PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA
Varginha, 22 de julho de 2025.
Ofício nº 47/2025
Assunto : Encaminha Projeto de Lei
Serviço : Secretaria Geral
Excelentíssimo Senhor Presidente da Câmara,
Excelentíssimos Senhores Vereadores,
Com nossas cordiais saudações, submetemos à consideração dessa
egrégia Casa Legislativa, para fins de apreciação e aprovação,
atendidos os dispositivos legais e regimentais que disciplinam o
processo legislativo, o Projeto de Lei que “ALTERA A REDAÇÃO DA LEI
MUNICIPAL Nº 5.123, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2009”.
A proposta tem origem em pleito formulado pela Secretaria Municipal
de Administração - SEMAD, visando à substituição do cargo de
bibliotecário, previsto atualmente no parágrafo único, do art. 7º,
da Lei Municipal nº 5.123/2009, por força do texto da Lei
alteradora, nº 6.598/2019, por outro servidor público municipal com
formação ou capacitação técnica compatível.
A legislação vigente estabelece que a Comissão Especial de Análise
de Destruição ou Preservação de Documento Público, responsável pelos
procedimentos de avaliação documental e destinação de acervos, deve
contar, obrigatoriamente, com a participação de um bibliotecário.
Entretanto, considerando que o Município dispõe de apenas um
profissional com essa qualificação, atualmente lotado na Fundação
Cultural e próximo da aposentadoria, a exigência legal se mostra de
difícil cumprimento.
A participação de bibliotecário, ainda que desejável, baseia-se na
presunção de sua capacitação técnica para aferir a relevância
informacional e documental dos arquivos públicos. Contudo, diante:
o) da escassez desse profissional no quadro efetivo da
Administração; ii) da impossibilidade material de garantir sua
atuação contínua na Comissão; e iii) da necessidade de manter a
regularidade das atividades de gestão documental no âmbito
municipal, faz imprescindível a adequação legislativa, de forma a
permitir que a função seja exercida por servidor público com
capacitação técnica compatível com a matéria, resguardando-se a
legalidade e a eficiência do processo.
EXMO SR.
MARCO ANTÔNIO DE SOUZA
DD. PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL
NESTA
Ofaltera a redação da lei municipal nº 5.123/2009 — cargo bibliotecário
ig
cab
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA 034
A redação ora Proposta mantém o rigor técnico necessário a
composição da Comissão, sem engessar a Administração com a exigência
de um profissional cuja disponibilidade atual e futura encontra-se
comprometida.
Sendo essa a justificativa, encaminhamos o presente Projeto de Lei,
e aguardamos na certeza de sua aprovação.
Com nossas cordiais saudações, subscrevemo-nos,
Atenciosamente,
Leonardo Vinhas Ciacci
Prefeito Municipal
Ofaltera a redação da lei municipal nº 5123/2009 — cargo bibliotecário
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA o
PROJETO DE LEI Nº...
ALTERA REDAÇÃO DA LEI MUNICIPAL Nº 5.123,
DE 16 DE DEZEMBRO DE 2009.
O Povo do Município de Varginha, Estado de
Minas Gerais, Por seus representantes na Câmara Municipal,
APROVA:
Art. 1º Fica alterado o parágrafo único,
da Lei Municipal nº 5.123, de 16 de dezembro de 2009, a qual “DISPÕE
SOBRE A CRIAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL, NA ESTRUTURA
ADMINISTRATIVA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCAIAS”,
que passa a vigorar com a seguinte redação:
“Art. 7º Fica o Poder Executivo autorizado
a proceder a destruição por meios
mecânicos e/ou incineração de documentos
inservíveis existentes no Arquivo Público
Municipal deste Município, nos termos
desta Lei.
Parágrafo único. A presente destruição,
por meios mecânicos e/ou incineração,
deverá ser realizada por Comissão Especial
de Análise de Destruição ou Preservação de
Documento Público, nomeada pelo Chefe do
Executivo Municipal, mediante Portaria,
composta por 02 (dois) servidores em
caráter permanente, sendo: o encarregado
da Seção de Arquivo Geral e um servidor
com formação ou capacitação compatível com
a área de gestão documental,
preferencialmente bibliotecário, mais 03
(três) servidores lotados na
Secretaria/Órgão que terão os documentos
destruídos.
