materia nº 220/2021

Câmara Municipal de Mococa
PODER LEGISLATIVO
PROTOCOLO DESPACHO
Encaminhe-se a quem de direito
Número Data 12/04/2021
$50 12/04/2021 ELISÂNGELA MAZIERO
Presidente
EMENTA
INDICAÇÃO Nº 290 2021. Indica ao Senhor Projeto minuta do anteprojeto de
Lei que dispõe sobre a criação do Arquivo Público
Municipal de Mococa, define as diretrizes da política
municipal de arquivos públicos e privados e cria o
Sistema Municipal de Arquivos — SISMARQ.
EXMA. SRA. PRESIDENTE,
INDICO à Mesa, cumpridas as formalidades Regimentais da Casa, no sentido de ser
oficiado ao Exmo. Sr. Prefeito Municipal de Mococa, Eduardo Ribeiro Barison, para que Sua Excelência
análise e encaminhe para deliberação nesta Casa de Leis projeto de Lei, que Dispõe sobre a criação do
Arquivo Público Municipal de Mococa, define as diretrizes da política municipal de arquivos públicos e
privados e cria o Sistema Municipal de Arquivos — SISMARQ.
Anexo encaminho minuta do texto base do projeto de lei, justificativa (inclusive marco
legal) e texto base para regimento interno.
Justificativa:
Atualmente vigora em nosso município a Lei nº. 4.802 de 03 de setembro de 2020, que
versa sobre o Arquivo Público Municipal, ocorre que a referida Lei não atende a todos os objetivos que
devem nortear as políticas públicas e o Sistema Municipal de Arquivos, razão que encaminhamos a minuta
do anteprojeto para a devida análise e posterior encaminhamento a nossa Casa de Leis.
Toda justificativa da importância da devida regulamentação da referida legislação está
devidamente demostrada na justificativa da referida minuta, que segue anexo.
Plenário Venerando Ribeiro da Silva, 12 de abril de 2021.
DR. THIAGO JOSÉ COLPANI
Vereador/PL
CÂMARA MUNICIPAL DE MOCOCA
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VEREADOR
THIAGO José COLPANI
PARTIDO DA REPÚBLICA - PL
MÍNUTA - ANTEPROJETO DE LEI QUE DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO
ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL, DEFINE AS DIRETRIZES DA POLÍTICA
MUNICIPAL DE ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO
E SOCIAL E CRIA O SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS.
PROJETO DE LEINº /20
EMENTA: Dispõe sobre a criação do Arquivo Público
Municipal de Mococa, define as diretrizes da política
municipal de arquivos públicos e privados e cria o
Sistema Municipal de Arquivos — SISMARQ.
O Prefeito Municipal de Mococa, FAÇO SABER, que a
Câmara Municipal.de Mococa, em Sessão realizada no
dia de de 2020, aprovou
Projeto “de Lei nº. /2020 de autoria
5 e eu
sanciono e promulgo a seguinte Lei:
CAPÍTULO |
Disposições gerais
Art. 1º É dever do Poder Público Municipal a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração,
à cultura, ao desenvolvimento científico e tecnológico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º É assegurado ao cidadão o direito de acesso pleno aos documentos
públicos municipais, cuja consulta será franqueada de forma ágil e de forma
transparente pelo Poder Público Municipal, na forma desta lei, ressalvados aqueles
cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
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THIAGO José COLPANI
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Art. 3º Consideram-se arquivos públicos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias,
fundações instituídas ou mantidas pelo poder público, empresas públicas,
sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos, em decorrência do exercício de suas atividades específicas,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 4º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, classificação, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando
à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, que assegura a
racionalização e a eficiência dos arquivos.
Art. 5º Considera-se política municipal desarquivos o conjunto de princípios,
diretrizes e programas elaborados e executados pela Administração Pública
Municipal de forma a garantir a gestão, a preservação e o acesso aos documentos
públicos municipais, bem como a proteção especial a arquivos privados,
considerados de interesse público e social para'o município de Mococa.
