norma nº 1288/2019

MUNICÍPIO DE TAPURAH
ESTADO DE MATO GROSSO
AVENIDA RIO DE JANEIRO, 125 – CENTRO – 78.573-000 – CNPJ 24.772.253/0001-10 
TELEFONE 66.3547-3600
LEI ORDINÁRIA Nº 1.288/2019, DE 08 DE NOVEMBRO DE 2019.
DISPÕE SOBRE A DIGITALIZAÇÃO, O ARMAZENAMENTO EM MEIO 
ELETRÔNICO, A AUTENTICIDADE E O VALOR JURÍDICO E 
PROBATÓRIO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS, EMITIDOS OU 
RECEBIDOS POR ÓRGÃOS PÚBLICOS MUNICIPAIS, POR MEIO 
ELETRÔNICO, BEM COMO, INSTITUI O SISTEMA DE TRAMITAÇÃO 
DE PROCESSOS E DOCUMENTOS, EXCLUSIVAMENTE POR MEIO 
ELETRÔNICO E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
A Senhora MARIA LÚCIA BEDIN MARTELLI, prefeita municipal em exercício de Tapurah-MT, 
no uso de suas atribuições legais, faz saber que a Câmara Municipal de Vereadores aprovou e 
eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
SEÇÃO I
DA DIGITALIZAÇÃO E ARMAZENAMENTO
Art. 1º - A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a 
reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento 
para código digital.
Art. 2º - O documento digitalizado produzido a partir do processo de digitalização terá o mesmo 
valor legal, para todos os fins de direito, do documento não digital que lhe deu origem.
§ 1º - O documento digitalizado produzido por órgão ou entidade da Administração Pública na 
forma do caput e as respectivas reproduções são dotados de fé pública.
§ 2º - O documento não digital que deu origem ao documento digitalizado e armazenado 
eletronicamente poderá ser eliminado.
§ 3º - O valor probatório do documento digitalizado não se aplica ao documento cujo porte ou 
apresentação sejam exigidos por lei.
§ 4º - Dar-se-á o mesmo valor do original à fotografia autenticada do documento e ao documento 
digital produzido conforme processo de digitalização previsto em regulamento.
Art. 3º - O documento digitalizado na forma desta Lei deverá ser armazenado em meio 
eletrônico, óptico ou equivalente que garanta confiabilidade, preservação a longo prazo, 
recuperação e acesso, com indexação que possibilite a sua precisa localização, e deverá 
permitir a posterior conferência da regularidade das etapas do processo de digitalização.
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§ 1º - Ao documento digitalizado deverão ser associados elementos descritivos que permitam 
sua identificação e o acesso para aferição de sua integridade.
§ 2º - Os procedimentos de segurança, armazenamento e preservação do documento 
digitalizado deverão ser realizados de forma que assegurem sua confiabilidade.
§ 3º - O formato de arquivo do documento digitalizado deverá ser interoperável,
preferencialmente no formato PDF (portable document format) salvo disposição em contrário 
em regulamento, independente de plataforma tecnológica, e permitir a inserção de metadados.
§ 4º - Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos 
estabelecidos nesta Lei, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor 
histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 5º - Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos 
armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.
Art. 4º - Administração Pública deverá preservar os documentos não digitais avaliados e 
destinados à guarda permanente, conforme previsto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
ainda que também armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente.
§ 1º - Os documentos, mesmo em tramitação, poderão ser digitalizados para inserção em 
sistemas informatizados de produção e tramitação de documentos digitais.
§ 2º - Os documentos digitalizados deverão ser inseridos e armazenados em sistemas 
informatizados de produção e tramitação que garantam de forma contínua sua preservação e 
integridade e o acesso a eles.
§ 3º - Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de 
acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art. 5º - O processo de digitalização deverá ser realizado conforme regulamento, ouvido o 
Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), de forma a assegurar a fidedignidade, a 
confiabilidade, a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do 
documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido pela Infraestrutura de 
Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou de outro meio de comprovação da autoria e 
integridade de documentos em forma eletrônica previsto em decreto regulamentar.
§1º - Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, 
uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
§2º - A digitalização de documentos pela Administração Pública será concluída mediante a 
lavratura de termo próprio, certificado mediante o emprego de certificado digital emitido pela 
ICP-Brasil ou de outro meio previsto em regulamento que garanta a identificação da autoria do 
documento.
§3º - Os documentos não digitais, inclusive em tramitação, que deram origem a documentos 
digitalizados, quando avaliados e destinados à eliminação, serão eliminados conforme 
procedimento específico, na forma de regulamento.
