ESTADO DE MATO GROSSO
Prefeitura Municipal de Canarana
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Projeto de Lei Municipal nº____/2023
De 11 de maio de 2023.
(Autoria do executivo)
Dispõe sobre a Sistemática de Arquivo
público do Município de Canarana - MT,
e dá outras providências.
Fábio Marcos Pereira de Faria Prefeito Municipal de Canarana,
Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais, faz
saber que a Câmara Municipal de Canarana aprovou e ele sanciona a
seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º - É dever da Prefeitura Municipal, a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio ao planejamento, administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
em decorrência do exercício de atividades específicas.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a
guarda permanente.
CAPÍTULO II
DO ARQUIVO PÚBLICO
Art. 4º - O arquivo público municipal é o conjunto de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades por órgãos
públicos de âmbito municipal, em decorrência do exercício de suas
funções.
Art. 5º - São também públicos, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por
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entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no
exercício de suas atividades.
Art. 6º - A cessação de atividade de instituições públicas, e de
caráter público implica o recolhimento de sua documentação à
instituição arquivista pública ou a sua transferência à instituição
sucessora.
Art. 7º - Os documentos públicos são identificados como Correntes,
Intermediários e Permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 8º - A eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas e de caráter público, será realizada mediante autorização
do órgão próprio e da Secretaria Municipal de Administração.
Art. 9º - Os documentos de valor Permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
Art. 10 - A administração da documentação pública ou de caráter
público do Município, compete à Coordenação de Protocolo,
Distribuição, Documentação e Arquivo, da Secretaria Municipal de
Administração.
Parágrafo único: São arquivos municipais, o arquivo do Poder
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
CAPÍTULO III
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 11 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
públicos.
Art. 12 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
extraviar, desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
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Art. 13 - O órgão responsável fará publicar os editais para
eliminação de documentos, decorrentes da aplicação da Tabela de
Temporalidade, observado o disposto em lei.
§ 1º - Os Editais para eliminação de documentos deverão consignar
um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações, ou quando
for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas
expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de
processos.
§ 2º - O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser
efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de
Termo de Eliminação de Documentos e se constituirão basicamente dos
seguintes:
I - listagem de eliminação de documentos, contendo:
a) código do assunto ou número do item;
b) assunto correspondente aos conjuntos documentais a serem
eliminados;
c) data-limite dos documentos citados na alínea anterior;
d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem
eliminados;
e) observações complementares úteis ao esclarecimento das
informações contidas nos demais campos, ou justificativas;
f) rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura da
autoridade que autorizar a eliminação.
II - Termo de Eliminação de Documentos, contendo:
a) data de eliminação;
b) indicação dos atos oficiais que autorizam a eliminação;
c) nome da Secretaria ou entidade produtora/acumulador dos
documentos eliminados;
d) nome do responsável pela eliminação;
e) referência aos documentos especificados na listagem de
eliminação de documentos, anexa ao termo;
f) datas-limite dos documentos eliminados;
g) quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
h) nome da unidade responsável pela eliminação;
i) assinatura do titular da unidade responsável pela eliminação.
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Art. 14 - A eliminação de documentos públicos será efetuada por
meio de fragmentação mecânica e destinada para a reciclagem, quando
do contrário será feita incineração imediata no caso de
fragmentação manual, sob a supervisão de uma comissão de servidores
autorizada.
Art. 15 - Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação,
revogando-se as disposições em contrário.
Gabinete do Prefeito Municipal de Canarana, Estado de Mato Grosso,
em 11 de maio de 2023.