CAPÍTULO Il
Do arquivo público municipal
Art. 6º Fica criado o Arquivo: Público Municipal, subordinado diretamente ao
gabinete do prefeito, com dotação orçamentária própria, tendo as seguintes
competências:
| — formular a política municipal. de arquivos e exercer orientação normativa,
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo,
qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;
H E implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos
arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública
municipal;
Ill — promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor
permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração
municipal;
IV — elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de
administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante o
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos (e-ARQ Brasil), aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos
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(CONARQ), para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos
integrantes do Sistema Municipal de Arquivos (SISMARQ);
V— coordenar os trabalhos de classificação e avaliação de documentos públicos do
município, orientar, rever e aprovar as propostas de Planos ou Códigos de
Classificação e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos
órgãos e entidades da administração pública municipal integrantes do SISMARQ;
VI — autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais desprovidos de
valor permanente, na condição de instituição arquivística pública municipal, de
acordo com a determinação prevista no art. 9º da Lei Federal.nº 8.159, de 1991;
VII — acompanhar o recolhimento de documentos de valor permanente ou histórico
para o Arquivo Público Municipal de Mococa, procedendo ao registro de sua
entrada no referido órgão e ao encaminhamento de cópia desse registro às
unidades de origem, responsáveis pelo recolhimento, além de assegurar sua
preservação e acesso;
VIII — promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis
pelas atividades arquivísticas das unidades integrantes do SISMARQ;
IX — promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal, com vistas à integração e articulação das
atividades arquivísticas;
X — promover 'a difusão de informações sobre o Arquivo Público Municipal de
Mococa, bem como: garantir o acesso aos documentos públicos municipais,
observadas as restrições previstas em lei;
XI — realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e
preservar o patrimônio documental sobre a história do município.
Art. 7º O Arquivo. Público Municipal poderá, ainda, custodiar o acervo de valor
permanente ou histórico produzido e acumulado pela Câmara de Vereadores,
mediante acordo de cooperação firmado entre os chefes dos poderes Executivo e
Legislativo municipais, constituindo, cada um, fundo documental próprio.
CAPÍTULO III
Do sistema municipal de arquivos
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Art. 8º Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema
Municipal de Arquivos (SISMARQ), as atividades de gestão de documentos no
âmbito dos órgãos e entidades da administração pública municipal.
Art. 9º O SISMARQ tem por finalidade:
Il — garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública
municipal, de forma ágil, transparente e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais;
Il — integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o compõem;
Ill — disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
IV — racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V — racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentação arquivística pública;
VI — preservar o patrimônio documental. arquivístico da administração pública
municipal;
VII — articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na
gestão da informação pública municipal.
Art. 10 Integram o SISMARQ:
| - como órgão central, o Arquivo Público Municipal de Mococa;
Il — como órgãos. setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das
atividades de gestão de documentos de arquivo nas secretarias municipais e
órgãos equivalentes;
Ill — como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pelas atividades de gestão
de documentos de arquivo nos órgãos ou entidades subordinados ou vinculadas às
secretarias municipais e órgãos equivalentes;
Parágrafo único. O Arquivo da Câmara Municipal poderá integrar o SISMARQ,
mediante termo de adesão firmado com o órgão central, devendo seguir as
diretrizes e normas emanadas do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação e
vinculação administrativa.
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Art. 11 Os órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ vinculam-se ao órgão central
para os estritos efeitos do disposto nesta lei, sem prejuízo da subordinação ou
vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional
dos órgãos e entidades da administração pública municipal.
Art. 12 Compete ao Arquivo Público Municipal como órgão central do SISMARQ:
| — formular e acompanhar a Política Municipal de Arquivos Públicos e Privados no
âmbito do Poder Executivo Municipal;
Il — gerir o Sistema;
Il — estabelecer e implementar normas e diretrizes para o funcionamento dos
arquivos setoriais e seccionais em todo o seuciclo vital;
IV — coordenar e orientar os trabalhos de classificação e avaliação de documentos
públicos do município, aprovar os Planos de Classificação e Tabelas de
Temporalidade e Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da
administração pública municipal, bem como as atualizações periódicas que
ocorrerem nos respectivos instrumentos;
V — orientar e acompanhar, junto aos órgãos setoriais do SISMARQ, a
implementação, coordenaçã oe controle das atividades, normas e rotinas de
trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais e seccionais;
VI — promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para
o aperfeiçoamento dos órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ;
VII — promover a integração das ações necessárias à implementação do Sistema,
mediante a adoção de novas tecnologias de comunicação e informação, com vistas
à racionalização de procedimentos e modernização de processos;
VIII — estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a
reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquivo;
IX — elaborar, em conjunto com os órgãos setoriais e seccionais planos, programas
e projetos que visem ao desenvolvimento, agilização e aperfeiçoamento do
SISMARQ, bem como acompanhar a sua execução;
X — manter mecanismos de articulação com o Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), que tem por órgão central o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Art. 13 Compete aos órgãos setoriais:
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| — implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de
arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as
normas aprovadas pelo Arquivo Público Municipal;
Il — implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas em seu âmbito
de atuação e de seus seccionais, relativamente à padronização dos procedimentos
técnicos referentes às atividades de produção, classificação, registro, tramitação,
arquivamento, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, eliminação,
transferência, recolhimento e preservação de documentos ao Arquivo Público
Municipal, visando o acesso aos documentos e informações neles contidas;
Ill — elaborar Planos de Classificação de Documentos de. Arquivo, com base nas
funções e atividades desempenhadas pelo “órgão ou entidade, bem como
acompanhar a sua aplicação em seu âmbito de atuação e de suas seccionais;
IV — proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquivo a capacitação, aperfeiçoamento, treinamento e reciclagem indispensáveis
ao bom desempenho de suas funções;
V — participar, com o órgão: gestor, da formulação das diretrizes e metas do
SISMARQ.
