norma nº 836/2007

ou
NA Nº
residente
eu
ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL
PREFEITURA MUNICIPAL DE RIBAS DO RIO PARDO-MS
LEIN.º 836/2007, DE 12 DE ABRIL DE 2007.
“Dispõe sobre a oficialização e denominação do
Arquivo Público Municipal e sobre a política municipal
de amuivos públicos e privados no âmbito do
Município, cria o cargo de Diretor de Arquivo
Municipal, o Conselho Municipai de Arquivo e o
Sistema Municipal de Arquivos e dá outras
providências.”
O PREFEITO MUNICIPAL DE RIBAS DO RIO PARDO, ESTADO DE
MATO GROSSO DO SUL,
Faz saber que a Câmara Municipal aprovou e ele sanciona a seguinte
Lei.
Art 4º É dever do Poder Público Municipal a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio E]
administração, 3 cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, quaiquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Ast 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas.
Art 5º A administração pública franqueará a consulta aos decumentos
públicos na forma desta Lei.
Amt 6º Fica resguardado o direito de indenização peio dano material ou
moral decorrente da violação do sigiio, sem prejuizo das ações penal, civil e
administrativa.
CAPÍTULO Il
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Fica oficiaiizado o Arquivo Geral de documentos do Poder
Executivo, com a denominação de Arquivo Público Municipal e criado o Cargo de Diretor
Ne
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de Arquivo, aiterando a redação do Art. 3º, item 1 da Lei nº 779/2005, de 19/04/2005, que
dispõe sobre a estrutura administrativa da Prefeitura Municipal acrescentando à Ger.
Municipal de Administração o item 1.4 — Diretor de Arquivo Municipal.
Ant. 8º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias.
S 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
82º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público
implica o recolhimento de sua documentação ao órgão da administração pública
municipal, a quem for delegada, por decreto, esta atribuição.
Art. 9º Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
$ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
$ 2º Consideram-se documentos infermadiários aqueies que, não sendo
de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
$ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 10. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas
e de caráter público será realizada mediante autorização do órgão mencionado no $ 2º
do artigo &º.
Art. 1t. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
CAPÍTULO lt
Dos Arquivos Privados
Ann. 12. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas
atividades.
Art. 13. Os arquivos privados podem ser identificados peio Poder Púbiico
como de interesse público e social, desde que seiam considerados como conjuntos de
fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico municipal.
a
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Art tá. Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem
transferidos para 0 exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá
preferência na aquisição.
Art. 15. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu
proprietário ou possuidor.
Art. 16. Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas
públicas.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração do Arquivo Público Municipal
Art. 17. A administração da documentação pública mumicipal ou de caráter
público compete ao órgão da administração pública municipal, a quem for delegada esta
atribuição, incumbindo-se de mantê-la com zeio e guardá-la de forma organizada.
Parágrafo único. São Arquivos Municipais o Arquivo do Poder Executivo e
o arquivo do Poder Legislativo.
Art. 18. Compete ao Arquivo Municipal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos peio Poder Executivo Municipal, bem como
preservar e facultar c acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política municipal de arquivos.
Parágrafo único. Para o pieno exercício de suas funções, o Arquivo
Municipal poderá criar unidades setoriais.
Art. 19. Compete ao arquivo do Poder Legisiativo Municipal a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos por ele no exercício das suas
funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Parágrafo único. Os documentos permanentes do Poder Legislativo
poderão, a critério daquele poder, serem transferidos para o Arquivo Público Municipal,
onde serão identificados « guardados em local destinado exclusivamente para esse fim.
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 20. É assegurado o direito de acesso pleno aces documentos públicos.
Art. 21. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas
pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos, de
conformidade com as disposições da Lei Federai nº. 11.111, de 65 de maio de 2005.
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$ 1º Os documentos cuia divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente
sigilosos.
82º O acesso aos documentos sigiosos referentes à segurança da
sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anes, a contar da
data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual
período.
$3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem
das pessoas será resirito por um prazo máximo de 160 (cem) anos, a contar da data de
sua produção, de conformidade com o disposto na Lei Federai nº. 8.159, de 8 de janeiro
de 1991.
Art. 22. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a
exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensávei à defesa
de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Art. 23. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da iegisiação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse público e social.
