CÂMARA MUNICIPAL DE ARAPONGAS
Estado do Paraná
PROJETO RESOLUCAO N° /2023
Institui a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos — CPAD
- do Poder Legislativo Municipal, e
de outras providências.
Art.1° Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD, com a finalidade de orientar e realizar o processo de
análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos, recebidos e
acumulados no âmbito daCamaraMunicipal de Arapongas, tendo em vista a
identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor.
Art.2° Para fins desta Resolução, consideram-se:
I - arquivos: conjunto de documentos, produzidos, recebidos ou
acumulados pelaCamaraMunicipal de Arapongas, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos documentos;
II - gestão de documentos: o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes A produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Ill - fases de arquivamento: ciclo de vida dos documentos, desde sua
produção até a eliminação ou recolhimento a arquivo permanente, classificadas
em três diferentes fases:
a) arquivos correntes: aqueles em curso ou que se conservam junto As
unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por
elas consultados;
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b) arquivos intermediários: são aqueles com consulta pouco frequente que
aguardam destinação final;
c) arquivos permanentes: aqueles com valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 3° A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
um grupo de caráter multidisciplinar, composto por três membros e dois
suplentes, a serem designados em ato da Presidência da Câmara Municipal.
§ 1° 0 suplente substituirá o membro da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos - CPAD em suas ausências e impedimentos.
§ 2° Na ausência do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD, um dos membros o substituirá.
§ 3° 0 Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
— CPAD poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos
ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das
reuniões, sem direito a voto.
Art.4°. Deverão integrar a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos:
I — um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços
arquivisticos, que a presidirá; e
II - servidores efetivos do Quadro de Pessoal Permanente daCamara
Municipal de Arapongas, integrantes de diferentes setores, a quem também
interesse a boa gestão dos documentos produzidos.
Art.5° Compete A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -
CPAD:
I - elaborar o Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade
referente aos documentos produzidos e recebidos pelaCamaraMunicipal;
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II - analisar, adequar e aprovar as propostas de alterações no Plano de
Classificação e nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;
Ill - analisar, conforme procedimentos arquivisticos, propostas
apresentadas para eliminação de documentos;
IV - manifestar-se sobre conjuntos documentais a serem recolhidos ao
Arquivo daCamaraMunicipal de Arapongas;
V - propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de
documentos e arquivos;
VI - sugerir dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e
implementação da política e procedimentos de arquivos;
VII - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo; e
VIII - estabelecer as diretrizes necessárias à implementação e ao
aperfeiçoamento da Política de Gestão Arquivistica de Documentos da Câmara
Municipal de Arapongas.
Art.6° Qualquer pedido de reconsideração de critérios de valoração
adotados na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deverá ser
dirigido à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.
Art.7° A CPAD fará a reavaliação dos Instrumentos de Gestão
Documental (Plano de Classificação, Tabelas de Temporalidade e Destinação
de Documentos e Manual de Gestão Documental) a cada 04 (quatro) anos, a
contar da sua publicação.
Art.8° Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades
técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados pelas
CPAD e autorizado pela Presidência daCamaraMunicipal de Arapongas.
Art.9°. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
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Arapongas, 11 d dezembro de 2023.
Maitoilo
Vic
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„---4arcio Antonio Nickenig
Presidente
Levi ecido Xavier Rodrig esar de Almeida de Deus
1° ecretario 2° Secretário
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JUSTIFICATIVA AO PROJETO DE RESOLUÇÃO N° /2023
A criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -
CPAD é fundamental para garantir a eficiência e a transparência na gestão de
documentos. Comessa comissão, é possível avaliar a relevância e a
permanência dos documentos produzidos ou recebidos pelaCamaraMunicipal
de Arapongas ao longo do tempo, possibilitando a eliminação daqueles que já
não têm mais utilidade, além de preservar aqueles que possuem valor histórico
ou cultural.
A necessidade de uma Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD também se justifica pelo cumprimento da legislação
brasileira, mormente a Lei n° 8.159/1991, que estabelece a política nacional de
arquivos públicos e privados e a gestão documental; Resolução n° 27, de 16 de
junho de 2008, do Conselho Nacional de Arquivos- CONARQ, sobre o dever do
Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de
criar e manter Arquivos Públicos; Lei Federal n° 12.527 de 18 de novembro de
2011, que dispõe sobre o acesso a informações.
Essas normas determinam que é obrigação de todas as instituições
públicas e privadas avaliar seus documentos e determinar sua destinação final,
seja ela a eliminação ou a guarda permanente, além de proporcionar
transparência a seus documentos.
Além disso, a criação de uma Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD contribui para a melhoria da qualidade da informação, uma
vez que permite a identificação de problemas e gargalos na gestão documental
e possibilita a adoção de medidas corretivas para aprimorar esse processo.
Diante do exposto, justifica-se a criação de uma Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos - CPAD como uma medida essencial para garantir a
transparência, a eficiência e o cumprimento da legislação em relação à gestão
documental daCamaraMunicipal de Arapongas.
Logo conto com a aprovação dos nobres pares.
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e de So
Vi idente,
10 Secretário
Rodrigo C J r de Almeida de Deus
20 Secretario
Levi recido Xavier
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•
Atár-cio Antonio Nickenig
Presidente
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