Art. 14 O SISMARQ poderá contar com um sistema informatizado de gestão
arquivística de documentos que atenda aos dispositivos contidos no e-arq Brasil,
destinado à operacionalização, integração e modernização dos serviços
arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em
especial no que tange às atividades de protocolo e disseminação de informações.
CAPÍTULO IV
Dos documentos públicos municipais
Art. 15. São arquivos públicos municipais os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos, por órgãos e entidades públicos de âmbito municipal, em decorrência
de suas funções administrativas e legislativas.
Parágrafo único. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função;
por pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam a regime jurídico de
direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei; pelas empresas
públicas, sociedades de economia mista, fundações privadas instituídas por entes
políticos e territoriais e pelas concessionárias e permissionárias de serviços
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públicos referentes a atos praticados no exercício das funções delegadas pelo
Poder Público Municipal.
Art. 16 Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no parágrafo único do art. 15
compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos
produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 17 Os documentos públicos julgados de valor permanente que integram o
acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total,
serão recolhidos ao Arquivo Público Municipal de Mococa, por serem inalienáveis e
imprescritíveis, conforme dispõe o art. 10 da Lei Federal nº 8.159, de 1991.
8 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital
nos processos de desestatização.
8 2º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das
instituições mencionadas no art. 18, enquanto necessários ao desempenho de
suas atividades.
Art. 18 A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público
implica o recolhimento de seus documentos ao Arquivo Público Municipal de
Mococa, ou sua transferência à instituição sucessora.
Art. 19 Os documentos públicos municipais são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
8 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
8 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam
sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
8 3º Consideram-se, permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.
Art. 20 A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela administração
pública municipal e por instituições municipais de caráter público só deverá ocorrer
se prevista na tabela de temporalidade de documentos do órgão ou entidade,
mediante autorização do Arquivo Público Municipal de Mococa, conforme
determina o art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 1991, e de acordo com a resolução
nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos — CONARQ,
que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito
dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
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Art. 21 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis, de
acordo com o artigo 10 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, e ficará sujeito à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse público e social, de acordo com o artigo 25 da mesma lei.
CAPÍTULO V
Da gestão de documentos da Administração Pública Municipal
SEÇÃO!
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
Art. 22 Em cada órgão e entidade da Administração Pública Municipal será
constituída [uma] Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD),
que terá a responsabilidade de realizar o processo de análise dos documentos
produzidos e acumulados no seu. âmbito. de atuação, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final,
ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente, os quais deverão
integrar a Tabela de. Temporalidade. e Destinação de Documentos de Arquivo
desse órgão ou entidade.
8 1º As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos — CPAD são grupos
permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública
Municipal, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e
de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
8 2º As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos deverão ser
vinculadas ao gabinete da autoridade máxima do órgão ou entidade.
8 3º As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos serão compostas,
preferencialmente em número ímpar, designados pela autoridade máxima do órgão
ou entidade e serão integradas por servidores das seguintes áreas:
| — servidor com formação em Arquivologia;
Il — servidor da assessoria jurídica, com especialidade em Direito, responsável pela
análise do valor legal dos documentos;
Ill — servidor da área de administração e finanças;
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IV — servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos,
com amplo conhecimento das competências e atividades desempenhadas pelo
órgão a qual representa;
V — outros profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo
objeto de avaliação, como médicos, engenheiros, economistas, arquitetos,
sociólogos, historiadores, bibliotecários, entre outros;
VI — representante do Arquivo Público Municipal de Mococa.
Art. 23 São atribuições das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
(CPAD):
| — realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção da
documentação produzida recebida e acumulada no seu âmbito de atuação, com
vistas ao estabelecimento dos prazos. de guarda e a destinação final de
documentos de arquivo;
Il — elaborar e atualizar Planos de Classificação de Documentos e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos. decorrentes do exercício das atividades-fim de
seus respectivos órgãos, bem como, propor critérios para orientar a seleção de
amostragens dos documentos destinados à eliminação;
Ill — orientar quanto à aplicação dos planos de classificação e das Tabelas de
Temporalidades;
IV — manter intercâmbio com outras comissões ou grupos de trabalhos, cujas
finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber
elementos de informação e juízo, conjugar esforços, bem como encadear ações;
VIl — coordenar o processo de transferência e recolhimento de documentos ao
Arquivo Público Municipal, quando for o caso.