CAPÍTULO VI
Do Conseiho Municipal de Arquivos - COMARC e do Sistema Municipal de Arquivos -
SIMAR
Art. 24. Fica criado o Conselho Municipal de Arquivos - COMARQ, órgão
colegiado, vinculado ao Arquivo Municipal, que tem por finalidade defmir a política
municipal de arquivos públicos e privados, como órgão cenírai de um Sistema Municipal
de Arquivos — SIMAR, bem como exercer orientação normativa visando à gestão
documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 25. Compete ao COMARQ:
i - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacionai de
Arquivos - SIMAR, visando à gestão, à preservação e ac acesso aos documentos de
arquivos;
ti - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com
vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
tfi - propor ao titular do órgão delegado da administração pública municipal,
normas iegais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de
arquivos públicos e privados; NR
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IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que
norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos
públicos de âmbito federai, estadual, do Disirito Federal e municipai, produzidos ou
recebidos em decorrência das funções executiva, legisiativa e judiciária,
Vi - subsidiar a elaboração de pianos municipais de desenvolvimento,
sugerindo metas e prioridades da política municipal de arquivos públicos e privados;
Vil - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes
Executivo e Legislativo do Município;
Vili - estimular a infegração e modemização dos arquivos públicos e
privados;
IX - idenfificar os arquivos privados de interesse público e social, nos
termos do art. 12 da Lei Federal nº. 8.159, de 1991;
X - propor ao Prefeito Municipal, por intermédio do órgão delegado da
administração pública municipal, a declaração de interesse público e social de arquivos
privados;
Xi - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SIMAR;
Xit - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos
lesivos à política municipai de arquivos públicos e privados;
Xiit - promover a etaboração do cadastro municipal de arquivos públicos e
privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas
finalidades seiam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber
elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
XV - articufar-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de
políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e
informática.
81º O Conseiho Municipal de Arquivos será presidido pelo tituiar do órgão
delegado da administração pública municipai, e integrado por representantes de
instituições arquivisticas e acadêmicas, públicas e privadas.
Art 26. São membros conssiheiros do COMARQ:
|-o Diretor-Geral do Arquivo Municipal, que o presidirá;
Il - dois representantes do Poder Executivo Municipal,
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Il! - dois representantes do Poder Judiciário Estadual, lotados no Fórum da
Comarca local;
IV - dois representantes do Poder Leaisiativo Municipal,
V - um representante do Arquivo Público Municipal,
VI - três representantes de instituições que congreguem profissionais que
atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
& 1º Cada Conselheiro terá um suplente.
$ 2º Os membros referidos no inciso Iii e IV e respectivos supientes serão
designados pelo Juiz de Direito Diretor do Foro da Comarca e pelo Presidente da Câmara
de Vereadores, respectivamente.
$ 3º Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso tl, V e VI serão
designados pelo Prefeito Municipai, a partir de listas apresentadas peio tituiar do órgão
delegado da administração pública municipal, mediante indicações dos dirigentes dos
órgãos e entidades representados.
S 4º O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma
recondução.
8 5º O Presidente do COMARQ, em suas faltas e impedimentos, será
substituído por seu substituto legai no Arquivo Municipal.
Art. 27. Caberá 30 Arquivo Municipal dar o apoio técnico e administrativo
ao COMARQ.
Art. 28. O Plenário, órgão superior de deliberação do COMARQ, reunir-se-
é, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus
membros.
$ 1º 0 COMARQ funcionará na sede do Arquivo Municipal.
& 2º As reuniões do COMARQ poderão ser convocadas para local fora da
sede do Arquivo Municipai, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre
que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida.
Art 29. O COMARQ somente se reunirá para deliberação com e quorum
mínimo de seis conselheiros.
Art. 30. O COMARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões
especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e ouros instrumentos
necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao
funcionamento do SIMAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e
propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de
segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas. .
Vo
DR
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Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão
designados pelo Presidente do COMARQ, ad referendum do Plenário.
Art. 31. É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer
remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do COMARO e de integrante
das câmaras e comissões.
Art. 32. A aprovação do regimento intemo do COMARQ, mediante
proposta deste, é da competência do titular do órgão delegado da adminisiração pública
municipal.
CAPÍTULO Il
DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
Art. 33. O SIMAR tem por finalidade implementar a política municipal de
arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivo.
Art. 34. O SIMAR tem como órgão centrai o COMARQ.
Art. 35. Integram o SIMAR:
i-o Arquivo Municipal,
Il - os arquivos do Poder Executivo Municipal;
iii - os arquivos do Poder Legislativo Municipal;
$ 1º Os arquivos referidos nos incisos lil, quando organizados
sistemicamente, passam a integrar o SIMAR por intermédio de seus órgãos centrais.
8 2º As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de
arquivos, podem integrar o SIMAR mediante acordo ou ajuste com O órgão central.
Art. 36. Compete aos integrantes do SIMAR:
| - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos
documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas
emanadas do órgão central,
i - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas
estabelecidas pelo órgão ceniral, zelando pelo seu cumprimento,
H! - implementar a racionalização das atividades arquivisticas, de forma a
garantir a integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao COMARQ para o aprimoramento do SIMAR,;
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VI - prestar informações sobre suas atividades ao COMARQ;
Vil - apresentar subsídios ao COMARQ para a elaboração de dispositivos
legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política municipal de
arquivos públicos e privados;
viii - promover a integração e a modemização dos arquivos em sua esfera
de atuação;
IX - propor ao COMARQ os arquivos privados que possam ser
considerados de interesse público e sociai,
X - comunicar ao COMARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao
patrimônio arquivístico municipal,
Xi - colaborar na elaboração de cadastro municipat de arquivos públicos e
privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XH - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas,
câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo COMAROQ;
XIli - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de
arquivo, garantindo constante atualização.
