 120, 
157, 158, 199, 200, 223 e 224,
004.01.03.005 Pedido de reabilitação no cadastro de 
impedimentos
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; 
Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 36, 37, 78, 79, 119, 120, 
157, 158, 199, 200, 223 e 224,
004.01.03.006
Processo de apuração para aplicação de 
sanções administrativas a licitantes e 
contratados 
Vigência 12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993; Lei Federal n. 
10.520/2002. Vigência até a aplicação da sanção ou 
com o término da fase recursal.
004.01.03.007 Processo de atestado de capacidade 
técnica 3 2 ✓
004.01.03.008 Processo de penalidade a empresa Vigência 12 ✓ Vigência até o efetivo ressarcimento à Prefeitura.
004.01.03.009 Processo de registro cadastral de 
fornecedores 1 4 ✓
A eliminação fica autorizada após a atualização do 
cadastro.
004.01.04 
Registro de 
preços
004.01.04.001 Cadastro de registro de preços Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
004.01.04.002 Processo de registro de preços 1 5 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 15, § 3º, III; Decreto 
Federal n. 7.892/2013.
92
004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)
004.02 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
004.02.01 
Controle do uso 
e administração 
de veículos
004.02.01.001 Autorização para uso de veículo oficial 1 0 ✓
004.02.01.002 Boletim de ocorrência com veículo Vigência 0 ✓
Trata-se de cópia, pois o documento integra o 
Processo de sindicância. Vigência da cópia, 
instrumento de controle do setor, até o término da 
apuração ou com a prescrição criminal.
004.02.01.003 Cadastro de veículos oficiais, em convênio 
e locados Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização do cadastro.
004.02.01.004 Certificado de registro e licenciamento de 
veículo oficial Vigência 0 ✓
Vigência até a emissão de documento atualizado pelo 
DETRAN.
004.02.01.005 Ficha de controle de substituição de peças 
e acessórios 1 0 ✓
004.02.01.006 Formulário de agendamento para uso de 
veículo oficial 1 0 ✓
004.02.01.007 Formulário de autorização de fornecimento 
de combustível 1 5 ✓
004.02.01.008
Formulário de controle de abastecimento e 
consumo de combustível por veículo da 
frota
1 0 ✓
004.02.01.009 Formulário de controle de quilometragem 
da frota e de veículos alugados 1 0 ✓
93
004.02.01.010 Formulário de controle de tráfego de 
veículos da frota e alugados 1 3 ✓
004.02.01.011 Formulário de controle de veículos dos 
servidores no estacionamento Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
004.02.01.012 Formulário de controle de viaturas oficiais 
e veículos contratados Vigência 3 ✓ Vigência até atualização.
004.02.01.013 Formulário de controle diário de saída de 
veículos da frota 1 0 ✓
004.02.01.014 Formulário de licenciamento de veículos 
oficiais 3 1 ✓
004.02.01.015 Mapa demonstrativo da frota Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
004.02.01.016 Normas de serviços de transportes 
internos Vigência 2 ✓ Vigência até aprovação de normas atualizadas. 
004.02.01.017 Notificação de multa de trânsito 1 0 ✓
Trata-se de cópia, pois o documento integra o 
Processo de sindicância de multa de trânsito.
004.02.01.018 Ordem de liberação de veículo 1 0 ✓ Lei Federal n. 1.081/1950.
004.02.01.019 Planilha de controle de avarias e danos 
nas viaturas Vigência 1 ✓ Vigência até atualização do controle.
004.02.01.020 Planilha de controle de consumo de 
combustível pelos veículos oficiais 1 1 ✓
004.02.01.021 Planilha de uso de veículo oficial 1 0 ✓
004.02.01.022 Processo de aquisição de veículo
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts.14 ao 16 e 89 
ao 98; Documento importante para assegurar direitos 
e preservar a memória institucional.
004.02.01.023 Processo de arrolamento de veículos 
excedentes, inservíveis ou em desuso
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, §1º.
004.02.01.024 Processo de autorização para funcionário 
ou servidor dirigir veículo oficial Vigência 5 ✓ Vigência até a revogação da autorização.
004.02.01.025 Processo de contratação de seguro para 
veículo oficial
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts.6º, II e 89 ao 
98; Lei Complementar Estadual n.709/1993, art. 41, 
§1º.
004.02.01.026 Processo de fixação da frota Vigência 5 ✓ Vigência até o término das providências.
004.02.01.027 Processo de fixação de cota de Vigência 5 ✓ Vigência até a fixação de nova cota.
94
combustível
004.02.01.028 Processo de inscrição de funcionário ou 
servidor no regime de quilometragem Vigência 2 ✓ Vigência até a revogação da autorização.
004.02.01.029 Processo de locação de veículo
Até 
aprovação de 
contas
12 ✓
004.02.01.030 Processo de permuta de veículo
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓ Lei Federal n.10.406/2002 (Código Civil), art. 205.
004.02.01.031 Processo de remanejamento, ou 
ampliação, ou redução de vagas na frota Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão. 
004.02.01.032 Processo de sindicância de acidente com 
veículo Vigência 5 ✓
Vigência até o término da apuração ou com a 
prescrição criminal. O ato integra o prontuário 
funcional.
004.02.01.033 Processo de sindicância de multa de 
trânsito Vigência 5 ✓ Vigência até a quitação da multa.
004.02.01.034 Processo de transferência de veículo 1 5 ✓
A transferência de veículos ocorre entre as Unidades 
Orçamentárias.
004.02.01.035 Proposta de remanejamento, ou 
ampliação, ou redução de vagas na frota 1 0 ✓
Se aprovada, a proposta iniciará o Processo de 
remanejamento, ampliação ou redução de vagas na 
frota.
004.02.01.036 Registro de controle de manutenção de 
veículos Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
004.02.01.037 Relatório de vistoria em viaturas Vigência 1 ✓ Vigência até apuração da vistoria.
004.02.01.038 Requisição de conserto de veículos à 
oficina terceirizada Vigência 0 ✓ Vigência até entrega do serviço.
004.02.02 
Registro, 
controle e 
movimentação 
de bens 
patrimoniais
004.02.02.001 Atestado devolução de caução Vigência 1 ✓ Vigência definida em contrato.
004.02.02.002 Certificado de garantia de bem patrimonial Vigência 2 ✓ Vigência estipulada no documento.
004.02.02.003 Convenção de condomínio Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 4.591/1964, art. 9º. Vigência até a 
aprovação de nova Convenção.
004.02.02.004 Ficha cadastral de bem patrimonial Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
004.02.02.005 Ficha cadastral de funcionário responsável 
por bens patrimoniais Vigência 1 ✓ Vigência até atualização.
004.02.02.006 Formulário de autorização de fornecimento 
- AF Vigência 5 ✓ Vigência até o fornecimento do material.
95
004.02.02.007 Formulário de Boletim de Recebimento de 
Material - BRM Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
004.02.02.008 Formulário de solicitação de transferência 
de patrimônio físico Vigência 2 ✓ Vigência até transferência do bem.
004.02.02.009 Inventário físico de bens patrimoniais 
Até 
aprovação 
das contas
5 ✓
004.02.02.010 Planilha controle de entrada e saída de 
material permanente 1 2 ✓
004.02.02.011 Planilha de devolução de materiais Vigência 2 ✓ Vigência até o ano do exercício.
004.02.02.012 Planilha de recebimento irregular Vigência 5 ✓ Vigência até o efetivo recebimento do material.
004.02.02.013 Processo de alienação de bens 
patrimoniais
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts.17, II e 89 ao 
98; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, 
§1º.
004.02.02.014 Processo de arrolamento e baixa de bens 
patrimoniais
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993.
004.02.02.015 Processo de contratação de seguro para 
bens patrimoniais
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts.17, II e 89 ao 
98; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, 
§1º.
004.02.02.016
Processo de empréstimo, cessão de 
equipamentos e materiais do patrimônio 
físico 
Vigência 1 ✓ Vigência até a devolução do bem.
004.02.02.017 Processo de locação de máquinas e 
equipamentos
Até 
aprovação de 
contas
12 ✓
004.02.02.018 Processo de manutenção de máquinas e 
equipamentos Vigência 5 ✓ Vigência definida no contrato.
004.02.02.019 Processo de permuta de bens patrimoniais Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até a conclusão da ação.
004.02.02.020 Processo de sindicância relativa à defesa 
de bens patrimoniais. Vigência 5 ✓
Vigência até o término da apuração ou com a 
prescrição criminal.
004.02.02.021 Processo de solicitação de instalação de 
dispositivo eletrônico em veículo oficial Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993. Trata-se de dispositivo 
eletrônico instalado em veículo oficial para 
96
identificação e pagamento eletrônico/isenção de 
pagamento em pedágios e estacionamentos. Vigência 
até a instalação do dispositivo.
004.02.02.022 Processo de transferência de bens 
patrimoniais 1 5 ✓
As informações estão contidas no Inventário Físico de 
bens patrimoniais.
004.02.02.023 Recibo de entrega de materiais 2 3 ✓
004.02.02.024 Registro de baixa de bens patrimoniais Vigência 2 ✓ Vigência até a baixa do bem.
004.02.02.025 Registro de controle de cautelas Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
004.02.02.026 Registro de controle de chapa patrimonial 5 _ ✓
A produção do documento está em desuso. Os 
exemplares ainda existentes possuem valor histórico.
004.02.02.027 Registro de controle do patrimônio físico Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
004.02.02.028 Relatório anual de bens patrimoniais Vigência 2 ✓ Vigência até atualização.
004.02.02.029 Relatório de notas fiscais liberadas para 
pagamento Vigência 5 ✓ Vigência até atualização do relatório.
004.02.02.030 Termo de responsabilidade pelo uso de 
bens patrimoniais Vigência 0 ✓ Vigência até a devolução do bem.
004.02.02.031 Termo de transferência de bens 
patrimoniais 1 5 ✓
Caso venha a integrar um processo de transferência 
de bens patrimoniais, seguirá os prazos e a 
destinação deste.
004.02.03 
Verificação e 
controle de 
estoque
004.02.03.001 Boletim de recebimento de material Vigência 5 ✓ Vigência até o efetivo pagamento.
004.02.03.002 Formulário de controle de estoque do 
almoxarifado Vigência 2 ✓ Vigência até preenchimento.
004.02.03.003 Formulário de requisição de material de 
estoque 1 0 ✓
004.02.03.004 Planilha de consumo mensal de material 
geral 1 1 ✓
004.02.03.005 Quadro estatístico de gasto de materiais 1 5 ✓
004.02.03.006 Requisição de compra de material 1 1 ✓
004.02.03.007 Processo relativo à verificação e controle 
de estoque Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
004 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)
97
004.03 Controle do patrimônio imobiliário (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
004.03.01 
Administração 
de bens 
imóveis
004.03.01.001 Carta de adjudicação Vigência 0 ✓ Vigência até atualização no cadastro imobiliário.
004.03.01.002 Contrato de concessão de uso de imóvel Vigência 5 ✓ Vigência definida no próprio instrumento.
004.03.01.003 Contrato de permissão de uso de imóvel Vigência 5 ✓ Vigência definida no próprio instrumento.
004.03.01.004 Processo de alienação de imóvel Vigência 12 ✓
Documento importante para assegurar direitos e 
preservar a memória institucional. Vigência até a 
transferência da propriedade.
004.03.01.005 Processo de aquisição de imóvel Vigência 12 ✓
Documento importante para assegurar direitos e 
preservar a memória institucional. Vigência até a 
transferência da propriedade.
004.03.01.006 Processo de autorização de uso de imóvel Vigência 5 ✓ Vigência definida no termo.
004.03.01.007 Processo de empréstimo de imóvel Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até a conclusão da ação.
004.03.01.008 Processo de locação de imóvel para o 
Poder Público
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓
004.03.01.009 Processo de locação de imóvel próprio do 
Poder Público
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓
004.03.01.010 Processo de permissão de uso de imóvel Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até a conclusão da ação.
004.03.01.011 Processo de permuta de imóvel Vigência 10 ✓ Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
98
Vigência até a conclusão da ação.
004.03.01.012 Processo relativo a termo de ocupação e 
posse de imóvel Vigência 5 ✓ Vigência definida no termo.
004.03.02 
Cadastro e 
controle de 
bens imóveis
004.03.02.001 Cadastro do patrimônio imobiliário Vigência 0 ✓ Vigência até atualização do cadastro.
004.03.02.002 Dossiê de imóvel próprio do Município Vigência 0 ✓
O documento é importante para assegurar direitos e 
preservar a memória institucional. Vigência até a 
alienação ou destruição do imóvel.
004.03.02.003 Escritura de imóvel Vigência 0 ✓ Vigência até a alienação do bem.
004.03.02.004 Guia de declaração de propriedade rural 1 5 ✓
004.03.02.005 Laudo de avaliação de propriedade 
imobiliária 1 1 ✓
004.03.02.006 Laudo de avaliação do CRECI Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração de novo laudo.
004.03.02.007 Livro de registro de títulos de domínio Vigência 0 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
004.03.02.008 Mapa de georreferenciamento imobiliário e 
ambiental Vigência 0 ✓ Vigência até a produção de um novo mapa.
004.03.02.009 Planta de imóveis 5 0 ✓
O documento é importante para assegurar direitos e 
preservar a memória institucional.
004.03.02.010 Processo de aprovação de edificação
Até a 
aprovação 
das contas.
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, §1º. 
Documento importante para assegurar direitos e 
preservar a memória institucional.
004.03.02.011 Processo de cessão de uso de imóvel Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o término da cessão.
004.03.02.012 Processo de concessão de uso de imóvel Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até o término da concessão.
004.03.02.013 Processo de contratação de seguro para 
imóveis
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
art. 109; Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 6º, II e 89 ao 
98; Lei Complementar Estadual n.709/1993, art.41, 
§1º.
004.03.02.014 Processo de justificação de posse Vigência 0 ✓
Trata-se de processo administrativo posterior à ação 
judicial discriminatória. Vigência até a decisão final, 
após exaurirem as instâncias recursais 
administrativas. 
004.03.02.015 Processo de legitimação de posse Vigência 0 ✓
Trata-se de processo administrativo posterior à ação 
judicial discriminatória, no qual é emitido ou negada a 
emissão do título de domínio. Vigência até a emissão 
99
do título ou com a sua negativa, após exaurirem as 
instâncias recursais administrativas.
004.03.02.016 Processo de reintegração de posse de 
imóvel Vigência 10 ✓
Lei Federal n.10.406/2002 (Código Civil), art. 205. O 
documento assegura o direito de posse do imóvel. 
Vigência até a conclusão da reintegração.
004.03.02.017 Processo de transferência de imóvel Vigência 10 ✓
Lei Federal n.10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até a conclusão da transferência.
004.03.03 
Manutenção e 
conservação de 
edifício, 
instalações e 
equipamentos
004.03.03.001 Dossiê de assistência técnica de 
equipamento Vigência 2 ✓ Vigência até a baixa patrimonial do equipamento.
004.03.03.002 Ordem de serviço Vigência 1 ✓ Vigência até a realização do serviço.
004.03.03.003 Relatório anual de manutenção das 
unidades Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
004.03.03.004 Relatório de manutenção de equipamentos Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
004.03.03.005 Relatório mensal de manutenção das 
unidades 1 0 ✓
100
005 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)
005.01 Planejamento orçamentário (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
005.01.01 
Fixação de 
diretrizes da 
política 
orçamentária e 
financeira
005.01.01.001
Formulário de instruções da Secretaria da 
Fazenda para a elaboração do orçamento 
programa
1 1 ✓
005.01.01.002 Formulário de levantamento de prioridades 
para o orçamento participativo Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração do orçamento.
005.01.01.003 Lei de diretrizes orçamentárias 2 2 ✓ Constituição Federal, art. 165.
005.01.01.004 Lei do plano plurianual 4 4 ✓ Constituição Federal, art. 165.
005.01.01.005 Lei orçamentária anual 2 2 ✓
Constituição Federal, art. 165; Lei Federal n. 
4.320/1964.
005.01.01.006 Planilha de propostas setoriais para o 
orçamento programa 1 5 ✓
005.01.01.007 Processo relativo à lei de diretrizes 
orçamentárias – LDO 1 2 ✓
005.01.01.008 Processo relativo ao orçamento de 
programa anual 1 2 ✓
005.01.01.009 Processo relativo ao orçamento de 
programa plurianual 4 4 ✓
005.01.02 
Consolidação e 
formalização de 
projetos de lei
005.01.02.001 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias Vigência 4 ✓ Vigência até a aprovação da lei.
005.01.02.002 Projeto de lei do plano plurianual Vigência 4 ✓ Vigência até a aprovação da lei.
005.01.02.003 Projeto de lei orçamentária anual Vigência 4 ✓ Vigência até a aprovação da lei.
101
005 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)
005.02 Execução orçamentária e financeira (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
005.02.01 
Acompanhame
nto da 
execução 
orçamentária e 
financeira
005.02.01.001 Programação de despesa orçamentária
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
As informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.01.002 Programação financeira de desembolso
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
As informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.01.003 Tabela de reprogramação financeira
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.01.004 Processo relativo ao acompanhamento da 
execução orçamentária e financeira
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
005.02.02 
Adiantamento 
de despesas
005.01.02.001 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias Vigência 4 ✓ Vigência até a aprovação da lei.
005.01.02.002 Projeto de lei do plano plurianual Vigência 4 ✓ Vigência até a aprovação da lei.
005.02.02.003 Processo de adiantamento 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.02.004 Recibo de adiantamento
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, arts. 42 ao 
50; Lei Estadual n. 10.320/1968, arts. 38 ao 45; Instr. 
TCESP n. 1/2002, arts. 42 ao 54, 84 ao 94, 125 ao 
134 e 159 ao 169.
005.02.02.005 Relação de adiantamentos concedidos
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, arts. 42 ao 
50; Lei Estadual n. 10.320/1968, arts. 38 ao 45; Instr. 
TCESP n. 1/2002, arts. 42 ao 54, 84 ao 94, 125 ao 
134 e 159 ao 169.
102
005.02.03 
Controle da 
cobrança 
administrativa 
de débitos 
fiscais e da 
inscrição na 
dívida ativa
005.02.03.001 Cadastro Tributário Municipal Vigência 0 ✓
Por tratar-se de documento eletrônico de guarda 
permanente, rotineiramente deverão ser extraídas 
cópias de segurança a serem armazenadas em 
ambiente seguro e em local diferente e fisicamente 
distante do armazenamento do documento original. 
Vigência até a descontinuidade do Sistema ou sua 
substituição.
005.02.03.002 Certidão de pagamento de IPTU Vigência 5 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.03.003 Ficha de isenção de Imposto Sobre 
Serviços - ISS Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
005.02.03.004 Formulário de contribuinte devedor no 
cadastro Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
005.02.03.005 Formulário de Declaração Mensal de 
Serviços - DMS 1 5 ✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
005.02.03.006 Formulário de fiscalização Vigência 1 ✓ Vigência até o fim do ano do exercício.
005.02.03.007 Formulário de movimento econômico -
DAME 1 5 ✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
005.02.03.008 Formulário demonstrativo de pagamento 
da dívida ativa 1 5 ✓
005.02.03.009 Guia auto de infração e multa de IM- posto 
sobre serviço - ISS Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
pagamento da multa ou resultado do recurso. 
005.02.03.010 Guia de Imposto de Transmissão de Bens 
Imóveis - ITBI 1 10 ✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
005.02.03.011 Guia de recolhimento de Imposto Sobre 
Serviços - ISS Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o final 
do exercício.
005.02.03.012 Mapa de produtividade fiscal Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração de novo mapa.
005.02.03.013 Planilha controle de registro de livro fiscal Vigência 0 ✓ Vigência até solicitação de novo registro.
005.02.03.014 Planilha de atualização e baixa de dívida 
ativa Vigência 0 ✓ Vigência até atualização
005.02.03.015 Planilha de cadastro de contribuintes Vigência 0 ✓ ✓ Vigência até atualização cadastral.
005.02.03.016 Planilha de controle de alteração no 
arquivo DA – Dívida Ativa Vigência 1 ✓ Vigência até atualização.
005.02.03.017 Planilha de controle de carnês emitidos 1 1 ✓
005.02.03.018 Planilha de controle de parcelamento 
liquidado Vigência 1 ✓ Vigência até a liquidação do débito.
103
005.02.03.019 Processo de autorização para emissão de 
notas fiscais ou faturas de serviços Vigência
1
✓ Vigência até atendimento.
005.02.03.020 Processo de baixa ex officio Vigência
5
✓ Vigência até a efetivação da baixa.
005.02.03.021 Processo de cancelamento de dívida ativa 
imobiliária Vigência
5
✓ Vigência até a baixa.
005.02.03.022 Processo de cancelamento de tributos Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
cancelamento do tributo. 
005.02.03.023 Processo de cobrança de reposições 
salariais, tributos, taxas e multas Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
efetivo pagamento do débito. 
005.02.03.024 Processo de devolução de pagamento de 
IPTU Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
devolução do pagamento. 
005.02.03.025 Processo de devolução de pagamento de 
multas e taxas diversas Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
devolução do pagamento. 
005.02.03.026 Processo de devolução de pagamento de 
taxa de licença 
- ISS Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
decisão final.
005.02.03.027 Processo de diferença de estimativa Vigência
5
✓ Vigência até a decisão final.
005.02.03.028 Processo de esclarecimento tributos 
mobiliários Vigência
5
✓ Vigência até a decisão final.
005.02.03.029 Processo de extravio de notas fiscais Vigência
5
✓ Vigência até conhecimento do poder público.
005.02.03.030 Processo de Inscrição Municipal Vigência
5
✓
Vigência até a baixa ou alteração no Cadastro 
Tributário Municipal.
005.02.03.031 Processo de isenção de tributos 
- ISS Vigência
7
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
decisão final.
005.02.03.032 Processo de isenção de tributos 
municipais Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
decisão final.
005.02.03.033 Processo de isenção ou diferença de 
PROBISS
Vigência
5
✓
Vigência durante a inscrição do município no 
programa.
005.02.03.034 Processo de levantamento fiscal interno Vigência
7
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
quitação do débito.
005.02.03.035 Processo de parcelamento de débito 
-
dívida ativa 
- quitado Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
pagamento da última parcela. 
005.02.03.036 Processo de parcelamento de débito 
-
dívida ativa executado judicialmente Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
pagamento da última parcela. 
005.02.03.037 Processo de parcelamento de débito de 
inadimplentes Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
pagamento da última parcela. 
005.02.03.038 Processo de parcelamento de débitos no Vigência
5
✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
104
exercício devolução do pagamento. 
005.02.03.039 Processo de recurso contra o pagamento 
de ISS Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
decisão final.
005.02.03.040 Processo de relatório fiscal Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até novo 
relatório.
005.02.03.041 Processo de remissão de tributos 
municipais Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
decisão final.
005.02.03.042 Processo de revisão de lançamento de 
tributos municipais Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
decisão final.
005.02.03.043 Processo para cancelar débitos ajuizados Vigência 5 ✓ Vigência até extinção processo judicial.
005.02.03.044 Processo para emissão de certidão de 
isenção de tributos Vigência 1 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até 
expedição da certidão de isenção.
005.02.03.045 Processo para emissão de certidão 
negativa de débitos municipais Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.03.046 Processo para emissão de certidão 
negativa de tributos imobiliários Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.03.047 Processo para emissão de certidão 
negativa de tributos municipais Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.03.048 Processo para emissão de certidão 
positiva de débitos Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.03.049 Processo relativo ao ITBI 1 10 ✓
005.02.03.050 Processo tributário para inscrição em 
dívida ativa Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art. 202V. Vigência até a 
certidão da inscrição em dívida ativa. 
005.02.03.051 Registro de inscrição e baixa da dívida 
ativa 5 1 ✓
005.02.03.052 Relação crítica dos dados de pagamento 1 1 ✓
005.02.03.053 Relação de pagamentos dos contribuintes 1 1 ✓
005.02.03.054 Tabela de preços de materiais e serviços Vigência 1 ✓ Vigência até a atualização dos preços.
005.02.03.055 Termo de início e conclusão de 
fiscalização 1 5 ✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
005.02.04 
Controle da 
contabilidade
005.02.04.001 Autorização de pagamento através de 
transferência bancária Vigência 1 ✓ Vigência até o efetivo pagamento.
005.02.04.002 Aviso bancário de débitos ou créditos 1 5 ✓
005.02.04.003 Balancete analítico Até a 
aprovação 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195; Lei Complementar 
105
das contas Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; Instr. TCESP n. 
1/2002, arts. 145, IX, 187, XIV e 211, VI.
005.02.04.004 Balancete financeiro
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.04.005 Balanço financeiro
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (CTN), arts. 173, 174 e 
195; Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, 
§ 1º; Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 66, V 106, IV, 145, 
IV e 345, III.
005.02.04.006 Balanço orçamentário
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.04.007 Balanço patrimonial
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.04.008 Boletim de caixa e de bancos 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195; Lei Complementar 
Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; Instr. TCESP n. 
1/2002, arts. 66, XVI, 106, V, 145, VIII, 187, XIII e 
211, V.
005.02.04.009 Diário contábil
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓ Lei nº 8.212/1991.
005.02.04.010 Dossiê de despesas relativas aos 
processos geradores de pagamentos Vigência 10 ✓ Lei n. 8.212/1991, art. 32. Vigência até o pagamento. 
005.02.04.011
Dossiê de pagamento de fornecedores, 
contratos, serviços e das diversas 
modalidades de licitação
Vigência 12 ✓ Lei n. 8.212/1991, art. 32. Vigência até o pagamento.
005.02.04.012 Extrato de conciliação bancária 1 5 ✓
005.02.04.013 Extrato de conta corrente e aplicações 1 5 ✓
005.02.04.014 Ficha auxílio à subvenções ou prestação 
de contas 1 10 ✓ Lei n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205.
005.02.04.015 Formulário de registro para controle de 
pagamento de diárias Vigência 12 ✓ Vigência até o pagamento da diária.
005.02.04.016 Guia de recolhimento da Contribuição para 
Financiamento da Seguridade Social -
1 10 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário Nacional 
- CTN), arts. 150, § 4º, 156 e parágrafo único, 165, 
106
COFINS 168, 173, 174, parágrafo único; Lei Federal n. 
8.212/1991, art. 33; Lei Complementar Federal n. 
87/1996, art. 23, parágrafo único; Lei Federal n. 
8.213/1991, art. 103 e 103A.
005.02.04.017 Guia de recolhimento de contribuição 
sindical 1 5 ✓
Decreto-Lei Federal n. 5.452/1943 (CLT), arts. 545 e 
551, § 2º.
005.02.04.018 Guia de recolhimento de FGTS 1 5 ✓
Lei n. 8.036/1990, art. 23, § 5º e art. 55; Súmulas TST 
206 e 362 e Súmula STJ 210; Decreto-Lei n. 
2.052/1983, arts. 3º e 10.
005.02.04.019 Guia de recolhimento de Imposto de 
Renda 2 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195, art. 27; Instr. 
Normativa SRF n. 96/2001, art. 1º. Trata-se de 
Documento de Arrecadação de Receitas Federais -
DARF.
005.02.04.020 Guia de recolhimento de INSS, PIS e 
PASEP 1 10 ✓
Lei Complementar Federal n. 70/1991; Lei 
Complementar Federal n. 128/2008; Lei Federal n. 
5.172/1966 (Código Tributário Nacional - CTN), arts 
150, § 4º, 156 e parágrafo único, 165, 168, 173, 174, 
parágrafo único; Lei Federal n. 8.213/1991, art. 103 e 
103A. Decreto-Lei Federal n. 2.052/1983, arts. 3º e 
10.
005.02.04.021 Guia de recolhimento do Fundo de 
Investimento Social - FINSOCIAL 1 10 ✓ Decreto-Lei Federal n. 2.049/1983, art. 9º.
005.02.04.022 Guia do Documento de arrecadação de 
receitas diversas - DARD
Até a 
aprovação 
das contas 
5 ✓
005.02.04.023 Livro diário
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.04.024 Livro razão
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195; Lei Complementar 
Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. O documento é 
importante para a preservação da memória 
institucional.
005.02.04.025 Nota Fiscal ou Recibo
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Ao integrar um processo, o documento deverá seguir 
a temporalidade e destinação deste.
107
005.02.04.026 Planilha de despesas e receitas extras 1 1 ✓
005.02.04.027 Planilha de cálculo de reajuste 1 5 ✓
005.02.04.028 Planilha de conta conveniada 1 1 ✓
005.02.04.029
Planilha de conta recursos próprios -
movimento 1 1 ✓
005.02.04.030 Planilha de controle de estorno financeiro Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
005.02.04.031 Planilha de fluxo de caixa 1 0 ✓
005.02.04.032 Planilha de movimentação diária de caixa 1 1 ✓
005.02.04.033 Planilha de movimentação diária de 
receitas e anulações 1 1 ✓
005.02.04.034 Planilha de movimento bancário 1 1 ✓
005.02.04.035 Planilha mensal de produção e 
faturamento 1 5 ✓
005.02.04.036 Processo de inscrição em restos a pagar Vigência 10 ✓
Lei 43.208/1964, art. 38; Lei Complementar n. 
101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal - LRF), art. 
42. Vigência até o final do exercício
005.02.04.037 Processo de inscrição na dívida ativa Vigência 5 ✓ Vigência até o final do exercício.
005.02.04.038 Processo de reajuste de preço Vigência 5 ✓ Vigência até decisão do reajuste
005.02.04.039 Processo relativo a estoque de 
almoxarifado Vigência 5 ✓ Vigência até o final do exercício.
005.02.04.040 Processo relativo a reajuste de valores Vigência 0 ✓ Vigência até o ano do exercício.
005.02.04.041 Recibo contábil Vigência 10 ✓ Vigência até o final do exercício.
005.02.04.042 Recibo de pagamento 1 5 ✓
005.02.04.043 Recibo de taxas de água, luz ou telefone Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
pagamento das taxas.
005.02.04.044
Recibo e cópia de cheques de 
pagamentos de fornecedores, serviços e 
contratos
Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o 
efetivo pagamento.
005.02.04.045 Registro de transferência de ações Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
005.02.04.046 Relação das carteiras de ações
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; 
Instr. TCESP n. 1/2002, art. 211, XVI.
005.02.04.047 Relação de ações negociadas Até a 
aprovação 5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; 
Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 66, XXIX, 106, XIX, 145, 
108
das contas XVIII, 187, XXIV e 211, XVII.
005.02.04.048 Relação de fornecedores pagos no ano 1 5 ✓
005.02.04.049 Relatório analítico da receita 1 5 ✓
005.02.04.050 Relatório contábil
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195; Lei Complementar 
Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; Instr. TCESP n. 
1/2002, arts. 106, IV, 211, IV e 345, III.
005.02.04.051
Relatório das atividades desenvolvidas 
com exposição sobre as demonstrações 
contábeis e seus resultados
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195; Lei Complementar 
Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; Instr.TCESP n. 
1/2002, arts.17, I, 66, I, 106, I, 145, I, 187, I e 211, I.
005.02.04.052 Relatório de conciliação bancária
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195; Lei Complementar 
Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; Instr. TCESP n. 
1/2002, arts. 66, XVI, 106, V, 145, VIII, 187, XIII e 
211, V.
005.02.04.053 Relatório de conciliação contábil 1 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195.
005.02.04.054 Relatório de prestação de contas Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
005.02.04.055 Relatório de saldos de contas correntes 
por unidade 1 0 ✓
005.02.04.056 Relatório do ativo imobilizado 1 5 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário 
Nacional), arts. 173, 174 e 195.
005.02.04.057 Relatório do sistema de cobrança bancário 
– SICOB 1 5 ✓
005.02.04.058 Relatório em ordem cronológica de 
pagamento 1 1 ✓
005.02.05 
Controle da 
participação na 
arrecadação de 
tributos 
estaduais
005.02.05.001 Formulário de Imposto de Circulação de 
Mercadorias sobre Serviços - ICMS 1 5 ✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
005.02.05.002 Processo de denúncias ao Posto Fiscal Vigência 1 ✓ Vigência até decisão final.
005.02.05.003 Processo de recurso para o valor 
adicionado Vigência 5 ✓ Vigência até decisão final.
005.02.05.004 Processo relativo à apuração do valor 
adicionado Vigência 1 ✓ Vigência até decisão final.
005.02.05.005 Relatório anual do valor adicionado 
preliminar e definitivo Vigência 5 ✓ Vigência até publicação definitiva.
109
005.02.05.006
Relatório cadastro de contribuintes 
recebidos da Secretaria de Estado da 
Fazenda
Vigência 5 ✓ Vigência até atualização do cadastro.
005.02.05.007 Relatório comparativo do valor adicionado 
anual 1 2 ✓
005.02.05.008 Relatório de levantamento de dados para 
pesquisa Vigência 2 ✓ Vigência até atualização.
005.02.05.009 Relatório informativo sobre o valor 
adicionado recebido de outros municípios Vigência 3 ✓ Vigência até atualização.
005.02.06 
Controle da 
receita
005.02.06.001 Demonstrativo mensal de arrecadação
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.06.002 Processo de aplicação financeira Vigência 5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.06.003 Processo de cobrança da dívida ativa
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.06.004 Processo de recebimento de sucumbência 
judicial
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.06.005 Processo de ressarcimento de valores à 
Prefeitura
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.06.006 Processo de vendas de produtos
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.07 
Distribuição de 
recursos 
orçamentários
005.02.07.001 Nota de crédito 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
As informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.07.002 Nota de dotação 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
As informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.07.003 Nota de lançamento de quota mensal
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
As informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.08 
Elaboração de 
005.02.08.001 Decreto de alteração orçamentária 1 0 ✓
005.02.08.002 Processo de alteração orçamentária Até a 5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; 
110
alterações 
orçamentárias
aprovação 
das contas
Instr.TCESP n. 1/2002, arts. 48, 54, 91, 94, 132, 134, 
166 e 169.
005.02.09 
Manutenção e 
atualização do 
cadastro 
municipal 
mobiliário
005.02.09.001 Comprovante de notificação de débitos 
tributários Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
quitação do débito.
005.02.09.002 Ficha de inscrição municipal - pessoa 
física ou jurídica Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
005.02.09.003 Formulário de Autorização de Impressão 
de Documentos Fiscais - AIDF 1 1 ✓
005.02.09.004 Guia de licença de fiscalização de 
funcionamento de empresa Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o final 
do exercício.
005.02.09.005 Guia de recolhimento de taxa de licença 
para o comércio de ambulante Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o final 
do exercício.
005.02.09.006 Guia do carnê de arrecadação municipal 
de Imposto Sobre Serviços - ISS Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até o final 
do exercício.
005.02.09.007 Processo de alvará de licença temporária Vigência 1 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até 
entrega do alvará.
005.02.09.008 Processo de cadastro municipal mobiliário 
- pessoa física ou jurídica Vigência 0 ✓ Vigência até suporte digital e encerramento.
005.02.09.009 Processo de isenção de taxas mobiliárias Vigência 5 ✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
decisão final.
005.02.09.010 Processo de comprovação de 
enquadramento de atividade - zoneamento Vigência 5 ✓ Vigência até conclusão do enquadramento.
005.02.09.011 Processo para emissão de Certidão de 
Inscrição Municipal - IM Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.09.012
Processo para emissão de certidão de 
baixa de inscrição de pessoa física ou 
jurídica
Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.09.013 Processo para emissão de certidão de 
isenção de taxa de licença Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.09.014 Processo para emissão de certidão de 
tempo estabelecido Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
005.02.09.015 Registro de alvará de funcionamento Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
005.02.09.016 Relação de baixa de inscrição municipal 1 1 ✓
005.02.09.017 Relação de baixa de multas 1 1 ✓
005.02.09.018 Relatório de atividade de inscrição 1 1 ✓
111
municipal de pessoa física e jurídica
005.02.10 
Normalização 
orçamentária
005.02.10.001 Decreto Institucional Vigência 0 ✓ Cria ou organiza órgãos e entidades.
005.02.10.002 Portaria de classificação da despesa 1 5 ✓ Realiza a classificação econômica da despesa.
005.02.10.003 Tabela de classificação funcional 1 5 ✓ A tabela é revista anualmente.
005.02.11 
Normalização 
da execução 
orçamentária e 
financeira
005.02.11.001 Decreto de execução orçamentária Vigência 0 ✓
005.02.11.002 Portaria conjunta de execução 
orçamentária 1 5 ✓
005.02.12 
Operações de 
crédito e 
pagamento da 
dívida pública
005.02.12.001 Balancete do fundo da dívida pública
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205; 
Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 66, XXX, 106, XX e 211, 
XIX.
