norma nº 4/2024

CÂMARA MUNICIPAL DE SARANDI 
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Avenida Maringá, 660— CEP 87111-000 — Sarandi — Pr. 
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ATO DA MESA N° 004/2024 
Regulamenta os procedimentos para a 
transferência de documentos ao Setor de 
Arquivo Geral da Câmara Municipal de 
Sarandi e di outras providências. 
A MESA DA CÂMARA MUNICIPAL DE SARANDI, Estado do Parana, 
CONSIDERANDO as disposições da Resolução n° 1, de 10 de maio de 
2023. 
CONSIDERANDO a necessidade de serem estabelecidos critérios para o 
recolhimento e transferência de documentos ao Setor de Arquivo Geral da Camara Municipal 
de Sarandi. 
RESOLVE: 
Art. 1° REGULAMENTAR, por intermédio deste Ato, os procedimentos para 
a transferência e recolhimento dos documentos produzidos e/ou recebidos pelos setores da 
Camara Municipal de Sarandi ao Setor de Arquivo Geral e os critérios prévios para o 
encaminhamento dos documentos. 
Art. 2° 0 Setor de Arquivo Geral é responsável pela gerência do acervo 
documental da Camara Municipal de Sarandi. 
Art. 3° Para os fms deste Ato, considera-se: 
I — Arquivo Geral da Camara: conjunto de documentos recolhidos ao Setor de 
Arquivo Geral, produzidos, recebidos e/ou acumulados pela Camara Municipal no exercício 
de suas funções. 
II — Transferencia: passagem dos documentos da fase corrente para a fase 
intermediária, em que os documentos deixam de ser armazenados diretamente com o produtor 
e passam a ser armazenados e custodiados pelo setor responsável por sua guarda, tratamento e 
preservação. 
III — Recolhimento: passagem de documentos do arquivo corrente ou do 
arquivo intermediário para o arquivo permanente, por intermédio de registro formal em Guia 
de Recolhimento. 
IV — Encaminhamento: processo de envio dos documentos, fisico e digital, para 
outras unidades e para armazenamento no Setor de Arquivo Geral. 
V — Guia de Transferência (GT): instrumento formal que registra a 
transferência da custódia e da responsabilidade pela conservação e destinação final dos 
documentos. 
VI — Formulário de Devolução (FD): documento formal que registra o pedido 
de devolução de documentos à fase ativa solicitada pela unidade produtora. 
VII — Formulário de Consulta/Empréstimo (FC): documento formal que 
registra a autorização de acesso, pela unidade produtora, ao Setor de Arquivo Geral. 
VIII — Termo de Autorização de Eliminação de Documentos (TA): documento 
formal que registra a autorização da unidade produtora para que o Setor de Arquivo Geral 
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proceda ao descarte final dos documentos após o transcurso da guarda intermediária, nos 
termos da Resolução n° 1, de 10 de maio de 2023. 
IX — Unidade produtora: Departamento ou qualquer de suas divisões e/ou 
setores da Camara Municipal de Sarandi, responsáveis pelo encaminhamento de Documentos 
ao Setor de Arquivo Geral. 
Art. 4° A transferência dos documentos ao Setor de Arquivo Geral implica 
apenas a passagem da custódia documental, permanecendo o vinculo de propriedade com a 
unidade produtora dos documentos transferidos. 
§ 1° Compete à Coordenação do Setor de Arquivo Geral atender a requisições, 
para fins oficiais, dos documentos transferidos, quando houver solicitações formais para 
consulta e/ou retorno à fase ativa. 
§ 2° Quando os documentos já transferidos ao Setor forem formalmente 
solicitados pela unidade produtora, esta deverá preencher o Formulário de Devolução, e 
passará a responder pela posse e integridade fisica dos documentos. 
§ 3
0 Quando os documentos já transferidos ao Setor forem formalmente 
solicitados por unidades não produtoras, a Coordenação do Setor de Arquivo Geral oficiará 
unidade produtora que, sobre sua responsabilidade, autorizará ou não à consulta dos 
documentos pelo solicitante, mediante preenchimento do Formulário de Consulta/Empréstimo 
que deverá ser preenchido e assinado em 3 (três) vias. 
§ 4
0 As solicitações de consulta, empréstimo ou retorno à fase ativa serão feitos 
por instrumentos próprios assinados pela unidade produtora, pela Coordenação do Setor de 
Arquivo Geral e, quando for o caso, pelo solicitante dos documentos. 
