AUTÓGRAFO DE LEI Nº 25, DE 28 DE ABRIL DE 2026
“Dispõe sobre a metodologia a ser utilizada
pelo arquivo geral da Prefeitura Municipal na
avaliação, guarda permanente e eliminação
física de documentos públicos do Município
de Pires do Rio/GO, na forma que especifica
e dá outras providências.”
O PREFEITO MUNICIPAL DE PIRES DO RIO, ESTADO DE GOIÁS, FAÇO
SABER QUE CÂMARA MUNICIPAL APROVOU E EU SANCIONO A
SEGUINTE LEI:
Art. 1º Ficam estabelecidas as diretrizes gerais sobre as normas e
procedimentos a serem utilizados pelo Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de
Pires do Rio/GO e suas autarquias na avaliação, classificação e possível
eliminação de documentos públicos arquivados fisicamente em seus
departamentos.
Art. 2º Para efeitos desta Lei, consideram-se as seguintes definições:
I - Avaliação de Documentos: Consiste em identificar e definir prazos de guarda
para os documentos físicos arquivados, independentemente de sua origem
(papel, filme, fita magnética, disquete, disco óptico ou qualquer outro tipo
arquivado);
II - Tabela de Temporalidade de Documentos: Instrumento que regulamenta
a destinação final de documentos (eliminação ou guarda permanente), define
prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição e precaução) em
função de seus valores administrativos, legais, fiscais, dentre outras
classificações e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou
eliminação;
III - CADAI - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso à Informação:
Comissão multidisciplinar formada por 04 (quatro) servidores efetivos municipais
cujas competências são: coordenar e orientar as atividades de levantamento da
produção documental do Executivo Municipal, elaborar e aprovar as propostas
de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos,
orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade
(eliminação, transferência, recolhimento, reprodução), supervisionar a
eliminação de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente da
Prefeitura, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade,
aprovar as amostragens, propor critérios de organização, racionalização e
controle da gestão de documentos e arquivos, entre outras atividades a serem
designadas por Decreto;
IV - Arquivo Permanente: Documentos físicos que perderam a vigência
administrativa, porém são providos de valor secundário, ou seja, são fonte de
informação de prova e pesquisa ou possuem valor histórico-cultural;
V - Eliminação de Documentos: Procedimentos de destruição física daqueles
documentos que, esgotados os valores primários e válidos legais, não
apresentem interesse histórico-cultural, valor informativo, ou de fonte de prova e
pesquisa para a Administração Pública ou para a Sociedade;
VI - Amostragem: Fragmento de uma série documental destinada à eliminação,
selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de
exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas
ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos
marcantes;
VII - Prazo de Vigência: Intervalo de tempo durante o qual o documento produz
efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que
determinaram sua produção;
VIII - Prazo de Precaução: Intervalo de tempo durante o qual o poder público
guarda o documento por precaução antes de eliminá-lo ou enviá-lo para a guarda
definitiva no Arquivo Permanente.
Art. 3º Caberá ao Diretor do Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Pires do
Rio/GO a seleção e separação dos documentos sem valor permanente, cujo
prazo de vigência e precaução legal já foram cumpridos, bem como a listagem
ou amostragem de todos os documentos físicos que estão aptos a serem
eliminados, de acordo com as diretrizes do CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS (CONARQ) subsidiados pela Resolução nº 14 do CONARQ e a
Cartilha de Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais bem
como a Lei de Arquivos (Lei Federal nº8.159/1991) e à Lei de Acesso à
Informação (Lei Federal nº12.527/2011).
Art. 4º A seleção, classificação e destinação de documentos públicos observarão
os prazos definidos em Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos,
aprovada por decreto do Poder Executivo, mediante proposta da Comissão de
Avaliação de Documentos e Acesso à Informação – CADAI, com
assessoramento técnico arquivístico, observadas as normas da legislação
aplicável.
§ 1º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deverá observar,
obrigatoriamente:
I – os valores administrativo, legal, fiscal e histórico dos documentos;
II – a legislação federal aplicável à gestão documental e ao acesso à informação;
III – as normas e diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;
IV – a necessidade de motivação técnica quanto à fixação dos prazos de guarda,
destinação e eliminação.
§ 2º É vedada a eliminação de documentos de valor permanente, assim definidos
na forma desta Lei e da regulamentação técnica aplicável.
§ 3º A aprovação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
deverá ser precedida de manifestação técnica formal da CADAI, devidamente
fundamentada.
