norma nº 6403/2016

LEI Nº 6403, DE 19 DE AGOSTO DE 2016.
Dispõe sobre as
diretrizes da política
municipal de arquivos
públicos do Município
de ESTEIO e cria o Sistema
Municipal de Arquivos
(SISMARQ).
GILMAR ANTÔNIO RINALDI, Prefeito Municipal de Esteio. Faço saber que a
Câmara Municipal aprovou e eu, com fundamento no artigo 70, inciso V, da Lei
Orgânica do Município, sanciono e promulgo a seguinte Lei:
Fica instituído o Sistema Municipal de Arquivos do Município de Esteio
(SISMARQ), no âmbito da Administração Centralizada, visando estabelecer um
modelo de gestão que integre as fases corrente, intermediária e permanente,
pelas quais passam os documentos em seu ciclo vital, como forma de assegurar
sua organização, controle, proteção e preservação, a partir de sua produção.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
É dever do Poder Público Municipal a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e tecnológico e como
elementos de prova e informação.
É assegurado ao cidadão o direito de acesso pleno aos documentos
públicos municipais, cuja consulta será franqueada de forma ágil e de forma
transparente pelo Poder Público municipal, na forma desta Lei, ressalvados
aqueles cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado,
bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Consideram-se arquivos públicos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos,
autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo poder público, empresas
públicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos, em decorrência do exercício de suas atividades
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
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Art. 3º
Art. 4º
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operações técnicas referentes à sua produção, classificação, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,
visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, que
assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Considera-se política municipal de arquivos o conjunto de princípios,
diretrizes e programas elaborados e executados pela Administração Pública
Municipal de forma a garantir a gestão, a preservação e o acesso aos
documentos públicos municipais, bem como a proteção especial a arquivos
privados, considerados de interesse público e social para o Município de Esteio -
RS.
CAPÍTULO II
DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL
O Arquivo Público Municipal, subordinado diretamente à Secretaria da
Administração, tem as seguintes competências:
I - formular a política municipal de arquivos e exercer orientação normativa,
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo,
qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;
II - implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos
arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública
municipal;
III - promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor
intermediário ou permanente dos diversos órgãos da administração municipal;
IV - custodiar os documentos de valor intermediário e permanente acumulados
pelos diversos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, dando-lhes
tratamento técnico adequado;
V - elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de
administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais;
VI - coordenar os trabalhos de classificação e avaliação de documentos públicos
do Município, orientar, rever e aprovar as propostas de Planos ou Códigos de
Classificação e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos
órgãos e entidades da administração pública municipal integrantes do SISMARQ;
VII - autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais desprovidos de
valor permanente e que já cumpriram o prazo prescricional estabelecido na
tabela de temporalidade de documentos, na condição de instituição arquivística
pública municipal, de acordo com a determinação prevista no art. 9º da Lei
Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Art. 6º
Art. 7º
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VIII - acompanhar a transferência de documentos de valor intermediário para o
Arquivo Público Municipal de Esteio, procedendo ao registro de sua entrada no
referido órgão e ao encaminhamento de cópia desse registro às unidades de
origem responsáveis pela transferência;
IX - acompanhar o recolhimento de documentos de valor permanente ou
histórico para o Arquivo Público Municipal de Esteio, procedendo ao registro de
sua entrada no referido órgão e ao encaminhamento de cópia desse registro às
unidades de origem, responsáveis pelo recolhimento;
X - promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis
pelas atividades arquivísticas das Unidades integrantes do SISMARQ;
XI - promover a difusão das informações sobre o Arquivo Municipal de Esteio,
bem como garantir o acesso aos documentos públicos municipais observadas as
restrições previstas em lei.
CAPÍTULO III
DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de
Sistema Municipal de Arquivos (SISMARQ), as atividades de gestão de
documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública
municipal.
O SISMARQ tem por finalidade:
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública
municipal, de forma ágil, transparente e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o compõem;
III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentação arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública
municipal;
Art. 8º
Art. 9º
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VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na
gestão da informação pública municipal.
Integram o SISMARQ:
I - Como órgão central, o Arquivo Público Municipal de Esteio;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das
atividades de gestão de documentos de arquivo nas secretarias municipais e
órgãos equivalentes;
III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pelas atividades de
gestão de documentos de arquivo nos órgãos ou entidades subordinados ou
vinculadas às secretarias municipais e órgãos equivalentes.
Os órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ vinculam-se ao órgão
central para os estritos efeitos do disposto nesta lei, sem prejuízo da
subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na
estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública
municipal.