005.02.12.002 Planilha de indicadores econômicos 1 0 ✓
005.02.12.003 Planilha de projeção financeira da receita Vigência 1 ✓ Vigência até o ano de exercício.
005.02.12.004 Processo de contratação de 
financiamentos Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 57, II, § 4º; Lei Federal 
n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205.
005.02.12.005 Processo de liberação de recurso federal, 
estadual ou municipal Vigência 10 ✓ Vigência até liberação do recurso.
005.02.12.006 Processo de liberação de verba ou auxílio 
subvenção Vigência 10 ✓
Lei n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. Vigência 
até liberação da verba. 
005.02.12.007 Processo de pagamento de encargos da 
dívida
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até a quitação do pagamento.
005.02.12.008 Processo de pagamento de juros da dívida
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até a quitação do pagamento.
005.02.12.009 Processo de pagamento do principal da 
dívida
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. 
Vigência até a quitação do pagamento.
005.02.12.010 Processo relativo a confissões de dívidas Vigência 10 ✓
Lei n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. Vigência 
até o efetivo pagamento.
005.02.12.011 Processo relativo a empréstimos bancários Vigência 10 ✓
Lei n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. Vigência 
até o efetivo pagamento. 
005.02.12.012 Registro orçamentário da despesa por 
elemento e por cota Vigência 5 ✓ Vigência até o ano de exercício.
112
005.02.12.013 Relação de empréstimos, financiamentos 
e operações de crédito Vigência 10 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205; 
Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 66, XXX, 106, XX, e 
211, XIX.
005.02.12.014 Relatório de projeção financeira da folha 
de pagamento 1 0 ✓
005.02.13 
Pagamento de 
despesas 
específicas
005.02.13.001 Ordem de pagamento
Até 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.13.002 Parecer da Comissão de Prestação de 
Contas
Até 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.13.003 Processo de empenho para pagamento de 
pessoal e reflexos
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.13.004 Processo de pagamento ao PIS/PASEP
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓ Decreto-Lei Federal n. 2.052/1983, arts. 3º e 10
005.02.13.005 Processo de pagamento de anuidade de 
órgão ou entidades de classe
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓ Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205.
005.02.13.006 Processo de pagamento de condomínio
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.13.007 Processo de pagamento de contas de 
utilidade pública
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.13.008 Processo de pagamento de despesas 
inscritas em restos a pagar
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.13.009 Processo de pagamento de diárias e ajuda 
de custo
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
005.02.13.010 Processo de pagamento de Fundo de 
Garantia por Tempo de Serviço - FGTS
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Constituição Federal, art. 7º, XXIX; Lei Federal n. 
5.172/1966 (Código Tributário Nacional - CTN), arts. 
173, 174.
005.02.13.011 Processo de pagamento de gratificação de 
representação
Até a 
aprovação 5 ✓ Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º.
113
das contas
005.02.13.012 Processo de pagamento de honorários 
advocatícios
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Vigência até pagamento final.
005.02.13.013 Processo de pagamento de impostos e 
taxas
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Vigência até trânsito em julgado da ação e 
providências decorrentes do julgamento.
005.02.13.014 Processo de pagamento de indenização
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Vigência até trânsito em julgado da ação e 
providências decorrentes do julgamento e pagamento 
final.
005.02.13.015 Processo de pagamento de precatório Vigência 5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; 
Lei Estadual n. 11.377/2003. Vigência até a quitação 
do precatório.
005.02.13.016 Processo de pagamento de restituição
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓ Vigência até relatório final conclusivo do processo.
005.02.13.017 Processo de pagamento do instituto de 
previdência municipal
Até 
aprovação 
das contas
10 ✓
005.02.13.018 Processo de pagamento do Instituto 
Nacional de Seguridade Social - INSS
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓
Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário Nacional 
- CTN), arts 150, § 4º, 156 e parágrafo único, 165, 
168, 173, 174, parágrafo único; Lei Federal n. 
8.213/1991, art. 103 e 103A.
005.02.13.019 Recibo de diária Vigência 0 ✓ Vigência até o envio para o setor financeiro.
005.02.14 
Prestação de 
contas e 
controle interno
005.02.14.001 Expediente de auditoria e prestação de 
contas
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 89 ao 98; Lei Federal 
n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Decreto-Lei 
Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), arts. 29 e 109; 
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 26 e 41, 
§ 1º; Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 64, 104, 143, 209 e 
233.
005.02.14.002 Formulário de prestação de contas ao 
Estado
Até a 
aprovação 
das contas
11 ✓
Lei Complementar Estadual n°. 709 /1993; Instr. 
TCESP n°. 002/2016.
005.02.14.003 Planilha de repasse ao terceiro setor
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓ Lei Federal n°. 13.019/2014. 
114
005.02.14.004 Planilha demonstrativa de aplicação de 
adiantamento
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.14.005 Processo anual de prestação de contas
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.14.006 Processo de auditoria do Tribunal de 
Contas do Estado de São Paulo
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), arts. 29 e 
109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
H; Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 89 ao 98; Lei 
Complementar Estadual n. 709/93, art. 41, § 1º.
005.02.14.007 Processo de prestação de contas de 
adiantamento 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.14.008 Processo de prestação de contas de 
pagamentos
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.14.009 Relatório anual de atividades - prestação 
de contas
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.14.010 Relatório anual de avaliação e 
monitoramento com parecer conclusivo
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓ Lei Federal n. 13.019/2014. 
005.02.14.011 Relatório de auditoria Vigência 0 ✓
Vigência até o encerramento da apuração ou do 
procedimento.
005.02.14.012
Relatório de auditoria e controle interno 
para o Tribunal de Contas do Estado -
TCE
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.14.013 Relatório de execução fiscal Vigência 5 ✓
Vigência até o trânsito em julgado de ação de 
execução.
005.02.14.014 Relatório de gestão fiscal
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
005.02.14.015 Relatório de prestação de contas de 
repasse de recursos
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
005.02.14.016 Relatório plurianual de prestação de 
contas Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório plurianual.
115
005.02.14.017 Relatório resumido da execução 
orçamentária
Até a 
aprovação 
das contas
12
✓
Lei Complementar Federal n. 101/2000, arts. 48 e 52; 
Lei Federal n. 8.666/1993, arts. 89 ao 98; Lei Federal 
n. 10.028/2000, arts. 359
-A ao 359
-H; Decreto
-Lei 
Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), arts. 29 e 109; 
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º; 
Instr. TCESP n. 1/2002, art. 5º.
005.02.14.018
Processo de prestação de contas de 
convênio, acordo, parceria ou cooperação 
técnica
Até a 
aprovação 
das contas
12
✓
Decreto
-Lei n. 2.848/1940 (Código Penal), art.109, III. 
Processo aberto em decorrência de convênio, acordo, 
parceria, colaboração, fomento ou cooperação 
técnica que envolva repasses de recursos públicos e 
ao qual deve sempre fazer referência.
005.02.15 
Reserva de 
recurso, 
empenho e 
liquidação da 
despes
a
005.02.15.001 Nota de empenho
Até a 
aprovação 
das contas
5
✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
Os documentos integram os Processos de 
adiantamento, pagamento ou prestação de contas. As 
informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.15.002 Nota de lançamento de liquidação de 
despesa
Até a 
aprovação 
das contas
5
✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
Os documentos integram os Processos de 
adiantamento, pagamento ou prestação de contas. As 
informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.15.003 Nota de liquidação orçamentária
Até 
aprovação 
das contas
5
✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
Os documentos integram os processos de 
adiantamento, pagamento ou prestação de contas. 
005.02.15.004 Nota de reserva
Até a 
aprovação 
das contas
5
✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
Os documentos integram os Processos de 
adiantamento, pagamento ou prestação de contas. As 
informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.15.005 Ordem bancária
Até a 
aprovação 
das contas
5
✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
Os documentos integram os Processos de 
adiantamento, pagamento ou prestação de contas. As 
informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
005.02.15.006 Programação de desembolso
Até a 
aprovação 
das contas
5
✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art. 41, § 1º. 
Os documentos integram os Processos de 
adiantamento, pagamento ou prestação de contas. As 
informações alimentam o SIAFEM/SIAFÍSICO.
116
006 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO)
006.01 Comunicação administrativa (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
006.01.01 
Autuação, 
protocolo, 
distribuição e 
acompanhame
nto de trâmite
006.01.01.001 Despacho de devolução à origem 1 0 ✓
006.01.01.002 Ficha de andamento processual 1 10 ✓
006.01.01.003 Ficha de controle da tramitação 1 0 ✓
006.01.01.004 Formulário de controle de entrada e saída 
de documento Vigência 1 ✓
Vigência até o ano do exercício.
006.01.01.005 Formulário de controle diário de serviço 
especial de entrega de documentos Vigência 2 ✓
Vigência até o envio da fatura pela Empresa 
Brasileira de Correios e Telégrafos.
006.01.01.006 Formulário de empréstimo de livros ou 
documentos Vigência 1 ✓
Vigência até a devolução do livro ou documento.
006.01.01.007 Livro de registro de processos Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
006.01.01.008 Processo de solicitação de 2ª via de 
documento Vigência 1 ✓
Vigência até a entrega das cópias.
006.01.01.009 Registro de carga de andamento de 
processo
Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
006.01.01.010 Registro de controle interno de 
documentos Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
006.01.01.011 Registro de numeração de 
correspondências Vigência 1 ✓
Vigência até final do ano corrente.
006.01.01.012 Registro de protocolo de correspondência Vigência 5 ✓ Vigência até recebimento do documento que o 
117
instruiu.
006.01.01.013 Registro de protocolo de entrada de 
documentos Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
006.01.01.014 Relação de documentos para 
microfilmagem Vigência 0 ✓
Vigência até elaboração de nova relação.
006.01.01.015 Relação de remessa de documentos 5 0 ✓
006.01.01.016 Requisição de cópias 1 1 ✓
006.01.01.017 Requisição de Processo 1 0 ✓
006.01.01.018 Requisição para atualização de endereços Vigência 1 ✓ Vigência até atualização do cadastro.
006.01.01.019 Requisição para expedição de 
correspondência pelo correio 1 1 ✓
006.01.02 
Avaliação e 
destinação de 
documentos
006.01.02.001
Dossiê relativo aos trabalhos das 
Comissões Permanentes de Avaliação de 
Documentos - CPAD
Vigência 12 ✓
Constam do Dossiê cópia do ato de criação da 
comissão, atas, ofícios, relatórios e demais 
documentos produzidos e recebidos pelas Comissões 
Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD. 
Vigência até a extinção, dissolução, fusão, cisão, 
incorporação, transformação ou privatização do 
órgão/entidade.
006.01.02.002 Edital de ciência de eliminação de 
documentos 4 0 ✓
O Edital de ciência de eliminação de documentos visa 
dar publicidade à eliminação de documentos públicos.
006.01.02.003 Plano de classificação de documentos Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração de novo Plano de 
classificação.
006.01.02.004
Processo de elaboração ou atualização de 
Plano de classificação e de Tabela de 
temporalidade de documentos 
Vigência 5 ✓
Vigência até a publicação do Plano de classificação e 
da Tabela de temporalidade de documentos no Diário 
Oficial.
006.01.02.005 Processo de eliminação de documentos Vigência 5 ✓
Vigência até a assinatura do Termo de eliminação de 
documentos. Integram o Processo de eliminação de 
documentos a Relação de eliminação de documentos, 
a cópia do Edital de ciência de eliminação de 
documentos, e o Termo de eliminação de 
documentos. 
006.01.02.006 Processo de recolhimento de documentos Vigência 5 ✓
Vigência até a assinatura do Termo de recolhimento 
de documentos. Integram o Processo de recolhimento 
de documentos, o Termo de recolhimento de 
documentos e seus instrumentos de controle e 
pesquisa. 
118
006.01.02.007 Processo de transferência de documentos Vigência 5 ✓
Vigência até a assinatura do Termo de transferência 
de documentos. Integram o processo de transferência 
de documentos a Relação de transferência de 
documentos, o Termo de transferência de 
documentos e seus instrumentos de controle e 
pesquisa. 
006.01.02.008 Relação de eliminação de documentos 4 0 ✓
006.01.02.009 Relação de recolhimento de documentos 4 0 ✓
006.01.02.010 Relação de transferência de documentos 4 0 ✓
006.01.02.011 Tabela de temporalidade de documentos Vigência 0 ✓ Vigência até a oficialização de nova Tabela.
006.01.02.012 Termo de eliminação de documentos 4 0 ✓
006.01.02.013 Termo de recolhimento de documentos 4 0 ✓
006.01.02.014 Termo de transferência de documentos 4 0 ✓
006.01.03 
Controle de 
acervos 
arquivístico, 
bibliográfico, 
museológico ou 
artístico
006.01.03.001 Cadastro de ingresso de documento Vigência 0 ✓ Vigência até a elaboração de um novo Cadastro.
006.01.03.002 Cadastro de usuário Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização do cadastro.
006.01.03.003 Dossiê de conservação ou restauração de 
acervo
Vigência 10 ✓
Vigência até a conclusão do procedimento.
006.01.03.004 Dossiê de diagnóstico de acervo 1 0 ✓
006.01.03.005 Ficha cadastral do arquivo municipal, 
bibliotecas e museus Vigência 1 ✓
Vigência até atualização.
006.01.03.006 Ficha de baixa de material de acervo 
bibliográfico ou museológico Vigência 2 ✓
Vigência até atualização.
006.01.03.007 Ficha de registro de empréstimo de livros 
de bibliotecas Vigência 1 ✓
Vigência até atualização.
006.01.03.008 Ficha de tombo Vigência 0 ✓
Lei federal n. 10.753/2003. Vigência até a baixa 
patrimonial.
006.01.03.009 Formulário de Empréstimo entre 
Bibliotecas- EEB Vigência 0 ✓
Vigência até a devolução da obra ao acervo.
006.01.03.010 Formulário de solicitação de consulta de 
livros ou documentos 1 1 ✓
006.01.03.011
Formulário de solicitação de reprodução
de documentos e material de acervo de 
arquivo, biblioteca e museu
Vigência 1 ✓
Vigência até a execução do serviço e elaboração do 
Relatório Semanal
006.01.03.012 Mapa topográfico de arquivo Vigência 2 ✓ Vigência até a elaboração de novo mapa.
119
006.01.03.013
Processo de aquisição de acervo 
arquivístico, bibliográfico, museológico ou 
artístico
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n.8.666/1993, arts 14 ao 16 e 89 ao 98,
Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; 
Decreto-Lei Federal n.2.848/1940 (código penal), 
art.109.
006.01.03.014
Processo de declaração de interesse 
público e social de acervo privado de 
pessoa física ou jurídica
Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 8.159/1991, arts 11 a 16; Resolução 
CONARQ n. 27/2021. Vigência até a decisão final.
006.01.03.015
Processo de empréstimo de acervo 
arquivístico, bibliográfico, museológico ou 
artístico.
Vigência 5 ✓
Vigência até a devolução do acervo arquivístico, 
bibliográfico, museológico ou artístico.
006.01.03.016 Quadro de substituição e cancelamento de 
títulos 5 0 ✓
006.01.03.017 Registro de presença do arquivo 
municipal, biblioteca e museu Vigência 0 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
006.01.03.018 Relação de itens do acervo encaminhados 
à conservação Vigência 1 ✓
Vigência até a devolução de todos os itens da relação 
ao acervo.
006.01.03.019 Relação de obras bibliográficas 
submetidas à doação Vigência 0 ✓
Vigência até as obras sofrerem baixa patrimonial.
006.01.03.020 Relatório de monitoramento das condições 
ambientais na área do acervo 5 0 ✓
006.01.03.021
Relatório mensal de controle de 
empréstimo de livros e material de acervo 
de bibliotecas
1 1 ✓
006.01.03.022 Relatório técnico do estado dos bens do 
acervo
Vigência 10 ✓
Vigência até a emissão de um novo relatório técnico 
do estado dos bens do acervo ou o início do 
procedimento de conservação ou restauração.
006.01.03.023 Termo de compromisso de preservação de 
sigilo de documentos 1 12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
arts. 109, III e 325, § 2º; Decreto Federal n. 
7.845/2012, arts.62 e 65.
006.01.03.024 Termo de doação de acervo arquivístico, 
bibliográfico, museológico ou artístico 1 0 ✓
006.01.03.025
Termo de Responsabilidade por acesso a 
documentos, dados e informações 
pessoais de terceiros - TR
1 5 ✓
Lei Federal n. 12.527/2011. 
006.01.04 
Controle de 006.01.04.001 Circular, aviso, comunicado, memorando, 
comunicação interna 2 0 ✓
Caso integre um documento composto, o documento 
seguirá sua temporalidade e destinação.
120
correspondênci
a
006.01.04.002 Convite Vigência 0 ✓ Vigência até a realização do evento.
006.01.04.003 Expediente de atendimento Vigência 2 ✓
Trata-se de respostas às correspondências 
recebidas. Quando a correspondência ensejar outras 
providências ou desdobramentos, o documento 
deverá ser reclassificado de acordo com a natureza 
do seu conteúdo. Vigência até o encaminhamento da 
resposta ao interessado.
006.01.04.004 Ofício, carta, comunicação externa 2 0 ✓
Caso integre um documento composto, o documento 
seguirá sua temporalidade e destinação.
006.01.04.005 Requerimento 2 0 ✓
Caso integre um documento composto, o 
Requerimento seguirá sua temporalidade e 
destinação.
006.01.05 
Descrição de 
acervos 
arquivístico, 
bibliográfico, 
museológico ou 
artístico
006.01.05.001 Ficha matriz Vigência 0 ✓ Vigência até ocorrer a baixa patrimonial.
006.01.05.002 Ficha ou registro catalográfico Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 10.753/2003. Vigência até elaboração 
de nova ficha ou registro, ou quando ocorrer a baixa 
patrimonial.
006.01.05.003 Guia, inventário, catálogo, índice Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização.
006.01.05.004 Inventário de instrumentos de pesquisa em 
arquivos, bibliotecas e museus Vigência 1 ✓
Vigência até atualização.
006.01.05.005 Relação de documentos e códigos de 
assuntos Vigência 0 ✓
Vigência até a elaboração de instrumentos técnicos 
de busca e acesso.
006.01.05.006 Processo relativo à descrição de acervos Vigência 1 ✓ Vigência até o final de cada ano.
006.01.06 
Difusão de 
acervos 
arquivístico, 
bibliográfico, 
museológico ou 
artístico
006.01.06.001 Dossiê de exposição Vigência 2 ✓ Vigência até o término da exposição.
006.01.06.002 Livro de exposição Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
006.01.06.003 Termo de responsabilidade para uso e 
reprodução de documento 1 12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
arts. 138, 139, 140, 184, 297 e 299; Lei federal n. 
9.610/1998 (Lei de Direitos Autorais), arts. 7º, 9º e 44.
006.01.07 
Expedição de 
certidão e 
transcrição de 
documentos
006.01.07.001 Cadastro de certidões expedidas 1 0 ✓
006.01.07.002 Certidão ou declaração 1 0 ✓
Trata-se de cópia, pois o original foi encaminhado ao 
interessado.
006.01.07.003 Cópia certificada 1 0 ✓
121
006 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO)
006.02 Gestão de tecnologia da informação (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
006.02.01 
Desenvolvimen
to, 
implementação 
e controle de 
sistemas de 
informática
006.02.01.001 Base de dados relativa a funções e 
atividades governamentais Vigência 0
Lei Federal n. 9.610/1998, art. 87; e-ARQ Brasil: 
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados 
de Gestão Arquivística de Documentos / Câmara 
Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão - Rio 
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Resoluções 
CONARQ n. 20/2004, n. 24/2006 e n. 25/2007. A 
destinação das bases de dados está condicionada ao 
valor de suas informações para a Administração 
Municipal e para o público em geral. Somente 
deverão ser providenciadas cópias anuais para 
guarda permanente as bases de dados consideradas 
de valor histórico, informativo ou probatório. Vigência 
até a descontinuidade da base de dados ou sua 
substituição.
006.02.01.002 Formulário para criação de usuário da 
rede 10 0 ✓
O documento qualifica a autorização de acesso à 
rede de informática da Prefeitura.
006.02.01.003 Formulário para criação de usuário do 
sistema de controle de processos 10 0 ✓
O documento qualifica a autorização de acesso ao 
sistema de informática da Prefeitura.
006.02.01.004 Minuta de edital para execução de projeto 
de informática Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração do edital.
006.02.01.005 Plano diretor de Informática Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização do Plano.
006.02.01.006 Projeto de atualização tecnológica Vigência 2 ✓ Vigência até a implantação do Projeto.
122
006.02.01.007 Projeto de desenvolvimento de programa 
de computador Vigência 12 ✓ Vigência até a atualização.
006.02.01.008 Projeto de implantação de rede Vigência 2 ✓ Vigência até a implantação do Projeto.
006.02.01.009 Projeto de informatização Vigência 2 ✓ Vigência até conclusão do projeto.
006.02.01.010 Relatório de acompanhamento de projeto 
de informática Vigência 2 ✓ Vigência até o término da implantação do projeto.
006.02.01.011 Relatório de desenvolvimento de programa 
de computador Vigência 2 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
006.02.01.012 Relatório de estatística de acesso Vigência 2 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
006.02.01.013 Relatório de resumo de dados Vigência 2 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
006.02.02 
Manutenção de 
equipamentos 
e instalação de 
programas
006.02.02.001 Cadastro de requisição de serviços Vigência 5 ✓ Vigência até a execução dos serviços.
006.02.02.002 Certificado de autenticidade de programa 
de computador Vigência 0 ✓ Vigência durante utilização do programa.
006.02.02.003 Contrato de licença de uso de programa 
de computador Vigência 0 ✓ Vigência até o fim do contrato.
006.02.02.004 Expediente de manutenção de sistemas Vigência 2 ✓ Vigência até o atendimento do usuário.
006.02.02.005 Formulário eletrônico para serviços Vigência 5 ✓ Vigência até a execução dos serviços.
006.02.02.006 Inventário de equipamentos, redes e 
serviços de telecomunicações Vigência 4 ✓ Vigência até a elaboração de um novo Inventário.
006.02.02.007 Inventário de programa de computador Vigência 4 ✓ Vigência até a elaboração de um novo Inventário.
006.02.02.008 Laudo técnico de hardware ou software 1 5 ✓
Trata-se de cópia, pois o documento integra processo 
de baixa de patrimônio.
006.02.02.009 Prospectos e catálogos de equipamentos 
e de programas de computador Vigência 5 ✓
Vigência durante utilização dos equipamentos e do 
programa.
006.02.02.010 Registro de programa de computador Vigência 5 ✓
Lei federal n. 9.279/1996; Lei federal n. 9.609/1998; 
Lei federal n. 9.610/1998. Vigência durante utilização 
dos equipamentos e do programa.
006.02.02.011 Relatório de revisão técnica 1 5 ✓
006.02.02.012 Relatório geral de equipamento 1 5 ✓
006.02.02.013 Relatório técnico de serviços 5 0 ✓
006.02.02.014 Requisição de serviços técnicos Vigência 5 ✓ Vigência até a execução dos serviços.
006.02.02.015 Termo de garantia de equipamento e de 
programa de computador Vigência 0 ✓ Vigência definida no termo de garantia.
006.02.03 006.02.03.001 Dicionário de dados 1 10 ✓
123
Vistoria e 
controle da 
integridade de 
sistemas de 
informática
006.02.03.002 Registro de acesso e alterações na 
infraestrutura de TI 5 0 ✓
Lei Federal n. 12.965/2014. Registro de acesso e 
alteração em sistema de infraestrutura do ambiente 
de Tecnologia da Informação.
006.02.03.003 Registro de conexão à Internet 5 0 ✓
Lei Federal n. 12.965/2014. Registro com os acessos 
dos usuários à Internet a partir da rede fornecida pelo 
órgão ou entidade. 
006.02.03.004 Relatório técnico de vistoria Vigência 2 ✓ Vigência até elaboração de nova vistoria.
006.02.03.005 Termo de concessão de controle de senha 
de acesso Vigência 12 ✓
Decreto-Lei Federal n. 2.848/1940 (Código Penal), 
arts.109, V, e 325. Vigência até o fim da concessão.
006.02.03.006 Termo de responsabilidade de senha de 
acesso
Vigência 1 ✓ Vigência até o vencimento da senha.
006.02.03.007 Processo relativo à vistoria e controle da 
integridade de sistemas de informática Vigência 12 ✓ Vigência até o final de cada ano.
124
006 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO)
006.03 Promoção do acesso à informação (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
006.03.01 
Busca e 
fornecimento 
de informações
006.03.01.001 Base de dados dos pedidos de acesso a 
informação Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 9.610/1998, art. 87; e-ARQ Brasil: 
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados 
de Gestão Arquivística de Documentos / Câmara 
Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. -
Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2011. Resoluções 
CONARQ n. 20/2004, n. 24/2006 e n. 25/2007. A 
destinação das bases de dados está condicionada ao 
valor de suas informações para a Administração 
Municipal e para o público em geral. Somente 
deverão ser providenciadas cópias anuais para 
guarda permanente as bases de dados consideradas 
de valor histórico, informativo ou probatório. Vigência 
até a descontinuidade da base de dados ou sua 
substituição.
006.03.01.002 Expediente de atendimento de pedido de 
informações Vigência 2 ✓
Vigência até o atendimento ou com o indeferimento 
da solicitação. Caso a solicitação seja indeferida e 
havendo recurso do solicitante o documento poderá 
ser autuado como Processo de recurso relativo ao 
indeferimentode pedido de informações, devendo 
seguir sua temporalidade e destinação.
006.03.01.003 Relatório estatístico anual de pedido de 
informações, recursos ou perfil de usuários 1 5 ✓
006.03.01.004 Requerimento de pedido de vista de 
documento 1 0 ✓
125
006.03.02 
Controle de 
restrição de 
acesso
006.03.02.001 Processo de recurso relativo ao 
indeferimento de pedido de informações Vigência 2 ✓
Vigência até o término das fases recursais.
006.03.02.002
Relatório estatístico anual de documentos, 
dados e informações classificadas e 
desclassificadas
1 5 ✓
006.03.02.003 Rol anual de documentos, dados e 
informações classificadas 1 5 ✓
Trata-se de relação anual, a ser publicada pelas
autoridades máximas de órgãos e entidades, de 
documentos dados e informações classificadas ou 
reclassificadas no período, como sigilosas ou 
pessoais, com identificação para referência futura.
006.03.02.004 Rol anual de documentos, dados e 
informações desclassificadas 1 5 ✓
Trata-se de relação anual, a ser publicada pelas 
autoridades máximas de órgãos e entidades, de 
documentos, dados e informações desclassificadas 
no período, como sigilosas ou pessoais, com 
identificação para referência futura.
006.03.02.005 Termo de Classificação da Informação -
TCI 1 5 ✓
Lei Federal n. 12.527/2011
006.03.02.006 Termo de Reavaliação de Informação -
TRI 1 5 ✓
Lei Federal n. 12.527/2011
006.03.02.007 Dossiê relativo ao controle de restrição de 
acesso
Vigência 5 ✓
Vigência até o final de cada ano.
126
PLANO DECLASSIFICAÇÃO E 
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
PREFEITURA MUNICIPAL DE BERTIOGA
ATIVIDADES-FIM
127
DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E SUBFUNÇÕES
PREFEITURA MUNICIPAL DE BERTIOGA
ATIVIDADES-FIM
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO)
Esta função corresponde à formulação e implementação de políticas públicas para a 
melhoria das condições ambientais do município, incluindo as políticas de planejamento 
urbano, uso e ocupação do solo e gestão de resíduos sólidos.
011.01 Administração de cemitérios (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle administrativo de cemitérios e no registro dos 
diversos serviços funerários.
011.02 Desenvolvimento urbano (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no estudo do planejamento urbano, no controle das diversas 
formas de intervenção urbanística, dos cadastros de imóveis em área urbana e rural, 
da prestação de serviços de zeladoria municipal, fiscalização e regularização de 
edificações, obras particulares, aeródromos e propriedade de conjuntos habitacionais.
011.03 Preservação e conservação ambiental (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle, manejo e fiscalização ambiental no território do 
município.
011.04 Zoneamento, uso e ocupação do solo (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle e regularização do parcelamento e uso do solo.
011.05 Controle e fiscalização do descarte de resíduos sólidos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle ambiental de aterros sanitários, monitoramento e 
fiscalização do descarte de resíduos sólidos.
012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL (FUNÇÃO)
Esta função corresponde à formulação e implementação de políticas públicas visando à 
preservação do patrimônio cultural, ao estímulo à produção artística e na garantia de 
acesso aos bens e eventos culturais para a população do município, em toda a sua 
diversidade.
012.01 Gestão de equipamentos culturais (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle da disponibilização dos equipamentos públicos 
para atividades culturais.
012.02 Gestão de recursos e projetos de incentivo fiscal à cultura e ao turismo (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle dos recursos e projetos de incentivo fiscal à 
cultura e ao turismo local.
012.03 Preservação e controle do patrimônio histórico e cultural (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste na preservação e controle do patrimônio histórico e cultural 
do município.
012.04 Promoção e fomento da cultura (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste na avaliação de projetos culturais, na realização de cursos, 
oficinas e eventos, visando à promoção e difusão cultural no município.
128
013 GESTÃO DA POLÍTICA DE ABASTECIMENTO ALIMENTAR (FUNÇÃO)
Esta função corresponde ao controle, gerenciamento e fiscalização, administrativa e 
sanitária, de sacolões e feiras livres no município.
013.01 Cadastramento, gerenciamento e fiscalização de sacolões e feiras livres (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle e na fiscalização administrativa de sacolões e 
feiras livres.
013.02 Inspeção de higiene sanitária de alimentos, produtores e produtos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste na realização de inspeção sanitária de alimentos, produtores 
e produtos.
014 GESTÃO DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL E PROMOÇÃO DA CIDADANIA (FUNÇÃO)
Esta função compreende o planejamento, execução e monitoramento das ações relativas 
à implementação das políticas de assistência e desenvolvimento social e de programas 
de proteção social do município.
014.01 Coordenação de políticas e programas sociais (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste na coordenação e execução de ações voltadas ao 
atendimento das demandas sociais da população do município.
014.02 Coordenação de programas de proteção social (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle e no monitoramento de programas de proteção 
social à população do município.
015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA (FUNÇÃO)
Esta função compreende a coordenação e execução da política da educação em nível 
municipal, por meio da promoção do ensino-aprendizagem e da sua supervisão, do 
monitoramento e avaliação de resultados da educação, objetivando o pleno 
desenvolvimento do educando. Consiste também na autorização de funcionamento e 
monitoramento de cursos e estabelecimentos particulares de ensino.
015.01 Administração de estabelecimentos escolares (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste na administração de estabelecimentos escolares, na 
autorização de funcionamento de cursos e estabelecimentos particulares, além do 
controle de repasse de verbas para a promoção da educação.
015.02 Gerenciamento da alimentação escolar (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle da merenda escolar e dos repasses de recursos 
destinados à alimentação escolar.
015.03 Gerenciamento da vida escolar (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no acompanhamento da vida escolar, sua regularização e 
certificação, na coordenação dos estágios profissionalizantes, no apoio didático￾pedagógico e na regularização das atividades docentes.
015.04 Planejamento educacional (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no processamento de dados estatísticos, gerenciamento de 
vagas e planejamento de ações educacionais.
016 GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER (FUNÇÃO)
129
Esta função compreende a formulação e a execução de políticas, programas e projetos 
direcionados para o esporte e o lazer, através da divulgação e realização de eventos, 
treinamentos e incentivo à prática esportiva, privilegiando a diversidade e a integração 
social.
016.01 Planejamento das ações de esporte e lazer (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste na promoção, realização, difusão e gerenciamento de 
atividades voltadas às práticas esportivas e de lazer.
017 GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA (FUNÇÃO)
Esta função compreende as ações de controle, regulação, fiscalização e de 
aperfeiçoamento da mobilidade urbana e do transporte público na esfera municipal.
017.01 Educação para o trânsito (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste na promoção de estudos e projetos para a educação no 
trânsito.
017.02 Regulação de serviços de transportes públicos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle e na regulação de serviços de transportes 
públicos, em especial os serviços de ônibus e de táxi.
017.03 Controle do trânsito (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no levantamento de dados estatísticos do trânsito, 
fiscalização e aplicação de penalidades, além do controle da sinalização viária.
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
Esta função compreende as ações de promoção, preservação e recuperação da saúde da 
população, por meio de atividades cotidianas de assistência ambulatorial e hospitalar, 
diagnóstica, farmacêutica, de vigilância e prevenção de riscos à saúde, além do 
aperfeiçoamento dos profissionais da saúde.
018.01 Apoio diagnóstico e laboratorial (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção compreende as ações de registro, controle e acompanhamento da 
realização de exames de diagnóstico e laboratorial.
018.02 Assistência ambulatorial e hospitalar (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle de procedimentos administrativos, ambulatoriais 
e hospitalares, além das ações de registro, controle e acompanhamento da 
assistência ambulatorial, hospitalar e odontológica.
018.03 Assistência farmacêutica (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção compreende as ações de avaliação, acompanhamento e atendimento 
para a dispensação de medicamentos aos usuários dos serviços municipais de saúde.
018.04 Controle de materiais, instalações e procedimentos relacionados à saúde (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no registro e controle das ações de limpeza, desinfecção e 
esterilização de superfícies e áreas, artigos, objetos e instalações, equipamentos e 
materiais em unidades de saúde. Refere-se também ao controle das condições 
ambientais que garantem a qualidade dos produtos, medicamentos e vacinas.
018.05 Coordenação de programas, projetos e ações na área da saúde (SUBFUNÇÃO)
130
Esta subfunção consiste no controle da execução dos programas, projetos e ações 
voltadas à promoção da saúde e aperfeiçoamento dos profissionais da saúde no 
município.
018.06 Gerenciamento de serviços de saúde (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção compreende o planejamento, a avaliação e auditoria dos serviços de 
saúde, bem como o credenciamento de estabelecimentos, equipes e serviços de 
assistência à saúde.
018.07 Vigilância sanitária e prevenção de riscos à saúde (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção compreende o registro das ações de vigilância em saúde no que se 
refere à política de proteção à saúde, controle e monitoramento de doenças e 
agravos, cadastro e concessão de licença de funcionamento de estabelecimentos, 
fiscalização e aplicação de penalidades por infração sanitária, controle de zoonoses e 
gerenciamento e disponibilização de informações de vigilância em saúde.
019 GESTÃO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA PÚBLICA MUNICIPAL E DEFESA CIVIL (FUNÇÃO)
Esta função compreende as ações que têm por objetivo promover e preservar a ordem 
pública e a segurança no território municipal, através do policiamento ostensivo e do 
registro de ocorrências, bem como promover continuamente o aperfeiçoamento da 
atividade policial. Compreende também ações de prevenção de acidentes em áreas de 
risco.
019.01 Defesa Civil (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção consiste no controle das ações de prevenção de acidentes em áreas 
de risco.
019.02 Promoção da segurança pública municipal (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção compreende as ações relativas ao policiamento ostensivo e ao 
registro das operações policiais, bem como a capacitação e o controle da atuação do 
guarda civil municipal.