Proj altera a redação da lei municipal nº 5.123/2009 — cargo bibliotecário
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA 05)
Art. 2º Esta Lei entra em vigor na data da
sua publicação.
Art. 3º Revogam-se as disposições em
contrário, especialmente a Lei Municipal nº 6.598 de 26 de setembro
de 2019.
Prefeitura do Município de Varginha, 22 de
LEONARDO VINHAS CIACCI
PREFEITO MUNICIPAL
julho de 2025.
ROBERTO CÉSAR DE LIMA RIBEIRO CARLOS HONÓRIO OTTONI JÚNIOR
SECRETÁRIO MUNICIPAL SECRETÁRIO MUNICIPAL
DE ADMINISTRAÇÃO DE GOVERNO
EA a
DOS SANTOS
URADOR GERAL
DO MUNICÍPIO
Proj altera a redação da lei municipal nº 5.123/2009 — cargo bibliotecário
LEI Nº 6.598
ALTERA O PARÁGRAFO ÚNICO DO ARTIGO
7º DA LEI MUNICIPAL Nº 5.123/2009.
O Povo do Município de Varginha, Es-
tado de Minas Gerais, por seus representantes na Câmara
Municipal, aprovou e eu, em seu nome, sanciono a seguinte
Lei,
Art. 1º O Parágrafo único do artigo
7º da Lei Municipal nº 5.123, de 16 de dezembro de 2009,
a qual “Dispõe sobre a criação do arquivo público munici-
pal na estrutura administrativa do Município de Varginha
e dá outras providências”, passa a vigorar com a seguinte
redação:
“Art. 7º. .....
Parágrafo único. A presente
destruição, por meios mecânicos e/ou incineração, deverá
ser realizada por Comissão Especial de Análise de
Destruição ou Preservação de Documento Público, nomeada
pelo Chefe do Executivo Municipal, mediante Portaria, da
qual deverão integrar dois servidores em caráter
permanente, sendo: um bibliotecário e o encarregado da
Seção de Arquivo Geral, mais três servidores lotados na
Secretaria/Órgão que terão os documentos destruídos”.
Art. 2º Esta Lei entra em vigor na
data de sua publicação.
Mando, portanto, a todas as
Lei nº 6.598
og
2
autoridades a quem o conhecimento e execução desta Lei
pertencer, que a cumpram e a façam cumprir, tão
inteiramente como nela se contém.
Prefeitura do Município de Varginha,
23 de agosto de 2019; 136º da Emancipação Político-Admi-
nistrativa do Município.
VÉRDI LÚCIO MELO .
PREFEITO MUNICIPAL, EM EXERCÍCIO
SERGIO KUROKI TAKEISHI CARLOS HONÓRIO OTTONI JÚNIOR
SECRETÁRIO MUNICIPAL DE SECRETÁRIO MUNICIPAL DE
ADMINISTRAÇÃO GOVERNO
Lei nº 6.598
MW
LEI Nº 5.123
DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO ARQUIVO
PÚBLICO MUNICIPAL, NA ESTRUTURA
ADMINISTRATIVA DO MUNICÍPIO DE
VARGINHA E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
O Povo do Município de Varginha,
Estado de Minas Gerais, por seus representantes na Câmara
Municipal, aprovou e eu, em seu nome, sanciono a seguinte
Lei,
Art. 1º Fica criado o Arquivo Público
Municipal, na Estrutura Administrativa da Secretaria
Municipal de Administração - SEMAD, como instrumento de
apoio à Administração, à Cultura, ao desenvolvimento
científico e como elemento de prova e informação.
Art. 2º O Arquivo Público tem por
finalidade, recolher e promover a preservação e divulgação
do patrimônio documental de órgãos e unidades funcionais
públicas, em como, de documentos privados de interesse
público, competindo-lhe:
I - localizar, recolher, reunir,
recuperar, organizar e manter sob sua guarda, os documentos
públicos e privados, a fim de que possam ser utilizados com
fins administrativos, legais e culturais;
II - franquear o uso do acervo ao
público em geral, atendendo aos pedidos para fins de prova e
de informação.
