norma nº 43/2022

CAMARA MUNICIPAL DE TAPURAH 
ESTADO DE MATO GROSSO 
CNPJ: 33.005.083.0001/60 
Avenida Paraná, 1.725 – CENTRO- CEP 78.573-000 – MUNICÍPIO DE TAPURAH – MT 
 TEL: (066) 3547-1341 
PORTARIA nº 043/2022 
SÚMULA: REGULAMENTA A DIGITALIZAÇÃO, O 
ARMAZENAMENTO EM MEIO ELETRÔNICO, A 
AUTENTICIDADE E O VALOR JURÍDICO E PROBATÓRIO DE 
DOCUMENTOS PRODUZIDOS, EMITIDOS OU RECEBIDOS 
PELO PODER LEGISLATIVO MUNICIPAL, POR MEIO 
ELETRÔNICO, BEM COMO, INSTITUI O SISTEMA DE 
TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS, POR 
MEIO ELETRÔNICO E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. 
CONSIDERANDO o disposto na Lei municipal 1.288/2019 que 
regulamenta a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico e o processo 
eletrônico no âmbito municipal art. 4° da lei municipal; 
CONSIDERANDO a necessidade de digitalização para 
armazenamento em meio eletrônico dos documentos recebidos e produzidos pelo 
Poder Legislativo, tendo em vista a necessidade de diminuição da emissão de papel, 
nos termos da lei 1.288/2019 e demais regulamentos editados e a serem editados 
pelo Poder Legislativo Municipal. 1.207/2018 e considerando o disposto nos 
capítulos III e IV da Lei Federa 13.460/2017; 
CONSIDERANDO a dificuldade de espaço físico para 
armazenamento de documentos que a cada dia vem aumentando a demanda por 
espaço para arquivo, se faz necessário a implementação de processo eletrônico e 
digitalização dos documentos arquivados para que o espaço para arquivo seja 
utilizado para outras necessidades do Poder Legislativo. 
O Sr. Elizeu Francisco de Oliveira, Presidente da Câmara 
Municipal de Tapurah, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições 
legais; 
RESOLVE 
CAPÍTULO I 
CAMARA MUNICIPAL DE TAPURAH 
ESTADO DE MATO GROSSO 
CNPJ: 33.005.083.0001/60 
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DISPOSIÇÕES GERAIS 
SEÇÃO I 
DA DIGITALIZAÇÃO E ARMAZENAMENTO 
Art. 1º- A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, 
óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão 
regulados pelo disposto na lei 1.288/2019 e este regulamento. 
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel 
imagem de um documento para código digital. 
Art. 2º - O documento digitalizado produzido a partir do processo 
de digitalização terá o mesmo valor legal, para todos os fins de direito, do documento 
não digital que lhe deu origem. 
§ 1º - O documento digitalizado produzido por órgão ou entidade da 
Administração Pública na forma do caput e as respectivas reproduções são dotados 
de fé pública. 
§ 2º - O documento não digital que deu origem ao documento 
digitalizado e armazenado eletronicamente poderá ser eliminado. 
§ 3º - O valor probatório do documento digitalizado não se aplica 
ao documento cujo porte ou apresentação sejam exigidos por lei. 
§ 4º - Dar-se-á o mesmo valor do original à fotografia autenticada 
do documento e ao documento digital produzido conforme processo de digitalização 
previsto em regulamento. 
Art. 3º - O documento digitalizado na forma da lei 1.288/2019 e este 
regulamento deverá ser armazenado em meio eletrônico, óptico ou equivalente que 
garanta confiabilidade, preservação a longo prazo, recuperação e acesso, com 
indexação que possibilite a sua precisa localização, e deverá permitir a posterior 
conferência da regularidade das etapas do processo de digitalização. 
§ 1º - Ao documento digitalizado deverão ser associados elementos 
descritivos que permitam sua identificação e o acesso para aferição de sua 
integridade. 
§ 2º - Os procedimentos de segurança, armazenamento e 
preservação do documento digitalizado deverão ser realizados de forma que 
assegurem sua confiabilidade. 
§ 3º - O formato de arquivo do documento digitalizado deverá ser 
inter operável, preferencialmente no formato PDF (portabledocumentformat) salvo 
disposição em contrário em regulamento, independente de plataforma tecnológica, 
e permitir a inserção de meta dados. 
