Estado de Mato Grosso
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Ano 2023
Plenário das Deliberações
Protocolo
N.º 076, Liv. 027, Fls. 004 Em 22/06/2023
Às 17:30hs.
___________________________
Assinatura do Funcionário
Projeto de Lei
Decreto do Legislativo
X Projeto de Resolução
Requerimento
Indicação
Moção de
Emenda
Nº. ___/2023
Autor: Vereador GABRIEL PEREIRA LOPES - PSDB;
PROJETO DE RESOLUÇÃO N. 020/2023, DE 22 DE JUNHO DE 2023
“Dispõe sobre a instituição da Comissão Permanente
da Avaliação – CPAD e dá outras providências.”
A MESA DA CÂMARA MUNICIPAL DE BARRA DO GARÇAS, ESTADO
DE MATO GROSSO, faz saber que o Plenário aprovou e ela promulga a seguinte Resolução:
Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e o Regimento
Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (anexo) com a finalidade de orientar e
coordenar o processo de análise, avaliação e seleção dos conjuntos documentais arquivísticos no âmbito
da Câmara Municipal de Barra do Garças- MT.
Art. 2º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:
I – Promover a divulgação e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos
(CCD) e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) relativos às atividadesmeio aprovados pelo Arquivo Nacional;
II – Elaborar e divulgar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades da Câmara Municipal de Barra do
Garças - MT, bem como promover sua atualização, quando necessário, revendo descritores, prazos de
guarda e destinação final, encaminhando-os para aprovação do Arquivo Nacional, se necessário;
III – Elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando os
conjuntos documentais não constarem no Código de Classificação de Documentos (CCD) e na Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) relativo às atividades-meio e/ou quando da
inexistência de Código de Classificação de Documentos (CCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos (TTDD) relativo às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional;
IV - Aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito da Câmara
Municipal de Barra do Garças - MT, conforme legislação e normas em vigor;
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V – Analisar, aprovar e encaminhar para o Presidente titular da Câmara Municipal de Barra do
Garças - MT, as Listagens de Eliminação de Documentos produzidas em seu âmbito de atuação;
VI – Analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos e os termos de
eliminação de documentos;
VII – Orientar a formação de Grupo de Trabalho - GT na unidade organizacional do órgão,
responsável pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos na Câmara
Municipal de Barra do Garças-MT, em conformidade com os instrumentos técnicos de gestão aprovados
pelo Arquivo Nacional (AN);
VIII – Promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de
competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão;
IX – Articular-se com as demais unidades organizacionais do Órgão;
X – Emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.
Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da Câmara Municipal
de Barra do Garças-MT será constituída por 03 (três) membros efetivos e 03 (três) suplentes escolhidos
pelos seguintes critérios:
I – Arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá;
II – Servidores representantes das unidades organizacionais da Câmara Municipal de Barra do
Garças-MT:
a) Ouvidoria;
b) Secretaria Geral;
c) Administrativo Financeiro;
d) Jurídico.
III – Servidores com formação na área de História, Ciências Sociais ou Sociologia;
IV – Servidores que atuem no campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação
(Economista, Antropólogo, Engenheiro, Médico, Estatístico e outros).
§ 1º O exercício dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será de 2
(dois) anos, podendo haver recondução por igual período.
§ 2º Os membros indicados nos incisos I a III integrarão a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos – CPAD como membros efetivos.
§ 3º Caso o órgão ou entidade não possua servidores com formação no campo de conhecimento,
conforme apontado nos incisos III e IV.
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§ 4º Os membros indicados no inciso IV atuarão como convidados e não terão direito a voto.
§ 5º Será substituído o membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD
que faltar a três reuniões, consecutivas ou não, com ou sem justificativa.
§ 6º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD se reunirá em caráter
ordinário, no mínimo semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu
presidente ou por solicitação de um terço dos membros.
§ 7º O quórum da reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD é de
maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples. Além do voto
ordinário, o presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade
em caso de empate.
§ 8º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD será
considerada prestação de serviço público relevante.
Art. 4º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em
contrário.
Sala das Sessões da Câmara Municipal de Barra do Garças-MT, em 22 de junho de 2023.
GABRIEL PEREIRA LOPES
Vereador – PSDB
Presidente da Câmara Municipal de Barra do Garças-MT
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JUSTIFICATIVA
Senhores Vereadores:
Este Projeto de Resolução prevê a instituição da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos – CPAD e do seu Regimento Interno (anexo), objetivando a orientação e coordenação do
processo de análise, avaliação e seleção dos conjuntos documentais arquivísticos desta Casa Legislativa,
atribuindo eficácia à sua competência e constituição mediante Resolução ao invés de Portaria, em razão
desta tratar de norma de caráter temerário por ser de fácil revogação, enquanto o procedimento de
revogação daquela é de notória rigidez, implicando na consolidação das disposições que regulamentam
a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.