Art. 24 Para proceder à identificação dos conjuntos documentais a serem
analisados caberá à Comissão indicar a equipe que procederá à identificação
desses conjuntos documentais.
Art. 25 Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, as Comissões
Permanentes de Avaliação de Documentos poderão convocar especialistas e ou
colaboradores de outras áreas que possam assessorar e/ou contribuir com
subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das pesquisas
técnicas, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho em caráter
eventual.
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Art. 26 Os trabalhos a que se referem os artigos 3º, 4º e 5º deste decreto não serão
remunerados e serão prestados sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos
ou funções e considerados como de serviço público relevante.
Art. 27 Concluídos os trabalhos, as propostas de Planos de Classificação e de
Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos às atividades finalísticas dos
órgãos da Administração Pública Municipal serão validados pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, devendo a mesma encaminhar os
referidos instrumentos ao Arquivo Público do Município para apreciação.
Art. 28 Cabe ao Arquivo Público do Município de Mococa, na qualidade de Órgão
Central do SISMARQ, aprovar o Plano de Classificação e Tabela-de Temporalidade
área fim e submeter os referidos instrumentos ao titular da pasta para homologação
e publicação no Diário Oficial do Município.
Art. 29 Para garantir a efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas
de Temporalidade de Documentos, as Comissões de Avaliação de Documentos de
Arquivo poderão solicitar as providências necessárias para sua inclusão nos
sistemas informatizados utilizados nos protocolos. e arquivos de seus respectivos
órgãos.
Art. 30 A execução das determinações fixadas na Tabela de Temporalidade caberá
às unidades responsáveis pelos-arquivos de cada Secretaria de Estado.
Art. 31 Ao Arquivo Público do Município de Mococa, órgão central do SISMARQ,
compete, sempre que solicitado, dar orientação técnica na área arquivística às
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo para elaboração
e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de
Documentos.
Art. 32 A cessação de atividade de órgãos públicos, autarquias, fundações
instituídas ou mantidas pelo Poder Público Municipal, empresas públicas,
sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos e organizações sociais, implica o recolhimento de seus
documentos de guarda permanente ao Arquivo Público do Município de Mococa.
Art. 33 Os documentos de valor permanente das empresas em processo de
desestatização, parcial ou total, serão recolhidos ao Arquivo Público do Município
de Mococa, devendo constar tal recolhimento em cláusula específica de edital nos
processos de desestatização.
Art. 34 Caberá ao Arquivo Público do Município de Mococa, - órgão central do
SISMARQ o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade, bem como,
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decidir sobre a conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos de
documentos ao Arquivo Público.
Art. 35 Fica vedada a eliminação dos documentos relacionados às atividades
finalísticas nos órgãos ou entidades da administração pública municipal que ainda
não tenham elaborado e oficializada suas Tabelas de Temporalidade de
Documentos das Atividades finalísticas.
SEÇÃO II
Da entrada de documentos de valor permanente no Arquivo Público Municipal
Art. 36 Os documentos de valor permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo
Público Municipal, deverão estar classificados, avaliados, organizados,
higienizados, acondicionados e acompanhados de: instrumento descritivo que
permita sua identificação e controle.
8 1º Os órgãos e entidades detentores dos documentos: a serem recolhidos
poderão solicitar orientação técnica ao Arquivo Público Municipal para a realização
dessas atividades.
8 2º As despesas decorrentes. do preparo, acondicionamento e transporte dos
documentos a serem, recolhidos ao Arquivo Público Municipal serão custeadas
pelos órgãos e entidades produtoras e/ou detentoras dos arquivos.
Art. 37 O Arquivo Público Municipal publicará instruções normativas sobre os
procedimentos a serem, observados pelos órgãos e entidades da Administração
Pública Municipal, para a plena consecução do disposto nesta seção.
CAPÍTULO VI
Dos arquivos privados de interesse público e social
Art. 38 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades.
Art. 39 Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas poderão ser
declarados de interesse público e social, por decreto do prefeito, desde que
contenham conjuntos de documentos relevantes para a história, a cultura e O
desenvolvimento científico e tecnológico do município de Mococa.
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8 1º A declaração de interesse público e social de arquivos privados será precedida
de parecer instruído com avaliação técnica realizada por Comissão Especial
integrada por especialistas, constituída pelo Arquivo Público Municipal.
$ 2º O acesso aos documentos de arquivos privados de pessoas físicas ou
jurídicas identificados como de interesse público e social deverá ser franqueado ao
público mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
8 3º Os arquivos de entidades privadas encarregadas de serviços públicos
municipais ficam classificados como de interesse público.e social.