§ 4º - Após a digitalização, constatada a integridade do documento 
digital nos termos estabelecidos em lei municipal e neste regulamento, o original 
poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja 
preservação observará o disposto na legislação específica. 
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§ 5º - Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de 
prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente 
poderão ser eliminados. 
§6° - Os documentos físicos com mais de 10 (dez) anos não 
precisam ser digitalizado, podendo ser eliminados por meio de descarte conforme 
prevê este regulamento, exceto os documentos considerados históricos e que a 
legislação não permitir o seu descarte. 
§7°- As leis e processos administrativos para aprovação da 
respectiva lei serão digitalizados e deverão manter o documento original a ser 
arquivado em ambiente adequado. 
§8° - Documentos físicos que não sejam de responsabilidade do 
Poder Legislativo podem ser descartados de forma que inviabilize a identificação de 
dados pessoais e sensíveis, sem a necessidade de digitalização. 
Art. 4º - Administração Pública deverá preservar os documentos 
não digitais avaliados e destinados à guarda permanente, conforme previsto na Lei 
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ainda que também armazenados em meio 
eletrônico, óptico ou equivalente. 
§ 1º - Os documentos, mesmo em tramitação, poderão ser 
digitalizados para inserção em sistemas informatizados de produção e tramitação 
de documentos digitais. 
§ 2º - Os documentos digitalizados deverão ser inseridos e
armazenados em sistemas informatizados de produção e tramitação que garantam 
de forma contínua sua preservação e integridade e o acesso a eles. 
§ 3º - Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, 
deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente. 
Art. 5º - O processo de digitalização deverá ser realizado conforme 
regulamento e lei específica, de forma a assegurar a fidedignidade, a confiabilidade, 
a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento 
digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido pela Infraestrutura de 
Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou de outro meio de comprovação da autoria 
e integridade de documentos em forma eletrônica previsto em decreto regulamentar. 
§1º - Os meios de armazenamento dos documentos digitais 
deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não 
autorizados. 
§2º - Os documentos não digitais, inclusive em tramitação, que 
deram origem a documentos digitalizados, quando avaliados e destinados à 
eliminação, serão eliminados conforme procedimento específico, na forma de 
regulamento. 
§3º - No caso de contratação de empresa para realização de 
processo de digitalização, o termo de lavratura deverá ser certificado mediante o 
emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil. 
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§4º - A impugnação motivada sobre a fidedignidade do documento 
digitalizado atribuirá ao órgão ou à entidade que o digitalizou o ônus da prova da 
adequação do processo de digitalização ao regulamento. 
SEÇÃO II 
DA AUTENTICIDADE E VALOR JURÍDICO 
Art. 7º - Os documentos produzidos, emitidos ou recebidos por 
órgãos públicos municipais, por meio eletrônico ou similar, têm o mesmo valor 
jurídico e probatório, para todos os fins de direito, que os produzidos em papel ou 
em outro meio físico reconhecido legalmente, desde que assegurada a sua 
autenticidade e integridade. 
Parágrafo único - A autenticidade e integridade serão garantidas 
pela execução de procedimentos lógicos, regras e práticas operacionais 
estabelecidas na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. 
Art. 8º - A cópia, traslado ou transposição de documento em papel 
ou em outro meio físico para o meio eletrônico somente terá validade se observados 
os requisitos estabelecidos neste regulamento e em lei municipal. 
Art. 9º - O documento digital e a sua reprodução, em qualquer
meio, realizada de acordo com o disposto neste regulamento e na legislação 
específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins 
de direito. 
Art. 10 - O documento eletrônico a que se refere este regulamento 
deverá ser acessível, legível e interpretável segundo os padrões correntes em 
tecnologia da informação. 
SEÇÃO III 
DO ARQUIVAMENTO 
Art. 11 - Fica autorizado o arquivamento por meio magnético, 
óptico, eletrônico ou similar, de documentos públicos ou particulares. 
Art. 12 - Atendido o disposto neste regulamento e em lei especifica, 
os documentos arquivados na forma do artigo anterior, assim como suas certidões, 
traslados e cópias obtidas diretamente dos respectivos arquivos em meio 
magnético, óptico, eletrônico ou similar, produzirão, para todos os fins de direito, os 
mesmos efeitos legais dos documentos originais. 