§ 5° Todas as solicitações da unidade produtora deverão ser previamente 
ratificadas pela respectiva diretoria e assinadas por todos os membros da unidade. 
Art. 5
0 Poderão ser encaminhados ao Setor de Arquivo Geral apenas os 
documentos intermediários ou permanentes. 
§ 10 Os arquivos em fase corrente deverão permanecer na unidade produtora. 
§ 2° Documentos e informações com restrições de acesso apenas poderão ser 
recebidos após a sua correta identificação e classificação que ficará a cargo da unidade 
produtora. 
§ 3
0 Os documentos objetos de consultas constantes, ainda que tenham 
esgotado o prazo de guarda corrente e desde que não tenham esgotado o prazo de guarda 
intermediária, deverão permanecer sobre a custódia da unidade produtora. 
Art. 6° 0 ato de recolhimento implica a incorporação dos documentos ao 
acervo de arquivos permanentes da Camara ou seu descarte final, nos termos da Resolução n° 1, de 10 de maio de 2023. 
§ 1° A eliminação ou descarte final dos documentos deverá ser autorizada pela unidade produtora dos documentos, conforme as seguintes etapas: 
I — Notificação do Setor de Arquivo Geral A unidade produtora comunicando o término do prazo de guarda intermediária; 
II — Preenchimento do Termo de Autorização de Eliminação de Documentos encaminhada pelo Setor junto à notificação; e 
HI — Devolução do Termo de Autorização ao Setor de Arquivo Geral. 
§ 2° E vedada a requisição de documentos do arquivo permanente para uso em ambientes estranhos ao do Setor de Arquivo Geral, ainda que para fms oficiais, exceto nos 
casos de autorização expressa da Presidência, quando houver necessidade inconteste, devendo 
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estar expressamente justificada, resguardando-se o Setor de Arquivo Geral de quaisquer 
responsabilidades em casos de extravios documentais. 
Art. 7° Para que a unidade produtora possa proceder A transferência de 
documentos para a custódia do Setor de Arquivo Geral, deverá atender aos seguintes requisitos 
de gestão arquivistica: 
I — A unidade deverá discriminar quais os documentos serão encaminhados, seu 
assunto e forma de destinação, identificando o dispositivo legal enquadrado, e, se for o caso, 
identificar o grau de restrição documental; 
II — A unidade deverá, antes de encaminhar qualquer documento, proceder 
numeração das páginas e sua prévia digitalização; e 
III — Quando do encaminhamento ao Setor de Arquivo Geral, a unidade 
produtora deverá, junto com o arquivo fisico, encaminhar o arquivo digital. 
§ 1° Os documentos que não possuírem avaliação arquivistica deverão 
permanecer sobre a guarda da unidade produtora enquanto o processo de avaliação solicitado 
ao Setor não estiver concluído e definidos os prazos de guarda e destinação do documento. 
§ 2° 0 Setor de Arquivo Geral deverá oferecer suporte e orientação As unidades 
produtoras quanto As ações de transferência, recolhimento e encaminhamento de documentos 
ao Setor. 
§ 3° A unidade responsável pelo encaminhamento dos documentos ao Setor de 
Arquivo Geral deverá verificar os prazos previstos na Resolução n° 1, de 10 de maio de 2023 
e, verificando a necessidade de alteração de qualquer prazo ou forma de destinação final dos 
documentos, deverá comunicar o Setor responsável para que proceda As alterações normativas. 
§ 4° Toda e qualquer alteração, manutenção e/ou inclusão nos prazos descritos 
na Resolução n° 1, de 10 de maio de 2023, deverá ser assinado por todos os servidores lotados 
na unidade produtora e ratificados pela respectiva diretoria. 
§ 5° Para os fins do § 4
0
, deste artigo, quando solicitada qualquer alteração e/ou 
inclusão na Resolução n° 1, de 10 de maio de 2023, os documentos permanecerão na unidade 
produtora até o inicio da vigência da norma jurídica. 
§ 6° A transferência definitiva dos documentos ao Setor de Arquivo Geral da 
Câmara Municipal apenas ocorrerá após a conferência do arquivo digital e fisico a ser 
realizada pelo Setor. 