8 4º A declaração de interesse público e social de.que trata este artigo não implica
a transferência do respectivo acervo para guarda do Arquivo Público Municipal,
nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores, pela-guarda e
preservação do acervo.
8 5º Os arquivos privados declarados como de interesse público e social poderão
ser doados ao Arquivo Público Municipal ou nele depositados, a título revogável.
Art. 40 Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse
público e social poderão receber assistência técnica do Arquivo Público Municipal,
ou de outras instituições arquivísticas, mediante convênio, objetivando o apoio para
o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e
divulgação do acervo.
Art. 41 A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social
deve ser precedida de notificação ao município, titular do direito de preferência,
para que, no prazo máximo de sessenta dias, manifeste interesse na sua
aquisição.
CAPÍTULO VII
Disposições finais e transitórias
Art. 42 O Poder Executivo Municipal fica autorizado a regulamentar a estrutura e o
quadro funcional do Arquivo Público Municipal.
Art. 43 O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servidores admitidos de
acordo com os dispositivos legais em vigor.
Art. 44 É proibida toda e qualquer eliminação de documentos produzidos, recebidos
ou acumulados pela Administração Pública Municipal, no exercício de suas funções
e atividades, sem a autorização prévia do Arquivo Público Municipal.
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Art. 45 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma do
art. 25 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, e da seção iv, do capítulo v, da lei nº
9.605, de 12 de fevereiro de 1998, aquele que desfigurar ou destruir, no todo ou em
parte, documento de valor permanente ou considerado, pelo Poder Público, como
de interesse público e social.
Art. 46 As disposições desta lei aplicam-se às autarquias, fundações instituídas ou
mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista,
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Art. 47 O Poder Executivo Municipal regulamentará a presente lei em um prazo
máximo de 90 (noventa) dias.
Art. 48 Esta lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as
disposições em contrário, em especial a Lei'4.802 de 03 de setembro de 2020.
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Justificativa
Considerando que a Constituição Federal de 1988, em seu art.
216, 8 2º, estabelece que “Cabem à administração pública, na forma da lei, a
gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem”;
Considerando que a Lei Federal de Arquivos nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional: de arquivos públicos e
privados, determina em seu art. 1º que é dever do poder público a gestão
documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de
apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, e como elemento
de prova e informação;
Considerando o disposto na Lei de Acesso à Informação, lei
federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações
públicas do país, previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso Il do 8 3º do art. 37 e
no $ 2º do art. 216 da Constituição Federal, cabe ao município definir, em
legislação própria, regras específicas para o cumprimento das determinações
previstas nas normas gerais estabelecidas na lei federal nº 12.527;
Considerando que, para aplicabilidade do disposto na lei
federal nº 12.527, de 2011, que assegurou amplo e imediato acesso às
informações públicas de maneira mais detalhada, com indiscutíveis repercussões
no âmbito dos municípios, a gestão de documentos assume uma importância ainda
maior, pois, configura-se como o instrumental indispensável para a racionalização,
eficiência, eficácia e transparência administrativa, contribuindo para a
modernização da administração pública e viabilizando aquilo que a lei erige como
garantia basilar do exercício pleno da cidadania, posto que, assegura a todos o
direito de receber dos órgãos públicos as informações de seu interesse particular,
de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade:
Considerando que a lei federal nº 8.159, de 1991, no seu artigo
10, define que os documentos considerados de valor permanente são inalienáveis
e imprescritíveis, e em seu artigo 25, dispõe que ficará sujeito à responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social;
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Considerando que a eliminação de documentos públicos ou de
caráter público produzidos pelos órgãos e entidades da administração pública
municipal ou por entidades privadas encarregadas por serviços públicos só deverá
ocorrer se prevista na tabela de temporalidade de documentos do órgão ou
entidade, mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica
esfera de competência, conforme determina o art. 9º da lei federal nº 8.159, de
1991, e de acordo com a resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho
Nacional de Arquivos, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de
documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público;
Considerando a lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, em
seu art. 62 dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de
arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, & estabelece as
sanções penais dele decorrentes;
Considerando que o' Código Penal brasileiro em seu art. 305
estatui como crime “Destruir, suprimir ou ocultar, em. benefício próprio ou de
outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que
não poderia dispor”;
Considerando que “a: perda, o extravio ou a destruição
indiscriminada do patrimônio documental. público podem acarretar danos
irreparáveis à administração pública, aos direitos dos cidadãos, à produção do
conhecimento, à memória e à história;
Considerando a obrigatoriedade de que cada município tenha
em sua estrutura um arquivo. público. para promover a gestão, a preservação e o
acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumuladas no âmbito dos
poderes Executivo e Legislativo, para pleno cumprimento das disposições contidas
nos incisos XIV.e XXXIII do art. 5º, no inciso III do art. 23, no inciso Il do 8 3º do art.