Art. 3º A Administração Pública
Municipal, recolherá ao Arquivo Público os conjuntos
documentais, produzidos e recebidos no exercício de suas
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atividades, por órgãos e entidades públicas de âmbito
municipal, em decorrência de suas funções administrativas e
legislativas.
Parágrafo único. São também públicos,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou
função, por pessoas físicas e jurídicas que, embora se
submetam a regime jurídico de direito privado, desenvolvam
atividades públicas, por força de Lei; pelas empresas
públicas, sociedades de economia mista, fundações privadas,
instituídas por entes políticos e territoriais e pelas
concessionárias e permissionárias de serviços públicos,
referentes a atos praticados no exercício das funções
delegadas pelo Poder Público Municipal.
Art. 4º Considera-se gestão de
documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua tramitação, avaliação e arquivamento, em
fase corrente, intermediária e permanente, visando a sua
destruição ou recolhimento para guarda permanente.
S 1º Fase corrente: é o período em que
os documentos em curso, ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas frequentes.
S 2º Fase intermediária: é o período
em que os documentos que não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razão de interesse administrativo,
aguardam sua destruição ou recolhimento para guarda
permanente.
S 3º Fase permanente: é o período em
que os documentos de valor histórico, probatório e
informativo, devem ser definitivamente preservados.
Art. B* Os documentos ao serem
recolhidos ao Arquivo Público Municipal, deverão estar
classificados, avaliados, organizados, higienizados e
acondicionados, bem como, acompanhados de instrumento
descritivo, que permita sua identificação e controle.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades
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detentores dos arquivos, poderão solicitar orientação
técnica do Arquivo Público Municipal, para a realização das
atividades que precedem ao recolhimento de acervos.
Art. 6º O Arquivo Público Municipal
baixará, se necessário, instruções normativas, detalhando os
procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal, para a plena consecução das
medidas constantes nesta Lei.
Art. 7º Fica fo) Poder Executivo,
autorizado a proceder a destruição por meios mecânicos e/ou
incineração de documentos inservíveis existentes no Arquivo
Público Municipal deste Município, nos termos desta Lei.
Parágrafo único. A presente
destruição, por meios mecânicos e/ou incineração, deverá ser
realizada por Comissão Especial de Análise de Destruição ou
Preservação de Documento Público, nomeada pelo Chefe do
Poder Executivo Municipal, mediante Portaria, da qual,
deverão integrar, um bibliotecário e, no mínimo, um servidor
dos seguintes órgãos: Departamento de Suprimentos,
Departamento de Recursos Humanos - DRHU, CODEPAC, Secretaria
Municipal de Saúde -— SEMUS, Secretaria Municipal da
Fazenda -— SEMFA, Secretaria Municipal de Planejamento
Urbano -— SEPLA e Secretaria Municipal de Habitação e
Promoção Social - SEHAP.
Art. 8º Para o desempenho de suas
atribuições, a Comissão Especial de Análise de Destruição ou
Preservação de Documento Público, adotará os seguintes
procedimentos:
I - LEVANTAMENTO: é a fase do trabalho
em que são relacionados os tipos de documentos existentes no
Arquivo Público Municipal, em que elaborar-se-á a “Tabela de
Temporalidade”, constante do Anexo I com objetivo de fixar o
prazo de conservação de cada documento, produzido pelos
organismos que compõem a Administração Municipal direta e
indireta;
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II - AVALIAÇÃO: é a fase em que a
Comissão fará a análise dos tipos de documentos. Essa
análise consiste na determinação do documento, como fonte de
informação e deve tomar por base, o uso administrativo dos
documentos, seu valor legal, histórico e de pesquisa;
III - SELEÇÃO: a Comissão efetuará
a escolha dos papéis e livros que não apresentem valor, seja
histórico, de pesquisa, administrativo, legal, contábil ou
fiscal e aqueles concernentes a direitos que não sejam
suscetíveis de ato que interrompa a prescrição quinquenal ou
a decadência, contra ou a favor de terceiros ou da Fazenda
Pública Municipal;
IV - FORMAÇÃO PROCESSUAL: a Comissão
instruirá (o) processo administrativo com relatório
circunstanciado sobre o trabalho até então desenvolvido,
indicando os critérios adotados para a seleção dos
documentos, bem como, descrevendo cada documento a ser
destruído;
V - ELIMINAÇÃO: o ato de incineração
ou de destruição mecânica de documentos, ocorrerá após a
publicação de Edital de Destruição e ainda será precedido de
lavratura de uma ATA, em livro próprio para esse fim, na
qual serão mencionadas as espécies de documentos a serem
destruídos/incinerados, conforme Relatório constante do
Anexo III desta Lei;
VI - RELATÓRIO FINAL: A Comissão
Especial fará uma exposição escrita, descrevendo todas as
ações por elas implementadas. O Relatório faz parte
integrante do respectivo Processo Administrativo.