Por estas razões, almejando aprimorar a organização interna na realização dos trabalhos da
Câmara Municipal de Barra do Garças-MT, justifica-se a propositura deste Projeto de Resolução.
Sala das Sessões da Câmara Municipal de Barra do Garças – MT, em 12 de junho de
2023.
GABRIEL PEREIRA LOPES
Vereador – PSDB
Presidente da Câmara Municipal de Barra do Garças-MT
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ANEXO A
Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
CÂMARA MUNICIPAL DE BARRA DO GARÇAS (CPAD/CBMG)
CAPÍTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Câmara Municipal de Barra
do Garças (CBMG) terá seus membros designados pelo presidente da CBMG, conforme
determina o decreto federal nº 10.148, de 2 de dezembro de 2020, ora constituída pela referência
do ato normativo de instituição da CPAD, tendo suas atribuições e competências regidas pelo
Regimento Interno, e tem por finalidade:
I – Coordenar e orientar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos
de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da CBMG, tendo
em vista sua identificação para guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de
valor, de acordo com o decreto nº 4.073, da Presidência da República, de 3 de janeiro de 2002,
decreto 1.148, de 2 de dezembro de 2019, decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 e as
resoluções nº 40, do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014 e sua atualização, e nº 44, de 14 de
fevereiro de 2020;
II – Instituir procedimentos para a transferência e recolhimento, bem como aplicar os
procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito do CBMG, conforme
legislação e normas em vigor;
III – Promover treinamento em serviços e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de
competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;
IV – Articular-se com as demais unidades organizacionais do órgão;
V – Propor à autoridade a qual estiver subordinada alterações a esse Regimento Interno.
CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO, COMPOSIÇÃO, FUNCIONAMENTO E DELIBERAÇÃO
Seção I
Da Organização
Art. 2º A CPAD ficará hierarquicamente subordinada à Câmara Municipal de Barra do Garças
(CBMG).
Art. 3º A CPAD é composta por:
I – Presidente;
II – Secretário;
III – Secretário Adjunto
IV – Membros efetivos;
V – Colaboradores eventuais.
§ 1º A Presidência da CPAD será do Arquivista ou servidor responsável pelos serviços
arquivísticos, para mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução.
§ 2º Os secretários deverão ser membros efetivos da CPAD, indicados pelo presidente.
§ 3º São considerados colaboradores eventuais profissionais ligados ao campo de conhecimento
de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, antropólogo, engenheiro, médico,
estatístico e outros) ou servidor responsável pelo acervo documental, convidado
especificamente para prestar esclarecimento sobre determinado objeto de análise da CPAD.
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§ 4º A CPAD, após reunião deliberativa, encaminhará ao titular da unidade organizacional do
órgão ou entidade à qual esteja subordinada o pedido de substituição, devidamente justificado,
de qualquer membro efetivo.
Seção II
Do Funcionamento e Deliberação
Art. 5º As reuniões ocorrerão:
I – Ordinariamente, no mínimo semestralmente, conforme calendário preestabelecido pelo
presidente da CPAD.
II – Extraordinariamente, por convocação do presidente ou de um terço dos membros da CPAD,
com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis.
§ 1° Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados, e a indicação do local, data
e horário da reunião.
§ 2° Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do presidente, ser
colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.
Art. 6º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a maioria
absoluta dos seus membros, incluindo o presidente da CPAD.
§ 1º O membro que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar ao Secretário da
CPAD e avisar ao seu substituto que compareça a referida reunião.
Art. 7º A CPAD deliberará por maioria simples dos votos dos membros presentes à reunião.
§ 1º Em caso de empate, caberá ao presidente o voto de qualidade.
§ 2º As deliberações da CPAD, definidas em registro de reunião, serão enviadas ao titular da
unidade organizacional do órgão ou entidade à qual esteja subordinada para conhecimento e
formalização, quando for o caso, com abrangência para toda a instituição.