Fábio Marcos Pereira de Faria
Prefeito Municipal
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ANEXO ÚNICO
RELAÇÃO DE TIPOS DE DOCUMENTOS E TEMPO DE GUARDA DE ACORDO COM OS
ÓRGÃOS MUNICIPAIS
1 - SECRETARIA MUNICIPAL DE GESTÃO GOVERNAMENTAL
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Comunicados Interno 02 anos
Requerimentos 05 anos
Documentos referentes conselhos e comissões Permanente
Ata de reunião de conselhos e comissões Permanente
Ata de Audiência Pública Permanente
Indicação da Câmara Municipal 01 ano
Correspondências diversas recebidas 05 anos
Contratos e convênios 10 anos
Relatório das atividades quadrimestrais 02 anos
Ordem de serviços – obras Permanente
Termo de medição Permanente
Termo de recebimento provisório Permanente
Termo de recebimento definitivo Permanente
Termo de constatação de serviços Permanente
Termo de capacidade técnica Permanente
Termo de Recebimento de Equipamentos e materiais Permanente
Controle de abastecimento 01 anos
Diário de bordo - veículos/motoristas 02 anos
Projeto, alvarás de construção, habite-se e memorial
descritivo. Permanente
Certidões, declarações, carta de apresentação. 05 anos
Portarias internas Permanente
Declaração de alinhamento de limites Permanente
Peças orçamentárias PPA, LDO e LOA. Permanente
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Certidão de alinhamento 05 anos
Certidão de arruamento 05 anos
Certidão de uso e ocupação de solo Permanente
Certidão de perímetro urbano Permanente
Parecer Técnico Permanente
Processos de projeto de construção, ampliação,
regularização. Permanente
Processos de fracionamento Permanente
Processos de desmembramento Permanente
Processos de loteamentos Permanente
Escrituração de imóveis Permanente
Matrícula de imóveis 01 ano
Processos - Regularização Fundiária (títulos de
propriedade, Ordem de Escritura - CDRU) Permanente
Documentos Diversos 02 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Memorandos Circulares expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios Circulares expedidos e recebidos 05 anos
1.1 - PROCURADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Emenda a LOM, leis complementares, ordinárias,
decretos, editais, autógrafos complementares e
ordinários, razões de vetos de leis complementares e
ordinários, projetos de leis complementares e
ordinários, ordem de escrituras, petições judiciais,
pareceres jurídicos e análises técnicas.
Permanente
Assembleia legislativa 05 anos
Câmara municipal (requerimentos e indicações) 05 anos
Editais, resoluções, portarias e minutas. 05 anos
Notificação de dívida ativa 05 anos
Notificação de protesto de dívida ativa 05 anos
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Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
1.2 - CONSELHOS MUNICIPAIS
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Leis, Decretos e Editais Permanentes
Atas e Resoluções Permanentes
Prestação de Contas 03 anos
Processos Seletivos de Conselheiros Tutelares 05 anos
Relatórios 05 anos
2 - SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO E CULTURA
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Diários oficiais 01(um) ano
Fichas individuais de alunos Permanente
Histórico escolar Permanente
Curso de habilitação projeto homem x natureza Permanente
Canhotos 06(seis)
meses
Implantação e acompanhamento da proposta de
metodologia construção do conhecimento Permanente
Prova de exame final 06(seis)
meses
Estatística das escolas municipais Permanente
Ata de resultados finais (2ª via) Permanente
Convênio com fundo estadual de educação Permanente
Documentos de professores da rede municipal de saíram Permanente
Diários de classe e provas de supletivo Permanente
Certidão de nascimento de alunos Permanente
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Matrículas e históricos Permanente
Boletins 06(seis)
meses
Livro de reunião Permanente
Merenda Escolar Permanente
Transporte Escolar Permanente
Bolsa família 05 anos
Prestação de Contas das Escolas 10 anos
Programa dinheiro direto na Escola - PDDE 10 anos
Conselho Municipal de Educação Permanente
Censo Escolar Permanente
FUNDEB Permanente
Jornal Oficial da AMM 01 ano
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
2.1 CULTURA
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
Solicitações Diversas 05 anos
Fichas de matrículas 05 anos
3 - SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
RECRUTAMENTO/SELEÇÃO
Concurso Público - Todos os Editais Permanente
Concurso Público - Isenção de taxa, caderno de prova, Validade do
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recurso e decisões. Concurso
Processo Seletivo: Inscrição, Isenção de taxa,
Caderno de prova, Recurso e Decisões.
Validade do
Certame
Processo Seletivo - Todos os Editais 05 anos
Processo de Seleção Pública - ACE E ACS Inscrição,
Isenção de Taxa, Caderno de prova, recurso e
decisões.