Compete ao Arquivo Público Municipal como órgão central do SISMARQ:
I - formular e acompanhar a Política Municipal de Arquivos Públicos no âmbito do
Poder Executivo municipal;
II - gerir o Sistema;
III - estabelecer e implementar normas e diretrizes para o funcionamento dos
arquivos setoriais e seccionais em todo o seu ciclo vital;
IV - coordenar e orientar os trabalhos de classificação e avaliação de
documentos públicos do Município, aprovar os Planos de Classificação e Tabelas
de Temporalidade e Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da
administração pública municipal, bem como as atualizações periódicas que
ocorrerem nos respectivos instrumentos;
V - orientar e acompanhar, junto aos órgãos setoriais do SISMARQ, a
implementação, coordenação e controle das atividades, normas e rotinas de
trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais e seccionais;
VI - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse
para o aperfeiçoamento dos órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ;
VII - promover a integração das ações necessárias à implementação do Sistema,
mediante a adoção de novas tecnologias de comunicação e informação, com
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vistas à racionalização de procedimentos e modernização de processos;
VIII - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a
reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquivo;
IX - elaborar, em conjunto com os órgãos setoriais e seccionais planos,
programas e projetos que visem ao desenvolvimento, agilização e
aperfeiçoamento do SISMARQ, bem como acompanhar a sua execução;
X - manter mecanismos de articulação com o Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), que tem por órgão central o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de
arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com
as normas aprovadas pelo Arquivo Público Municipal;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas em seu âmbito
de atuação e de seus seccionais, relativamente à padronização dos
procedimentos técnicos referentes às atividades de produção, classificação,
registro, tramitação, arquivamento, empréstimo, consulta, expedição, avaliação,
eliminação, transferência, recolhimento e preservação de documentos ao
Arquivo Público Municipal, visando o acesso aos documentos e informações
neles contidas;
III - elaborar Planos de Classificação de Documentos de Arquivo, com base nas
funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, bem como
acompanhar a sua aplicação em seu âmbito de atuação e de suas seccionais;
IV - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos
de arquivo a capacitação, aperfeiçoamento, treinamento e reciclagem
indispensáveis ao bom desempenho de suas funções;
V - participar, com o órgão gestor, da formulação das diretrizes e metas do
SISMARQ.
O SISMARQ poderá contar com um sistema informatizado de gestão
arquivística de documentos, destinado à operacionalização, integração e
modernização dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da
Administração Pública municipal, em especial no que tange às atividades de
protocolo e disseminação de informações.
CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
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São arquivos públicos municipais os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, por órgãos e entidades públicos de âmbito municipal,
em decorrência de suas funções administrativas e legislativas.
Parágrafo único. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função;
por pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam a regime jurídico de
direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei; pelas
empresas públicas, sociedades de economia mista, fundações privadas
instituídas por entes políticos e territoriais e pelas concessionárias e
permissionárias de serviços públicos referentes a atos praticados no exercício
das funções delegadas pelo Poder Público municipal.
Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no parágrafo único do art. 16
desta Lei compete a responsabilidade pela preservação adequada dos
documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público
implica o recolhimento de seus documentos ao Arquivo Público Municipal de
Esteio, ou sua transferência à instituição sucessora.
Os documentos públicos municipais são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes. São
conservados próximos aos órgãos que os deram origem;
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Podem
ser conservados junto aos órgãos que os deram origem ou transferidos para o
Arquivo Público Municipal.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados. Devem
ser recolhidos ao Arquivo Público Municipal.
A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela administração
pública municipal e por instituições municipais de caráter público só deverá
ocorrer se prevista na tabela de temporalidade de documentos do órgão ou
entidade, mediante autorização do Arquivo Público Municipal de Esteio,
conforme determina o art. 9º da Lei Federal nº 8.159/91, e de acordo com a
Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de
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documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO V
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
Seção I
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
Em cada órgão e entidade da Administração Pública municipal será
constituída 1 (uma) Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD),
que terá a responsabilidade de realizar o processo de análise dos documentos
produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação
final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente, os quais
deverão integrar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo desse órgão ou entidade.