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§4º - No caso de o órgão ou a entidade responsável contratar empresa para realização de 
processo de digitalização, o termo de lavratura deverá ser certificado mediante o emprego de 
certificado digital emitido pela ICP-Brasil.
§5º - A impugnação motivada sobre a fidedignidade do documento digitalizado atribuirá ao 
órgão ou à entidade que o digitalizou o ônus da prova da adequação do processo de 
digitalização ao regulamento.
Art. 6º - As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que 
utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou 
equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, 
permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
SEÇÃO II
DA AUTENTICIDADE E VALOR JURÍDICO
Art. 7º - Os documentos produzidos, emitidos ou recebidos por órgãos públicos municipais, por 
meio eletrônico ou similar, têm o mesmo valor jurídico e probatório, para todos os fins de direito, 
que os produzidos em papel ou em outro meio físico reconhecido legalmente, desde que 
assegurada a sua autenticidade e integridade.
Parágrafo único - A autenticidade e integridade serão garantidas pela execução de 
procedimentos lógicos, regras e práticas operacionais estabelecidas na Infraestrutura de 
Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
Art. 8º - A cópia, traslado ou transposição de documento em papel ou em outro meio físico para 
o meio eletrônico somente terá validade se observados os requisitos estabelecidos nesta Lei.
Art. 9º - O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com 
o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento 
original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Município.
Art. 10 - O documento eletrônico a que se refere esta Lei deverá ser acessível, legível e 
interpretável segundo os padrões correntes em tecnologia da informação.
SEÇÃO III
DO ARQUIVAMENTO
Art. 11 - Fica autorizado o arquivamento por meio magnético, óptico, eletrônico ou similar, de 
documentos públicos ou particulares.
Art. 12 - Atendido o disposto nesta Lei, os documentos arquivados na forma do artigo anterior, 
assim como suas certidões, traslados e cópias obtidas diretamente dos respectivos arquivos 
em meio magnético, óptico, eletrônico ou similar, produzirão, para todos os fins de direito, os 
mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Art. 13 - O arquivamento deverá garantir a integridade e autenticidade dos documentos, 
assegurando, ainda, que:
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I - Sejam acessíveis e que os respectivos dados e informações possam ser lidos e interpretados 
no contexto em que devam ser utilizados;
II - Permaneçam disponíveis para consultas posteriores;
III - Sejam preservados no formato em que foram originalmente produzidos.
Art. 14 - O sistema de arquivamento na forma autorizada por esta Lei deverá ainda:
I - Manter equipamentos de computação necessários para a recuperação e a exibição dos 
dados arquivados, durante o prazo em que as respectivas informações permanecerem úteis;
II - Dispor de métodos e processos racionais de busca e trilhas de auditoria;
III - Conter dispositivos de segurança contra acidentes e emergências, capazes de evitar a 
destruição ou qualquer dano que impossibilite o acesso aos dados arquivados ou em processos 
de arquivamento.
Art. 15 - Os documentos em papel ou em outro meio físico e que tenham sido arquivados em 
meio magnético, óptico, eletrônico ou similar poderão, a critério da autoridade competente, ser 
eliminados por incineração, destruição mecânica ou outro processo adequado para este fim.
§ 1º - A eliminação a que se refere o caput far-se-á mediante lavratura de termo circunstanciado, 
por autoridade competente.
§ 2º - Os documentos de valor histórico não serão eliminados, e poderão ser arquivados em 
local diverso da repartição que os detenha, para sua melhor conservação.
CAPÍTULO II
DISPOSIÇÕES GERAIS
SEÇÃO I
DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES ELETRÔNICAS
Art. 16 - Fica estabelecido que a comunicação e tramitação de documentos entre os órgãos 
públicos municipais deverá ocorrer exclusivamente em meio eletrônico, salvo comprovado 
situações em que seja necessário realizar a comunicação e/ou tramitação em meio físico.
Art. 17 - Todos os órgãos e entidades citados no Anexo I desta Lei, deverão transitar os 
documentos referente a prestação de serviços públicos exclusivamente em meio eletrônico, nos 
sistemas de informações disponiveis e a serem disponibilizados pela administração municipal.
Art. 18 - Os sistemas de informações eletrônicas serão implantados gradativamente pela
administração municipal.
Parágrafo único – Os processos serão regulamentados por decreto do executivo municipal
respeitando as particularidades das áreas alvo.
Art. 19 - Será considerado como meio oficial de comunicação de informações eletrônicas: 
I - E-mail corporativo; 
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II - Sistema de protocolo do órgão demandante;
III - Portal transparência e;
IV - Demais sistemas oficiais de informações eletrônicas.
