norma nº 3282/2024

PREFEITURA MUNICIPAL DE EMBU GUAÇU
ESTADO DE SÃO PAULO
Paço Municipal Prefeito Ademar João Estevam
 Secretaria Municipal de Administração
Rua Cel. Luiz Tenório de Brito, 458 – Embu-Guaçu – SP – CEP 06900-000 email: administracao@eg.sp.gov.br
LEI Nº3.282/2024
DISPÕE SOBRE A COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA NO ÂMBITO DO 
MUNICÍPIO DE EMBU GUAÇU, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
Projeto de Lei nº 008/2024
Autoria: Poder Executivo
O Prefeito Municipal de Embu-Guaçu, JOSÉ ANTONIO PEREIRA, no uso 
de suas atribuições legais, FAZ SABER que a Câmara Municipal aprovou e 
ele sanciona e promulga a seguinte Lei:
Art. 1º - Fica INSTITUÍDA A COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA 
ELETRÔNICA, via Memorando Eletrônico, Circular Eletrônica, Oficio 
Eletrônico, âmbito do Município de Embu Guaçu, na forma desta Lei.
Parágrafo Único. Fica fixado aos usuários que a autenticação no sistema de 
comunicação interna é comprovação de autoria e integridade do documento 
eletrônico emitido, poderão ser utilizados outros meios de autenticação, 
assinatura digitais, assinaturas eletrônicas e assinaturas eletrônicas ICP￾Brasil, conforme previsto no art. 3º da Lei nº14.063, de 23 de Setembro de 
2020.
Art. 2º - A comunicação administrativa do Município de Embu Guaçu deve ser 
realizada exclusivamente por meio do Memorando Eletrônico, Circular 
Eletrônica, Oficio Eletrônico, Protocolo Eletrônico e Chamado Eletrônico.
§1° - A finalidade do Memorando Eletrônico é formalizar a comunicação 
interna quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:
I - Solicitar execução de atividades;
II - Agendar reuniões;
III - Solicitar informações;
IV - Encaminhar documentos;
V - Solicitar providências rotineiras;
VI - Solicitação de pareceres;
VII - Assinatura eletrônica de atos administrativas e legislativos;
VIII - Outros assuntos considerados de mero expediente.
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§2° - A finalidade da Circular Eletrônica é formalizar e comunicação interna 
quando se tratar de assuntos complexos, que envolvam diversos setores da 
Administração Municipal.
§3° - O oficio eletrônico, sobre qualquer assunto, expedindo dentro do 
sistema de comunicação eletrônica, será encaminhado para destinatários fora 
da Administração Municipal por correio eletrônico, ficando sob 
responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do 
documento.
§4° - Os protocolos iniciados no âmbito do Município, serão gerados pelo 
requerente de forma eletrônica, ou presencial no Centro de Atendimento ao 
Público – CEAP a ser implantado em cada repartição ou no Paço Municipal, 
mediante exposição de motivos e acompanhados dos documentos que o 
fundamentem.
§5° - Os chamados Eletrônicos possuem como finalidade, agilizar a 
comunicação entre Encarregado de Tecnologia da Informação e as demais 
unidades administrativas do Município.
Art. 3º - Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem 
obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular 
dentro dos setores competentes.
Parágrafo único: A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte 
indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é do servidor.
Art. 4º - Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, ressalvando:
I - Fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma 
presencial;
II - Impressão do documento, na forma da legislação que a exigir.
Parágrafo único. Fica ainda admitida a impressão para juntar a processo 
administrativo, quando o assunto exigir e sob a responsabilidade do agente 
público que o anexar.
Art. 5º - O envio e recebimento dos documentos eletrônicos é feito 
exclusivamente pelo sistema adotado pelo município, excepcionalmente será 
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aceita outra forma de envio de documentos, nos casos estritamente 
necessários ou justificados.
Art. 6º - Os servidores terão acesso a caixa de mensagens da unidade 
administrativa que estejam vinculados, por meio de login no sistema, sendo 
de sua responsabilidade:
I - Manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
II - Delegar acesso a outros servidores públicos a caixa de mensagens da 
unidade;
III - Efetuar log-off sempre que se ausentar da unidade a fim de evitar acesso 
indevido;
IV - Comunicar a utilização indevida da caixa da unidade;
V - Zelar:
a) Pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) Pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) Pela leitura dos documentos recebidos;
d) Pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) Pela reposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor 
competente via documento eletrônico.
Art. 7º - Cabe aos servidores das unidades a administração da quantidade de 
mensagens existentes na caixa e do uso dos serviços constantes no sistema 
de documentos eletrônicos.
Art. 8º - O memorando Eletrônico, Circular Eletrônica, Ofício Eletrônico, 
somente podem ser emitidos e enviados por unidades administrativas do 
Município de Embu Guaçu.
Art. 9º - Todas as unidades administrativas devem ter suas caixas de mensagens 
devidamente criadas e disponíveis no sistema eletrônico de documentos do 
Munícipio.
Parágrafo único: Compete a cada unidade administrativa o gerenciamento 
dos setores, incluindo a criação, alteração ou exclusão dos mesmos, bem 
como, a definição dos usuários que farão uso do sistema no âmbito das 
Coordenadorias.