§ 1º As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) são grupos
permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração
Pública municipal, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de
Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
§ 2º As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos serão compostas,
preferencialmente em número ímpar, designados pelo Prefeito Municipal e serão
integradas por servidores das seguintes áreas:
I - servidor com formação em Arquivologia;
II - servidor da assessoria jurídica, com especialidade em Direito, responsável
pela análise do valor legal dos documentos;
III - servidor da área de administração e finanças;
IV - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos,
com amplo conhecimento das competências e atividades desempenhadas pelo
órgão a qual representa;
V - representante do Arquivo Público Municipal de Esteio;
São atribuições das Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos (CPAD):
I - realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção da
documentação produzida recebida e acumulada no seu âmbito de atuação, com
vistas ao estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação final de
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documentos de arquivo;
II - elaborar e atualizar Planos de Classificação de Documentos e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de
seus respectivos órgãos, bem como, propor critérios para orientar a seleção de
amostragens dos documentos destinados à eliminação;
III - orientar quanto à aplicação dos planos de classificação e das Tabelas de
Temporalidades;
IV - manter intercâmbio com outras comissões ou grupos de trabalhos, cujas
finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e
receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços, bem como
encadear ações;
V - coordenar o processo de transferência e recolhimento de documentos ao
Arquivo Público Municipal, quando for o caso.
Para proceder à identificação dos conjuntos documentais a serem
analisados caberá à Comissão indicar a equipe que procederá à identificação
desses conjuntos documentais.
Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, as Comissões
Permanentes de Avaliação de Documentos poderão convocar especialistas e
(ou) colaboradores de outras áreas que possam assessorar e/ou contribuir com
subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das
pesquisas técnicas, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho em
caráter eventual.
Os trabalhos a que se refere o art. 24 não serão remunerados e serão
prestados sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções e
considerados como de serviço público relevante.
Concluídos os trabalhos, as propostas de Planos de Classificação e de
Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos às atividades finalísticas
dos órgãos da Administração Pública municipal serão validados pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, devendo a mesma encaminhar os
referidos instrumentos ao Arquivo Público do Município para apreciação.
Cabe ao Arquivo Público do Município de Esteio, na qualidade de Órgão
Central do SISMARQ, aprovar o Plano de Classificação e Tabela de
Temporalidade área fim e submeter os referidos instrumentos ao titular da pasta
para homologação e publicação no Diário Oficial do Município.
Para garantir a efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das
Tabelas de Temporalidade de Documentos, as Comissões de Avaliação de
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Art. 28
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Documentos de Arquivo poderão solicitar as providências necessárias para sua
inclusão nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de
seus respectivos órgãos.
A execução das determinações fixadas na Tabela de Temporalidade
caberá às unidades responsáveis.
Ao Arquivo Público do Município de Esteio, órgão central do SISMARQ,
compete, sempre que solicitado, dar orientação técnica na área arquivística às
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo para
elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos.
Caberá ao Arquivo Público do Município de Esteio, órgão central do
SISMARQ, o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade, bem
como, decidir sobre a conveniência e a oportunidade de transferências e
recolhimentos de documentos ao Arquivo Público Municipal.
Fica vedada a eliminação dos documentos relacionados às atividades
finalísticas nos órgãos ou entidades da administração pública municipal que
ainda não tenham elaborado e oficializada suas Tabelas de Temporalidade de
Documentos.
Seção II
Da entrada de documentos de valor intermediário e permanente no Arquivo
Público Municipal
Os documentos de valor intermediário e permanente, ao serem
recolhidos ao Arquivo Público Municipal, deverão ser classificados, avaliados,
organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificação e controle.
§ 1º Os órgãos e entidades detentores dos documentos a serem recolhidos
poderão solicitar orientação técnica ao Arquivo Público Municipal para a
realização dessas atividades;
§ 2º As despesas decorrentes do preparo, acondicionamento e transporte dos
documentos a serem recolhidos ao Arquivo Público Municipal serão custeadas
pelos órgãos e entidades produtoras e/ou detentoras dos arquivos.
O Arquivo Público Municipal publicará instruções normativas sobre os
procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração
Pública municipal, para a plena consecução do disposto nesta seção.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 29
Art. 30
Art. 31
Art. 32
Art. 33
Art. 34
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É proibida toda e qualquer eliminação de documentos produzidos,
recebidos ou acumulados pela Administração Pública municipal, no exercício de
suas funções e atividades, sem a autorização prévia do Arquivo Público
Municipal.
Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, aquele
que desfigurar ou destruir, no todo ou em parte, documento de valor
permanente ou considerado, pelo Poder Público, como de interesse público e
social.
As disposições desta Lei aplicam-se às autarquias, fundações instituídas
ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia
mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
O Poder Executivo municipal regulamentará a presente Lei em um
prazo máximo de 90 (noventa) dias, a contar de sua publicação.
Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Prefeitura Municipal de Esteio, 19 de Agosto de 2016.
GILMAR ANTÔNIO RINALDI
Prefeito Municipal
Registre-se. Publique-se.
Data supra.
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