a) a Comissão Especial de Análise
de Destruição ou Preservação de Documento Público, observará
atentamente toda a legislação local, estadual e federal, no
que diz respeito à matéria, a fim de não ir de encontro a
nenhum dispositivo legal, que regulamenta a duração ou o
período de validade dos documentos;
b) aqueles documentos que forem
considerados históricos, sua avaliação será efetuada, quando
necessário, em coordenação com a Secretaria Municipal de
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E)
E]
Educação e Cultura - SEMEC, Fundação Cultural do Município
de Varginha e/ou servidores da Estrutura Administrativa
Municipal, que detenham conhecimento sobre a matéria;
ec) cabe à Secretaria Municipal de
Administração - SEMAD, providenciar a publicação do Edital
de Destruição, em modelo descrito no Anexo II desta Lei,
denominado autorização, para a destruição dos documentos
relacionados pela Comissão;
d) a eliminação dos documentos,
ocorrerá após a lavratura do “Auto de Destruição” constante
do Anexo IV desta Lei, em local previamente escolhido pela
Comissão e com a presença de, no mínimo 03 (três)
testemunhas, designadas pela mesma, sendo um de seus
membros, indicado pelo poder Legislativo Municipal.
e) os documentos que não forem
considerados objeto de incineração ou destruição, deverão
permanecer no Arquivo Público Municipal ou remetidos ao
Museu Municipal;
£) deverá ser extraída cópia
autenticada da Ata lavrada de destruição de documentos,
para fim de arquivamento na Secretaria Municipal de
Administração - SEMAD.
Art. 9º A Comissão Especial de Análise
de Destruição ou Preservação de Documento Público, terá o
prazo de 90 (noventa) dias, a contar da data de sua nomeação,
para proceder aos procedimentos de que trata os incisos “Te,
“II”, “III” e “IV” do artigo 8º desta Lei, sendo certo que
os trabalhos desenvolvidos, serão considerados “serviço
público relevante”.
Art. 10. Excluem-se desta Lei, os
documentos existentes no Arquivo Público Municipal, que se
referem à Câmara Municipal de Varginha.
Art. 11. A cessação de atividades de
instituições públicas municipais e de entidades de caráter
público, implica o recolhimento de sua documentação ao
Arquivo Público Municipal ou a sua transferência à
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Jd
instituição sucessora.
Art. 12. Aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou identificados
como de interesse público e social, será responsabilizado
penal, civil e administrativamente, na forma da legislação
em vigor.
Art. 13. As despesas decorrentes da
execução desta Lei, correrão à conta do orçamento próprio do
Município.
Art. 14. Esta Lei entra em vigor na
data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário, especialmente a Lei Municipal nº 3.787/2002.
Mando, portanto, a todas as
autoridades a quem o conhecimento e execução desta Lei
pertencer, que a cumpram e a façam cumprir, tão inteiramente
como nela se contém.
Prefeitura do Município de Varginha,
16 de dezembro de 2009; 127º da Emancipação Político-
Administrativa do Município.
EDUARDO ANTONIO CARVALHO
PREFEITO MUNICIPAL
JORDÁLIO FLORÊNCIO DE OLIVEIRA JOSÉ OSWALDO FURLANETTO
SECRETÁRIO MUNICIPAL DE SECRETÁRIO MUNICIPAL DE
ADMINISTRAÇÃO GOVERNO
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