norma nº 12/2021

gflife. CAMARA MUNICIPAL DE TOLEDO
rr Estado do Parana
RESOLUQAO N° 12, de 20 de setembro de 2021
Dispoe sobre os arquivos da Camara
Municipal de Toledo.
A Camara Municipal de Toledo, expressao legitima da Democracia
representativa, aprovou e o seu presidente promulga a seguinte Resolugao:
CAPITULO I
DISPOSigOES GERAIS
Art. 1° - Esta Resolugao dispoe sobre os arquivos da Camara Municipal
de Toledo.
Art. 2° - Fica assegurada protegao especial aos arquivos fisicos e
digitais da Camara Municipal de Toledo, desde a fase de produgao ate a destinagao
final dos documentos.
Art. 3° - Constituem arquivos os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos, fisicos ou digitais, em carater oficial, pela Camara Municipal de Toledo,
por seus membros, comissoes e demais unidades organicas no desempenho de suas
fungoes.
Art. 4° - Para os fins desta Resolugao considera-se:
I - documento digitalizado: representante digital do processo de
digitalizagao do documento fisico e seus metadados;
II - metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever
e gerenciar documentos;
III - documento publico: documentos produzidos ou recebidos por
pessoas juridicas de direito publico interne ou por entidades privadas encarregadas
da gestao de servigos publicos; e
IV - integridade: estado dos documentos que nao foram corrompidos ou
alterados de forma nao autorizada.
Art. 5° - Aos arquivos da Camara Municipal de Toledo serao conferidas
medidas de seguranga e tratamento adequado, de forma a garantir-lhes a integridade
fisica e digital para a realizagao plena de suas finalidades.
§ 1° - Os Departamentos desenvolverao e implantarao, em colaboragao
os demais orgaos da Camara Municipal de Toledo, sistematica de organizagao
dos nucleos de arquivos correntes, com vista a racionalizar e controlar a produgao de
documentos e sua acumulagao organica, a identificar os conjuntos de documentos de
importancia historica e os de interesse efemero, bem como a facilitar a recuperagao
de documentos e informagoes.
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§ 2° - A sistematica de organizagao que os Departamentos deverao
implementar implica a participagao desses orgaos na criagao e reformulagao de
documentos e na responsabilidade pela administragao de documentos oficiais, no
treinamento do corpo de encarregados e demais servidores com atividades
arquivlsticas e na definigao de equipamento e material especificos de arquivo.
CAPITULO II
DA AVALIAQAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Art. 6° - A avaliagao consistira na analise para determinagao do ciclo de
vida util e destinagao final dos documentos produzidos ou recebidos pela Camara
Municipal de Toledo, no desempenho de suas fungoes.
Paragrafo unico - A avaliagao objetivara a racionalizagao dos arquivos,
a redugao da massa documental acumulada e a protegao dos documentos de guarda
permanente desde a fase de sua produgao.
Art. 7° - Consideradas as perspectivas de uso, os documentos serao
digitalizados e identificados como de valor permanente ou como descartaveis a curto,
medio ou longo prazos, sujeitos ou nao a publicagao, e terao fixados os periodos de
permanencia nas unidades organicas em que se acumulam.
Art. 8° - O processo de avaliagao tera como base o levantamento da
produgao documental da Camara Municipal de Toledo.
Paragrafo unico - O levantamento de que trata este artigo sera
estruturado por fungoes, atividades e rotinas desenvolvidas, de forma a evidenciar o
contexto em que se inserem os documentos e a inter-relagao entre os produzidos e
os recebidos pelas diversas unidades organicas.
Art. 9° - Os Departamentos ficam incumbidos de providenciar, com o
concurso das demais unidades organicas da Camara Municipal de Toledo, o
levantamento da produgao documental para efeito de analise e avaliagao.
§ 1°-Cabera aos orgaos de origem proper o prazo de guarda dos
respectivos documentos, em fungao dos valores que apresentem para fins
administrativos, legais, fiscais, operacionais ou tecnicos.