131
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM DO PODER
EXECUTIVO MUNICIPAL
Função: 011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL
Subfunção: 011.01 Administração de Cemitérios
Atividade: 011.01.01 Controle e registro de serviços funerários
Documentos: 011.01.01.001 Alvará de concessão de terreno no cemitério
011.01.01.002 Dossiê de manutenção de cemitérios
011.01.01.003 Planilha de arrecadação de cemitérios
011.01.01.004 Processo de autorização de exumação de cadáveres
011.01.01.005 Processo de autorização de translado de cadáveres
011.01.01.006 Processo de sepultamento ou exumação
011.01.01.007 Processo relativo a reparos em jazigo
011.01.01.008 Registro de compra de terrenos nos cemitérios
011.01.01.009 Registro de óbito
011.01.01.010 Registro de sepultamentos, inumações e exumações
011.01.01.011 Relatório de monitoramento de uso de cemitério em relação a lençol freático
011.01.01.012 Relatório estatístico de sepultamentos 
011.01.01.013 Processo relativo à compra, venda ou uso de terreno em cemitério
Subfunção: 011.02 Desenvolvimento urbano
Atividade: 011.02.01 Adequação e intervenção urbanística 
Documentos: 011.02.01.001 Planta de localização de áreas
011.02.01.002 Processo de adoção ou manutenção de praças públicas
011.02.01.003 Processo de construção de conjunto habitacional
011.02.01.004 Processo de desapropriação de bem imóvel
011.02.01.005 Processo de emissão de certidão de desapropriação
011.02.01.006 Processo de intervenção urbanística 
011.02.01.007 Projeto de abertura de logradouro público
011.02.01.008 Projeto de intervenção urbanística
Atividade: 011.02.02 Cadastro e certificação urbana e rural
Documentos: 011.02.02.001 Cadastro geral de logradouros públicos
011.02.02.002 Ficha cadastral de engenheiros e arquitetos e respectivas obras
011.02.02.003 Mapa de zoneamento
011.02.02.004 Plano para implantação de conjunto habitacional ou industrial
011.02.02.005 Planta cadastral de loteamento com indicação de logradouros públicos e 
numeração
011.02.02.006 Processo de emplacamento de logradouros públicos
011.02.02.007 Processo para emissão de Certidão de uso e ocupação do solo
011.02.02.008 Processo para emissão de certidão de zona urbana ou zona rural 
011.02.02.009 Ficha cadastral de propriedades e proprietários rurais
011.02.02.010 Processo para emissão de declaração de zoneamento para financiamento
011.02.02.011 Rol de loteamentos representativos da evolução urbana
Atividade: 011.02.03 Controle, manutenção e execução de serviços gerais
Documentos: 011.02.03.001
Processo de execução de serviços topográficos, alinhamento e nivelamento de 
ruas
011.02.03.002 Processo de manutenção de equipamentos públicos
011.02.03.003 Processo relativo à poda e corte de árvore
011.02.03.004 Projeto de terraplenagem
011.02.03.005 Processo de solicitação de supressão de árvore exótica ou nativa
Atividade: 011.02.04 Drenagem, saneamento e canalização de rios e córregos
Documentos: 011.02.04.001 Planta cadastral de galeria de águas pluviais
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011.02.04.002 Planta cadastral de rios e córregos canalizados
011.02.04.003 Projeto de galeria de águas pluviais
011.02.04.004 Projeto de manutenção do sistema de abastecimento de água e esgoto
011.02.04.005 Projeto de sistema de abastecimento de águas
011.02.04.006 Projeto de sistema de coleta e tratamento da rede de esgoto
011.02.04.007 Relatório de acompanhamento de execução de obras de sistema de 
abastecimento de água
011.02.04.008 Processo relativo à drenagem, saneamento e canalização de rios e córregos
Atividade: 011.02.05 Fiscalização de edificação ou obra particular
Documentos: 011.02.05.001 Formulário de auto de infração e multa para edificação particular
011.02.05.002 Processo de auto de infração e imposição de penalidade
011.02.05.003 Processo de recurso de notificação preliminar
Atividade: 011.02.06 Iluminação pública
Documentos: 011.02.06.001 Planilha anual de acompanhamento de consumo mensal de alta tensão
011.02.06.002 Planilha anual de acompanhamento de consumo mensal de iluminação pública
011.02.06.003 Projeto de iluminação de logradouros públicos
011.02.06.004 Projeto de iluminação de praças e jardins
011.02.06.005 Projeto de iluminação de vias públicas
011.02.06.006 Projeto de manutenção da rede de iluminação pública
011.02.06.007 Projeto de remoção de postes de iluminação pública
011.02.06.008 Projeto de remoção de torres de alta tensão
011.02.06.009 Processo relativo à iluminação pública
Atividade: 011.02.07 Manutenção e atualização do cadastro municipal imobiliário
Documentos: 011.02.07.001 Cadastro anual de IPTU 
011.02.07.002 Cadastro de logradouros e face de quadra
011.02.07.003 Cadastro de numeração - manuscritos
011.02.07.004 Canhoto de baixa de IPTU
011.02.07.005 Certidão de área construída ou tributada
011.02.07.006 Edital de notificação de IPTU e taxas
011.02.07.007 Ficha cadastral de logradouro 
011.02.07.008 Ficha cadastral imobiliária
011.02.07.009 Formulário de lançamento do IPTU
011.02.07.010 Foto aérea ou ortofoto
011.02.07.011 Planilha de numeração oficial
011.02.07.012 Planilha de recadastramento
011.02.07.013 Planilha demonstrativa de cadastramento
011.02.07.014 Planta de quadra
011.02.07.015 Planta genérica de valores
011.02.07.016 Processo de atualização de dados cadastrais
011.02.07.017 Processo de compensação de débitos e créditos - IPTU
011.02.07.018 Processo de devolução de pagamento do IPTU 
011.02.07.019 Processo para emisão de certidão de valor venal - cadastro e lançamento
011.02.07.020 Processo para emissão de certidão de cadastramento
011.02.07.021 Processo para emissão de certidão de inscrição imobiliária - cadastro e 
lançamento
011.02.07.022 Processo para emissão de certidão específica
011.02.07.023 Processo para emissão de certidão negativa de cadastramento 
011.02.07.024 Processo para emissão de certidão relativa a dados do cadastro imobiliário -
IPTU
011.02.07.025 Processo relativo à especificações de condomínios
011.02.07.026 Processo relativo a laudêmio
133
011.02.07.027 Processo relativo à redução de IPTU
011.02.07.028 Processo relativo à retificação de área - alteração cadastral
011.02.07.029 Relatório de estatísticas de IPTU e taxas
011.02.07.030 Relatório mensal de ITBI
Atividade: 011.02.08 Normalização e cadastro de edificações particulares
Documentos: 011.02.08.001 Alvará de ampliação
011.02.08.002 Alvará de demolição
011.02.08.003 Alvará de execução
011.02.08.004 Alvará de instalação
011.02.08.005 Alvará para conjunto habitacional
011.02.08.006 Ficha de controle de obras particulares e públicas
011.02.08.007 Processo de aprovação de projetos de edificações particulares
011.02.08.008 Processo de atualização de nome e endereço de proprietário do imóvel
011.02.08.009 Processo de autenticação de planta
011.02.08.010 Processo de cancelamento de projeto aprovado
011.02.08.011 Processo de diretrizes ou consulta para construção
011.02.08.012 Processo de edificação particular
011.02.08.013 Processo de elaboração de planta de imóvel popular
011.02.08.014 Processo de emissão de certidão de projeto aprovado
011.02.08.015 Processo de emissão de certidão de cancelamento de projeto de construção
011.02.08.016 Processo de emissão de certidão de demolição
011.02.08.017 Processo de emissão de certidão de habite-se
011.02.08.018 Processo de emissão de certidão de medidas e confrontações
011.02.08.019 Processo de emissão de certidão de notificação de auto de infração e multa de 
obra
011.02.08.020 Processo de emissão de certidão de numeração oficial de prédio
011.02.08.021 Processo de emissão de certidão de padrão econômico
011.02.08.022 Processo de emissão de certidão de vistoria
011.02.08.023 Processo de expedição de alvará
011.02.08.024 Processo de regularização de construção
011.02.08.025 Processo de substituição de projeto
011.02.08.026 Processo de transferência ou retirada de responsabilidade técnica
011.02.08.027 Processo de registro de incorporação imobiliária
011.02.08.028 Projeto de edificação
011.02.08.029 Projeto de isolamento acústico
Atividade: 011.02.09 Organização das vias públicas
Documentos: 011.02.09.001 Processo para emissão de certidão de denominação de via pública
011.02.09.002 Ficha de denominação de rua
011.02.09.003 Processo para autorização de fechamento de loteamentos, vilas e ruas sem 
saída
Atividade: 011.02.10 Pavimentação, colocação de guias e meio-fio
Documentos: 011.02.10.001 Planta cadastral de ruas e avenidas pavimentadas
011.02.10.002 Processo relativo a serviços de manutenção de pavimentação
011.02.10.003 Projeto de manutenção de guias, sarjetas, muretas, calçadas e meio-fio
011.02.10.004 Projeto de pavimentação de ruas e avenidas
011.02.10.005 Projeto relativo a serviço de colocação de guias, sarjetas, muretas, calçadas e 
meio-fio
Atividade: 011.02.11 Planejamento urbano
Documentos: 011.02.11.001 Carta ou planta geodésica
011.02.11.002 Diretriz urbanística de uso e ocupação do solo
011.02.11.003 Dossiê de estudo de restrição ambiental
134
011.02.11.004 Dossiê de estudo de viabilidade para edificação particular
011.02.11.005 Dossiê de estudo macro-viário
011.02.11.006 Mapa temático
011.02.11.007 Plano regional relativo à gestão territorial e ambiental
011.02.11.008 Planta de referência cadastral - PRC
011.02.11.009 Projeto de oleoduto e gasoduto
011.02.11.010 Registro de imagem por satélite
011.02.11.011 Registro fotográfico aéreo ou aerofoto
011.02.11.012 Relatório de conselho ou comitê de gestão territorial e ambiental
011.02.11.013 Relatório sócio-econômico e ambiental do município
011.02.11.014 Plano Diretor de Desenvolvimento Integrado - PDDI
011.02.11.015 Processo relativo ao planejamento urbano
Atividade: 011.02.12 Regularização de aeródromos
Documentos: 011.02.12.001 Processo de emissão de certidão de cone à proteção de vôos aeronáuticos
011.02.12.002 Processo relativo à aprovação de projeto de heliponto ou heliporto
Atividade: 011.02.13 Regularização de propriedade de conjunto habitacional
Documentos: 011.02.13.001 Contrato de mutuário de conjunto habitacional com órgão ou empresa pública 
municipal
011.02.13.002 Contrato de órgão ou empresa pública municipal com empreiteiro e 
subempreiteiro relativo à construção de conjunto habitacional
011.02.13.003 Processo relativo à regularização de propriedade de conjunto habitacional
Subfunção: 011.03 Preservação e conservação ambiental 
Atividade: 011.03.01 Controle e manejo ambiental
Documentos: 011.03.01.001 Estudo de impacto ambiental e relatório de impacto ambiental - EIA/RIMA
011.03.01.002 Plano de recuperação de áreas degradadas - PRADS
011.03.01.003 Processo de licenciamento ou autorização de funcionamento de indústrias e 
atividades modificadoras do meio ambiente
011.03.01.004 Relatório Ambiental Preliminar - RAP
011.03.01.005 Processo de licenciamento de instalação ou renovação de Estação de Rádio 
Base (ERB)
011.03.01.006 Processo de licença de diretrizes para uso e ocupação do solo
011.03.01.007 Processo de licença de uso do solo para mineração
011.03.01.008 Processo de licença de terraplanagem de áreas verdes
011.03.01.009 Processo de vistoria do meio ambiente
011.03.01.010 Relatório de análise ambiental
011.03.01.011 Guia de arborização urbana
Atividade: 011.03.02 Fiscalização ambiental
Documentos: 011.03.02.001 Formulário de auto de Infração
011.03.02.002 Formulário de notificação
011.03.02.003 Processo de multa
011.03.02.004 Relatório de vistoria
011.03.02.005 Auto de infração ambiental (AIA)
011.03.02.006 Processo de apreensão e liberação de mercadorias em áreas verdes
011.03.02.007 Processo de apuração de dano ambiental 
011.03.02.008 Processo de apuração de ocupação irregular de áreas verdes 
011.03.02.009 Processo de cancelamento de multa
011.03.02.010 Processo de elaboração e acompanhamento de Termo de Ajuste de Conduta 
Ambiental (TAC) 
011.03.02.011 Processo de pagamento de multa
011.03.02.012 Relatório de fiscalização ambiental
Atividade: 011.03.03 Controle e proteção animal
011.03.03.001 Prontuário do animal
135
011.03.03.002 Processo de cadastro no programa empresa amiga da causa animal
011.03.03.003 Processo de autorização de evento com animais
011.03.03.004 Processo de apuração de denúncia de maus tratos a animais
011.03.03.005 Processo de licença para carroceiros
011.03.03.006 Laudo técnico veterinário 
011.03.03.007 Notificação de maus-tratos a animais
Subfunção: 011.04 Zoneamento, uso e ocupação do solo
Atividade: 011.04.01 Parcelamento do solo
Documentos: 011.04.01.001 Mapa de acompanhamento das fases de loteamentos
011.04.01.002 Planta de arruamentos e loteamentos
011.04.01.003 Processo de análise prévia de arruamentos e loteamentos
011.04.01.004 Processo de aprovação de anexação, subdivisão ou modificação de lotes
011.04.01.005 Processo de aprovação final do projeto
011.04.01.006 Processo de autenticação ou anotação de loteamentos e arruamentos
011.04.01.007 Processo de desmembramento de glebas
011.04.01.008 Processo de diretrizes para arruamentos e loteamentos
011.04.01.009 Processo de liberação de caução
011.04.01.010 Processo de modificação com registro em cartório
011.04.01.011 Processo de pedido de infraestrutura de arruamentos e loteamentos
011.04.01.012 Processo de substituição de análise prévia de arruamento e loteamento
011.04.01.013 Processo de substituição de aprovação final do projeto de arruamento e 
loteamento sem registro em cartório
011.04.01.014 Processo relativo a cancelamento de arruamentos e loteamentos
011.04.01.015 Relatório de acompanhamento de implantação de arruamentos e loteamentos
Atividade: 011.04.02 Regularização do uso do solo
Documentos: 011.04.02.001 Cadastro social de ocupações irregulares ou clandestinas
011.04.02.002 Certificado de aprovação para fins de regularização
011.04.02.003 Mapa dos loteamentos clandestinos
011.04.02.004 Processo de registro de loteamento
011.04.02.005 Processo de regularização de loteamento clandestino
011.04.02.006 Processo de regularização de loteamentos 
011.04.02.007 Relatório de constatação de clandestinidade de parcelamento do solo
011.04.02.008 Relatório de loteamento irregular
Subfunção: 011.05 Controle e fiscalização do descarte de resíduos sólidos 
Atividade: 011.05.01 Controle ambiental de aterro sanitário
Documentos: 011.05.01.001 Certificado de movimentação de resíduos de interesse ambiental (CADRI)
011.05.01.002 Licença de operação da estação de tratamento de chorume
011.05.01.003 Licença de operação do aterro sanitário (LO)
011.05.01.004 Relatório de projeto de adequação do aterro sanitário
Atividade: 011.05.02 Controle operacional de resíduos sólidos
Documentos: 011.05.02.001 Manifesto de carga de pesagem na balança do aterro sanitário
011.05.02.002 Manifesto de resíduos de serviços da saúde
011.05.02.003 Processo de autorização para descarte de resíduos sólidos
011.05.02.004 Processo de solicitação de coleta de lixo contaminado
011.05.02.005 Processo de solicitação ou renovação para coleta de resíduos sólidos da saúde
011.05.02.006 Relatório de pesagem na balança do aterro sanitário
011.05.02.007 Ficha de solicitação de retirada de material do ecoponto
011.05.02.008 Ticket de pesagem de resíduos sólidos
Atividade: 011.05.03 Monitoramento da gestão e do descarte de resíduos
Documentos: 011.05.03.001 Relatório anual de monitoramento geotécnico
011.05.03.002 Relatório mensal de monitoramento geotécnico 
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011.05.03.003 Registro de reclamação da coleta de lixo doméstico, hospitalar e congêneres
011.05.03.004 Processo relativo ao monitoramento da gestão e do descarte de resíduos
Função: 012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL
Subfunção: 012.01 Gestão de equipamentos culturais
Atividade: 012.01.01 Disponibilização de equipamentos públicos para atividades culturais
Documentos: 012.01.01.001 Ficha de agendamento de solicitação de espaços culturais
012.01.01.002 Planilha de controle de chaves de espaços culturais
012.01.01.003 Registro de ocorrências em equipamentos culturais
012.01.01.004 Dossiê relativo à disponibilização de equipamentos públicos para atividades 
culturais
Subfunção: 012.02 Gestão de recursos e projetos de incentivo fiscal à cultura e ao turismo
Atividade: 012.02.01 Incentivo fiscal à cultura e ao turismo local
Documentos: 012.02.01.001 Dossiê anual de prestação de contas de projetos incentivados
012.02.01.002 Dossiê de projeto beneficiado por fundo de apoio e incentivo fiscal 
012.02.01.003 Dossiê do programa do fundo de apoio e incentivo fiscal
012.02.01.004 Projeto de ação cultural
Subfunção: 012.03 Preservação e controle do patrimônio histórico e cultural 
Atividade: 012.03.01 Administração e controle do patrimônio histórico e cultural
Documentos: 012.03.01.001 Inventário do Patrimônio Ambiental e Cultural - IPAC
012.03.01.002 Planta ou projeto arquitetônico de bem tombado do patrimônio cultural e 
histórico
012.03.01.003 Processo de comodato ou doação de acervo
012.03.01.004 Processo de estudo para tombamento de bem do patrimônio cultural e histórico
012.03.01.005 Processo de restauração ou recuperação de bem tombado do patrimônio 
cultural e histórico
012.03.01.006 Processo de tombamento
012.03.01.007 Projeto cultural apresentado ao Conselho municipal de patrimônio histórico e 
cultural
012.03.01.008 Relação bianual dos membros do Conselho municipal de patrimônio histórico e 
cultural 
012.03.01.009 Relatório anual do Conselho municipal de patrimônio histórico e cultural
012.03.01.010 Relatório técnico de vistoria de bens preservados do patrimônio histórico
Atividade: 012.03.02 Realização de pesquisa e difusão cultural
Documentos: 012.03.02.001 Projeto de pesquisa histórica
012.03.02.002 Projeto museográfico
012.03.02.003 Projeto museológico
012.03.02.004 Processo relativo à realização de pesquisa e difusão cultural
Subfunção: 012.04 Promoção e fomento da cultura
Atividade: 012.04.01 Avaliação de projetos e produções culturais
012.04.01.001 Cadastro de proponente
012.04.01.002 Edital de programa de fomento a atividades culturais
012.04.01.003 Processo de atividade cultural de proponentes
012.04.01.004 Processo de avaliação de proposta de atividades culturais
012.04.01.005 Processo de concurso cultural
012.04.01.006 Processo de fomento a atividades culturais
012.04.01.007 Projeto de atividade cultural de proponentes
012.04.01.008 Proposta de atividade cultural de proponentes
Atividade: 012.04.02 Realização de cursos e oficinas de formação cultural
012.04.02.001 Anuário de programa cultural
012.04.02.002 Apostila de curso ou oficina
137
012.04.02.003 Dossiê de curso de formação cultural
012.04.02.004 Ficha cadastral de ação cultural 
012.04.02.005 Ficha cadastral de sócios do clube da leitura
012.04.02.006 Ficha cadastral individual de professores
012.04.02.007 Ficha de inscrição nos cursos e oficinas
012.04.02.008 Formulário de avaliação de oficinas e monitores
012.04.02.009 Formulário de média mensal de frequência em oficinas
012.04.02.010 Lista de aprovados nos cursos e oficinas
012.04.02.011 Lista de chamada de alunos dos cursos e oficinas da ação cultural
012.04.02.012 Mapa de público de eventos de ação cultural
012.04.02.013 Planilha de controle de curso
012.04.02.014 Prontuário de aluno
012.04.02.015 Registro de presença em eventos de ação cultural
012.04.02.016 Relação de inscritos em curso
012.04.02.017 Relação de participantes em curso de formação
Atividade: 012.04.03 Realização de eventos culturais e educativos
Documentos: 012.04.03.001 Canhoto de ingresso de atividades culturais e educacionais
012.04.03.002 Catálogo de exposição
012.04.03.003 Catálogo de materiais artísticos
012.04.03.004 Diagrama de exposição
012.04.03.005 Dossiê de atividade educativa
012.04.03.006 Dossiê de evento cultural
012.04.03.007 Lista de obras de exposição
012.04.03.008 Planilha de agendamento de atendimento educativo
012.04.03.009 Planilha de controle de atendimento educativo
012.04.03.010 Planilha de controle de público visitante
012.04.03.011 Portfólio de artista
012.04.03.012 Programação de atividade cultural
012.04.03.013 Registro fotográfico de atividade cultural
012.04.03.014 Registro videográfico de atividade cultural
012.04.03.015 Relatório de atividades educativas
012.04.03.016 Relatório de condições técnicas e estruturais de instituição cultural
012.04.03.017 Roteiro de entrevista de autor de obra e participante
Função: 013 GESTÃO DA POLÍTICA DE ABASTECIMENTO ALIMENTAR
Subfunção: 013.01 Cadastramento, gerenciamento e fiscalização de sacolões e feiras livres
Atividades: 013.01.01 Cadastramento e controle de feiras e comércio livre
Documentos: 013.01.01.001 Ficha cadastral de permissionários de estabelecimentos que necessitam do 
serviço de inspeção municipal – SIM
013.01.01.002 Formulário de cancelamento de matrícula de feira livre
013.01.01.003 Mapa de localização das feiras livres
013.01.01.004 Multa de feirante ou comerciante
013.01.01.005 Notificação de feirante
013.01.01.006 Processo de afastamento, desobrigação ou justificativa de feiras livres
013.01.01.007 Processo relativo à infração e multa de feirante ou comerciante
013.01.01.008 Relação de feirantes cadastrados
013.01.01.009 Relatório de serviços prediais dos sacolões
013.01.01.010 Requerimento de feira-livre e de comerciante
013.01.01.011 Tabela de pesquisa de preços
138
013.01.01.012 Processo relativo ao cadastramento e controle de feiras e comércio livre
Subfunção: 013.02 Inspeção de higiene sanitária de alimentos, produtores e produtos
Atividades: 013.02.01 Vigilância sanitária
Documentos: 013.02.01.001 Planilha de controle higiênico-sanitário de produtos fornecidos à alimentação 
escolar
013.02.01.002 Processo de recurso de multa aplicada a mercado, matadouro, frigorífico, 
sacolão ou feira livre
013.02.01.003 Relatório de vistoria em barracas, mercados, frigoríficos, produtos 
hortifrutigranjeiros e outros
013.02.01.004 Processo relativo à vigilância sanitária
Função: 014 GESTÃO DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL E PROMOÇÃO DA 
CIDADANIA
Subfunção: 014.01 Coordenação de políticas e programas sociais
Atividade: 014.01.01 Apoio a projetos sociais e de cidadania
Documentos: 014.01.01.001 Expediente do Banco do Povo
014.01.01.002 Projeto Jovem Cidadão
014.01.01.003 Requisição de exclusão de dados em cadastro
014.01.01.004 Requisição de inclusão de dados em cadastro
014.01.01.005 Expediente relativo ao apoio a projetos sociais e de cidadania
Atividade: 014.01.02 Controle de fornecimento de materiais, aparelhos, auxílios e benefícios
Documentos: 014.01.02.001 Processo de revisão de benefício de prestação continuada
014.01.02.002 Processo de solicitação de aparelhos auditivos ou ortopédicos
014.01.02.003 Registro de empréstimos de cadeira de rodas e similares
014.01.02.004 Registro de entrega de doação de aparelho auditivo ou ortopédico
014.01.02.005 Relatório de benefício de prestação continuada
Atividade: 014.01.03 Controle de repasse de recursos
Documentos: 014.01.03.001 Ficha de controle de repasse de recursos de programa, projeto ou serviço de 
proteção social básica ou especial
014.01.03.002 Orçamento das atividades do idoso
014.01.03.003 Orçamento de evento do Conselho Municipal do Idoso
014.01.03.004 Processo de concessão da carteira do passe livre
014.01.03.005 Processo de concessão de benefício de prestação continuada
014.01.03.006 Relação de vales-transporte de bolsistas
014.01.03.007 Relatório social dos beneficiários
014.01.03.008 Expediente relativo ao controle de repasse de recursos
Atividade: 014.01.04 Fomento às atividades de geração de emprego
Documentos: 014.01.04.001 Contrato com empresas para a realização de cursos continuados
014.01.04.002 Contrato com empresas para a realização de cursos para mão de obra local
014.01.04.003 Ficha cadastral de empresa
014.01.04.004 Ficha de cadastro de desempregado
014.01.04.005 Formulário de pesquisa de mercado - levantamento de dados
014.01.04.006 Formulário de seguro desemprego
014.01.04.007 Planilha de levantamento de dados sobre quantidade de vagas preenchidas
014.01.04.008 Plano de trabalho de cursos e treinamentos
014.01.04.009 Registro telefônico de convocação de cadastrados
014.01.04.010 Relatório de pesquisa de mercado
014.01.04.011 Termo de parceria com empresa
014.01.04.012 Dossiê de curso de capacitação profissional 
014.01.04.013 Dossiê relativo ao fomento às atividades de geração de emprego
Atividade: 014.01.05 Interlocução com a sociedade civil
139
Documento: 014.01.05.001 Relação de presidentes da associação de moradores de bairro ou líderes 
comunitários
Atividade: 014.01.06 Registro e atualização de cadastro para assistência social
Documentos: 014.01.06.001 Cadastro Único do Governo Federal - CadÚnico
014.01.06.002 Dossiê de controle de atendimento de campanha do agasalho
014.01.06.003 Ficha cadastral de beneficiário
014.01.06.004 Ficha cadastral de família em situação de vulnerabilidade e risco social
014.01.06.005 Ficha de controle de visita domiciliar
014.01.06.006 Ficha de inscrição de bolsista
014.01.06.007 Ficha de inscrição para atividades do idoso
014.01.06.008 Guia de encaminhamento para orgãos da prefeitura
014.01.06.009 Prontuário de bolsista
014.01.06.010 Prontuário médico de criança abrigada
014.01.06.011 Prontuário técnico de criança abrigada
Subfunção: 014.02 Coordenação de programas de proteção social
Atividade: 014.02.01 Gerenciamento e controle de programas de proteção social
Documentos: 014.02.01.001 Ata de solenidade de posse e diplomação dos conselheiros tutelares
014.02.01.002 Ata de eleição da composição do Conselho Municipal da Criança e 
Adolescente – CMDCA
014.02.01.003 Dossiê de acompanhamento e avaliação de programa de ação social com 
adolescentes
014.02.01.004 Plano de programa auxílio ao desempregado - PROAD
014.02.01.005 Plano de Programa de Garantia de Renda Mínima e Geração de Emprego e 
Renda
014.02.01.006 Plano de programa ou projeto de proteção de inclusão social
014.02.01.007 Plano do Conselho Municipal do Idoso
014.02.01.008 Plano municipal de assistência social 
014.02.01.009 Plano para a realização de evento
014.02.01.010 Processo de eleição de membros do conselho tutelar - Inativado, utilizar 
001.03.04.0221
014.02.01.011 Programa de serviços de assistência social à criança
014.02.01.012 Programa de serviços de assistência social ao adolescente
014.02.01.013 Programação de atividades para a pessoa idosa
014.02.01.014 Projeto de geração de renda
014.02.01.015 Projeto do Conselho Municipal do Idoso
014.02.01.016 Relatório circunstanciado mensal de programa estadual
014.02.01.017 Relatório de atendimento social
014.02.01.018 Relatório de prestação de contas do Programa de Garantia de Renda Mínima e 
Geração de Emprego e Renda
014.02.01.019 Relatório financeiro do Fundo Social de Solidariedade
014.02.01.020 Relatório mensal de atendimento social - plantão social
014.02.01.021 Relatório mensal de programa assistencial
014.02.01.022 Relatório mensal do Centro de Referência de Assistência Social - CRAS
014.02.01.023 Dossiê relativo ao gerenciamento e controle de programas de proteção social
Atividade: 014.02.02 Monitoramento das ações de proteção social
Documentos: 014.02.02.001 Declaração de frequência escolar e de vacinação dos dependentes dos 
beneficiários de programa estadual
014.02.02.002 Dossiê relativo às atividades do Conselho Tutelar, do Fundo Social de 
Solidariedade, ou do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do 
 
1
Item inativado com base na alteração da tabela de temporalidade do estado de São Paulo.
140
Adolescente - CMDCA - Inativado, utilizar 001.03.04.0232
014.02.02.003 Ficha de acompanhamento de enfermagem
014.02.02.004 Ficha de acompanhamento individual de programa estadual
014.02.02.005 Ficha de instruções de serviços para setores
014.02.02.006 Gráfico quantitativo de atividades gerais
014.02.02.007 Planilha de controle de frequência de atividades com pais do Programa 
Liberdade Assistida - LA
014.02.02.008 Planilha de controle de frequência de atividades grupais com adolescentes do 
Programa Liberdade Assistida - LA
014.02.02.009 Planilha de controle de frequência e repasse de recurso do Programa 
Liberdade Assistida - LA
014.02.02.010 Planilha de controle de movimentação de adolescentes
014.02.02.011 Registro de atendimento social
014.02.02.012 Registro de doação para assistência social
014.02.02.013 Registro de visita domiciliar
014.02.02.014 Relação de entregas de cesta básica
014.02.02.015 Relação de frequência dos atendidos em reuniões
014.02.02.016 Relação de inclusões e desligamentos de famílias beneficiárias de programa 
estadual
014.02.02.017 Relação mensal dos atendidos de programa estadual
014.02.02.018 Relatório anual de atendimento a adolescente do Programa Liberdade 
Assistida - LA
014.02.02.019 Relatório anual de atividades com grupo de adolescentes
014.02.02.020 Relatório anual de gestão da assistência social
014.02.02.021 Relatório anual do Centro de Referência de Assistência Social - CRAS
014.02.02.022 Relatório de acompanhamento da família de interno
014.02.02.023 Relatório de avaliação de oficina do Programa Liberdade Assistida - LA
014.02.02.024 Relatório de campanha do agasalho
014.02.02.025 Relatório de monitoramento de programa assistencial
014.02.02.026 Relatório de repasse de plantão
014.02.02.027 Relatório de reunião externa referente à assistência social
014.02.02.028 Relatório mensal de atendimento a adolescente do Programa Liberdade 
Assistida - LA
014.02.02.029 Relatório mensal de atividades com grupo de adolescentes
014.02.02.030 Relatório trimestral de monitoramento de programa estadual
Função: 015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA
Subfunção: 015.01 Administração de estabelecimentos escolares 
Atividade: 015.01.01 Apoio administrativo
Documentos: 015.01.01.001 Balancete financeiro da associação de pais e mestres - APM
015.01.01.002 Comunicado administrativo da Secretaria de Educação
015.01.01.003 Planilha de controle de aquisição e distribuição de material escolar
015.01.01.004 Planilha de controle do programa de transporte escolar
015.01.01.005 Registro de atendimento à comunidade
015.01.01.006 Registro de visitas de autoridades educacionais
015.01.01.007 Relatório estatístico anual de dados escolares
015.01.01.008 Sistema da Administração Escolar - SISTAE
015.01.01.009 Sistema de Gestão Dinâmica da Administração Escolar - GDAE
015.01.01.010 Processo relativo ao apoio administrativo de estabelecimentos escolares 
 
2
Item inativado com base na alteração da tabela de temporalidade do estado de São Paulo.
141
Atividade: 015.01.02 Autorização de funcionamento de cursos e estabelecimentos particulares 
de ensino
Documentos: 015.01.02.001 Processo de autorização de funcionamento de estabelecimento de ensino e 
instalação de curso
015.01.02.002 Processo de cassação de autorização de funcionamento de estabelecimento 
de ensino ou de curso 
015.01.02.003 Processo de encerramento das atividades de estabelecimento de ensino 
015.01.02.004 Processo de encerramento de curso
015.01.02.005 Processo de homologação do plano de curso da escola particular
015.01.02.006 Processo de homologação do plano escolar da rede particular de ensino
015.01.02.007 Processo de mudança de denominação de entidade mantenedora 
015.01.02.008 Processo de mudança de denominação de estabelecimento de ensino
015.01.02.009 Processo de mudança de endereço de estabelecimento de ensino
015.01.02.010 Processo de suspensão temporária de curso da rede particular de ensino
015.01.02.011 Processo de transferência de entidade mantenedora
Atividade: 015.01.03 Controle de repasse de verbas para promoção da educação
Documentos: 015.01.03.001 Relatório da frequência escolar do programa bolsa escola
015.01.03.002 Relatório de despesa com verbas do Fundo de Desenvolvimento de Ensino 
Básico - FUNDEB
015.01.03.003 Dossiê relativo ao controle de repasse de verbas para promoção da educação
Subfunção: 015.02 Gerenciamento da alimentação escolar
Atividade: 015.02.01 Controle da merenda escolar
Documentos: 015.02.01.001 Balancete mensal de estoque
015.02.01.002 Cardápio de alimentação 
015.02.01.003 Cronograma de gêneros alimentícios
015.02.01.004 Expediente de solicitação de ordem de pagamento de fornecedor
015.02.01.005 Ficha de controle de gênero alimentício
015.02.01.006 Ficha técnica de especificação de produtos alimentícios
015.02.01.007 Formulário de controle de distribuição de merenda escolar
015.02.01.008 Formulário de teste de aceitabilidade de gênero alimentício
015.02.01.009 Planilha de controle de recebimento de gêneros alimentícios
015.02.01.010 Relatório de visita da supervisão da merenda escolar
015.02.01.011 Relatório do saldo de estoque diário dos gêneros alimentícios
015.02.01.012 Relatório gerencial de alimentação escolar
015.02.01.013 Requisição de utensílios domésticos solicitados pela unidade escolar
015.02.01.014 Dossiê relativo ao controle da merenda escolar
Atividade: 015.02.02 Controle de repasses e recursos financeiros para a alimentação escolar
Documentos: 015.02.02.001 Demonstrativo bancário mensal do Programa Nacional de Alimentação Escolar 
- PNAE
015.02.02.002 Demonstrativo sintético anual da execução físico financeira do Programa 
Nacional de Alimentação Escolar - PNAE
015.02.02.003 Relação dos processos pagos com recursos do Programa Nacional de 
Alimentação Escolar - PNAE
015.02.02.004 Relatório de análise de aprovação de contas do Programa Nacional de 
Alimentação Escolar - PNAE
015.02.02.005 Expediente relativo ao controle de repasses e recursos financeiros para a 
alimentação escolar
Subfunção: 015.03 Gerenciamento da vida escolar 
Atividade: 015.03.01 Acompanhamento da vida escolar dos alunos
Documentos: 015.03.01.001 Ata de conselho de classe
015.03.01.002 Ata de resultado final
142
015.03.01.003 Controle de frequência e de participação em curso profissionalizante
015.03.01.004 Diário de classe
015.03.01.005 Prontuário do aluno
015.03.01.006 Registro de ocorrências e orientações a alunos
015.03.01.007 Expediente relativo ao acompanhamento da vida escolar dos alunos
Atividade: 015.03.02 Apoio didático-pedagógico
Documentos: 015.03.02.001 Apostila de apoio infantil, fundamental e curso profissionalizante
015.03.02.002 Caderno de apoio didático-pedagógico 
015.03.02.003 Expediente relativo ao apoio didático-pedagógico
Atividade: 015.03.03 Coordenação de estágios profissionalizantes
Documentos: 015.03.03.001 Cadastro de estagiários
015.03.03.002 Classificação de processo seletivo
015.03.03.003 Currículo de aluno candidato a vaga de estágio
015.03.03.004 Plano de estágio
015.03.03.005 Programa de expansão da educação profissional
015.03.03.006 Relatório final de estágio
015.03.03.007 Relatório mensal de atividades de estágio
015.03.03.008 Termo de compromisso de estágio
015.03.03.009 Dossiê relativo à coordenação de estágios profissionalizantes
Atividade: 015.03.04 Realização de atividades e cursos extracurriculares
Documento: 015.03.04.001 Dossiê de partituras musicais e letras para orientação musical 
Atividade: 015.03.05 Registro e certificação da situação escolar
Documentos: 015.03.05.001 Registro de certificados expedidos
015.03.05.002 Registro de entrega de certificados
015.03.05.003 Registro de matrícula de alunos
Atividade: 015.03.06 Regularização e acompanhamento da atividade docente
Documentos: 015.03.06.001 Dossiê de inscrição de professor eventual
015.03.06.002 Folha de frequência de professor conveniado ou eventual para fins de 
pagamento
015.03.06.003 Processo de atribuição de classes e aulas para professores
015.03.06.004 Processo seletivo de especialistas
015.03.06.005 Quadro de aulas
015.03.06.006 Registro de ata de inscrição para atribuição de classes e aulas
015.03.06.007 Registro de observação e participação de estagiários
015.03.06.008 Relatório de carga horária de professores para fins de pagamento, alteração ou 
composição
015.03.06.009 Relatório mensal de despesa com pagamento de aulas em substituição
Subfunção: 015.04 Planejamento educacional
Atividade: 015.04.01 Gerenciamento de vagas
Documentos: 015.04.01.001 Dossiê de inscrição de candidato a programa de bolsa de estudo
