norma nº 1/2023

ESTADO DO PARÁ
PODER LEGISLATIVO MUNICIPAL
CÂMARA MUNICIPAL DE ELDORADO DO CARAJÁS
Gabinete da Presidência
ATO DA MESA Nº 001, DE 07 DE FEVEREIRO DE 2028.
Publicado no Diário Oficial dos Estabelece diretrizes e normas sobre a
Municípios (FAMEP) em 08 de tramitação digital e a digitalização de
fevereiro de 2023 | ANO XIV Nº 3181 documentos administrativos e de gestão de
documentos e processos digitalizados do
Poder Legislativo.
(Páginas 2 e 4).
https://www.diariomunicipal.com.br/f
amep/
A MESA DIRETORA DA CÂMARA MUNICIPAL DE ELDORADO CARAJÁS, ESTADO DO
PARÁ, por ato de seu presidente no uso de duas atribuições que lhe são conferidas pela
Lei Orgânica Municipal e Regimento Interno;
CONSIDERANDO que cabem à administração pública a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta, nos termos do art. 216, 8
2º, da Constituição Federal;
CONSIDERANDO o direito de acesso à informação previsto no art. 5º, inciso XXXIII, e no
art. 37, 8 3º, inciso Il, da Constituição Federal;
CONSIDERANDO a inviolabilidade da intimidade e da vida privada e o direito à proteção
dos dados pessoais, inclusive nos meios digitais, conforme art. 5º, incisos X e LXXIX, da
Constituição Federal;
CONSIDERANDO que a Lei Federal nº 8.159/1991, ao estabelecer a política nacional de
arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público promover a gestão
documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio
à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.527/2011, que disciplina o direito constitucional de
acesso à informação;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 14.063/2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas
eletrônicas;
CONSIDERANDO a Lei Federal no 12.682/2012, que disciplina a elaboração e o
arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, com as alterações impostas
pelas Leis Federais nº 13.874/2019 e 14.129/2021;
CONSIDERANDO o Decreto Federal nº 10.278/2020, que disciplina os requisitos para a
digitalização de documentos públicos ou privados, de modo que os representantes
digitais produzam os mesmos efeitos legais dos originais;
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CONSIDERANDO a necessidade de permitir a manutenção do representante digital desde
sua captura pelo sistema informatizado de gestão, de forma a garantir sua integridade,
autenticidade, confidencialidade, disponibilidade e preservação;
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar requisitos, padrões técnicos e
metodologia adequados à digitalização de acervos documentais correntes,
intermediários e permanentes, para acesso em longo prazo, atendidas as peculiaridades
de cada fase;
CONSIDERANDO que os trabalhos legislativos estão em recesso parlamentar e a
necessidade e a urgência de disciplinar a acerca da utilização de um sistema de
informatização nas instalações da Casa de Leis, se faz necessário regulamentação
provisória por meio de ato da mesa diretora.
RESOLVE:
Art. 1º Este Ato da Mesa Diretora da Câmara Municipal de Eldorado do Carajás/PA
dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização e arquivamento dos processos
administrativos, do uso de assinaturas eletrônicas na Administração Pública,
regulamenta o art. 5º da Lei Federal nº 14.063 de 23 de setembro de 2020, quanto ao
nível mínimo exigido e instituir diretrizes e normas aplicáveis ao Poder Legislativo, para:
| - a assinatura eletrônica em interações com o ente público;
Il - a tramitação e digitalização de documentos e processos judiciais e administrativos;
Ill - a gestão de documentos e processos digitalizados;
IV - o arquivamentos de todos os documentos e processos por meio digital.
Art. 2º Para os efeitos deste Ato da Mesa, entende-se por:
| — ataque externo: Qualquer tipo de manobra ofensiva voltada para sistemas de
informação de computadores, infra estruturas, redes de computadores ou dispositivos
de computadores;
Il — autenticação: declaração de autenticidade de um documento, resultante do
acréscimo de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de
autoridade;
WII — assinatura Eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos
executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à
assinatura manual do mesmo indivíduo
IV — assinatura Digital: assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível, gerada
pa N através de chave de acesso com login e senha ou certificado digital, que
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garanta sua autenticidade, sendo que para todos os efeitos legais, no âmbito da
Administração Pública Municipal, a assinatura cadastrada e assinatura digital têm a
mesma validade, podendo ser:
a) Cadastrada: baseada em credenciamento prévio de usuário, com utilização de login e
senha, aplicada nas tramitações, onde deverá ser criada e autorizada pela Secretaria
Municipal de Administração;
b) Digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora
credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, sendo, por
exemplo, utilizado em pareceres de cunho decisório.