§ 7° Para os fins do § 6°, deste artigo, na eventualidade de o Setor de Arquivo 
Geral verificar quaisquer incongruências entre o arquivo digital e o arquivo fisico, devolverá 
os documentos A unidade produtora para que esta proceda A correta digitalização documental. 
§ 8° 0 Setor de Arquivo Geral receberá gradativamente os documentos a serem 
transferidos pelas unidades produtoras, respeitando os limites estruturais e humanos do Setor a 
serem determinados na Guia de Transferência de Documentos. 
Art. 8° A custódia intermediária no Setor de Arquivo Geral encerra-se com a destinação final dos documentos prevista na Tabela de Temporalidade Documental da Câmara 
Municipal de Sarandi, com seu respectivo descarte final ou recolhimento ao arquivo 
permanente. 
Art. 9° E cessada a propriedade dos documentos com a formalização de 
recolhimento ao arquivo permanente da Camara. 
Art. 10 As ações previstas neste Ato deverão ser efetuadas no prazo máximo de até 10 (dez) dias, contados da notificação para a sua execução, como preenchimento e 
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O 
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assinatura de formulários ou demais documentos, salvo em casos excepcionais em que 
competirá ao Setor de Arquivo Geral a determinação dos prazos. 
Parágrafo Único — Nos casos de conferência documental a ser realizada pelo 
Setor de Arquivo Geral previamente A. transferência definitiva dos documentos, competirá ao 
Setor definir os prazos para a conferência, que levará em consideração a complexidade e o 
volume documental. 
Art. 11 Compete ao Setor de Arquivo Geral a elaboração, disponibilização e 
atualização dos modelos de documentos e formulários necessários à execução deste Ato. 
Art. 12 Os casos omissos serão dirimidos pela Mesa Diretora da Câmara 
Municipal de Sarandi. 
Art. 13 Este Ato entra em vigor na data de sua publicação. 
Art. 14 Publique-se. 
Art. 15 Cumpra-se. 
EUN 
REGISTRE-SE e AFIXE-SE. 
ala da Presidência, 12 de Junho de 2024. 
da CMS 
ERASMO CARD EREIRA 
10 Secretário da CMS 
AS 
NI MOURA FARIAS 
2° Secretário da CMS 
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ANEXO I 
Guia n° 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA (GT) DE DOCUMENTOS 
UNIDADE PRODUTORA 
RESPONSÁVEL PELA Nome: 
TRANSFERÊNCIA DO(S) 
DOCUMENTO(S) (servidor da Matricula n° E-mail: 
unidade produtora) 
Assinatura do responsável: 
DOCUMENTO/ASSUNTO 
(conforme Tabela de 
Temporalidade) 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
(conforme Tabela de Prazo: 
Temporalidade) 
DESTINAÇÃO (conforme Tabela 
de Temporalidade) 
Guarda Permanente ( ) 
Eliminação ( ) 
OBSERVAÇÕES (conforme Tabela 
de Temporalidade) 
Sigiloso ( ) Dispositivo Legal: 
NÍVEL DE ACESSO Restrito ( ) Dispositivo Legal: 
Público ( ) 
DISCRIMINAÇÃO DO(S) 
DOCUMENTO(S) 
Preenchimento de responsabilidade do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral da Câmara 
DOCUMENTO(S) ENTREGUE(S) 
A: 
Nome: 
Matricula n° E-mail:
Assinatura do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral: 
DATA DE TRANSFERÊNCIA: Dia: Mês Ano: 
Ws
CAIXA(S) DE 
ACONDICIONAMENTO: 
FORMATO DOS DOCUMENTOS 
ENTREGUES: 
Atenção: apenas serão recebidos os 
documentos físicos se, 
concomitantemente, forem 
entregues os arquivos digitalizados. 
Digital ( ) 
Físico ( ) 
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Para recorte----------------------------- ------------------------------ -------- ------- ------- — ------ Para recorte 
Guia de Transferência n° Via do requisitante 
Requisitante/Unidade Produtora: 
Data de transferencia: / / . 
Data final para conferencia documental: / / 
***A data para conferencia ocorrerá nos termos do Parágrafo (Ink°, do Art. 10, do Ato da Mesa n° 4, de 
2024. 
0 requisitante é ciente de que a transferência definitiva dos documentos apenas ocorrerá após a conferência 
documental a ser realizada pelo Setor de Arquivo Geral. 