015.04.01.002 Ficha de abertura de recurso de programa de bolsa de estudo
015.04.01.003 Ficha de matrícula de aluno para curso profissionalizante
015.04.01.004 Lista de classificação de processo seletivo
015.04.01.005 Processo relativo a programa de bolsa de estudo
015.04.01.006 Registro de inscrição em programa de bolsa de estudo
015.04.01.007 Registro de inscrição para preenchimento de vagas de alunos
015.04.01.008 Registro de inscrição para preenchimento de vagas de alunos - EJA
015.04.01.009 Relatório anual da área de abrangência para matrícula no ensino fundamental
015.04.01.010 Relatório classificatório para transferência de alunos
143
015.04.01.011 Relatório estatístico de matrícula unificada para ingresso no ensino 
fundamental
015.04.01.012 Expediente relativo ao gerenciamento de vagas educacionais
Atividades: 015.04.02 Planejamento das ações educacionais
Documentos: 015.04.02.001 Plano de ensino do professor
015.04.02.002 Projeto de enriquecimento curricular 
015.04.02.003 Projeto de recuperação paralela e acompanhamento da frequência e 
aproveitamento
015.04.02.004 Projeto educativo 
015.04.02.005 Projeto educativo da Unidade Escolar - U.E.
015.04.02.006 Projeto extra-curricular 
015.04.02.007 Proposta de especialista para projeto ou evento
015.04.02.008 Dossiê relativo ao planejamento das ações educacionais
Atividades: 015.04.03 Processamento de dados estatísticos da área escolar
Documentos: 015.04.03.001 Censo escolar
015.04.03.002 Ficha de controle de dados do Estado de São Paulo – PRODESP
015.04.03.003 Formulário de avaliações tabuladas de cursos
015.04.03.004 Planilha de movimento semestral
015.04.03.005 Relatório estatístico de alunos e escolas
015.04.03.006 Dossiê relativo ao processamento de dados estatísticos da área escolar
Função: 016 GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER
Subfunção: 016.01 Planejamento das ações de esporte e lazer
Atividade: 016.01.01 Realização e acompanhamento de atividades de esporte e lazer
Documentos: 016.01.01.001 Dossiê da semana da criança
016.01.01.002 Dossiê de atividade física e de lazer em parques e praças
016.01.01.003 Dossiê de atividade para Pessoas Com Deficiência - PCD
016.01.01.004 Dossiê de atividade social 
016.01.01.005 Dossiê de olimpíada recreativa
016.01.01.006 Dossiê de programa aquático ou de hidroginástica
016.01.01.007 Dossiê de programa da terceira idade
016.01.01.008 Dossiê de programa de desenvolvimento de crianças e adolescentes em 
situação de risco e vulnerabilidade social
016.01.01.009 Relatório mensal de atividades de manutenção em equipamento cultural
Subfunção: 016.02 Apoio e financiamento do esporte
Atividade: 016.02.01 Incentivo ao esporte
Documentos: 016.02.01.001 Processo de concessão de Bolsa Atleta
016.02.01.002 Processo de ajuda de custo a atletas e equipes de esportes
Função: 017 GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA
Subfunção: 017.01 Educação para o trânsito
Atividade: 017.01.01 Elaboração de projetos de educação para o trânsito
Documento: 017.01.01.001 Dossiê de projeto de educação para o trânsito
Subfunção: 017.02 Regulação de serviços de transportes públicos
Atividade: 017.02.01 Regulação do serviço de ônibus
Documentos: 017.02.01.001 Processo de autorização e implantação de ponto de parada de ônibus
017.02.01.002 Processo de controle de custo de passagens
017.02.01.003 Processo de criação ou alteração de linha, horários e itinerários de ônibus
Atividade: 017.02.02 Regulação do serviço de táxi
Documentos: 017.02.02.001 Dossiê de autorizado, permissionário ou auxiliar
017.02.02.002 Formulário de pesquisa realizada por agente fiscal de transporte
144
017.02.02.003 Processo de afastamento de ponto de táxi
017.02.02.004 Processo de apreensão e liberação de veículo
017.02.02.005 Processo de autorização ou permissão de permuta de ponto de táxi
017.02.02.006 Processo de autorização ou permissão de transferência de ponto de motorista 
de táxi permissionário 
017.02.02.007 Processo de cassação de licença de motorista
017.02.02.008 Processo de contratação de motorista auxiliar
017.02.02.009 Processo de distrato de motorista auxiliar
017.02.02.010 Processo de implantação de ponto de táxi
017.02.02.011 Processo de permissão ou autorização para serviço de transporte 
017.02.02.012 Processo de renovação de motorista auxiliar
017.02.02.013 Processo de substituição de veículos
017.02.02.014 Processo para obtenção de certidão ou declaração de atividade exercida
017.02.02.015 Processo relativo à vaga de táxi
017.02.02.016 Relatório de agente fiscal de transporte
Subfunção: 017.03 Controle do trânsito
Atividade: 017.03.01 Estatísticas de trânsito
Documentos: 017.03.01.001 Planilha de contagem de veículos para projetos viários
017.03.01.002 Relatório de dados estatísticos relativos ao transporte em geral
017.03.01.003 Relatório estatístico de acidentes de trânsito
017.03.01.004 Relatório final de contagem de veículos
017.03.01.005 Dossiê relativo à estatísticas de trânsito
Atividade: 017.03.02 Fiscalização de trânsito e aplicação de penalidades
Documentos: 017.03.02.001 Auto de Infração de Trânsito - AIT
017.03.02.002 Notificação de multa de trânsito
017.03.02.003 Processo de baixa por pagamento de multa
017.03.02.004 Processo de cancelamento ou baixa de talões de auto de infração e multas de 
trânsito
017.03.02.005 Processo de notificação de infração de trânsito
017.03.02.006 Processo de recurso administrativo por penalidade de multa
017.03.02.007 Processo de regularização de pagamento de multas de trânsito 
017.03.02.008 Processo para emissão de certidão de indicação de infrator de trânsito
017.03.02.009 Relatório de validação ou invalidação de imagens geradas por equipamento de 
fiscalização de radar
017.03.02.010 Processo relativo à fiscalização de trânsito e aplicação de penalidades
Atividade: 017.03.03 Sinalização viária
Documentos: 017.03.03.001 Processo para emissão de certidão de sinalização 
017.03.03.002 Projeto de localização de sinalização horizontal, vertical e semafórica
Função: 018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE
Subfunção: 018.01 Apoio diagnóstico e laboratorial 
Atividade: 018.01.01 Acompanhamento e controle da realização de exames de diagnóstico e 
laboratorial
Documentos: 018.01.01.001 Cadastro de biopsia do centro cirúrgico
018.01.01.002 Escala semanal de técnicos
018.01.01.003 Expediente de análise de amostra de paciente
018.01.01.004 Ficha cadastral de dosimetria de radiações
018.01.01.005 Formulário de comunicação de resultado crítico
018.01.01.006 Formulário de requisição de análises clínicas
018.01.01.007 Formulário de requisição de exames
145
018.01.01.008 Laudo de Autorização para Procedimento de Alta Complexidade - APAC 
018.01.01.009 Laudo de resultado de exames laboratoriais
018.01.01.010 Lista de resultado de exame CD4 e carga viral
018.01.01.011 Quadro estatístico mensal de faturamento para o distrito
018.01.01.012 Quadro estatístico mensal de kits de teste de gravidez
018.01.01.013 Registro de análise de amostra laboratorial
018.01.01.014 Registro de resultado de exame
018.01.01.015 Requisição de serviços de diagnose e terapia - SADT
018.01.01.016 Tabela estatística de atendimento ao paciente
018.01.01.017 Expediente relativo ao acompanhamento e controle da realização de exames 
de diagnóstico e laboratorial
Subfunção: 018.02 Assistência ambulatorial e hospitalar 
Atividade: 018.02.01 Atendimento ambulatorial e hospitalar
Documentos: 018.02.01.001 Boletim imunológico mensal – COAS/CTA
018.02.01.002 Dossiê de investigação do acidentado
018.02.01.003 Expediente de atendimento de paciente em domicílio
018.02.01.004 Ficha cadastral de famílias por Distrito
018.02.01.005 Ficha cadastral do paciente
018.02.01.006 Ficha de identificação social
018.02.01.007 Ficha de recém-nascido de risco
018.02.01.008 Ficha de registro de alteração de preventivo
018.02.01.009 Ficha de registro de vacinação
018.02.01.010 Folha de triagem de saúde mental
018.02.01.011 Formulário de notificação compulsória no sistema de vigilância epidemiologica
018.02.01.012 Formulário de solicitação de medicamentos retrovirais
018.02.01.013 Formulário do sistema de notificação SV1
018.02.01.014 Laudo médico
018.02.01.015 Laudo para requisição de carteira para portador de deficiência
018.02.01.016 Planilha de controle de atendimento
018.02.01.017 Prontuário da psicologia
018.02.01.018 Prontuário do paciente 
018.02.01.019 Questionário de teste psicológico
018.02.01.020 Questionário do paciente
018.02.01.021 Receita de medicamento controlado
018.02.01.022 Receita médica
018.02.01.023 Registro de agendamento de consultas
018.02.01.024 Registro de agendamento de pacientes CD4 e Carga Viral
018.02.01.025 Registro de controle de agendamento para atendimento nas universidades
018.02.01.026 Registro de controle de altas médicas, transferências e desligamento de 
pacientes
018.02.01.027 Registro de controle de audiometria
018.02.01.028 Registro de controle de demanda reprimida
018.02.01.029 Registro de controle de encaminhamento para cirurgia
018.02.01.030 Registro de controle de exames
018.02.01.031 Registro de controle de medicamentos 
018.02.01.032 Registro de controle de serviços especializados
018.02.01.033 Registro de doenças infecciosas
018.02.01.034 Registro de especialidades
018.02.01.035 Registro de gestantes
146
018.02.01.036 Registro de intercorrências do plantão
018.02.01.037 Registro de ocorrências na unidade
018.02.01.038 Registro de prioridades de saúde mental
018.02.01.039 Registro de teste do pezinho
018.02.01.040 Registro diário de atendimento de paciente
018.02.01.041 Relação de gestantes em acompanhamento
018.02.01.042 Relatório de tratamento supervisionado de tuberculose – TB
018.02.01.043 Relatório médico de encaminhamento para cirurgia eletiva
018.02.01.044 Relatório para seleção de candidato para laqueadura e vasectomia
018.02.01.045 Requisição de exame
018.02.01.046 Tabela de distribuição do tipo de alimentação e crescimento do recém nascido 
de risco por UBS
018.02.01.047 Expediente de controle de procedimentos administrativos, ambulatoriais e 
hospitalares
Atividade: 018.02.02 Atendimento odontológico
Documentos: 018.02.02.001 Ficha de triagem odontológica
018.02.02.002 Formulário de autorização de atendimento odontológico
018.02.02.003 Planilha de controle de produção de THD - educação em saúde bucal
018.02.02.004 Planilha de controle dos procedimentos coletivos odontológicos
018.02.02.005 Planilha de levantamento epidemiológico da cárie
018.02.02.006 Registro de controle de atividades de técnicas em higiene dental
018.02.02.007 Relatório mensal de produtividade de cirurgião dentista
018.02.02.008 Relatório mensal de técnica de higiene dentária e educação em saúde
018.02.02.009 Relatório mensal de triagem odontológica
018.02.02.010 Relatório odontológico
Atividade: 018.02.03 Controle de ações em saúde bucal 
Documentos: 018.02.03.001 Plano de trabalho do atendimento odontológico escolar
018.02.03.002 Programa da saúde bucal
018.02.03.003 Relatório anual de avaliação do programa curativo e preventivo odontológico
018.02.03.004 Relatório de avaliação de programa odontológico
018.02.03.005 Relatório de avaliação do programa curativo escolar
018.02.03.006 Relatório de índice de cárie dentária (CPO/CEO)
018.02.03.007 Relatório estatístico anual do programa odontológico curativo
Atividade: 018.02.04 Controle de procedimentos administrativos, ambulatorias e hospitalares
Documentos: 018.02.04.001 Base de dados de registro e análise laboratorial
018.02.04.002 Boletim diário de atendimento - BDA
018.02.04.003 Escala de plantão do setor de enfermagem
018.02.04.004 Ficha da Sistematização do Atendimento de Enfermagem - SAE
018.02.04.005 Ficha de atendimento ambulatorial – FAA
018.02.04.006 Ficha de controle de soro
018.02.04.007 Ficha de identificação de leito
018.02.04.008 Formulário de aviso de nascimento
018.02.04.009 Formulário de aviso de óbito
018.02.04.010 Formulário de aviso de transferência de paciente
018.02.04.011 Formulário de censo diário
018.02.04.012 Formulário de declaração de nascimento
018.02.04.013 Formulário de declaração de óbito
018.02.04.014 Formulário de notas de fornecimento de material da Secretaria de Estado da 
Saúde
147
018.02.04.015 Formulário de revisão de óbito
018.02.04.016 Mapa de controle de temperatura de recebimento de Nutrição Parenteral 
Prolongada (NPP)
018.02.04.017 Mapa de prescrição de dieta
018.02.04.018 Planilha de controle de cotas de exames
018.02.04.019 Planilha anual de resolutividade médica
018.02.04.020 Planilha de consultas de retorno de fonoaudiologia
018.02.04.021 Planilha de controle de autorização de consultas – NA
018.02.04.022 Planilha de controle de contrapartida do programa Dose Certa
018.02.04.023 Planilha de controle de cotas de fisioterapia
018.02.04.024 Planilha de controle de devolução de material
018.02.04.025 Planilha de controle de distribuição de roupas da lavanderia por unidades 
018.02.04.026 Planilha de controle de educação na área de saúde
018.02.04.027 Planilha de controle de leitos do hospital
018.02.04.028 Planilha de controle de medicamentos hansenostáticos
018.02.04.029 Planilha de controle de medicamentos tuberculostáticos da vigilância 
epidemiológica
018.02.04.030 Planilha de controle de preservativo masculino
018.02.04.031 Planilha de controle de recebimento geral de materiais de laboratório e 
hospitalares
018.02.04.032 Planilha de controle de recém-nascido de risco
018.02.04.033 Planilha de controle de soropositivos assintomáticos
018.02.04.034 Planilha de controle de transporte de pacientes
018.02.04.035 Planilha de controle de vagas
018.02.04.036 Planilha de controle do programa de saúde do adolescente
018.02.04.037 Planilha de controle do Sistema de Vigilância Alimentar, Nutricional e Combate 
às Carências Nutricionais 
018.02.04.038 Planilha de demanda reprimida e tempo de espera
018.02.04.039 Planilha de movimento mensal de imunobiológicos
018.02.04.040 Planilha de recebimento do programa Dose Certa
018.02.04.041 Planilha de resolutividade médica 
018.02.04.042 Planilha de solicitação de materiais e medicamentos
018.02.04.043 Planilha de solicitações de refeições ao hospital municipal
018.02.04.044 Planilha mensal de controle de cotas de exames
018.02.04.045 Planilha mensal de controle de demanda reprimida de especialidades 
018.02.04.046 Planilha mensal de controle de demanda reprimida de exames 
018.02.04.047 Planilha mensal de controle de demandas reprimidas
018.02.04.048 Planilha mensal de controle de diabéticos
018.02.04.049 Planilha mensal de controle de epiléticos
018.02.04.050 Planilha mensal de controle de hipertensos
018.02.04.051 Planilha mensal de controle de impedimento do trabalho do profissional
018.02.04.052 Planilha mensal de controle de pré-natal
018.02.04.053 Planilha mensal de controle de preservativos
018.02.04.054 Planilha mensal de controle de produção de médico
018.02.04.055 Planilha mensal de controle de roupas da lavanderia
018.02.04.056 Planilha mensal de controle de serviços conveniados especializados 
018.02.04.057 Planilha mensal de controle de vacinas
018.02.04.058 Planilha mensal de previsão de parto de gestantes de risco
018.02.04.059 Planilha mensal do programa de atendimento domiciliar - PAD
148
018.02.04.060 Planilha mensal do programa de concessão de órtese, prótese e materiais 
auxiliares - OPM
018.02.04.061 Processo de credenciamento de médicos no SUS
018.02.04.062 Programa trimestral de produção
018.02.04.063 Projeto de organização do fluxo de informação
018.02.04.064 Questionário preparatório para realização de exames 
018.02.04.065 Registro das intercorrências dos serviços de segurança
018.02.04.066 Registro de abertura de prontuário
018.02.04.067 Registro de acolhimento e classificação de risco de gestante
018.02.04.068 Registro de agendamento de primeira consulta de parturiente e recém-nascido
018.02.04.069 Registro de agendas de consulta, cirurgias e exames
018.02.04.070 Registro de alta
018.02.04.071 Registro de cirurgia
018.02.04.072 Registro de comunicação
018.02.04.073 Registro de controle de aplicação de medicação
018.02.04.074 Registro de controle de envio de material para as unidades
018.02.04.075 Registro de controle de envio de material para os hospitais
018.02.04.076 Registro de controle de envio de receituário de controle especial
018.02.04.077 Registro de controle de vagas
018.02.04.078 Registro de exames radiológicos para controle sanitário
018.02.04.079 Registro de guarda de pertences de pacientes
018.02.04.080 Registro de informações administrativas
018.02.04.081 Registro de intercorrências médicas
018.02.04.082 Registro de internação
018.02.04.083 Registro de liberação de ambulância
018.02.04.084 Registro de parto
018.02.04.085 Registro de protocolo de exames
018.02.04.086 Registro de triagem dos pacientes
018.02.04.087 Registro de vacinas aplicadas
018.02.04.088 Relatório anual de atendimento à gestante
018.02.04.089 Relatório anual de exames de diagnósticos de gravidez – HCG
018.02.04.090 Relatório anual do hospital dia
018.02.04.091 Relatório anual do programa de atendimento ao recém–nascido
018.02.04.092 Relatório anual do programa de atendimento domiciliar
018.02.04.093 Relatório consolidado dos distritos e áreas de abrangência
018.02.04.094 Relatório de atendimento ambulatorial
018.02.04.095 Relatório de enfermagem
018.02.04.096 Relatório de estoque de vacinas
018.02.04.097 Relatório de internações e altas
018.02.04.098 Relatório de manutenção do equipamento de capela 
018.02.04.099 Relatório de monitoramento de indicadores de saúde
018.02.04.100 Relatório de paciente da unidade de reabilitação - DIR
018.02.04.101 Relatório de prestação de contas do programa IST/ AIDS
018.02.04.102 Relatório de recebimento de vacinas
018.02.04.103 Relatório de recepção de pacientes vítimas de violência
018.02.04.104 Relatório de visita domiciliar
018.02.04.105 Relatório demonstrativo de atividades da unidade
018.02.04.106 Relatório físico e financeiro de produção ambulatorial 
149
018.02.04.107 Relatório médico
018.02.04.108 Relatório mensal de atendimento à gestante
018.02.04.109 Relatório mensal de exames de diagnóstico de gravidez – HCG
018.02.04.110 Relatório mensal de impedimento
018.02.04.111 Relatório mensal do programa de atendimento ao recém-nascido de risco
018.02.04.112 Relatório mensal do programa de atendimento domiciliar
018.02.04.113 Relatório mensal do programa de planejamento familiar
018.02.04.114 Relatório para o conselho tutelar e vara da infância – UAISM
018.02.04.115 Relatório trimestral de prestação de contas
018.02.04.116 Requisição de vacinas
018.02.04.117 Sistema informatizado de regulação laboratorial
018.02.04.118 Tabela de controle de cobertura vacinal de programa ou campanha de saúde
018.02.04.119 Termo de inutilização de vacinas e afins
018.02.04.120 Termo de inutilização mensal de imunobiológicos
Atividade: 018.02.05 Gerenciamento da demanda, oferta e qualidade de tecidos, componentes 
e fluídos humanos para doação
Documentos: 018.02.05.001 Base de dados do Banco de Leite Humano
018.02.05.002 Expediente de requisição de hemocomponentes
018.02.05.003 Ficha de cadastro de candidata a doadora de leite humano
018.02.05.004 Ficha de controle de recebimento de leite humano
018.02.05.005 Ficha de rastreabilidade de hemocomponentes
018.02.05.006 Ficha de recolhimento de leite humano em domicílio
018.02.05.007 Ficha de sorologia da doadora de leite humano
018.02.05.008 Guia de fornecimento de hemocomponentes
018.02.05.009 Laudo de exame do leite humano pasteurizado
018.02.05.010 Mapa de prescrição de leite
018.02.05.011 Planilha de cotas de leite dos distritos sanitários
018.02.05.012 Quadro estatístico de componentes por unidades
018.02.05.013 Registro de cadastro de doadoras de leite humano
018.02.05.014 Registro de controle do uso do leite humano
018.02.05.015 Registro de descarte de hemocomponentes
018.02.05.016 Registro de entrada e saída de hemocomponentes
018.02.05.017 Relatório de receptores de leite humano
018.02.05.018 Expediente relativo ao gerenciamento da demanda, oferta e qualidade de 
tecidos, componentes e fluídos humanos para doação
Subfunção: 018.03 Assistência farmacêutica 
Atividade: 018.03.01 Apoio nutricional e dietético
Documentos: 018.03.01.001 Formulário de controle de recebimento de nutrição parenteral
018.03.01.002 Formulário de prescrição de dieta parenteral
018.03.01.003 Planilha de controle de dietas de pacientes
Atividade: 018.03.02 Avaliação e dispensação farmacêutica
Documentos: 018.03.02.001 Expediente de avaliação e atendimento para dispensação de medicamentos 
comuns 
018.03.02.002 Formulário de solicitação de medicamentos antirretrovirais
018.03.02.003 Registro de notificação de receita
Atividade: 018.03.03 Controle administrativo de medicamentos 
Documentos: 018.03.03.001 Ficha de solicitação de medicamentos não padronizados
018.03.03.002 Formulário de comunicação de vencimento de medicamento
018.03.03.003 Planilha de controle de medicamentos não padronizados
150
Atividade: 018.03.04 Controle da dispensação farmacêutica
Documentos: 018.03.04.001 Mapa de dispensação de medicamentos
018.03.04.002 Registro da movimentação de medicamentos de controle especial
018.03.04.003 Registro de notificação de receita para Talidomida
018.03.04.004 Sistema informatizado de controle da dispensação farmacêutica
Subfunção: 018.04 Controle de materiais, instalações e procedimentos relacionados à saúde
Atividade: 018.04.01 Coleta de resíduos provenientes de atividades de saúde
Documento: 018.04.01.001 Expediente de transporte e descarte de resíduos de serviços de saúde 
Atividade: 018.04.02 Controle da qualidade de insumos, reagentes e equipamentos
Documentos: 018.04.02.001 Formulário de habilitação de insumo e equipamento 
018.04.02.002 Formulário de validação de equipamento
018.04.02.003 Formulário de verificação de comparabilidade para equipamentos em uso
018.04.02.004 Registro de análise de certificado de calibração ou qualificação de instrumento 
e equipamento 
018.04.02.005 Registro de controle de status de calibração e qualificação de instrumento e 
equipamento
018.04.02.006 Relatório de certificação de equipamento
Atividade: 018.04.03 Controle de equipamentos, artigos e materiais obrigatórios em hospitais e 
ambulatórios
Documentos: 018.04.03.001 Planilha de cirurgia segura
018.04.03.002 Planilha de conferência de carrinho de emergência
018.04.03.003 Planilha de conferência de equipamentos, instrumentos, materiais e utensílios 
ambulatoriais e hospitalares
Atividade: 018.04.04 Limpeza, desinfecção e esterilização
Documentos: 018.04.04.001 Dossiê de controle de desinfecção
018.04.04.002 Dossiê de validação de limpeza de equipamentos e processo de produção de 
imunobiológicos
018.04.04.003 Registro de controle de desinfecção de equipamentos de escopia
018.04.04.004 Registro de uso, limpeza, intervenções e ocorrências de equipamentos 
Subfunção: 018.05 Coordenação de programas, projetos e ações na área da saúde
Atividade: 018.05.01 Acompanhamento de programa de agentes comunitários
Documentos: 018.05.01.001 Dossiê de programa de agente comunitário de saúde
018.05.01.002 Ficha de avaliação de agentes comunitários de saúde
018.05.01.003 Folha de serviço de prestadores de serviços comunitários
018.05.01.004 Laudo social
018.05.01.005 Plano de curso de agentes comunitários de saúde
018.05.01.006 Plano de curso de gerência para o programa de agente comunitário de saúde -
PACS
018.05.01.007 Programa de agente comunitário de saúde
018.05.01.008 Prova de concurso para programa de agente comunitário - PACS 
018.05.01.009 Relação de resultado de concurso de agente comunitário de saúde
018.05.01.010 Relatório anual de atividades médicas com série histórica
018.05.01.011 Relatório consolidado de atendimento às famílias e cadastramento familiar
018.05.01.012 Relatório de famílias por micro áreas
018.05.01.013 Relatório semestral de percentual dos indicadores de 0 a 3 meses e 29 dias 
com aleitamento exclusivo 
018.05.01.014 Termo de adesão de serviços voluntários
Atividade: 018.05.02 Acompanhamento do programa de educação física
Documentos: 018.05.02.001 Programa de educação física
018.05.02.002 Projeto relativo ao programa de educação física
151
018.05.02.003 Prontuário do paciente do programa de educação física
018.05.02.004 Relatório estatístico anual consolidado de unidades por especialidade
018.05.02.005 Relatório estatístico de atividade física por unidade e especialidade
018.05.02.006 Dossiê relativo ao acompanhamento do programa de educação física
Atividade: 018.05.03 Capacitação e aperfeiçoamento profissional
Documentos: 018.05.03.001 Dossiê de curso de capacitação multiprofissional em saúde
018.05.03.002 Planilha de reajuste do número de alunos 
018.05.03.003 Plano de curso
018.05.03.004 Processo de cadastro para curso e congresso
Atividade: 018.05.04 Controle de ações de reabilitação em saúde 
Documentos: 018.05.04.001 Dossiê de acompanhamento de investigação de acidente do trabalho ou 
doença ocupacional
018.05.04.002 Ficha de evolução clínica para caso de acidente de trabalho
018.05.04.003 Processo relativo a órteses, próteses e materiais ortopédicos
018.05.04.004 Programa de reabilitação em saúde
018.05.04.005 Registro de cadastro em programa de órteses, próteses e materiais auditivos
018.05.04.006 Registro de cadastro em programa de órteses, próteses e materiais ortopédicos
018.05.04.007 Relatório anual consolidado de programa de reabilitação em saúde 
018.05.04.008 Relatório mensal consolidado de programa de reabilitação em saúde 
018.05.04.009 Dossiê relativo ao controle de ações de reabilitação em saúde
Atividade: 018.05.05 Controle de ações em saúde da criança e adolescente 
Documentos: 018.05.05.001 Ficha de notificação compulsória de maus tratos
018.05.05.002 Planilha trimestral PROAISA unidade
018.05.05.003 Programa de atenção integral à saúde do adolescente - PROAISA
018.05.05.004 Quadro de referência pediátrica para o atendimento ao adolescente
018.05.05.005 Quadro estatístico mensal de mortalidade infantil
018.05.05.006 Relatório anual consolidado PROAISA 
018.05.05.007 Relatório de avaliação do desenvolvimento global da criança de risco
018.05.05.008 Relatório mensal do programa de saúde do adolescente
Atividade: 018.05.06 Controle de ações em saúde do adulto
Documentos: 018.05.06.001 Plano de saúde do adulto
018.05.06.002 Relatório anual consolidado de hipertensos e diabéticos por distritos
018.05.06.003 Relatório anual de câncer de mama
018.05.06.004 Relatório anual de distribuição de preservativos
018.05.06.005 Relatório anual de preventivo ginecológico
018.05.06.006 Relatório mensal consolidado de hipertensos e diabéticos por distritos
018.05.06.007 Relatório mensal de câncer de mama
018.05.06.008 Relatório mensal de distribuição de preservativos
018.05.06.009 Relatório mensal de preventivo ginecológico
Atividade: 018.05.07 Controle de ações em saúde materno-infantil 
Documentos: 018.05.07.001 Ata de conferência médica
018.05.07.002 Ficha de notificação compulsória de cirurgia de laqueadura tubária
018.05.07.003 Plano de saúde materno-infantil
018.05.07.004 Protocolo de procedimento de planejamento familiar
018.05.07.005 Relatório consolidado do Sistema de Vigilância Alimentar e Nutricional
Atividade: 018.05.08 Controle de ações em saúde mental
Documentos: 018.05.08.001 Planilha de controle de programa de saúde mental
018.05.08.002 Plano de saúde mental
152
018.05.08.003 Projeto de ações em saúde mental
018.05.08.004 Relatório mensal de programa de saúde mental
018.05.08.005 Relatório anual consolidado de programa de saúde mental
Subfunção: 018.06 Gerenciamento de serviços de saúde
Atividade: 018.06.01 Apoio a ações de proteção à saúde 
Documentos: 018.06.01.001
Expediente de acompanhamento de concessão de pensão especial a pessoas 
atingidas pela hanseníase e submetidas a isolamento e internação 
compulsórios
018.06.01.002 Processo de análise e acompanhamento de projetos financiados por fundo 
especial de saúde
018.06.01.003 Processo para pagamento de pessoal em operações de caráter urgente e 
inadiável 
Atividade: 018.06.02 Avaliação e auditoria de serviços de saúde
Documentos: 018.06.02.001 Ficha cadastral de estabelecimento de saúde público, privado e filantrópico
018.06.02.002 Processo de auditoria de assuntos relacionados à assistência à saúde
018.06.02.003 Processo de habilitação de gestão junto ao Ministério da Saúde
018.06.02.004 Processo relativo ao ressarcimento do SUS
018.06.02.005 Relatório de beneficiários de planos privados de assistência à saúde atendidos 
pelo SUS
018.06.02.006 Relatório de entrevista com paciente
018.06.02.007 Relatório de informação hospitalar ou ambulatorial
018.06.02.008 Relatório de visita e vistoria técnica de serviços de saúde
018.06.02.009 Relatório físico e financeiro consolidado de produção ambulatorial 
018.06.02.010 Relatório físico e financeiro de produção hospitalar 
018.06.02.011 Relatório mensal de faturas diferenciadas
Atividade: 018.06.03 Credenciamento de estabelecimentos, equipes e serviços de assistência à 
saúde 
Documentos: 018.06.03.001 Expediente de credenciamento de estabelecimentos e serviços de assistência 
à saúde
018.06.03.002 Expediente de credenciamento de estabelecimentos, serviços e equipes 
especializadas em transplante e enxerto
Atividade: 018.06.04 Implantação e controle do cartão nacional de saúde - Cartão SUS
Documentos: 018.06.04.001 Cadastro de usuário do SUS
018.06.04.002 Plano da divisão
018.06.04.003 Plano para implantação do Cartão SUS
018.06.04.004 Relatório estatístico do Cartão SUS
018.06.04.005 Dossiê relativo à implantação e controle do cartão nacional de saúde - Cartão 
SUS
Atividade: 018.06.05 Planejamento e controle da área da saúde
Documentos: 018.06.05.001 Dossiê de habilitação das condições de gestão na área da saúde 
018.06.05.002 Planilha de monitoramento de indicadores de saúde
018.06.05.003 Plano setorial da área da saúde
018.06.05.004 Programação Anual de Saúde - PAS
018.06.05.005 Relatório anual de gestão da área da saúde
Subfunção: 018.07 Vigilância sanitária e prevenção de riscos à saúde
Atividade: 018.07.01 Autorização de dispensação de medicamentos
Documentos: 018.07.01.001 Expediente de autorização para dispensação de Misoprostol
018.07.01.002 Expediente de autorização para uso excepcional de Talidomida
018.07.01.003 Processo de autorização para uso de medicamento especial para tuberculose
018.07.01.004 Processo de autorização para uso de Palivizumabe
Atividade: 018.07.02 Cadastro e concessão de licença de estabelecimento
153
Documentos: 018.07.02.001 Dossiê relativo a outros estabelecimentos que não de saúde
018.07.02.002 Ficha cadastral de estabelecimento
018.07.02.003 Laudo de vistoria da vigilância sanitária
018.07.02.004 Processo de alteração de dados cadastrais de estabelecimentos de interesse 
da saúde 
018.07.02.005 Processo de avaliação físico-funcional de projeto de edificação de 
estabelecimentos de interesse da saúde
018.07.02.006 Processo de cancelamento de licença de funcionamento por atos da vigilância 
sanitária 
018.07.02.007
Processo de concessão de licença de funcionamento de estabelecimentos de 
interesse da saúde e de fontes de radiação ionizantes sujeitos a vigilância 
sanitária
018.07.02.008 Processo de liberação de licença e cadastro da vigilância sanitária
018.07.02.009
Processo de renovação ou cancelamento de concessão de licença de 
funcionamento de estabelecimentos e equipamentos de interesse da saúde 
sujeitos à vigilância sanitária
Atividade: 018.07.03 Controle de Infecções Sexualmente Transmissíveis - IST
Documentos: 018.07.03.001 Formulário de CD4 e carga viral
018.07.03.002 Planilha de controle do programa IST/AIDS
018.07.03.003 Plano de controle de infecções sexualmente transmissíveis IST/AIDS
018.07.03.004 Plano de curso de treinamento do Ministério da Saúde
018.07.03.005 Programa de assistência integral à gestante HIV
018.07.03.006 Projeto do hospital dia
018.07.03.007 Projeto ONGS
018.07.03.008 Relatório anual do programa nacional de IST/AIDS
018.07.03.009 Relatório mensal do programa nacional de IST/AIDS
018.07.03.010 Dossiê relativo ao controle de Infecções Sexualmente Transmissíveis - IST
Atividade: 018.07.04 Controle de zoonoses
Documentos: 018.07.04.001 Base de dados de entrada de animais
018.07.04.002 Expediente de apreensão de animais
018.07.04.003 Expediente de desinsetização ou desratização em edifícios públicos, privados e 
logradouros públicos
018.07.04.004 Ficha de necropsia de animal 
018.07.04.005 Ficha de registro de animal
018.07.04.006 Formulário de registro de reclamações de animais de rua
018.07.04.007 Laudo de resultado de exames de animal 
018.07.04.008 Processo de liberação de animais
018.07.04.009 Prontuário de animal
018.07.04.010 Termo de adoção de animal
Atividade: 018.07.05 Controle e monitoramento de doenças e agravos
Documentos: 018.07.05.001 Ficha de controle de infecção hospitalar
018.07.05.002 Ficha de expedição de recebimento de vacinas, soros e afins
018.07.05.003 Ficha de investigação e notificação de doenças e agravos
018.07.05.004 Ficha de investigação epidemiológica de doença de notificação compulsória
018.07.05.005 Ficha de notificação de eventos adversos pós-vacinação e erros de imunização
018.07.05.006 Ficha de registro de vacina
018.07.05.007 Ficha individual de notificação numerada
018.07.05.008 Formulário de boletim mensal de doses de vacinas aplicadas
018.07.05.009 Formulário de controle mensal de estoque de vacina
018.07.05.010 Formulário de investigação de atendimento anti-rábico humano
154
018.07.05.011 Formulário de relatório de investigação de surto e epidemia
018.07.05.012 Mapa de localização de doenças epidêmicas e endêmicas
018.07.05.013 Mapa diário de registro de vacina
018.07.05.014 Planilha de controle semanal de notificação negativa de sarampo
018.07.05.015 Processo de autorização para inutilização de imunobiológicos e medicamentos 
impróprios para uso 
018.07.05.016 Projeto de implementação do controle de tuberculose
018.07.05.017 Registro de notificação de doenças transmissíveis - SVE
018.07.05.018 Registro geral consolidado da vigilância epidemiológica de notificação de 
doenças transmissíveis – SVE
018.07.05.019 Relação anual de notificação compulsória de doenças epidemiológicas, 
agravos e eventos de saúde
018.07.05.020 Relação anual total de notificação de casos de tuberculose com informações 
parciais
018.07.05.021 Relatório de avaliação da situação de doenças de notificação compulsória
018.07.05.022 Relatório de implantação de mudanças significativas na estrutura de serviços 
de implantação de novas atividades
018.07.05.023 Relatório de ocorrências e agravos inusitados de doenças transmissíveis
018.07.05.024 Relatório de vigilância epidemiológica
018.07.05.025 Tabela de notificações de surtos e agravos
018.07.05.026 Tabela de ocorrências de doenças de notificação compulsória
018.07.05.027 Dossiê relativo ao controle e monitoramento de doenças e agravos
Atividade: 018.07.06 Fiscalização e aplicação de penalidades
Documentos: 018.07.06.001 Expediente de acompanhamento de ações de vigilância sanitária
018.07.06.002 Expediente de inspeção de estabelecimentos que exercem atividades 
relacionadas a produtos sujeitos à vigilância sanitária
018.07.06.003 Processo de apuração de denúncia relacionada à vigilância sanitária
018.07.06.004 Processo de apuração e aplicação de penalidade à infração sanitária
Atividade: 018.07.07 Gerenciamento de informações de vigilância em saúde
Documentos: 018.07.07.001 Base de dados do sistema de informação em vigilância epidemiológica
018.07.07.002 Base de dados do sistema de informação em vigilância sanitária
018.07.07.003 Sistema de informação em vigilância epidemiológica
018.07.07.004 Sistema de informação em vigilância sanitária 
Função: 019 GESTÃO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA PÚBLICA MUNICIPAL E DEFESA 
CIVIL
Subfunção: 019.01 Defesa civil
Atividade: 019.01.01 Prevenção de acidentes em áreas de risco
Documentos: 019.01.01.001 Auto de interdição
019.01.01.002 Laudo técnico de vistoria
019.01.01.003 Mapa ou planta de área de risco
019.01.01.004 Plano de contingência de proteção e Defesa Civil
019.01.01.005 Registro fotográfico de ocorrência em área de risco
019.01.01.006 Relatório final de área de risco
019.01.01.007 Requerimento ou convocação para vistoria em áreas de risco e áreas públicas
019.01.01.008 Termo para regularização de obra em área de risco
019.01.01.009 Processo relativo à prevenção de acidentes em áreas de risco
Subfunção: 019.02 Promoção da segurança pública municipal 
Atividade: 019.02.01 Apuração de infrações disciplinares de integrantes da guarda civil
Documentos: 019.02.01.001 Registro de denúncias sobre a atuação da guarda civil municipal
019.02.01.002 Relatório de denúncias e reclamações
155
019.02.01.003 Processo relativo à apuração de infrações disciplinares de integrantes da
guarda civil e da defesa civil
Atividade: 019.02.02 Capacitação em segurança pública
Documentos: 019.02.02.001 Apostila de curso aplicado
019.02.02.002 Instrumentos de avaliação pedagógica
019.02.02.003 Partitura
019.02.02.004 Planilha de certificados e diplomas expedidos
019.02.02.005 Planilha de controle de equipamentos e instrumentos musicais
019.02.02.006 Plano de ensino da segurança pública municipal
019.02.02.007 Relação de matérias aplicadas em cursos
019.02.02.008 Relação de participantes em cursos e treinamentos
019.02.02.009 Processo relativo à capacitação em segurança pública
Atividade: 019.02.03 Controle de equipamentos de segurança
Documentos: 019.02.03.001 Mapa Força 
019.02.03.002 Planilha de controle de material bélico
019.02.03.003 Planilha de controle diário de localização de viaturas - V.T.R
019.02.03.004 Planilha de controle diário de viaturas
019.02.03.005 Dossiê relativo ao controle de equipamentos de segurança
Atividade: 019.02.04 Policiamento ostensivo
Documentos: 019.02.04.001 Expediente de solicitação, reclamação ou denúncia para a guarda civil 
municipal
019.02.04.002 Formulário de controle diário de patrulhamento motorizado
019.02.04.003 Notificação de auto de imposição de penalidade
019.02.04.004 Planilha de atendimento de ocorrências da sala de rádio
019.02.04.005 Plano de trabalho diário da guarda civil municipal
019.02.04.006 Registro sobre locais de pontos de tráfico de drogas
019.02.04.007 Relatório diário de ronda oficial
Atividade: 019.02.05 Registro e controle de ocorrências
Documentos: 019.02.05.001 Boletim de ocorrência da guarda civil municipal e da defesa civil
019.02.05.002 Relação das guardas civis municipais de cidades vizinhas
019.02.05.003 Relatório estatístico anual da guarda civil municipal
019.02.05.004 Relatório estatístico anual de ocorrências no município
019.02.05.005 Relatório estatístico mensal de ocorrências da guarda civil municipal
019.02.05.006 Processo relativo ao registro e controle de ocorrências 
156
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO)
011.01 Administração de cemitérios (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
011.01.01 
Controle e 
registro de 
serviços 
funerários
011.01.01.001 Alvará de concessão de terreno no 
cemitério 1 10 ✓
011.01.01.002 Dossiê de manutenção de cemitérios 1 5 ✓
011.01.01.003 Planilha de arrecadação de cemitérios 1 5 ✓
011.01.01.004 Processo de autorização de exumação de 
cadáveres Vigência 5 ✓
Vigência até autorização da exumação.