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Art. 10. A utilização indevida das caixas de mensagens das unidades 
administrativas é passível de responsabilidade penal, sem prejuízo do 
ressarcimento dos danos provocados e do devido processo administrativo 
disciplinar.
Parágrafo único: O uso inadequado do processo administrativo eletrônico 
que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Direta e Indireta do 
Poder Executivo Municipal de Embu Guaçu/SP está sujeito à apuração de 
responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções 
administrativas.
Art. 11. O Memorando Eletrônico, Circular Eletrônica e o Chamado Eletrônico 
passam a ser instrumento oficial de comunicação interna entre as unidades 
administrativas do Município de Embu Guaçu.
Art. 12. O memorando eletrônico deve ser emitido com a seguinte apresentação:
I - Identificação da unidade emissora: automática, pela identificação da 
unidade titular da caixa de mensagens;
II - Identificação do remetente: automático através da autenticação do 
usuário por login e senha de uso exclusivo;
III - Identificação do destinatário: escolha na lista de unidades destinatária;
IV - Descrição sucinta do assunto tratado;
V - Conteúdo do memorando:
a) Texto do memorando;
b) Fecho (Atenciosamente)
c) Identificação do servidor da unidade emissora: nome e cargo.
§1° - A data e horário de envio do memorando eletrônico são inseridos 
automaticamente pelo aplicativo.
§2° - A assinatura é atestada pela identificação automática do setor da caixa 
de mensagens em conjunto com a autenticação do remetente do documento 
por login e senha exclusivo.
§3° - Os documentos gerados no sistema, possuirão rastreabilidade e 
transparência quanto a visualização dos mesmos, informado pessoa, data e 
hora de acesso, salvo se documentos sensíveis ou de conteúdo classificado, 
à critério do Coordenador da Unidade.
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Art. 13. No protocolo eletrônico o requerente deverá esclarecer o pedido, 
fundamentando-o e juntando os documentos necessários, devidamente 
digitalizados, de forma legível, sob pena de indeferimento.
§1° - O requerente garante a autenticidade dos documentos anexados e 
guarda dos mesmos pelo período legal, de no mínimo 2 (dois) anos, a contar 
do encerramento do processo, salvo se a legislação federal dispor sobre prazo 
maior em relação a determinado documento.
§2° - O Município poderá solicitar a apresentação dos documentos originais 
a qualquer tempo para dirimir eventuais dúvidas.
Art. 14. O controle da entrega dos Memorando Eletrônico, Circular Eletrônica, 
Ofício Eletrônico e Protocolo Eletrônico emitidos e enviados deve ser 
realizado por meio das ferramentas disponíveis no sistema de comunicação 
eletrônica adotado pelo Município.
Art. 15. Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos 
por esta Lei.
Art. 16. À Assessoria de Planejamento, Setor de Protocolo e o Encarregado de 
Tecnologia da Informação, competem orientar os usuários e servidores 
públicos, quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município.
Parágrafo único: Os setores acima identificados deverão viabilizar em 
conjunto com todas as unidades administrativas, os procedimentos 
necessários para implementação gradual dos processos de acordo com a sua 
complexidade de tramitação no Município.
Art. 17. As disposições contidas nesta Lei serão aplicadas em todos os processos 
administrativos e legislativos, devendo cada unidade parametrizar a 
plataforma eletrônica segundo as fases procedimentais de cada processo, de 
acordo com as normas vigentes.
Art. 18. A assinatura eletrônica substitui a assinatura manual anteriormente 
utilizada, podendo ser mediante o processo de certificação disponibilizado 
pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e integridade dos 
documentos.
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Art. 19. Ficam ressalvados desta Lei as formas de comunicação externa previstos 
em legislação especifica que não admitirem o formato eletrônico.
Art. 20. Excepcionalmente, no primeiro ano de implantação e devido a ausência 
de servidores nos órgãos, por motivo de afastamento, férias e licenças 
programadas, déficit de servidores, os prazos para resposta serão estendidos 
para 30 (trinta) dias, não podendo extrapolar este prazo, salvo se aguardando 
providências do requerente e, devendo ser reiterado o pedido de 
fornecimento ou informações em 30 (trinta) dias, sob pena de 
responsabilização do servidor que deu causa à.
Parágrafo único: Nos pedidos sem urgência, ou quando o acúmulo de serviço 
justificar, o prazo acima será dobrado.
Art. 21. Os processos administrativos iniciados de forma digital para fins de 
implantação do sistema de comunicação eletrônica, serão arquivados a partir 
de 30 (trintas dias), sem prejuízo dos seus efeitos produzidos.
Parágrafo único: A obrigatoriedade de utilização do sistema de comunicação 
eletrônica, se dará a partir de 60 (sessenta dias), após concluídos os processos 
de implantação e treinamento.
Art. 22. Esta Lei entrará em vigor na data de sua Publicação, revogando-se as 
demais disposições contrárias.
Embu-Guaçu aos 31 (trinta e um) dias do mês de Outubro de 2024.
José Antônio Pereira
Prefeito Municipal
Publicada e Registrada na Secretaria Municipal de Governo, aos 31 (trinta e 
um) dias do mês de Outubro de 2024.