§ 4º Na inexistência de arquivista no quadro do Município, o assessoramento
técnico arquivístico de que trata o caput poderá ser prestado por profissional ou
servidor formalmente designado para esse fim.
Art. 5º A seleção de amostragem da série documental a ser eliminada se dará
levando em consideração o conteúdo da informação, sua natureza e forma,
podendo ser estatística, geográfica, cronológica, por séries documentais ou
específicas, respeitando-se sempre as diretrizes do CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS (CONARQ) subsidiados pela Resolução nº 14 do CONARQ e a
Cartilha de Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais que
destaca a importância de arquivos como instrumentos de transparência,
eficiência administrativa e preservação da memória municipal, vinculando-se à
Lei de Arquivos (Lei Federal nº8.159/1991) e à Lei de Acesso à Informação (Lei
Federal nº12.527/2011).
Art. 6º Caberá à CADAI - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso
à Informação - a anuência às amostragens propostas pelo Arquivo Geral, por
meio de aposição de assinatura dos membros a termo de aprovação específico.
Art. 7º Após a avaliação dos documentos ocorrerá o encaminhamento de todos
os documentos que possuem valor secundário ao Arquivo Permanente e de
todos os que possuem apenas valor primário à eliminação.
Parágrafo Único. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser
efetuado por meio de "Relação de Eliminação de Documentos" a ser relacionado
pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso à Informação - CADAI.
Art. 8º A CADAI - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso à
Informação, em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de
Documentos, farão publicar "Editais de Ciência de Eliminação de Documentos"
no placard da Prefeitura e no Portal de Transparência.
§ 1º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo dar
publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações
sobre os documentos e amostras a serem eliminados e sobre o órgão por eles
responsável.
§ 2º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um
prazo de 30 (trinta) dias úteis para possíveis manifestações ou, quando for o
caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de
documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes, a partir de
requerimento a CADAI.
Art. 9º O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá
ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", a ser elabora
do pela CADAI.
Parágrafo Único. Uma cópia de cada "Termo de Eliminação de Documentos"
será encaminhada ao Arquivo Geral para a consolidação de dados e a realização
de estudos técnicos na área de gestão de documentos.
Art. 10. O procedimento de eliminação de documentos se dará por meio de
fragmentação mecânica, com a devida anuência e supervisão da CADAI -
Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso à Informação.
Parágrafo Único. O Método de incineração de documentos poderá ser utilizado
através de parcerias com empresas ou indústrias privadas do município que
possuam caldeiras ou incineradores como meio alimentador de queima de
combustível para o equipamento.
Art. 11. Os documentos fragmentados que sejam passíveis de reciclagem, serão
disponibilizados para a Coleta Seletiva nos termos da Lei Complementar
Municipal nº161 de 28 de abril de 2021.
Art. 12. Caberá à CADAI - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso à
Informação garantir que todos os procedimentos de eliminação sejam cumpridos
com o devido cuidado, de forma que:
I - Não sejam eliminados documentos de guarda permanente;
II - Os documentos desprovidos de valor permanente sejam eliminados apenas
após a publicação dos devidos Editais e Termos de Eliminação pertinentes;
III - O transporte dos documentos a serem eliminados seja feito de forma segura,
em caixas apropriadas, para que não haja dissociação de nenhum item
documental;
IV - A fragmentação seja realizada por pessoal treinado que utilizarão dos EPI's
necessários para o ato;
V - O material fragmentado seja acondicionado em recipiente adequado e
retirado pela Coleta Seletiva.
Art. 13. As despesas decorrentes com a execução da presente Lei correrão por
contadas dotações orçamentárias próprias, consignadas no orçamento vigente,
suplementadas se necessário.
Art. 14. O município e suas autarquias adotarão os meios legais e necessários
visando a digitalização e informatização de todos os seus documentos
produzidos que possam ser armazenados em meio digital seja em discos rígidos,
servidores de informática ou armazenados em nuvem digital, com o objetivo de
diminuir os espaços de armazenamento físico de documentos, bem como
modernizar e facilitar a consulta na forma digital dos atos e documentos
administrativos elaborados. A temporalidade dos documentos será
regulamentada por decreto, desde que observado o disposto no art. 4º.
Art. 15. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.
SALA DAS SESSÕES DA CÂMARA MUNICIPAL DE PIRES DO RIO, Plenário
Vereador Libório Silva Neto, em 28 de abril de 2026.
Vereadora ANA CLÁUDIA SAÊTA
Presidente
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