( ) Transferência definitiva 
( ) Devoluçâo para correções 
Assinatura do requisitante 
Para recorte￾Guia de Transferência n° 
Requisitante/Unidade Produtora: 
Data de transferência: / / . 
Data final para conferência documental: I I . 
***A data para conferencia ocorrerá nos termos do Parágrafo Onico, do Art. 10, do Ato da Mesa n° 4, de 
2024. 
Para recorte 
Via do Setor de Arquivo Geral 
0 requisitante é ciente de que a transferência definitiva dos documentos apenas ocorrerá após a conferência 
documental a ser realizada pelo Setor de Arquivo Geral, devendo os documentos fisico e digital estarem em 
congruência. 
( ) Transferência definitiva 
( ) Devolução para correções 
Assinatura do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral 
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ANEXO II 
FD n° 
FORMULÁRIO DE DEVOLUÇÃO (FD) DE DOCUMENTOS 
DOCUMENTO(S) 
DEVOLVIDO(S) A: 
Unidade 
produtora/solicitante: 
Responsável pela solicitac5o: 
nome 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do responsável: 
DATA DE DEVOLUÇÃO: Dia: Mês Ano: 
MOTIVO DA SOLICITAÇÃO DE 
DEVOLUÇÃO: 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA N° da Guia: 
DISCRIMINAÇÃO DO(S) 
DOCUMENTO(S) 
Preenchimento de responsabilidade do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral da Câmara 
DOCUMENTO(S) 
DEVOLVIDO(S) POR: 
Nome: 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral: 
FASE ARQUIVISTICA: 
Atençlio: documentos permanentes, 
que já tenham encerrado a guarda 
intermediária, não podem ser 
devolvidos. 
Arquivo corrente: ( ) 
Arquivo Intermediário: ( ) 
Arquivo permanente ( ) 
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ANEXO III 
FC n° 
FORMULÁRIO DE CONSULTA/EMPRÉSTIMO (FC) DE DOCUMENTOS 
REQUERENTE: 
Responsável pela solicitação: 
nome 
E-mail: Telefone: 
Assinatura do requerente: 
MOTIVO DA SOLICITAÇÃO DE 
CONSULTA/EMPRÉSTIMO: 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA: N° da Guia: 
DISCRIMINAÇÃO DO(S) 
DOCUMENTO(S) 
EMPRESTADO(S): 
Preenchimento de responsabilidade do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral da Câmara 
DOCUMENTO(S) ENTREGUE(S) 
POR: 
Nome: 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral: 
PERiODO DE EMPRÉSTIMO: Data inicial: / / .
Data fmal: / /____. 
Preenchimento de responsabilidade do(a) responsável pela unidade produtora 
RESPONSÁVEL PELA UNIDADE 
PRODUTORA: 
Nome: 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do responsável autorizando 4 consulta/empréstimo dos 
documentos 
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Para recorte 
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Empréstimo n° 
Requisitante: 
Data: / / . 
Data para devolução: / / . 
0 requisitante é ciente de que sua devolução após o prazo acarretará consequências legais. 
Assinatura do requisitante 
Para recorte 
Via do requisitante 
Para recorte----------------------- ---- ------------ ----------- ----------- -------- ------------ Para recorte 
Documento(s) devolvido(s) 
Assinatura do responsável pela devolução 
Data de devolução: 
Assinatura do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral 
*Uma via deverá ser entregue ao solicitante. 