Validade do
Certame
Processo de Seleção Pública - Todos os Editais Permanente
CONTRATAÇÃO
Ato administrativo(portarias e atos) Permanente
Contratos temporários, Termos Aditivos, Distratos,
junto com memorando com autorização do ordenador de
despesas e todos os documentos relativo ao servidor
10 anos
Contratos Temporários, Termos Aditivos, Distratos,
RG, CPF, CTPS, PIS, Comprovante de Escolaridade e
Registro junto ao Conselho da Categoria
Permanente
Servidores efetivos (pasta com toda a documentação) Permanente
Servidores Comissionados (pasta com toda a
documentação) Permanente
MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL
Admissão, aproveitamento, contratação, designação,
nomeação, posse, readmissão, readaptação, reassunção,
recondução, reenquadramento, reintegração,
substituição.
Permanente
Demissão, dispensa, exoneração, expulsão, exclusão,
falecimento, rescisão contratual Permanente
Lotação, remoção, remanejamento. Permanente
Cessão, disposição funcional, permuta. Permanente
DIREITOS, OBRIGAÇÕES, VANTAGENS
Relação anual de informações sociais - RAIS E DIRF Permanente
Relação mensal - Previdenciária Permanente
Relação mensal - SEFIP Permanente
Todas as folhas de pagamentos Permanente
Rascunho folha de pagamento 10 anos
Declaração de bens, acumulo de cargo e ficha
cadastral anual 05 anos
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Livro, cartão ponto e anexo caso houver 10 anos
APERFEIÇOAMENTO/TREINAMENTO
Curso promovido pela instituição 05 anos
Ficha de inscrição, relatório de ausência, pesquisa
de opinião dos participantes, cadastros de
instrutores, relatórios de custos.
05 anos
Cursos promovidos por outras instituições 05 anos
Planejamento de treinamento 05 anos
POLÍTICA DE PESSOAL
Estudo técnico 05 anos
Plano de cargos, carreira e salários, Lei que concede
o reajuste anual, Lei de criação/alteração de
cargos/vagas e Decretos de regulamento funcional.
Permanente
Demais Comissões
10 anos após
a conclusão
do relatório
final.
Comissão de Elevação em Classe
Permanente na
pasta
funcional
Comissão de Elevação em Nível
Permanente na
pasta
funcional
Comissão de Estágio Probatório e todos os documentos
relativo a avaliação de servidores até a homologação
do Estágio Probatório.
10 anos após
homologação
do Estágio
Probatório.
Memorandos expedidos e recebidos 10 anos
Ofícios expedidos e recebidos 10 anos
Documentos Diversos 05 anos
3.1 - DEPARTAMENTO DE LICITAÇÕES
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Pregão presencial Permanente
Concorrência Permanente
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Tomada de preços Permanente
Convite Permanente
Leilão Permanente
Dispensa Permanente
Inexigibilidade Permanente
Credenciamento Permanente
Chamada pública Permanente
Adesões Permanente
Pedidos de adesão de outros órgãos públicos Permanente
Reequilíbrio de preços Permanente
Processos administrativos e contratos Permanente
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
3.2 - DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Controle e relatório de faturas telefone 04 anos
Relatórios e requerimentos diversos 02 anos
Orçamentos diversos 02 anos
Relatórios de requisições para empenho 01 ano
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
3.3 – CONTRATOS
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Relatórios do setor de contratos 05 anos
Relatórios de fiscais Permanente
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Parecer Jurídico Permanente
Contratos Permanente
Termos Aditivos Permanente
Termos de Apostilamentos Permanente
Termos de Convênios Permanente
Termos de Cooperação Permanente
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
3.4 - DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO, DISTRIBUIÇÃO,
DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Relatórios de documentos entregue para Secretarias 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Protocolos diversos 05 anos
Ofícios expedido e recebido 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
Termo de empréstimo 05 anos
4 - SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA E MEIO AMBIENTE
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Solicitação de compra 05 anos
Documentos da câmara (ofícios, requerimentos e
indicações) 05 anos
Comunicação interna 05 anos
Portarias internas 05 anos
Relatório de atividades realizadas 05 anos
Feiras do produtor rural Permanente
Relatório quadrimestral 05 anos
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Publicações no diário oficial e em outros periódicos Permanente
Declarações diversas 05 anos
Projetos SINCOV 10 anos
Documentos recebidos e expedidos da promotoria Permanente
Documento referente a cursos (parcerias) 03 anos
Documentos do INCRA Permanente
Documentos do campo experimental Permanente
Documentos do SIF - serviços de inspeção federal Permanente
Projetos desenvolvidos e a desenvolver 05 anos
Certidões de uso e ocupação de solo e laudos técnicos
e pareceres
Permanente
Termo de permissão de uso, associações e patrulhas. Permanente
Documentos do SIM - serviços de inspeção municipal Permanente
Convênios, Contratos e Termos 10 anos
Protocolos diversos 05 anos
Memorandos expedido e recebido 05 anos
Ofícios expedido e recebido 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
4.1 MEIO AMBIENTE
ESPECIFICAÇÃO
TEMPO DE
GUARDA
Pareceres Permanente
Autorização p/ poda e corte de árvores 03 anos
Licença ambiental Permanente
Processo administrativo 10 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
5 - SECRETARIA MUNICIPAL DE DESENVOLVIMENTO SOCIOECONÔMICO E
TURÍSTICO
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ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Termos de constatação; de recebimento de material; de
transferência de patrimônio e outros. 05 anos
Documentos de sistema: comprasnet, estoquenet,
empenhos, ordens de serviço e de fornecimento,
relatórios em geral, pdi, orçamento - planos de
conta.