011.01.01.005 Processo de autorização de translado de 
cadáveres Vigência 5 ✓
Vigência até autorização do translado.
011.01.01.006 Processo de sepultamento ou exumação Vigência 10 ✓ Vigência até a conclusão.
011.01.01.007 Processo relativo a reparos em jazigo Vigência 1 ✓ Vigência até a conclusão dos reparos.
011.01.01.008 Registro de compra de terrenos nos 
cemitérios Vigência 20 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
011.01.01.009 Registro de óbito 1 5 ✓
011.01.01.010 Registro de sepultamentos, inumações e 
exumações Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
011.01.01.011 Relatório de monitoramento de uso de 
cemitério em relação a lençol freático Vigência 1 ✓
Vigência até elaboração de novo relatório.
011.01.01.012 Relatório estatístico de sepultamentos Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
011.01.01.013 Processo relativo à compra, venda ou uso Vigência 20 ✓ A vigência esgota-se com a venda ou o término do 
157
de terreno em cemitério uso do terreno ou jazigo.
158
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO)
011.01 02 Desenvolvimento urbano (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
011.02.01 
Adequação e 
intervenção 
urbanística
011.02.01.001 Planta de localização de áreas Vigência 0 ✓
Vigência até a atualização da planta.
011.02.01.002 Processo de adoção ou manutenção de 
praças públicas Vigência 1 ✓
Vigência definida no contrato de adoção.
011.02.01.003 Processo de construção de conjunto 
habitacional
Até a 
aprovação 
das contas
12 ✓
011.02.01.004 Processo de desapropriação de bem 
imóvel Vigência 5 ✓
Decreto–Lei n. 3.365/1941. Vigência até a publicação 
do Decreto que autoriza a desapropriação.
011.02.01.005 Processo de emissão de certidão de 
desapropriação Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.01.006 Processo de intervenção urbanística Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 618. 
Vigência até o Termo de Recebimento Definitivo da 
Obra.
011.02.01.007 Projeto de abertura de logradouro público Vigência 0 ✓ Vigência até a modificação ou atualização do projeto.
011.02.01.008 Projeto de intervenção urbanística Vigência 5 ✓ Vigência até a modificação ou atualização do projeto.
011.02.02 
Cadastro e 
certificação 
urbana e rural
011.02.02.001 Cadastro geral de logradouros públicos Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
011.02.02.002 Ficha cadastral de engenheiros e 
arquitetos e respectivas obras Vigência 0 ✓
Vigência até atualização.
011.02.02.003 Ficha cadastral de propriedades e 
proprietários rurais Vigência 0 ✓
Vigência até atualização do cadastro.
011.02.02.004 Mapa de zoneamento Vigência 0 ✓
Vigência até a promulgação de nova lei de 
zoneamento.
159
011.02.02.005 Plano para implantação de conjunto 
habitacional ou industrial Vigência 5 ✓
Vigência até atualização do plano.
011.02.02.006
Planta cadastral de loteamento com 
indicação de logradouros públicos e 
numeração
Vigência 0 ✓
Vigência até atualização.
011.02.02.007 Processo de emplacamento de 
logradouros públicos Vigência 0 ✓
Vigência até a conclusão do emplacamento.
011.02.02.008 Processo para emissão de certidão de uso 
e ocupação do solo Vigência 2 ✓
Vigência até a emissão da certidão.
011.02.02.009 Processo para emissão de certidão de 
zona urbana ou zona rural Vigência 2 ✓
Vigência até a emissão da certidão.
011.02.02.010 Processo para emissão de declaração de 
zoneamento para financiamento Vigência 0 ✓
Vigência até a emissão da declaração.
011.02.02.011 Rol de loteamentos representativos da 
evolução urbana Vigência 0 ✓
Vigência até atualização do rol.
011.02.03 
Controle, 
manutenção e 
execução de 
serviços gerais
011.02.03.001
Processo de execução de serviços 
topográficos, alinhamento e nivelamento 
de ruas
Vigência 5 ✓
Vigência até a realização da obra.
011.02.03.002 Processo de manutenção de 
equipamentos públicos Vigência 5 ✓
Vigência até a execução.
011.02.03.003 Processo relativo à poda e corte de árvore Vigência 1 ✓ Vigência até a realização do serviço.
011.02.03.004 Projeto de terraplenagem Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão do projeto.
011.02.03.005 Processo de solicitação de supressão de 
árvore exótica ou nativa Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 9.605/1998, art. 39; e Lei Federal n. 
6.938/1981, art. 15, §1º. Vigência até o atendimento da 
solicitação ou sua negativa.
011.02.04 
Drenagem, 
saneamento e 
canalização de 
rios e córregos
011.02.04.001 Planta cadastral de galeria de águas 
pluviais Vigência 0 ✓
Vigência até a atualização da planta.
011.02.04.002 Planta cadastral de rios e córregos 
canalizados Vigência 0 ✓
Vigência até atualização.
011.02.04.003 Projeto de galeria de águas pluviais Vigência 0 ✓ Vigência até atualização do projeto.
011.02.04.004 Projeto de manutenção do sistema de 
abastecimento de água e esgoto Vigência 0 ✓
Vigência até atualização do projeto.
011.02.04.005 Projeto de sistema de abastecimento de 
águas Vigência 0 ✓
Vigência até atualização do projeto.
011.02.04.006 Projeto de sistema de coleta e tratamento 
da rede de esgoto Vigência 2 ✓
Vigência até atualização do projeto.
160
011.02.04.007
Relatório de acompanhamento de 
execução de obras de sistema de 
abastecimento de água
Vigência 0 ✓
Vigência até a conclusão da obra.
011.02.04.008
Processo relativo à drenagem, 
saneamento e canalização de rios e 
córregos
Vigência 2 ✓
Vigência até o final de cada ano.
011.02.05 
Fiscalização de 
edificação ou 
obra particular
011.02.05.001 Formulário de auto de infração e multa 
para edificação particular Vigência 1 ✓
Vigência até a regularização e cancelamento da 
multa.
011.02.05.002 Processo de auto de infração e imposição 
de penalidade Vigência 5 ✓
Vigência até o cumprimento da penalidade ou sua 
anulação.
011.02.05.003 Processo de recurso de notificação 
preliminar Vigência 5 ✓
Vigência até a regularização e cancelamento da 
notificação.
011.02.06 
Iluminação 
pública
011.02.06.001 Planilha anual de acompanhamento de 
consumo mensal de alta tensão Vigência 2 ✓
Vigência até a atualização.
011.02.06.002 Planilha anual de acompanhamento de 
consumo mensal de iluminação pública Vigência 2 ✓
Vigência até a atualização.
011.02.06.003 Projeto de iluminação de logradouros 
públicos Vigência 0 ✓
Vigência até atualização do projeto.
011.02.06.004 Projeto de iluminação de praças e jardins Vigência 0 ✓ Vigência até atualização do projeto.
011.02.06.005 Projeto de iluminação de vias públicas Vigência 0 ✓ Vigência até atualização do projeto.
011.02.06.006 Projeto de manutenção da rede de 
iluminação pública Vigência 5 ✓
Vigência até a conclusão do projeto.
011.02.06.007 Projeto de remoção de postes de 
iluminação pública Vigência 2 ✓
Vigência até a conclusão do projeto.
011.02.06.008 Projeto de remoção de torres de alta 
tensão Vigência 0 ✓
Vigência até a conclusão do projeto.
011.02.06.009 Processo relativo à iluminação pública Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
011.02.07 
Manutenção e 
atualização do 
cadastro 
municipal 
imobiliário
011.02.07.001 Cadastro anual de IPTU 1 0 ✓
011.02.07.002 Cadastro de logradouros e face de quadra Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
011.02.07.003 Cadastro de numeração - manuscritos Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
011.02.07.004 Canhoto de baixa de IPTU 1 5 ✓
011.02.07.005 Certidão de área construída ou tributada Vigência 1 ✓ Vigência até expedição da certidão.
011.02.07.006 Edital de notificação de IPTU e taxas Vigência 1 ✓ Vigência até o final do exercício.
011.02.07.007 Ficha cadastral de logradouro Vigência 0 ✓
Vigência até inserção dos dados em sistema 
informatizado.
161
011.02.07.008 Ficha cadastral imobiliária Vigência
0
✓
Vigência até inserção dos dados em sistema 
informatizado.
011.02.07.009 Formulário de lançamento do IPTU Vigência
5
✓ Vigência até o final do exercício.
011.02.07.010 Foto aérea ou ortofoto
1
5
✓
Vigência até inserção dos dados em sistema 
informatizado.
011.02.07.011 Planilha de numeração oficial Vigência
0
✓
Vigência até inserção dos dados em sistema 
informatizado.
011.02.07.012 Planilha de recadastramento Vigência
0
✓ Vigência até inclusão no cadastro.
011.02.07.013 Planilha demonstrativa de cadastramento Vigência
1
✓ Vigência até o final do exercício.
011.02.07.014 Planta de quadra Vigência
0
✓
Vigência até inserção dos dados em sistema 
informatizado.
011.02.07.015 Planta genérica de valores Vigência
1
✓
A planta genérica de valores é aprovada por decreto 
municipal. Vigência até a aprovação de nova planta.
011.02.07.016 Processo de atualização de dados 
cadastrais
1
1
✓
011.02.07.017 Processo de compensação de débitos e 
créditos 
- IPTU Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
realização da compensação.
011.02.07.018 Processo de devolução de pagamento do 
IPTU Vigência
5
✓
Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173. Vigência até a 
devolução do pagamento.
011.02.07.019 Processo para emissão de certidão de 
valor venal 
- cadastro e lançamento Vigência
1
✓
Vigência até expedição da certidão.
011.02.07.020 Processo para emissão de certidão de 
cadastramento Vigência
1
✓
Vigência até expedição da certidão.
011.02.07.021
Processo para emissão de certidão de 
inscrição imobiliária 
- cadastro e 
lançamento
Vigência
1
✓
Vigência até expedição da certidão.
011.02.07.022 Processo para emissão de certidão 
específica Vigência
1
✓
Vigência até expedição da certidão.
011.02.07.023 Processo para emissão de certidão 
negativa de cadastramento Vigência
1
✓
Vigência até expedição da certidão.
011.02.07.024
Processo para emissão de certidão 
relativa a dados do cadastro imobiliário 
–
IPTU
Vigência
1
✓
Vigência até expedição da certidão.
011.02.07.025 Processo relativo às especificações de 
condomínios Vigência
5
✓
Vigência até o final do exercício.
011.02.07.026 Processo relativo a laudêmio
1
5
✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
162
011.02.07.027 Processo relativo à redução de IPTU 1 5 ✓ Lei n. 5.172/1966 (CTN), art.173.
011.02.07.028 Processo relativo à retificação de área -
alteração cadastral Vigência 10 ✓
Vigência até o final do exercício.
011.02.07.029 Relatório de estatísticas de IPTU e taxas Vigência 5 ✓ Vigência até o final do exercício.
011.02.07.030 Relatório mensal de ITBI Vigência 5 ✓ Vigência até o final do exercício.
011.02.08 
Normalização e 
cadastro de 
edificações 
particulares
011.02.08.001 Alvará de ampliação Vigência 1 ✓ Vigência até a ampliação.
011.02.08.002 Alvará de demolição Vigência 1 ✓ Vigência até a demolição.
011.02.08.003 Alvará de execução Vigência 1 ✓ Vigência até a execução.
011.02.08.004 Alvará de instalação Vigência 0 ✓ Vigência até a substituição ou habite-se.
011.02.08.005 Alvará para conjunto habitacional Vigência 1 ✓ Vigência até a substituição ou habite-se.
011.02.08.006 Ficha de controle de obras particulares e 
públicas Vigência 5 ✓
Vigência até a conclusão da obra.
011.02.08.007 Processo de aprovação de projetos de 
edificações particulares Vigência 10 ✓
Vigência até autorização ou sua negativa.
011.02.08.008 Processo de atualização de nome e 
endereço de proprietário do imóvel Vigência 1 ✓
Vigência até a atualização do nome ou endereço do 
imóvel.
011.02.08.009 Processo de autenticação de planta Vigência 0 ✓ Vigência até autenticação.
011.02.08.010 Processo de cancelamento de projeto 
aprovado Vigência 2 ✓
Vigência até o efetivo cancelamento do projeto.
011.02.08.011 Processo de diretrizes ou consulta para 
construção Vigência 1 ✓
Vigência até a conclusão da obra
011.02.08.012 Processo de edificação particular Vigência 1 ✓ Vigência até a expedição da certidão.
011.02.08.013 Processo de elaboração de planta de 
imóvel popular Vigência 5 ✓
Vigência até iniciar a construção.
011.02.08.014 Processo de emissão de certidão de 
projeto aprovado Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.08.015 Processo de emissão de certidão de 
cancelamento de projeto de construção Vigência 0 ✓
Vigência até a emissão da certidão.
011.02.08.016 Processo de emissão de certidão de 
demolição Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.08.017 Processo de emissão de certidão de 
habite-se
Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.08.018 Processo de emissão de certidão de 
medidas e confrontações Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
163
011.02.08.019
Processo de emissão de certidão de 
notificação de auto de infração e multa de 
obra
Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.08.020 Processo de emissão de certidão de 
numeração oficial de prédio Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão e entrega ao 
munícipe
011.02.08.021 Processo de emissão de certidão de 
padrão econômico Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.08.022 Processo de emissão de certidão de 
vistoria Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.08.023 Processo de expedição de alvará Vigência 5 ✓ Vigência até a expedição do alvará.
011.02.08.024 Processo de regularização de construção Vigência 1 ✓ Vigência até a regularização.
011.02.08.025 Processo de substituição de projeto Vigência 1 ✓ Vigência até a substituição ou habite-se.
011.02.08.026 Processo de transferência ou retirada de 
responsabilidade técnica Vigência 1 ✓
Vigência até a liberação do habite-se.
011.02.08.027 Processo de registro de incorporação 
imobiliária
Até a 
aprovação 
das contas.
5 ✓
Lei Complementar Estadual n.709/1993, art.41, § 1º. 
Documento importante para assegurar direitos e 
preservar a memória institucional.
011.02.08.028 Projeto de edificação Vigência 0 ✓ Lei Federal n. 4.591/1964, art.9º.
011.02.08.029 Projeto de isolamento acústico Vigência 2 ✓ Vigência até aprovação ou modificação.
011.02.09 
Organização das 
vias públicas
011.02.09 
Organização das 
vias públicas
011.02.09 
Organização das 
vias públicas
011.02.09.001 Ficha de denominação de rua Vigência 0 ✓
Vigência até atualização no cadastro imobiliário.
011.02.09.002 Processo para autorização de fechamento 
de loteamentos, vilas e ruas sem saída Vigência 0 ✓
Vigência enquanto durar a autorização.
011.02.09.003 Processo para emissão de certidão de 
denominação de via pública Vigência 1 ✓
Vigência até a emissão da certidão.
011.02.10 
Pavimentação, 
colocação de 
guias e meio-fio
011.02.10.001 Planta cadastral de ruas e avenidas 
pavimentadas Vigência 0 ✓
Vigência até a atualização ou modificação.
011.02.10.002 Processo relativo a serviços de 
manutenção de pavimentação Vigência 2 ✓
Vigência até a execução do serviço.
011.02.10.003 Projeto de manutenção de guias, sarjetas, 
muretas, calçadas e meio-fio Vigência 5 ✓
Vigência até a conclusão do projeto.
011.02.10.004 Projeto de pavimentação de ruas e 
avenidas Vigência 5 ✓
Vigência até a conclusão do projeto.
164
011.02.10.005
Projeto relativo a serviço de colocação de 
guias, sarjetas, muretas, calçadas e meio
-
fio
Vigência
5
✓
Vigência até a conclusão do projeto
011.02.11
Planejamento 
urbano
011.02.11.001 Carta ou planta geodésica Vigência
5
✓ Vigência até a atualização da carta.
011.02.11.002 Diretriz urbanística de uso e ocupação do 
solo Vigência
0
✓
Vigência até alteração da legislação.
011.02.11.003 Dossiê de estudo de restrição ambiental Vigência
0
✓ Vigência até a conclusão do estudo.
011.02.11.004 Dossiê de estudo de viabilidade para 
edificação particular Vigência
0
✓
Vigência até a conclusão do estudo.
011.02.11.005 Dossiê de estudo macro viário Vigência
0
✓ Vigência até a conclusão do estudo.
011.02.11.006 Mapa temático Vigência
5
✓ Vigência até a atualização do mapa.
011.02.11.007 Plano regional relativo à gestão territorial e 
ambiental Vigência
5
✓
Vigência até a atualização do plano.
011.02.11.008 Planta de referência cadastral 
- PRC Vigência
5
✓ Vigência até a atualização da planta.
011.02.11.009 Projeto de oleoduto e gasoduto Vigência
5
✓ Vigência até o término da obra.
011.02.11.010 Registro de imagem por satélite Vigência
0
✓
Vigência até a atualização
do registro.
011.02.11.011 Registro fotográfico aéreo ou aerofoto Vigência
0
✓
Vigência até a atualização
do registro.
011.02.11.012 Relatório de conselho ou comitê de gestão 
territorial e ambiental Vigência
0
✓
Vigência até elaboração de novo relatório.
011.02.11.013 Relatório sócio
-econômico e ambiental do 
município Vigência
0
✓
Vigência até elaboração de novo relatório.
011.02.11.014 Plano Diretor de Desenvolvimento 
Integrado 
- PDDI Vigência
0
✓
Vigência até a aprovação de novo plano.
011.02.11.015 Processo relativo ao planejamento urbano Vigência
5
✓ Vigência até o final de cada ano.
011.02.12 
Regularização 
de aeródromos
011.02.12.001 Processo de emissão de certidão de cone 
à proteção de vôos aeronáuticos
Vigência
1
✓
Vigência até a expedição da certidão.
011.02.12.002 Processo relativo à aprovação de projeto 
de heliponto ou heliporto Vigência
5
✓
Vigência até o recebimento definitivo da obra.
011.02.13 
Regularização 
de propriedade 
de conjunto 
habitacional
011.02.13.001
Contrato de mutuário de conjunto 
habitacional com órgão ou empresa 
pública municipal
Vigência
5
✓
Vigência até o encerramento contrato.
011.02.13.002 Contrato de órgão ou empresa pública 
municipal com empreiteiro e Vigência
5
✓
Vigência até o encerramento contrato.
165
subempreiteiro relativo à construção de 
conjunto habitacional
011.02.13.003 Processo relativo à regularização de 
propriedade de conjunto habitacional Vigência 5 ✓
Vigência até a regularização.
166
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO)
011.03 Preservação e conservação ambiental (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
011.03.01 
Controle e 
manejo 
ambiental
011.03.01.001 Estudo de impacto ambiental e relatório de 
impacto ambiental - EIA/RIMA Vigência 10 ✓
Vigência até implantação do empreendimento.
011.03.01.002 Plano de recuperação de áreas 
degradadas - PRADS Vigência 0 ✓
Vigência até a recuperação da área.
011.03.01.003
Processo de licenciamento ou autorização 
de funcionamento de indústrias e 
atividades modificadoras do meio 
ambiente
Vigência 10 ✓
Vigência até a emissão da licença ou autorização. 
011.03.01.004 Relatório Ambiental Preliminar - RAP Vigência 10 ✓
Vigência até implantação do empreendimento.
011.03.01.005
Processo de licenciamento de instalação 
ou renovação de Estação de Rádio Base 
(ERB)
Vigência 0 ✓
Lei Federal n. 6.766/1979, art. 7º, parágrafo único; Lei 
Federal n. 13.116/2015, art. 7º, §7º e art. 167, §1º. 
Vigência até a desativação da torre. 
011.03.01.006 Processo de licença de diretrizes para uso 
e ocupação do solo Vigência 5 ✓
Vigência até a concessão da licença ou sua negativa.
011.03.01.007 Processo de licença de uso do solo para 
mineração Vigência 0 ✓
Vigência até o encerramento das atividades de 
mineração. 
011.03.01.008 Processo de licença de terraplanagem de 
áreas verdes Vigência 5 ✓
Vigência até a negativa do pedido ou a realização do 
serviço.
011.03.01.009 Processo de vistoria do meio ambiente Vigência 12 ✓ Vigência até a conclusão da vistoria.
011.03.01.010 Relatório de análise ambiental 1 5 ✓
011.03.01.011 Guia de arborização urbana Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização.
011.03.02 011.03.02.001 Formulário de auto de Infração 1 0 ✓
167
Fiscalização 
ambiental
011.03.02.002 Formulário de notificação
1
0
✓
011.03.02.003 Processo de multa Vigência
5
✓ Vigência até a regularização da infração.
011.03.02.004 Relatório de vistoria
1
5
✓ Vigência até a elaboração de novo relatório.
011.03.02.005 Auto de infração ambiental (AIA
) Vigência
5
✓
Lei Estadual n. 12.300/2006, art. 62; Decreto Estadual 
n. 8.468/1976, art. 78; Resolução SMA n. 48, art. 5º; 
Decreto Estadual n. 60.342/2014, art. 42; Decreto 
federal n. 6.514/2008, art. 21; Lei Federal n. 
9.605/1998. Vigência até o cumprimento da 
penalidade.
011.03.02.006 Processo de apreensão e liberação de 
mercadorias em áreas verdes Vigência 12
✓
Lei Federal n. 9.605/1998 e Decreto
-Lei n. 
2.848/1940 (Código Penal), art. 109. Vigência até a 
vistoria e apuração da fiscalização.
011.03.02.007 Processo de apuração de dano ambiental Vigência
5
✓
Lei Federal n. 9.605/1998 e Decreto
-Lei n. 2.848/1940 
(Código Penal), art. 109. Vigência até a conclusão da 
apuração. 
011.03.02.008 Processo de apuração de ocupação 
irregular de áreas verdes Vigência
5
✓
Lei Federal n. 9.605/1998, arts. 38, 38
-A, 39, 40, 50
-A 
e 54. Vigência até a reintegração da área verde. 
011.03.02.009 Processo de cancelamento de multa Vigência
5
✓
Decreto
-Lei n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até o 
cancelamento da multa ou a quitação da obrigação.
011.03.02.010
Processo de elaboração e 
acompanhamento de Termo de Ajuste de 
Conduta Ambiental (TAC) 
Vigência
5
✓
Lei Federal n. 7.347/1985, art. 5º, §6º; Lei Federal n. 
10.406/2002 (Código Civil), art. 206, §5º, I. Vigência 
até a conclusão do TAC.
011.03.02.011 Processo de pagamento de multa Vigência
5
✓
Lei Federal n. 9.873/1999, art. 1º
-A. Vigência até a 
quitação da obrigação ou seu cancelamento. 
011.03.02.012 Relatório de fiscalização ambiental
1
5
✓
Lei Federal n. 9.605/1998 e Decreto
-Lei n. 2.848/1940 
(Código Penal), art. 109.
011.03.03 
Controle e 
proteção 
animal
011.03.03.001 Prontuário do animal Vigência
2
✓
Vigência até a adoção, devolução ao tutor ou óbito do 
animal.
011.03.03.002 Processo de cadastro no programa 
empresa amiga da causa animal Vigência
5
✓
Vigência até o cancelamento ou a não renovação do 
selo.
011.03.03.003 Processo de autorização de evento com 
animais Vigência
4
✓
Vigência até a realização do evento.
011.03.03.004 Processo de apuração de denúncia de 
maus tratos a animais Vigência 12
✓
Decreto
-Lei n. 2.848/1940 (Código Penal), art. 109, 
III. Vigência até a conclusão da apuração.
011.03.03.005 Processo de licença para carroceiros Vigência
5
✓ Vigência até a renovação ou suspensão da licença.
011.03.03.006 Laudo técnico veterinário 
1
4
✓ Lei Federal n. 9.605/1998, art. 32. Caso o documento 
168
integre um documento composto, seguirá sua 
temporalidade e destinação.
011.03.03.007 Notificação de maus-tratos a animais 1 4 ✓
Lei Federal n. 9.605/1998, art. 32. Caso o documento 
integre um documento composto, seguirá sua 
temporalidade e destinação.
169
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO)
011.04 Zoneamento, uso e ocupação do solo (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
011.04.01 
Parcelamento 
do solo
011.04.01.001 Mapa de acompanhamento das fases de 
loteamentos Vigência 1 ✓
Vigência até a elaboração de novo mapa.
011.04.01.002 Planta de arruamentos e loteamentos Vigência 5 ✓
Vigência até atualização da planta.
011.04.01.003 Processo de análise prévia de 
arruamentos e loteamentos 1 0 ✓
011.04.01.004 Processo de aprovação de anexação, 
subdivisão ou modificação de lotes Vigência 2 ✓
Vigência até registro em cartório.
011.04.01.005 Processo de aprovação final do projeto Vigência 5 ✓ Vigência até o registro no cartório de imóveis.
011.04.01.006 Processo de autenticação ou anotação de 
loteamentos e arruamentos Vigência 5 ✓
Vigência até a alteração do projeto de loteamento.
011.04.01.007 Processo de desmembramento de glebas Vigência 2 ✓ Vigência até registro em cartório.
011.04.01.008 Processo de diretrizes para arruamentos e 
loteamentos 1 5 ✓
011.04.01.009 Processo de liberação de caução Vigência 5 ✓ Vigência até a liberação definitiva da obra.
011.04.01.010 Processo de modificação com registro em 
cartório Vigência 5 ✓
Vigência até o efetivo registro em cartório.
011.04.01.011 Processo de pedido de infraestrutura de 
arruamentos e loteamentos Vigência 5 ✓
Vigência até a conclusão do loteamento.
011.04.01.012 Processo de substituição de análise prévia 
de arruamento e loteamento Vigência 5 ✓
Vigência até nova liberação.
011.04.01.013 Processo de substituição de aprovação Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão do loteamento.
170
final do projeto de arruamento e 
loteamento sem registro em cartório
011.04.01.014 Processo relativo a cancelamento de 
arruamentos e loteamentos Vigência 5 ✓
Vigência até o cancelamento.
011.04.01.015
Relatório de acompanhamento de 
implantação de arruamentos e 
loteamentos
Vigência 1 ✓
Vigência até a elaboração de novo relatório.
011.04.02 
Regularização 
do uso do solo
011.04.02.001 Cadastro social de ocupações irregulares 
ou clandestinas Vigência 0 ✓
Vigência até atualização do cadastro.
011.04.02.002 Certificado de aprovação para fins de 
regularização Vigência 0 ✓
Vigência até a regularização do loteamento.
011.04.02.003 Mapa dos loteamentos clandestinos Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração de novo mapa.
011.04.02.004 Processo de registro de loteamento
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art.41, §1º. 
Documento importante para assegurar direitos e 
preservar a memória institucional.
011.04.02.005 Processo de regularização de loteamento 
clandestino Vigência 2 ✓
Vigência até a regularização.
011.04.02.006 Processo de regularização de loteamentos Vigência 2 ✓ Vigência até a regularização do loteamento.
011.04.02.007 Relatório de constatação de 
clandestinidade de parcelamento do solo Vigência 0 ✓
Vigência até elaboração de novo relatório.
011.04.02.008 Relatório de loteamento irregular Vigência 2 ✓ Vigência até a regularização do loteamento.
171
011 GESTÃO DA POLÍTICA AMBIENTAL E TERRITORIAL (FUNÇÃO)
011.05 Controle e fiscalização do descarte de resíduos sólidos (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
011.05.01 
Controle 
ambiental de 
aterro sanitário
011.05.01.001 Certificado de movimentação de resíduos 
de interesse ambiental (CADRI) Vigência 12 ✓
Lei Federal n. 12.305/2010, art. 20; Lei Estadual n. 
12.300/2006; Lei Federal n. 9.605/1998, art. 68; 
Decreto-Lei n. 2.848/1940, art. 109, III. Vigência até a 
renovação do certificado ou desativação das 
atividades do aterro. 
011.05.01.002 Licença de operação da estação de 
tratamento de chorume Vigência 10 ✓
Resolução CONAMA n. 237/1997, art. 18, III, §3º. 
Vigência até a renovação da autorização ou 
desativação das atividades do aterro sanitário.
011.05.01.003 Licença de operação do aterro sanitário 
(LO) Vigência 10 ✓
Decreto Estadual n. 47.400/2002, art. 2º, III; 
Resolução CONAMA n. 237/1997, art. 18, III, §3º. 
Vigência até a renovação da autorização ou 
desativação das atividades do aterro sanitário. 
011.05.01.004 Relatório de projeto de adequação do 
aterro sanitário Vigência 10 ✓
Decreto Estadual n. 47.400/2002, art. 2º, III; 
Resolução CONAMA n. 237/1997, art. 18, III, §3º. 
Vigência até a elaboração de novo relatório. 
011.05.02 
Controle 
operacional de 
resíduos 
sólidos
011.05.02.001 Manifesto de carga de pesagem na 
balança do aterro sanitário
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 89; Decreto-Lei n. 
2.848/1940, art. 109, III.
011.05.02.002 Manifesto de resíduos de serviços da 
saúde
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 89; Decreto-Lei n. 
2.848/1940, art. 109, III. Trata-se da via acumulada 
na Secretaria. 
011.05.02.003 Processo de autorização para descarte de 
resíduos sólidos
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 89; Decreto-Lei n. 
2.848/1940, art. 109, III. A renovação da autorização 
para descarte de resíduos sólidos no aterro sanitário 
recorrerá ao processo inicial que autoriza o serviço. 
172
011.05.02.004 Processo de solicitação de coleta de lixo 
contaminado
Até
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 89; Decreto-Lei n. 
2.848/1940, art. 109, III.
011.05.02.005 Processo de solicitação ou renovação para 
coleta de resíduos sólidos da saúde
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 89; Decreto-Lei n. 
2.848/1940, art. 109, III. O processo é proveniente do 
serviço prestado pela prefeitura à rede particular de 
saúde. 
011.05.02.006 Relatório de pesagem na balança do 
aterro sanitário Vigência 5 ✓
Vigência até o envio da 2ª via para cobrança de 
tributos do gerador dos resíduos.
011.05.02.007 Ficha de solicitação de retirada de material 
do ecoponto 1 - ✓
011.05.02.008 Ticket de pesagem de resíduos sólidos
Até 
aprovação 
das contas
12 ✓
Lei Federal n. 8.666/1993, art. 89; Decreto-Lei n. 
2.848/1940, art. 109, III
011.05.03 
Monitoramento 
da gestão e do 
descarte de 
resíduos
011.05.03.001 Relatório anual de monitoramento 
geotécnico Vigência 0 ✓
Decreto Estadual n. 47.400/2002, art. 2º, III; 
Resolução CONAMA n. 237/1997, art. 18, III, §3º. 
Vigência até a elaboração de novo relatório. 
011.05.03.002 Relatório mensal de monitoramento 
geotécnico Vigência 10 ✓
Decreto Estadual n. 47.400/2002, art. 2º, III; 
Resolução CONAMA n. 237/1997, art. 18, III, §3º. 
Vigência até a elaboração de novo relatório. 
011.05.03.003 Registro de reclamação da coleta de lixo 
doméstico, hospitalar e congêneres Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 8.078/1990 (Código de Defesa do 
Consumidor), art. 27. Vigência até o encerramento do 
livro ou, caso o registro seja feito em planilha, ao final 
de cada ano. 
011.05.03.004 Processo relativo ao monitoramento da 
gestão e do descarte de resíduos Vigência 10 ✓
Vigência até o final de cada ano.