V - interação eletrônica: O ato praticado por particular ou por agente público, por meio
de edição eletrônica de documentos ou de ações eletrônicas, com a finalidade de:
a) Adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir ou declarar direitos;
b) Impor obrigações; ou
c) Requerer, peticionar, solicitar, relatar, comunicar, informar, movimentar, consultar,
analisar ou avaliar documentos, procedimentos, processos, expedientes, situações ou
fatos;
VII — documento: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da Administração
Pública Municipal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;
IX - documento Digital: é o documento armazenado sob a forma eletrônica e codificado
em dígitos binários, podendo ser:
a) Nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e
b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma
fiel representação em código digital.
X — documento externo: documento digital de origem externa ao Sistema de Processo
Eletrônico Digital, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser
nato- digital ou digitalizado e de ter sido produzido na Administração Pública Municipal;
XI - documento gerado: documento nato-digital produzido diretamente no Sistema de
Processo Eletrônico Digital;
XII - documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada
de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas
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XIII — login: Forma de ligação que dá acesso ao usuário a um sistema informático, por
meio da introdução de uma identidade e senha, ou ainda certificação digital;
XIV - sistema: Os softwares de processamento de dados; programa, rotina ou conjunto
de instruções que controlam o funcionamento de um computador, englobando todos as
soluções de informática contratadas ou adquiridas pela entidade, bem como as soluções
disponibilizadas por outros órgãos para os usuários internos;
XV - nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos documentos no
Sistema de Processo Eletrônico Digital, quanto à informação neles contida, segundo as
seguintes regras:
a) Público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público externo;
b) Sigiloso: acesso limitado, disponível apenas para os usuários das unidades em que o
processo esteja aberto e o autor.
XVI = PDF: documento que objetiva garantir a reprodução fiável do ponto de vista da
visualização do documento, e além disso, requer a inclusão da estrutura do documento
(o que seria a "rotulagem" do documento), com o objetivo de garantir que o seu conteúdo
possa ser pesquisável e transformável para outros fins;
XVII - usuário Interno: qualquer pessoa física que, mesmo transitoriamente ou sem
remuneração, exerça, na Administração Pública Municipal, cargo, emprego ou função
pública;
XVIII - usuário externo: pessoa física ou jurídica externa à Administração Pública
Municipal que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao Sistema de
Processo Eletrônico Digital para a prática de atos processuais em nome próprio ou na
qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa física.
CAPÍTULO |
DA UTILIZAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMÁTICA
Art. 3º Para os sistemas contratados pela entidade caberá ao Fiscal de Contrato de cada
sistema de informática, ou ao Controlador, o cadastramento de usuários.
81º O cadastramento de novos usuários poderá ser delegado a outros servidores, por
meio de rotina específica dentro de cada sistema de informática.
82º Os usuários devem ser cadastrados apenas com poderes compatíveis com seus
cargos e atribuições, devendo-se zelar pelo princípio da segregação de funções no
âmbito do sistema de informática.
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83º Caso o sistema permita o auto cadastro, as regras de validação devem obedecer ao
disposto nesse artigo.
84º É de responsabilidade do usuário executar apenas atividades que estejam
autorizados a realizar de acordo com suas atribuições do cargo, sendo que usuário
poderá responder administrativamente, civil ou criminalmente, se realizar atividades
incompatíveis com o seu cargo ou não autorizadas, ainda que permitida nas
configurações do sistema.
Art. 4º Para os sistemas não contratados pela entidade, mas utilizados por seus
servidores, tais como os disponibilizados por órgãos de outros entes, tribunais, bancos,
cooperativas de crédito, e qualquer outra pessoa jurídica de direito público ou privado, o
cadastramento dos usuários internos deverá ser realizado conforme as disposições
daquele órgão, respeitadas as disposições deste Ato da Mesa, em especial ao artigo
anterior.
Art. 5º Os usuários devem possuir login único, pessoal e intransferível.
81º É proibido o compartilhamento das informações de login, sendo de inteira
responsabilidade do usuário qualquer atividade realizada a partir de seu login.
82º O usuário deverá sempre que necessário realizar a alteração de seu login;
83º O usuário é o responsável por todas as atividades realizadas a partir de seu login,
sendo sua responsabilidade afastada apenas se comprovado que o sistema sofreu
ataque externo.
84º Caso o usuário interno, seja exonerado da administração, ele ainda responderá por
qualquer acesso realizado a partir do seu login.
85º A Administração deverá propiciar rotinas que inabilitem usuários exonerados ou
inativos.