**Uma via deverá permanecer sobre a guarda do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral. 
***Uma via deverá ser entregue ao responsável pela unidade produtora para ciência. 
e 
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ATO DA MESA N° 004/2024 
ANEXO IV 
TA n° 
TERMO DE AUTORIZAÇÃO (TA) DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
DOCUMENTO(S) A SER(EM) 
ELIMINADO(S): 
MOTIVO DA ELIMINAÇÃO: 
(conforme a Tabela de 
Temporalidade) 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA: N° da Guia: 
DATA DA ELIMINAÇÃO: 
Dia: Mês Ano: 
Preenchimento de responsabilidade do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral da Câmara 
DOCUMENTO(S) 
ELIMINADO(S) POR: 
Nome: 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral: 
Preenchimento de responsabilidade do(a) responsável pela unidade produtora 
RESPONSÁVEL PELA UNIDADE 
PRODUTORA: 
Nome: 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do responsive] autorizando a eliminação dos documentos 
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ANEXO V 
Guia n° 
GUIA DE RECOLHIMENTO (GR) DE DOCUMENTOS 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA N° da Guia: 
UNIDADE PRODUTORA 
RESPONSÁVEL PELA 
TRANSFERENCIA DO(S) 
DOCUMENTO(S) (servidor da 
unidade produtora) 
Nome: 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do responsável: 
DOCUMENTO/ASSUNTO 
(conforme Tabela de 
Temporalidade) 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
(conforme Tabela de 
Temporalidade) 
Prazo: 
ARQUIVO PERMANENTE 
(conforme Tabela de 
Temporalidade) 
Data: / / . 
DESTINAÇÂO (conforme Tabela 
de Temporalidade) 
Guarda Permanente ( ) 
Eliminaçao 0 
DISCRIMINAÇÃO DO(S) 
DOCUMENTO(S) 
Preenchimento de responsabilidade do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral da Câmara 
DOCUMENTO(S) ENTREGUE(S) 
A: 
Nome: 
Matricula n° E-mail: 
Assinatura do(a) Encarregado(a) do Arquivo Geral: 
DATA DE RECOLHIMENTO: Dia: Mês Ano: 
CAIXA(S) DE 
ACONDICIONAMENTO: N°s 
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ESTADO DO PARANÁ
PREFEITURA MUNICIPAL DE SARANDI
CÂMARA MUNICIPAL DE SARANDI
ATO DA MESA Nº 004/2024
Regulamenta os procedimentos para a transferência de
documentos ao Setor de Arquivo Geral da Câmara Municipal de
Sarandi e dá outras providências.
A MESA DA CÂMARA MUNICIPAL DE SARANDI, Estado do
Paraná,
CONSIDERANDO as disposições da Resolução nº 1, de 10 de maio
de 2023.
CONSIDERANDO a necessidade de serem estabelecidos critérios
para o recolhimento e transferência de documentos ao Setor de
Arquivo Geral da Câmara Municipal de Sarandi.
RESOLVE:
Art. 1º REGULAMENTAR, por intermédio deste Ato, os
procedimentos para a transferência e recolhimento dos documentos
produzidos e/ou recebidos pelos setores da Câmara Municipal de
Sarandi ao Setor de Arquivo Geral e os critérios prévios para o
encaminhamento dos documentos.
Art. 2º O Setor de Arquivo Geral é responsável pela gerência do
acervo documental da Câmara Municipal de Sarandi.
Art. 3º Para os fins deste Ato, considera-se:
I – Arquivo Geral da Câmara: conjunto de documentos recolhidos ao
Setor de Arquivo Geral, produzidos, recebidos e/ou acumulados pela
Câmara Municipal no exercício de suas funções.
II – Transferência: passagem dos documentos da fase corrente para a
fase intermediária, em que os documentos deixam de ser armazenados
diretamente com o produtor e passam a ser armazenados e custodiados
pelo setor responsável por sua guarda, tratamento e preservação.
III – Recolhimento: passagem de documentos do arquivo corrente ou
do arquivo intermediário para o arquivo permanente, por intermédio
de registro formal em Guia de Recolhimento.
IV – Encaminhamento: processo de envio dos documentos, físico e
digital, para outras unidades e para armazenamento no Setor de
Arquivo Geral.
V – Guia de Transferência (GT): instrumento formal que registra a
transferência da custódia e da responsabilidade pela conservação e
destinação final dos documentos.
VI – Formulário de Devolução (FD): documento formal que registra o
pedido de devolução de documentos à fase ativa solicitada pela
unidade produtora.
VII – Formulário de Consulta/Empréstimo (FC): documento formal
que registra a autorização de acesso, pela unidade produtora, ao Setor
de Arquivo Geral.
VIII – Termo de Autorização de Eliminação de Documentos (TA):
documento formal que registra a autorização da unidade produtora
para que o Setor de Arquivo Geral proceda ao descarte final dos
documentos após o transcurso da guarda intermediária, nos termos da
Resolução nº 1, de 10 de maio de 2023.
IX – Unidade produtora: Departamento ou qualquer de suas divisões
e/ou setores da Câmara Municipal de Sarandi, responsáveis pelo
encaminhamento de Documentos ao Setor de Arquivo Geral.