37, no art. 215, no inciso IV e nos 88 1º e 2º do art. 216 da Constituição Federal de
1988, assim como nos artigos 5º, 9º e 21 da Lei Federal de Arquivos nº 8.159, de
1991; e nos artigos 5º, 6º, 7º, 8º, 9º e 11 da Lei de Acesso à informação nº 12.527,
de 18 de novembro de 2011;
Considerando que o poder público municipal deverá, por meio
de lei específica de arquivos, definir os critérios de organização sistêmica da
gestão arquivística de documentos públicos e dos serviços arquivísticos
governamentais, bem como a criação e a vinculação do arquivo público e os
mecanismos de difusão e acesso aos registros públicos, em conformidade com o
art. 21 da Lei Federal de Arquivos nº 8.159, de 1991;
Considerando que a resolução nº 27, de 16 de junho de 2008,
do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ dispõe sobre o dever do poder
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público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e
manter arquivos públicos, na sua específica esfera de competência, para promover
a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação
das informações neles contidas;
Considerando a importância dos arquivos públicos como
instrumentos de gestão indispensáveis à transparência, eficiência, eficácia e
efetividade administrativas, ao desenvolvimento político e social, e que interessa a
toda a sociedade a preservação dos conjuntos documentais que encerram valor
probatório, informativo ou histórico como garantia do-direito à informação e à
memória que constituem o patrimônio documental do município de Mococa;
Considerando a necessidade urgente de se estabelecer um
programa de gestão documental que integre as fases corrente, intermediária e
permanente, pelas quais tramitam os documentos de arquivos, como forma de
assegurar sua organização, controle, proteção e preservação a partir de sua
produção;
Assim apresento o presente projeto de lei que cria o Arquivo
Público Municipal de Mococa, define as diretrizes da política municipal de arquivos
e cria o Sistema Municipal-de Arquivos — SISMARQ, para implantação sistêmica da
gestão de documentos arquivísticos no âmbito do município, com vistas à
visibilidade e às boas práticas de»gestão pública, organização, preservação e
acesso ao patrimônio arquivístico municipal, a serviço do poder público e dos
munícipes, assim revogando-se a lei anterior que versa sobre o tema.
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MINUTA DE REGIMENTO INTERNO
Aprova o Regimento Interno do Arquivo Público
Municipal de Mococa.
O prefeito do município de Mococa, no uso das
atribuições que lhe são conferidas por lei e
considerando o disposto na lei nº , de
de de , que criou o
Arquivo'Público Municipal de Mococa.
Decreta:
Art. 1º Fica aprovado o Regimento Interno do Arquivo Público
Municipal de Mococa, que passa a fazer parte integrante deste decreto.
Art. 2º Este decreto entrará em vigor na data de sua
publicação. “
Regimento Interno do Arquivo Público Municipal de Mococa.
CAPÍTULO |
Finalidades
Art. 1º O Arquivo Público Municipal de Mococa, criado pela lei nº de
de tem as seguintes competências:
| — formular a política municipal de arquivos e exercer orientação normativa,
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo,
qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza:
Il — implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos
arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública
municipal;
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Ill — promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor
permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração
municipal;
IV — elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de
administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais, conforme o
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos - e-ARQ Brasil para a organização e funcionamento do protocolo e
dos arquivos integrantes do sistema;
V — coordenar os trabalhos de classificação e avaliação de documentos públicos do
município, orientar, rever e aprovar as propostas de Planos de Classificação e
Tabelas de Temporalidade de Documentos. dos órgãos “e entidades da
Administração Pública Municipal, integrantes do SISMARQ;
VI — autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais desprovidos de
valor permanente, na condição de instituição. arquivística pública municipal, de
acordo com a determinação prevista. no art. 9º da lei federal nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991;
VII — acompanhar o recolhimento de documentos de valor permanente ou histórico
para o Arquivo Público Municipal, procedendo ao registro de sua entrada no
referido órgão e ao encaminhamento de cópia desse registro às unidades de
origem, responsáveis pelo recolhimento, além de assegurar sua preservação e
acesso;
VIII — promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis
pelas atividades arquivísticas das unidades integrantes do SISMARQ;
IX — promover e. incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal, bem como entre os profissionais envolvidos na
gestão integral de documentos;
X — promover a difusão de informações sobre o Arquivo, bem como garantir o
acesso aos documentos públicos municipais, observadas as restrições previstas
em lei;
XI — realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e
preservar o patrimônio documental sobre a história do município.