173
012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL (FUNÇÃO)
012.01 Gestão de equipamentos culturais (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
012.01.01 
Disponibilizaçã
o de 
equipamentos 
públicos para 
atividades 
culturais
012.01.01.001 Ficha de agendamento de solicitação de 
espaços culturais Vigência 2 ✓
Vigência até o término do evento.
012.01.01.002 Planilha de controle de chaves de espaços 
culturais 1 1 ✓
012.01.01.003 Registro de ocorrências em equipamentos 
culturais Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
012.01.01.004
Dossiê relativo à disponibilização de 
equipamentos públicos para atividades 
culturais
Vigência 2 ✓
Vigência até o final de cada ano.
174
012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL (FUNÇÃO)
012.02 Gestão de recursos e projetos de incentivo fiscal à cultura e ao turismo (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
012.02.01 
Incentivo fiscal 
à cultura e ao 
turismo local
012.02.01.001 Dossiê anual de prestação de contas de 
projetos incentivados
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓
012.02.01.002 Dossiê de projeto beneficiado por fundo de 
apoio e incentivo fiscal 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
012.02.01.003 Dossiê do programa do fundo de apoio e 
incentivo fiscal Vigência 0 ✓
Vigência até atualização do programa.
012.02.01.004 Projeto de ação cultural Vigência 5 ✓
Vigência até atualização do projeto.
175
012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL (FUNÇÃO)
012.03 Preservação e controle do patrimônio histórico e cultural (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
012.03.01 
Administração 
e controle do 
patrimônio 
histórico e 
cultural
012.03.01.001 Inventário do patrimônio ambiental e 
cultural - IPAC Vigência 0 ✓
Vigência até a atualização do inventário.
012.03.01.002 Planta ou Projeto arquitetônico de bem 
tombado do patrimônio cultural e histórico Vigência 2 ✓
Vigência durante a existência do bem. Trata-se de 
cópia, pois o projeto original integra Processo de 
estudo para tombamento de bem do patrimônio 
cultural e histórico.
012.03.01.003 Processo de comodato ou doação de 
acervo
Vigência 10 ✓
Vigência até o encerramento do processo.
012.03.01.004 Processo de estudo para tombamento de 
bem do patrimônio cultural e histórico Vigência 10 ✓
Vigência até a decisão final.
012.03.01.005
Processo de restauração ou recuperação 
de bem tombado do patrimônio cultural e 
histórico
Vigência 10 ✓
Vigência até o encerramento do processo.
012.03.01.006 Processo de tombamento Vigência 10 ✓ Vigência até decisão final do Conselho.
012.03.01.007 Projeto cultural apresentado ao Conselho 
municipal de patrimônio histórico e cultural Vigência 4 ✓
Vigência até ato decisório ou execução.
012.03.01.008
Relação bianual dos membros do 
Conselho municipal de patrimônio histórico 
e cultural 
Vigência 0 ✓
Vigência até atualização.
012.03.01.009
Relatório anual do Conselho municipal de 
patrimônio histórico e cultural
Até a 
aprovação 
das contas
0 ✓
012.03.01.010 Relatório técnico de vistoria de bens Vigência 0 ✓ Vigência até tomada de providências e elaboração de 
176
preservados do patrimônio histórico outro relatório.
012.03.02 
Realização de 
pesquisa e 
difusão cultural
012.03.02.001 Projeto de pesquisa histórica Vigência 0 ✓ Vigência até modificação ou execução do projeto.
012.03.02.002 Projeto museográfico Vigência 0 ✓ Vigência até modificação ou execução do projeto.
012.03.02.003 Projeto museológico Vigência 0 ✓ Vigência até modificação ou execução do projeto.
012.03.02.004 Processo relativo à realização de pesquisa 
e difusão cultural Vigência 0 ✓
Vigência até o final de cada ano.
177
012 GESTÃO DA POLÍTICA CULTURAL (FUNÇÃO)
012.04 Promoção e fomento da cultura (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
012.04.01 
Avaliação de 
projetos e 
produções 
culturais
012.04.01.001 Cadastro de proponente Vigência 0 ✓
O cadastro de proponente, cuja proposta for 
aprovada, deve integrar o Processo de fomento a 
atividades culturais. Vigência até a conclusão dos 
prazos estabelecidos em Resolução. 
012.04.01.002 Edital de programa de fomento a 
atividades culturais Vigência 1 ✓
Vigência até a publicação do Edital. O documento 
original deve integrar o Processo de fomento a 
atividades culturais.
012.04.01.003 Processo de atividade cultural de 
proponentes
Até a 
aprovação 
das contas
3 ✓
Lei Federal n. 8.313/1991; Lei Federal n. 8.685/1993; 
Lei Federal n.10.406/2002 (Código Civil), art. 206, 
§3º.
012.04.01.004 Processo de avaliação de proposta de 
atividades culturais Vigência 2 ✓
Vigência até a seleção da proposta ou com o fim da 
fase recursal. 
012.04.01.005 Processo de concurso cultural
Até a 
aprovação 
das contas
3 ✓
Lei Federal n. 8.313/1991; Lei Federal n. 8.685/1993; 
Lei Federal n.10.406/2002 (Código Civil), art. 206, 
§3º.
012.04.01.006 Processo de fomento a atividades culturais
Até a 
aprovação 
das contas
3 ✓
Lei Federal n.10.406/2002 (Código Civil), art. 206, 
§3º.
012.04.01.007 Projeto de atividade cultural de 
proponentes Vigência 0 ✓
Vigência até a seleção do projeto. Se o documento 
integrar um processo, deve seguir a destinação deste.
012.04.01.008 Proposta de atividade cultural de 
proponentes Vigência 0 ✓
Vigência até a seleção da proposta. Se o documento 
integrar um processo, deve seguir a destinação deste.
012.04.02 
Realização de 012.04.02.001 Anuário de programa cultural 1 1 ✓
Dois exemplares devem ser destinados à guarda 
permanente. 
178
cursos e 
oficinas de 
formação 
cultural
012.04.02.002 Apostila de curso ou oficina Vigência
1
✓
Dois exemplares devem ser destinados à guarda 
permanente e um exemplar deve integrar o Dossiê de 
curso de formação e aperfeiçoamento cultural. 
Vigência até o encerramento do curso ou oficina. 
012.04.02.003 Dossiê de curso de formação cultural Vigência
5
✓
Integram o Dossiê: material didático, material de 
divulgação, lista de presença, avaliação do curso e 
etc. O documento é importante para preservação da 
memória institucional. Vigência até o encerramento 
do curso. 
012.04.02.004 Ficha cadastral de ação cultural Vigência
1
✓ Vigência até atualização.
012.04.02.005 Ficha cadastral de sócios do clube da 
leitura Vigência
0
✓
Vigência até atualização.
012.04.02.006 Ficha cadastral individual de professores Vigência
3
✓ Vigência até atualização.
012.04.02.007 Ficha de inscrição nos cursos e oficinas
1
0
✓
012.04.02.008 Formulário de avaliação de oficinas e 
monitores Vigência
4
✓
Vigência até elaboração do relatório anual.
012.04.02.009 Formulário de média mensal de frequência 
em oficinas Vigência
0
✓
Vigência até elaboração do relatório mensal.
012.04.02.010 Lista de aprovados nos cursos e oficinas Vigência
1
✓
Vigência até o término do curso e entrega do 
certificado de participação e ou declaração de 
frequência.
012.04.02.011 Lista de chamada de alunos dos cursos e 
oficinas da ação cultural Vigência
1
✓
Vigência até o término do curso e entrega do 
certificado de participação e ou declaração de 
frequência.
012.04.02.012 Mapa de público de eventos de ação 
cultural Vigência
1
✓
Vigência até elaboração do relatório mensal.
012.04.02.013 Planilha de controle de curso Vigência
3
✓ Vigência até término do curso.
012.04.02.014 Prontuário de aluno Vigência 60
✓
Vigência até o término do curso ou com o rompimento 
do vínculo do aluno com a instituição.
012.04.02.015 Registro de presença em eventos de ação 
cultural Vigência
1
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
012.04.02.016 Relação de inscritos em curso Vigência
1
✓
O documento integra o Dossiê de curso de formação 
e aperfeiçoamento cultural. Vigência até o 
encerramento do curso. 
012.04.02.017 Relação de participantes em curso de 
formação Vigência
1
✓
O documento integra o Dossiê de curso de formação 
e aperfeiçoamento cultural. Vigência até o 
179
encerramento do curso. 
012.04.03 
Realização de 
eventos 
culturais e 
educativos
012.04.03.001 Canhoto de ingresso de atividades 
culturais e educacionais Vigência
1
✓
Vigência até o término do evento.
012.04.03.002 Catálogo de exposição Vigência
1
✓
Dois exemplares devem ser destinados à guarda 
permanente. Vigência até a confecção do catálogo. 
012.04.03.003 Catálogo de materiais artísticos Vigência
1
✓
Dois exemplares devem ser destinados à guarda 
permanente. Vigência até a confecção do catálogo. 
012.04.03.004 Diagrama de exposição Vigência
1
✓ Vigência até o encerramento da exposição.
012.04.03.005 Dossiê de atividade educativa Vigência
5
✓
Vigência até o término da atividade. O documento é 
importante para preservação da memória institucional
012.04.03.006 Dossiê de evento cultural Vigência
5
✓
Vigência até o término do evento. O documento é 
importante para preservação da memória 
institucional.
012.04.03.007 Lista de obras de exposição Vigência
1
✓
Vigência até o término da exposição. O documento 
integra o Dossiê de evento cultural.
012.04.03.008 Planilha de agendamento de atendimento 
educativo
1
2
✓
As informações deverão constar no Relatório anual 
de atividades.
012.04.03.009 Planilha de controle de atendimento 
educativo
1
2
✓
As informações deverão constar no Relatório anual 
de atividades.
012.04.03.010
Planilha de controle de público visitante
1
2
✓
As informações deverão constar no Relatório anual 
de atividades.
012.04.03.011 Portfólio de artista Vigência
1
✓
Vigência até o término do evento. O documento 
integra o Dossiê de evento cultural.
012.04.03.012 Programação de atividade cultural Vigência
1
✓
Dois exemplares devem ser destinados à guarda 
permanente. Vigência até o encerramento da 
atividade.
012.04.03.013 Registro fotográfico de atividade cultural Vigência
2
✓
O documento integra o Dossiê de evento cultural ou 
Dossiê de atividade educativa. Vigência até o 
encerramento da atividade.
012.04.03.014 Registro videográfico de atividade cultural Vigência
2
✓
O documento integra o Dossiê de evento cultural ou 
Dossiê de atividade educativa. Vigência até o 
encerramento da atividade.
012.04.03.015 Relatório de atividades educativas Vigência
2
✓
O documento integra o Dossiê de atividade educativa. 
Vigência até o encerramento da atividade.
012.04.03.016 Relatório de condições técnicas e 
estruturais de instituição cultural 
1
3
✓
180
012.04.03.017 Roteiro de entrevista de autor de obra e 
participante Vigência 1 ✓
Documento base para ser utilizado para entrevista do 
artista sobre autenticidade, direitos autorais, 
instalação, iluminação, manutenção, restauro, guarda, 
transporte etc. O documento é importante para 
preservação da memória institucional. Vigência até a 
elaboração de um novo roteiro.
181
013 GESTÃO DA POLÍTICA DE ABASTECIMENTO ALIMENTAR (FUNÇÃO)
013.01 Cadastramento, gerenciamento e fiscalização de sacolões e feiras livres (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
013.01.01 
Cadastramento 
e controle de
feiras e 
comércio livre
013.01.01.001
Ficha cadastral de permissionários de 
estabelecimentos que necessitam do 
serviço de inspeção municipal – SIM
Vigência 1 ✓ Vigência até atualização cadastral.
013.01.01.002 Formulário de cancelamento de matrícula 
de feira livre Vigência 1 ✓ Vigência até deferimento.
013.01.01.003 Mapa de localização das feiras livres Vigência 1 ✓ Vigência até atualização.
013.01.01.004 Multa de feirante ou comerciante Vigência 1 ✓
Vigência até a correção das irregularidades ou efetivo 
pagamento da multa.
013.01.01.005 Notificação de feirante Vigência 1 ✓
Vigência até o cumprimento do prazo previsto no 
documento.
013.01.01.006 Processo de afastamento, desobrigação 
ou justificativa de feiras livres Vigência 1 ✓ Vigência até liberação para o afastamento.
013.01.01.007 Processo relativo à infração e multa de 
feirante ou comerciante Vigência 5 ✓ Vigência até o encerramento do processo.
013.01.01.008 Relação de feirantes cadastrados 1 1 ✓
013.01.01.009 Relatório de serviços prediais dos 
sacolões Vigência 1 ✓ Vigência até a realização do serviço.
013.01.01.010 Requerimento de feira-livre e de 
comerciante Vigência 2 ✓ Vigência até deliberação da solicitação.
013.01.01.011 Tabela de pesquisa de preços Vigência 1 ✓ Vigência até atualização.
013.01.01.012 Processo relativo ao cadastramento e 
controle de feiras e comércio livre Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
182
183
013 GESTÃO DA POLÍTICA DE ABASTECIMENTO ALIMENTAR (FUNÇÃO)
013.02 Inspeção de higiene sanitária de alimentos, produtores e produtos (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
013.02.01 
Vigilância 
sanitária
013.02.01.001 Planilha de controle higiênico-sanitário de 
produtos fornecidos à alimentação escolar Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de nova planilha.
013.02.01.002
Processo de recurso de multa aplicada a 
mercado, matadouro, frigorífico, sacolão 
ou feira livre
Vigência 5 ✓ Vigência até decisão final.
013.02.01.003
Relatório de vistoria em barracas, 
mercados, frigoríficos, produtos 
hortifrutigranjeiros e outros
Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
013.02.01.004 Processo relativo à vigilância sanitária Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
184
014 GESTÃO DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL E PROMOÇÃO DA CIDADANIA (FUNÇÃO)
014.01 Coordenação de políticas e programas sociais (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
014.01.01 
Apoio a 
projetos sociais 
e de cidadania
014.01.01.001 Expediente do Banco do Povo Vigência 5 ✓ Vigência até a quitação do empréstimo.
014.01.01.002 Projeto Jovem Cidadão Vigência 5 ✓ Vigência até o desenvolvimento do projeto.
014.01.01.003 Requisição de exclusão de dados em 
cadastro Vigência 1 ✓ Vigência até atualização do cadastro.
014.01.01.004 Requisição de inclusão de dados em 
cadastro Vigência 1 ✓ Vigência até atualização do cadastro.
014.01.01.005 Expediente relativo ao apoio a projetos 
sociais e de cidadania Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
014.01.02 
Controle de 
fornecimento 
de materiais, 
aparelhos, 
auxílios e 
benefícios
014.01.02.001 Processo de revisão de benefício de 
prestação continuada 1 1 ✓
014.01.02.002 Processo de solicitação de aparelhos 
auditivos ou ortopédicos Vigência 1 ✓
Vigência até a entrega do produto ao interessado. O 
Processo é integrado pelo formulário de solicitação, 
pedido médico, audiometria e orçamento.
014.01.02.003 Registro de empréstimos de cadeira de 
rodas e similares 1 1 ✓
014.01.02.004 Registro de entrega de doação de 
aparelho auditivo ou ortopédico Vigência 1 ✓ Vigência até a entrega do produto ao cliente.
014.01.02.005 Relatório de benefício de prestação 
continuada 1 5 ✓
014.01.03 
Controle de 014.01.03.001 Ficha de controle de repasse de recursos 
de programa, projeto ou serviço de 1 5 ✓
185
repasse de 
recursos
proteção social básica ou especial
014.01.03.002 Orçamento das atividades do idoso Vigência
2
✓ Vigência até a realização das atividades.
014.01.03.003 Orçamento de evento do Conselho 
Municipal do Idoso Vigência
2
✓ Vigência até a realização do evento.
014.01.03.004 Processo de concessão da carteira do 
passe livre Vigência
1
✓ Vigência até renovação da carteira.
014.01.03.005 Processo de concessão de benefício de 
prestação continuada
1
5
✓
014.01.03.006 Relação de vales
-transporte de bolsistas Vigência
5
✓ Vigência até a conclusão da etapa.
014.01.03.007 Relatório social dos beneficiários Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
014.01.03.008 Expediente relativo ao controle de repasse 
de recursos Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
014.01.04 
Fomento às 
atividades de 
geração de 
emprego
014.01.04.001 Contrato com empresas para a realização 
de cursos continuados Vigência
5
✓ Vigência definida no contrato.
014.01.04.002 Contrato com empresas para a realização 
de cursos para mão de obra local Vigência
5
✓ Vigência definida no contrato.
014.01.04.003 Ficha cadastral de empresa Vigência
0
✓ Vigência até atualização do cadastro.
014.01.04.004 Ficha de cadastro de desempregado Vigência
0
✓ Vigência até atualização do cadastro.
014.01.04.005 Formulário de pesquisa de mercado
-
levantamento de dados Vigência
0
✓ Vigência até atualização da pesquisa.
014.01.04.006 Formulário de seguro desemprego
1
0
✓
Os formulários são enviados ao Ministério do 
Trabalho de seis em seis meses.
014.01.04.007 Planilha de levantamento de dados sobre 
quantidade de vagas preenchidas Vigência
0
✓ Vigência até atualização de dados
014.01.04.008 Plano de trabalho de cursos e 
treinamentos Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de novo Plano.
014.01.04.009 Registro telefônico de convocação de 
cadastrados
1
1
✓
014.01.04.010 Relatório de pesquisa de mercado Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
014.01.04.011 Termo de parceria com empresa Vigência
5
✓ Vigência definida no documento.
014.01.04.012 Dossiê de curso de capacitação 
profissional Vigência
5
✓ Vigência até a conclusão da capacitação.
014.01.04.013 Dossiê relativo ao fomento às atividades 
de geração de emprego Vigência
5
✓ Vigência até o final de cada ano.
014.01.05 014.01.05.001 Relação de presidentes da associação de Vigência
0
✓ Vigência até atualização.
186
Interlocução 
com a 
sociedade civil
moradores de bairro ou líderes 
comunitários
014.01.06 
Registro e 
atualização de 
cadastro para 
assistência 
social
014.01.06.001 Cadastro Único do Governo Federal -
CadÚnico 1 5 ✓
014.01.06.002 Dossiê de controle de atendimento de 
campanha do agasalho Vigência 1 ✓ Vigência até a conclusão da campanha.
014.01.06.003 Ficha cadastral de beneficiário Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização.
014.01.06.004 Ficha cadastral de família em situação de 
vulnerabilidade e risco social Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização.
014.01.06.005 Ficha de controle de visita domiciliar Vigência 1 ✓ Vigência até nova visita.
014.01.06.006 Ficha de inscrição de bolsista Vigência 1 ✓
Vigência definida no documento de abertura da 
inscrição.
014.01.06.007 Ficha de inscrição para atividades do 
idoso Vigência 2 ✓ Vigência até a atualização.
014.01.06.008 Guia de encaminhamento para órgãos da 
prefeitura 1 1 ✓
014.01.06.009 Prontuário de bolsista Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da etapa.
014.01.06.010 Prontuário médico de criança abrigada Vigência 20 ✓ Vigência até o fim do período de abrigo.
014.01.06.011 Prontuário técnico de criança abrigada Vigência 80 ✓
Vigência até o fim do período de abrigo da criança. 
Os prontuários serão submetidos a procedimento 
estatístico para retirada de amostras representativas 
destinadas a guarda permanente.
187
014 GESTÃO DA POLÍTICA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL E PROMOÇÃO DA CIDADANIA (FUNÇÃO)
014.02 Coordenação de programas de proteção social (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
014.02.01 
Gerenciamento 
e controle de 
programas de 
proteção social
014.02.01.001 Ata de solenidade de posse e diplomação 
dos conselheiros tutelares 4 0 ✓
014.02.01.002
Ata de eleição da composição do 
Conselho Municipal da Criança e 
Adolescente – CMDCA
Vigência 2 ✓ Vigência até posse de nova diretoria.
014.02.01.003
Dossiê de acompanhamento e avaliação 
de programa de ação social com 
adolescentes
Vigência 5 ✓ Vigência durante a realização do programa.
014.02.01.004 Plano de programa auxílio ao 
desempregado - PROAD Vigência 5 ✓ Vigência até o final do programa.
014.02.01.005 Plano de Programa de Garantia de Renda 
Mínima e Geração de Emprego e Renda Vigência 5 ✓ Vigência até execução do plano.
014.02.01.006 Plano de programa ou projeto de proteção 
de inclusão social Vigência 3 ✓ Vigência até o término do projeto.
014.02.01.007 Plano do Conselho Municipal do Idoso Vigência 2 ✓ Vigência até a execução do plano.
014.02.01.008 Plano municipal de assistência social Vigência 5 ✓ Vigência até execução do plano.
014.02.01.009 Plano para a realização de evento Vigência 1 ✓ Vigência até a realização do evento.
014.02.01.010 Processo de eleição de membros do 
conselho tutelar Inativado, utilizar 001.03.04.022
014.02.01.011 Programa de serviços de assistência 
social à criança Vigência 1 ✓ Vigência até a conclusão do programa.
014.02.01.012 Programa de serviços de assistência 
social ao adolescente Vigência 5 ✓ Vigência durante a realização do programa.
188
014.02.01.013 Programação de atividades para a pessoa 
idosa Vigência 3 ✓ Vigência até a execução das atividades.
014.02.01.014 Projeto de geração de renda Vigência 3 ✓ Vigência até o término do projeto.
014.02.01.015 Projeto do Conselho Municipal do Idoso Vigência 4 ✓ Vigência até término do projeto.
014.02.01.016 Relatório circunstanciado mensal de 
programa estadual Vigência 5 ✓ Vigência durante a permanência no programa.
014.02.01.017 Relatório de atendimento social 1 5 ✓
014.02.01.018
Relatório de prestação de contas do 
Programa de Garantia de Renda Mínima e 
Geração de Emprego e Renda
Até a 
aprovação 
das contas
10 ✓
014.02.01.019 Relatório financeiro do Fundo Social de 
Solidariedade Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração de novo relatório.
014.02.01.020 Relatório mensal de atendimento social -
plantão social Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração do relatório anual.
014.02.01.021 Relatório mensal de programa assistencial Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração do relatório anual.
014.02.01.022 Relatório mensal do Centro de Referência 
de Assistência Social - CRAS Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração do relatório anual.
014.02.01.023 Dossiê relativo ao gerenciamento e 
controle de programas de proteção social Vigência 10 ✓ Vigência até o final de cada ano.
014.02.02 
Monitoramento 
das ações de 
proteção social
014.02.02.001
Declaração de frequência escolar e de 
vacinação dos dependentes dos 
beneficiários de programa estadual
Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização.
014.02.02.002 
Dossiê relativo às atividades do Conselho 
Tutelar, do Fundo Social de Solidariedade, 
ou do Conselho Municipal dos Direitos da 
Criança e do Adolescente - CMDCA
Inativado, utilizar 001.03.04.023
014.02.02.003 Ficha de acompanhamento de 
enfermagem 1 1 ✓
014.02.02.004 Ficha de acompanhamento individual de 
programa estadual Vigência 5 ✓ Vigência durante a permanência no programa.
014.02.02.005 Ficha de instruções de serviços para 
setores Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novas instruções.
014.02.02.006 Gráfico quantitativo de atividades gerais 1 5 ✓
014.02.02.007
Planilha de controle de frequência de 
atividades com pais do Programa 
Liberdade Assistida - LA
1 5 ✓
189
014.02.02.008
Planilha de controle de frequência de 
atividades grupais com adolescentes do 
Programa Liberdade Assistida - LA
1 5 ✓
014.02.02.009
Planilha de controle de frequência e 
repasse de recurso do Programa 
Liberdade Assistida - LA
1 10 ✓
014.02.02.010 Planilha de controle de movimentação de 
adolescentes 1 5 ✓
014.02.02.011 Registro de atendimento social Vigência 3 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
014.02.02.012 Registro de doação para assistência social Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
014.02.02.013 Registro de visita domiciliar Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
014.02.02.014 Relação de entregas de cesta básica Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da etapa
014.02.02.015 Relação de frequência dos atendidos em 
reuniões 1 1 ✓
014.02.02.016
Relação de inclusões e desligamentos de 
famílias beneficiárias de programa 
estadual
Vigência 5 ✓ Vigência durante a permanência no programa.
014.02.02.017 Relação mensal dos atendidos de 
programa estadual Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração do relatório anual.
014.02.02.018
Relatório anual de atendimento a 
adolescente do Programa Liberdade 
Assistida - LA
Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
014.02.02.019 Relatório anual de atividades com grupo 
de adolescentes Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
014.02.02.020 Relatório anual de gestão da assistência 
social Vigência 3 ✓ Vigência até a elaboração de novo relatório.
014.02.02.021 Relatório anual do Centro de Referência 
de Assistência Social - CRAS 1 5 ✓
014.02.02.022 Relatório de acompanhamento da família 
de interno Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
014.02.02.023 Relatório de avaliação de oficina do 
Programa Liberdade Assistida - LA Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
014.02.02.024 Relatório de campanha do agasalho Vigência 1 ✓ Vigência até o termino da campanha.
190
014.02.02.025 Relatório de monitoramento de programa 
assistencial 1 5 ✓
014.02.02.026 Relatório de repasse de plantão Vigência 1 ✓ Vigência até o final do plantão.
014.02.02.027 Relatório de reunião externa referente à 
assistência social Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração de novo relatório.
014.02.02.028
Relatório mensal de atendimento a 
adolescente do Programa Liberdade 
Assistida - LA
Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração do relatório anual.
014.02.02.029 Relatório mensal de atividades com grupo 
de adolescentes Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração do relatório anual.
014.02.02.030 Relatório trimestral de monitoramento de 
programa estadual Vigência 5 ✓ Vigência durante a permanência no programa.
191
015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA (FUNÇÃO)
015.01 Administração de estabelecimentos escolares (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
015.01.01 
Apoio 
administrativo
015.01.01.001 Balancete financeiro da associação de 
pais e mestres - APM 1 5 ✓
015.01.01.002 Comunicado administrativo da Secretaria 
de Educação Vigência 1 ✓ Vigência até renovação ou conhecimento.
015.01.01.003 Planilha de controle de aquisição e 
distribuição de material escolar Vigência 1 ✓ Vigência até atualização da planilha.
015.01.01.004 Planilha de controle do programa de 
transporte escolar Vigência 1 ✓ Vigência até atualização da planilha.
015.01.01.005 Registro de atendimento à comunidade 1 10 ✓
015.01.01.006 Registro de visitas de autoridades 
educacionais. Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
015.01.01.007 Relatório estatístico anual de dados 
escolares 1 0 ✓
015.01.01.008 Sistema da Administração Escolar -
SISTAE
Vigência 0 ✓
Por tratar-se de documento eletrônico de guarda 
permanente, rotineiramente deverão ser extraídas 
cópias de segurança a serem armazenadas em 
ambiente seguro e em local diferente e fisicamente 
distante do armazenamento do documento original.
Vigência até a substituição ou descontinuidade do 
Sistema.
015.01.01.009 Sistema de Gestão Dinâmica da 
Administração Escolar - GDAE Vigência 0 ✓
Por tratar-se de documento eletrônico de guarda 
permanente, rotineiramente deverão ser extraídas 
cópias de segurança a serem armazenadas em 
192
ambiente seguro e em local diferente e fisicamente 
distante do armazenamento do documento original. 
Vigência até a substituição ou descontinuidade do 
Sistema.
015.01.01.010 Processo relativo ao apoio administrativo 
de estabelecimentos escolares Vigência 10 ✓ Vigência até o final de cada ano.
015.01.02 
Autorização de 
funcionamento 
de cursos e 
estabeleciment
os particulares 
de ensino
015.01.02.001
Processo de autorização de 
funcionamento de estabelecimento de 
ensino e instalação de curso
Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola. 
015.01.02.002
Processo de cassação de autorização de 
funcionamento de estabelecimento de 
ensino ou de curso 
Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.02.003 Processo de encerramento das atividades 
de estabelecimento de ensino Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.02.004 Processo de encerramento de curso Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.02.005 Processo de homologação do plano de 
curso da escola particular Vigência 40 ✓ Vigência até a homologação de um novo plano.
015.01.02.006 Processo de homologação do plano 
escolar da rede particular de ensino Vigência 40 ✓ Vigência até a homologação de um novo plano.
015.01.02.007 Processo de mudança de denominação de 
entidade mantenedora Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.02.008 Processo de mudança de denominação de 
estabelecimento de ensino Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.02.009 Processo de mudança de endereço de 
estabelecimento de ensino Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.02.010 Processo de suspensão temporária de 
curso da rede particular de ensino Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.02.011 Processo de transferência de entidade 
mantenedora Vigência 40 ✓
Vigência até o encerramento das atividades da 
escola.
015.01.03 
Controle de 
repasse de 
verbas para 
promoção da 
educação
015.01.03.001 Relatório da frequência escolar do 
programa bolsa escola Vigência 1 ✓ Vigência até a elaboração de novo documento.
015.01.03.002
Relatório de despesa com verbas do 
Fundo de Desenvolvimento de Ensino 
Básico - FUNDEB
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
015.01.03.003 Dossiê relativo ao controle de repasse de Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
193
verbas para promoção da educação
194
015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA (FUNÇÃO)
015.02 Gerenciamento da alimentação escolar (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
015.02.01 
Controle da 
merenda 
escolar
015.02.01.001 Balancete mensal de estoque 1 2 ✓
015.02.01.002 Cardápio de alimentação 1 1 ✓
015.02.01.003 Cronograma de gêneros alimentícios 1 1 ✓
015.02.01.004 Expediente de solicitação de ordem de 
pagamento de fornecedor Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de nova solicitação.
015.02.01.005 Ficha de controle de gêneros alimentícios 2 2 ✓
015.02.01.006 Ficha técnica de especificação de 
produtos alimentícios 2 2 ✓
015.02.01.007 Formulário de controle de distribuição de 
merenda escolar Vigência 1 ✓ Vigência até atualização.
015.02.01.008 Formulário de teste de aceitabilidade de 
gênero alimentício Vigência 1 ✓ Vigência até aplicação do teste.
015.02.01.009 Planilha de controle de recebimento de 
gêneros alimentícios 1 1 ✓
015.02.01.010 Relatório de visita da supervisão da 
merenda escolar 1 5 ✓
015.02.01.011 Relatório do saldo de estoque diário dos 
gêneros alimentícios 1 1 ✓
015.02.01.012 Relatório gerencial de alimentação escolar 1 1 ✓
195
015.02.01.013 Requisição de utensílios domésticos 
solicitados pela unidade escolar Vigência 1 ✓ Vigência até atendimento da solicitação.
015.02.01.014 Dossiê relativo ao controle da merenda 
escolar Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
015.02.02 
Controle de 
repasses e 
recursos 
financeiros 
para a 
alimentação 
escolar
015.02.02.001
Demonstrativo bancário mensal do 
Programa Nacional de Alimentação 
Escolar - PNAE
1 1 ✓
015.02.02.002
Demonstrativo sintético anual da execução 
físico financeira
do Programa Nacional de Alimentação 
Escolar - PNAE
1 5 ✓
015.02.02.003
Relação dos processos pagos com 
recursos do Programa Nacional de 
Alimentação Escolar - PNAE
1 2 ✓
015.02.02.004
Relatório de análise de aprovação de 
contas do Programa Nacional de 
Alimentação Escolar - PNAE
1 5 ✓
015.02.02.005
Expediente relativo ao controle de 
repasses e recursos financeiros para a 
alimentação escolar
1 5 ✓
196
015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA (FUNÇÃO)
015.03 Gerenciamento da vida escolar (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
015.03.01 
Acompanhame
nto da vida 
escolar dos 
alunos
015.03.01.001 Ata de conselho de classe 1 1 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional.
015.03.01.002 Ata de resultado final 1 10 ✓
Registra as informações de alunos promovidos, 
retidos e transferidos. As informações das tarjetas e 
dos lençóis estão consolidadas nesta Ata.
015.03.01.003 Controle de frequência e de participação 
em curso profissionalizante 1 5 ✓
015.03.01.004 Diário de classe 1 5 ✓
015.03.01.005 Prontuário do aluno Vigência 80 ✓
Vigência até o desligamento do aluno do 
estabelecimento escolar.
015.03.01.006 Registro de ocorrências e orientações a 
alunos Vigência 10 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
015.03.01.007 Expediente relativo ao acompanhamento 
da vida escolar dos alunos Vigência 80 ✓ Vigência até o final de cada ano.
015.03.02 
Apoio didático￾pedagógico
015.03.02.001 Apostila de apoio infantil, fundamental e 
curso profissionalizante Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
015.03.02.002 Caderno de apoio didático-pedagógico Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização.
015.03.02.003 Expediente relativo ao apoio didático￾pedagógico Vigência 0 ✓ Vigência até o final de cada ano.
015.03.03 
Coordenação 
015.03.03.001 Cadastro de estagiários Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização.
015.03.03.002 Classificação de processo seletivo Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão do processo seletivo
197
de estágios 
profissionalizan
tes
015.03.03.003 Currículo de aluno candidato à vaga de 
estágio Vigência 2 ✓ Vigência até o preenchimento da vaga.
015.03.03.004 Plano de estágio Vigência 1 ✓ Vigência até o fim do ano letivo.
015.03.03.005 Programa de expansão da educação 
profissional Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização.
015.03.03.006 Relatório final de estágio 1 1 ✓
O documento deve integrar o Prontuário do 
estagiário.
015.03.03.007 Relatório mensal de atividades de estágio 1 1 ✓
O documento deve integrar o Prontuário do 
estagiário.
015.03.03.008 Termo de compromisso de estágio 1 1 ✓
O documento deve integrar o Prontuário do 
estagiário.
015.03.03.009 Dossiê relativo à coordenação de estágios 
profissionalizantes Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
015.03.04 
Realização de 
atividades e 
cursos 
extracurriculare
s
015.03.04.001 Dossiê de partituras musicais e letras para 
orientação musical Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
015.03.05 
Registro e 
certificação da 
situação 
escolar
015.03.05.001 Registro de certificados expedidos 1 5 ✓
015.03.05.002 Registro de entrega de certificados Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
015.03.05.003 Registro de matrícula de alunos Vigência 0 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
015.03.06 
Regularização 
e 
acompanhame
nto da atividade 
docente
015.03.06.001 Dossiê de inscrição de professor eventual 1 1 ✓
015.03.06.002
Folha de frequência de professor 
conveniado ou eventual para fins de 
pagamento
Vigência 5 ✓ Vigência até o efetivo pagamento.
015.03.06.003 Processo de atribuição de classes e aulas 
para professores Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão do processo de atribuição.
015.03.06.004 Processo seletivo de especialistas 5 0 ✓
015.03.06.005 Quadro de aulas 1 0 ✓
015.03.06.006 Registro de ata de inscrição para 
atribuição de classes e aulas 1 2 ✓
015.03.06.007 Registro de observação e participação de 
estagiários 1 3 ✓
198
015.03.06.008
Relatório de carga horária de professores 
para fins de pagamento, alteração ou 
composição
Vigência 5 ✓ Vigência até o efetivo pagamento.
015.03.06.009 Relatório mensal de despesa com 
pagamento de aulas em substituição
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
199
015 GESTÃO DA POLÍTICA DE EDUCAÇÃO PÚBLICA (FUNÇÃO)
015.04 Planejamento Educacional (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
015.04.01 
Gerenciamento 
de vagas
015.04.01.001 Dossiê de inscrição de candidato a 
programa de bolsa de estudo 1 2 ✓
015.04.01.002 Ficha de abertura de recurso de programa 
de bolsa de estudo 1 2 ✓
015.04.01.003 Ficha de matrícula de aluno para curso 
profissionalizante Vigência 1 ✓ Vigência até o final do curso.
015.04.01.004 Lista de classificação de processo seletivo Vigência 1 ✓ Vigência até a publicação de nova lista.
015.04.01.005 Processo relativo a programa de bolsa de 
estudo 1 5 ✓
015.04.01.006 Registro de inscrição em programa de 
bolsa de estudo 1 5 ✓
015.04.01.007 Registro de inscrição para preenchimento 
de vagas de alunos 2 0 ✓
015.04.01.008 Registro de inscrição para preenchimento 
de vagas de alunos - EJA Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
015.04.01.009 Relatório anual da área de abrangência 
para matrícula no ensino fundamental 1 1 ✓
015.04.01.010 Relatório classificatório para transferência 
de alunos Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
015.04.01.011 Relatório estatístico de matrícula unificada 
para ingresso no ensino fundamental Vigência 0 ✓
Vigência até o processamento de dados de nova 
pesquisa.