Art. 13 - O arquivamento deverá garantir a integridade e 
autenticidade dos documentos, assegurando, ainda, que: 
I - Sejam acessíveis e que os respectivos dados e informações 
possam ser lidos e interpretados no contexto em que devam ser utilizados; 
II - Permaneçam disponíveis para consultas posteriores;
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III - Sejam preservados no formato em que foram originalmente 
produzidos. 
Art. 14 - O sistema de arquivamento na forma autorizada por este 
regulamento e lei especifica deverá ainda: 
I - Manter equipamentos de computação necessários para a 
recuperação e a exibição dos dados arquivados, durante o prazo em que as 
respectivas informações permanecerem úteis; 
II - Dispor de métodos e processos racionais de busca e trilhas de 
auditoria; 
III - Conter dispositivos de segurança contra acidentes e 
emergências, capazes de evitar a destruição ou qualquer dano que impossibilite o 
acesso aos dados arquivados ou em processos de arquivamento. 
Art. 15 - Os documentos em papel ou em outro meio físico e que 
tenham sido arquivados em meio magnético, óptico, eletrônico ou similar poderão, 
a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição 
mecânica ou outro processo adequado para este fim. 
§ 1º - A eliminação a que se refere o caput far-se-á mediante 
lavratura de termo circunstanciado, por autoridade competente. 
§ 2º - Os documentos de valor histórico não serão eliminados, e 
poderão ser arquivados em local diverso da repartição que os detenha, para sua 
melhor conservação. 
CAPÍTULO II 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
SEÇÃO I 
DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES ELETRÔNICAS 
Art. 16 - Fica estabelecido que a comunicação e tramitação de
documentos no Poder Legislativo deverá ocorrer preferencialmente em meio 
eletrônico, salvo comprovado situações em que seja necessário realizar a 
comunicação e/ou tramitação em meio físico. 
Art. 17 - Os sistemas de informações eletrônicas serão implantados 
gradativamente pelo poder legislativo municipal. 
Parágrafo único – Os processos serão regulamentados 
respeitando as particularidades das áreas alvo. 
Art. 18-Será considerado como meio oficial de comunicação de 
informações eletrônicas: 
I - E-mail corporativo; 
II-Sistema de protocolo do órgão demandante; 
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III-Portal transparência e;
IV-Demais sistemas oficiais de informações eletrônicas. 
Parágrafo único – Os documentos referente aos atos da 
administração do legislativo municipal devem obedecer os prazos estabelecidos em 
lei especifica para disponibilidade e prestação de contas a sociedade, mesmo sendo 
disponibilizado de forma eletrônica. 
SEÇÃO II 
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 19 - Será de inteira responsabilidade do servidor a 
autenticidade do documento digitalizado por ele e inserido em processo eletrônico, 
enviado ou arquivado. 
Art. 20 – Este regulamento entra em vigor a partir da sua 
publicação, revogadas as disposições em contrário. 
Câmara Municipal de Tapurah, Estado de Mato Grosso, aos oito 
dias do mês de dezembro do ano de dois mil e vinte e dois. 
 
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JUSTIFICATIVA
A presente regulamentação tem como objetivo regulamentar no 
âmbito do Poder Legislativo o processo de digitalização, armazenamento dos 
documentos do Poder Legislativo bem como o processo eletrônico nos termos da lei 
Municipal 1.288/2019. 
A implantação de sistema eletrônico no âmbito legislativo visa 
redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, 
toner, papel, contratos de impressão); redução de custos operacional relacionados 
à entrega e ao armazenamento de documentos e processos; redução do tempo 
gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e 
processos; redução de impacto ambiental; eliminação de perdas, extravios e 
destruições indevidas de documentos e processos; compartilhamento simultâneo de 
documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação 
ou simples consulta; auxílio aos servidores em sua rotina, com disponibilização de 
modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas; incremento 
no controle dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores 
e o seu controle interno; ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade 
de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que 
permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos 
e a melhoria baseada em experiências de sucesso; aumento da possibilidade de 
definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da 
criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza. 
Assim sendo, tal normativa é importante para que haja 
modernização com digitalização e implantação de processo eletrônico no âmbito da 
Câmara de Tapurah.