Parágrafo único – Os documentos referente aos atos da administração direta e indireta do 
executivo municipal devem obedecer os prazos estabelecidos em lei especifica para 
disponibilidade e prestação de contas a sociedade e ao legislativo municipal, mesmo sendo
disponibilizado de forma eletrônica.
SEÇÃO II
DAS OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADES
Art. 20 - Os servidores públicos deverão acessar o sistema de informações diariamente para 
verificar o recebimento de processos e dar a devida continuidade em seu andamento.
§ 1º - Fica estabelecido o prazo de 3 (três) dias úteis para o recebimento dos processos a contar 
de seu encaminhamento, passado este prazo o processo será considerado como recebido e os 
servidores e departamentos para qual o processo foi encaminhado serão responsabilizados por 
quaisquer atrasos pertinentes ao processo.
§ 2º - O servidor público que não tramitar, não fizer seu devido recebimento ou encaminhamento 
estará sujeito a ação disciplinar, em razão do descumprimento do caput deste artigo.
Art. 21 - As empresas e entidades públicas ou privadas que prestam serviços conjuntos com a 
Administração Pública deverão utilizar os sistemas disponíveis ou a serem disponibilizados pela 
administração municipal para realizar o cadastro e tramitação de processos referentes a tributos 
municipais, arrecadação, folha de pagamento e empréstimos consignados.
Art. 22 - Será de inteira responsabilidade do servidor a autenticidade do documento digitalizado 
por ele e inserido em processo eletrônico, enviado ou arquivado. 
Art. 23 - Esta Lei entra em vigor a partir da sua publicação, revogadas as disposições em 
contrário.
Gabinete da Prefeita Municipal em exercício de Tapurah, Estado de Mato Grosso, aos oito dias
do mês de novembro do ano de dois mil e dezenove.
MARIA LUCIA BEDIN MARTELLI
Prefeita Municipal em Exercício
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Anexo I - Projeto de Implantação do Processo Eletrônico Municipal
Objetivos do Projeto
Implantar sistema para atender ao projeto de transformação de processos e documentos físicos para o meio 
eletrônico, ampliando os processos já regulamentados pelo decreto nº 197, de 03 de junho de 2019, cuja iniciativa 
partiu do prefeito Iraldo Ebertz e vem sendo desenvolvida pela equipe designada pelo secretário de administração 
Paulo Gawski, equipe esta formada por servidores públicos de diferentes áreas, tais como Planejamento, 
Tecnologia da Informação e Comunicação e Procuradoria Jurídica. A equipe visa a construção de uma 
infraestrutura pública de processos administrativos em meio eletrônico, possibilitando o trâmite de processos e 
documentos administrativos entre diferentes setores, órgãos e entidades, além da padronização dos principais 
processos realizados pela administração pública municipal.
Benefícios
 Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos 
de impressão);
 redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
 redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;
 redução do impacto ambiental;
 eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos;
 compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da 
tramitação ou simples consulta;
 auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder 
em situações específicas;
 incremento no controle dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e o seu 
controle interno;
 ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de 
uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos 
e a melhoria baseada em experiências de sucesso;
 aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão 
da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza.
Área Alvo
Executivo Municipal – Administração Direta e Indireta
• Balancetes
• Balanço
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• Contas anuais de Governo e Gestão
• Decretos
• Demonstrativos contábeis e previdenciários
• Documentos referentes a atos de pessoal
• Documentos referentes ao acompanhamento de alunos da rede municipal
• Documentos referente ao tratamento de pacientes da rede municipal
• Instruções Normativas
• Leis
• Memorandos
• Ofícios
• Portarias
• Processos Administrativos
• Projetos de Lei
• Requerimentos
• Requisições
• Demais processos pertinentes as secretarias municipais
Legislativo Municipal
• Projetos de Lei
• Autógrafos de Lei
• Indicações de Projetos de Lei
• Ofícios
• Requerimentos
Empresas que prestam serviços conjunto ao executivo municipal
• Processos administrativos tributários referentes ao Imposto de Transmissão de Bens Imóveis - ITBI
Tipo de Projeto
Estratégico
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Equipe
Nome Papel
Brenno Ferreira da Silva Equipe de Planejamento e Implantação
Cleyton Duda Macedo Equipe de Planejamento e Implantação
Odalberto Geraldo Alves Equipe de Planejamento e Implantação
Claudio Benício da Silva Brito Equipe de Padronização de Processos
Paulo Roberto Janner de Abreu Equipe de Padronização de Processos