Art. 37. Os integrantes do SIMAR seguirão as diretrizes e normas
emanadas do COMARG, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
CAPÍTULO VI!
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 38. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:
| - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias,
ft - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de
seu cargo ou função ou deles decorrente;
ill - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades
de economia mista;
iV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal
pela Lei Federal nº. 9.637, de 15 de maio de 1998, e peio Serviço Sociai Autônomo
Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei Federal nº. 8.246, de 22 de outubro
de 1991.
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso iV às normas
arquivísticas do COMARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.
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Art. 39. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 38 compete a
responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no
exercício de atividades públicas.
. CAPÍTULO |V
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
Seção |
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
Art. 40. Em cada órgão e entidade da Adminisiração Pública Municipal
será designado um servidor para proceder permanente organização, guarda e seleção
dos documentos recebidos e produzidos em seu órgão ou entidade.
$g 1º Os servidores designados nos órgãos e entidades da Administração
Pública Municipal, integrarão a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos dos
órgãos e das entidades geradores dos arquivos.
82º Os servidores designados em cada órgão e entidade farão separação
dos documentos relativos às atividades-meio, para serem analisados, avaliados e
selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos obedecendo aos
prazos estabelecidos em tabeia de temporalidade e destinação expedida peto COMARQ.
83º Os documentos reiativos às atividades-meio não constantes da tabela
referida no S 2º serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os
prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados peio Arquivo
Municipal.
$ 4º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e
selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com
as tabeias de temporalidade e destinação, elaboradas pela Comissão mencionada no
caput, aprovadas peio Arquivo Municipal.
5 5º Se necessário, dependendo da quantidade e do volume de
documentos para serem avaliados, poderá ser criada mais de uma Comissão
Permanente de Avaliação.
Seção ll
Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Municipal
Art. 414. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito municipal, ao
serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Municipal, deverão estar avaliados,
organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificação e conirole.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem
à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas
peios órgãos e entidades geradores dos arquivos.
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Art. 42. O órgão delegado da administração pública municipal, mediante
proposta do Arquivo Municipal, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem
observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, para a piena
consecução das medidas constantes desta Seção.
. CAPÍTULO V
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 43. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que
contenham documentos relevantes para a história, a cultura e O desenvolvimento
nacional podem ser declarados de interesse público e sociai por decreto do Prefeito
Municipal.
id A deciaração de interesse público e sociai de que trata este artigo não
implica a transferência do respeciivo acervo para guarda em instituição arquivística
pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a
preservação do acervo.
S 2º São automaticamente considerados documentos privados de
interesse público e social, os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder
Público.
Art. 44. O COMARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação,
encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao órgão delegado da administração
pública municipal, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos
privados pelo Prefeito Municipal.
g 1º O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por
comissão especialmente constituída pelo COMARO.
g 2º A avaliação referida no 8 1º será homologada peio Presidente do
COMARQ.
s” Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao
titular do órgão delegado, na forma prevista nos artigos 56 e seguintes da Lei Municipal
nº. 823/08 de 16 de outubro de 2006.
Art. 45. O proprietário ou detentor de arquivo privado deciarado de
interesse público e social deverá comunicar previamente ao COMARQ a transferência do
local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do temitório
nacional.
Art 48. À alienação de arquivos privados declarados de interesse público
e social deve ser precedida de notificação ao Município, tituiar do direito de preferência,
para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma
do parágrafo único do art. 14 desta Lei.
Art. 47. Os proprietários cu detentores de arquivos privados declarados de
interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia,
a
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ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da iegisiação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.
Art. 48. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de
interesse público e sociai poderão firmar acordos ou ajustes com o COMARQ ou com
outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades
relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.
Art 49. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados
deciarados de interesse público e sociai ou de quaisquer de seus documentos deverá ser
comunicada ao COMARG, por seus proprietários ou detentores.
CAPÍTULO Vi
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 50. Esta Lei aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos
termos da lei.
Art 51. O órgão delegado baixará insiruções compiementares à execução
desta Lei.
Art. 52. Ficará delegada competência também ao órgão responsável,
permitida, neste caso, a subdelegação, para designar os membros do COMARQ de que
trata o $ 3º do art. 26.
s2 A estrutura e funcionamento do Conselho criado nesta Lei serão
estabelecidos em regulamento.
Art 53. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 54. Revogam-se as disposições em contrário.
Gabinete do Prefeito Municipai de Ribas do Rio Pardo, Estado do Mato
Grosso do Sul, aos doze dias do mês de abril do ano de dois mil e sete.
JOAQUIM SANTOS DE OLIVEIRA
Prefeito Municipal
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