CAPÍTULO III
DA COMPETÊNCIA
Art. 8º Compete à CPAD:
I – Elaborar o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos (TTDD), relativos às atividades-fim do SIGLA DO ÓRGÃO OU
ENTIDADE;
II – Promover a atualização do CCD e TTDD relativos às atividades-fim do órgão ou entidade,
quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final;
III – Aplicar e orientar o uso do CCD e da TTDD, tanto os relativos às atividades-meio da
administração pública federal quanto os relativos às suas atividades-fim;
IV – Elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando os
conjuntos documentais não constarem no CCD e na TTDD relativos às atividades-meio e/ou
quando da inexistência de CCD e de TTDD relativos às atividades-fim, conforme orientação
do Arquivo Nacional (AN);
V – Orientar a formação de Grupo de Trabalho na unidade organizacional do órgão, responsável
pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pela
sua instituição, em conformidade com o disposto nos instrumentos técnicos de gestão aprovados
pelo Arquivo Nacional;
VI – Providenciar, quando for o caso, as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas
da União, quando o conjunto documental assim o exigir;
VII – Orientar, acompanhar, analisar e aprovar as listagens de eliminação de documentos (LED)
elaboradas pelos servidores responsáveis pela seleção;
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VIII – Dar ciência ao titular da unidade organizacional a qual a CPAD esteja subordinada da
LED aprovada pela CPAD e solicitar que a mesma seja encaminhada para autorização de
eliminação pelo titular do órgão ou entidade;
IX – Analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação e os termos de eliminação, bem
como os demais documentos que vierem a ser exigidos;
X – Contatar a equipe técnica do AN para esclarecimentos de dúvidas, sempre que necessário,
bem como disseminar as orientações técnicas do AN, em resposta às demandas apresentadas;
XI – Promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de
competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;
XII – Articular-se com as demais unidades organizacionais do órgão ou entidade;
XIII – Emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Do Presidente
Art. 9º Ao presidente compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD e,
especificamente:
I – Fazer cumprir este Regimento, e propor soluções sobre questões omissas;
II – Convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias;
III – Definir a pauta das reuniões;
IV – Convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD, autoridades e/ou
técnicos, para as reuniões, em caráter consultivo, como colaborador eventual;
V – Representar a CPAD junto aos órgãos de administração pública ou fora dele ou designar
quem o faça;
VI – Delegar atribuições aos demais membros;
VII – Designar membros como secretários da CPAD;
VIII – Solicitar substituição de membros da CPAD, obedecendo ao previsto no § 4º do art. 4º;
IX – Encaminhar ao titular do órgão a LED e demais documentos para assinatura, autorizando
a eliminação;
X – Encaminhar ao titular do órgão o CCD e a TTDD relativa às atividades-fim, bem como o
Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando for o caso, para autorização de eliminação
pelo Arquivo Nacional;
XI – Publicar o relatório anual de atividades da CPAD.
Seção II
Do Secretário
Art. 10 Ao secretário e/ou secretário adjunto competem:
I – Elaborar as convocações e submetê-las à apreciação do presidente da CPAD;
II – Organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
III – Redigir os registros de todas as reuniões;
IV – Elaborar as correspondências e expedi-las;
V – Encaminhar as solicitações do presidente;
VI – Organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD;
VII – Atender às solicitações dos membros;
VIII – Exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho da Secretaria da CPAD.
Seção III
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Dos Membros Efetivos
Art. 11 Aos membros efetivos da CPAD compete:
I – Participar das reuniões da CPAD, contribuindo nas discussões e deliberações relativas aos
assuntos constantes em pauta;
II – Zelar e cumprir com os objetivos, atribuições e todas as deliberações da CPAD;
III – Zelar pela implantação das ações da CPAD;
IV – Participar, quando designados, de ações que envolvam a avaliação de documentos;
V – Manter-se atualizado quanto à legislação e às normas vigentes;
VI – Elaborar notas técnicas, estudos e pareceres quando solicitados pelo presidente;
VII – Exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho das atividades de análise,
seleção e eliminação de documentos.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 12 A proposta de alteração deste Regimento deverá ser elaborada em reunião ordinária da
CPAD, e constar, obrigatoriamente, na pauta de convocação, que terá eficácia a partir de nova
publicação.
Art. 13 Este Regimento entra em vigor a partir da data de sua publicação.
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ANEXO B
Modelo de registro de reunião da CPAD
REGISTRO DE REUNIÃO
PAUTA
Listar os assuntos que serão tratados na reunião.
DATA
__/___/___
HORÁRIO
__h__min
LOCAL
Participantes
Nome Órgão Cargo
MEMBROS AUSENTES
Assuntos Tratados
Descrever os assuntos tratados na reunião em ordem sequencial, de acordo com os
pontos de pauta, bem como as decisões tomadas.
Ações Responsáveis
Autenticação
RESPONSÁVEL PELA
ELABORAÇÃO
...............................
DATA
__/__/___
ASSINATURA
CIÊNCIA DO
PRESIDENTE
.............................
DATA
__/__/___
ASSINATURA
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