INDICAÇÃO
AUTOR: MARCONDES MARTIGNAGO – PSDB
Senhor Presidente;
Senhoras e Senhores Vereadores:
Nos termos do Regimento Interno vigente em nossa Câmara Municipal, requeiro a
Mesa, com a anuência do soberano plenário, seja oficiado aos Excelentíssimos
Senhores Prefeito Municipal, ao Secretário Municipal de Administração e ao
Secretário Municipal de Governo, indicando a necessidade de serem tomadas
providências urgentes, quanto a Digitalização dos Documentos Públicos do
Município, os quais devem ser preservados em cumprimento a legislação,
dado as dimensões do espaço físico ocupado para esse fim e ao volume de
papéis depositados no Arquivo Público Municipal.
JUSTIFICATIVA:
Fazer diferente, está conectado ao impulso de descobrir coisas
novas e ao pensamento criativo. Então, vamos fazer diferente, gastando menos
dinheiro e ocupando menores espaços!
Por lei, muitos documentos precisam permanecer arquivados
por 5 anos, 10 anos, 52 anos para registros de pessoal. Alguns, devem ser
guardados permanentemente, não podendo ser descartados, como, por exemplo,
documentos históricos, histórico-culturais ou que comprovem direitos
previdenciários. Haja espaço físico para guardar tanto papel.
Av. Primavera, 300. Bairro Primavera II . CEP 78850-000
Primavera do Leste - MT | Tel.: (66) 3498-3590 • (66) 3498-1734
www.primaveradoleste.mt.leg.br
Aproximadamente a metade do espaço físico do imóvel locado
pelo município na Rua do Comércio nº 2.333, é destinado ao arquivo público
municipal.
São toneladas de papéis arquivados em caixas sobrepostas em
um emaranhado de prateleiras, que ocupam um espaço descomunal, se levarmos
em consideração que nosso Município ainda não tem quatro décadas de existência.
Com os avanços da tecnologia, a Digitalização de documentos
se tornou uma ferramenta essencial para a gestão pública, pois proporciona maior
eficiência, segurança e acessibilidade às informações.
Reduz custos, diminui a necessidade de espaços físicos
enormes para armazenamento e os ustos om materiais de escritório e impressão,
além de permitir o acesso a documentos de forma remota simultânea, agilizando
processos e a tomada de decisões, garantindo, ainda, a preservação de
documentos históricos e o acesso a eles, protegendo-os de perdas ou deterioração
física, assegurando a validade jurídica dos documentos digitais.
Sugestão para que a digitalização inclua:
Adoção de um sistema de gestão documental para organização dos arquivos
digitais.
Digitalização com a qualidade mínima exigida, como resolução de 300dpi ou
600dpi e uso de formatos como PDF/A para preservação de longo prazo.
Inclusão do reconhecimento de texto (OCR, ou Reconhecimento Óptico de
Caracteres), para permitir a busca por palavras-chave nos documentos
digitalizados.
Definição de políticas claras para o descarte dos documentos físicos originais,
após a devida digitalização e conferência, de acordo com o Decreto nº
10.278/2020.
Treinamento dos servidores para uso das novas ferramentas e para o manuseio
dos documentos digitais.
Diante do exposto, solicita-se que esta Indicação seja apreciada pelo meus nobres
pares, e receba a aquiescência do Poder Executivo, para que se dê início a este
importante projeto, que trará benefícios significativos para a administração municipal
e para toda a população.
Av. Primavera, 300. Bairro Primavera II . CEP 78850-000
Primavera do Leste - MT | Tel.: (66) 3498-3590 • (66) 3498-1734
www.primaveradoleste.mt.leg.br
Sala das Sessões, 10 de Outubro de 2025.
MARCONDES MARTIGNAGO – PSDB
Av. Primavera, 300. Bairro Primavera II . CEP 78850-000
Primavera do Leste - MT | Tel.: (66) 3498-3590 • (66) 3498-1734
www.primaveradoleste.mt.leg.br
Av. Primavera, 300. Bairro Primavera II . CEP 78850-000
Primavera do Leste - MT | Tel.: (66) 3498-3590 • (66) 3498-1734
www.primaveradoleste.mt.leg.br