86º Para as atividades realizadas a partir de login, bem como para as assinaturas digitais
realizadas nos termos deste Ato da Mesa aplica-se o princípio do não-repúdio não
podendo o detentor negar a autoria da operação nem alegar que tenha sido praticada
por terceiro.
Art. 6º Os usuários internos devem acessar os sistemas preferencialmente dos
computadores e smartphones da entidade durante sua jornada de trabalho.
Art. 7º São deveres do usuário:
| - cumprir com as disposições desse Ato da Mesa e com a legislação aplicável a cada
atividade desempenhada nos sistemas;
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Il - não revelar, fora do âmbito profissional, fato ou informação de qualquer natureza de
que tenha conhecimento pela utilização dos sistemas;
Ill - manter a cautela necessária na utilização dos sistemas, a fim de evitar que pessoas
não autorizadas tenham acesso às informações;
IV - encerrar a sessão de uso dos sistemas ou bloquear a estação de trabalho sempre
que se ausentar do computador, evitando assim a possibilidade de uso indevido das
informações por pessoas não autorizadas;
V - evitar o uso de senhas compostas de elementos facilmente identificáveis por
possíveis invasores, tais como, nome do próprio usuário, nome de membros da família,
datas, números de telefone, letras e números repetidos, entre outros;
VI- responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr
em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das
transações em que esteja habilitado.
Art. 8º São deveres do usuário interno:
| - não fornecer a sua senha de acesso aos sistemas a outros usuários, sob pena de
responsabilização;
Il — comunicar, toda e qualquer mudança percebida em privilégios, inferiores ou
superiores, de acesso ao sistema de disponibilização para alteração de poderes;
Ill — manter seus computadores e smartphones seguros, livres de vírus para utilização
dos sistemas;
IV - acessar diariamente o sistema contratado por esta Casa de Leis;
V — manter seus dados cadastrais atualizados nos sistemas;
VI - obedecer às disposições da Lei Orgânica Municipal e do Regimento Interno.
CAPÍTULO Il
DOCUMENTOS DIGITAIS E ASSINATURAS ELETRÔNICAS
Art. 9º O documento nato digital e com assinatura digital terá garantia de autenticidade
e integridade e será considerado original para todos os efeitos legais.
81º O documento digitalizado ao ser inserido nos sistemas deverá ser assinado
digitalmente pelo usuário, que será o responsável por atestar a veracidade e a
integridade do documento digitalizado e o seu equivalente físico.
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82º O documento digitalizado com assinatura digital terá a mesma força probante do
documento original, ressalvada a alegação fundamentada de adulteração antes ou
durante o processo de conversão, na forma da lei processual em vigor.
83º O documento que for digitalizado será preservado em meio físico de acordo com o
prazo fixado na legislação arquivística, sendo o responsável pela guarda do documento
físico o usuário e/ou setor do usuário que digitalizou o documento.
84º Excetua-se da responsabilidade da guarda do documento físico quando essa for
realizada por usuário interno a qual apenas procedeu à digitalização a pedido, como nos
casos de protocolo, que deve proceder o registro de informações que possibilitem
localizar o proprietário original do documento, devendo o usuário interno devolver o meio
físico ao solicitante que ficará responsável pela sua guarda do documento original.
Art.10. A CÂMARA MUNICIPAL DE ELDORADO DO CARAJÁS/PA - CMEC adotará o
padrão de assinatura eletrônica disciplinada na Lei Federal 14.063, de 23 de setembro
de 2020.
CAPÍTULO III
NÍVEIS MÍNIMOS PARA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art.11. Os níveis mínimos para segurança das assinaturas em documentos são:
| - assinatura simples: Admitida para as hipóteses cujo conteúdo da interação eletrônica
não envolva informações protegidas por grau de sigilo e não ofereça risco direto de dano
a bens, serviços e interesses do ente público, incluídos:
a) A solicitação de agendamentos, atendimentos, anuências, autorizações e licenças;
b) A realização de autenticação ou solicitação de acesso a sistemas que contenha
informações de interesse particular, coletivo ou geral, mesmo que tais informações não
sejam disponibilizadas publicamente;
c) O envio de documentos digitais e o recebimento de número de protocolo decorrente
da ação;
d) O requerimento de benefícios assistenciais ou fiscais diretamente pelo interessado;
e) Solicitações diversas dos servidores ao Setor de RH;
f) Solicitações diversas dos servidores ao setor de Compras;
q) Requisições internas dos Órgãos.