02 anos
Relatórios de atividade dos servidores Relatório de
quadrimestre 04 anos
Mapas de área, matrículas, certidões de cartório. 05 anos
Projetos de requerimento de área 20 anos
Documentos da sala do Empreendedor individual, MT
Fomento e Microcrédito. 20 anos
Cadastros, banco de dados. 05 anos
Documentos do Condec 20 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
6 - SECRETARIA MUNICIPAL DE FINANÇAS - CONTABILIDADE
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Empenhos Permanente
Prestação de conta (convênios) Permanente
Folha de pagamento Permanente
Contratos Permanente
Pastas: estornos, leis, decretos e 5ª via de
balancete 10 anos
Documentos protocolados 05 anos
Balancetes 10 anos
Memorandos expedido e recebido 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
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6.1 - TESOURARIA
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Conciliação bancária 10 anos
Adiantamento de viagem e diárias Permanente
Correspondências expedidas e recebidas 05 anos
6.2 - TRIBUTAÇÃO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Pasta de alvará de empresas 05 anos
Baixa de alvará de empresas 05 anos
Alvará (horário especial) 05 anos
Licenças 02 anos
Pasta de aposentados de IPTU 03 anos
Requerimentos indeferidos 03 anos
ITBI Permanente
Certidões 05 anos
Taxistas 05 anos
Notificação de dívida ativa 05 anos
Notificação de protesto de dívida ativa 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
6.3 - DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Autorização de caixa séptica na calçada 03 anos
Autorização de ligação subterrânea de rede de energia
elétrica 03 anos
Autorizações diversas 03 anos
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Certidão de endereço 02 anos
Notificação de auto de infração 05 anos
Requerimentos indeferidos 05 anos
Notificações e intimações 05 anos
Termos de interdição, embargo e apreensão. 05 anos
Auto de infração e autoria fiscal 10 anos
Notas fiscais 05 anos
Notificação de ISSQN 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
7 - SECRETARIA MUNICIPAL DE VIAÇÃO E OBRAS PÚBLICAS
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Correspondências recebidas 03 anos
Ordem de serviços (diversas) Duração do
contrato
Portaria interna 05 anos
Certidões/declarações expedidas 05 anos
Cópias de leis, decretos, portarias. 03 anos
Autorizações diversas 03 anos
Notificações diversas 03 anos
Comunicados/avisos diversos 03 anos
Requerimento disk lâmpada 03 anos
Ticket de recebimento de matérias 03 anos
Termo de parceira 05 anos
Livro ata Permanente
Certificado de garantia Período de
validade
Relatório de peças e serviços 03 anos
Relatório de atividades veículos 03 anos
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Relatório de despesas (borracharia/oficina) 03 anos
Controle de abastecimento 03 anos
Boletim diário de motorista/operador de máquinas 03 anos
Cópias de CNH/CRIV Validade do
documento
Documentos originais de veículos CRLV
Até a emissão
do ano
posterior
Termo de medição Duração do
contrato
Termo de recebimento provisório Duração do
contrato
Termo de recebimento definitivo Duração do
contrato
Termo de capacidade técnica 03 anos
Termo de constatação Duração do
contrato
Notificações (obras) Duração do
contrato
Projetos 10 anos
Memorial descritivo e especificações técnicas 06 anos
ART - anotação de responsabilidade técnica 06 anos
Planilhas - documento que contem dados, parâmetros,
porcentagens, execuções e cálculos. 05 anos
Memorandos enviados e recebidos folha SINFRA 05 anos
Memorandos expedido e recebido 05 anos
Ofícios expedido e recebido 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
Autorização para retirada de ossada Permanente
Autorização para construção de túmulo Permanente