§ 2° - Considera-se orgao de origem a unidade administrativa onde os
documentos sao produzidos ou recebidos e acumulados.
Art. 10-Os resultados do processo de levantamento e analise e as
propostas de prazos de guarda dos documentos serao consubstanciados
instrumento proprio, denominado Plano de Destinagao dos Documentos de Arquivo
(PDDA).
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Art. 11-0 Plano de Destinagao de Documentos de Arquivo devera
I - o titulo e a descrigao das especies documentais produzidas
recebidas no desempenho das varias atividades da Casa;
II - a analise e perspectiva de uso dos originals e copias como
instrumentos de trabalho e fontes de informagao e pesquisa;
III - a temporalidade dos documentos, devidamente justificada,
expressa em prazos de guarda nos respectivos orgaos de origem.
Art. 12-Para o desempenho das atividades decorrentes do artigo
anterior, fica criada a Comissao de Avaliagao de Documentos de Arquivo (CADAr),
responsavel pela destinagao final dos documentos, vinculada a Mesa da Camara
Municipal de Toledo.
center:
ou
Paragrafo unico - A Comissao de Avaliagao de Documentos de Arquivo
sera composta de 7 (sete) servidores, sendo 6 (seis) servidores efetivos, indicados
pelo presidente, e pelo diretor-geral, que presidira a Comissao.
Art. 13-0 presidente da Comissao podera solicitar, quando necessario,
consultoria especializada para definigao do valor historico e perspectivas de uso dos
documentos.
Art. 14 - Concluidos os estudos relatives aos documentos pertinentes a
cada atividade e aprovado o Plano de Destinagao de Documentos de Arquivo pela
Comissao, a Comissao elaborara Tabela de Temporalidade, encaminhando-a a Mesa
para aprovagao.
§ 1°-A Tabela de Temporalidade (TT), elaborada a partir do Plano de
Destinagao, contera os titulos dos documentos e respectivos prazos de guarda
orgaos de origem.
nos
§ 2° - O Plano de Destinagao de Documentos de Arquivo (PDDA)
respectiva Tabela de Temporalidade (TT) serao consubstanciados por meio de Ato.
Art. 15-As eliminagoes previstas na Tabela de Temporalidade serao
precedidas de Termo de Descarte.
§ 1°-As eliminagoes a medio e longo prazo serao processadas pelos
Departamentos, notificada a Comissao.
§ 2° - As eliminagoes a curto prazo serao processadas no recinto das
proprias unidades administrativas onde se acumularam.
Art. 16-E vedada a eliminagao de documentos de arquivo
avaliagao da Comissao, sob pena de responsabilidade.
e a
sem a
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CAPITULO III
DOS ARQUIVOS FISICOS
Art. 17 - De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos
fisicos caracterizam-se como correntes e permanentes.
Art. 18-Os arquivos correntes sao integrados por documentos da
primeira idade ou fase ativa.
Paragrafo unico - Os documentos a que se refere este artigo se vinculam
aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos, e sao conservados
nas respectivas unidades organicas, para servirem ao desempenho de suas
atividades, sendo objeto de frequentes consultas.
Art. 19 - Os arquivos permanentes sao integrados por documentos da
terceira idade ou fase de custodia permanente.
§ 1° - Os documentos a que se refere este artigo sao aqueles que, por
suas caracteristicas intrinsecas ou conteudo informative, apresentam valor
permanente de prova e evidencia do passado, como testemunho do desempenho da
organizagao da Camara Municipal de Toledo, e constituem fonte de informagao,
planejamento e pesquisa.
§ 2° - Os arquivos permanentes constituem o Arquivo Historico da
Camara Municipal de Toledo.
Art. 20 - Vencido a fase ativa, os documentos que possuem valor como
fonte de informagoes e pesquisa serao incorporados ao fundo de arquivos
permanentes.