015.04.01.012 Expediente relativo ao gerenciamento de Vigência 5 ✓ Vigência até o final do ano letivo.
200
vagas educacionais
015.04.02 
Planejamento 
das ações 
educacionais
015.04.02.001 Plano de ensino do professor 1 1 ✓
015.04.02.002 Projeto de enriquecimento curricular 4 0 ✓
015.04.02.003
Projeto de recuperação paralela e 
acompanhamento da frequência e 
aproveitamento
1 1 ✓
015.04.02.004 Projeto educativo Vigência 0 ✓ Vigência até a atualização do projeto.
015.04.02.005 Projeto educativo da Unidade Escolar -
U.E. Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão do projeto.
015.04.02.006 Projeto extra-curricular Vigência 1 ✓ Vigência até a modificação ou conclusão do projeto.
015.04.02.007 Proposta de especialista para projeto ou 
evento 1 0 ✓
015.04.02.008 Dossiê relativo ao planejamento das ações 
educacionais Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
015.04.03 
Processamento 
de dados 
estatísticos da 
área escolar
015.04.03.001 Censo escolar Vigência 0 ✓ Vigência até a realização de novo censo.
015.04.03.002 Ficha de controle de dados do Estado de 
São Paulo – PRODESP Vigência 0 ✓ Vigência até a efetiva atualização.
015.04.03.003 Formulário de avaliações tabuladas de 
cursos
1 0 ✓
015.04.03.004 Planilha de movimento semestral Vigência 0 X Vigência até o envio de nova planilha.
015.04.03.005 Relatório estatístico de alunos e escolas Vigência 0 ✓ Vigência até atualização de dados.
015.04.03.006 Dossiê relativo ao processamento de 
dados estatísticos da área escolar Vigência 0 ✓ Vigência até o final de cada ano.
201
016 GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER (FUNÇÃO)
016.01 Planejamento das ações de esporte e lazer (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
016.01.01 
Realização e 
acompanhame
nto de 
atividades de 
esporte e lazer
016.01.01.001 Dossiê da semana da criança Vigência 2 ✓ Vigência até o término do evento.
016.01.01.002 Dossiê de atividade física e de lazer em 
parques e praças
Vigência 2 ✓ Vigência até o final do ano letivo.
016.01.01.003 Dossiê de atividade para Pessoas Com 
Deficiência - PCD Vigência 2 ✓ Vigência até o término do evento.
016.01.01.004 Dossiê de atividade social Vigência 2 ✓ Vigência até o término do evento.
016.01.01.005 Dossiê de olimpíada recreativa Vigência 2 ✓ Vigência até o término do evento.
016.01.01.006 Dossiê de programa aquático ou de 
hidroginástica Vigência 2 ✓ Vigência até o final do ano letivo.
016.01.01.007 Dossiê de programa da terceira idade Vigência 2 ✓ Vigência até o final do ano letivo.
016.01.01.008
Dossiê de programa de desenvolvimento 
de crianças e adolescentes em situação 
de risco e vulnerabilidade social
Vigência 2 ✓ Vigência até o final do ano letivo.
016.01.01.009 Relatório mensal de atividades de 
manutenção em equipamento cultural Vigência 1 ✓ Vigência até a elaboração de relatório anual.
202
016 GESTÃO DA POLÍTICA DE ESPORTE E LAZER (FUNÇÃO)
016.02 Apoio e financiamento do esporte (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
016.02.01 
Incentivo ao 
esporte
016.02.01.001 Processo de concessão de Bolsa Atleta Vigência 5 ✓
A vigência esgota-se com o encerramento da 
concessão da bolsa.
016.02.01.002 Processo de ajuda de custo a atletas e 
equipes de esportes Vigência 5 ✓
A vigência esgota-se com a aprovação das contas da 
ajuda de custo.
203
017 GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA (FUNÇÃO)
017.01 Educação para o trânsito (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
017.01.01 
Elaboração de 
projetos de 
educação para 
o trânsito
017.01.01.001 Dossiê de projeto de educação para o 
trânsito Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo projeto.
204
017 GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA (FUNÇÃO)
017.02 Regulação de serviços de transportes públicos (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
017.02.01 
Regulação do 
serviço de 
ônibus
017.02.01.001 Processo de autorização e implantação de 
ponto de parada de ônibus Vigência 5 ✓
Vigência até a revogação da autorização.
017.02.01.002 Processo de controle de custo de 
passagens
Vigência 10 ✓
Vigência até a atualização do preço.
017.02.01.003 Processo de criação ou alteração de linha, 
horários e itinerários de ônibus Vigência 5 ✓
Vigência até o cancelamento da linha.
017.02.02 
Regulação do 
serviço de táxi
017.02.02.001 Dossiê de autorizado, permissionário ou 
auxiliar Vigência 5 ✓
Vigência até o cancelamento da autorização ou 
permissão.
017.02.02.002 Formulário de pesquisa realizada por 
agente fiscal de transporte Vigência 5 ✓
Vigência até a atualização da pesquisa.
017.02.02.003 Processo de afastamento de ponto de táxi Vigência 1 ✓ Vigência até o afastamento.
017.02.02.004 Processo de apreensão e liberação de 
veículo Vigência 5 ✓
Vigência até a liberação do veículo.
017.02.02.005 Processo de autorização ou permissão de 
permuta de ponto de táxi Vigência 5 ✓
Vigência até o cancelamento da autorização ou 
permissão.
017.02.02.006
Processo de autorização ou permissão de 
transferência de ponto de motorista de táxi 
permissionário 
Vigência 1 ✓
Vigência até o cancelamento da autorização ou 
permissão.
017.02.02.007 Processo de cassação de licença de 
motorista Vigência 5 ✓
Vigência até publicação do decreto de cassação.
017.02.02.008 Processo de contratação de motorista 
auxiliar Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do contrato.
017.02.02.009 Processo de distrato de motorista auxiliar Vigência 1 ✓ Vigência até o encerramento do contrato.
205
017.02.02.010 Processo de implantação de ponto de táxi Vigência 5 ✓ Vigência até extinção do ponto.
017.02.02.011 Processo de permissão ou autorização 
para serviço de transporte Vigência 5 ✓
Vigência até o cancelamento da permissão ou 
autorização.
017.02.02.012 Processo de renovação de motorista 
auxiliar Vigência 1 ✓
Vigência até renovação da autorização.
017.02.02.013 Processo de substituição de veículos Vigência 1 ✓ Vigência até decisão final.
017.02.02.014 Processo para obtenção de certidão ou 
declaração de atividade exercida Vigência 1 ✓
Vigência até expedição da certidão.
017.02.02.015 Processo relativo à vaga de táxi Vigência 1 ✓ Vigência até decisão final.
017.02.02.016 Relatório de agente fiscal de transporte Vigência 1 ✓ Vigência até a elaboração de novo relatório.
206
017 GESTÃO DA POLÍTICA DE MOBILIDADE URBANA (FUNÇÃO)
017.03 Controle do trânsito (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
017.03.01 
Estatísticas de 
trânsito
017.03.01.001 Planilha de contagem de veículos para 
projetos viários Vigência 1 ✓
Vigência até a elaboração do relatório final.
017.03.01.002 Relatório de dados estatísticos relativos ao 
transporte em geral Vigência 5 ✓
Vigência até a elaboração de novo relatório.
017.03.01.003 Relatório estatístico de acidentes de 
trânsito Vigência 0 ✓
Vigência até a elaboração de novo relatório.
017.03.01.004 Relatório final de contagem de veículos 1 1 ✓
017.03.01.005 Dossiê relativo as estatísticas de trânsito Vigência 5 ✓
Vigência até o final de cada ano.
017.03.02 
Fiscalização de 
trânsito e 
aplicação de 
penalidades
017.03.02.001 Auto de Infração de Trânsito - AIT 1 4 ✓
Lei Federal n. 9.503/1997 (CTB), arts. 21 e 325.
017.03.02.002 Notificação de multa de trânsito 1 0 ✓
Ao integrar um processo, o documento deverá seguir 
sua temporalidade e destinação.
017.03.02.003 Processo de baixa por pagamento de 
multa Vigência 5 ✓
Lei n. 9.503/1997 (CTB), art. 325. Vigência até a 
quitação da multa.
017.03.02.004
Processo de cancelamento ou baixa de 
talões de auto de infração e multas de 
trânsito
Vigência 1 ✓
Vigência até o cancelamento ou baixa dos talões.
017.03.02.005 Processo de notificação de infração de 
trânsito Vigência 1 ✓
Vigência até o atendimento da notificação.
017.03.02.006 Processo de recurso administrativo por 
penalidade de multa Vigência 5 ✓
Lei Federal n. 9.503/1997 (CTB), arts 288, 289, 290 e 
325. Vigência até o julgamento do recurso.
207
017.03.02.007 Processo de regularização de pagamento 
de multas de trânsito Vigência 5 ✓
Vigência até regularização.
017.03.02.008 Processo para emissão de certidão de 
indicação de infrator de trânsito Vigência 1 ✓
Vigência até expedição da certidão.
017.03.02.009
Relatório de validação ou invalidação de 
imagens geradas por equipamento de 
fiscalização de radar
Vigência 1 ✓
Vigência até decisão final.
017.03.02.010 Processo relativo à fiscalização de trânsito 
e aplicação de penalidades Vigência 5 ✓
Vigência até o final de cada ano.
017.03.03 
Sinalização 
viária
017.03.03.001 Processo para emissão de certidão de 
sinalização Vigência 1 ✓
Vigência até a expedição da certidão.
017.03.03.002 Projeto de localização de sinalização 
horizontal, vertical e semafórica Vigência 0 ✓
Vigência até conclusão do projeto.
208
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
018.01 Apoio diagnóstico e laboratorial (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
018.01.01 
Acompanhame
nto e controle 
da realização 
de exames de 
diagnóstico e 
laboratorial
018.01.01.001 Cadastro de biopsia do centro cirúrgico 1 5 ✓
RDC n. 302/2005, item 6.3.8. Trata-se de via que não
integra o prontuário do paciente.
018.01.01.002 Escala semanal de técnicos 1 1 ✓
018.01.01.003 Expediente de análise de amostra de 
paciente Vigência 20 ✓
Resolução CFM n. 1.821/2007. Vigência até o laudo 
do resultado da análise laboratorial. 
018.01.01.004 Ficha cadastral de dosimetria de radiações Vigência 10 ✓ Vigência até a atualização.
018.01.01.005 Formulário de comunicação de resultado 
crítico Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, item 6.3.8. Vigência até a 
comunicação do resultado.
018.01.01.006 Formulário de requisição de análises 
clínicas Vigência 1 ✓ Vigência até realização do exame.
018.01.01.007 Formulário de requisição de exames 1 5 ✓
018.01.01.008
Laudo de Autorização para 
Procedimento de Alta Complexidade -
APAC 
1 5 ✓
RDC n. 302/2005, item 6.3.8. Trata-se de via que não 
integra o Prontuário do paciente.
018.01.01.009 Laudo de resultado de exames 
laboratoriais 1 5 ✓
018.01.01.010 Lista de resultado de exame CD4 e carga 
viral Vigência 10 ✓
Portaria MS/SAS n. 334/2007. Vigência até a inserção 
da informação no prontuário de paciente e em 
sistema.
018.01.01.011 Quadro estatístico mensal de faturamento 
para o distrito 1 5 ✓
209
018.01.01.012 Quadro estatístico mensal de kits de teste 
de gravidez 1 5 ✓
018.01.01.013 Registro de análise de amostra laboratorial Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, item 6.3.8. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.01.01.014 Registro de resultado de exame Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.01.01.015 Requisição de serviços de diagnose e 
terapia - SADT 1 5 ✓
RDC n. 302/2005, item 6.3.8. Trata-se de via que não 
integra o Prontuário do paciente.
018.01.01.016 Tabela estatística de atendimento ao 
paciente 1 5 ✓
018.01.01.017
Expediente relativo ao acompanhamento e 
controle da realização de exames de 
diagnóstico e laboratorial
Vigência 10 ✓ Vigência até o final de cada ano.
210
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
018.02 Assistência ambulatorial e hospitalar (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
018.02.01 
Atendimento 
ambulatorial e 
hospitalar
018.02.01.001 Boletim imunológico mensal – COAS/CTA 1 1 ✓
018.02.01.002 Dossiê de investigação do acidentado Vigência 60 ✓ Vigência até o fim do tratamento.
018.02.01.003 Expediente de atendimento de paciente 
em domicílio Vigência 5 ✓
Vigência até o último atendimento. Trata-se de via 
acumulada pelo Serviço Social.
018.02.01.004 Ficha cadastral de famílias por Distrito Vigência 20 ✓ Vigência até atualização.
018.02.01.005 Ficha cadastral do paciente Vigência 20 ✓ Vigência até o último atendimento.
018.02.01.006 Ficha de identificação social Vigência 20 ✓
Lei n. 13.709/2018; Lei n. 13.787/2018; Lei n. 
8.662/1993. Vigência até o último atendimento.
018.02.01.007 Ficha de recém-nascido de risco Vigência 20 ✓ Vigência até o óbito.
018.02.01.008 Ficha de registro de alteração de 
preventivo Vigência 20 ✓ Vigência até o óbito.
018.02.01.009 Ficha de registro de vacinação Vigência 20 ✓ Vigência até o último atendimento.
018.02.01.010 Folha de triagem de saúde mental Vigência 1 ✓
Vigência até efetivo atendimento de todos os 
pacientes listados.
018.02.01.011 Formulário de notificação compulsória no 
sistema de vigilância epidemiológica Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.01.012 Formulário de solicitação de 
medicamentos retrovirais Vigência 5 ✓ Vigência até recebimento do medicamento
018.02.01.013 Formulário do sistema de notificação SV1 Vigência 1 ✓ Vigência até a inserção dos dados em sistema 
211
informatizado.
018.02.01.014 Laudo médico 5 0 ✓
Ao integrar o prontuário do paciente ou outro 
documento composto, o laudo médico deverá 
obedecer a sua temporalidade e destinação. As 
cópias ou vias poderão ser eliminadas após 5 anos 
na unidade produtora ou acumuladora.
018.02.01.015 Laudo para requisição de carteira para 
portador de deficiência Vigência 5 ✓ Vigência até emissão da carteira.
018.02.01.016 Planilha de controle de atendimento 1 5 ✓
018.02.01.017 Prontuário da psicologia Vigência 5 ✓
Lei n. 13.709/2018; Lei n. 13.787/2018; Resolução 
CFP n. 001/2009, art. 4º, § 1º. Vigência até a última 
movimentação.
018.02.01.018 Prontuário do paciente Vigência 20 ✓
Lei n. 13.709/2018; Lei n. 13.787/2018, art. 6º; 
Resolução CFM n. 1.638/2002, art.1º. Resolução 
CFM n. 1.821/2007. Alternativamente à eliminação, 
os prontuários com prazos esgotados poderão ser 
entregues ao paciente, seu procurador ou 
representante legal. Caberá às Comissões de 
Revisão de Prontuário e de Óbito e aos gestores das
unidades hospitalares e ambulatoriais, decidir, 
excepcionalmente, pela preservação dos prontuários 
por prazo superior aos 20 anos, visando a promoção 
da pesquisa e a produção de conhecimento científico. 
Vigência até a última movimentação.
018.02.01.019 Questionário de teste psicológico 1 5 ✓
Decreto n. 20.910/1932, art. 1º; Resolução CFP n. 
001/2009, art. 4º, § 1º.
018.02.01.020 Questionário do paciente Vigência 20 ✓ Vigência até atualização dos dados.
018.02.01.021 Receita de medicamento controlado Vigência 10 ✓ Vigência até prescrição de nova receita.
018.02.01.022 Receita médica 1 1 ✓
018.02.01.023 Registro de agendamento de consultas Vigência 5 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.024 Registro de agendamento de pacientes 
CD4 e Carga Viral Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.025 Registro de controle de agendamento para 
atendimento nas universidades Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
212
018.02.01.026
Registro de controle de altas médicas, 
transferências e desligamento de 
pacientes
Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.027 Registro de controle de audiometria Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.028 Registro de controle de demanda 
reprimida Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.029 Registro de controle de encaminhamento 
para cirurgia Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.030 Registro de controle de exames Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.031 Registro de controle de medicamentos Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.032 Registro de controle de serviços 
especializados Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.033 Registro de doenças infecciosas Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.034 Registro de especialidades Vigência 2 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.035 Registro de gestantes Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.036 Registro de intercorrências do plantão Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.037 Registro de ocorrências na unidade Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.038 Registro de prioridades de saúde mental Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.01.039 Registro de teste do pezinho Vigência 18 ✓
Lei n. 8.069/1990 (Estatuto de Criança e do 
Adolescente - ECA), art. 10, I; Portaria MS/GM n. 
822/2001, ANEXO 3, ITEM 2.5; Resolução COFEN n. 
429/2012, arts. 1º e 3º. Informação integra prontuário 
do paciente. Vigência até o encerramento do livro, ou, 
caso o registro seja feito em planilha, ao final de cada 
ano. 
018.02.01.040 Registro diário de atendimento de paciente Vigência 1 ✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
213
018.02.01.041 Relação de gestantes em 
acompanhament
o
1
2
✓
018.02.01.042 Relatório de tratamento supervisionado de 
tuberculose 
– TB
1
0
✓
018.02.01.043 Relatório médico de encaminhamento para 
cirurgia eletiva Vigência
1
✓ Vigência até a realização da cirurgia.
018.02.01.044 Relatório para seleção de candidato para 
laqueadura e vasectomia
1
2
✓
018.02.01.045 Requisição de exame Vigência
5
✓ Vigência até realização do exame.
018.02.01.046
Tabela de distribuição do tipo de 
alimentação e crescimento do recém
-
nascido de risco por UBS
1
5
✓
018.02.01.047
Expediente de controle de procedimentos 
administrativos, ambulatoriais e 
hospitalares
1
5
✓ Vigência até o final de cada ano.
018.02.02 
Atendimento 
Odontológico
018.02.02.001 Ficha de triagem odontológica Vigência
0
✓
Vigência até a transcrição de dados para o prontuário 
odontológico.
018.02.02.002 Formulário de autorização de atendimento 
odontológico
1
1
✓
018.02.02.003 Planilha de controle de produção de THD 
-
educação em saúde bucal
1
4
✓
018.02.02.004 Planilha de controle dos procedimentos 
coletivos odontológicos
1
4
✓
018.02.02.005 Planilha de levantamento epidemiológico 
da cárie Vigência
1
✓ Vigência até novo levantamento.
018.02.02.006 Registro de controle de atividades de 
técnicas em higiene dental Vigência
1
✓
Vigência até o encerramento do livro ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.02.007 Relatório mensal de produtividade de 
cirurgião dentista
1
1
✓
018.02.02.008 Relatório mensal de técnica de higiene 
dentária e educação em saúde
1
3
✓
018.02.02.009 Relatório mensal de triagem odontológica
1
3
✓
018.02.02.010 Relatório odontológico Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.02.03 
Controle de 
ações em 
018.02.03.001 Plano de trabalho do atendimento 
odontológico escolar Vigência
5
✓ Vigência até atualização de novo plano.
018.02.03.002 Programa da saúde bucal Vigência
5
✓ Vigência até atualização do programa.
214
saúde bucal 018.02.03.003 Relatório anual de avaliação do programa 
curativo e preventivo odontológico 1 3 ✓
018.02.03.004 Relatório de avaliação de programa 
odontológico 1 5 ✓
018.02.03.005 Relatório de avaliação do programa 
curativo escolar Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.02.03.006 Relatório de índice de cárie dentária 
(CPO/CEO) 1 10 ✓
018.02.03.007 Relatório estatístico anual do programa 
odontológico curativo 1 5 ✓
018.02.04 
Controle de 
procedimentos 
administrativos, 
ambulatoriais e 
hospitalares
018.02.04.001 Base de dados de registro e análise 
laboratorial Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, item 6.3.8. Vigência até a emissão 
do laudo pelo laboratório. Por tratar-se de 
informações digitais de guarda temporária, os dados 
deverão ser eliminados de forma irreversível e 
permanente, utilizando-se de ferramentas que 
sobrescrevam o espaço digital utilizado pelo arquivo.
018.02.04.002 Boletim diário de atendimento - BDA 1 5 ✓ Integra banco de dados.
018.02.04.003 Escala de plantão do setor de enfermagem 1 5 ✓
018.02.04.004 Ficha da Sistematização do Atendimento 
de Enfermagem - SAE 1 5 ✓ Resolução COFEN n. 358/2009, art. 6º. 
018.02.04.005 Ficha de atendimento ambulatorial – FAA Vigência 20 ✓ Vigência até o ultimo atendimento.
018.02.04.006 Ficha de controle de soro Vigência 5 ✓ Vigência até a alta do paciente.
018.02.04.007 Ficha de identificação de leito Vigência 1 ✓ Vigência até a alta do paciente.
018.02.04.008 Formulário de aviso de nascimento Vigência 1 ✓
Vigência até o preenchimento da declaração de 
nascido vivo. Trata-se da via que não integra o 
Prontuário do paciente.
018.02.04.009 Formulário de aviso de óbito Vigência 1 ✓
Vigência até o preenchimento da declaração de óbito. 
Trata-se da via que não integra o Prontuário do 
paciente.
018.02.04.010 Formulário de aviso de transferência de 
paciente Vigência 5 ✓ Vigência até a efetiva transferência.
018.02.04.011 Formulário de censo diário 1 5 ✓
018.02.04.012 Formulário de declaração de nascimento Vigência 10 ✓
Vigência até a emissão da certidão de nascimento 
pelo Cartório de Registro Civil.
018.02.04.013 Formulário de declaração de óbito Vigência 10 ✓ Vigência até a emissão da certidão de óbito pelo 
215
Cartório de Registro Civil.
018.02.04.014 Formulário de notas de fornecimento de 
material da Secretaria de Estado da Saúde Vigência 5 ✓ Vigência até entrada de dados no sistema.
018.02.04.015 Formulário de revisão de óbito 1 10 ✓
Resolução CREMESP n. 114/2005; Portaria n. 
116/2009, art. 41, I.
018.02.04.016
Mapa de controle de temperatura de 
recebimento de Nutrição Parenteral 
Prolongada (NPP)
Vigência 1 ✓
Portaria MS/SVS n. 272/1998. Vigência até o fim da 
amostra. 
018.02.04.017 Mapa de prescrição de dieta Vigência 1 ✓
Resolução CFN n. 621/2019. Vigência até a 
atualização do Mapa.
018.02.04.018 Planilha de controle de cotas de exames Vigência 2 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.019 Planilha anual de resolutividade médica 1 10 ✓
018.02.04.020 Planilha de consultas de retorno de 
fonoaudiologia Vigência 1 ✓ Vigência até atualização.
018.02.04.021 Planilha de controle de autorização de 
consultas – NA 1 10 ✓
018.02.04.022 Planilha de controle de contrapartida do 
programa Dose Certa Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.023 Planilha de controle de cotas de 
fisioterapia Vigência 2 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.024 Planilha de controle de devolução de 
material 1 1 ✓
018.02.04.025 Planilha de controle de distribuição de 
roupas da lavanderia por unidades 1 1 ✓
018.02.04.026 Planilha de controle de educação na área 
de saúde Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.027 Planilha de controle de leitos do hospital 1 1 ✓
018.02.04.028 Planilha de controle de medicamentos 
hansenostáticos 1 5 ✓
018.02.04.029
Planilha de controle de medicamentos 
tuberculostáticos da vigilância 
epidemiológica
1 5 ✓
018.02.04.030 Planilha de controle de preservativo 
masculino 1 1 ✓
018.02.04.031 Planilha de controle de recebimento geral 
de materiais de laboratório e hospitalares 1 5 ✓
216
018.02.04.032 Planilha de controle de recém
-nascido de 
risco Vigência
5
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.033 Planilha de controle de soropositivos 
assintomáticos Vigência
1
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.034 Planilha de controle de transporte de 
pacientes
1
1
✓
018.02.04.035 Planilha de controle de vagas Vigência
2
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.036 Planilha de controle do programa de saúde 
do adolescente
1
4
✓
018.02.04.037
Planilha de controle do Sistema de 
Vigilância Alimentar, Nutricional e 
Combate às Carências Nutricionais 
1
4
✓
018.02.04.038 Planilha de demanda reprimida e tempo de 
espera
1
2
✓
018.02.04.039 Planilha de movimento mensal de 
imunobiológicos Vigência
1
✓ Vigência até o encerramento do mês.
018.02.04.040 Planilha de recebimento do programa 
Dose Certa Vigência
5
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.041 Planilha de resolutividade médica 
1
0
✓
018.02.04.042 Planilha de solicitação de materiais e 
medicamentos
1
1
✓
018.02.04.043 Planilha de solicitações de refeições ao 
hospital municipal
1
1
✓
018.02.04.044 Planilha mensal de controle de cotas de 
exames
1
5
✓
018.02.04.045 Planilha mensal de controle de demanda 
reprimida de especialidades Vigência
2
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.046 Planilha mensal de controle de demanda 
reprimida de exames Vigência
2
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.047 Planilha mensal de controle de demandas 
reprimidas Vigência
5
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.048 Planilha mensal de controle de diabéticos Vigência
5
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.049 Planilha mensal de controle de epiléticos Vigência
5
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.050 Planilha mensal de controle de hipertensos Vigência
5
✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.051 Planilha mensal de controle de 
1
1
✓
217
impedimento do trabalho do profissional
018.02.04.052 Planilha mensal de controle de pré-natal Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.053 Planilha mensal de controle de 
preservativos Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.054 Planilha mensal de controle de produção 
de médico 1 5 ✓
018.02.04.055 Planilha mensal de controle de roupas da 
lavanderia Vigência 0 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.056 Planilha mensal de controle de serviços 
conveniados especializados Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.057 Planilha mensal de controle de vacinas Vigência 1 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.058 Planilha mensal de previsão de parto de 
gestantes de risco 1 1 ✓
018.02.04.059 Planilha mensal do programa de 
atendimento domiciliar - PAD Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.060
Planilha mensal do programa de 
concessão de órtese, prótese e materiais 
auxiliares - OPM
Vigência 5 ✓ Vigência até o ano do exercício.
018.02.04.061 Processo de credenciamento de médicos 
no SUS Vigência 10 ✓
Lei n. 8.212/91. Vigência até o fim do contrato de 
credenciamento.
018.02.04.062 Programa trimestral de produção 1 0 ✓
018.02.04.063 Projeto de organização do fluxo de 
informação Vigência 5 ✓ Vigência até atualização do projeto.
018.02.04.064 Questionário preparatório para realização 
de exames Vigência 1 ✓
Portaria MS/GM n. 1.820/2009, art. 3º. Vigência até a 
realização do exame ou a impossibilidade de realizá￾lo.
018.02.04.065 Registro das intercorrências dos serviços 
de segurança Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.066 Registro de abertura de prontuário Vigência 5 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.067 Registro de acolhimento e classificação de 
risco de gestante Vigência 5 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º; Portaria MS 
n. 1459/2011, art. 4º, I. Vigência até o encerramento 
do livro, ou, caso o registro seja feito em planilha, ao 
final de cada ano.
018.02.04.068 Registro de agendamento de primeira Vigência 5 ✓ Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
218
consulta de parturiente e recém
-nascido registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.069 Registro de agendas de consulta, cirurgias 
e exames
Vigência
5
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.070 Registro de alta Vigência
5
✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.071 Registro de cirurgia Vigência
5
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.072 Registro de comunicação Vigência
1
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.073 Registro de controle de aplicação de 
medicação Vigência
5
✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.074 Registro de controle de envio de material 
para as unidades Vigência
5
✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.075 Registro de controle de envio de material 
para os hospitais Vigência
5
✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.076 Registro de controle de envio de 
receituário de controle especial Vigência
2
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.077 Registro de controle de vagas Vigência
1
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.078 Registro de exames radiológicos para 
controle sanitário Vigência
5
✓
Resolução ANVISA n. 38/2008, art. 5º. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.079 Registro de guarda de pertences de 
pacientes Vigência
5
✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Informação 
integra prontuário do paciente. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.080 Registro de informações administrativas Vigência
5
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.081 Registro de intercorrências médicas Vigência
5
✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.082 Registro de internação Vigência
5
✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
219
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.083 Registro de liberação de ambulância Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.084 Registro de parto Vigência 20 ✓
Portaria MS n. 1.459/2011. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.085 Registro de protocolo de exames Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.086 Registro de triagem dos pacientes Vigência 5 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.087 Registro de vacinas aplicadas Vigência 20 ✓
RDC ANVISA n. 197/2017, art. 15. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.04.088 Relatório anual de atendimento à gestante 1 3 ✓
018.02.04.089 Relatório anual de exames de diagnósticos 
de gravidez – HCG 1 1 ✓
018.02.04.090 Relatório anual do hospital dia Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.02.04.091 Relatório anual do programa de 
atendimento ao recém nascido 1 1 ✓
018.02.04.092 Relatório anual do programa de 
atendimento domiciliar 1 5 ✓
018.02.04.093 Relatório consolidado dos distritos e áreas 
de abrangência 1 4 ✓
018.02.04.094 Relatório de atendimento ambulatorial Vigência 1 ✓
Vigência até a inserção dos dados em sistema 
próprio.
018.02.04.095 Relatório de enfermagem 1 5 ✓
018.02.04.096 Relatório de estoque de vacinas Vigência 1 ✓ Vigência até atualização do relatório.
018.02.04.097 Relatório de internações e altas 1 10 ✓
018.02.04.098 Relatório de manutenção do equipamento 
de capela 1 1 ✓
018.02.04.099 Relatório de monitoramento de indicadores 
de saúde Vigência 4 ✓ Vigência até atualização dos dados.
018.02.04.100 Relatório de paciente da unidade de 
reabilitação - DIR Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.02.04.101 Relatório de prestação de contas do Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
220
programa IST/ AIDS
018.02.04.102 Relatório de recebimento de vacinas 1 4 ✓
018.02.04.103 Relatório de recepção de pacientes 
vítimas de violência Vigência 20 ✓ Vigência até a alta do paciente.
018.02.04.104 Relatório de visita domiciliar Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.02.04.105 Relatório demonstrativo de atividades da 
unidade Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.02.04.106 Relatório físico e financeiro de produção 
ambulatorial Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.02.04.107 Relatório médico Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.02.04.108 Relatório mensal de atendimento à 
gestante 1 3 ✓
018.02.04.109 Relatório mensal de exames de 
diagnóstico de gravidez – HCG 1 1 ✓
018.02.04.110 Relatório mensal de impedimento 1 1 ✓
018.02.04.111 Relatório mensal do programa de 
atendimento ao recém-nascido de risco 1 3 ✓
018.02.04.112 Relatório mensal do programa de 
atendimento domiciliar 1 5 ✓
018.02.04.113 Relatório mensal do programa de 
planejamento familiar 1 1 ✓
018.02.04.114 Relatório para o conselho tutelar e vara da 
infância – UAISM Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.02.04.115 Relatório trimestral de prestação de contas Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.02.04.116 Requisição de vacinas Vigência 1 ✓ Vigência até entrega do material.
018.02.04.117 Sistema informatizado de regulação 
laboratorial Vigência 0 ✓
RDC n. 302/2005. Os dados guardados no Sistema 
poderão ser eliminados após o prazo de guarda, 
mantendo-se a integridade do Sistema até a 
eliminação de toda a base de dados. Por tratar-se de 
informações digitais de guarda temporária, os dados 
deverão ser eliminados de forma irreversível e 
permanente, utilizando-se de ferramentas que 
sobrescrevam o espaço digital utilizado pelo arquivo. 
Vigência até a descontinuidade do Sistema ou sua 
substituição.
221
018.02.04.118 Tabela de controle de cobertura vacinal de 
programa ou campanha de saúde 1 10 ✓
018.02.04.119 Termo de inutilização de vacinas e afins 1 1 ✓
018.02.04.120 Termo de inutilização mensal de 
imunobiológicos 1 1 ✓
018.02.05 
Gerenciamento 
da demanda, 
oferta e 
qualidade de 
tecidos, 
componentes e 
fluídos 
humanos para 
doação
018.02.05.001 Base de dados do Banco de Leite Humano 20 0 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006. Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde). Por tratar-se de 
documento eletrônico de guarda permanente, 
rotineiramente deverão ser extraídas cópias de 
segurança a serem armazenadas em ambiente 
seguro e em local diferente e fisicamente distante do 
armazenamento do documento original.
018.02.05.002 Expediente de requisição de 
hemocomponentes 1 20 ✓
Portaria CVS n. 4/2002, art. 4º; RDC/Anvisa n. 
34/2014, art. 15, §2º; Portaria MS/GS 158/2016, art. 
23. 
018.02.05.003 Ficha de cadastro de candidata a doadora 
de leite humano 5 0 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde).
018.02.05.004 Ficha de controle de recebimento de leite 
humano
5 0 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde).
018.02.05.005 Ficha de rastreabilidade de 
hemocomponentes 1 20 ✓
Portaria CVS – 4/2002, art. 4º; RDC/Anvisa n. 
34/2014, art. 15, §2º; Portaria MS/GS 158/2016, art. 
23. 
018.02.05.006 Ficha de recolhimento de leite humano em 
domicílio 5 0 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde).
018.02.05.007 Ficha de sorologia da doadora de leite 
humano Vigência 1 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde). Vigência até a 
inserção dos dados em sistema próprio.
018.02.05.008 Guia de fornecimento de 
hemocomponentes 1 20 ✓
Portaria CVS n. 4/2002, art. 4º; RDC/Anvisa n. 
34/2014, art. 15, §2º; Portaria MS/GS 158/2016, art. 
23. 
018.02.05.009 Laudo de exame do leite humano 
pasteurizado 5 0 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde).
018.02.05.010 Mapa de prescrição de leite Vigência 0 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde). Vigência até a 
atualização do Mapa.
018.02.05.011 Planilha de cotas de leite dos distritos Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
222
sanitários
018.02.05.012 Quadro estatístico de componentes por 
unidades 1 5 ✓
018.02.05.013 Registro de cadastro de doadoras de leite 
humano Vigência 20 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde). Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.02.05.014 Registro de controle do uso do leite 
humano Vigência 20 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006. Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde). Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano. 
018.02.05.015 Registro de descarte de 
hemocomponentes 1 20 ✓
Portaria CVS n. 4/2002, art. 4º; RDC/Anvisa n. 
34/2014, art. 15, §2º; Portaria MS/GS 158/2016, art. 
23. 
018.02.05.016 Registro de entrada e saída de 
hemocomponentes 1 20 ✓
Portaria CVS n. 4/2002, art. 4º; RDC/Anvisa n. 
34/2014, art. 15, §2º; Portaria MS/GS 158/2016, art. 
23. 
018.02.05.017 Relatório de receptores de leite humano Vigência 1 ✓
RDC/ANVISA n. 171/2006; Portaria de Consolidação 
n. 02/2017 (Ministério da Saúde). Vigência até a 
inserção dos dados em sistema próprio.
018.02.05.018
Expediente relativo ao gerenciamento da 
demanda, oferta e qualidade de tecidos, 
componentes e fluídos humanos para 
doação
Vigência 20 ✓ Vigência até o final de cada ano.
223
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
018.03 Assistência farmacêutica (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
018.03.01 
Apoio 
nutricional e 
dietético
018.03.01.001 Formulário de controle de recebimento de 
nutrição parenteral 1 1 ✓
Portaria MS/SVS n. 272/1998; RDC ANVISA n. 
45/2003.
018.03.01.002 Formulário de prescrição de dieta 
parenteral 1 1 ✓
Portaria MS/SVS n. 272/1998; RDC ANVISA n. 
45/2003. Trata-se da via da farmácia. A outra via 
integra o prontuário de paciente.
018.03.01.003 Planilha de controle de dietas de pacientes 1 1 ✓
018.03.02 
Avaliação e 
dispensação 
farmacêutica
018.03.02.001
Expediente de avaliação e atendimento 
para dispensação de medicamentos 
comuns 
Vigência 10 ✓
Portaria n. 344/1998, art. 64, § 3º. Vigência até o 
último atendimento ao beneficiado.