Autorização e translado Permanente
Cópias de certidão de óbito Permanente
Relatório de serviços funerários prestados Vigência do
contrato
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7.1 - DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE TRÂNSITO E TRANSPORTE URBANO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Relatório de atividades desenvolvidas e executadas -
guarda municipal de trânsito 05 anos
Autos de infração lavrados Permanente
Processos administrativos - defesa prévia 05 anos
Processos administrativos - defesa autuação na JARI 05 anos
Talões de auto de infração Permanente
Escala de serviços 03 anos
Correspondências recebidas 03 anos
7.2 - GERÊNCIA TÉCNICA E ENGENHARIA
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Ordem de Serviço Permanente
Termo de Medição Permanente
Termo de Recebimento Provisório Permanente
Termo de Recebimento Definitivo Permanente
Termo de Constatação de serviços Permanente
Atestado de capacidade técnica Permanente
Projetos Permanente
Processos de aprovação de loteamentos Permanente
Matrícula de imóveis 1 ano
Memorandos expedidos e recebidos 5 anos
Ofícios expedidos e recebidos 5 anos
Documentos diversos 5 anos
Processos de licenciamento ambiental Permanente
Convênios e financiamentos Permanente
Análises laboratoriais Permanente
Relatório de análises da Estação Tratamento ÁguaQueima Pé. 1 ano
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Relatório de análises da Estação Tratamento ÁguaRural 1 ano
Relatório Check List-Operadores das Estações de
Tratamento de Água (Queima Pé e Rural) 1 ano
8 - SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Liberação de benefícios: material de construção,
auxílio funeral, alimentos, informações sobre
aposentadoria, outras doações.
05 anos
Contratos diversos Permanente
Ficha de cadastro familiar Permanente
Formulário de cadastro único 05 anos
Cadastro habitacional 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
Documentos do SINE Arquivo
próprio
09 - SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE E SANEAMENTO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Raio-X 05 anos
Prontuário 11 anos
Receituário 05 anos
ROAS (reg. de ocorrências ambulatórias) 11 anos
Laudos - AIHS 11 anos
DN - declaração de nascidos vivos Permanente
DO - declaração de óbitos Permanente
Ficha de notificação (doenças endêmicas) 11 anos
2ª via do cartão de vacinação Permanente
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Rua Miraguaí, 228 – Fone Fax (66) 3478-1200 - CEP 78640-000 – Canarana – Mato Grosso
BPA - boletim de produção ambulatorial 05 anos
Síntese produção ambulatorial 05 anos
Folha - registro de comparecimento Permanente
Bloco de notificação (vistoria, apreensão e outros) 05 anos
Bloco de denúncias 05 anos
Contratos Permanente
Ficha de pacientes 05 anos
Ficha de atendimento 10 anos
Relatório de pessoas consultadas 05 anos
AIS - prontuário de atendimento 10 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.1 - LABORATÓRIO MUNICIPAL
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Resumo das USF´S 02 anos
Solicitações de exames 02 anos
Central de Regulação de exames laboratoriais 05 anos
Resultados de exames impressos e 2ª via de exames 01 ano
Livro ata (livros, cadernos de agendamentos) 02 anos
Empenhos/notas 05 anos
Documentos recursos humanos (memorandos, escalas de
trabalho e plantão, férias, horas extras e outros) 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.2 - VIGILÂNCIA SANITÁRIA
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
ESTADO DE MATO GROSSO
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Protocolo recebido 05 anos
Relatórios de balanço de medicamentos - port.
344/1998 05 anos
Relatórios de inventário de medicamentos - port.
