norma nº 3360/2021

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Estado do Rio de Janeiro
Prefeitura Municipal de Vassouras
LEI N.º 3.360, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2021.
Dispõe sobre a digitalização dos
processos administrativos da
Administração Pública Municipal
e dá outras providências.
A Câmara Municipal de Vassouras aprovou e eu sanciono e promulgo a seguinte:
LEI:
Art. 1º. Fica instituído, no âmbito do Município de Vassouras, a obrigatoriedade da
digitalização e armazenamento em meio eletrônico dos Processos Administrativos que tramitam
junto a Administração Pública Municipal.
Parágrafo Único. Entende-se por digitalização, para os fins desta Lei, a conversão da
fiel imagem de um documento para código digital, permitindo sua visualização por meios
eletrônicos.
Art. 2º. Para fins do disposto nesta Lei, considera-se:
| — meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e
arquivos digitais;
Il - documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do
suporte ou da natureza;
Ill — documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível
e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento
não digital, gerando uma fiel representação em código digital;.
IV- Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são
registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
Art. 3º. Na aplicação do uso eletrônico previsto por esta Lei, deverão ser assegurados:
| - níveis de acesso às informações;
Il - segurança dos dados e registros de documentos;
HI - sigilo de dados pessoais;
IV - identificação do usuário em qualquer das etapas do processo eletrônico;
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V - armazenamento do histórico das transações eletrônicas.
Art. 4º. O uso do meio eletrônico na produção, registro, tramitação, consulta,
transmissão e arquivamento de documentos e processos administrativos pela Administração Direta
e Indireta do Município de Vassouras tem o objetivo de:
| — alcançar melhores índices de transparência e economicidade na execução dos
processos administrativos, garantindo, em concomitância, a segurança, a integridade e a
confiabilidade de informações;
Il — promover a celeridade no andamento processual e na movimentação de
documentos;
ll — facilitar o intercâmbio eletrônico de informações, por meio da integração com
sistemas informatizados, inclusive, com aqueles externos ao âmbito da Administração Pública
Municipal.
Art. 5º. O processo de digitalização e armazenamento de dados deverá ser realizado
de forma a manter a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.
Art. 6º, Na aplicação do uso eletrônico que dispõe esta Lei, deverão ser assegurados
meios aos usuários para que tenham acesso à digitalização, considerando-se, para fins do disposto
nesta Lei como usuário:
| - Usuário interno: agente público em exercício no âmbito da administração direta e
indireta, que tenha acesso, de forma autorizada, para criação (autuação), instrução e tramitação do
processo, bem como a produção e assinatura de documentos;
Il - Usuário externo: qualquer cidadão, órgão público ou pessoa jurídica ou seu(s)
representante(s) legal(is), que tenha acesso, de forma autorizada, as informações, e que não seja
caracterizado como usuário interno, que tenham acesso a módulo externo do sistema para
requerer abertura, protocolizar documentos e visualizar processos e documentos no sistema:
Hll - Usuário colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo da Administração
Municipal, que tenha seu cadastramento solicitado pelo respectivo supervisor, que tenha acesso,
de forma autorizada e supervisionada.
Parágrafo único. O Órgão ou Entidade da Administração Pública que for responsável
pelo processo administrativo, deverá providenciar o cadastro e fornecimento de acesso, por meio
de login e senha, aos usuários indicados neste artigo.
Art. 7º. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos nos termos desta Lei terão
sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de certificado digital ou
assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
| - assinatura eletrônica cadastrada, utilizando-se o credenciamento prévio, com
fornecimento de usuário e senha ou;
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H - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora
credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP - Brasil, nos termos da
legislação específica.
Art. 8º. A digitalização do acervo físico existente deverá ser acompanhada de inspeção
processual, que deverá verificar:
| — Contagem de folhas, indicando o número total de folhas que o processo se
encontrava no momento de sua digitalização;
Il - Estado de degradação dos papéis, plásticos e similares;
Ill - Condições do material a ser digitalizado.
Parágrafo único. A inspeção processual deverá ser realizada por meio de Comissão a
ser composta por 03 Servidores Públicos, devidamente nomeados por meio de ato ou decreto, e
designados para este fim.
Art. 9º. A digitalização de cada processo administrativo deverá ser realizada na ordem
de suas folhas ou páginas, sendo vedada a digitalização fora de ordem sob qualquer hipótese.
Parágrafo único. Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser
preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art.10º. Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser
realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em
caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade
do processo.
81º. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser
praticados segundo as regras aplicáveis aos processos físicos, desde que posteriormente o
documento-base correspondente seja digitalizado.
82º. Caso o Requerente ou Interessado no processo administrativo eletrônico declare
não possuir meios de praticar ato no processo de forma eletrônica, poderá ser aceito o documento
de forma física, devendo a Administração Pública providenciar a digitalização e juntada do
documento aos autos eletrônicos.
Art. 11. Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na
hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do
órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.
8 1º. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio
eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as
vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
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8 2º. Na hipótese prevista no $ 1º, se o sistema informatizado de gestão de processo
administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo
fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro
dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 12. Os documentos digitalizados juntados em processo eletrônico estarão
disponíveis para acesso por meio da rede externa para fins de permitir o acesso dos usuários
externos, sem prejuízo da possibilidade de visualização nos órgãos da administração direta e
indireta, de acordo com a classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de
limitação do acesso aos usuários no processo.
Art. 13. A Administração Pública poderá exigir, a seu critério, a exibição do original de
documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 14. A Administração Pública deverá observar as regras expostas na Lei
13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Art. 15. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, devendo a Administração
Pública apresentar cronograma de implementação das medidas previstas nesta Lei, no prazo
máximo de 180 (cento e oitenta) dias a contar de sua publicação.
Vassouras, 26 de novembro de 2021.
Severino Ananias Dias Filho
Prefeito
Esta Lei é originária do Projeto de Lei nº 679/2021 de autoria do Vereador Francisco
Carlos Teixeira Brando.