Art. 4º A transferência dos documentos ao Setor de Arquivo Geral
implica apenas a passagem da custódia documental, permanecendo o
vínculo de propriedade com a unidade produtora dos documentos
transferidos.
§ 1º Compete à Coordenação do Setor de Arquivo Geral atender a
requisições, para fins oficiais, dos documentos transferidos, quando
houver solicitações formais para consulta e/ou retorno à fase ativa.
12/06/2024, 12:17 Prefeitura Municipal de Sarandi
https://www.diariomunicipal.com.br/amp/materia/895A1C38/03AFcWeA7vLJk3WS6L7E_Q9Ze06wmYLrwvI0-qgRufrrQyEwion8FMNYiMBvxwBG1… 1/4
§ 2º Quando os documentos já transferidos ao Setor forem
formalmente solicitados pela unidade produtora, esta deverá preencher
o Formulário de Devolução, e passará a responder pela posse e
integridade física dos documentos.
§ 3º Quando os documentos já transferidos ao Setor forem
formalmente solicitados por unidades não produtoras, a Coordenação
do Setor de Arquivo Geral oficiará à unidade produtora que, sobre sua
responsabilidade, autorizará ou não à consulta dos documentos pelo
solicitante, mediante preenchimento do Formulário de
Consulta/Empréstimo que deverá ser preenchido e assinado em 3
(três) vias.
§ 4º As solicitações de consulta, empréstimo ou retorno à fase ativa
serão feitos por instrumentos próprios assinados pela unidade
produtora, pela Coordenação do Setor de Arquivo Geral e, quando for
o caso, pelo solicitante dos documentos.
§ 5º Todas as solicitações da unidade produtora deverão ser
previamente ratificadas pela respectiva diretoria e assinadas por todos
os membros da unidade.
Art. 5º Poderão ser encaminhados ao Setor de Arquivo Geral apenas
os documentos intermediários ou permanentes.
§ 1º Os arquivos em fase corrente deverão permanecer na unidade
produtora.
§ 2º Documentos e informações com restrições de acesso apenas
poderão ser recebidos após a sua correta identificação e classificação
que ficará a cargo da unidade produtora.
§ 3º Os documentos objetos de consultas constantes, ainda que tenham
esgotado o prazo de guarda corrente e desde que não tenham esgotado
o prazo de guarda intermediária, deverão permanecer sobre a custódia
da unidade produtora.
Art. 6º O ato de recolhimento implica a incorporação dos documentos
ao acervo de arquivos permanentes da Câmara ou seu descarte final,
nos termos da Resolução nº 1, de 10 de maio de 2023.
§ 1º A eliminação ou descarte final dos documentos deverá ser
autorizada pela unidade produtora dos documentos, conforme as
seguintes etapas:
I – Notificação do Setor de Arquivo Geral à unidade produtora
comunicando o término do prazo de guarda intermediária;
II – Preenchimento do Termo de Autorização de Eliminação de
Documentos encaminhada pelo Setor junto à notificação; e
III – Devolução do Termo de Autorização ao Setor de Arquivo Geral.
§ 2º É vedada a requisição de documentos do arquivo permanente para
uso em ambientes estranhos ao do Setor de Arquivo Geral, ainda que
para fins oficiais, exceto nos casos de autorização expressa da
Presidência, quando houver necessidade inconteste, devendo estar
expressamente justificada, resguardando-se o Setor de Arquivo Geral
de quaisquer responsabilidades em casos de extravios documentais.
Art. 7º Para que a unidade produtora possa proceder à transferência de
documentos para a custódia do Setor de Arquivo Geral, deverá atender
aos seguintes requisitos de gestão arquivística:
I – A unidade deverá discriminar quais os documentos serão
encaminhados, seu assunto e forma de destinação, identificando o
dispositivo legal enquadrado, e, se for o caso, identificar o grau de
restrição documental;
II – A unidade deverá, antes de encaminhar qualquer documento,
proceder à numeração das páginas e sua prévia digitalização; e
III – Quando do encaminhamento ao Setor de Arquivo Geral, a
unidade produtora deverá, junto com o arquivo físico, encaminhar o
arquivo digital.