344/1998 10 anos
Auto de infração (exceto quando em litígio, aguardar
Conclusão do processo) 05 anos
Notificações 05 anos
Processo Administrativo 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.3 - VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Declaração de nascimento vivo 20 anos
Declaração de óbito 20 anos
Fichas de investigação epidemiológica 05 anos
Notificação de agravos transmissíveis e não
transmissíveis 01 ano
Processo de investigação de óbito materno-infantil 05 anos
Cartão sombra de vacinação Informatizado
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.4 - VIGILÂNCIA EM SAÚDE AMBIENTAL
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Frequência 02 anos
Croquis 05 anos
Diagnostico dengue 05 anos
ESTADO DE MATO GROSSO
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Boletim de campo 05 anos
Controle de inseticida 05 anos
Boletim de lira 05 anos
Boletim de ovitrampa 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.5 - COORDENAÇÃO DO SETOR DE TRANSPORTES
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Relatórios de viagens reguladas pelo chm 10 anos
Relatórios de viagens regulados pelo central de
regulação 10 anos
Relatório individual dos veículos 10 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.6 – UNITAN
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Livro de registro de prova cruzada 20 anos
Livro de liberação de hemocomponentes 20 anos
Livro de protocolo de resultado de exames 20 anos
Livro de registro de doação 20 anos
APAC - autorização de procedimento de alta
complexidade 20 anos
BPA - boletim de produção ambulatorial 20 anos
Resultados de exames 20 anos
Ofícios e memorandos recebidos e enviados 20 anos
Laudo de auditoria 20 anos
Livro de planilha de descarte de hemocomponentes 20 anos
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Livro de entrada de hemocomponentes 20 anos
POP - procedimentos operacionais padronizados 20 anos
Relatórios hemoprod e hemofluxo 20 anos
Termo de cooperação 20 anos
Estoque recebido do hemocentro 20 anos
Solicitação de sangue e hemocomponentes dos
municípios e hospitais 20 anos
Liberação de resultados do hemocentro 20 anos
Relatório - mapa de envio de amostras para o
hemocentro 20 anos
Resultado de exames nat 20 anos
9.7 - CENTRAL MUNICIPAL DE REGULAÇÃO
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Autorizações de procedimentos 05 anos
Autorizações canceladas 05 anos
Espelho de AIH´s - SIHD 05 anos
TFD Permanente
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.8 - CTA/SAE
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Ofícios de rotinas administrativas de pedidos
diversos, encaminhamento de resposta a sec. de
saúde.
05 anos
Relatórios 15 anos
Diagnóstico laboratório central farmacêutico - lacen 05 anos
Evento: curso, oficina, seminário realizado 05 anos
Escala (férias e serviços) 07 anos
ESTADO DE MATO GROSSO
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Livro de protocolo 02 anos
Sistema de notificação/sinan (sistema de informação
de agravos de notificação) 15 anos
Ficha de atendimento de teste rápido 15 anos
Laudo de exames 20 anos
Prontuário médico 20 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.9 - FARMÁCIA MUNICIPAL
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Receituário Medicamentos Controlados 05 anos
9.10 - ATENÇÃO BÁSICA DE SAÚDE
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Solicitação de raio x 05 anos
Prontuário 20 anos
Receituário 05 anos
Livro de ocorrências Permanente
2ª via de cartão de vacina Permanente
Boletim de produção 05 anos
Armazenamento de exames laboratoriais não retirados Permanente
Comprovante de entrega de exames Permanente
Exames que incluem imagens e laudos 20 anos
Mapas de área de abrangência das unidades 05 anos
Convite 01 ano
Nota fiscal 05 anos
Declaração de entrega de material 02 anos
Requisição de material 01 ano
ESTADO DE MATO GROSSO
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Autorização (abastecimento de veículo, fornecimento) 02 anos
Perfil epidemiológico Permanente
Material didático 11 anos
Marcação de consulta 02 anos
Relatórios do caps 11 anos
Notificação/sisvan2, etc 11 anos
Livro de protocolo 02 anos
Escala (férias, serviço) 07 anos
Avaliação auditoria Permanente
Lista de presença de reunião 04 anos
Ficha de paciente 05 anos
Ficha de atendimento 05 anos