CAPÍTULO II
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Estrutura organizacional
Art. 2º O Arquivo Público Municipal constituir-se-á (no mínimo) de:
| - Gabinete do Diretor;
Il — (Coordenação ou Divisão) de Gestão de Documentos;
Ill — (Coordenação ou Divisão) de Arquivo Permanente;
IV — (Coordenação ou Divisão) de Preservação do Acervo;
V — (Coordenação ou Divisão) de Pesquisa, Difusão do Acervo, Ação Cultural e
Educativa;
VI — (Coordenação ou Divisão) de Administração e Finanças.
Art. 3º Ao Gabinete do Diretor compete:
| — assessorar o Diretor no planejamento, na coordenação, na supervisão, no
acompanhamento e na avaliação das atividades do Arquivo Público Municipal;
Il — planejar, elaborar e organizar a agenda de trabalho do Diretor, auxiliando-o no
preparo dos documentos a serem levados a despacho de autoridades superiores;
Ill — receber, organizar e dar andamento à correspondência e demais documentos
encaminhados ao Diretor;
IV — desenvolver atividades de comunicação social e de divulgação institucional:
V — supervisionar a gerência administrativa e financeira de projetos, acordos e
convênios, firmados pelo Arquivo Público Municipal;
VI — promover atividades de assessoria de comunicação social; e
VII — exercer outras atividades determinadas pelo Diretor.
Art. 4º À (Coordenação ou Divisão) de Gestão de Documentos compete:
| — criar, implantar, coordenar e supervisionar as unidades de arquivo dos órgãos e
entidades da Administração Pública Municipal, visando à integração das atividades
arquivísticas no âmbito municipal;
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Il — planejar, coordenar e supervisionar as atividades relativas à gestão de
documentos produzidos e/ou recebidos pelo arquivo;
ll — desenvolver estudos e propostas de instrumentos normativos, visando à
implementação e ao acompanhamento da política de gestão de documentos, em
qualquer suporte, nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;
IV — estabelecer normas e supervisionar a sua aplicação no tocante ao tratamento
técnico (produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em
fase corrente e intermediária), visando sua eliminação e recolhimento para guarda
permanente;
V — prestar orientação técnica a órgãos e entidades da Administração. Pública
Municipal na implantação de programas de gestão de documentos, em. qualquer
suporte, na elaboração e aplicação de planos de. classificação e de tabelas de
temporalidade e destinação de documentos;
VI — analisar planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública
Municipal, submetidos à aprovação do Diretor;
VII — opinar sobre os programas de informatização, a produção eletrônica de
documentos e a instalação de redes de informação;
VIII — apurar e comunicar a ocorrência de atos lesivos ao patrimônio documental do
município;
IX — Estimular a capacitação técnica e o aperfeiçoamento de pessoal de arquivo na
área de gestão de documentos.
Art. 5º À (Coordenação ou Divisão) de Arquivo Permanente compete:
| — planejar, coordenar e executar as atividades relacionadas com o recolhimento, a
recepção, a conferência, o arranjo, a descrição e a guarda dos documentos
permanentes, em qualquer suporte, provenientes da Administração Pública
Municipal e dos recebidos por doação de pessoas físicas e jurídicas;
Il — estabelecer normas e supervisionar a sua aplicação no tocante ao tratamento
técnico dos documentos (identificação, registro, arranjo, descrição, indexação,
acondicionamento e armazenagem), à consulta, ao acesso e à reprodução de
documentos permanentes sob a guarda da instituição ou sob a custódia de
unidades de arquivos integrantes do SISMARGQ;
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Ill — estabelecer normas, coordenar e supervisionar o recolhimento ao Arquivo
Público Municipal de acervos pertencentes a órgãos ou entidades extintas da
Administração Pública Municipal;
IV — elaborar instrumentos de pesquisa, de acordo com as normas de descrição
arquivística recomendadas pelo CONARQ, que garantam acesso pleno às
informações contidas nos documentos;
V — propor ações visando à adoção de mecanismos preventivos especiais de
proteção a documentos que, ainda em fase corrente, jáapresentem características
de natureza permanente, articulando-se, para isso, com as unidades de arquivos
integrantes do SISMARQ;
VI — elaborar transcrições paleográficas, emitir declarações, certidões. e outras
espécies de documentos sob sua custódia para atender às demandas de usuários,
órgãos e entidades, para fins de prova e informação ou comprovação de direitos;
VII — fornecer reproduções de documentos, de acordo com:as disponibilidades dos
órgãos e entidades, usando o melhor meio ou método que garanta a integridade do
suporte da informação;
VIII — elaborar o inventário topográfico do acervo documental do arquivo para fins
de controle físico e manter atualizados os instrumentos de descrição e de
referência existentes;
IX — comunicar, para apuração e providências, a ocorrência de atos lesivos ao
patrimônio documental do município;
X — realizar pesquisas para apoiar a tomada de decisões da Administração Pública
Municipal e para fins de comprovação de direitos.