§ 1° - Os arquivos permanentes assumem carater de dominio publico e
sao reconhecidos como parcela dos arquivos municipais, cessando o vinculo de
propriedade com o orgao de origem.
§2 - Incumbe a Diregao-Geral responder pela posse e integridade flsica
dos arquivos permanentes, sua organizagao, divulgagao e uso por pesquisadores e
demais interessados, observadas as normas regimentais em vigor.
CAPITULO IV
DOS ARQUIVOS DIGITAIS
Art. 21 - Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente sao
considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 22 - A digitalizagao, o armazenamento em meio eletronico, optico ou
equivalente, e a reprodugao de documentos, publicos e privados, serao regulados pelo
disposto nesta Resolugao.
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Paragrafo unico - Entende-se por digitalizagao a conversao da fiel
imagem de um documento para codigo digital.
Art. 23 - Pica autorizado o armazenamento, em meio eletronico, optico
ou equivalente, de documentos publicos ou privados, compostos por dados ou por
imagens.
§ 1°-Ap6s a digitalizagao, constatada a integridade do documento
digital, nos termos estabelecidos na Tabela de Temporalidade (IT), o original podera
ser destruido, ressalvados os documentos de valor historico.
§ 2° - O documento digital e a sua reprodugao, em qualquer meio,
realizada de acordo com o disposto nesta Resolugao, terao o mesmo valor probatorio
do documento original.
§ 3° - Para a garantia de preservagao da integridade, da autenticidade e
da confidencialidade de documentos publicos sera usada certificagao digital no padrao
da Infraestrutura de Chaves Publicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 24-0 armazenamento de documentos digitalizados assegurara:
I - a protegao do documento digitalizado contra alteragao, destruigao e,
quando cabivel, contra o acesso e a reprodugao nao autorizados; e
II - a indexagao de metadados que possibilitem:
a) a localizagao e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferencia do processo de digitalizagao adotado.
Art. 25 - Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalizagao
de documentos fisicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padroes tecnicos de digitalizagao para garantir a
qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicavel; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Art. 26-0 documento digitalizado destinado a se equiparar a
documento fisico para todos os efeitos legais e para a comprovagao de qualquer ato
perante pessoa juridica de direito publico interne devera:
I - ser assinado digitalmente com certificagao digital no padrao da
Infraestrutura de Chaves Publicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria
da digitalizagao e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padroes tecnicos minimos previstos no Anexo I; e
III - center, no minimo, os metadados especificados no Anexo II.
Art. 27-A digitalizagao de documentos confeccionados antes da
publicagao desta Resougao sera precedida da avaliagao dos conjuntos documentais
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pela Comissao de Avaliagao de Documentos de Arquivo, conforme estabelecido
Plano de Destinaqao de Documentos de Arquivo (PDDA) e a respectiva na Tabela de
Temporalidade (TT), de modo a identificar previamente os que devem ser
encaminhados para descarte.
Art. 28-0 processo de digitalizaqao podera ser realizado pelo possuidor
do documento fisico ou por terceiros.
§ 1°-Cabe ao possuidor do documento fisico a responsabilidade
perante terceiros pela conformidade do processo de digitalizapao ao disposto nesta
Resolugao.
no
§ 2° - Na hipotese de contratagao de terceiros pela administragao
publica, o instrumento contratual prevera:
I - a responsabilidade integral do contratado perante a administragao
publica municipal e a responsabilidade solidaria e ilimitada em relagao ao terceiro
prejudicado por culpa ou dolo; e
II - os requisites de seguranga da informagao e de protegao de dados,
nos termos da legislagao vigente.
Art. 29 - Os documentos digitalizados de valor historico serao
preservados permanentemente na Camara Municipal de Toledo ou encaminhados ao
Museu Historico de Toledo, mediante autorizagao da Comissao de Avaliagao de
Documentos de Arquivo.