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Il — assinatura eletrônica avançada: Admitida para as hipóteses previstas no inciso | e
nas hipóteses de interação eletrônica com o ente público que, considerada a natureza
da relação jurídica, exijam maior garantia quanto à autoria, incluídos:
a) As interações eletrônicas entre pessoas físicas ou jurídicas de direito privado e os
entes públicos que envolvam informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo;
b) As declarações prestadas em virtude de lei que constituam reconhecimento de fatos
e assunção de obrigações;
c) O empenho e liquidação de despesas públicas;
d) O envio de documentos digitais em atendimento a procedimentos administrativos ou
medidas de fiscalização;
e) A apresentação de defesa e interposição de recursos administrativos;
f) Contratos, aditivos, apostilamentos e outros documentos decorrentes de processos
licitatórios, por parte do licitante, nas condições estabelecidas no instrumento
convocatório;
9) Atos e documentos assinados por Vereadores, Diretores e Assessores;
j) Atos e documentos assinados por Presidente e 1º e 2º Secretários, Presidentes e
Relatores das Comissões Permanentes ou Temporárias.
Ill — assinatura eletrônica qualificada - Aceita em qualquer interação eletrônica com
entes públicos e obrigatória para:
a) Atos isolados assinados pelo Presidente da Mesa;
b) Portarias emitidas;
c) As demais hipóteses previstas em legislações específicas.
CAPÍTULO IV
DOS PROCESSOS ELETRÔNICOS
Art. 12. A CMEC ficará livre para contratação de qualquer empresa pública ou privada,
seja associação, cooperativa ou qualquer entidade do terceiro setor, para prestação de
serviços que irá disponibilizar do sistema de informatização.
Parágrafo Único Fica a Contratada pela Gestão Pública da Câmara Municipal
responsável por garantir a integridade, fidedignidade, armazenamento e
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confidencialidade das informações e documentos inseridos pelos usuários, bem como
a ininterruptibilidade do sistema.
Art. 13. Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no sistema
dispensam a sua formação, impressão e tramitação física.
Parágrafo Único Os processos que tramitarem tanto no Portal da Transparência, tais
como Processos de Empenho ou Processos de Licitação deverão sempre que possível,
informar no Portal da Transparência o link para acesso completo ao processo eletrônico.
Art. 14. O processo administrativo eletrônico será constituído de maneira cronológica e
sequencial, com numeração contínua de cada documento que o compõe.
Parágrafo Único Todo o documento será categorizado para, individualmente ou em
conjunto, formar uma pasta digital de um processo eletrônico.
Art. 15. As atividades no âmbito do sistema são consideradas realizadas na data e
horário registrados pelo sistema, conforme o horário oficial de Brasília.
Parágrafo Único Quando houver integração de documentos do sistema contratado com
outros sistemas de informática, poderá haver diferenciação na data e horário de cada
sistema, devendo ser considerada para fins legais como a hora de produção da
informação aquela do sistema que produziu a informação e a data do contratada a data
de aceite e assinatura da informação.
Art. 16. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos
do sistema estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita do
usuário, e posterior digitalização e inserção no processo.
Art. 17. Uma vez recebido o documento ou processo encaminhado pelo sistema caso
esse possua prazo para interação, tal como resposta, ou outras ações, este prazo, se em
horas ou minutos, terá início quando do recebimento, se em dias, o prazo inicia-se no
próximo dia.
Parágrafo Único Os registros no sistema realizados nos termos deste artigo terão
validade legal para todos os fins.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 18. A produção de documentos e processos em meio físico deverão ser substituídos
ao longo do exercício de fevereiro de 2023, de modo que a partir de março de 2023, toda
a tramitação seja por meio eletrônico.
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Art. 19. Os documentos e processos físicos produzidos antes da publicação desse Ato
da Mesa permanecerão nesse formato até a sua destruição após o período de guarda
legal.
81º Os processos que iniciaram em meio físico, poderão ser continuados em meio
digital, devendo o usuário interno verificar a oportunidade, a conveniência e o custo
envolvido na decisão de manter os registros anteriores em meio físico ou digitalizar
todos os dados anteriores.
82º Os processos físicos, que forem digitalizados total ou parcialmente deverão ser
preferencialmente inseridos no sistema da contratada.
Art. 20. Durante o exercício do primeiro semestre do ano de 2023, os processos poderão
tramitar de forma eletrônica e física concomitante, a fim de assegurar a familiarização
dos procedimentos envolvidos.
Art. 21. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, retroagindo seus efeitos a
data de 02 de janeiro de 2023.
Eldorado do Carajás/PA, 07 de fevereiro de 2023.
Presidente da Câmara Municipal
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