PROJETO DE LEI Nº 2050 DE 21 DE JUNHO DE 2023
“DISPÕE SOBRE O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS FÍSICOS E ELETRÔNICO NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL DE JACUÍ/MG E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. ”
A Prefeita de Jacuí, Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições legais, faz saber que a Câmara Municipal aprovou e ela, em seu nome, sanciona a seguinte lei:
Art. 1.º Fica autorizada a utilização de documentos digitalizados e nato digitais, de cunho administrativo, no âmbito do Poder Executivo.
Art. 2.º Os documentos digitalizados de que trata o caput do art. 1º da presente Lei caracterizam-se pela conversão da fiel imagem de um documento físico enquanto o nato digital trata-se de documento criado originalmente em meio eletrônico e codificado em dígitos binários e acesso por sistema computacional, possuindo validade legal equiparada ao documento físico.
Art. 3.º O documento digital seja nato digital ou digitalizado, e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei, na legislação vigente ou regulamento específico, terão o mesmo valor probatório do documento original ou em meio físico, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório dos órgãos competentes.
Art. 4.º Fica autorizado no âmbito do Poder Executivo, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observados o disposto nesta Lei ou em outras legislações específicas.
Art. 5.º Nos documentos físicos, o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil ou outra que venha a substitui-la.
§ 1º Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
§ 2º Os documentos físicos que forem digitalizados, depois de constatada a integridade do documento digital poderão ser destruídos, ressalvados os documentos de valor histórico.
§ 3º É lícita à reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definida pelo mercado.
Art. 6.º Os documentos natos digitais ou digitalizados também poderão receber assinatura digital/eletrônica, integrantes de um processo ou hierarquia de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) ou outra que venha substitui-la, como forma de preservação da integridade, da autenticidade e de confidencialidade de cada documento.
Art. 7.º Fica dispensada a impressão e o armazenamento físico de documentos públicos natos digitais, relacionados ao exercício da administração do Poder Executivo, desde que atendam o disposto nesta Lei e legislações específicas.
Art. 8.º Fica autorizado ao Departamento de Contabilidade do Município encaminhar à Câmara Municipal até o último dia do mês subsequente ao vencido, os balancetes contábeis e orçamentários, bem como um relatório resumido de todas as notas de empenhos emitidas e relativas ao mesmo período, por meio de arquivo em formato digital aberto.
§ 1º O mesmo deverá manter em seu arquivo físico apenas a primeira via de cada nota de empenho emitida, a qual servirá para a fiscalização que poderá ser feita através do controle externo exercido pelo Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais e a segunda via será em formato digital aberto.
§ 2.º Os balancetes mensais de prestação de contas da Câmara Municipal e respectivos documentos mencionados no parágrafo anterior deverão ser encaminhados ao Poder Executivo, mensalmente, por meio de arquivo em formato digital aberto.
Art. 9.º Poderá o Poder Executivo, no armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente, adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Art. 10. As despesas para implantação de sistemas de armazenamento, digitalização e elaboração de documentos natos digitais correrão à conta de dotações orçamentárias próprias.
Art. 11. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.
Jacuí, 21 de junho de 2023.
MARIA CONCEIÇÃO DOS REIS PEREIRA
PREFEITA MUNICIPAL
JUSTIFICATIVAS
Excelentíssimo Senhor Presidente,
Nobres Vereadores,
Cumprimentando-os cordialmente, enviamos à esta Egrégia Casa Legislativa, o “DISPÕE SOBRE O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS FÍSICOS E ELETRÔNICO NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL DE JACUÍ/MG E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. ”
É com grata satisfação que encaminhamos para apreciação, deliberação e votação deste Egrégio Plenário este Projeto de Lei, o qual versa sobre a digitalização dos arquivos da Administração Municipal.
A tendência atual, como é de conhecimento geral, é a eliminação dos arquivos físicos no âmbito da Administração Municipal, exceto aqueles que sejam extremamente importantes conforme exigência legal. Toda a documentação será digitalizada através de procedimentos próprios, trazendo outrossim, inúmeros benefícios e facilidades no gerenciamento, redução dos gastos com papel, favorecendo a preservação ambiental, a diminuição do espaço para arquivos físicos e a agilidade no gerenciamento, recuperação e atualização das informações.
Sabemos que atualmente, o documento eletrônico já é uma realidade jurídica e pode-se concluir que a digitalização constitui uma importante ferramenta de gestão.
Nos termos deste projeto de lei, "os documentos digitalizados e armazenados em mídia óptica ou digital autenticada, bem como as suas reproduções, na forma desta Lei, terão o mesmo valor jurídico do documento original para todos os fins de direito".
No que se refere à documentação original, e, especial a parte contábil, a primeira via da nota de empenho permanecerá em formato físico (original), e será arquivada pela Prefeitura para exibição ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, quando necessário, além de servir para a extração de cópias para os demais interessados.
Nesse contexto, cumpre ressaltar que há instrumentos normativos que exigem a apresentação impressa de determinados documentos, o que justifica a manutenção da via original e da digitalizada.
Isto posto, esperando que diante das razões expostas, o presente Projeto de Lei merece aprovação favorável, valemo-nos do ensejo para apresentar a Vossa Excelência e aos demais Nobres Edis, nossos protestos do mais elevado apreço.
MARIA CONCEIÇÃO DOS REIS PEREIRA
PREFEITA MUNICIPAL