Paragrafo unico - Os documentos digitalizados sem valor historico serao
preservados, no minimo, ate o transcurso dos prazos de prescrigao ou decadencia
dos direitos a que se referem, de acordo com o disposto na Tabela de Temporalidade
(TT),
CAPITULO V
DAS DISPOSIQOES FINAIS
Art. 30 - Os casos omissos serao submetidos a apreciagao da Comissao
de Avaliagao de Documentos de Arquivo.
Art. 31 - Esta Resolugao entra em vigor na data de sua publicagao.
SALAD^S SESSOES DA CAMARA MUNICIPAL DE TOLEDO, Estado
do Parana, 20 de^efembro de 2021.
UEOCLI ISOGNIN
Presi :e da Ca^nara Municipal
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Publicado no Orgao Oficiai
Eletronico do Munidpio de
Toledo. n° 3o 2-4
t\ /^/ Zd,pag.62 (3
de
CAMARA MUNICIPAL DE TOLEDO
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ANEXOI
PADROES TECNICOS MINIMOS PARA DIGITALIZAQAO DE DOCUMENTOS
RESOLUgAO
MINIMA
TIRO
ORIGINAL
FORMATO DE
ARQUIVO*
DOCUMENTO COR
Textos impressos, sem
ilustrapao, em preto e
branco
Monocromatico
(preto e branco) 300 dpi Texto PDF/A
Textos impressos, com
ilustragao, em preto e
branco
Texto
Imagem 300 dpi Escala de cinza PDF/A
Textos impressos, com
ilustragao e cores
Texto
Imagem 300 dpi RGB (colorido) PDF/A
Textos manuscritos,
com ou sem ilustragao,
em preto e branco
Texto
Imagem 300 dpi Escala de cinza PDF/A
Textos manuscritos
com ou sem ilustragao
em cores
Texto
Imagem 300 dpi RGB (colorido) PDF/A
Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Monocromatico
(preto e branco)
Texto
Imagem
Plantas e mapas 600 dpi PNG
*Na hipotese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressao sem perda,
de forma que a informagao obtida apos a descompressao seja identica a informagao
antes de ser comprimida.
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^ _
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ANEXO II
METADADOS MINIMOS EXIGIDOS
a) Para todos os documentos:
Metadados Definigao
Palavras-chave que representam o conteudo do documento.
Rode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabuterio controlado ou
tesauro.
Assunto
Autor (nome) Pessoa natural ou juridica que emitiu o documento.
Data e local da
digitalizagao
Registro cronologico (data e hora) e tdpico (local) da digitalizagao do
documento.
Identificador unico atribuldo ao documento no ato de sua captura para o
sistema informatizado (sistema de negdcios).
Identificador do
documento digital
Responsavel pela
digitalizagao Pessoa juridica ou flsica responsavel pela digitalizagao
Elemento de descrig§o que nomeia o documento, podendo ser formal ou
atribuido.
Titulo FORMAL: designag§o registrada no documento
ATRIBUlDO: designag§o providenciada para identificagao de urn documento
formalmente desprovido de titulo.
Indica o tipo de documento, ou seja, a configurag§o da esp^cie documental
de acordo com a atividade que a gerou.
Algoritmo que mapeia uma sequencia de bits (de um arquivo em formato
digital), com a finalidade de realizar a sua verificapcio de integridade.
Tipo documental
Hash (chekcsum)
da imagem
b) Para documentos digitalizados por pessoas juridicas de direito publico interne:
Metadados Definigao
ldentificag§o da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com
base em um piano de classificagio de documentos.
Classe
Data de produgao
(do documento
original)
Registro cronologico (data e hora) e tdpico (local) da produgao do documento.
Destinagao
prevista
(eliminagao ou
guarda
permanente)
Indicagao da prdxima agao de destinagao (transferencia, eliminagao ou
recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento a tabela de
temporalidade e destinagao de documentos das atividades-meio e das
atividades-fim.
Indica o genero documental, ou seja, a configuragao da informagao no
documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicagao do
documento._____________
Indicagao do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o
cumprimento da destinagao.
Genero
Prazo de guarda
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