Relatórios de produção 05 anos
Cadastro de paciente 11 anos
Fichas de atividades coletivas 05 anos
Fichas de procedimentos 05 anos
Fichas de visitas domiciliar 05 anos
Livro ata de visitas Permanente
Livro ata de reuniões Permanente
Livro ata de ações Permanente
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.11 - HOSPITAL MUNICIPAL
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Atestado de recebimento de material (farmácia) 05 anos
Autorização de internação hospitalar (aih) 05 anos
Cautela de empréstimos (farmácia) 05 anos
Controle de entrada e saída de medicamentos 10 anos
ESTADO DE MATO GROSSO
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Livro de registro de medicamentos 05 anos
Controle de medicamentos de uso restrito 10 anos
Comunicação interna 05 anos
Declaração de óbito 20 anos
Escala de serviço 05 anos
Fechamento de folha de pagamento (cartão ponto) 05 anos
Ficha de controle de limpeza e temperatura da
geladeira de medicamentos 02 anos
Inventário da farmácia 05 anos
Livro ata Permanente
Livro de registro de internação 05 anos
Livro de registro de ocorrência da equipe de
enfermagem 05 anos
Livro de registro de ocorrências da equipe médica 05 anos
Livros de registro de óbitos 05 anos
Prescrição de medicamentos controlados 05 anos
Prescrição médica enviada a farmácia 05 anos
Prontuário médico 20 anos
Protocolo de entrega de prontuário 05 anos
Registro de ocorrência ambulatorial (roa) 05 anos
Registro de atendimento social 05 anos
Relatório de produtividade (bpa-fae) 05 anos
Relatório de viagem 05 anos
Relatório de troca de plantão 05 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
9.12 - COORDENAÇÃO DE RESÍDUOS SÓLIDOS
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Relatórios de pesagens Permanente
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Memorandos expedidos e recebidos 5 anos
Ofícios expedidos e recebidos 10 anos
Documentos Diversos 05 anos
10 - SECRETARIA MUNICIPAL DE JUVENTUDE, ESPORTE E LAZER
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Atas, Leis e Decretos, Portarias internas,
instruções normativas, Contratos em geral, Termo de
constatação de recebimento de material,
Transferência de patrimônio e outros.
05 anos
Comprasnet, estoquenet, empenhos, ordens de serviço
e de fornecimento, relatório em geral, PDI,
orçamentos - planos de conta.
04 anos
Relatório de atividades dos servidores, relatório
mensal de eventos, relatórios quadrimestrais. 04 anos
Mapas de área, matrículas, certidões de cartório. 05 anos
Projetos de requerimento de área projetos de obras
em geral. 10 anos
Memorandos expedidos e recebidos 05 anos
Ofícios expedidos e recebidos 05 anos
Documentos Diversos 05 anos
11 - CÂMARA MUNICIPAL
ESPECIFICAÇÃO TEMPO DE
GUARDA
Projetos de lei Permanente
Emenda a Lei Orgânica Permanente
Leis Permanente
Decretos Legislativos Permanente
Decretos da Mesa Permanente
Resoluções Permanente
Portarias Permanente
ESTADO DE MATO GROSSO
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Contas anuais de governo Permanente
Indicações 05 anos
Requerimentos 05 anos
Processos ref. a CEI e CP Permanente
Processos Judiciais Permanente
Ofícios recebidos 05 anos
Ofícios expedidos 05 anos
Memorandos Internos 05 anos
Processos Licitatórios e Contratos Permanente
Processos de pagamento Permanente
Balancetes recebidos do Executivo 05 anos
Balancetes Câmara
05 anos a
partir da
aprovação das
contas
Documentos diversos 05 ano
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Mensagem ao Legislativo
Projeto de Lei nº ______ 2023
11 de maio de 2023.
Excelentíssimo Senhor Presidente,
Senhoras e Senhores Vereadores.
Estamos encaminhando, para apreciação e votação, o
Projeto de Lei que dispõe sobre a Sistemática de Arquivo público do
Município de Canarana - MT.
O objetivo do presente projeto é normatizar o Arquivo
Público Municipal, estabelecendo procedimento para a gestão
documental, a proteção especial a documentos e, em especial, tempo
de arquivamento dos respectivos documentos públicos, bem como
procedimento para eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente.
Diante do exposto, o Poder Executivo deste Município
espera da Câmara de Vereadores a aprovação pelo Douto Plenário do
presente Projeto de Lei, por ser medida que atende ao interesse
público.
Fábio Marcos Pereira de Faria
Prefeito Municipal