norma nº 1044/2023

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LEI Nº 1.044, DE 04 DE JULHO DE 2023.
DISPÕE SOBRE AUTORIZAÇÃO DE
INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO
GERAL DA PREFEITURA MUNICIPAL, NA
FORMA QUE ESPECÍFICA E DÁ OUTRAS
PROVIDÊNCIAS.
ENEDINO PEREIRA FILHO, Prefeito Municipal de Limeira do Oeste, Estado de
Minas Gerais, no uso de suas atribuições legais, especialmente nos termos da Lei Orgânica Municipal,
faz saber que a Câmara Municipal aprovou e ele sancionou a seguinte Lei:
Art. 1º - Fica o Poder Executivo autorizado a proceder à incineração de documentos
inservíveis existentes no Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Limeira do Oeste, nos termos
desta Lei:
Parágrafo Único -A presente Lei disporá sobre:
I- Prazos de guarda de documentos no Arquivo Geral;
H- Documentos não incineráveis;
HH - Critérios de incineração;
IV - Transferência de documentos históricos para o Arquivo Público e/ou Museu.
Art. 2º -Compõem o Arquivo Geral da Prefeitura Municipal, os documentos produzidos
e recebidos no exercício de suas atividades por órgãos públicos municipais, em decorrência de suas
funções executivas e legislativas.
Parágrafo Único - Integram também o referido Arquivo, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituições de caráter público municipal, por entidades privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos municipais e por agentes públicos municipais no
exercício de suas atividades.
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Art. 3º - Para efeito de preservação ou destruição, os documentos públicos são
identificados como correntes, intermediários e permanentes.
$ 1º. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
$ 2º. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
8 3º. Consideram-se documentos permanentes, os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 4º -Para cada ato de incineração ou destruição mecânica de documentos, dependerá
de um processo administrativo.
Art. 5º -O Processo Administrativo de que trata o artigo anterior será conduzido por
Comissão Especial, em sua maioria, de Servidores Efetivos para Análise de Destruição ou
Preservação de Documento Público, nomeada pelo Prefeito Municipal, mediante Portaria, da qual
deverão integrar um representante do setor de contabilidade, um representante da Secretaria de
Administração, um representante da Secretaria de Governo ou Fazenda, um representante da
Procuradoria Jurídica e um representante do Controle Interno, que terão responsabilidade cível e
criminal, por culpa ou dolo, de incineração de documentos indevidos ou erroneamente avaliados,
respondendo por perdas e danos aos prejuízos eventualmente causados a entes públicos ou a qualquer
cidadão.
Art. 6º -Para o desempenho de suas atribuições, a Comissão Especial de Análise de
Destruição ou Preservação de Documento Público adotará as seguintes normas procedimentais:
a) LEVANTAMENTO: é a fase do trabalho em que são relacionados os tipos de
documentos existentes no Arquivo Geral, com no mínimo, OS(cinco) anos de arquivamento, bem
como aqueles com menos de 05(cinco) anos, que não tenham mais nenhuma utilidade para a
Administração Municipal. Prevalecerá sobre estes prazos, aqueles prazos que vierem a ser fixados
em “Tabela de Temporalidade”, a ser baixada pela Prefeitura Municipal, mediante Decreto, com
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objetivo de fixar o prazo de conservação de cada documento produzido pelos organismos que
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compõem a Administração Municipal direta e indireta.
b) AVALIAÇÃO: terminada a fase de levantamento, a Comissão fará a avaliação dos
tipos de documentos. Essa avaliação consiste na determinação do documento como fonte de
informação e deve tomar por base, o uso administrativo dos documentos, seu valor legal, histórico e
de pesquisa. Nesta fase, enquanto não vigente a “Tabela de Temporalidade” anteriormente referida,
devem ser ouvidos os servidores responsáveis que trabalham com os mesmos no âmbito das
Secretarias Municipais, a fim de opinarem a respeito da frequência de sua utilização e do seu valor.
A avaliação de documentos que forem considerados históricos, se houver, deve ser efetuada, quando
necessário, em coordenação com a Secretaria Municipal de Cultura e de peritos sobre a matéria. Deve
ainda, a Comissão, observar atentamente toda a legislação local, estadual e federal no que diz respeito
à matéria, a fim de não ir de encontro a nenhum dispositivo legal que regulamenta a duração ou o
período de validade dos documentos, devendo ser levado em conta, especialmente, o disposto nessa
Lei.
c) SELEÇÃO: uma vez avaliados os documentos, a Comissão efetuará a seleção dos
papéis e livros que não apresentem valor, seja histórico, de pesquisa, administrativo, legal, contábil
ou fiscal e àqueles concernentes a direitos que não sejam suscetíveis de ato que interrompa a
prescrição quinquenal ou a decadência, contra ou a favor de terceiros ou da Fazenda Pública
Municipal.
d) FORMAÇÃO PROCESSUAL: selecionados os documentos que poderão ser
incinerados ou destruídos mecanicamente, a Comissão instruirá o processo administrativo com
relatório circunstanciado sobre o trabalho até então desenvolvido, indicando os critérios adotados
para a seleção dos documentos, bem como, descrevendo cada documento a ser destruído. Após, a
Comissão remeterá o processo administrativo à Secretaria Municipal de Administração, para que a
mesma providencie o competente Decreto juntamente com a Procuradoria Jurídica, objetivando a
destruição dos documentos relacionados pela Comissão.
e) ELIMINAÇÃO: o ato de incineração ou de destruição mecânica de documentos, que
ocorrerá após aprovação do Executivo, será precedido de lavratura de uma ATA em livro próprio
para esse fim, na qual serão mencionadas as espécies de documentos a serem incinerados/destruídos
em local previamente escolhido pela Comissão e com a presença de, no mínimo 03 (três) testemunhas
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designadas pela mesma. Os documentos que não forem considerados objeto de incineração ou
destruição, deverão permanecer no Arquivo Geral ou remetidos ao Museu Municipal.
f) RELATÓRIO FINAL: finalmente, a Comissão Especial fará um relatório final
descrevendo toda a documentação a serem incinerada e as demais ações por ela implementada. Esse
Relatório deverá fazer parte integrante do Processo Administrativo, e será enviado uma cópia ao
Poder Legislativo.
Art. 7º -A Comissão Especial terá o prazo de 90 (noventa) dias, a contar da data de sua
nomeação para proceder aa LEVANTAMENTO, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E FORMAÇÃO
PROCESSUAL de que tratam as alíneas “a”, “b”, “c” e “d” do artigo 6º desta Lei, e de 30 (trinta)
dias após a aprovação do ato normativo pertinente, para realizar a Eliminação e o Relatório Final de
que tratam as alíneas “e” e “f” do mesmo dispositivo legal, sendo certo que os trabalhos desenvolvidos
serão considerados “serviço público relevante”.
Art. 8 -Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário, podendo, se necessário, ser regulamentada por Decreto do Executivo.
Prefeitura Municipal de Limeira do Oeste/MG,)04 de julho de 2023.
Prefeito Municipal
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