§ 1º Os documentos que não possuírem avaliação arquivística deverão
permanecer sobre a guarda da unidade produtora enquanto o processo
de avaliação solicitado ao Setor não estiver concluído e definidos os
prazos de guarda e destinação do documento.
§ 2º O Setor de Arquivo Geral deverá oferecer suporte e orientação às
unidades produtoras quanto às ações de transferência, recolhimento e
encaminhamento de documentos ao Setor.
§ 3º A unidade responsável pelo encaminhamento dos documentos ao
Setor de Arquivo Geral deverá verificar os prazos previstos na
Resolução nº 1, de 10 de maio de 2023 e, verificando a necessidade de
alteração de qualquer prazo ou forma de destinação final dos
documentos, deverá comunicar o Setor responsável para que proceda
às alterações normativas.
12/06/2024, 12:17 Prefeitura Municipal de Sarandi
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§ 4º Toda e qualquer alteração, manutenção e/ou inclusão nos prazos
descritos na Resolução nº 1, de 10 de maio de 2023, deverá ser
assinado por todos os servidores lotados na unidade produtora e
ratificados pela respectiva diretoria.
§ 5º Para os fins do § 4º, deste artigo, quando solicitada qualquer
alteração e/ou inclusão na Resolução nº 1, de 10 de maio de 2023, os
documentos permanecerão na unidade produtora até o início da
vigência da norma jurídica.
§ 6º A transferência definitiva dos documentos ao Setor de Arquivo
Geral da Câmara Municipal apenas ocorrerá após a conferência do
arquivo digital e físico a ser realizada pelo Setor.
§ 7º Para os fins do § 6º, deste artigo, na eventualidade de o Setor de
Arquivo Geral verificar quaisquer incongruências entre o arquivo
digital e o arquivo físico, devolverá os documentos à unidade
produtora para que esta proceda à correta digitalização documental.
§ 8º O Setor de Arquivo Geral receberá gradativamente os
documentos a serem transferidos pelas unidades produtoras,
respeitando os limites estruturais e humanos do Setor a serem
determinados na Guia de Transferência de Documentos.
Art. 8º A custódia intermediária no Setor de Arquivo Geral encerra-se
com a destinação final dos documentos prevista na Tabela de
Temporalidade Documental da Câmara Municipal de Sarandi, com
seu respectivo descarte final ou recolhimento ao arquivo permanente.
Art. 9º É cessada a propriedade dos documentos com a formalização
de recolhimento ao arquivo permanente da Câmara.
Art. 10 As ações previstas neste Ato deverão ser efetuadas no prazo
máximo de até 10 (dez) dias, contados da notificação para a sua
execução, como preenchimento e assinatura de formulários ou demais
documentos, salvo em casos excepcionais em que competirá ao Setor
de Arquivo Geral a determinação dos prazos.
Parágrafo Único – Nos casos de conferência documental a ser
realizada pelo Setor de Arquivo Geral previamente à transferência
definitiva dos documentos, competirá ao Setor definir os prazos para a
conferência, que levará em consideração a complexidade e o volume
documental.
Art. 11 Compete ao Setor de Arquivo Geral a elaboração,
disponibilização e atualização dos modelos de documentos e
formulários necessários à execução deste Ato.
Art. 12 Os casos omissos serão dirimidos pela Mesa Diretora da
Câmara Municipal de Sarandi.
Art. 13 Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 14 Publique-se.
Art. 15 Cumpra-se.
REGISTRE-SE e AFIXE-SE.
Sala da Presidência, 12 de Junho de 2024.
EUNILDO ZANCHIM
Presidente da CMS
BELMIRO DA SILVA FARIAS
Vice-Presidente da CMS
ERASMO CARDOSO PEREIRA
1º Secretário da CMS
IRENI MOURA FARIAS
2º Secretário da CMS
ANEXOS:
https://sapl.sarandi.pr.leg.br/media/sapl/public/anexonormajuridica/2024/2405/ato_da_mesa_no_004-
2024_-_anexos.pdf
Publicado por:
Vagner Rafael Vaz
Código Identificador:895A1C38
12/06/2024, 12:17 Prefeitura Municipal de Sarandi
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Matéria publicada no Diário Oficial dos Municípios do Paraná
no dia 12/06/2024. Edição 3043
A verificação de autenticidade da matéria pode ser feita
informando o código identificador no site:
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12/06/2024, 12:17 Prefeitura Municipal de Sarandi
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