018.03.02.002 Formulário de solicitação de 
medicamentos antirretrovirais Vigência 2 ✓
Portaria n. 344/1998, art. 64. RDC n. 103/2016. 
Vigência até o fim da validade do formulário.
018.03.02.003 Registro de notificação de receita Vigência 5 ✓
Portaria n. 344/1998, art. 64, § 2º. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano. 
018.03.03 
Controle 
administrativo 
de 
medicamentos
018.03.03.001 Ficha de solicitação de medicamentos não 
padronizados 1 1 ✓ Resolução CFF n. 449/2006.
018.03.03.002 Formulário de comunicação de vencimento 
de medicamento 1 1 ✓ Resolução CFF n. 596/2014. 
018.03.03.003 Planilha de controle de medicamentos não 
padronizados 1 1 ✓
018.03.04 
Controle da 
dispensação 
018.03.04.001 Mapa de dispensação de medicamentos 1 2 ✓ Portaria n. 344/1998, art. 64. 
018.03.04.002 Registro da movimentação de 
medicamentos de controle especial Vigência 2 ✓
Portaria n. 344/1998, art. 64. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
224
farmacêutica em planilha, ao final de cada ano.
018.03.04.003 Registro de notificação de receita para 
Talidomida Vigência 10 ✓
Portaria n. 344/1998, art. 64, §3º; RDC n. 11/2011, 
art. 35, §4º. Vigência até o encerramento do livro, ou, 
caso o registro seja feito em planilha, ao final de cada 
ano.
018.03.04.004 Sistema informatizado de controle da 
dispensação farmacêutica Vigência 10 ✓
Portaria n. 344/1998, art. 63, § 1º. Vigência até o 
último atendimento ao beneficiado. Os dados 
guardados no Sistema poderão ser eliminados após o 
prazo de guarda, mantendo-se a integridade do 
Sistema até a eliminação de toda a base de dados. 
Por tratar-se de informações digitais de guarda 
temporária, os dados deverão ser eliminados de 
forma irreversível e permanente, utilizando-se de 
ferramentas que sobrescrevam o espaço digital 
utilizado pelo arquivo.
225
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
018.04 Controle de materiais, instalações e procedimentos relacionados à saúde (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
018.04.01 
Coleta de 
resíduos 
provenientes 
de atividades 
de saúde 
animal
018.04.01.001 Expediente de transporte e descarte de 
resíduos de serviços de saúde 2 5 ✓ RDC n. 222/2018, art. 6º, XII, parágrafo único.
018.04.02 
Controle da 
qualidade de 
insumos, 
reagentes e 
equipamentos
018.04.02.001 Formulário de habilitação de insumo e 
equipamento Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, itens 5.4 e 6.3.8; Portaria CVS n. 
13/2005, Anexo, 4.19, 4.62 e 4.63. Vigência até 
emissão do laudo pelo laboratório.
018.04.02.002 Formulário de validação de equipamento Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, itens 5.4 e 6.3.8; Portaria CVS n. 
13/2005, Anexo, 4.19, 4.62 e 4.63. Vigência até a 
realização de uma nova validação.
018.04.02.003
Formulário de verificação de 
comparabilidade para equipamentos em 
uso
Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, itens 5.4 e 6.3.8 e Portaria CVS n. 
13/2005, Anexo, 4.19, 4.62 e 4.63. Vigência até nova 
verificação.
018.04.02.004
Registro de análise de certificado de 
calibração ou qualificação de instrumento 
e equipamento 
Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, itens 5.4 e 6.3.8; Portaria CVS n. 
13/2005, Anexo, 4.19, 4.62 e 4.63; RDC n. 67/2007. 
Vigência até nova calibração e qualificação. 
018.04.02.005
Registro de controle de status de 
calibração e qualificação de instrumento e 
equipamento
Vigência 5 ✓
RDC n. 302/2005, itens 5.4 e 6.3.8; Portaria CVS n. 
13/2005, Anexo, 4.19, 4.62 e 4.63; RDC n. 67/2007. 
Vigência até nova calibração e qualificação. 
018.04.02.006 Relatório de certificação de equipamento 1 5 ✓ RDC n. 302/2005, itens 5.4.1 e 6.3.8. 
018.04.03 
Controle de 018.04.03.001 Planilha de cirurgia segura Vigência 1 ✓
RDC ANVISA n. 06/2013; RDC MS/ANVISA n. 
36/2013. Vigência até o início de uma nova planilha 
226
equipamentos, 
artigos e 
materiais 
obrigatórios em 
hospitais e 
ambulatórios
de checagem.
018.04.03.002 Planilha de conferência de carrinho de 
emergência Vigência 1 ✓
Parecer COREM 037/2013; Portaria MS/GM 
n.158/2016. Vigência até o início de uma nova 
planilha de checagem.
018.04.03.003
Planilha de conferência de equipamentos, 
instrumentos, materiais e utensílios 
ambulatoriais e hospitalares
Vigência 1 ✓
RDC n. 50/2002; RDC ANVISA n. 06/2013; NBR
12188/2003; NR 32 da Portaria MTE/GM n. 485/2005. 
Vigência até o início de uma nova planilha de 
checagem.
018.04.04 
Limpeza, 
desinfecção e 
esterilização
018.04.04.001 Dossiê de controle de desinfecção Vigência 5 ✓
RDC MS/ANVISA n. 15/2012, art. 26. Vigência até a 
realização de um novo processo de desinfecção.
018.04.04.002
Dossiê de validação de limpeza de 
equipamentos e processo de produção de 
imunobiológicos.
Vigência 5 ✓
RDC MS/ANVISA n. 15/2012, art. 26, parágrafo único. 
Vigência até a realização de uma nova validação.
018.04.04.003 Registro de controle de desinfecção de 
equipamentos de escopia Vigência 5 ✓
RDC ANVISA n.06/2013, art. 7. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.04.04.004 Registro de uso, limpeza, intervenções e 
ocorrências de equipamentos Vigência 5 ✓
Portaria CVS n. 13/2005, Anexo, 4.19. Vigência até o 
encerramento do livro, ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
227
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
018.05 Coordenação de programas, projetos e ações na área da saúde (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda
Permanente
018.05.01 
Acompanhame
nto de 
programa de 
agentes 
comunitários
018.05.01.001 Dossiê de programa de agente 
comunitário de saúde 1 5 ✓
018.05.01.002 Ficha de avaliação de agentes 
comunitários de saúde 1 1 ✓
018.05.01.003 Folha de serviço de prestadores de 
serviços comunitários 1 1 ✓
018.05.01.004 Laudo social Vigência 5 ✓ Vigência até o atendimento.
018.05.01.005 Plano de curso de agentes comunitários 
de saúde Vigência 5 ✓ Vigência até atualização do curso.
018.05.01.006
Plano de curso de gerência para o 
programa de agente comunitário de saúde 
- PACS
Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de um novo plano.
018.05.01.007 Programa de agente comunitário de saúde Vigência 1 ✓ Vigência até atualização do programa.
018.05.01.008 Prova de concurso para programa de 
agente comunitário - PACS Vigência 5 ✓ Vigência até homologação do concurso.
018.05.01.009 Relação de resultado de concurso de 
agente comunitário de saúde 1 4 ✓
018.05.01.010 Relatório anual de atividades médicas com 
série histórica Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.05.01.011 Relatório consolidado de atendimento às 
famílias e cadastramento familiar Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.05.01.012 Relatório de famílias por micro áreas Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
228
018.05.01.013
Relatório semestral de percentual dos 
indicadores de 0 a 3 meses e 29 dias com 
aleitamento exclusivo 
Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.05.01.014 Termo de adesão de serviços voluntários Vigência 10 ✓ Vigência definida no termo.
018.05.02 
Acompanhame
nto do 
programa de 
educação física
018.05.02.001 Programa de educação física Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo programa.
018.05.02.002 Projeto relativo ao programa de educação 
física Vigência 5 ✓ Vigência até atualização do projeto.
018.05.02.003 Prontuário do paciente do programa de 
educação física Vigência 5 ✓
Vigência até o paciente encerrar participação no 
programa.
018.05.02.004 Relatório estatístico anual consolidado de 
unidades por especialidade 1 5 ✓
018.05.02.005 Relatório estatístico de atividade física por 
unidade e especialidade Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.05.02.006 Dossiê relativo ao acompanhamento do 
programa de educação física Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
018.05.03 
Capacitação e 
aperfeiçoament
o profissional
018.05.03.001 Dossiê de curso de capacitação 
multiprofissional em saúde Vigência 0 ✓ Vigência até a conclusão do curso.
018.05.03.002 Planilha de reajuste do número de alunos 1 1 ✓
018.05.03.003 Plano de curso Vigência 5 ✓ Vigência enquanto durar o curso.
018.05.03.004 Processo de cadastro para curso e 
congresso
Vigência 5 ✓ Vigência até a realização do curso.
018.05.04 
Controle de 
ações de 
reabilitação em 
saúde
018.05.04.001
Dossiê de acompanhamento de 
investigação de acidente do trabalho ou 
doença ocupacional
Vigência 20 ✓ Vigência do primeiro atendimento até resolução.
018.05.04.002 Ficha de evolução clínica para caso de 
acidente de trabalho Vigência 20 ✓ Vigência durante o acompanhamento.
018.05.04.003 Processo relativo a órteses, próteses e 
materiais ortopédicos Vigência 10 ✓ Vigência até decisão final.
018.05.04.004 Programa de reabilitação em saúde Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo programa.
018.05.04.005 Registro de cadastro em programa de 
órteses, próteses e materiais auditivos Vigência 10 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
018.05.04.006 Registro de cadastro em programa de 
órteses, próteses e materiais ortopédicos Vigência 10 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
229
018.05.04.007 Relatório anual consolidado de programa 
de reabilitação em saúde Vigência 10
✓ Vigência até elaboração de um novo relatório.
018.05.04.008 Relatório mensal consolidado de programa 
de reabilitação em saúde Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de um novo relatório.
018.05.04.009 Dossiê relativo ao controle de ações de 
reabilitação em saúde Vigência 10
✓ Vigência até o final de cada ano.
018.05.05 
Controle de 
ações em 
saúde da 
criança e 
adolescente
018.05.05.001 Ficha de notificação compulsória de maus 
tratos Vigência
1
✓
Vigência até o efetivo encaminhamento aos setores 
competentes.
018.05.05.002 Planilha trimestral PROAISA unidade Vigência 10
✓ Vigência até o ano de exercício.
018.05.05.003 Programa de atenção integral à saúde do 
adolescente 
- PROAISA Vigência
5
✓ Vigência até atualização.
018.05.05.004 Quadro de referência pediátrica para o 
atendimento ao adolescente Vigência
5
✓ Vigência até atualização.
018.05.05.005 Quadro estatístico mensal de mortalidade 
infantil Vigência 10
✓ Vigência até o ano de exercício.
018.05.05.006 Relatório anual consolidado PROAISA Vigência 10
✓ Vigência até o ano de exercício.
018.05.05.007 Relatório de avaliação do desenvolvimento 
global da criança de risco
1
1
✓
018.05.05.008 Relatório mensal do programa de saúde 
do adolescente
1
1
✓
018.05.06 
Controle de 
ações em 
saúde do 
adult
o
018.05.06.001 Plano de saúde do adulto Vigência
5
✓ Vigência até atualização do plano.
018.05.06.002 Relatório anual consolidado de 
hipertensos e diabéticos por distritos Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.05.06.003 Relatório anual de câncer de mama Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de um novo relatório.
018.05.06.004 Relatório anual de distribuição de 
preservativos Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de um novo relatório.
018.05.06.005 Relatório anual de preventivo ginecológico Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de um novo relatório.
018.05.06.006 Relatório mensal consolidado de 
hipertensos e diabéticos por distritos Vigência
5
✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
018.05.06.007 Relatório mensal de câncer de mama Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de um novo relatório.
018.05.06.008 Relatório mensal de distribuição de 
preservativos Vigência
1
✓ Vigência até elaboração do consolidado anual.
018.05.06.009 Relatório mensal de preventivo 
ginecológico Vigência
1
✓
Vigência até elaboração do relatório anual.
018.05.07 018.05.07.001 Ata de conferência médica Vigência 10
✓ Vigência até elaboração de uma nova ata.
230
Controle de 
ações em 
saúde materno￾infantil
018.05.07.002 Ficha de notificação compulsória de 
cirurgia de laqueadura tubária Vigência 10 ✓ Vigência até a efetiva notificação.
018.05.07.003 Plano de saúde materno-infantil Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
018.05.07.004 Protocolo de procedimento de 
planejamento familiar Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de um novo protocolo.
018.05.07.005 Relatório consolidado do Sistema de 
Vigilância Alimentar e Nutricional 1 5 ✓
018.05.08 
Controle de 
ações em 
saúde mental
018.05.08.001 Planilha de controle de programa de saúde 
mental Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
018.05.08.002 Plano de saúde mental Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo plano.
018.05.08.003 Projeto de ações em saúde mental Vigência 5 ✓ Vigência até efetiva implantação do projeto.
018.05.08.004 Relatório mensal de programa de saúde 
mental Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração do consolidado anual.
018.05.08.005 Relatório anual consolidado de programa 
de saúde mental Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de um novo relatório.
231
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
018.06 Gerenciamento de serviços de saúde (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
018.06.01 
Apoio a ações 
de proteção à
saúde
018.06.01.001
Expediente de acompanhamento de 
concessão de pensão especial a pessoas 
atingidas pela hanseníase e submetidas a 
isolamento e internação compulsórios
Vigência 12 ✓
Decreto-Lei n. 2.848/1940, art. 109, III (Código 
Penal); Lei n. 11.520/2007. Vigência até a emissão do 
parecer.
018.06.01.002
Processo de análise e acompanhamento 
de projetos financiados por fundo especial 
de saúde
Vigência 5 ✓
Vigência até a apresentação do relatório final pelo 
responsável do projeto ou sua não-aprovação. 
Decreto n. 55.923/2010; Deliberação CAF n. 02/2013.
018.06.01.003 Processo para pagamento de pessoal em 
operações de caráter urgente e inadiável 
Até 
aprovação 
das contas
5 ✓
Deliberação CAF - 1, de 27/02/2013. Lei 
Complementar n. 709/1993, art. 41. 
018.06.02 
Avaliação e 
auditoria de 
serviços de 
saúde
018.06.02.001 Ficha cadastral de estabelecimento de 
saúde público, privado e filantrópico Vigência 0 ✓ Vigência até atualização dos dados.
018.06.02.002 Processo de auditoria de assuntos 
relacionados à assistência à saúde Vigência 2 ✓
Vigência até a comunicação ao auditado. Se houver 
inconformidade, até o cumprimento da adequação ou 
ação pertinente.
018.06.02.003 Processo de habilitação de gestão junto ao 
Ministério da Saúde Vigência 5 ✓ Vigência até nova habilitação.
018.06.02.004 Processo relativo ao ressarcimento do 
SUS
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
018.06.02.005
Relatório de beneficiários de planos 
privados de assistência à saúde atendidos 
pelo SUS
1 10 ✓
018.06.02.006 Relatório de entrevista com paciente Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
232
018.06.02.007 Relatório de informação hospitalar ou 
ambulatorial Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.06.02.008 Relatório de visita e vistoria técnica de 
serviços de saúde Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.06.02.009 Relatório físico e financeiro consolidado de 
produção ambulatorial Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.06.02.010 Relatório físico e financeiro de produção 
hospitalar Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.06.02.011 Relatório mensal de faturas diferenciadas Vigência 10 ✓ Vigência até elaboração do novo relatório.
018.06.03 
Credenciament
o de 
estabeleciment
os, equipes e 
serviços de 
assistência à 
saúde
018.06.03.001
Expediente de credenciamento de 
estabelecimentos e serviços de 
assistência à saúde
Vigência 12 ✓
Lei n. 9.434/1997; Portaria n. 2.600/2009; Portaria n. 
2.567/2016; Decreto-Lei n. 2.848/1940, art. 109, III 
(Código Penal). Vigência até a publicação do 
credenciamento no diário oficial.
018.06.03.002
Expediente de credenciamento de 
estabelecimentos, serviços e equipes 
especializadas em transplante e enxerto
Vigência 12 ✓
Decreto-Lei n. 2.848/1940, art. 109, III (Código 
Penal); Lei n. 9.434/1997; Decreto n. 52.047/2007, 
art, 16, IV; Portaria n. 2.600/2009; Decreto n. 
9.175/2017, art. 11, §§ 5º, 6º e 7º. Vigência até a 
perda do prazo para renovação do pedido.
018.06.04 
Implantação e 
controle do 
cartão nacional 
de saúde -
Cartão SUS
018.06.04.001 Cadastro de usuário do SUS Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
018.06.04.002 Plano da divisão Vigência 2 ✓ Vigência até atualização do plano.
018.06.04.003 Plano para implantação do Cartão SUS Vigência 5 ✓ Vigência até a atualização do plano.
018.06.04.004 Relatório estatístico do Cartão SUS 1 5 ✓
018.06.04.005 Dossiê relativo à implantação e controle do 
cartão nacional de saúde - Cartão SUS Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
018.06.05 
Planejamento e 
controle da 
área da saúde
018.06.05.001 Dossiê de habilitação das condições de 
gestão na área da saúde Vigência 5 ✓ Vigência até nova habilitação.
018.06.05.002 Planilha de monitoramento de indicadores 
de saúde Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
018.06.05.003 Plano setorial da área da saúde Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração de novo plano.
018.06.05.004 Programação anual de saúde - PAS Vigência 5 ✓
Portaria de Consolidação do Ministério da Saúde, n. 
01/2017, art. 97. Vigência até atualização da 
programação.
018.06.05.005 Relatório anual de gestão da área da 
saúde Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração de novo relatório.
018 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE (FUNÇÃO)
233
018.07 Vigilância sanitária e prevenção de riscos à saúde (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
018.07.01 
Autorização de 
dispensação de
medicamentos
018.07.01.001 Expediente de autorização para 
dispensação de Misoprostol Vigência 5 ✓
Portaria n. 344/1998, art. 25, parágrafo único. 
Vigência até a inclusão do deferimento da concessão 
em sistema próprio ou a publicação do indeferimento 
no Diário Oficial.
018.07.01.002 Expediente de autorização para uso 
excepcional de Talidomida Vigência 10 ✓
RDC n. 11/2011, art. 35, § 4º. Vigência até o 
recebimento da decisão pela Agência Nacional de 
Vigilância Sanitária - ANVISA.
018.07.01.003 Processo de autorização para uso de 
medicamento especial para tuberculose Vigência 2 ✓
Manual de Recomendações ao Controle de 
Tuberculose, cap. 17, Item 17.2. Vigência até a 
concessão da autorização.
018.07.01.004 Processo de autorização para uso de 
Palivizumabe Vigência 20 ✓
Portaria MS 522/2013; Nota Técnica n. 05/2015 do 
Ministério da Saúde. Vigência até a autorização ou 
com sua negativa.
018.07.02 
Cadastro e 
concessão de 
licença de 
estabeleciment
o
018.07.02.001 Dossiê relativo a outros estabelecimentos
que não de saúde Vigência 0 ✓ Vigência até atualização.
018.07.02.002 Ficha cadastral de estabelecimento Vigência 0 ✓ Vigência até atualização da ficha cadastral.
018.07.02.003 Laudo de vistoria da vigilância sanitária Vigência 2 ✓ Vigência até elaboração de novo laudo.
018.07.02.004
Processo de alteração de dados 
cadastrais de estabelecimentos de 
interesse da saúde 
Vigência 2 ✓
Portaria CVS n.1/2017. Portaria CVS n. 10/2017. 
Vigência até a inclusão do deferimento da alteração 
cadastral em sistema próprio ou a publicação do 
indeferimento no Diário Oficial.
018.07.02.005
Processo de avaliação físico-funcional de 
projeto de edificação de estabelecimentos 
de interesse da saúde
Vigência 5 ✓
Portaria CVS n. 10/2017; Portaria CVS n. 01/2017. 
Vigência até o deferimento ou indeferimento 
publicado no Diário Oficial. 
018.07.02.006 Processo de cancelamento de licença de 
funcionamento por atos da vigilância Vigência 20 ✓
Decreto-Lei n. 2.848/1940, art. 109, I (Código Penal). 
Vigência até a inclusão do deferimento da concessão 
234
sanitária em sistema próprio ou a publicação do indeferimento 
no Diário Oficial.
018.07.02.007
Processo de concessão de licença de 
funcionamento de estabelecimentos de 
interesse da saúde e de fontes de 
radiação ionizantes sujeitos a vigilância 
sanitária
Vigência 5 ✓
Portaria CVS n. 10/2017; Portaria CVS n.1/2018. 
Vigência até a inclusão do deferimento da concessão 
em sistema próprio ou a publicação do indeferimento 
no Diário Oficial.
018.07.02.008 Processo de liberação de licença e 
cadastro da vigilância sanitária Vigência 20 ✓ Vigência até o fechamento do estabelecimento.
018.07.02.009
Processo de renovação ou cancelamento 
de concessão de licença de 
funcionamento de estabelecimentos e 
equipamentos de interesse da saúde 
sujeitos à vigilância sanitária
Vigência 2 ✓
Portaria CVS n. 10/2017. Portaria CVS n.1/2018. 
Vigência até a inclusão do deferimento da concessão 
em sistema próprio ou a publicação do indeferimento 
no Diário Oficial. As informações estão preservadas 
em sistema de informações em vigilância sanitária.
018.07.03 
Controle de 
Infecções 
Sexualmente 
Transmissíveis 
- IST
018.07.03.001 Formulário de CD4 e carga viral Vigência 4 ✓ Vigência até atualização.
018.07.03.002 Planilha de controle do programa 
IST/AIDS Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
018.07.03.003 Plano de controle de infecções 
sexualmente transmissíveis IST/AIDS Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de um novo plano.
018.07.03.004 Plano de curso de treinamento do 
Ministério da Saúde Vigência 2 ✓ Vigência até atualização do curso.
018.07.03.005 Programa de assistência integral à 
gestante HIV Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de um novo programa.
018.07.03.006 Projeto do hospital dia Vigência 5 ✓ Vigência até realização do projeto.
018.07.03.007 Projeto ONGS Vigência 5 ✓ Vigência definida no projeto.
018.07.03.008 Relatório anual do programa nacional de 
IST/AIDS 1 5 ✓
018.07.03.009 Relatório mensal do programa nacional de 
IST/AIDS 1 1 ✓
018.07.03.010 Dossiê relativo ao controle de Infecções 
Sexualmente Transmissíveis - IST Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
018.07.04 
Controle de 
zoonoses
018.07.04.001 Base de dados de entrada de animais Vigência 0 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional. Por tratar-se de documento 
eletrônico de guarda permanente, rotineiramente 
deverão ser extraídas cópias de segurança a serem 
armazenadas em ambiente seguro e em local 
235
diferente e fisicamente distante do armazenamento 
do documento original. Vigência até a 
descontinuidade da Base de dados ou sua 
substituição.
018.07.04.002 Expediente de apreensão de animais Vigência 5 ✓ Vigência até destinação do animal.
018.07.04.003
Expediente de desinsetização ou 
desratização em edifícios públicos, 
privados e logradouros públicos
Vigência 1 ✓ Vigência até adoção de medidas necessárias.
018.07.04.004 Ficha de necropsia de animal 1 20 ✓ Lei n. 11.794/2008. 
018.07.04.005 Ficha de registro de animal Vigência 5 ✓ Vigência até atualização.
018.07.04.006 Formulário de registro de reclamações de 
animais de rua Vigência 1 ✓ Vigência até adoção de medidas necessárias.
018.07.04.007 Laudo de resultado de exames de animal 1 5 ✓ Lei n. 11.794/2008. 
018.07.04.008 Processo de liberação de animais Vigência 5 ✓ Vigência até a liberação do animal.
018.07.04.009 Prontuário de animal Vigência 20 ✓ Lei n. 11.794/2008. Vigência até a morte do animal. 
018.07.04.010 Termo de adoção de animal 1 0 ✓ Lei Federal n. 9.605/98.
018.07.05
Controle e 
monitoramento 
de doenças e 
agravos
018.07.05.001 Ficha de controle de infecção hospitalar 1 5 ✓ Portaria MS/GM n. 2.616/1998.
018.07.05.002 Ficha de expedição de recebimento de 
vacinas, soros e afins 1 5 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º; RDC ANVISA 
n. 197/2017.
018.07.05.003 Ficha de investigação e notificação de 
doenças e agravos Vigência 20 ✓
Portaria n.104/2011, art. 3º. Vigência até a introdução 
das informações no Sistema de Informação de 
Agravos de Notificação - SINAN.
018.07.05.004 Ficha de investigação epidemiológica de 
doença de notificação compulsória Vigência 18 ✓ Vigência até encerramento dos casos.
018.07.05.005 Ficha de notificação de eventos adversos 
pós-vacinação e erros de imunização Vigência 5 ✓
RDC Anvisa n. 197/2017, art. 15. Portaria SVS/MS n. 
33/2005. Manual de Vigilância Epidemiológica de 
Eventos Adversos Pós-Vacinação. Vigência até a 
introdução das informações em sistema próprio.
018.07.05.006 Ficha de registro de vacina Vigência 5 ✓ Vigência até a criança atingir a maioridade.
018.07.05.007 Ficha individual de notificação numerada Vigência 5 ✓ Vigência até encerrar ações de controle.
018.07.05.008 Formulário de boletim mensal de doses de 
vacinas aplicadas Vigência 9 ✓ Vigência até consolidação dos dados.
018.07.05.009 Formulário de controle mensal de estoque 
de vacina Vigência 2 ✓ Vigência até atualização do formulário.
236
018.07.05.010 Formulário de investigação de 
atendimento anti-rábico humano Vigência 18 ✓ Vigência até o encerramento do caso.
018.07.05.011 Formulário de relatório de investigação de 
surto e epidemia Vigência 8 ✓ Vigência até o encerramento da investigação.
018.07.05.012 Mapa de localização de doenças 
epidêmicas e endêmicas Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração de novo mapa
018.07.05.013 Mapa diário de registro de vacina Vigência 1 ✓ Vigência até encerramento do mês
018.07.05.014 Planilha de controle semanal de 
notificação negativa de sarampo Vigência 0 ✓ Vigência até elaboração de nova planilha
018.07.05.015
Processo de autorização para inutilização 
de imunobiológicos e medicamentos 
impróprios para uso 
Até a 
aprovação 
das contas
5 ✓
Lei Complementar n. 709/1993, art. 41. Portaria n. 
344/1998.
018.07.05.016 Projeto de implementação do controle de 
tuberculose Vigência 5 ✓ Vigência até conclusão.
018.07.05.017 Registro de notificação de doenças 
transmissíveis - SVE Vigência 18 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.07.05.018
Registro geral consolidado da vigilância 
epidemiológica de notificação de doenças 
transmissíveis – SVE
Vigência 10 ✓
Vigência até o encerramento do livro, ou, caso o 
registro seja feito em planilha, ao final de cada ano.
018.07.05.019
Relação anual de notificação compulsória 
de doenças epidemiológicas, agravos e 
eventos de saúde
Vigência 18 ✓ Vigência até alta de todos os casos.
018.07.05.020
Relação anual total de notificação de 
casos de tuberculose com informações 
parciais
Vigência 18 ✓ Vigência até alta de todos os casos.
018.07.05.021 Relatório de avaliação da situação de 
doenças de notificação compulsória Vigência 2 ✓ Vigência até a conclusão do relatório.
018.07.05.022
Relatório de implantação de mudanças 
significativas na estrutura de serviços de 
implantação de novas atividades
Vigência 10 ✓
Vigência até a implantação e execução das 
atividades.
018.07.05.023 Relatório de ocorrências e agravos 
inusitados de doenças transmissíveis 1 10 ✓
018.07.05.024 Relatório de vigilância epidemiológica 1 5 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional e para pesquisa científica. 
018.07.05.025 Tabela de notificações de surtos e agravos 1 10 ✓
018.07.05.026 Tabela de ocorrências de doenças de Vigência 5 ✓ Vigência até a elaboração dos dados.
237
notificação compulsória
018.07.05.027 Dossiê relativo ao controle e 
monitoramento de doenças e agravos Vigência 10 ✓ Vigência até o final de cada ano.
018.07.06 
Fiscalização e 
aplicação de 
penalidades
018.07.06.001 Expediente de acompanhamento de ações 
de vigilância sanitária Vigência 20 ✓
Decreto-Lei n. 2.848/1940, art. 109, I (Código Penal). 
Vigência até a realização da ação. 
018.07.06.002
Expediente de inspeção de 
estabelecimentos que exercem atividades 
relacionadas a produtos sujeitos à 
vigilância sanitária
Vigência 5 ✓
Vigência até a realização da inspeção. Sendo 
constatada infração deve-se autuar o Processo de 
apuração de infração sanitária.
018.07.06.003 Processo de apuração de denúncia 
relacionada à vigilância sanitária Vigência 20 ✓
Decreto-Lei n. 2.848/1940, art. 109, I (Código Penal). 
Vigência até a conclusão da apuração.
018.07.06.004 Processo de apuração e aplicação de 
penalidade à infração sanitária Vigência 5 ✓
Decreto n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até o 
cumprimento da penalidade imposta.
018.07.07 
Gerenciamento 
de informações 
de vigilância 
em saúde
018.07.07.001 Base de dados do sistema de informação 
em vigilância epidemiológica Vigência 0 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional. Por tratar-se de documento 
eletrônico de guarda permanente, rotineiramente 
deverão ser extraídas cópias de segurança a serem 
armazenadas em ambiente seguro e em local 
diferente e fisicamente distante do armazenamento 
do documento original. Vigência até a 
descontinuidade da Base de dados ou sua 
substituição.
018.07.07.002 Base de dados do sistema de informação 
em vigilância sanitária Vigência 0 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional. Por tratar-se de documento 
eletrônico de guarda permanente, rotineiramente 
deverão ser extraídas cópias de segurança a serem 
armazenadas em ambiente seguro e em local 
diferente e fisicamente distante do armazenamento 
do documento original. Vigência até a 
descontinuidade da Base de dados ou sua 
substituição.
018.07.07.003 Sistema de informação em vigilância 
epidemiológica Vigência 0 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional. Por tratar-se de documento 
eletrônico de guarda permanente, rotineiramente 
deverão ser extraídas cópias de segurança a serem 
armazenadas em ambiente seguro e em local 
diferente e fisicamente distante do armazenamento 
238
do documento original. Vigência até a 
descontinuidade do Sistema ou sua substituição.
018.07.07.004 Sistema de informação em vigilância 
sanitária Vigência 0 ✓
O documento é importante para a preservação da 
memória institucional. Por tratar-se de documento 
eletrônico de guarda permanente, rotineiramente 
deverão ser extraídas cópias de segurança a serem 
armazenadas em ambiente seguro e em local 
diferente e fisicamente distante do armazenamento 
do documento original. Vigência até a 
descontinuidade do Sistema ou sua substituição.
239
019 GESTÃO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA PÚBLICA MUNICIPAL E DEFESA CIVIL (FUNÇÃO)
019.01 Defesa civil (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
019.01.01 
Prevenção de 
acidentes em 
áreas de risco
019.01.01.001 Auto de interdição Vigência 5
Vigência até a regularização ou desinterdição do 
imóvel ou da área de risco.
019.01.01.002 Laudo técnico de vistoria Vigência 5 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º; Lei federal n. 
12.608/2012. Vigência até regularização da área.
019.01.01.003 Mapa ou planta de área de risco Vigência 1 ✓ Vigência até alteração da área.
019.01.01.004 Plano de contingência de proteção e 
Defesa Civil Vigência 1 ✓
Lei federal n. 12.608/2012, art. 8º, XI. Vigência até a 
atualização do Plano. 
019.01.01.005 Registro fotográfico de ocorrência em área 
de risco Vigência 3 ✓ Vigência até regularização da área.
019.01.01.006 Relatório final de área de risco Vigência 3 ✓ Vigência até regularização da área.
019.01.01.007 Requerimento ou convocação para vistoria 
em áreas de risco e áreas públicas Vigência 5 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o atendimento da solicitação.
019.01.01.008 Termo para regularização de obra em área 
de risco Vigência 3 ✓ Vigência até regularização da área.
019.01.01.009 Processo relativo à prevenção de 
acidentes em áreas de risco Vigência 5 ✓ Vigência até o final de cada ano.
240
019 GESTÃO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA PÚBLICA MUNICIPAL E DEFESA CIVIL (FUNÇÃO)
019.02 Promoção da segurança pública municipal (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA
(em anos) DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuições 
de Arquivo
Eliminação
Guarda 
Permanente
019.02.01 
Apuração de 
infrações 
disciplinares de 
integrantes da 
guarda civil
019.02.01.001 Registro de denúncias sobre a atuação da 
guarda civil municipal Vigência 5 ✓
Decreto Federal n. 20.910/1932, art. 1º. Vigência até 
o encerramento do livro ou, caso o registro seja feito 
em planilha, ao final de cada ano.
019.02.01.002 Relatório de denúncias e reclamações Vigência 5 ✓ Vigência até elaboração de novo relatório
019.02.01.003
Processo relativo à apuração de infrações 
disciplinares de integrantes da guarda civil 
e da defesa civil
Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da apuração.
019.02.02 
Capacitação 
em segurança 
pública
019.02.02.001 Apostila de curso aplicado Vigência 5 ✓ Vigência até o final do ano letivo.
019.02.02.002 Instrumentos de avaliação pedagógica Vigência 5 ✓ Vigência até conclusão do curso.
019.02.02.003 Partitura Vigência 0 ✓ Vigência até atualização do repertório.
019.02.02.004 Planilha de certificados e diplomas 
expedidos Vigência 1 ✓ Vigência até entrega dos certificados.
019.02.02.005 Planilha de controle de equipamentos ou 
instrumentos musicais 1 0 ✓
019.02.02.006 Plano de ensino da segurança pública 
municipal Vigência 5 ✓ Vigência até o final do ano letivo.
019.02.02.007 Relação de matérias aplicadas em cursos Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de nova relação.
019.02.02.008 Relação de participantes em cursos e 
treinamentos Vigência 1 ✓ Vigência até elaboração de nova relação.
019.02.02.009 Processo relativo à capacitação em 
segurança pública Vigência 5 ✓ Vigência até a conclusão da capacitação.
241
019.02.03 
Controle de 
equipamentos 
de segurança
019.02.03.001 Mapa Força 
1
5
✓
019.02.03.002 Planilha de controle de material bélico
1
2
✓
019.02.03.003 Planilha de controle diário de localização 
de viaturas 
- V.T.R
1
1
✓
019.02.03.004 Planilha de controle diário de viaturas Vigência
1
✓ Vigência até atualização.
019.02.03.005 Dossiê relativo ao controle de 
equipamentos de segurança Vigência
5
✓ Vigência até o final de cada ano.
019.02.04 
Policiamento 
ostensiv
o
019.02.04.001 Expediente de solicitação, reclamação ou 
denúncia para a guarda civil municipal Vigência
3
✓ Vigência até o atendimento ou decisão final.
019.02.04.002 Formulário de controle diário de 
patrulhamento motorizado Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de relatório mensal.
019.02.04.003 Notificação de auto de imposição e 
penalidade Vigência
5
✓ Vigência até julgado definitivo.
019.02.04.004 Planilha de atendimento de ocorrências da 
sala de rádio Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de relatório anual.
019.02.04.005 Plano de trabalho diário da guarda civil 
municipal Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de novo documento.
019.02.04.006 Registro sobre locais de pontos de tráfico 
de drogas Vigência
5
✓ Vigência até a elaboração de novo relatório.
019.02.04.007 Relatório diário de ronda oficial Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de relatório mensal.
019.02.05 
Registro e 
controle de 
ocorrências
019.02.05.001 Boletim de ocorrência da guarda civil 
municipal e da defesa civil Vigência 10
✓ Vigência até tomada de providências.
019.02.05.002 Relação das guardas civis municipais de 
cidades vizinhas Vigência
1
✓ Vigência até elaboração de nova relação.
019.02.05.003 Relatório estatístico anual da guarda civil 
municipal Vigênci
a
5
✓ Vigência até elaboração de novo relatório.
019.02.05.004 Relatório estatístico anual de ocorrências 
no município
1
5
✓
019.02.05.005 Relatório estatístico mensal de ocorrências 
da guarda civil municipal Vigência
1
✓ Vigência até elaboração do relatório anual.
019.02.05.006 Processo relativo ao registro e controle de 
ocorrências Vigência 10
✓ Vigência até elaboração do relatório anual.