Art. 6º À (Coordenação ou Divisão) de Preservação do Acervo, compete:
| — planejar, coordenar e implementar programa de preservação de documentos
permanentes sob a guarda do Arquivo Público Municipal e das unidades de arquivo
integrantes do SISMARQ, no que tange às atividades de conservação preventiva,
restauração, encadernação e reprodução convencional e digital para fins de
acesso;
Il — elaborar, implementar e supervisionar programas de controle de condições
ambientais, de segurança e de prevenção contra pragas e sinistros, na sede do
Arquivo Público Municipal e nas unidades de arquivo do SISMARQ;
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Ill — selecionar materiais de consumo, equipamentos e mobiliário adequados à
preservação de acervos permanentes;
IV — orientar as unidades do SISMARQ quanto ao uso de materiais e metodologias
aplicáveis, de acordo com as melhores práticas recomendadas para a área de
preservação.
Art. 7º À (Coordenação ou Divisão) de Pesquisa, Difusão do Acervo e Ação
Cultural-Educativa, compete:
| — planejar, coordenar e realizar pesquisas de caráter histórico, educativo e
cultural, visando o apoio às atividades técnicas do órgão e a divulgação do acervo
sob a guarda do Arquivo Público Municipal, porímeio de publicações, exposições,
bases de dados, sítios na web e outros produtôs;
Il — buscar parcerias com órgãos públicos e instituições privadas para o
desenvolvimento de programas, projetos e atividades de interesse cultural e
educativo para o município;
ll — identificar os arquivos privados de interesse público e social para o município;
IV — organizar exposições e eventos destinados a estreitar o vínculo da instituição
com a comunidade;
V — desenvolver programas de incentivo à pesquisa com o objetivo de divulgar o
patrimônio documental do município;
VI — fomnecer subsídios e apoiar as ações e iniciativas no tocante à pesquisa
histórica sobre a cidade e à produção de eventos voltados para a divulgação de
sua memória;
VII — planejar e promover atividades pedagógicas e visitas guiadas para alunos da
rede municipal de ensino público e privado.
Art. 8º À (Coordenação ou Divisão) de Administração e Finanças, compete:
| — planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades
relacionadas com a gestão de recursos humanos, a administração do orçamento e
finanças, dos procedimentos licitatórios, dos serviços de informática, do suprimento
e do patrimônio, do arquivo de processos e expedientes administrativos do órgão,
dos serviços de segurança das instalações e de recepção, e exercer outras
atividades determinadas pelo Diretor-Geral;
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Il — aprovar, previamente, e encaminhar para aprovação superior boletins internos,
balancetes, balanços, prestações de contas e relatórios em geral;
III — propor a aquisição e alienação de bens imóveis do Arquivo;
IV — manter em boas condições de uso e funcionamento a sede do Arquivo,
visando garantir a integridade física do patrimônio documental permanente ali
armazenado;
V— elaborar, coordenar e supervisionar contratos e convênios firmados entre o
Arquivo e outros órgãos e entidades, bem como promover as respectivas
prestações de contas;
VI — propor e promover programas de treinamento, de capacitação técnica e de
aperfeiçoamento dos servidores envolvidosína coordenação e/ou na execução das
diferentes atividades que integram a área de administração e finanças;
VII — executar atividades específicas de recursos humanos tais como manter
cadastro funcional atualizado, exercer o controle de frequência, elaborar folhas de
pagamento, controlar a movimentação de pessoal.e a concessão de direitos e
vantagens;
VIII — prever a receita e a despesa necessárias ao funcionamento do Arquivo,
visando à elaboração da proposta orçamentária;
IX — proceder aos registros contábeis;
X — operacionalizar a aplicação do orçamento aprovado;
XI — providenciar a aquisição de material permanente e de consumo,
responsabilizando-se pela sua guarda e distribuição;
XII — elaborar o inventário de bens móveis do órgão;
XIll — promover ações necessárias à limpeza, manutenção do prédio e dos
equipamentos, bem como à segurança e prevenção de incêndios, inundações e
roubos;
XIV — proceder ao registro e à identificação de visitantes e usuários.
CAPÍTULO III
Das disposições finais
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Art. 9º O Poder Executivo Municipal fica autorizado a regulamentar a estrutura e o
quadro funcional do Arquivo Público Municipal.
Art. 10 O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servidores admitidos de
acordo com os dispositivos legais em vigor.
Art. 11 Este regimento entrará em vigor na data de sua publicação.
(nome do município), de ade
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